Trasformiamoci negli altri utenti

In questo post andremo a trattare un argomento molto particolare. Cerchiamo di descrivere lo scenario.

Scenario

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NON FUNZIONAQueste due parole ce le dicono quasi sempre i nostri utenti ogni volta senza specificare nulla. Ma non solo. Quando noi usiamo il software solitamente funziona mentre quando i nostri utenti …. NON FUNZIONA.

Una soluzione

Nei mesi scorsi avevamo visto una prima soluzione. Si tratta della serie di addons SU per i prodotti Atlassian. Allego il link per l’addon Confluence.

A new SU link will appear in the user hover actions menu

Adesso abbiamo a disposizione …

… una ulteriore possibilità, per Confluence. Abbiamo un nuovo addon da esaminare. Trasformiamoci in lupi mannari

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Werewolf for Confluence – Switch to User 

Questo addon permette di poter eseguire le operazioni su Confluence, trasformandosi nell’utente da simulare.

One click switching

Attraverso questa funzionalità possiamo trasformarci nell’utente che ci manda la segnalazione.

Select users from groups

Werewolf for Jira – Switch to any User

Abbiamo la possibilità di poter seguire queste operazioni anche per Jira 😀

One click switching

Dalla precedente immagine, vedimao che possiamo accedre dalla funzionalità da diversi punti. Infatti, nella immagine seguente

Switch anywhere you want

Vediamo che possiamo attivare questa funzione da diversi punti.

Conclusioni

Abbiamo visionato due addon molto interessanti. non vedo l’ora di provarli in azione 🙂

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Lavoriamo con i collaboratori esterni

In questo post andremo ad esamianre questo addon particolre, che ci da una marcia in più: permetterci di poter gestire al meglio la collaborazione con i nostri collaboratori esterni.

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Space Privacy – Extranet for Confluence

Questo addon estende le funzioni di Confluence permettendo di poter creare degli ‘Space’ particolari, che permettono di:

  • gestire la protezione dei dati (rispettando la recente GDPR)
  • gestire le possibili permission e restrizioni alle pagine di questi space
  • gestire utenti ‘esterni’ alla nostra istanza di Confluence

Questa ultima caratteristica è interessantissima 😀

Come Cosa Chi?

Esattamente. Questo addon fornisce la risposta a diverse esigenze di tanti ma tanti clienti che sempre chiedono di poter gestire al meglio le pagine di Confluence, gestendo le permission/restrizioni al meglio.

Private Spaces

Come mostrato dalla precedente immagine, vediamo una nuova tipologia di Space.

Protection of User Data

La configurazione sembra molto molto semplice. Così come la gestione dei ruoli/permission per questa nuova tipologia di Space

Simple Authorization Concept

La stessa sezione di amministrazione dello space viene estesa con queste nuove funzionalità

To assign a new Extranet Space Manager or Extranet User Manager for the current extranet space, you can select users or groups in the tab Admin Roles.

La gestione degli utenti che possono accedere a questo nuovo Space viene anche gestita all’interno della sezione di amministrazione dello Space

You can create new users within your current extranet space. Just go to the Create User tab. You can also decide if the user should be able to set their own password or you can enter a password for them.

Caratteristica anche questa MOLTO MOLTO IMPORTANTE, perchè permette di delegare determinate operazioni direttamente all’amministratore dello Space.

Solo un commento finale

S P E T T A C O L O 🙂 Non abbiamo altro da aggiungere se non che non vediamo l’ora di analizzare e testare questo addon.

Reference

Maggiori informazioni sono presenti nella pagina del Marketplace.

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Centralizziamo la gestione delle permission

IN questo post andremo ad esaminare un semplice addon che ci aiuta nella gestione delle permission. Curiosiamo

Un piccolo aiuto ….

