Sulla necessità di modificare massivamente i dati di un campo Jira Cloud

In questo post andremo ad esaminare un addon veramente interessante. Vi posso assicurare che ho avuto la possibilità di eseguire un collaudo molto accurato ed il risultato mi ha lasciato seriamente a bocca aperta dai grandi risultati ottenuti. Ma andiamo con ordine: Partiamo dall’inizio e spieghiamo il caso di uso cercando di mostrare come funziona questo addon.

Set explore mode = ON

Il caso di uso che mi si è presentato

In questa situazione, avevo la necessità di dover modificare massivamente il contenuto di un determinato campo, risultato della Migrazione da Server a Cloud per conto di un mio cliente. In questo caso, i campi migrati erano il risultato della migrazione del valore di Elements (ex nFeed). Il problema è che il valore dei campi risultava un qualcosa di questo genere, inaccettabile da proporre al cliente.

{“key:[“XXXXXXXX – Una descrizione del codice”]}

il risultato era un Json che non rispecchia proprio il valore desiderato dal cliente. Le funzionalità standard non permettono delle modifiche così approfondite. Si rendeva necessaria una operazione di ingegno. Iniziavo una analisi alchemica che mi aiutasse nella risoluzione del problema.

Questa immagine descrive la mia situazione. Nottate ad elucubrare per un risultato

…. ma alla fine il risultato è giunto insperato

Una soluzione si è presentata quando oramai sembrava tutto perduto. Un addon mi salvava la vita e mi permetteva di poter correggere il valore e risolvere la questione. Si tratta di Advanced Bulk Edit for Jira, un addon della Codefortynine molto molto interessante.

La pagine dell’addon su Marketplace.

Questo addon permette di poter eseguire delle operazioni sui campi permettendone la MODIFICA. Questa è una caratteristica molto molto interessante.

Fonte Marketplace Atlassian

Dalla precedente immagine possiamo osservare che abbiamo diverse possibilità per modificare i campi. Possiamo aggiungere dei valori, eseguire delle operazioni di Sostituzione di testo con altro, etc. La faccenda diventa interessante

Iniziamo a rilassarci e a pensare quante possibili applicazioni possiamo farne

La mia esperienza lavorativa

Nell’utilizzo di questo addon ho notato una cosa molto molto interessante. Se andiamo ad eseguire una query JQL, quello che otteniamo è il seguente risultato (il particolare sul CLOUD): La query JQL non restituisce più di 1000 risultati, anche se le issue sono più di 1000. Questa è una limitazione che le API di Jira dispongono. DI conseguenza abbiamo sempre qualche problema

Calma, non disperiamo. Abbiamo una piacevole novità

La seguente schermata è stata presa (opportunamente trattata per non mostrare dati riservati) al fine di riuscire a mostrare il risultato. Se ci fate caso il numero di issue selezionato è maggiore di 1000.

Tratto da una operazione di Bulk Edit che hi eseguito.

Quello che si nota è che il limite di 1000 issue è superato con questo addon. Non male, assolutamente non male.

Conclusione

Abbiamo un addon MOOOOOOOLTO MOOOOLTO interessante. Ho già identificato una serie di possibili utilizzi di questo addon in altri casi di uso. Verificherò e vi riporterò di seguito in altri post. Rimaniamo in contatto.

Reference

Maggiori informazioni sono disponibili presso la pagina del Marketplace.




Jira Cloud e i database – Una ipotesi di lavoro interessante

Un annoso problema che ci assilla è causato dal fatto che non sempre possiamo collegare Jira Cloud con i Database….. fino ad ora. Qualche mese fa stavo eseguendo delle sperimentazioni che mi hanno portato a scoprire un addon molto interessante. Adesso, dopo la sperimentazione posso descrivere i primi risultati.

Modalità sperimentatore Alchimista in azione

Descriviamo lo scenario

Questa situazione la conosciamo bene. Quando i clienti ci chiamando perché vogliono leggere le informaizoni dai loro database locali e le vogliono rendere reperibili anche su Jira Clòoud. Questa di solito è la nostra faccia

La scena è presa dal celebre film THE MASK, ma descrive bene come ci riduciamo

Proviamo a chiarire. Sappiamo beniussimo che il nostro Cloud è una macchina remota AWS localizzata, nel nostro caso, a Dublino o Francoforte (quindi GDPR RISPETTATA. CHIARO??). Concetto da tenere sempre presente è che Jira Cloud è su Internet e di conseguenza per poter accedere ad un database, questa macchina su internet deve essere (UDITE UDITE) autorizzata.

Ora, se andiamo in una azienda qualsiasi, i responsabili della sicurezza avrebbero qualcosa da dire. Se apriamo una porta del genere, occorre ben presidiarla oppure si rischia di fare dei danni. Ricordiamoci sempre che quando si apre una porta su internet, prima o poi si rischia che qualcuno di non desiderato entri dentro senza il nostro permesso. Fa parte dei rischi.

Ok. Adesso vediamo quali precauzioni possiamo prendere

Quali precauzioni?

Possiamo prendere diverse precauzioni per far si che chiunque tenti di entrare non possa andare oltre un certo limite e, se anche dovesse arrivare, li si fermi. Parafrasando il celebre film “Il Codice da Vinci”, mi permetto di citare un verso della Bibbia: (Giobbe 38-11). e dissi: `Fin qui tu giungerai, e non oltre; qui si fermerà l’orgoglio de’ tuoi flutti?’

Possiamo fare in modo che il database che colleghiamo a Jira Cloud sia una copia con pochi dati. In questo modo, anche se qualcuno dovesse arrivare a leggerli, le informazioni siano parziali e non servibili allo scopo. Questo però implica che:

  • i dati devono essere aggiornati a cadenze regolari
  • In alcuni istanti i dati non saranno perfettamente disponibili (intendo gli ultimi)
  • In ogni caso se qualcuno arriva li, legge dei dati e potrebbe comunque tentare delle operazioni di ricostruzioni.

