ECM – Enterprise Content Management

Torniamo ad affrontare un tema molto importante per Confluence e per la documentazione. SI tratta di una serie di post in cui parleremo di come gestire Confluence al meglio e di come questo può essere visto come un  ECM – Enterprise Content Management

enterprise content management (ECM) illustration

Cosa significa ECM?

Al di la della semplice sigla, quello che vogliamo esprimere in questo post è quello che sta dietro questa sigla, i concetti che stanno dietro. Partiamo con un piccolo aiuto al sito di Atlassian, che ci fornisce una prima definizione di ECM, come mostrato nella immagine seguente:

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Cosa riportato nel sito Atlassian

Adesso cerchiamo di esprimere gli stessi concetti in italiano, aiutando meglio la comprensione del lettore 🙂

Sotto il cappello di ECM abbiamo un sistema di gestione documentale che supporta i processi aziendali e decisionali. I software ECM sono organizzati in maniera tale che tutte le informazioni siano facilmente accessibili. Non vi ricorda qualosa?? 🙂 In aggiunta sono presenti una serie di strumenti che permettono di organizzare meglio le informazioni al fine di renderle meglio fruibili :D. RIPETO: Non vi ricorda qualcosa? 

Percorso di lettura

Si tratta di un concetto che ho espresso in diversi post di questo blog, in particolare in questo post, oltre che in questo altro post, dove ho espresso questo concetto di Percorso di lettura, importante nella organizzazione della informazione. Come ricordo sempre, ‘buttare’ l’informazione in pagine alla rinfusa non risolve il problema, ma ne crea sicuramente di nuovi. Le informazioni devono essere sempre collegate. Questo significa che non dobbiamo inserire delle informazioni dove capita, ma occorre dare un ordine, rispettarlo e cercare sempre di posizionare le medesime informazioni nello stesso posto.

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Se impostiamo le pagine seguendo il percorso di lettura, saremmo sempre in grado di trovare sempre la nostra informazione. Vediamo come arrivarci e, nei prossimi post, proveremo a dare un esempio pratico.

Tutto in ordine: sempre!

Un ECM ci mette a disposizione anche gli strumenti per avere sempre tutto in perfetto ordine. A tale scopo mi rifaccio alla storia, in particolare ad una conferenza di un noto storico italiano, durante la quale citò alcune curiosità che mi permettono di chiarire meglio. Questo esempio lo uso sempre quando spiego sempre Confluence ai miei studenti :).

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Testugine romana

Parliamo dei legionari romani. Potevano prestare servizio in qualsiasi parte del territorio dell’Impero Romano, ma potevano contare su di una cosa molto importante. Tutto era sempre nello stesso posto.

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Legionario Romano

L’organizzazione era tutto nell’esercito romano. Proprio questo, con un preciso addestramento, rendeva il legionario un combattente perfetto. In qualsiasi situazione sapeva sempre dove si trovavano le armi, dove doveva dormire, dove si mangiava, dove recarsi per i turni di guardia e …. cosa fare per costruire il castrum. Anche se non ricordiamo le lezioni di storia, sappiamo che proprio grazie a questa caratteristica, i Romani hanno dominato il mondo allora conosciuto.

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Resti di un Accampamento Romano a Masada

Applichiamo l’esempio 

Applichiamo l’esempio ad ECM usando gli strumenti Atlassian e, ovviamente, andiamo a vedere come Confluence e i vari addons ci permettono di avere il nostro ECM.

Se poniamo le informazioni nello stesso ordine, posizione e organizzazione, abbiamo l’innegabile vantaggio di non impazzire quando si cercano le informazioni. 

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Per dare un ordine occorre decidere i seguenti punti:

  • Le pagine devono essere organizzate allo stesso modo:
    • Titolo parlante;
    • Un sommario in cima, per dare subito indicazioni al lettore delle informazioni della pagina
    • Delle sezioni ben definite, dove il lettore può trovare subito ciò che interessa;
  • Usare in maniera quasi maniacale dei Template, per avere sempre le pagine organizzate allo stesso modo;
  • Fare in modo che le pagine non contengono TROPPE informazioni: Non dobbiamo scrivere un trattato in 20 volumi, ma trattare solo le informazioni che servono.  
  • Dare sempre la medesima gerarchia alle pagine. Punto importantissimo. Se diamo la stessa gerarchia, mettiamo le informazioni nello stesso punto e … suspense, troviamo tutto. 🙂
  •  Aggiungiamo un ultimo concetto. Se l’informazione è comune, allora questa deve essere organizzata a se stante, affinchè possa essere referenziata dove serve. Vantaggio? abbiamo questa informazione solo una volta e non l’abbiamo replicata all’infinito. Deve essere aggiornata una sola volta e…. suspense, viene subito recepita nelle varie parti. Svantaggio? se la pagina viene rimossa, abbiamo diversi link da correggere, ma questo accade con una frequenza molto più bassa.