… ma un grande risultato, in quanto possiamo vedere le permission dei singoli utenti

View user's permissions in all spaces

oltre che eseguire la clonazione degli stessi

Clone user's permissions to another user

Interessante

Lo proviamo subito, procedendo senza indugio :). CI colleghiamo al nostro ambiente di test e cerchiamo immediatamente il nostro addon 🙂

Passiamo subito ad esaminare la configurazione generale, che andiamo a reperire dall’apposito menù 🙂

Una volta selezionato, questo è il risultato 🙂

Da qui possiamo accedere alle funzioni dell’addon e possiamo eseguire la visualizzazione dei permission degli utenti o copiare le permission da un utente ad un’altro.

Test

Procediamo con i test utilizzando i nostri utenti di prova

La seguente GIF, ci fornisce il risultato della esecuzione dell’addon.

Conclusioni

Abbiamo a disposizione uno strumento che ci mette a disposizione una funzione importante, in quanto ci permette di poter gestire in maniera centralizzata le permission di un utente nonchè clonarle . UN addon da tenere sotto controllo.

Reference

Maggiori informazioni sono presenti nella pagina del Marketplace.

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Controlliamo quello che scriviamo su Confluence – Test addon

In questo post andremo a testare questo interessante Addon. Cercheremo di saggiarne le potenzialità 🙂

Installazione

Partiamo come sempre dalla installazione. Cerchiamo l’addon nella sezione degli addon e cerchiamo l’addon da testare.

Selezioniamo Free Trial
Accettiamo le condizioni e procediamo con l’installazione
Lasciamo che la installazione si completi
Applichiamo la licenza
Siamo pronti ad usare l’addon

Configurazione

Continuiamo con la configurazione generale dell’addon. Questa ci consente di scegliere il dizionario che possiamo utilizzare e, tra le altre cose, aggiungere i termini che non sono contenuti nel dizionario che l’addon mette a disposizione.

Dalla precedente immagine possiamo vedere che :

  • possiamo scegliere quale dizionario applicare allo Space interessato, anche se al momento non possiamo selezionare un numero molto alto dei dizionari
  • Aggiungere nuovi termini ai dizionari disponibili
dizionari disponibili
Ho aggiunto alcuni termini di test 🙂

Test

Procediamo con il test. Per facilitare la comprensione, ho registrato un semplice GIF, che potete vedere di seguito:

Conclusione

Abbiamo esaminato un addon molto interessante e che ci aiuta nella redazione della nostra documentazione. Per le lingue disponibili abbiamo uno strumento aggiuntivo. Non so se sarà esteso a breve con altri dizionari, ma sono abbastanza sicuro che prossimamente vedremo delle belle novità.

Reference

Maggiori informazioni sono presenti nella pagina del Marketplace.

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Gestiamo Gruppi e utenti in Confluence – Test Addon

In questo post andremo a collaudare questo addon per saggiarne le potenzialità.

Installazione

Partiamdo come sempre dalla installazione di questo addon, andando a cercarlo nella apposita sezione che gestisce gli addon

Selezioniamo Free Trial

Procediamo con la configurazione generale

Configurazione

Abbiamo una sezione di configurazione generale, a cui possiamo accedere direttamente sia dalla sezione di gestione degli addon:

Se vi accediamo, possiamo vedere le seguenti schermate.

Vediamo di analizzarle nel dettaglio.

Possiamo specificare quali parametri usare nella generazione dei gruppi specifici per lo Space. Di default possiamo sfruttare la KEY dello Space, in modo da identificarli meglio, oltre che ndicare dei suffissi particolari.

Possiamo o meno abilitare la ricerca degli utenti oltre che disabilitare l’addon, mostrando un apposito messaggio per gli utenti. Adesso li elenchiamo 🙂

Disponiamo di tre TAB:

  • Configuration, dove abbiamo il numero maggiore di opzioni
  • Audit Log, dove possiamo vedere il log delle operazioni che gli amministratori degli Space hanno eseguito
  • Operations: Questa sezione è dedicata per il fix, tra una versione particolare che presentava un bug.

