ECM – Enterprise Content Management

Torniamo ad affrontare un tema molto importante per Confluence e per la documentazione. SI tratta di una serie di post in cui parleremo di come gestire Confluence al meglio e di come questo può essere visto come un  ECM – Enterprise Content Management

enterprise content management (ECM) illustration

Cosa significa ECM?

Al di la della semplice sigla, quello che vogliamo esprimere in questo post è quello che sta dietro questa sigla, i concetti che stanno dietro. Partiamo con un piccolo aiuto al sito di Atlassian, che ci fornisce una prima definizione di ECM, come mostrato nella immagine seguente:

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Cosa riportato nel sito Atlassian

Adesso cerchiamo di esprimere gli stessi concetti in italiano, aiutando meglio la comprensione del lettore 🙂

Sotto il cappello di ECM abbiamo un sistema di gestione documentale che supporta i processi aziendali e decisionali. I software ECM sono organizzati in maniera tale che tutte le informazioni siano facilmente accessibili. Non vi ricorda qualosa?? 🙂 In aggiunta sono presenti una serie di strumenti che permettono di organizzare meglio le informazioni al fine di renderle meglio fruibili :D. RIPETO: Non vi ricorda qualcosa? 

Percorso di lettura

Si tratta di un concetto che ho espresso in diversi post di questo blog, in particolare in questo post, oltre che in questo altro post, dove ho espresso questo concetto di Percorso di lettura, importante nella organizzazione della informazione. Come ricordo sempre, ‘buttare’ l’informazione in pagine alla rinfusa non risolve il problema, ma ne crea sicuramente di nuovi. Le informazioni devono essere sempre collegate. Questo significa che non dobbiamo inserire delle informazioni dove capita, ma occorre dare un ordine, rispettarlo e cercare sempre di posizionare le medesime informazioni nello stesso posto.

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Se impostiamo le pagine seguendo il percorso di lettura, saremmo sempre in grado di trovare sempre la nostra informazione. Vediamo come arrivarci e, nei prossimi post, proveremo a dare un esempio pratico.

Tutto in ordine: sempre!

Un ECM ci mette a disposizione anche gli strumenti per avere sempre tutto in perfetto ordine. A tale scopo mi rifaccio alla storia, in particolare ad una conferenza di un noto storico italiano, durante la quale citò alcune curiosità che mi permettono di chiarire meglio. Questo esempio lo uso sempre quando spiego sempre Confluence ai miei studenti :).

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Testugine romana

Parliamo dei legionari romani. Potevano prestare servizio in qualsiasi parte del territorio dell’Impero Romano, ma potevano contare su di una cosa molto importante. Tutto era sempre nello stesso posto.

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Legionario Romano

L’organizzazione era tutto nell’esercito romano. Proprio questo, con un preciso addestramento, rendeva il legionario un combattente perfetto. In qualsiasi situazione sapeva sempre dove si trovavano le armi, dove doveva dormire, dove si mangiava, dove recarsi per i turni di guardia e …. cosa fare per costruire il castrum. Anche se non ricordiamo le lezioni di storia, sappiamo che proprio grazie a questa caratteristica, i Romani hanno dominato il mondo allora conosciuto.

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Resti di un Accampamento Romano a Masada

Applichiamo l’esempio 

Applichiamo l’esempio ad ECM usando gli strumenti Atlassian e, ovviamente, andiamo a vedere come Confluence e i vari addons ci permettono di avere il nostro ECM.