Vedremo nei prossimi post ulteriori consigli in merito.

Che risultato otteniamo?

Quando leggeremo una pagina qualsiasi del nostro Confluence, sapremo sempre dove reperire le informazioni subito.  

Se abbiamo una gerarchia di pagine, sappiamo ancora una volta, dove leggere le informazioni e sopratutto sappiamo dove andare a posizionare le nuove informazioni. 

Risultati immagini per trovare

Se abbiamo una informazione comune, non la replichiamo in 123456789,80 versioni differenti, ma una sola versione da referenziare. La modifica è subito disponibile per tutti.

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In un sistema ECM, le informazioni sono liberamente fruibili, ma questo non significa che lo stesso sistema permetta di poter impostare delle limitazioni, per gruppi o utenti singoli. IN questo modo possiamo anche regolare chi legge cosa 🙂

Conclusioni

Abbiamo dato una prima spolverata a questi concetti. Nei prossimi post andremo ad esaminarli meglio, con esempi e tenteremo anche di descrivere dei casi di uso. Stay tuned. 🙂

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Diamo della formattazione alle nostre pagine Confluence Cloud

In questo post andiamo ad esaminare un addon per Confluence Cloud, che ci permette di poter manipolare meglio la formattazione delle nostre pagine, mettendo a disposizione una serie di macro per poterci aiutare in questo compito.

Macro Toolbox (HTML, Tabs, Expand)

Questo addonci permette di:

  • Aggiungere HTML alle nostre pagine 
Securely embed HTML into your Confluence page
  • Aggiungere delle sezioni con dei TAB 
Organise content in horizontal or vertical tabs
  • Mettere a disposizione opportune macro di Expand/collapse 
Organise content into easy to read headings

Interessante…. lo provo subito

Possiamo dare una discreta formattazione alle nostre pagine del nostro Confluence Cloud e non voglio lasciarmi scappare questa opportunità. Andiamo a cercare subito questo addon ed installiamolo 🙂

Procediamo con l’installazione,selezionando Free trial

…. accettiamo il fatto che i dati saranno memorizzati nel server del produttore dell’addon, e di conseguenza, andiamo a proseguire selezionando Accept & install

Attendiamo che si aggiorni la sottoscrizione dell’abbonamento, aggiungendo il pagamento di questo nuovo addon ….

Procediamo subito con il test 🙂 Modifico una delle mie pagine :), quella relativa ai miei KB, andando ad inserire codice HTML:

Come possiamo vedere, abbiamo un’altra possibilità di poter inserire del codice HTML all’interno delle nostre pagine Confluence. Ma non è la sola cosa che possiamo fare. Come mostrato dalle seguenti figure:

Con due semplici macro, possiamo organizzare il contenuto di una pagina con dei TAB molo carini e semplici. Notevole come risultato.

Conclusione

Abbiamo scoperto un addon molto interessante, semplice e importante, in quanto ci permette di poter aggiungere della formattazione anche alla nostra istanza cloud, che come sappiamo sono sempre molto più limitate rispetto alle versioni server. Sono sicuro che le prossime versioni saranno cariche di interessanti novità.

Reference

Maggiori informazioni sono disponibili presso la pagina del marketplace.

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Monitoriamo le nostre pagine Confluence Cloud

In questo post andremo ad analizzare questo addon, che permette di poter monitorare le nostre pagine Confluence Cloud. Andiamo a curiosare 😛

Subito al dunque

Questo addon ci permette di poter visualizzare le nostre pagine attraverso una Timeline

You can see information about pages visually in a timeline format, fully zoomable, like creation date, last modified date, and number of edits. Further information is available by hovering over the info icon.​

Questo genere di visualizzazione ci permette di poter gestire una serie di operazioni quali: Commenti:

Now that you see your pages organized properly, what can you do about the results? Plenty actually! Select​ multiple pages and add labels, move, delete, add comments, or export links for easy page management.

ma non solo :P. Possiamo, selezionando un insieme di pagine:

  • Aggiungere una etichetta
  • Cancellare pagime
  • Spostare delle pagine
  • Esportare tutte le pagine selezionate come una lista di link

Fantastico. Che altro?

