Continuiamo la nostra esplorazione degli addon di Confluence. Questa volta andiamo ad esaminare questo addon della tedesca XALT Business Consulting GmbH che ci propone un addon free (al momento in cui scrivo questo post, l’addon è gratuito) per gestire le gallerie di immagini. Indaghiamo
Subito al dunque
Andiamo subito ad indagare sulle caratteristiche importanti di questo addon.
Questo addon ci permette di poter organizzare in maniera semplice le gallerie di immagini
… e di assegnare loro delle etichette in maniera rapida e decisa.
Troppo curioso
Lo provo subito. Come sempre mi servo di GIF per mostrare come avviene l’installazione.
Per la configurazione, vi dico subito che non è presente alcuna configurazione generale . Possiamo subito passare alla fase successiva
Test
Anche in questo caso ci facciamo aiutare da una GIF, per mostrare il funzionamento che è …. BANALE.
Una piccola nota
Probabilmente non lo avete notato, ma attraverso i miei test potete anche vedere come diversi addon possono coesistere senza alcun problema. Questo non fa altro che confermare la potenza di questo strumento 🙂
Conclusioni
Abbiamo uno strumento free MOLTO MOLTO CARINO. Ci piace e permette di poter gestire delle gallerie di immagini in modo semplice e rapido. Per tutti gli utenti che hanno bisogno di uno strumento veloce, questo è una validissima soluzione. Lo consiglio.
Approfondiamo ancora l’argomento per capire come organizzare adesso l’elemento base di Confluence. La Pagina 🙂
La precedente immagine mostra un esempio molto classico di pagina. La trovate anche nella manualistica e/o nel blog di Atlassian.
L’obbiettivo di questo post e di mostrare come possiamo organizzare queste pagine e che strumenti abbiamo a disposizione per realizzare questa funzione.
Una pagina in ordine
Nei precedenti post abbiamo visto come organizzare le varie pagine, ma adesso andiamo ad esaminare il contenuto delle pagine. Il nostro obbiettivo è quello di avere a disposizione le informazioni in ordine e di semplice comprensione.
Un esempio di possibile pagina è il seguente:
Esempio di una pagina ordinata
In questo post andremo ad esaminare come creare una pagina ben organizzata e di semplice realizzazione e comprensione.
Ogni cosa al suo posto
Così come posizionare le varie pagine ci permette di avere le informazioni esattamente dove ci servono, avere una pagina chiara e ordinata ci permette, una volta raggiunta la pagina che ci serve, di reperire l’informazione tanto cercata. Analizziamola:
Una intestazione ci aiuta a capire dove siamo arrivati. Aggiungendo una semplice e breve descrizione, possiamo avere già la prima informazione utile: ciò che cerchiamo si trova in questa pagina.
Organizziamo il testo inserendo delle sezioni semplici ed autoesplicative. Come possiamo vedere dalla precedente figura, dove ho riportato un esempio di un sito che ho realizzato sfruttando Confluence.
In questo caso, quello che è stato realizzato è di utilizzare un layout a tre colonne, dove:
nella prima colonna trova posto il titolo della sezione.
nella seconda colonna abbiamo l’informazione vera e propria. Come possiamo vedere non è grandissima: Abbiamo solo ciò che interessa e a sua volta può risultare divisa in più sottosezioni
la terza colonna è quella che riassume quali informazioni sono presenti
Quali vantaggi ci offre una simile soluzione? semplice. Un titolo esplicativo ci aiuta nella ricerca. Il contenuto della terza colonna, ci spiega il contenuto della sezione.
Questo è il primo passo
Avere delle pagine ben organizzate è sempre ottimo, ma Confluence ci aiuta in ogni occasione a mantenere questa organizzazione, attraverso funzioni quali:
Macro, che ci possono aiutare a …. raccogliere le informazioni che servono e che sono sparse su varie pagine in una unica pagina.
Caratteristiche, quali le Page Properties per aggiungere delle informazioni alle pagine.