Se poniamo le informazioni nello stesso ordine, posizione e organizzazione, abbiamo l’innegabile vantaggio di non impazzire quando si cercano le informazioni. 

vigano.jpg

Per dare un ordine occorre decidere i seguenti punti:

  • Le pagine devono essere organizzate allo stesso modo:
    • Titolo parlante;
    • Un sommario in cima, per dare subito indicazioni al lettore delle informazioni della pagina
    • Delle sezioni ben definite, dove il lettore può trovare subito ciò che interessa;
  • Usare in maniera quasi maniacale dei Template, per avere sempre le pagine organizzate allo stesso modo;
  • Fare in modo che le pagine non contengono TROPPE informazioni: Non dobbiamo scrivere un trattato in 20 volumi, ma trattare solo le informazioni che servono.  
  • Dare sempre la medesima gerarchia alle pagine. Punto importantissimo. Se diamo la stessa gerarchia, mettiamo le informazioni nello stesso punto e … suspense, troviamo tutto. 🙂
  •  Aggiungiamo un ultimo concetto. Se l’informazione è comune, allora questa deve essere organizzata a se stante, affinchè possa essere referenziata dove serve. Vantaggio? abbiamo questa informazione solo una volta e non l’abbiamo replicata all’infinito. Deve essere aggiornata una sola volta e…. suspense, viene subito recepita nelle varie parti. Svantaggio? se la pagina viene rimossa, abbiamo diversi link da correggere, ma questo accade con una frequenza molto più bassa.

Vedremo nei prossimi post ulteriori consigli in merito.

Che risultato otteniamo?

Quando leggeremo una pagina qualsiasi del nostro Confluence, sapremo sempre dove reperire le informazioni subito.  

Se abbiamo una gerarchia di pagine, sappiamo ancora una volta, dove leggere le informazioni e sopratutto sappiamo dove andare a posizionare le nuove informazioni. 

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Se abbiamo una informazione comune, non la replichiamo in 123456789,80 versioni differenti, ma una sola versione da referenziare. La modifica è subito disponibile per tutti.

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In un sistema ECM, le informazioni sono liberamente fruibili, ma questo non significa che lo stesso sistema permetta di poter impostare delle limitazioni, per gruppi o utenti singoli. IN questo modo possiamo anche regolare chi legge cosa 🙂

Conclusioni

Abbiamo dato una prima spolverata a questi concetti. Nei prossimi post andremo ad esaminarli meglio, con esempi e tenteremo anche di descrivere dei casi di uso. Stay tuned. 🙂

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Utilizzo di Metadata per Confluence

In questo post andremo ad analizzare un addon della Communardo, addon per Confluence, che abbiamo avuto modo di analizzare e che ci ha fornito spunti per vari utilizzi. In questo caso descrivo nella italica lingua quello che è espresso nell’articolo in inglese, aggiungendo alcune considerazioni.

Ispirazione

Questo post è stato ispirato da questo articolo della Communardo, dove viene descritto come realizzare un newsfeed personalizzato in Confluence. 

Subito al Dunque

Nell’articolo, Christina Schantin della Communardo spiega come l’utilizzo di due addon della stessa azienda possono concorrere a realizzare un newsfeed e di integrarlo su Confluence. 

In particolare come l’addon User Profile ed il Metadata possono concorrere a far si che utenti diversi possano vedere, nella pagina di overview, le informazioni che servono a loro in base ai loro uffici di competenza.

Easily adjust the location
Uffici di competenza evidenziati per profilo

Questa informazione viene inserita estendendo il profilo utente di Confluence, tramite l’addon User Profile . 

Add additional fields
La nuova informazione inserita nel profilo.

A questo punto andiamo a definire un link tra il profilo utente e i metadati, aggiungendo un metadato che è in qualche modo legato al nuovo campo del profilo.

Add new metadata field

I due addon sono stati ovviamente realizzati per far si che questa infomazione sia veicoalta dal profilo alle pagine.

A questo punto viene definito dove gli utenti vanno a reperire le informazioni personalizzate, sfruttando sempre l’addon Metadata:

Use the Metadata Overview Macro
Dettaglio della macro da utilizzare.

Conclusioni

Questo articolo della Communardo fornisce un esempio pratico molto molto interessante. Si tratta di una situazione reale in cui gli utenti accedono, in prima battuta, alle informazioni di cui abbisognano. 