Sicuramente questo è un sistema per limitare il danno, ma non eliminiamo completamente la possibilità di eliminare il danno.

La vera precauzione consiste nell’inserire il database direttamente su Jira, o sulla macchina remota. Solo così avremmo a disposizione la possibilità di poter gestire una sicurezza molto alta. Se il database è già interno a Jira, allora abbiamo la sicurezza di Atlassian che ci protegge. Tuttavia la macchina remota NON è usabile da parte nostra e non credo che Atlassian ci permetta di poter mettere mano a tali macchine dall’oggi al domani. Di conseguenza le possibilità sono molto ridotte….. oppure no?

Non disperiamo. Abbiamo una soluzione

Ebbene si. Abbiamo una soluzione. Possiamo portare i dati direttamente su Jira e usarli come un database e per questo obiettivo un potente addon ci permette di poter gestire questa situazione. ma come?

Semplice. Possiamo memorizzare i dati all’interno di un progetto di comodo, dove i record sono presenti nelle issue. Come ben sapete, le issue possono diventare qualsiasi cosa noi vogliamo. Questa è una delle grandi possibilità che Jira mette a disposizione di noi utenti.

Come dice la stessa immagine, e allora?

Benissimo. Se mappiamo i record usando le issue type seguendo questa logica: è un tipo di record. Nell’issue type andiamo a memorizzare i dati che ci servono, utilizzando i campi custom per memorizzare anche altre informazioni del nostro record. Risultato? abbiamo il nostro database locale.

A questo punto passiamo alla seconda domanda. Come lo usiamo?

Anche qui ci viene incontro uno splendido addon che ci aiuta a rispondere a questa seconda domanda. Si tratta di:

Scheda su Marketplace Atlassia dell’addon

Questo addon permette di poter eseguire delle interrogazioni direttamente su Jira come se fosse un database. In questo caso abbiamo a disposizione la nostra arma segreta: il JQL; che ci aiuta nell’interrogare i dati senza grandi problemi. Lo stesso lo possiamo fare con questo addon che ci permette di poter gestire il risultato finale.

L’addon permette di poter creare una connessione a Jira Cloud stesso . Questo consente di gestire Jira Cloud come un database e, come sempre sostengo da immemore tempo, il JQL ci aiuta a creare la query di selezione dei dati

La configurazione che l’addon mette a disposizione quando si collega a Jira Cloud Stesso.

Moooolto interessante e quale è il risultato?

Il risultato finale è che abbiamo a disposizione la possibilità di definire dei campi ‘database’, se mi si può concedere la libertà di scrivere così, dove i valori visualizzati sono prelevati dal progetto che abbiamo definito su Jira

Un esempio di progetto a mo di Database

Sfruttando l’addon possiamo ottenere questo risultato:

Come possiamo vedere, l’addon ci permette di poter sfruttare le issue di un progetto come se si trattasse dei record del nostro simil-quasi-database (concedetemi questo termine), ma l’utente finale non vede questa cosa: per lui è una lista. L’addon permette anche di poter aggiornare il campo a cadsenze regolari. Ciò che si deve fare e aggiornare l’elenco delle issue del progetto che abbiamo battezzato. L’addon può essere programmato per far si che l’elenco sia aggiornato a cadenza regolare.

Ovviamente consiglio di trovare un compromesso al tempo di aggiornamento che vogliamo: Questo per evitare comunque di sovraccaricare la nostra istanza di Jira Cloud.

Risultato?

Abbiamo una nuova arma in più per definire un database all’interno di Jira e sopratutto abbiamo la possibilità di poter mantenere una discreta sicurezza senza aprire quella della nostra sicurezza. In aggiunta, questo sistema può essere usato anche per:

  • definire assets aziendali senza avere insight
  • definire delle tabelle di un database interno a Jira
  • definire delle semplici liste valori aggiornabili facilmente
  • definire quello che vogliamo all’interno di Jira.

L’unico limite è la nostra fantasia.

Un mio appunto personale

Il 29 Giugno ho avuto il piacere di presentare questa soluzione al Meetup Madrid/Buenos Aires. Mi permetto di condividere il Video del mio intervento, disponibile su Linkedin

Reference

Maggiori informazioni sull’addon sono disponibili nella pagina del marketplace.




Elements Copy & Sync for Jira Cloud – Un altro addon interessante

Prosegue, caro lettore, l’analisi degli addon che permettono di poter implementare una integrazione tra diversi Progetti di Jira Cloud. In questo articolo andiamo ad esaminare questo addon della Elements che permette di poter eseguire diverse operazioni interessanti e di automatizzare delle operazioni. Ci aiuta a rendere semplice la nostra vita lavorativa su Jira.

Entriamo in modalità Esplorazione e andiamo a curiosare.

Set ExploreMode = ON

Presentazioni doverose: Piacere Elements Copy & Sync.

Come sempre introduciamo questo addon, le funzioni che mette a disposizione e cosa permette di fare. Poi andiamo a vedere che cosa si può fare con queste funzioni a disposizione. Ragioniamo sempre come se questi addon di mettono a disposizione delle armi e noi le andiamo ad usare 😀

Oggi presentiamo un addon che ci permette. di integrare diversi progetti nell’ambito della nostra istanza di Jira e ci consente di poter eseguire anche delle operazioni di :

  • sincronizzazione di issue da un progetto ad un’altro
  • copie / clonazioni di issue da un progetto ad un’altro
  • definire delle regole (recipe o ricette) che ci permettono di pilotare queste operazioni ….
  • …. oppure di sfruttare le transazioni di stato per poter eseguirle
Abbiamo la ricetta per ogni situazione

Una Ricetta per tutto

Il titolo può sembrare riduttivo, ma in realtà si tratta del nome del processo che andiamo a impostare per avere le nostre sincronizzazioni/clonazioni/semplificazione.

Un esempio. di come si presenta l’autocomposizione che abbiamo a disposizione

Il vantaggio. di questo addon è che ci permette di creare queste regole in maniera semplice e con pochi click, senza dover ammattire e senza scrivere tonnellate di codice. Questo fa si che l’addon sia usabile da tutti gli utenti che dispongono dei diritti di Jira Administrator.

