Molti sono convinti che i prodotti Atlassian sono esclusivo uso per lo sviluppo software. La gestione che si integra con la metodologia AGILE, l’uso di versioni e componenti non fa che alimentare questa ipotesi. Ma sarà vero?
In questo post cercherò di dare ulteriori risposte, anche raccogliendo tutti i miei interventi, dove ho trattato l’argomento e cercato di spiegare, senza mai stancarmi, che i prodotti Atlassian sono …. per TUTTI.
Set esplorazione-mode = ON
Da dove partiamo?
Iniziamo dalla mia prima esperienza con i sistemi Wiki. Avevo iniziato ad usare Dokuwiki, validissimo wiki, per gestire un primo sistema di documentazione e di Giornale di Bordo, come lo chiamavo io
Un sistema per catalogare le attività giornaliere
Il mio obbiettivo era di avere una classificazione delle varie attività e, con questo sistema che non mi stancherò mai di consigliare, sono riuscito a catalogare e risolvere una quantità abbastanza consistente di problematiche.
Interessante, ma…..
Nel lontano 2014 iniziavo ad avere le prime evidenze di tutto ciò. Semplicemente rintracciavo un post del blog Atlassian dove si discuteva di come si potesse gestire le proprie ferie usando Jira Service Desk e Confluence.
La prima illuminazione
E’ stato il primo esempio di come questi prodotti potessero risultare versatili. Nel 2015 facevo la conoscenza di un libro che ha cambiato la mia vita. Sto parlando del libro di Dan Radigan, dove ho ampiamente discusso in questo post e che mi ha portato a realizzare la traduzione Italiana di questo libro.
Seconda illuminazione
Non sarebbero passati molti anni prima che la stessa Atlassian mi chiedesse uno speech all’Atlassian TEAM Tour Italiano, con tappe a Milano e Firenze. Si tratta di una esperienza memorabile.
Foto con gli altri Speakers
Dell’evento di Milano conservo ancora un video del mio intervento
Video di Youtube del mio intervento
Non solo…
La mia esperienza è andata oltre e nel 2018 ho iniziato a gestire sia le mie spese che le mie fatture (della mia attività di freelance) direttamente sotto Jira.
Ho avuto modo di parlarne in quetsa mia presentazione di JQL ospite della WebGentle: dove ho avo modo di parlare di come il JQL è la base di tutto il lavoro di Jira. Il seguente video di youtube riassume l’intervento che con Maria Luisa abbiamo avuto lo scorso Giugno:
il JQL è la nostra arma segreta, ma ne parleremo più avanti
Interessante quello che mostravo in questa presentazione, ovvero come si può gestire il proprio parco fatture direttamente sotto Jira
Un esempio di come gestire le nostre fatture
oltre che le nostre spese 🙂
Un esempio di come tenere tutto sotto controllo
Ma la prova principe è …..
come Sothebys utilizza i prodotti Atlassian per gestire il proprio business, come ha raccontato proprio durante l’Atlassian Summit del 2015
ideo è facilmente reperibile su youtube 😀
Ne ho anche parlato ad ACE Boston
dove ho avuto modo di parlarne e spero che a breve sia disponibile il video dell’incontro.
Gli Speaker dell’evento
Conclusione
Ribadire il concetto che occorre mantenere la mente aperta e che non bisogna solo fermarsi alla superficialità. Approfondite sempre e cercate sempre di esplorare nuove possibilità. I prodotti Atlassian sono e rimangono Versatili.
Questo non fa altro che confermare che il Cloud si sta espandendo e che nel giro di un anno coprirà perfettamente tutte le necessità di qualsiasi azienda.
Esploriamo le potenzialità di questa nuova meraviglia 😀
Andiamo a curiosare
Subito al dunque
Questo addon permette di poter aggiungere interattività sulle pagine della nostra istanza Cloud
L’addon all’opera
La definizione degli stati è molto semplice e pratica
Conclusione
Si tratta di un primo passo del porting verso il Cloud delle macro che la versione Server mette a disposizione. Sono anche sicuro che in breve tempo tutte le caratteristiche siano presto disponibili anche su Cloud. Non vedo l’ora di collaudarle tutte.