Così facendo, gli utenti vanno subito a controllare le informazioni principali, senza essere affogati dalle informazioni di tutti gli utenti. Abbiamo un miglioramento nelle comunicazioni non indifferente.

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Vediamo come Trello ci aiuta ulteriormente

IN questo post andiamo ad indagare su Trello e di come ci può aiutare nella gestione del lavoro.

Ispirazione

Questo post è stato ispirato andando a curiosare sul blog di Trello, fonte di grande ispirazione, in particolare dal seguente articolo, che reputo molto interessate.

Uso di più Board con Trello

Abbiamo già visto in questo blog, come Trello ci aiuta nel nostro lavoro, utilizzando semplicemente pochi click e consentendoci di creare delle board, simili alle kanban board, per organizzarci il lavoro. In questo post, vi avevo mostrato come ho utilizzato Trello per scrivere un libro che poi ho pubblicato con grande soddisfazione. 

Quello che mostriamo qui in questo post è come andare a far comunicare le varie Board di Trello in modo da gestire meglio le varie attività.

Scenario

Nell’articolo di Trello, l’autore parla di una situazione in cui abbiamo una Board delle varie attività ed una dedicata alla scrittura di un libro. Ma la situazione che possiamo avere è quella di una board per un diverso argomento.

Con Trello possiamo ottenere questo risultato: Possiamo collegare le due board e possiamo eseguire lo switch 

How to link Trello boards together

In questo modo abbiamo la possibilità di poter avere sempre tutte le informazioni sott’occhio, ma non solo …..

Ovvero?

Possiamo creare delle schede con i link alla board che interessa. Infatti come possiamo vedere dalla seguente immagine

La mia board di lavoro

Ho aggiunto una nuova colonna, con i collegamenti diretti alle altre mie Board

Abbiamo aggiunto a questa scheda un link alla board di scrittura del libro JQL per Tutti.

La board della scrittura del libro.

In questo modo possiamo avere una Board unica da cui reperire tutte le nostre Board dedicate 🙂

Conclusioni

Abbiamo uno strumento semplice e sempre versatile. Continueremo ad esaminarlo per proporre sempre consigli di uso

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Come cancelliamo una Card Trello?

In questo post vediamo come eseguire questa semplice operazione.

Immagine correlata

Nel dettaglio

Per quanto banale, quando cerchiamo di eseguire questa operazione, quello che andiamo a notare è …. che l’opzione non esiste.

Lo stesso lo notiamo se entriamo nel dettaglio della Card

Quindi come cancelliamo?

Possiamo ovviamente cancellare, semplicemente serve seguire una semplice procedura. Come primo passo andiamo a selezionare la Archiviazione di una card

Una volta che abbiamo archiviato la card, quello che succede è che, come per magia, quello che appare è il tasto di cancellazione

Se lo andiamo a selezionare, questo è il risultato:

Ci avvisa che se confermiamo la cancellazione, non possiamo più recuperare il dato, come è giusto che sia. Se confermiamo quello che otteniamo è che la Card è stata …. rimossa

Conclusioni

Un semplice e banale barbatrucco, ma che di sicuro risulterà utile.

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Esprimiamo al meglio le nostre sensazioni su Confluence

IN questo post andremo ad analizzare questo addon per Confluence che estende una delle funzionalità standard, permettendo di avere a disposizione molte più emoicons. Andiamo a curiosare.

Esprimiamo meglio le reazioni

Come esposto nel proprio blog, questo addon estende lo standard permettendo di poter esprimere meglio e proprie sensazioni nelle pagine di COnfluence

Queste trovano posto in basso alla pagina:

ma anche nei commenti

e sopratutto, questo addon è gratuito (al momento in cui riporto questo post, l’addon è gratuito).

Lo proviamo

Partiamo subito dalla installazione dell’addon e verifichiamo subito come funziona. Cerchiamo l’addon tra quelli disponibili

Selezioniam Install  per procedere con l’installazione ….