La facilità di utilizzo ci permette di poterci sbizzarrire nel creare e nostre regole e nel realizzare le nostre composizioni. Come possiamo osservare, le operazioni possibili sono semplici e rapide. nulla di complicato e di conseguenza abbiamo semplicità Molto spesso gli utenti dei prodotti Atlassian non sono sviluppatori, ma seplici appassionati che vogliono avere a disposizione uno strumento che li aiuti a svolgere il proprio lavoro in maniera semplice e senza stravolgimenti. Addon come questo sono assolutamente fantastici.

Attivazione solo quando vogliamo

Preparata la ricetta, decidiamo noi quando attivare il tutto.

Fantastico, ma come usiamo la ricetta?

Niente di più semplice. Basta semplicemente posizionarsi sulla issue che intendiamo trattare e, attraverso il menù della issue ….

… possiamo attivare la nostra ricetta e da li procedere seguendo la autocomposizione. Questa è una delle modalità con cui possiamo interagire.

Semplice no?

In aggiunta possiamo lavorare sulle Postfunction del nostro Workflow, per poter automatizzare le varie ricette. Questo sistema ci aiuta a semplificare ulteriormente la vita lavorativa permettendoci di poter eseguire queste ricette automaticamente e avere le nostre issue sempre complete e compilate. Come possiamo osservare dalla seguente figura:

… pilotare attraverso il passaggio di stato le varie operazioni di sincronizzazione e copia. Ma non solo…. e qui viene la cosa bella

Possiamo usare le Automation per poter richiamare e nostre ricette

Questo è un aspetto importantissimo. Da quando Atlassian ha introdotto le automation su Jira Cloud, questo ha permesso di poter eseguire tantissime operazioni in maniera semplice e rapida. In questo modo possiamo sfruttare la potenza delle Automation (ed in particolare delle Webhook) e realizzare facilmente le sincronizzazioni delle nostre issue.

Molto interessante

Questo addon ci permette di implementare delle azioni interessanti, ma adesso iniziamo ad esaminare quando possiamo usarlo e perché. Teniamo sempre a mente il vantaggio del Marketplace, ovvero quello di avere a disposizione lo strumento giusto quando serve.

Quello che possiamo fare con queste ricette è sicuramente implementare delle operazioni di copia e sincronizzazione issue nell’ambito della stessa istanza cloud. Questo ci permette di avere delle ricette che possiamo usare in molto modi, ovvero:

  • Manualmente, nel caso in cui l’utente deve decidere di volta in volta quando eseguire la clonazione/sincronizzazione della issue
  • Automaticamente, quando ade esempio si verificano determinate condizioni che tramite una regola di automation ci aiuta. a tracciare, la eseguiamo

Il nostro giudizio è…..

POSITIVISSIMO



Case Study – Come integrare due istanze Jira Cloud

Prefazione


Iniziamo una serie di articoli il cui obbiettivo è di riassumere in un Case Study, l’esperienza raccolta nel risolvere un problema o nel coprire una necessità di un cliente.

In questo Case Study voglio raccontare come è stato possibile eseguire l’integrazione di due istanze Jira Cloud differenti, al fine di consentire il passaggio delle segnalazioni da una istanza all’altra. Questa comunicazione doveva sottostare ad un insieme di condizioni molto forti in quanto le due istanze erano usate da aziende differenti e di conseguenza nessuna delle aziende doveva essere in grado di poter visionare il contenuto dell’altra istanza Cloud.

Trattandosi di un argomento interessante cercheremo di svilupparlo facendo si che siano riportati tutti i ragionamenti che sono stati eseguiti per arrivare alla scelta definitiva ed alla risoluzione che ha fornito la soluzione, a giudizio di tutte le parti coinvolte, che meglio rispondeva alle esigenze.

Caro lettore, ti ringrazio fin da adesso per il tempo che dedicherai alla lettura e ogni tuo commento sarà il benvenuto.

Scenario


Partiamo subito descrivendo lo scenario che mi sono trovato davanti e quali condizioni dovevano essere rispettate per poter eseguire questa integrazione.

Il mio cliente aveva appaltato alcune parti del proprio Help desk a due fornitori. Questi avevano implementato tali funzionalità usando le proprie istanze Jira Cloud, che usavano anche per gestire altri Help Desk di altri loro clienti. E’ sorta la necessità di potere seguire uno scambio di segnalazioni in quanto poteva capitare che chi richiedeva l’intervento di un software/applicativo che è gestito dall’Help desk del secondo fornitore e viceversa.

Ogni fornitore recepiva le segnalazioni nei propri progetti di Service Management e li gestiva in maniera indipendente l’uno dall’altro. Non erano presenti punti di contatto. In aggiunta, le due istanze venivano usate anche per altri obbiettivi e di conseguenza era stato sollevato il problema di:

  • sicurezza delle informazioni: ambo le parti chiedevano che fosse inoltrata solo la segnalazione in questione mentre tutte le altre informazioni rimanessero riservate.
  • Istanze separate: Le istanze dovevano comunque continuare a lavorare come se nulla fosse. Le segnalazioni provenienti da altre fonti dovevano essere comunque indipendenti dalle segnalazioni di questa integrazione.
  • Sincronizzazione: Le segnalazioni che sono oggetto della integrazione tra i due sistemi cloud, dovevano essere sincronizzate in modo da permettere ad ambo le parti di essere sempre aggiornati sulle modifiche.
  • Semplicità: La configurazione non doveva risultate complicata o di difficile interpretazione.

Lo scenario si presentava abbastanza complicato e di non facile risoluzione, ma la sfida era molto interessante e non ci siamo arresi. Abbiamo iniziato con le analisi e ci siamo fin da subito impegnati nella risoluzione del problema.