Attraveso l’uso di CQL possiamo specializzare anche la selezione delle pagine da visualizzare:

CQL is a really advanced way to filter pages, but it's not so easy to use. However, thanks to the built in CQL query builder​, it's easy to filter the pages according to your desired criteria.

e quindi possiamo selezionare, allo stesso modo, le pagine da analizzare.

Conclusioni

Non vedo l’ora di collaudare questo addon 🙂 Sono veramente curioso

Reference

Maggiori informazioni sono presenti nella pagina del Marketplace.

 

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Novità su Jira Cloud

In questo post andiamo ad analizzare i nuovi progetti che, su Jira Cloud, sono messi a disposizione.  Si tratta dei Next Gen Projects

Ispirazione

Questo post è stato ispirato da questo post del blog ufficiale di Atlassian, dove sono elencate le caratteristiche che sono introdotte 🙂

Subito al dunque

Si tratta della ultima novità nella generazione e gestione dei progetti. Questa nuova tipologia permette agli utilizzatori del progetto di potersi gestire in perfetta autonomia.

Segnalo fin da subito che questa nuova tipologia di progetto ricalca abbastanza le stesse libertà che il buon Trello mette a disposizione.

Dalla GIF che ho allegato si vede subito la prima caratteristica: La possibilità di scegliersi da se il proprio Workflow di lavoro.

Il layout della issue è stato ridisegnata. Vedremo un layout simile quando descriveremo Jira Ops, i nuovi progetti per descrivere gli incidents 🙂


Questi Next gen project sono sicuramente delle novità non indifferenti. per questo è meglio provarli …. a piccole dosi. Possiamo abilitarli in fasi successive.

Trello colpisce ancora :D. I filtri sono stati modificati e possiamo filtrare le issue dei vari componenti del team selezionandone l’icona con il mouse. Facile no?

Anche la versione di Jira Mobile risente di queste modifiche, come mostrato nella figura precedente (si tratta della versione iOS).

In aggiunta, abbiamo un nuovo strumento per gestire le roadmap in Jira Cloud, 

Conclusione

Grandi novità che ci invadono, sicuramente ereditate da Trello, che dalla sua acquisizione, ha influenzato in maniera rilevante Jira. Continueremo a seguire le ultime versioni di Jira. 

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Agility in Jira – Che cosa è?

Si è parlato in questi giorni di questo argomento e avevo trovato questo articolo sulla Community Atlassian, dove si iniziava a intravedere qualcosa. Provo a riassumerlo di seguito:

In particolare si parlava, in ambito Cloud, di un nuovo modo di configurare i progetti, dando spazio alla semplicità e praticità.

Nell’articolo è riportato appunto quanto segue:

In 2018, we’ve clocked up a ton of feedback: over 700,000 NPS responses, 300 customer interviews, and 77,000 in-product feedback. The resounding theme is not positive – the product can be overwhelming, difficult to get started with and gets complex very quickly.

Quindo sotto il cappello di Agility, Atlassian ha cercato di rendere più semplice la configurazione e lo startup di un progetto. Pare che il primo scoglio sia proprio questo.

Per mia esperienza, effettivamente le aziende tendono a complicarsi la vita disegnando delle funzionalità molto complesse. In alcuni casi ho avuto a che fare con la realizzazione di Workflow rigidi, complicati e di difficile interpretazione. Così non ci siamo.

Risultati immagini per difficolta

Avere a disposizione fin da subito questo strumento per velocizzare la partenza èsicuramente il primo passo anche per incentivare l’utilizzo dello strumento ma anche l’utilizzo della metodologia AGILE. 

Ringraziando Alejandro, grande esperto Atlassian, che ci segnala un articolo, sempre della Community Atlassian, abbiamo le prime indicazioni di cosa è Agility, che cosa rappresenta e come funziona 😀

Come sempre, subito al sodo

Andando al nocciolo della questione, si tratta di un nuovo modo di approcciare la creazione e gestione dei progetti, che mira ad una semplificazione nella configurazione e gestione.