Nella sezione Configuration, abbiamo le seguenti opzioni:

  • Group actions permitted – Attivazione delle funzioni dell’addon per gli Amministratori di Space
  • Space group pattern – Specifica quale pattern usare nella definizione dei gruppi attraverso l’addon
  • Auto Join Group – Permette anche di aggiungere gli utenti che aggiungiamo ai nostri gruppo, ad un ulteriore gruppo.
  • Maximum user/group process at any time – Numero di utenti/gruppo che possiamo processare
  • User search enabled – Abilita la ricerca degli utenti
  • Personal space management allowed – Estende le funzioni dell’addon anche per i personal Space
  • Addon deactivated – Serve per attivare/disattivare
  • Addon downtime message – Messaggio che viene mostrato quando l’addon è disattivato.

Nel nostro test, abbiamo impostato alcune opzioni molto semplici, lasciando il default. Abbiamo lasciato la possibilità di identfiicare i gruppi dello Space usando, come prefisso, la SPACEKEY.

Test

Passiamo al test. Come prima azione andiamo nella sezione di amministrazione dello Space. Da li accediamo alla sezione dedicata all’addon 🙂

Il seguente GIF permette di descrivere meglio il funzionamento dell’addon.

In questa piccola animazione, vediamo come aggiungere il nostro utente Luigi Bianchi, ad un nuovo gruppo, appositamente creato.

Conclusioni

Si tratta di un piccolo esempio, che ci mette a disposizione una grande funzione. Gli amministratori degli Space POSSONO (e lo scrivo in maiuscolo) finalmente gestire chi accede o meno ai propri dati, senza ammattire o far ammattire il povero amministratore di Jira. Diamo le funzioni alle persone che servono.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili sulla pagina del marketplace.

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Controlliamo quello che scriviamo su Confluence

In questo post andiamo ad esaminare un addon che aggiunge alcune funzionalità che, nel lavoro di ogni giorno ci aiutano a scrivere meglio su Confluence. Andiamo a curiosare un attimo 🙂

Tutto sotto controllo

Spellproof plugin is easy to use on Confluence pages, as it seamlessly appears on the Confluence editor toolbar. Just one click will quickly detect any spelling, grammar or style errors.

Con questo addon possiamo mantener esotto controllo quello che scriviamo e correggerlo quando sbagliamo. Anche adesso che scrivo, avrò commesso non so quanti errori di digitazione e questo addon mi sarebbe parecchio utile.

Spellproof’s spell checker, grammar checker and style checker run through a collection of rules to detect misspelt and misused words, and provide corrections based on the context of the sentence.

L’addon mette a disposizione una serie di funzioni che ci aiutano nel correggere quello che scriviamo, come possiamo vedere dalla precedente immagine.

Spellproof plugin provides spelling, grammar and style check in three different languages - English (Aus, UK, US), French and German.
Customize the language used per space or default to the current user's language.

Sono inoltre supportati, oltre all’Inglese, il Tedesco ed il Francese.

Conclusioni

Questo addon mette a disposizione delle funzioni interessanti. Non vedo l’ora di esaminarlo.

Reference

Maggiori informazioni sono presenti nella pagina del Marketplace.

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Gestiamo Gruppi e utenti in Confluence

In questo post andiamo a verficare come un particolare addon ci permette di poter gestire meglio utenti e gruppi direttamente dalla configurazione di uno Space. Andiamo a curiosare.

Configuriamo i dati che ci servono dove serve

Questo addon ci permette di poter gestire utenti e gruppi direttamente all’interno di uno Space. Questo permette di poter delegare questa operazione direttamente all’amministratore di uno SPace, fornendo questa possibilità a chi serve veramente.