Cosa avevamo a disposizione


Anche le due istanze non presentavano caratteristiche particolari:

  • Non avevano Addon particolari installati, anzi in un caso era usata la versione cosiddetta out-of-the-box, ovvero la versione base di Jira.
  • Disponevano di vari progetti che erano in capo ad altri clienti e solo uno. di essi doveva essere coinvolto nella sincronizzazione
  • Disponevano di flussi di lavoro completamente differenti e che dovevano non essere toccati: la sincronizzazione si doveva innestare nei flussi esistenti.

Jira è un grande software ma le funzioni standard non permettono di mettere in comunicazione due istanze diverse. Di conseguenza dobbiamo rivolgerci al Marketplace per capire che cosa è stato sviluppato e messo a disposizione, un insieme di funzionalità che noi abbiamo a disposizione e che molte aziende non conoscono o non hanno. il tempo di conoscere.

Cosa offre il Marketplace


I produttori del marketplace hanno fatto un grande lavoro mettendo a disposizione un insieme di funzionalità che completano in maniera egregia Jira. La conoscenza che ho sviluppato in tutti questi anni di utilizzo, mi ha permesso di fare una rapida ricerca e cernita dei possibili addon da poter usare.

La prima scelta mi ha portato a selezionare 4 addon, da poter proporre alle parti, per arrivare ad offrire una soluzione accettabile. Dopo diverse riunioni, alcune molto combattive e non proprio semplici, la scelta è ricaduta su questo addon:

Backbone Issue sync della k15t

Posso assicurare che nelle varie riunioni si è molto discusso delle caratteristiche e delle funzionalità, ma alla fine, questo addon permette di poter realizzare esattamente quanto richiedevano cliente e fornitori, rispettando le richieste e le condizioni che avevano imposto e mantenendo anche la semplicità che era richiesta anche dagli stessi fornitori, nel gestire la sincronizzazione e nel mantenere la netta separazione delle informazioni. Capisco perfettamente il significato di questa richiesta e molto spesso la causa è da ricercare nel fatto che non tutti gli utenti che utilizzano questi prodotti sono esperti oppure usare questi prodotti non è il core business di queste aziende. Avere a disposizione la semplicità oltre che mantenere una generosa dose di praticità, permette di avere l’arma vincente per risolvere tutta una serie di situazioni.

Backbone Issue Sync for Jira permette di poter eseguire la sincronizzazione di issue tra progetti sia della stessa istanza, che di istanze differenti. In questo modo è possibile anche soddisfare altre possibili situazioni, in cui magari occorre mantenere sincronizzato un progetto COPIA che sia referenziato da altri utenti o che, con l’aiuto di altre funzionalità, di cui l marketplace è ricco.

La configurazione è molto completa ma, come si ribadisce facile da impostare. Come possiamo vedere dalla seguente immagine:

Possiamo gestire in maniera chirurgica cosa sincronizzare, sotto quali condizioni (e qui interviene il JQL di cui io sono un Fan sfegatato). Possiamo decidere campi sono soggetti alla sincronizzazione, compresi i campi custom che abbiamo definito nella sezione di amministrazione di Jira, oltre che decidere se impostare dei campi con valori di default.

Possiamo anche decidere la corrispondenza degli stati del Workflow: questo ci aiuta nell’impostare le corrispondenze ed innestare correttamente un flusso di lavoro in un altro.

Commenti ed allegati possono essere sincronizzati facilmente. Nel caso dei commenti possiamo anche decidere se, nella eventualità che usiamo progetti JSM, quali commenti vanno sincronizzati ed in che direzione.

Subito al dunque


Andiamo a vedere come questo addon permette di poter rispondere le esigenze espresse. In prima battuta abbiamo che la questione sicurezza è perfettamente garantita. in quanto tutte le operazioni di sincronizzazione sono eseguite in maniera trasparente e, sopratutto, l’addon garantisce un grado di separazione molto alto tra le due istanze: da una istanza non è possibile andare a leggere le informazioni dell’altra istanza e viceversa.

In aggiunta, la sincronizzazione non deve scattare sempre, ma solo quando è necessario ovvero quando effettivamente quando l’agente si accorge che la segnalazione è di competenza dell’altro Help desk, questo deve essere in grado di poter attivare la sincronizzazione.

Vediamo nel dettaglio la configurazione che è stata impostata al fine di gestire la sincronizzazione proteggiendo le informazioni.

La sincronizzazione scatta quando…

… si imposta un particolare valore in un campo. Si è scelto di usare il campo LABELS con opportuni valori. Questo ci permette di poter pilotare l’attivazione e la disattivazione della sincronizzazione

La issue che sincronizziamo …

… sono quelle dell’help desk che vengono convertite con una issue nella istanza destinazione e viceversa. In questo caso abbiamo una configurazione come mostrato dalla seguente immagine

In questo caso abbiamo una corrispondenza multipla, in modo da far corrispondere più issue dell’help Desk ad una soltanto.

I campi che sincronizziamo …

… sono pochi e comprendono anche i campi custom

Non abbiamo alcun campo inizializzato, ma se fosse necessario nel futuro, lo possiamo fare.

Gli stato del workflow che sincronizziamo …

… non abbiamo configurazioni particolari. In questo modo gli stati sono quelli che gli agenti dei vari Help Desk sono abituati a lavorare

I commenti che sincronizziamo …

… sono solo quelli che sono intercorsi tra agente e customer. I commenti interni non sono sincronizzati perché potrebbero contenere informazioni che sono personali dell’Help Desk sorgente e di conseguenza potrebbero contenere anche informazioni riservate. In questo modo non abbiamo problemi. 🙂

Gli allegati che sincronizziamo …

… sono tutti gli allegati che sono presenti nella issue. Questi sono importanti e devono essere riportati.

Conclusione

Questo addon ha brillantemente risolto la necessità che sia i due fornitori che del mio committente hanno espresso, e la procedura di sincronizzazione è attualmente in produzione. Per mia abitudine controllo i risultati del mio lavoro e tra non molto procederò ad una piccola intervista dove cercherò di identificare i vari feedback e di capire se occorre una ulteriore modifica, o se sono stati riscontrati dei problemi di qualche genere o natura.