Confluence, come descritto in vari post di questo blog, permette di poter gestire al meglio le informazioni e consente anche di:
condividerle al meglio, sia con il gruppo di lavoro che con utenti esterni
mettere a disposizione dei quadri riassuntivi del lavoro, attraverso addon che ci aiutano nella vita di tutti i giorni
Leggere database esterni e rappresentare queste informazioni in modo da presentarle ai vari settori aziendali.
La vera potenza di Confluence e di avere a disposizione una serie di addon che permettono, come un Lego, di poter costruire una soluzione taylor-made che permetta di rispondere a pieno alle esigenze dei vari utenti.
In questo post vogliamo introdurre un nuovo addon, che ci permette di poter migliorare la nostra produttività quando dobbiamo organizzare e gestire al meglio le nostre riunioni.
Le riunioni
Cosa possiamo fare ad oggi?
Ad oggi, Confluence ci mette a disposizione dei template di pagine ben costruiti e ci permette di poter specializzare questi template a nostro piacimento, ma siamo sempre vincolati ad operazioni manuali e di conseguenza possiamo anche ….. dimenticarci delle cose.
Non possiamo ricordarci tutto.
Meetical ci da una mano
Per fortuna abbiamo a disposizione un addon che ci aiuta nella gestione e nella organizzazione delle nostre riunioni. Meetical Meetings for Confluence.
Questo addon, interfacciandosi con il nostro calendario, ci permette di poter organizzare al meglio le nostre riunioni, predisponendo e gestendo le pagine delle minute di riunione.
Uno schema di massima che descrive il funzionamento
Questo addon ci permette di poter organizzare i verbali delle riunioni e di raccoglierli nella stessa alberatura
La alberatura risulta facilmente configurabile
Abbiamo a disposizione una nuova area dove sono riassunti tutti i nostri appuntamenti e da dove possiamo, come ulteriore punto, gestire i nostri appuntamenti, le minute dei verbali etc.
Menuu molto comodo per gestire le riunioni su Confluence
Attraverso opportuni meccanismi, sono messi a disposizione i link diretti alle pagine dei verbali
Avere un link diretto aiuta
Quando si parla di calendario di solito si usa associarlo a Google Calendar, ma questo addon ci permette di poter utilizzare anche Office 365
Integrazione da non sottovalutare
Ultimo ma non ultimo, abbiamo la possibilità di poter specializzare il template del verbale delle riunioni con macro che l’addon mette a disposizione
Macro ad hoc
Conclusione
Questo addon ci permette di poter automatizzare la gestione dei verbali delle riunioni in maniera semplice e rapida. In una frase: Meetical ci semplifica la vita. Attraverso macro opportunamente sviluppate, è possibile gestire dei template che permettono di costruire delle minute di verbale molto complesse attraverso pochi passi.. Non vedo l’ora di provarlo.
Sono oramai passati diversi giorni da quando i Governo Italiano ha emanato il decreto che ci obbligava ad una quarantena generalizzata in tutta Italia.
Nonostante ciò, l’Artigiano non si è fermato assolutamente, anzi. Il lavoro continua e procede su vari clienti, senza mai fermarsi.
In questi giorni convulsi, si impara a gestire il flusso di lavoro modello tsunami, ovvero ondate di lavoro impossibili da gestire, videoconferenze a qualsiasi ora del giorno e della notte e configurazioni VPN a tutto spiano.
anche se alla fine della giornata, almeno durate i primi giorni di clausura semi-volontaria, questo era lo stato in cui mi trovavo
Il primo passo
Il primo passo è stato quello di attrezzarsi una postazione opportunamente illuminata e con tutto ciò che serve. In aggiunta ho due pc sempre accesi.
La mia postazione di lavoro oggi
In questo modo è possibile seguire più attività quasi in contemporanea ed intervenire al momento opportuno dove segue.
Avere a disposizione programmi quali Jira e Confluence aiuta nella gestione del lavoro e delle attività, oltre che a registrare quanto fatto e prendere appunti. Infatti con Jira riesco a monitorare tutte le attività oltre che a pianificarle. Con Confuence, come mostrato dalla seguente figura…..
Un esempio dei miei KB
riesco a classificare tutte le attività ed a documentarle. Non male.
Videoconferenza
La comunicazione con i clienti e colleghi viene sostituita con il telefono (al momento utilizzato ai massimi livelli) e alla videoconferenza, quali zoom, skype (anche skype for business, che personalmente detesto)
Il mio programma di videoconferenza preferito 🙂
Se devo essere sincero, ho aumentato il numero delle ore di lavoro, ma ho anche imparato a gestire meglio gli slot temporali: con questa emergenza sono stato costretto a rivedere i miei orari e quindi devo diluire tutto in maniera tale da riuscire a gestire tutte le richieste che mi arrivano quotidianamente.