Infatti, molto spesso, gli amministratori di uno Space necessitano di questa funzione. Se occorre sempre contattare l’amministratore di Jira per eseguire queste operazioni, il povero amministratore non fa altro. Questo addon ci permette questa azione. Andiamo subito a esaminarlo.

Vediamo le immagini

La prima cosa che propone questo addon è una schermata dedicata proprio a questa operazione. Da questa schermata emerge che tutta una serie di operazioni sono adesso (suspance) POSSIBILI 🙂

Create and manage space user groups

Possiamo creare gruppi, associarvi degli utenti, aggiungerli, eseguire una serie di operazioni …. non indifferenti

Bulk add/remove users from space groups

Conclusioni

Spettacolo. Abbiamo a disposizione un addon fantastico. Nono vedo l’ora di provarlo.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili sulla pagina del marketplace.

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La famiglia degli addon di Comalatech si allarga

In questo post andiamo ad indagare sulle ultime novità circa gli addon della Comalatech. Indaghiamo

Immagine correlata

Facciamo un primo riassunto

Ad oggi abbiamo esaminato diversi addon, che permettono diverse azioni non indifferenti.

Risultati immagini per sherlock holmes scoperta

Abbiamo esaminato il Workflow, come descritto in questo post.

Risultati immagini per comalatech

Abbiamo esaminato ShareIt, che permette (in maniera fantastica e solo per la versione server) di poter condividere una pagina a …. chiunque vogliamo.

Sono addon molto importanti. Il primo ci permette di poter gestire un workflow di approvazione delle nostre pagine. Possiamo creare il Workflow che ci serve ed impostarlo come desideriamo.

Il secondo ci permette di poter condividere delle pagine a chiunque e ….. condividere le informazioni con chiunque. I possibili utilizzi sono tantissimi e permettono scenari fantastici.

Ma non è tutto

Possiamo adesso creare il nostro Workflow in maniera visuale.

Abbiamo quindi a disposizione la stessa funzionalità che abbiamo a disposizione su Jira 😀

Ma abbiamo anche altre news

Come riportato nel Blog ufficiale di Comalatech, abbiamo altre notizie:

LA GRANDE FAMIGLIA CRESCE CON ALTRI PRODOTTI

Abbiamo a disposizione Workflow Lite, permette di poter gestire un semplice Workflow.

An easier way to understand and communicate with your team the document life-cycles within your organization, or when starting a new project with a customer or stakeholder.

Comala Approval for Confluence permette di disporre della funzionalità di approvazione direttamente sulla nostra istanza Cloud o Server di Confluence.

A simple review and approval process

Conclusione

Nei prossimi post andremo ad esaminare attentamente questi addon e cercheremo di saggiarne le potenzialità.

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ECM – Enterprise Content Management #3

Approfondiamo ancora l’argomento per capire come organizzare adesso l’elemento base di Confluence. La Pagina 🙂

Risultati immagini per confluence page

La precedente immagine mostra un esempio molto classico di pagina. La trovate anche nella manualistica e/o nel blog di Atlassian. 

L’obbiettivo di questo post e di mostrare come possiamo organizzare queste pagine e che strumenti abbiamo a disposizione per realizzare questa funzione.

Una pagina in ordine

Nei precedenti post abbiamo visto come organizzare le varie pagine, ma adesso andiamo ad esaminare il contenuto delle pagine. Il nostro obbiettivo è quello di avere a disposizione le informazioni in ordine e di semplice comprensione.

Un esempio di possibile pagina è il seguente:

Esempio di una pagina ordinata

In questo post andremo ad esaminare come creare una pagina ben organizzata e di semplice realizzazione e comprensione.

Ogni cosa al suo posto

Così come posizionare le varie pagine ci permette di avere le informazioni esattamente dove ci servono, avere una pagina chiara e ordinata ci permette, una volta raggiunta la pagina che ci serve, di reperire l’informazione tanto cercata. Analizziamola:

Una intestazione ci aiuta a capire dove siamo arrivati. Aggiungendo una semplice e breve descrizione, possiamo avere già la prima informazione utile: ciò che cerchiamo si trova in questa pagina.