Approfitto per ringraziare il lettore che con molta pazienza ha seguito quello che ho raccontato. Spero di aver fornito tanti spunti interessanti che possa anche fornire utilità. Spero che questo, sia l’inizio di tanti altri articoli che possa fornire conoscenza ed aiuto sull’argomento.




Come estendere le funzioni JQL di Jira

In questo post andremo ad esaminare un addon che estende il JQL mettendo a disposizione delle funzioni non indifferenti, permettendo anche di integrarsi molto bene con le funzionalità di Jira, con vantaggi non indifferenti.

Stiamo parlando di JQL Search Extensions for Jira – the JQL extensions, un addon prodotto dalla Digital Toucan. Andiamo ad esplorare nel dettaglio che cosa offre e cosa mette a disposizione.

Set explore_mode = ON

Lo stato attuale

Conosciamo lo stato attuale e siamo dei grandi estimatori del JQL, che ci permette di poter reperire informazioni dalle nostre Issue di Jira, permettendo di poter cercare le informazioni che ci servono sempre. Ma in alcuni casi abbiamo a che fare con delle situazioni veramente impossibili. Potrebbe darsi che la stringa da cercare sia una parola riservata e che il JQL non sia effettivamente in grado di trovare quello che cerchiamo.

In questo caso siamo abbastanza demoralizzati e preoccupati: non riusciamo a identificare le nostre issue e dobbiamo cercarle manualmente: come novelli cercatori di oro, ci rassegniamo a cercare tra le nostre issue e quai sicuramente non troveremo tutto quello che cerchiamo.

la ricerca che ci aspetta non è molto dissimile

L’alternativa

abbiamo una buona alternativa. JQL Search Extensions for Jira – the JQL extensions.

La pagina del marketplace

Questo addon estende la lista delle funzioni JQL e ci permette di poter cercare le issue che ci servono, senza dover setacciare manualmente tutte le issue. In questo mdoo abbiamo la possibilità di arrivare subito al risultato .

Più di 50 funzioni JQL aggiunte

Attraverso l’aggiunta di più di 50 funzioni JQL, siamo sicuri di migliorare considerevolmente queste ricerche, ma non solo. Possiamo generare dei filtri riusabili, a loro volta, che permettono di poterci poi integrare conle funzionalità standard di Jira. Pensate alla possibilità di poter generare dei filtri molto complessi e poi di usare le bulk operation per eseguire delle operazioni di aggiornamento massivo.

Sentiamo già una grande soddisfazione.

Ma non basta. Porto Carico … come direbbero al Commissario Montalbano. Questo addon permette di poter creare delle Dashboard, con delle altre applicazioni/addon, con tutto.

Quante possibilità

Conclusione

Abbiamo scoperto un addon che ritengo indispensabile ed importante. Non vedo l’ora di testarlo approfonditamente verificando quali possibilità offre e che cosa possiamo fare con questo addon. Sono molto curioso :-D.

Una piccola nota. Non è il solo addon che il produttore mette a disposizione. Nei prossimi post vedremo quali altri sono e cosa offrono 😉

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del Marketplace.




Atlassian App disponibili gratuitamente per i piccoli Team

Good News | Picture News
Una buona notizia

Oggi diamo una buona notizia per tutti gli utenti dei prodotti Atlassian, in particolare per i Team piccoli, fino a 10 utenti. Abbiamo a disposizione un congruno insieme di addon gratuiti per Team fino a 10 utenti

Un primo insieme di addon
Altri addon disponibili

Abbiamo a disposizione un insieme molto limitato, come possiamo vedere 😛

Dalla GIF vediamo tantissime apps/addons

Questo è sicuramente un grande aiuto per tutti i team che devono iniziare a lavorare e che hanno necessità di disporre di tools che permettono di crescere e di fare tantissime cose. Si tratta di un aiuto importante che si somma alla possibilità di avere un applicativo di Project management gratuito, un sistema di gestione della documentazione gratuito.

Per maggiori informazioni, fate riferimento al seguente link .




Novità per Jira e Confluence da Old Street Solutions

Le nuove funzionalità

Old Street Solutions, di cui siamo Partner, ha appena rilasciato la versione 4.3.16 per Custom Chart for Jira e per Custom Chart for Confluence con tante nuove ed interessanti novità. Abbiamo tradotto un loro articolo in Italiano per aiutare i tanti lettori Italiani nell’esaminare ed apprezzare quali novità sono state offerte da questi magnifici prodotti.

Più calcoli, più risultati

La funzione di calcolo è stata decisamente migliorata! Se avete già utilizzato questa funzionalità, sapete quindi come utilizzare l’operazione di COUNT (conteggio) o calcolare la somma (SUM) oppure il calcolo della media (AVERAGE) di campi numerici come Story Points o Costi.

Molti customer hanno più volte sostituito i reports nativi di Jira come Time to Resolution oppure Average Age con le versioni di Custom Charts. Con la nuova versione 4.3.16 potete calcolare:

  • Tempo fino ad una specifica data
  • Tempo a partire da una specifica data
  • Tempo tra due date
  • Time to resolution

Bisogna semplicemente utilizzare il campo date o date-time in Jira per calcolare ad esempio quanto tempo manca alla risoluzione di un’attività oppure da quanto tempo l’attività è stata creata.

Screenshot of calculate functionality in Custom Charts
Un esempio di calcolo
Screenshot of calculate functionality in Custom Charts
Un altro esempio di calcolo

L’opzione “time to resolution” può permettere di includere od escludere nel conteggio issue non risolte. In questo modo se avete issue risolte di recente ma avete una lista di issue ancora in stallo, potete decidere se includerle o meno nella vostra chart.

Screenshot of Custom Charts Average Age Chart
Un altro esempio di questa nuova funzionalità

Controllare la durata e il time to resolution è essenziale per molti team, specialmente team in Jira Service Management. Con Custom Charts, questi report sono facilissimi da creare e vi permettono di visualizzare meglio come sta lavorando il vostro team.