In aggiunta, una buona macchinetta del caffe che ci supporta in questo periodo di emergenza e che mi permette di poter andare avanti . Devo però ricordarmi di fare scorta di capsule ogni 10 gg…. altrimenti non riesco.
La pausa caffè è garantitta
Conclusioni
Sarà un periodo abbastanza difficile, ma cerchiamo di tenere botta. Nella mia vita ho attraversato periodi abbastanza difficili, quali il terremoto del 2012 in Emilia Romagna ed eventi eccezionali che sono arrivati anche molto vicino a me. Non molliamo. Andrà benissimo.
In questo post cercherò di riassumere quanto ho visto e quanto ho appreso dall’evento Atlassian Open di Vienna,
dove ho avuto il privilegio di incontrare delle persone fantastiche e di apprendere novità importanti. Eccomi qui all’ingresso della fiera di Vienna pronto e ben determinato 🙂
Una piccola nota
Come in altri post, ho cercato di raccogliere le foto da varie fonti, sia da Twitter che da Linkedin, sperando di riuscire a riassumere l’evento al meglio. Un ringraziamento a tutti per l’aiuto, la pazienza e la grande voglia di fare che ho visto durante questo evento.
Nell’anno del Cloud
La prima cosa che segnalo è che questo è l’anno del Cloud. Atlassian punta ad estendere la propria presenza sul Cloud, aggiornando il periodo di prova ed estendendolo, al fine di permettere agli utenti di poterlo testare con il tempo che serve
Come riportato dal blog ufficiale, ci sono varie ragioni per scegliere il Cloud, che provo a riassumere:
Costi contenuti per iniziare le proprie attività: I gruppi di lavoro possono contare su di un software pronto all’uso senza doversi preoccuparsi di fare manutenzione ai server
Scalare con facilità quando si ha effettivamente bisogno, senza sprecare risorse.
Amministrazione semplificata, dato che viene delegata al personale Atlassian: Non ci si deve preoccupare del fatto eseguire i backup, di controllare i server.
Questo significa che Atlassian dovrà mettere a disposizione una serie di funzionalità e di chiamate REST per poter consentire, ai vari produttori di Addon, di poter portare tutte (e dico tutte) le funzionalità. In questo modo sarà possibile avere un porting completo.
D’altra parte, ho notato diverse lamentele su come sono stati reimpostati i profili cloud. Molti utenti hanno espresso pareri negativi sul fatto che determinate funzionalità, chieste a più riprese e rimaste NON SVILUPPATE per diversi anni. Quando finalmente si intravedeva la luce, queste sono state rese disponibili solo per i profili PREMIUM….. Un esempio è data dalla seguente ISSUE: Si tratta della possibilità di poter condividere una pagina a persone esterne a Confluence cloud. Vedremo come si evolverà la situazione nei prossimi mesi. La situazione è ancora fluida e sono sicuro che ci saranno sorprese.
Grandi Team
Ho avuto modo di incontrare diversi Team che producono diversi addon molto molto interessanti:
DEISER
La squadra tutta al femminile di Deiser 🙂
Allo Stand di Deiser – dove ci viene mostrata una novità. Dettagli a breve.
Deiser ci ha mostrato le ultime novità ed anche una sorpresa. Nei prossimi giorni consiglio di andare a controllare il blog di Deiser e vedere le ultime pubblicazioni 🙂
Refined
Grandi novità da REFINED – Si intravede la possibilità di poter specializzare il layout di Jira SOftware. Straordinari 😀
Novità in corso per chi ha necessità di modificare o adeguare il layout di Jira. Tra la fine e l’inizio dell’anno sarà disponibile la possibilità di personalizzare anche Jira Software, oltreche Jira Service Desk e Confluence. Stay tuned.
RICKSOFT
Il TEAM Ricksoft – Presentano un addon molto interessante sui GANTT. BRAVISSIMI 😀
Abbiamo a disposizione un addon per Server e Cloud che permette di poter gestire i diagrammi GANTT. Da vedere sicuramente.