Organizziamo il testo inserendo delle sezioni semplici ed autoesplicative. Come possiamo vedere dalla precedente figura, dove ho riportato un esempio di un sito che ho realizzato sfruttando Confluence.

In questo caso, quello che è stato realizzato è di utilizzare un layout a tre colonne, dove:

  • nella prima colonna trova posto il titolo della sezione.
  • nella seconda colonna abbiamo l’informazione vera e propria. Come possiamo vedere non è grandissima: Abbiamo solo ciò che interessa e a sua volta può risultare divisa in più sottosezioni
  • la terza colonna è quella che riassume quali informazioni sono presenti

Quali vantaggi ci offre una simile soluzione? semplice. Un titolo esplicativo ci aiuta nella ricerca. Il contenuto della terza colonna, ci spiega il contenuto della sezione.

Questo è il primo passo

Avere delle pagine ben organizzate è sempre ottimo, ma Confluence ci aiuta in ogni occasione a mantenere questa organizzazione, attraverso funzioni quali:

  • Blueprint e Template, per facilitarci la vita nel comporre le pagine e avere lo schema pronto. A suo tempo avevo introdotto un addon particolare per importare/esportare i template.
  • Macro, che ci possono aiutare a …. raccogliere le informazioni che servono e che sono sparse su varie pagine in una unica pagina.
  • Caratteristiche, quali le Page Properties per aggiungere delle informazioni alle pagine.
  • Aggiungere anche altre caratteristiche per creare :
    • Grafici
    • Griglie di dati
    • immagini e video.

Il Template ci aiuta a tenere sempre in ordine le informazioni. Una volta che abbiamo definito il modello di pagina, possiamo replicarlo all’infinito. Ricordate il principio del sempre in ordine? Ricordate i Legionari Romani?

testudo1.jpg
Testugine romana

se manteniamo lo stesso ordine sulle pagine, abbiamo maggiori possiblità di rendere le informazioni chiare fin da subito.

Risultati immagini per sherlock holmes

Possiamo anche riusare il contenuto delle pagine ed includerlo nelle nostre pagine principale, come spiegato in questa pagina della manualistica Ufficiale di Confluence.

Esempio di uso dal manuale di Confluence

Altra cosa importante: NON DUPLICATE I CONTENUTI. Cercate sempre di avere una copia unica. Esempio: Se una azienda sviluppa dei software basandosi su di un determinato Framework/libreria, la documentazione relativa deve essere dedicata ad uno space ben definito, il quale può essere referenziato facilmente dagli altri.

Risultati immagini per doppio gemello

Infatti, se saranno eseguiti degli aggiornamenti di pagine, in automatico la nuova versione sarà già disponibili a tutte le pagine che la referenziano.

Ovviamente, se cambiamo l’organizzazione delle pagine, occorre rivedere anche le pagine che referenziano le pagine riorganizzate. Al momento in cui scrivo, non conosco addon che permettono una riorganizzazione massiva delle pagine, ma posso suggerire alcuni addon che permettono di poter vedere l’utilizzo delle pagine.

in questo modo possiamo subito avvisare chi di dovere affinchè possa eseguire gli aggiornamento delle pagine modificate.

Track page views & activity
Un esempio di statistica

Dashboard ed informazioni

Possiamo anche trasformare Confluence in un ottimo Front End da cui mostrare informazioni di vario genere. Possiamo anche utilizzarlo per distribuire informazioni ai nostri utenti, interni o esterni.

Attraverso ShareIt, in addon della Comalatech, abbiamo la possibilità di poter condividere delle pagine verso utenti esterni.