Più opzioni avanzate di Simple Search per super user

Cari super user di Simple Search, questa release è per voi! Il gadget Simple Search offre alcune opzioni avanzate di customizzazione e riesce a soddisfare molte richieste.

Con questa release, potrete:

  • Riutilizzare filtri salvati esistenti aggiungendo un bottone di filtro semplice alla vostra Simple Search
  • Scrivere la vostra query in JQL (Jira Query Language) e aggiungere un bottone JQL alla vostra Simple Search
  • Aggiungere un filtro dropdown con selezione multipla che permetta agli utenti di selezionare i filtri salvati esistenti
  • Aggiungere una descrizione alla vostra Simple Search, come avete fatto nella Custom Charts
  • Filtrare per currentUser() oppure selezionare gli utenti

Aggiungendo i Filtri Salvati e il bottone JQL, puoi costruire query complesse utilizzando la Simple Search, visualizzando unicamente un singolo bottone per i tuoi end users.

Questo significa che potete utilizzare delle potenti opzioni di filtro, senza rendere il processo troppo complesso per quegli utenti che non hanno familiarità con lo strumento.

Screenshot of Custom Charts Simple Search
Qui vediamo come costruire la nostra interrogazione

Nell’immagine sopra potete vedere come con solo pochi bottoni posso selezionare una query lunga e complessa. Costruite subito la vostra Simple Search e poi organizzate la dashboard esattamente come volete!

Dark mode on!

Attratti dal lato oscuro? Adesso potete farlo! Il Dark Mode può essere finalmente abilitato nei gadget Custom Charts e Simple Search sia in Jira che in Confluence, cambiando lo schema colori in modo che il testo appaia in bianco oppure griglio con lo sfondo scuro.

Il Dark Mode riduce la luce emessa dallo schermo mantenendo sempre il contrasto con il testo per garantire la visibilità delle parole. Purtroppo Jira non ha a disposizione l’opzione Dark Mode ma grazie al Dark Mode per la Custom Charts le dashboard siano decisamente più leggibili.

Screenshot of Custom Charts Simple Search in Dark Mode
Qui vediamo come funziona il Dark Mode
Screenshot of Custom Charts Recently Created Issues Chart in Dark Mode
… e come reagisce quando mostra i grafici

Altre piccole interessanti novità!

Sono state aggiunte anche delle piccole potenti funzionalità per migliorare ancora di più l’esperienza con Custom Charts.

Potete:

  • Raggruppare le issues per ore utilizzando il campo data
  • Visualizzare un totale nel tuo Tile Charts
  • Selezionare i numeri in diversi formati in modo che i team internazionali possano visualizzare i dati nel modo migliore per loro

Attenzione Spoiler! Dashboard condivisibili e Templates stanno arrivando!

Fate sempre attenzione alle prossime release di Custom Charts! Ci saranno dei frameworks basici così non dovete sempre costruire la vostra Chart da zero. Potete anche salvare i vostri template, a livello globale oppure privato. In questo modo potete salvare il template più adatto alle vostre esigenze ed utilizzarlo quando ne avrete bisogno.

Old Street sta anche lavorando sulla funzionalità delle Shared Dashboard che sarà disponibile nei prossimi mesi. In questo modo, potrete inizialmente condividere le vostre Custom Charts con i clienti direttamente nel portale di Jira Service Management. Attualmente potete solo creare una chart su una pagina Confluence e poi collegarla al JSM portal e poi condividerla. Con lo Shared Dashboard potete evitare questo passaggio e condividere Jira charts e reports direttamente attraverso il portale.

Potrete quindi condividere la vostra dashboard Custom Charts con non-Jira users dovuque essi siano. In questo modo potete condividere una dashboard Live in un’email ad uno stakeholder (invece di uno screenshot statico) o visualizzarlo su un website – ad esempio la vostra intranet aziendale. Potete ad esempio visualizzarla sulla vostra intranet home screen per costantemente tenere informati e motivati i remote worker al posto di una Jira wallboard in ufficio.

Reference

Articolo originario dal Blog di Old Street Solutions. Potete trovare maggiori informazioni sui prodotti della Old Street Solutions ai seguenti link:




WBS Gantt Chart – Un approfondimento

In questo post andremo ad approfondire un aspetto del WBS Gantt Chart, in particolare della versione Cloud.

La pagina del marketplace dell’Addon

Presentazioni

Abbiamo già presentato questo addon nel lontano 2019, presentandolo in questo post. e nel corso del 2020 e in questa prima metà del 2021 si è dimostrato un addon molto molto interessante e completo.

L’ho consigliato e visto usare con molto successo in diverse realtà

Gantt charts can be created from a Jira project or designed from scratch. Each line on the chart represents a Jira issue; arrows indicate task dependencies. Make changes on the chart or in the data fields to the left.
Semplice, veloce e preciso

I punti di forza di questo addon sono:

  • Semplice: Possiamo creare tutti i GANTT che vogliamo, usando filtri o selezionando i progetti che vogliamo impostare.
  • Veloce: pochi click per generare il nostro GANTT, senza complicazioni
  • Completo: Non solo GANTT, ma anche carico di lavoro delle risorse e altri indicatori che completano il tutto
This add-on displays resource allocation at the bottom of the screen. When the workload for an assignee exceeds 100%, it is highlighted red. This tool helps project managers distribute work efficiently to get more done.
Avere il quadro completo della situazione aiuta sempre.

Scenario affrontato di recente

In questo approfondimento andremo ad esaminare un particolare scenario che ho affrontato di recente. Nell’affrontarlo, non posso che ringraziare il supporto della Ricksoft per l’aiuto ed il supporto fornitomi per affrontare la situazione e risolverla brillantemente:

MARZO su Mae_stria
Grazie

Ma andiamo subito al dunque e descriviamo lo scenario affrontato. Si tratta di una istanza Cloud, dove abbiamo configurato un WBS Gantt Chart, cove l’azienda monitorava l’avanzamento dei lavori.

