Nella vita aziendale una discreta quota è strettamente dedicato alle riunioni. Queste sono un tormento necessario in quanto si tratta di momenti indispensabili per sincronizzare i lavori e definire i requisiti, etc. Nel periodo del Covid, causa di forza maggiore, le riunioni la fanno da padrone.
Meetical, come ho avuto modo di verificare in prima persona e come ho descritto in diversi post in questo blog, aiuta gli utenti nella gestione, semplificandone la gestione.
Una obiezione tipica
Non tutti sono d’accordo e come conseguenza si ricevono tante indicazioni in merito. Sicuramente anche voi lettori avrete sentito questa frase: Perchè acquistare Meetical quando abbiamo a disposizione Office365 e di conseguenza il servizio OneNote?
Effettivamente, il servizio è quasi sempre disponibile nelle aziende e questa obiezione non è da sottovalutare. Tuttavia, l’obbiettivo è sempre quello di arrivare a comprendere quale dei due prodotti soddisfa le necessità delle persone in azienda, quale strumento migliora la vita e quale risponde meglio.
Per questa ragione, meetical ha eseguito una analisi di confronto ed ha messo a disposizione un documento in cui riassume i punti di forza di entrambe le applicazioni. In questo post andiamo a dettagliare meglio questo confornto in modo da metterlo a disposizione degli utenti.
Le presentazioni prima di qualsiasi azione
Come sempre presentiamo i contendenti in modo da fornire ai lettori un quadro completo della situazione:
OneNote
Microsoft OneNote è un programma di gestione note su Internet prodotto da Microsoft e distribuito gratuitamente con licenza commerciale. È parte del pacchetto di produttività personale Microsoft Office, ed è disponibile per i sistemi operativi Windows (compresi Windows 10 Mobile e Windows Phone), macOS, iOS e Android.[1]
Fonte: Wikipedia
Meetical
Meetical è una App per Atlassian Confluence che permette di automatizzare la gestione dei verbali di riunione, integrandosi con Exchange e Google Calendar, dai quali legge le informazioni che sono presenti nei vari appuntamenti pianificati e le riporta in automatico su Confluence, semplificando il lavoro degli utenti.
Fonte: La mia esperienza diretta
Si tratta di applicativi che si integrano con le rispettive Suite di prodotti ed il cui obbiettivo è principalmente aiutare gli utenti nella gestione delle varie note. Entrambi sono indirizzati ad una platea di persone variegata (sia business che non business).
Ho avuto modo di usare entrambi gli applicativi, in diverse situazioni. Posso quindi procedere con il commentare il confronto ed aggiungere anche altre mie impressioni di uso per aiutare i lettori del blog a meglio comprendere cosa offrono i vari prodotti e come possono aiutare.
Dove Meetical è vincente
Innanzitutto, essere una App (o Addon) di Confluence permette di sfruttare a pieno tutte le caratteristiche e funzionalità di Confluence, quali:
- notifiche e mentions
- template di pagine e facilità di uso
- condivisone delle pagine
- gestione dei task
Su OneNote non sono disponibili le mentions, mentre sono native in Confluence e sono usabili da Meetical. Altre funzionalità quali i template e la possibilità di poter scegliere gli space (quindi organizzare facilmente i verbali delle riunioni) sono disponibili su Confluence e ci permettono di semplificarci la vita, mentre su OneNote non le abbiamo, e dobbiamo impostare tutto manualmente.
Altra funzionalità importante è la possibilità di poter gestire dei meeting ricorrenti, anche questa funzione già disponibile su Meetical e risulta automatizzata.
Altra caratteristica vincente è la possibilità di Meetical di poterci agganciare sia ad Exchange di Microsoft e Google Calendar. La versatilità e avere più possibilità ci permette di poter scegliere. Questo collegamento permette di identificare velocemente le persone coinvolte nella riunione e di poterle subito riportare nelle pagine di Confluence, mentre su OneNote non abbiamo queste funzionalità, ma sono un semplice foglio bianco su cui ognuno imposta il proprio standard, le proprie note personali etc.
In particolare invitiamo i lettori dell’articolo a consultare questo link, dove sono riportate le indicazioni dell’addin per Outlook.
Porto Carico (Cit. da Il Commissario Montalbano). Meetical permette anche di generare dei verbali direttamente da Exchange o da Google Calendar.
Altra caratteristica vincente: Meetical si appoggia alla funzionalità di gestione dei Task (nativa su Confluence) che può essere pienamente sfruttata dalla App per realizzare dei template di verbali di riunione molto semplici, pratici ed intuitivi. La seguente immagine mostra un esempio.
Il risultato che vedremo su Meetical non è affatto da sottovalutare:
Non dimentichiamo che essere una App che si appoggia su Confluence, ci permette di ereditare tutte le potenzialità del prodotto in un colpo solo e questo è un aspetto che non dobbiamo mai dimenticare 😉
Dove OneNote è vincente
Un punto importante a favore di OneNote è invece la possibilità di poter disporre di una maggiore e più versatile interoperabilità sfruttando i vari dspositivi (cellulare, tablet, notebook, etc) rispetto a Meetical .
In questo caso, Confluence non sempre presenta una buona UI. Nel corso degli anni ho avuto conferma che la app mobile non sempre risulta intuitiva. Per azioni di consultazione soddisfa perfettamente le indicazioni, mentre se si devono eseguire operazioni, non è semplicissimo.
Inoltre abbiamo la possibilità di poter fare dei disegni molto semplici all’interno delle pagine di OneNote. Caratteristica che non abbiamo su Confluence (ma che possiamo aggiungere con altre App che il marketplace ci mette a disposizione).
Caratteristiche comuni
Entrambi gli applicativi offrono la possibilità di poter modificare contemporaneamente i verbali delle riunioni (concurrent edit).
Abbiamo la possibilità di poter gestire una gerarchia in entrambi i prodotti e di conseguenza possiamo organizzare l’informazione come ci serve, anche se Meetical ha automatizzato questa organizzazione per semplificare il lavoro.
Entrambi tracciano le modifiche delle pagine e permettono la condivisione con utenti esterni. Ultima ma non ultima, la ricerca è disponibile e molto precisa in entrambi i casi.
Risultato Confronto
Viene il momento di tirare le fila e di arrivare al dunque. Abbiamo OneNote ottimo per prendere delle note personali e con la possibilità di ricerca lo rendono molto semplice da usare, ma la mancanza di una gestione di Template, di macro, di aggiungere nuove funzioni e di renderlo uno strumento completo.
D’altra parte abbiamo Meetical, che integrandosi perfettamente con Confluence, con Exchange e con Google Calendar, lo rendono uno strumento completo.
Non possiamo che proclamare Meetical vincitore di questa gara virtuale.
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