Botron
Botron, che hanno presentato un addon molto interessante su Jira per gestire al meglio la sua amministrazione. Straordinari.
Grande novità sul fronte della amministrazione di Jira. Botron propone un addon che permette un controllo a 360° delle nostre istance Jira, Da vedere ed usare. Lo consiflio
Poca ma buona la presenza Italiana, con i grandi esperti di Herzum.
HERZUM
La grande squadra di Herzum. Forzaaaaaa 😀
Lo so che posso sembrare nazionalista, ma sono sempre contento di vedere la compaggine Italiana.
PS: Prendo atto della lamentela che mi avete fatto e manterrò la promessa di recensire gli addon della Herzum 🙂
k15t
Il Team k15t – Straordinari 😀
Sempre bravissimi. Hanno realizzato degli addon fantastici ed anche se non sono riuscito a passare dal loro stand, non posso che fare i complimenti al lavoro svolto. BRAVI.
Communardo
Lo Stand Communardo
Ho avuto l’occasione di conoscere diversi rappresentanti della Communardo, dopo aver recensito i loro Addon. Sempre un piacere confrontarsi ed imparare. Una menzione speciale per David.
La prossima birra la offro io 🙂
Old Street Solutions
Menzione ancora più speciale per l’amico Chris Cook:
E’ un onore conoscere persone validissime in questo ecosistema di Atlassian. Chris, mi permetto di ringraziarti e di ringraziare l’intero Team per il lavoro straordinario che avere fatto. MI attrezzo per una birra da offrire a tutto il team.
Una bellissima sorpresa
Durante l’evento abbiamo conosciuto un nuovo amico: Lukas:
Ho avuto modo di visionare l’addon che la tua meravigliosa azienda produce. Stay tuned: presto sarà recensita dall’Artigiano. 😀
TechTime Initiative Group Limited
Una bellissima sopresa. Mi hanno presentato un addon che potrebbe risolvere diverse problematica: conteggiare le ore che si dedicano ad una issue. Questo addon permette di conteggiare quanto tempo dedichiamo alle issue semplicemente spostandoci sopra. Lui conta. Non vedo l’ora di testarlo.
Stiltsoft
Al termine di una demo speciale da Stiltsoft – Un grazie di Cuore 😀
Una sorpresa conoscere e assistere ad una piccola demo della Stiltsoft. Abbiamo incontrato la Irina che ci ha presentato un addon prodotto (ma sono tutti meravigliosi, ve lo garantisco). Grazie Irina. Un grande piacere ed un onore conoscere e confrontarci.
Conclusione
Evento fantastico, sicuramente da ripetere e da fare. Solo una piccola nota negativa: l’intervento di Tony Franco che non condivido in nessuna parte. Personalmente l’ho trovato fuori posto.
Foto di gruppo
Riporto una foto di gruppo dei ragazzi con cui ho condiviso questa splendida esperienza. Un grande abraccio da tutti.
Continuiamo la nostra esplorazione degli addon di Confluence. Questa volta andiamo ad esaminare questo addon della tedesca XALT Business Consulting GmbH che ci propone un addon free (al momento in cui scrivo questo post, l’addon è gratuito) per gestire le gallerie di immagini. Indaghiamo
Subito al dunque
Andiamo subito ad indagare sulle caratteristiche importanti di questo addon.
Questo addon ci permette di poter organizzare in maniera semplice le gallerie di immagini
… e di assegnare loro delle etichette in maniera rapida e decisa.
Troppo curioso
Lo provo subito. Come sempre mi servo di GIF per mostrare come avviene l’installazione.
Per la configurazione, vi dico subito che non è presente alcuna configurazione generale . Possiamo subito passare alla fase successiva
Test
Anche in questo caso ci facciamo aiutare da una GIF, per mostrare il funzionamento che è …. BANALE.
Una piccola nota
Probabilmente non lo avete notato, ma attraverso i miei test potete anche vedere come diversi addon possono coesistere senza alcun problema. Questo non fa altro che confermare la potenza di questo strumento 🙂
Conclusioni
Abbiamo uno strumento free MOLTO MOLTO CARINO. Ci piace e permette di poter gestire delle gallerie di immagini in modo semplice e rapido. Per tutti gli utenti che hanno bisogno di uno strumento veloce, questo è una validissima soluzione. Lo consiglio.