Aggiungere anche altre caratteristiche per creare :
Grafici
Griglie di dati
immagini e video.
Il Template ci aiuta a tenere sempre in ordine le informazioni. Una volta che abbiamo definito il modello di pagina, possiamo replicarlo all’infinito. Ricordate il principio del sempre in ordine? Ricordate i Legionari Romani?
Testugine romana
se manteniamo lo stesso ordine sulle pagine, abbiamo maggiori possiblità di rendere le informazioni chiare fin da subito.
Altra cosa importante: NON DUPLICATE I CONTENUTI. Cercate sempre di avere una copia unica. Esempio: Se una azienda sviluppa dei software basandosi su di un determinato Framework/libreria, la documentazione relativa deve essere dedicata ad uno space ben definito, il quale può essere referenziato facilmente dagli altri.
Infatti, se saranno eseguiti degli aggiornamenti di pagine, in automatico la nuova versione sarà già disponibili a tutte le pagine che la referenziano.
Ovviamente, se cambiamo l’organizzazione delle pagine, occorre rivedere anche le pagine che referenziano le pagine riorganizzate. Al momento in cui scrivo, non conosco addon che permettono una riorganizzazione massiva delle pagine, ma posso suggerire alcuni addon che permettono di poter vedere l’utilizzo delle pagine.
in questo modo possiamo subito avvisare chi di dovere affinchè possa eseguire gli aggiornamento delle pagine modificate.
Un esempio di statistica
Dashboard ed informazioni
Possiamo anche trasformare Confluence in un ottimo Front End da cui mostrare informazioni di vario genere. Possiamo anche utilizzarlo per distribuire informazioni ai nostri utenti, interni o esterni.
Attraverso ShareIt, in addon della Comalatech, abbiamo la possibilità di poter condividere delle pagine verso utenti esterni.
Abbiamo terminato questa prima panoramica di Confluence come sistema di ECM, di come ci può aiutare nella realizzazione di documentazione in maniera semplice e chiara, sfruttando tutte le sue funzionalità base e, grazie anche ai produttori di Addon, di altre funzionalità che completano e rendono unico Confluence. Nei prossimi post andremo ad esaminare degli esempi reali e pratici che chiariscono ancora meglio come Confluence sia il candidato ideale tra i vari ECM esistenti sul mercato.
Il 2018 si chiude ed è tempo di fare un bilancio per capire da dove siamo partiti e dove siamo arrivati e che altro ci aspetta in questo S P E T T A C O L O di 2019 che ci aspetta
Un viaggio tra i post pubblicati
Siamo partiti dall’analizzare il nuovo layout di Confluence 6.7 ….
In questo post approfondiamo i concetti espressi in precedenza su questo post, e proveremo a configurare il nostro Confluence in modo da renderlo operativo nella gestione dei nostri …. contenuti.
Tutto al suo posto
Affrontiamo il primo passo: vediamo di quali strumenti abbiamo bisogno, per trasformare il nostro Confluence nello strumento di cui abbiamo bisogno, che andremo a prelevare a piene mani dal marketplace.
Di cosa abbiamo bisogno?
Per avere sempre a disposizione la stessa alberatura di pagine, un primo suggerimento che fornisco è quello di utilizzare il Copy Space, per le nostre istanze server, che permette di copiare una alberatura completa in modo da …. replicarla.
Questo addon permette di replicare, copiando, una alberatura. Un piccolo commento: Anche se non è supportato, è tra i più usati :).
Di conseguenza, per rispettare l’obbiettivo di creare degli space che presentano delle particolari alberature, a seconda della situazione, che possiamo tenere solo per gli amministratori dei contenuti, e poi da li generiamo i vari Space di cui abbiamo bisogno.
Per il cloud …
… possiamo utilizzare degli altri addons che ci mettono a disposizione la stessa operazione. Ne cito due per fare degli ulteriori esempi:
Attraverso questo addon abbiamo la possibilità di creare dei template e da li arrivare a generare degli Space come meglio desideriamo .
