Workflow su Confluence
In questo post andremo ad introdurre un concetto di Workflow su Confluence.
Che cosa è un Workflow?
Come prima cosa, cerchiamo di dare una definizione di Workflow Per fare ciò, consiglio questo link, dove ho trovato una bella definizione di workflow e consiglio anche la pagina di wikipedia (in inglese, ma la consiglio).
Fondamentalmente, andando al sodo, un Workflow è il flusso di lavoro che deve essere eseguito per svolgere una determinata operazione, in ambito di un business.
Come si può introdurre il concetto di workflow su Confluence?
Spieghiamo in che modo possiamo calare questo concetto su Confluence 🙂
In ambito wiki, si ha la necessità di un Workflow quando si devono pubblicare delle pagine in cui, per evidenti motivi, le informazioni devono essere prima vagliate/approvate da un responsabile che deve accertare che tutte le informazioni presenti siano corrette.
Basti pensare ad un sistema in cui ogni pagina wiki presenta delle informazioni finanziarie di una società. Se questa pagina è visionata da un numero molto elevato di utenti, la pubblicazione di una informazione errata potrebbe scatenare problemi non indifferenti.
Quindi, in situazioni come questa, dove se viene eseguita una pubblicazione senza controllo esiste un grosso rischio, trova la sua naturale applicazione un Workflow.
Come possiamo applicare un Workflow in Confluence?
In Confluence abbiamo a disposizione un Addon che consente di poter aggiungere un Workflow su Confluence. SI tratta del Comala Workflow.
Questo addon consente di poter assegnare uno stato specifico alle pagine di uno space. In aggiunta, possiamo assegnare un Workflow specifico ad ogni singolo space.
Possiamo assegnare task specifici ad un singolo utente, come mostrato nella precedente figura. Questi riceverà una opportuna segnalazione, in modo da poter poi procedere con le operazioni richieste.
Opportune macro consentono di poter creare delle pagine, in cui riassumere gli stati assunti dalle pagine
Nei prossimi post andremo a collaudare questo addon per saggiarne le potenzialità e limiti.
Alternative?
Come prima cosa, l’addon indicato è disponibile solo per installazioni Server, mentre non è affatto disponibile per Cloud. Quindi, sorge spontanea la domanda: Esistono delle alternative?
La risposta è si, e sarà oggetto di un post dedicato esclusivamente a questo punto.
L’idea è la seguente e si basa sull’uso di funzionalità standard.
Come prima cosa, occorre disporre di due space:
- Space Pubblicato, ovvero lo space effettivamente disponibile al pubblico utenti
- Space privato, clone dello space pubblicato, dove gli autori eseguono le correzioni/modifiche/aggiunte.
Come seconda cosa, possiamo associare degli stati agli space basandoci sulle Page properties, descritte in questo mio post, e usate anche in tanti altri esempi 🙂
Come seconda cosa, utilizziamo i Tasks di Confluence, per assegnare i compiti alle persone e mandare loro delle segnalazioni, un pò come avviene con l’addon, ma facendo uso solo delle funzionalità standard.
In questo modo, ed usando un pò di organizzazione, gli utenti lavorano nello space privato, a meno di correzioni del tipo:
- errori di battitura;
- correzioni dell’ultimo minuto, etc
cambiando stato (nelle page properties) ed impostando i task su di una opportuna pagina di uno space di lavoro.
Conclusioni
Abbiamo a disposizione degli strumenti opportuni per poter impostare un Workflow su Confluence, sia come addon specifici, sia come unione di funzionalità standard che, alla fine dei giochi, possono metterci a disposizione un Workflow molto primordiale ma, nel contempo, semplice e funzionale. Questi argomenti saranno approfonditi su altri post.
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