Approfondiamo ancora l’argomento per capire come organizzare adesso l’elemento base di Confluence. La Pagina 🙂
La precedente immagine mostra un esempio molto classico di pagina. La trovate anche nella manualistica e/o nel blog di Atlassian.
L’obbiettivo di questo post e di mostrare come possiamo organizzare queste pagine e che strumenti abbiamo a disposizione per realizzare questa funzione.
Una pagina in ordine
Nei precedenti post abbiamo visto come organizzare le varie pagine, ma adesso andiamo ad esaminare il contenuto delle pagine. Il nostro obbiettivo è quello di avere a disposizione le informazioni in ordine e di semplice comprensione.
Un esempio di possibile pagina è il seguente:
Esempio di una pagina ordinata
In questo post andremo ad esaminare come creare una pagina ben organizzata e di semplice realizzazione e comprensione.
Ogni cosa al suo posto
Così come posizionare le varie pagine ci permette di avere le informazioni esattamente dove ci servono, avere una pagina chiara e ordinata ci permette, una volta raggiunta la pagina che ci serve, di reperire l’informazione tanto cercata. Analizziamola:
Una intestazione ci aiuta a capire dove siamo arrivati. Aggiungendo una semplice e breve descrizione, possiamo avere già la prima informazione utile: ciò che cerchiamo si trova in questa pagina.
Organizziamo il testo inserendo delle sezioni semplici ed autoesplicative. Come possiamo vedere dalla precedente figura, dove ho riportato un esempio di un sito che ho realizzato sfruttando Confluence.
In questo caso, quello che è stato realizzato è di utilizzare un layout a tre colonne, dove:
nella prima colonna trova posto il titolo della sezione.
nella seconda colonna abbiamo l’informazione vera e propria. Come possiamo vedere non è grandissima: Abbiamo solo ciò che interessa e a sua volta può risultare divisa in più sottosezioni
la terza colonna è quella che riassume quali informazioni sono presenti
Quali vantaggi ci offre una simile soluzione? semplice. Un titolo esplicativo ci aiuta nella ricerca. Il contenuto della terza colonna, ci spiega il contenuto della sezione.
Questo è il primo passo
Avere delle pagine ben organizzate è sempre ottimo, ma Confluence ci aiuta in ogni occasione a mantenere questa organizzazione, attraverso funzioni quali:
Macro, che ci possono aiutare a …. raccogliere le informazioni che servono e che sono sparse su varie pagine in una unica pagina.
Caratteristiche, quali le Page Properties per aggiungere delle informazioni alle pagine.
Aggiungere anche altre caratteristiche per creare :
Grafici
Griglie di dati
immagini e video.
Il Template ci aiuta a tenere sempre in ordine le informazioni. Una volta che abbiamo definito il modello di pagina, possiamo replicarlo all’infinito. Ricordate il principio del sempre in ordine? Ricordate i Legionari Romani?
Testugine romana
se manteniamo lo stesso ordine sulle pagine, abbiamo maggiori possiblità di rendere le informazioni chiare fin da subito.
Altra cosa importante: NON DUPLICATE I CONTENUTI. Cercate sempre di avere una copia unica. Esempio: Se una azienda sviluppa dei software basandosi su di un determinato Framework/libreria, la documentazione relativa deve essere dedicata ad uno space ben definito, il quale può essere referenziato facilmente dagli altri.
Infatti, se saranno eseguiti degli aggiornamenti di pagine, in automatico la nuova versione sarà già disponibili a tutte le pagine che la referenziano.
Ovviamente, se cambiamo l’organizzazione delle pagine, occorre rivedere anche le pagine che referenziano le pagine riorganizzate. Al momento in cui scrivo, non conosco addon che permettono una riorganizzazione massiva delle pagine, ma posso suggerire alcuni addon che permettono di poter vedere l’utilizzo delle pagine.
in questo modo possiamo subito avvisare chi di dovere affinchè possa eseguire gli aggiornamento delle pagine modificate.
Un esempio di statistica
Dashboard ed informazioni
Possiamo anche trasformare Confluence in un ottimo Front End da cui mostrare informazioni di vario genere. Possiamo anche utilizzarlo per distribuire informazioni ai nostri utenti, interni o esterni.
Attraverso ShareIt, in addon della Comalatech, abbiamo la possibilità di poter condividere delle pagine verso utenti esterni.