Ma siamo sicuri che non abbiamo altre alternative?
Ovviamente no. Mi permetto anche di citare un altro addon, di cui abbiamo parlato, che permette, oltre alla operazione di copia degli Space, di amministrare facilmente il nostro Confluence Server. Sto parlando di Space Admin della Decadis.
Questa è la maschera di gestione del contenuto degli Space
Questo addon permette di poter gestire ed amministrare facilmente le nostre istanze di Confluence con pochi click. Infatti mette a disposizione una interfaccia semplice e completa per gestire ogni singola funzione.
Conclusioni
Abbiamo elencato alcuni esempi di come possiamo creare i nostri Space in modo da poter mettere le informazioni tutto in ordine. Nei prossimi post andremo a vedere come organzzare le pagine e come gestire al meglio i template.
Torniamo ad affrontare un tema molto importante per Confluence e per la documentazione. SI tratta di una serie di post in cui parleremo di come gestire Confluence al meglio e di come questo può essere visto come un ECM – Enterprise Content Management.
Cosa significa ECM?
Al di la della semplice sigla, quello che vogliamo esprimere in questo post è quello che sta dietro questa sigla, i concetti che stanno dietro. Partiamo con un piccolo aiuto al sito di Atlassian, che ci fornisce una prima definizione di ECM, come mostrato nella immagine seguente:
Cosa riportato nel sito Atlassian
Adesso cerchiamo di esprimere gli stessi concetti in italiano, aiutando meglio la comprensione del lettore 🙂
Sotto il cappello di ECM abbiamo un sistema di gestione documentale che supporta i processi aziendali e decisionali. I software ECM sono organizzati in maniera tale che tutte le informazioni siano facilmente accessibili. Non vi ricorda qualosa?? 🙂 In aggiunta sono presenti una serie di strumenti che permettono di organizzare meglio le informazioni al fine di renderle meglio fruibili :D. RIPETO: Non vi ricorda qualcosa?
Percorso di lettura
Si tratta di un concetto che ho espresso in diversi post di questo blog, in particolare in questo post, oltre che in questo altro post, dove ho espresso questo concetto di Percorso di lettura, importante nella organizzazione della informazione. Come ricordo sempre, ‘buttare’ l’informazione in pagine alla rinfusa non risolve il problema, ma ne crea sicuramente di nuovi. Le informazioni devono essere sempre collegate. Questo significa che non dobbiamo inserire delle informazioni dove capita, ma occorre dare un ordine, rispettarlo e cercare sempre di posizionare le medesime informazioni nello stesso posto.
Se impostiamo le pagine seguendo il percorso di lettura, saremmo sempre in grado di trovare sempre la nostra informazione. Vediamo come arrivarci e, nei prossimi post, proveremo a dare un esempio pratico.
Tutto in ordine: sempre!
Un ECM ci mette a disposizione anche gli strumenti per avere sempre tutto in perfetto ordine. A tale scopo mi rifaccio alla storia, in particolare ad una conferenza di un noto storico italiano, durante la quale citò alcune curiosità che mi permettono di chiarire meglio. Questo esempio lo uso sempre quando spiego sempre Confluence ai miei studenti :).
Testugine romana
Parliamo dei legionari romani. Potevano prestare servizio in qualsiasi parte del territorio dell’Impero Romano, ma potevano contare su di una cosa molto importante. Tutto era sempre nello stesso posto.
Legionario Romano
L’organizzazione era tutto nell’esercito romano. Proprio questo, con un preciso addestramento, rendeva il legionario un combattente perfetto. In qualsiasi situazione sapeva sempre dove si trovavano le armi, dove doveva dormire, dove si mangiava, dove recarsi per i turni di guardia e …. cosa fare per costruire il castrum. Anche se non ricordiamo le lezioni di storia, sappiamo che proprio grazie a questa caratteristica, i Romani hanno dominato il mondo allora conosciuto.