Scenario

WBS Gantt Chart memorizza le proprie informazioni, quali la gerarchia , le date di inizio e fine lavoro, il tracciamento del progresso delle attività, etc, sono memorizzati nel database della App. Di conseguenza, tutte le query JQL non sono sempre fattibili. In aggiunta, abbiamo anche dei problemi quando andiamo a visualizzare la gerarchia: Su WBS vediamo tutto, mentre se andiamo nelle altre maschere potremmo non vedere nulla.

COGNIMIND - Erboristeria Futura

Questo potrebbe causare dei problemi, sopratutto se abbiamo utenti che devono leggere le informazioni sulle issues e senza avere la possibilità di accedere alle interfaccie di WBS. Questo è un problema.

Un aiuto

Da Aprile 2021 i produttori della App hanno messo a disposizione la possibilità di poter mappare queste informazioni direttamente sul database di Jira Cloud, oltre alla possibilità di migrare le informazioni in modo da ‘salvare’ il lavoro pregresso senza perdere nulla.

Andiamo a vedere quanto riportato nella documentazione dell’Addon e verifichiamo i vari passi. Aggiungo che lo stesso addon, quando andiamo a visionare la parametrizzazione, ci segnala quello che serve.

Le indicazioni sono abbastanza precise, ma devo ammettere che, per sicurezza, ho chiesto al supporto del produttore, un aiuto per essere sicuro delle operazioni. A tal proposito devo ringraziarli perché, subito dopo la mia richiesta, hanno prodotto una documentazione semplice, diretta, precisa per poter realizzare questa migrazione. Basta referenziare questa guida per un rapido consulto. Per maggiore chiarezza ho riportato, nella sezione Reference, tutti i link necessari. Andiamo nel dettaglio.

Le informazioni che sono migrate, sono le seguenti:

Oltre ai legami tra le issue, dobbiamo definire i campi:

  • Start Date ed End Date, indicanti il periodo temporale cui l’attività deve essere svolta
  • Baseline Start Date e Baseline End Date, indicanti il periodo complessivo di esecuzione di un numero di attività
  • Percent Done, ovvero il campo in cui viene indicata la percentuale di completamento
  • Units, ovvero il campo in cui viene indicata la percentuale di allocazione della persona in una determinata attività
  • Manually Scheduled, ovvero se l’attività è stata schedulata manualmnete
  • Milestone, ovvero se l’attività è una milestone.

Questi due ultimi campi devono essere dei Ratio button con due opzioni: YES/NO.

Una volta definiti i campi necessari, la configurazione si imposta in un attimo. Si procede quindi con la stima dei tempi per comprendere quanto tempo è necessario per la migrazione. Basta infatti selezionare il tasto presente in schermata per avere una idea di tempi necessari per l’operazione:

A questo punto, dopo aver controllato tutti i singoli passi, tutte le operazioni, tutti i punti, si procede con la parte di migrazione vera e propria e di attende la completa esecuzione della stessa

Conclusioni

Al termine della esecuzione, i dati sono riportati nei campi indicati nella configurazione e di conseguenza risulta possibile eseguire tutte le query JQL richieste. Come conseguenza, qualsiasi operazione che viene eseguita lato WBS, viene immediatamente riportata sul database della nostra istanza di Jira Cloud, centralizzando le informazioni.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili ai seguenti link:




Da Profields a Projectrak: Le ultime novità

Profields è l’addon principe della Deiser ed è i punto di riferimento per tutti coloro che devono gestire le informazioni a livello di progetto. Ho avuto il piacere di collaborare alla realizzazione di alcuni articoli che descrivono come poter sfruttare al meglio la potenzialità di tale addon con eazyBI. Mi permetto di riportare i link:

La Deiser non smette di meravigliarci. Il 5 Aprile 2021, l’addon è stato trasformato e adesso, sotto il nome di Projectrak andiamo ad esplorare le novità che porta.

Entriamo in modalità esplorazione e verifichiamo quali sono le novità sull’argomento.

Modalità esplorazione attivata

Una cronostoria del prodotto

Profields ha esordito mettendo a disposizione un sistema per poter estendere le informazioni a livello di progetto. Infatti, come abbiamo già sottolineato in più post di questo blog, le funzioni out-of-the-box di Jira, permettono di aggiungere informazioni custom solo a livello di Issue. Se abbiamo bisogno di avere una informazione a livello generale di progetto, non abbiamo che una scelta: Profields.

Creating layouts and project fields - Profields Server and Data Center
Un esempio di Layout che Profields mette a disposizione

Vediamo qualo novità sono state aggiunte in questa evoluzione.

Cosa abbiamo a disposizione oggi?

Questa è la vera domanda a cui cercheremo di rispondere. L’evoluzione ha sicuramente portato del le novità. Vediamo nel dettaglio che cosa abbiamo adesso a disposizione.

Campi predefiniti

Predefined Fields Projectrak
Un esempio di Campi Predefiniti (Fonte DEISER)

Già dall’ultima versione di Profields, alcuni campi erano già stati messi a disposizione, ma con l’ultima versione quetsa lista è stata finalizzata.

Abbiamo quindi a disposizione, fin da subito, un insieme di campi predefiniti che possiamo usare. Questa possibilità ci permette di poter subito iniziare a lavorare con un insieme di informazioni già pronte e su cui operare poche e semplici personalizzazioni, senza dover costruire tutto da zero. Un vantaggio senza ombra di dubbio.

PQL – Project Query Language

Come sostenitore del JQL, non posso che essere contento del potenziamento del PQL, ovvero il linguaggio che l’addon mette a disposizione.

Autocomplete Projectrak
L’autocompleramento: Un vantaggio non indifferente

Introdotto nelle ultime versioni di Profieleds, con Projectrak l’autocompletamento è stato ulteriormente affinato.

Interessante, ma cosa cambia per la versione Cloud?

