Workflow – Alternative
In questo post mostreremo come poter realizzare un semplice Workflow su Confluence, senza far ricorso all’addon dedicato, e sfruttando delle alternative ben precise.
Perchè non usare l’addon?
L’addon potrebbe non essere una scelta percorribile oppure potrebbe non essere disponibile, in quanto disponiamo di una installazione Cloud e vogliamo sfruttarla. Le motivazioni potrebbero essere qualsiasi.
Vediamo come implementare una alternativa.
Di cosa abbiamo bisogno?
Mettiamoci nell’ottica di utilizzare solo le funzionalità standard al fine di riuscire a ottenere un Workflow. In articolare ci concentriamo sulle seguenti funzionalità:
- Page Properties
- Templates
- Tasks e le @Mentions, o attraverso la gestione dei task per il cloud.
- Messaggistica, che Confluence mette a disposizione degli utenti e che, attraverso le @Mentions, consente di poter vedere quali task ci sono stati assegnati.
Dettaglio
Abbiamo un insieme di funzioni che ci consentono di poter creare un Workflow primordiale, ma efficace. Adesso andiamo a metterle insieme per realizzare questo nostro Workflow…. artigianale 🙂
Come prima cosa, abbiamo bisogno che esistano due Space ben distinti:
- Uno con le informazioni pubblicate e pubbliche, dove sono riportate le pagine da mettere a disposizione degli utenti (Space PUBBLICO)
- Uno con le pagine da modificare, ed a disposizione degli utenti che si occupano di pubblicare queste pagine (SPACE PRIVATO).
Come prima cosa, dobbiamo definire un template di pagine. In questo template, la prima sezione sarà costituita da:
- Metadati del documento – Si tratta di Page properties e forniscono informazioni di dettaglio del documento. Queste sono molto utili e devono rimanere nelle pagine presenti in entrambi gli space, in quanto forniscono le indicazioni agli utenti di quanto sono recenti le informazioni.
Sarà anche inserita una informazione fondamentale: Lo stato della pagina; che indicherà se la pagina è stata Creata, Modificata, Aggiornata, Cancellata, Pubblicata etc. - Tasks – In questa sezione sono riportate tutte i task che sono assegnati al gruppo di lavoro, ovvero chi scrive e chi fa le revisioni al documento, chi si occupa del controllo, chi di segnalare, etc etc etc.
- Versioni della Pagina – Consentono di capire chi ha modificato cosa e perché. Si tratta delle funzionalità standard di Confluence ed indica l’utente che ha creato la pagina, chi ha eseguito le modifiche e quando, chi l’autore delle ultime modifiche
Procediamo
Quando si crea una pagina, utilizzando un template, si crea la pagina e nei metadati si inserisce in stato DRAFT. La si completa con i dati di chi crea la pagina e, fino a quando non si è completata la redazione, si lascia in stato DRAFT.
Quando si vuole iniziare l’iter di pubblicazione, si modifica lo stato in RICHIESTA APPROVAZIONE e si inserisce un TASK, assegnandolo alla persona responsabile di tale compito.
La persona responsabile, riceverà un messaggio, dal sistema di messaggistica di Confluence
quindi procederà con la revisione e nel caso di ulteriori modifiche.
In prima battuta, andrà a modificare lo stato in modo da poter indicare che sta procedendo con il lavoro.
inserirà le sue modifiche (Nella figura seguente, la modifica riguarda l’aggiunta della sola riga del 18.07.2015, indicante la scritta MODIFICA)
Infine, creerà un ulteriore task con le modifiche da verificare alla persona che ha richiesto l’approvazione. Quindi marcherà il suo lavoro come eseguito.
La persona, cui è stata richiesta l’approvazione, riceverà un messaggio dal sistema di notifiche di Confluence.
Quando aprirà la notifica, verificherà che gli è stato assegnato un Task per approvare la modifica.
A questo punto procederà con il controllo, verificherà la modifica e alla fine approverà o meno il lavoro fatto. Al termine, quando la modifica risulterà approvata, verrà eseguito lo stesso ITER per procedere alla pubblicazione. Sarà assegnato un Task alla persona che si occupa della pubblicazione della pagina e questa procederà alla sua pubblicazione. Eseguirà la copia delle stesse, creando la nuova versione della pagina, modificherà lo stato della pagina SORGENTE in PUBBLICATO e aggiornerà di conseguenza la pagina nello Space PUBBLICO, facendo si che:
- I metadati siano congruenti e presentino tutte e informazioni richieste dagli utenti finali.
- Eliminerà i task dalla pagina dello Space PUBBLICO. Non sono necessari
- Riporterà il testo aggiornato. Non si occuperà della modifica dei commenti o di altro.
- Riporterà tutti gli allegati nella pagina, creando le versioni storiche.
Conclusione
Abbiamo visto un sistema alternativo, basato su funzionalità standard di Confluence, che consente di implementare un sistema molto semplice di Workflow. Ovviamente si tratta di un sistema che può essere implementato per realtà piccole/medie, non molto strutturate e con poche persone. Quando il numero delle persone e dei gruppi e degli space aumenta, allora conviene sicuramente volgersi a delle soluzioni molto più strutturate, non ultima, utilizzare l’addon già descritto nel precedente post.
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