L’obbiettivo di Atlassian è di mettere a disposizione dei singoli utenti la possibilità di poter configurare i propri progetti senza dover richiedere l’intervento di un amministratore. Come possiamo vedere dalla figura successiva:

abbiamo una semplificazione a livello di configurazione, gestione e manutenzione del singolo progetto, che viene totalmente lasciato nelle mani del gruppo di lavoro.

Questo viene messo a disposizione con i Next-Gen  project o selezionare l’Agility Template per poter accedere a queste nuove funzionalità. Infatti, se andiamo a creare un nuovo progetto, nella nostra istanza Cloud …

…. vediamo che abbiamo a disposizione un nuovo template: Agility che permette di poter definire un progetto in maniera molto più semplice.

Tra le caratteristiche che abbiamo, vediamo che :

Una volta selezionato, procediamo con la generazione del nostro progetto.

Conclusioni

Fermiamo qui la nostra esplorazione. Nei prossimi post andremo a generare un nuovo progetto di tipo Agility e cercheremo di capire come cambia, se in meglio o in peggio, la gestione di un progetto.

Reference

Consiglio la lettura (sono articoli in inglese) dei seguenti link:

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Nuovo Layout per Jira Cloud – Test addon

In questo post andremo a testare questo addon e vedremo dal vivo questa nuova grafica di Jira Cloud. A tale scopo andremo ad usare le nostre istanze di test cloud.

Installazione

Partiamo come sempre dalla installazione, cercando il nostro addon da installare. Rispetto alle altre installazioni, teniamo presente che sarà più semplice dato che l’addon è ancora in beta ed è free (al momento in cui viene redatto il post, questo è lo stato dell’addon).

Selezioniamo il tasto Install e procediamo ….

Accettiamo le condizioni ….

Configurazione

Proseguiamo con la configurazione che,al momento, non è necessaria: Non abbiamo alcuna configurazione globale 🙂

Risultati immagini per felicità

Passiamo al test

Test

Iniziamo la nostra sessione di test andando a verificare come viene modificata la visualizzazione delle issue. Ci posizioniamo su di una issue qualsiasi:

Notiamo la presenza, in alto a destra, di un tasto FDS Edit, che ci permette di attivare la nuova visualizzazione.  Questo è il risultato:

Per meglio chiarire il funzionamento, ho prepatato questa GIF che ci da un ulteriore aiuto:

Conclusione

UN primo passo ma un primo grande risultato. Abbiamo un addon che ci permette di poter personalizzare la visualizzazione e permette di semplificare anche le informazioni mostrando solo l’essenziale. Il primo giudizio è assolutamente POSITIVO. Attendo i prossimi sviluppi e sono molto sicuro che i prossimi rilasci produrranno dei risultati non indifferenti.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del Marketplace.

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Nuovo Layout per Jira Cloud

Dopo lunga attesa è finalmente arrivata la possibilità di poter personalizzare  l’interfaccia grafica di Jira Cloud 🙂

F A N T A S T I C O

Abbiamo quindi la possibilità di poter personalizzare la nostra interfaccia grafica di Jira, attraverso un addon in beta e free (al momento in cui viene redatto il post, l’addon presenta queste caratteristiche)

Foldable issue history with animation
Issue overview with animated issue stacks
Cool night mode
Edit issue with WYSIWYG text editor

Conclusioni

Dalle immagini sembra che la personalizzazione sia veramente importante e particolare. Non vedo l’ora di provarla

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del Marketplace.

Il seguente video mostra (audio in inglese) come funziona l’addon. 

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Copiamo uno Space da un Confluence ad un’altro

In questo post andremo a visionare un addon che permette di copiare uno Space da una instanza ad un’altra. Iniziamo a curiosare.

Le presentazioni

Iniziamo subito con l’introdurre l’addon, ovvero: Gaia Space Importer.  

Questo addon procuce dei backup di singoli space e permette di poter eseguire diverse varianti di copia. Mi spiego meglio:

  • Possiamo eseguire un back dello space e successivamente eseguire un ripristino dove vogliamo:
    • Stessa instanza Confluence, specificando una KEY differente
    • Nuova instanza Confluence, con la possibilità di poter importare i dati della nostra istanza Cloud sulla nuova istanza Server 🙂
Import and copy Confluence spaces in XML format
Non notiamo complicazioni nelle sezioni di importazione
Backup spaces in XML format
Abbiamo la possibilità di usarlo come copia Space, per il nostro Confluence
Import pages, templates, blogposts, history
Abbiamo la possibilità di poter copiare diversi elementi dello space separatamente

Come evidenziato dalla ultima immagine, vediamo che possiamo importare anche elementi di uno Space separatamente. In particolare riusciamo ad arrivare a livello di :

  • pagine
  • template
  • blogpost
  • history

Conclusioni

Da questo primo sguardo vediamo delle caratteristiche interessanti. Nei prossimi post andremo ad saggiare le caratteristiche di questo addon 🙂

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del Marketplace.