La domanda è più che legittima: da Ottobre 2020 il Cloud è argomento principale di molte aziende e capire come si evolve la situazione è importantissimo. Esplorando nella documentazione ufficiale abbiamo queste indicazioni:

Projectrak Reloaded

Abbiamo diverse novità, da nuove API messe a disposizione (importantissimo per tutti coloro che hanno a disposizione la versione Cloud e che tutti i giorni devono confrontarsi nella configurazione di questo addon), a nuove formule e funzioni che sono messe a disposizione ad un nuovo design.

In particolare, come mostrato dalle seguenti GIF (che saranno poi riprese dai prossimi post, dove andremo a saggiare meglio le potenzialità della versione Cloud, abbiamo a disposizione una interfaccia migliorata

Il primo dettaglio della configurazione
Il secondo dettaglio della configurazione

L’interfaccia Cloud risulta sicuramente migliorata e assai più gradevole della server

Un esempio di interfaccia grafica

Conclusioni

Abbiamo solo spolverato la superficie. Nei prossimi post andremo a esaminare cosa offre nel dettaglio la versione cloud e cercheremo di sfruttare al meglio le potenzialità offerte. La funzionalità base di avere a disposizione delle informazioni a livello di progetto è utilissima e permette di colmare una necessità indispensabile per gli utilizzatori.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del Marketplace e alla documentazione ufficiale ed il change log.




L’eterno dilemma: Come gestire il Budget

In questo post adremo ad affrontare la gestione dei Budget all’interno di Jira. In questo post andremo ad esaminare alcuni esempi di addon che ci permettono di aggiungere questa funzione. Alcuni Gratis alcuni a pagamento. Cerchiamo di capire quali soluzioni sono disponibili.

La base di un buon progetto Erasmus+ è il budget. Ecco come compilarlo -  ETN Magazine
Un problema annoso e sempre attuale. Vediamo come andare a trattarlo

Cosa è un budget

La prima cosa da fare è sicuramente rispondere a questa domanda. Cosa è un budget e a cosa serve. Ci serviamo nuovamente di Wikipedia, che ci fornisce le basi.

Il bilancio di previsione è un documento contabile che generalmente gli enti pubblici e privati sono tenuti a redigere, in cui vengono stabiliti gli atti di previsione relativi a un futuro bilancio, al fine di conseguire un determinato risultato.

Il bilancio di previsione rientra tra gli strumenti fondamentali di programmazione e di controllo dell’attività economica. Esso viene anche detto budget (termine della lingua inglese, derivato dal francese bougette, traducibile in italiano come “borsa”; la voce è poi rientrata in francese come “budget”).[1] Il termine è anche utilizzato fuori dell’ambito aziendale, sia con il suo significato di base, ristretto, ad esempio all’ambito familiare, sia anche – seppur impropriamente, ma diffusamente – per indicare “quanto c’è in cassa da spendere” ossia la “disponibilità” del momento.

Fonte Wikipedia

Nella gestione di un progetto questo è importantissimo perché serve a tenere sotto controllo come stiamo andando, come procedere e come anche gestire le nostre azioni future nella gestione di progetto.

Come creare il tuo primo budget - Giulia Roncoroni
Un parametro da tenere sempre sotto controllo

Come possiamo estendere Jira

Atlassian Jira ci aiuta sempre in questo e, grazie anche alla sua flessibilità, ci permette di poter gestire situazioni che non sempre sono relativi allo sviluppo del software, ma come sempre ci sorprende con nuove meraviglie.

Senza pagare nulla di eccezionale (l’addon è free al momento in cui pubblico l’articolo) possiamo avere a disposizione il seguente addon:

HORREUM Project Budget Manager

​Simply setup work costs by assigning users to their costs. Setup once and all your project tasks will have the cost info. Find the user you want in the table of users to add her/his cost
Diamo una prima occhiata

E’ disponibile una prima soluzione free per gestire dei budget all’interno del nostro Jira Cloud. Possiamo configurare il costo delle persone e da tali valori, ricavare il budget totale del progetto

Role Admin can choose to view the report by particular user's cost and expenses. The report can be exported to a PDF file.
Il risultato che possiamo ottenere

Solo una annotazione, ricavata dalla pagina dle marketplace:

If you’re using Tempo Timesheets to log time on projects, Horreum Project Budget Manager will not be able to read user’s timelogs, and will not work.

Fonte: Pagina del Marketplace Atlassian

Se fate uso di Tempo Timesheet potreste avere dei problemi. Vi rimando al mio prossimo post per capire come funziona l’addon.

Le restanti soluzioni che potete trovare su marketplace sono al momento a pagamento. Proviamo ad elencarle.

Cost Tracker for Tempo Timesheets

Questo addon, che estende la suite TEMPO, permette di aggiungere la gestione dei costi su Jira.

Gain insights into all projects quickly, their budget status and actual costs. Also enables you to easily communicate the top line financial value of the project development across the organization.
Una semplice panoramica

Dalla precedente immagine vediamo che ci permette di poter tenere sempre sott’occhio la gestione dei costi di ogni nostro singolo progetto. Questa soluzione, a differenza della precedente, presenta un costo e di conseguenza occorre valutare se il costo è quello che ci si attende.

HawkBudget – Monitor your budget

Abbiamo anche altre soluzioni a pagamento che ci permettono di poter monitorare i costi.

Easily setup work costs
La configurazione di questo addon risulta molto intuitiva a prima vista

In aggiunta abbiamo la possibilità di poter gestire su quali progetti vogliamo monitorare il costo piuttosto che su altri

Set your projects' budgets and track expenses
Abbiamo una scelta in più

Conclusioni

Abbiamo fatto una semplice panoramica di come possiamo estendere le funzioni di Jira per arrivare a gestire il budget dei propri progetti, presentato delle soluzioni free e delle soluzioni a pagamento. Abbiamo comunque una ulteriore evidenza del fatto che i prodotti Atlassian si confermano versatili e che i vari produttori di Addon riescono anche a vedere oltre producendo ulteriori funzionalità che completano e potenziano Jira. Nei prossimi post cercheremo di testarne le potenzialità e proveremo anche a costruire delle soluzioni alternative, che non richiedano degli addon