Abbiamo terminato questa prima panoramica di Confluence come sistema di ECM, di come ci può aiutare nella realizzazione di documentazione in maniera semplice e chiara, sfruttando tutte le sue funzionalità base e, grazie anche ai produttori di Addon, di altre funzionalità che completano e rendono unico Confluence. Nei prossimi post andremo ad esaminare degli esempi reali e pratici che chiariscono ancora meglio come Confluence sia il candidato ideale tra i vari ECM esistenti sul mercato.
Il 2018 si chiude ed è tempo di fare un bilancio per capire da dove siamo partiti e dove siamo arrivati e che altro ci aspetta in questo S P E T T A C O L O di 2019 che ci aspetta
Un viaggio tra i post pubblicati
Siamo partiti dall’analizzare il nuovo layout di Confluence 6.7 ….
In questo post approfondiamo i concetti espressi in precedenza su questo post, e proveremo a configurare il nostro Confluence in modo da renderlo operativo nella gestione dei nostri …. contenuti.
Tutto al suo posto
Affrontiamo il primo passo: vediamo di quali strumenti abbiamo bisogno, per trasformare il nostro Confluence nello strumento di cui abbiamo bisogno, che andremo a prelevare a piene mani dal marketplace.
Di cosa abbiamo bisogno?
Per avere sempre a disposizione la stessa alberatura di pagine, un primo suggerimento che fornisco è quello di utilizzare il Copy Space, per le nostre istanze server, che permette di copiare una alberatura completa in modo da …. replicarla.
Questo addon permette di replicare, copiando, una alberatura. Un piccolo commento: Anche se non è supportato, è tra i più usati :).
Di conseguenza, per rispettare l’obbiettivo di creare degli space che presentano delle particolari alberature, a seconda della situazione, che possiamo tenere solo per gli amministratori dei contenuti, e poi da li generiamo i vari Space di cui abbiamo bisogno.
Per il cloud …
… possiamo utilizzare degli altri addons che ci mettono a disposizione la stessa operazione. Ne cito due per fare degli ulteriori esempi:
Attraverso questo addon abbiamo la possibilità di creare dei template e da li arrivare a generare degli Space come meglio desideriamo .
Ma siamo sicuri che non abbiamo altre alternative?
Ovviamente no. Mi permetto anche di citare un altro addon, di cui abbiamo parlato, che permette, oltre alla operazione di copia degli Space, di amministrare facilmente il nostro Confluence Server. Sto parlando di Space Admin della Decadis.
Questa è la maschera di gestione del contenuto degli Space
Questo addon permette di poter gestire ed amministrare facilmente le nostre istanze di Confluence con pochi click. Infatti mette a disposizione una interfaccia semplice e completa per gestire ogni singola funzione.
Conclusioni
Abbiamo elencato alcuni esempi di come possiamo creare i nostri Space in modo da poter mettere le informazioni tutto in ordine. Nei prossimi post andremo a vedere come organzzare le pagine e come gestire al meglio i template.
Torniamo ad affrontare un tema molto importante per Confluence e per la documentazione. SI tratta di una serie di post in cui parleremo di come gestire Confluence al meglio e di come questo può essere visto come un ECM – Enterprise Content Management.
Cosa significa ECM?
Al di la della semplice sigla, quello che vogliamo esprimere in questo post è quello che sta dietro questa sigla, i concetti che stanno dietro. Partiamo con un piccolo aiuto al sito di Atlassian, che ci fornisce una prima definizione di ECM, come mostrato nella immagine seguente:
Cosa riportato nel sito Atlassian
Adesso cerchiamo di esprimere gli stessi concetti in italiano, aiutando meglio la comprensione del lettore 🙂
Sotto il cappello di ECM abbiamo un sistema di gestione documentale che supporta i processi aziendali e decisionali. I software ECM sono organizzati in maniera tale che tutte le informazioni siano facilmente accessibili. Non vi ricorda qualosa?? 🙂 In aggiunta sono presenti una serie di strumenti che permettono di organizzare meglio le informazioni al fine di renderle meglio fruibili :D. RIPETO: Non vi ricorda qualcosa?
Percorso di lettura
Si tratta di un concetto che ho espresso in diversi post di questo blog, in particolare in questo post, oltre che in questo altro post, dove ho espresso questo concetto di Percorso di lettura, importante nella organizzazione della informazione. Come ricordo sempre, ‘buttare’ l’informazione in pagine alla rinfusa non risolve il problema, ma ne crea sicuramente di nuovi. Le informazioni devono essere sempre collegate. Questo significa che non dobbiamo inserire delle informazioni dove capita, ma occorre dare un ordine, rispettarlo e cercare sempre di posizionare le medesime informazioni nello stesso posto.