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Da Hipchat & Stride … verso Slack

In questo post andremo a raccontare meglio questi fatti e di come ho eseguito la migrazionen verso Slack. Questo è sicuramente interessante per definire i prossimi passi per impostare una chat di connessione delle nostre istanze (cloud o server) Atlassian.

Storia

Partiamo dalla storia, ovvero dall’annuncio in cui Atlassian comunica che cosa è successo.

Il tutto è partito da questo annuncio, riportato nel blog di Atlassian, dove si annunciava la nuova partnership.

Di conseguenza, si segnalava che le installazioni in essere dovevano essere migrate mentre le nuove avrebbero dovuto essere eseguite sotto Slack.

Passiamo a Slack

In questo post andremo a mostrare come ho eseguito il passaggio da Hipchat Cloud a Slack. Posso solo dire che la guida che Atlassian mette a disposizione è completa e sufficiente e non c’è molto di più da fare :). Spero che questa mia descrizione sia utile per aiutare chi è meno pratico nell’eseguire queste operazioni.

Immagine correlata

Vediamo quindi i vari step.

1. Creare il backup da HipChat

Come prima cosa, eseguiamo la login al nostro sistema HipChat (nel nostro caso si tratta della versione Cloud).

Selezioniamo, nella sezione di amministrazione, Data Export  e ….

… eseguiamo il backup di tutte le nostre room e chat. Quindi eseguiamo il download di questo file. 

2. Creiamo il nostro Slack

Abbiamo già creato il nostro Workplace Slack selezionando un piano di nostro gradimento, per spiegare un altro argomento, Quindi procediamo ad eseguire il login

Posizioniamoci nella sezione di amministrazione di Slack (Selezioniamo in alto a sinistra, dove abbiamo il nome Artigianodelsoftware, dove abbiamo scelto di poter 

3. Restore del backup

Selezioniamo Import/Export Datas , il bottone in alto a destra mostrato nella figura successiva:

quindi selezioniamo la sorgente da dove importare i dati. Dalla seguente figura vediamo che abbiamo alcune scelte:

Scegliamo quindi HipChat …

seguiamo i vari passi. Abbiamo anche un richiamo alla documentazione ufficiale per eseguire la migrazione. Difficoltà abbastanza ridotta.

4. Risultati?

abbiamo caricato i dati su Slack e siamo pronti a lavorarci subito. In aggiunta…

…. lo abbiamo guà connesso alla nostra istanca di Jira Cloud, ma questo lo abbiamo vedremo in altro post. Possiamo subito iniziare a lavorarci.

Conclusioni

Lato mio la mia migrazione è stata abbastanza indolore. Da come ho visto organizzato il tutto, mi sembra abbastanza lineare, ma non escludo che altri gruppi di lavoro possano avere dei problemi. Cercherò, nei prossimi post, di dare un possibile elenco di anomalie e di soluzioni/workaround, in modo da poter mettere  a disposizione ulteriori indicazioni.

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Novità su Confluence Cloud

IN questo post andremo a descrivere le ultime novità, soffermandoci su come è stata migliorata la fase di Editing di Confluence Cloud.

Toolbar che serve

Dimentichiamoci le grandi toolbar del passato. Adesso avremo a disposizione la toolbar giusta per le necessità reali

confluence-editor-image.gif

In aggiunta avremo la possibilità di poter vedere le anteprime delle macro direttamente nelle fase di editing

create content - 4.png

In aggiunta abbiamo a disposizione 4 nuovi template dedicati a focalizzare sul progetto il gruppo di lavoro

Project Plan BG.png

IN aggiunta, le emoticons sono state estese

Images + emojis.png

ed infine (ma non ultimo) il menù che ci consente di generare una issue direttamente dal testo selezionato è stato esteso

Quick insert.png

Conclusione

Sempre nuove sorprese e funzionalità. Continuiamo a monitorare e riportare le varie novità su questo blog.

Reference

Maggiori informazioni sono riportate nella seguente pagina.

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