Attraverso un altro addon, chiamato Smart Attachments, possiamo anche andare a trasformare la nostra istanza di Confluence in un potentissimo File Manager, con funzionalità che non ci faranno pentire assolutamente di non aver installato programmi come Sharepoint o simili.

Conclusione

Abbiamo terminato questa prima panoramica di Confluence come sistema di ECM, di come ci può aiutare nella realizzazione di documentazione in maniera semplice e chiara, sfruttando tutte le sue funzionalità base e, grazie anche ai produttori di Addon, di altre funzionalità che completano e rendono unico Confluence. Nei prossimi post andremo ad esaminare degli esempi reali e pratici che chiariscono ancora meglio come Confluence sia il candidato ideale tra i vari ECM esistenti sul mercato.

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Smart attachments per Confluence – Le ultime novità…. sotto test

In passato abbiamo avuto il piacere di esaminare un addon molto interessante, che ci permette di gestire gli allegati alle nostre issues Jira e lo abbiamo testato scoprendo come ci aiuta nella gestione delle versioni degli stessi sempre su Jira  .  In questo post andremo a testare un nuovo addon per Confluence, rilasciato recentemente per Confluence, cercando di saggiarne le potenzialità e analizzandolo nel dettaglio. 

Questo addon permette di poter gestire gli allegati in maniera molto semplice e sopratutto MENO COMPLICATA rispetto alla gestione standard di Confluence. In particolare abbiamo a disposizione una sezione dedicata, come mostrato nella figura sottostante

che ci permette di accedere ad una sezione INTERAMENTE dedicata alla gestione degli allegati.

Fantastico. Lo proviamo subito

Partiamo come sempre dalla installazione, andando a cercare questo addon nella sezione dedicata di Confluence.

Selezioniamo Free trial per attivare la procedura di installazione ….

Selezioniamo Accept & install per attivare l’installazione ….

Passiamo alla configurazione

Configurazione

Con somma gioia, NON ABBIAMO CONFIGURAZIONI GLOBALI O PARTICOLARI DA GESTIRE. Viene infatti riportata l’indicazione:

The Smart Attachments for Confluence app is using Google Analytics for tracking key events. This collected data will help us to better understand how the app is used and what operations are used mostly.
Event Analytics


Questo addon si serve di Google Analitycs per tracciare gli eventi chiave. Possiamo scegliere di fornirli o meno, come mostrato in figura.

Configutrazione

Test test ed ancora test

Una volta installato mi sono subito collegato alla Dashboard e suboto mi ha proposto di configurare il Google Analitycs, come mostrato in figura

Il primo messaggio che viene visualizzato

La prima cosa che notiamo nella Dashboard è la presenza di una nuova opzione. Infatti se andiamo a vedere la home page di qualsiasi Space

Lo Space di prova creato

abbiamo una nuova opzione

La nuova funzionalità

che ci permette di poter accedere alle nuove funzioni di gestione degli allegati. Andiamo a curiosare :). Quando selezioniamo la nuova opzione , come mostrato in figura

Dashboard generale senza folder

da qui possiamo gestire il tutto in maniera molto agevole. Come primo passo andiamo a creare un folder

Creazione folder
Dashboard generale

A questo punto, andiamo a caricare alcuni file come test. Nella seguente figura ….

Maschera di caricamento

… con un semplice drag ‘n’ drop oppure browse carichiamo diversi file . La seguente figura mostra il risultato.

Risultato caricamento

che ci mostra il risultato del caricamento che abbiamo eseguito, e ci permette di poter accedere direttamente ai files.

Conclusioni

Abbiamo a disposizione uno strumento fantastico che ci permette di poter gestire Confluence come se si trattasse di un file server. Possiamo gestire i nostri allegati in maniera molto semplice. IN aggiunta, l’interfaccia offerta dall’addon è molto semplice ed agevole. Ho in mente una montagna di possibili applicazioni di questo addon. Stay Tuned 🙂

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del blog della Stiltsoft, dove viene presentato questo addon.

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