Resti di un Accampamento Romano a Masada
Applichiamo l’esempio
Applichiamo l’esempio ad ECM usando gli strumenti Atlassian e, ovviamente, andiamo a vedere come Confluence e i vari addons ci permettono di avere il nostro ECM.
Se poniamo le informazioni nello stesso ordine, posizione e organizzazione, abbiamo l’innegabile vantaggio di non impazzire quando si cercano le informazioni.
Per dare un ordine occorre decidere i seguenti punti:
Le pagine devono essere organizzate allo stesso modo:
Titolo parlante;
Un sommario in cima, per dare subito indicazioni al lettore delle informazioni della pagina
Delle sezioni ben definite, dove il lettore può trovare subito ciò che interessa;
Usare in maniera quasi maniacale dei Template, per avere sempre le pagine organizzate allo stesso modo;
Fare in modo che le pagine non contengono TROPPE informazioni: Non dobbiamo scrivere un trattato in 20 volumi, ma trattare solo le informazioni che servono.
Dare sempre la medesima gerarchia alle pagine. Punto importantissimo. Se diamo la stessa gerarchia, mettiamo le informazioni nello stesso punto e … suspense, troviamo tutto. 🙂
Aggiungiamo un ultimo concetto. Se l’informazione è comune, allora questa deve essere organizzata a se stante, affinchè possa essere referenziata dove serve. Vantaggio? abbiamo questa informazione solo una volta e non l’abbiamo replicata all’infinito. Deve essere aggiornata una sola volta e…. suspense, viene subito recepita nelle varie parti. Svantaggio? se la pagina viene rimossa, abbiamo diversi link da correggere, ma questo accade con una frequenza molto più bassa.
Vedremo nei prossimi post ulteriori consigli in merito.
Che risultato otteniamo?
Quando leggeremo una pagina qualsiasi del nostro Confluence, sapremo sempre dove reperire le informazioni subito.
Se abbiamo una gerarchia di pagine, sappiamo ancora una volta, dove leggere le informazioni e sopratutto sappiamo dove andare a posizionare le nuove informazioni.
Se abbiamo una informazione comune, non la replichiamo in 123456789,80 versioni differenti, ma una sola versione da referenziare. La modifica è subito disponibile per tutti.
In un sistema ECM, le informazioni sono liberamente fruibili, ma questo non significa che lo stesso sistema permetta di poter impostare delle limitazioni, per gruppi o utenti singoli. IN questo modo possiamo anche regolare chi legge cosa 🙂
Conclusioni
Abbiamo dato una prima spolverata a questi concetti. Nei prossimi post andremo ad esaminarli meglio, con esempi e tenteremo anche di descrivere dei casi di uso. Stay tuned. 🙂
In questo post andremo ad analizzare un aspetto molto interessante. Cercheremo come, attraverso gli strumenti di cui disponiamo, sia stato possibile che lo stato di un Workflow sia cambiato Vediamo come
Esploriamo
La domanda che ci siamo posti non è affatto fuori luogo, ma è la classica domanda che ci si pone quando ci si trova di fronte ad un problema e dobbiamo dare delle risposte certe. Sopratutto quando ci sono di mezzo dei clienti.
Un valido strumento è sicuramente l’Audit Log di Jira, che ci permette di poter scoprire se degli utenti hanno eseguito diverse operazioni, come possiamo vedere dalle seguenti immagini.
Workflow modificato
Possiamo risalire alle modifiche di un workflow:
Versione inizialeModifica
Come possiamo vedere, abbiamo a disposizione un primo strumento non indifferente.
Ottimo, che altro?
Possiamo anche arrivare a vedere altro? Ma larisposta è si. Se andiamo sulla/e issue incriminata/e, possiamo vedere la storia. Ma se aggiungiamo il Jira Suite Utility, abbiamo un ulteriore piccolo aiuto 🙂
Dettagio dell’Addon
Quello che vediamo è l’aggiunta di un TAB nella sezione activity della issue:
Dettaglio
dove abbiamo una indicazione particolare del cambio di stato :). Abbastanza utile. In aggiunta abbiamo che Jira si salva tutte le operazoni che eseguiamo (anche se eseguiamo delle BULK, queste salvano informazioni circa quanto eseguito). Di conseguenza, armiamoci di pazienza ed andiamo a spulciare le operazioni per capire che cosa è successo. Di strumenti ne abbiamo.