Se impostiamo le pagine seguendo il percorso di lettura, saremmo sempre in grado di trovare sempre la nostra informazione. Vediamo come arrivarci e, nei prossimi post, proveremo a dare un esempio pratico.
Tutto in ordine: sempre!
Un ECM ci mette a disposizione anche gli strumenti per avere sempre tutto in perfetto ordine. A tale scopo mi rifaccio alla storia, in particolare ad una conferenza di un noto storico italiano, durante la quale citò alcune curiosità che mi permettono di chiarire meglio. Questo esempio lo uso sempre quando spiego sempre Confluence ai miei studenti :).
Testugine romana
Parliamo dei legionari romani. Potevano prestare servizio in qualsiasi parte del territorio dell’Impero Romano, ma potevano contare su di una cosa molto importante. Tutto era sempre nello stesso posto.
Legionario Romano
L’organizzazione era tutto nell’esercito romano. Proprio questo, con un preciso addestramento, rendeva il legionario un combattente perfetto. In qualsiasi situazione sapeva sempre dove si trovavano le armi, dove doveva dormire, dove si mangiava, dove recarsi per i turni di guardia e …. cosa fare per costruire il castrum. Anche se non ricordiamo le lezioni di storia, sappiamo che proprio grazie a questa caratteristica, i Romani hanno dominato il mondo allora conosciuto.
Resti di un Accampamento Romano a Masada
Applichiamo l’esempio
Applichiamo l’esempio ad ECM usando gli strumenti Atlassian e, ovviamente, andiamo a vedere come Confluence e i vari addons ci permettono di avere il nostro ECM.
Se poniamo le informazioni nello stesso ordine, posizione e organizzazione, abbiamo l’innegabile vantaggio di non impazzire quando si cercano le informazioni.
Per dare un ordine occorre decidere i seguenti punti:
Le pagine devono essere organizzate allo stesso modo:
Titolo parlante;
Un sommario in cima, per dare subito indicazioni al lettore delle informazioni della pagina
Delle sezioni ben definite, dove il lettore può trovare subito ciò che interessa;
Usare in maniera quasi maniacale dei Template, per avere sempre le pagine organizzate allo stesso modo;
Fare in modo che le pagine non contengono TROPPE informazioni: Non dobbiamo scrivere un trattato in 20 volumi, ma trattare solo le informazioni che servono.
Dare sempre la medesima gerarchia alle pagine. Punto importantissimo. Se diamo la stessa gerarchia, mettiamo le informazioni nello stesso punto e … suspense, troviamo tutto. 🙂
Aggiungiamo un ultimo concetto. Se l’informazione è comune, allora questa deve essere organizzata a se stante, affinchè possa essere referenziata dove serve. Vantaggio? abbiamo questa informazione solo una volta e non l’abbiamo replicata all’infinito. Deve essere aggiornata una sola volta e…. suspense, viene subito recepita nelle varie parti. Svantaggio? se la pagina viene rimossa, abbiamo diversi link da correggere, ma questo accade con una frequenza molto più bassa.
Vedremo nei prossimi post ulteriori consigli in merito.
Che risultato otteniamo?
Quando leggeremo una pagina qualsiasi del nostro Confluence, sapremo sempre dove reperire le informazioni subito.
Se abbiamo una gerarchia di pagine, sappiamo ancora una volta, dove leggere le informazioni e sopratutto sappiamo dove andare a posizionare le nuove informazioni.
Se abbiamo una informazione comune, non la replichiamo in 123456789,80 versioni differenti, ma una sola versione da referenziare. La modifica è subito disponibile per tutti.
In un sistema ECM, le informazioni sono liberamente fruibili, ma questo non significa che lo stesso sistema permetta di poter impostare delle limitazioni, per gruppi o utenti singoli. IN questo modo possiamo anche regolare chi legge cosa 🙂
Conclusioni
Abbiamo dato una prima spolverata a questi concetti. Nei prossimi post andremo ad esaminarli meglio, con esempi e tenteremo anche di descrivere dei casi di uso. Stay tuned. 🙂
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