Utilizzare Confluence come Repository di CV

In questo post vedremo un utilizzo diverso di Confluence. Vedremo come lo si può utilizzare come repository di Curriculum aziendali o Curriculum in generale, cercando di sfruttare il più possibile le funzionalità standard o, dove possibile, aggiungendo addon per far si che lo si possa sfruttare al meglio :-).

Sfruttiamo le funzionalità standard

Senza aggiungere addon, sfruttando al massimo le funzioni standard (quindi con la possibilità di poterle utilizzare anche nella versione onDemand), è pensabile di far sfruttare i Personal Space (ovvero gli space generati a livello di utente), in modo che ogni utente si possa creare il proprio CV, costruendo una pagina basata su di un Template opportunamente costruito.

Ogni utente si crea il proprio Personal Space, vi aggiunge una pagina CV, attraverso il Template opportuno, ed il gioco è fatto.  Si rende necessario che i vari utenti assegnino le permission di lettura della pagina CV al gruppo Confluence-Administrator,  in modo da consentire la ricerca e la visualizzazione della pagina agli amministratori e agli utenti dell’ufficio gestione del personale.

La ricerca di personale interno può essere agevolmente fatta attraverso la funzione di ricerca di Confluence.

Vantaggi/Svantaggi

I vantaggi di questa configurazione sono che:

  • Le informazioni del CV sono visibili al solo utente e al gruppo dell’ufficio gestione del personale
  • Soluzione applicabile sia alla versione installata su server locale che su installazione onDemand (no Addon installato)
  • Soluzione molto semplice
  • Incentiva l’uso di Confluence, da parte dei singoli utenti. Il Personal Space può essere usato anche come repository personale dell’utente, per inserire dcumenti vari e tenere un Blog con le proprie attività documentate.

Gli svantaggi sono:

  • Necessità di intervento del singolo utente
  • Non è una soluzione centralizzata

 

Sempre sfruttando le funzionalità standard…

Sempre sfruttando le potenzialità standard, è possibile creare uno Space ad hoc, dedicato alla gestione dei CV del personale, dove memorizzare i vari CV come allegati. Il come organizzare questo space può dipendere da come è organizzata l’azienda. Si può ricostruire l’organizzazione aziendale come pagine nello space ed allegare i CV nelle singole pagine. Questo è un possibile esempio.

I CV possono essere memorizzati in formato PDF o WORD. In questo modo si implementa una gestione centralizzata. L’accesso e l’utilizzo dello space si può limitare ai soli utenti facenti capo all’ufficio personale, agli amministratori e a nessun altro (Oppure fornirla al gruppo dei capi progetto per ricercare gli skills di cui necessitano). Questi ultimi si occuperanno della sola amministrazione dello space. La ricerca può essere sempre eseguita attraverso la funzione di ricerca di Confluence, che consente anche di poter ricercare all’interno dei file.

Vantaggi/Svantaggi

I vantaggi di questa configurazione sono che:

  • Soluzione Centralizzata
  • Tenere la storia dei CV, in quanto Confluence gestisce il versionamento dei documenti
  • Possibilità di poter tenere anche i CV di potenziali candidati e/o aggiungere ulteriori informazioni
  • Possibilità di poter sfruttare meglio Confluence, per poter tracciare il processo di selezione di nuovi candidati

In questa soluzione non ci sono molti svantaggi, in quanto occorre manutenere le varie informazioni ed i vari file all’interno dello space, sfruttando il versionamento dei documenti (Per attivarlo, occorre memorizzare le nuove versioni con lo stesso nome dei file già caricati), manutenere le pagine con le informazioni sui processi di selezione, etc.

Questa potrebbe essere una buona soluzione, abbastanza semplice e di rapida implementazione. Si tratta di arrivare a standardizzare il formato dei CV, della nomenclatura dei file da allegare. Quindi un buon compromesso.

 

Uso di ADDONS…

Esiste anche la possibilità di poter utilizzare degli addons per poter creare dei CV. Possibili soluzioni possono essere implementate attraverso lo User Profile Plugin della Communardo. Si tratta di un plugin che consente di poter estendere le proprietà di un profilo utente. In questo modo si possono aggiungere ulteriori informazioni che, ogni singolo utente potrebbe completare, aggiungendo i propri skills e le proprie competenze.

Esiste poi la possibilità, attraverso le macro che l’addon mette a disposizione, di creare una pagina che riporti una fotografia delle competenze dei vari dipendenti dell’azienda, oltre che a creare degli elenchi telefonici di qualità :-).

 

Al momento questo Addon non è usabile nella versione onDemand di Confluence.

Alterativa possibile a questo addon è il Resume Editor, un addon specifico, che necessita di un proprio database MySQL esterno, sul quale creare i varo CV.

 

Conclusioni

Abbiamo appena visto come poter utilizzare Confluence non come semplice repository di documenti, ma come repository di CV, sfruttando le sole funzionalità base o estendendole con ulteriori addon. Nei prossimi post cercheremo di vedere ulteriori utilizzi.

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