Se poi citiamo nuovamente il LastLog della DecadisAG, otteniamo anche la possibilità di poter leggere le informazioni del LOG direttamente da Jira
Dettaglio
Conclusioni
Possiamo risalire a diverse azioni che sono state commesse su Jira e capire chi ha fatto cosa. Come novelli Sherlock Holmes possiamo trovare le risposte che vogliamo.
In questo post andremo ad esaminare un nuovo addon rilasciato dalla Bolognese Getconnected. Andiamo a curiosare 🙂
Che cosa mette a disposizione?
Questo addon mette a disposizione una nuova funzionalità che permette di creare dei template direttamente dalle pagine.
L’addon mette a disposizione una nuova funzione che permette di poter salvare una pagina come un nuovo template.
Interessante…
… vediamolo subito all’opera. Partiamo come sempre dalla installazione 🙂
Selezioniamo Free trial….
… accettiamo i termini di licenza ….
… attiviamo la parte di generazione della licenza trial ….
…quindi attendiamo che la procedura di installazione sia terminata.
Passiamo alla fase successiva.
Configurazione
La cosa che notiamo è che non abbiamo alcuna fase di configurazione 🙂
Test
Proseguiamo con il test. La prima cosa che notiamo è la presenza, come indicato nella seguente figura;
di un nuovo menù: Save as Template. Se lo selezioniamo, dalla pagina scelta per il test visualizziamo la dialog per la fase di creazione del template. Possiamo scegliere di memorizzare il template come specifico di uno Space, come mostrato di seguito:
oppure come template generale, come indicato di seguito.
Una volta salvato, un apposito messaggio viene visualizzato come indicato di seguito:
Se selezioniamo View, andiamo a visionare il template appena creato (nel nostro caso si tratta di un template globale).
Se invece selezioniamo Edit, andiamo alla pagina indicata nella seguente figura:
Conclusioni
Abbiamo a disposizione una funzionalità interessante, che dimostra che l’Italia non sta mai ferma e che gli addon per Confluence e Jira sono svilppati anche nella Italica Terra :). Questa funzione ci aiuta notevolmente nella gestione e creazione dei template.
In questo post andremo a collaudare questo addon, cercando come sempre di capire che cosa ci mette a disposizione e che cosa offre 😀
Installazione
Partiamo come sempre dalla installazione e cerchiamo il nostro addon dalla apposita maschera di ricerca, come mostrato in figura:
Selezioniamo quindi Free trial ….
… accettiamo i termini di licenza ….
… e lasciamo che la procedura esegua tutte le operazioni …
… attediamo che si attivi la fase di generazione della licenza ….
… una volta generata, applichiamola …
… attendendo che si visualizzi il messaggio di termine installazione.
Configurazione
Annuntio Vobis Gaudium Magnum … NON HABEMUS configurazione particolare per l’addon. Possiamo subito iniziare ad usare l’addon 😀
Test
Procediamo con il test. Anche in questo caso andiamo a generare uno space ad hoc e andiamo ad inserire i vari elementi in questo space.
Iniziamo a modificare la pagina, inserendo diverse macro, come mostrato in figura:
Per l’elenco puntato, possiamo scegliere diversi stili, come mostrato nella figura seguente:
Il risultato finale è il seguete:
Il messaggio di warning è un messaggio come quelli che lo stesso Confluence genera. Possiamo anche chiuderlo come un messaggio qualsiasi:
Conclusioni
Posso concludere questo test con la seguente parola: C A R I N O O O O O :-). L’addon mette a disposizione una serie di macro non indifferenti, che permette di poter generare delle pagine cariche di grafica e stile. Lo consiglio per tutti coloro che vogliono mettere su delle pagine con caratteristiche non indifferenti.
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