Accettiamo i termini di licenza …

Non abbiamo alcuna configurazione generale da gestire e di conseguenza procediamo subito all’uso 😀

Dalla precedente immagine viene evidenzata la presenza dei tasti Add Reactions che permette di poter aggiungere le nostre reazioni. I risultati sono i seguenti

Possiamo quindi aggiungere delle emoicons differenti, come mostrato dalla figura successiva:

Conclusioni

Abbiamo un addon free che aggiunge un aspetto social e che permette di poter esprimere meglio quanto riportato nelle pagine. SI tratta di un aspetto social che ci aiuta ad ingentilire le pagine, che non devono essere considerate come mere e semplici pagine di documentazioni, ma le rende anche più appetibili. 

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del blog del produttore ed alla pagina del marketplace.

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Trello – Definiamo un Workflow

In questo post andiamo ad approfondire l’utilizzo di Trello, andando ad analizzare un post del blog di Trello, che ci ispira nello scrivere.

What_is_a_workflow?

In questo post andremo ad analizzare che cosa è un Workflow e come lo possiamo implementare su Trello per migliorare la nostra produttività.

Ma prima di iniziare….

… diamo la definizione di Workflow. Vi descrivo esattamente quello che solitamente descrivo ai miei studenti durante i miei corsi di Jira:

Con il termine Workflow su JIRA si intende l’insieme degli stati e
delle transazioni che una Issue può assumere nell’ambito di un
progetto JIRA. JIRA nasce con la funzionalità di Workflow
preesistente e consente di creare delle personalizzazioni.

Generalizzando la definizione, un Workflow è semplicemente la sequenza di stati e delle transazioni che descrivono il processo di lavoro che vogliamo implementare. Ovviamente questo lavoro può essere qualsiasi, dall’organizzare le nostre vacanze, al nostro lavoro, allo scrivere il nostro libro, come abbiamo riportato in questo post 🙂

Il risultato è il seguente 🙂

Copertian del primo libro Artigiano 🙂

Adesso, sempre lasciandoci ispirare dal post de blog Trello, cerchiamo di dare ulteriore impulso a questa implementazione e verifichiamo che altro possiamo fare.

TO DO List

Un primo esempio di workflow è dato da una semplice TO DO List dove andiamo ad implementare delle colonne:

  • TO DO, dove andiamo ad inserire le azioni da fare
  • IN PROGRESS, dove inseriamo le azioni in corso di realizzazione
  • DONE, dove inseriamo quanto concluso

Come mostrato dalla seguente figura:

Screen Shot 2018-05-15 at 11.13.11 AM

possiamo implementare facilmente il tutto senza problemi, abbellendo anche il nostro desktop con una immagine di nostro gusto. Esattamente come avevo fatto per implementare la fase di scrittura libro

Fantastico, ma che altro?

Possiamo anche sbizarrirci anche con l’Agile, come mostrato in figura;

sprint board

andando ad implementare le colonne del nostro AGILE (Scrum / Kanban / Scrumban et similaria). 

Fondamentalmente andiamo a definire i vari step del nostro Workflow definendo le colonne del nostro dashboard Trello. IN questo modo abbiamo la sequenza di step che ci serve per definire il workflow. Quindi , spostando le varie card, andiamo ad avanzare i task (le card).

2018-05-14_17-15-12

Conclusioni

Trello si presta egregiamente nella definizione di semplici e facili da usare Workflow per il lavoro di tutti i giorni, ma non solo. Nei prossimi post andremo ad analizzare altre possibilità e quali sono state le novità che sono emerse al Summit.

Reference

Maggiori dettagli li trovate nel post, in inglese, del blog di Trello

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Vediamo chi ha cancellato le nostre issue :)

In questo post andremo ad analizzare un addon che ci permette di poter andare a verificare una cosa molto importante…. Chi ha cancellato le nostre issue.

Ma prima di tutto….

Ringrazio il buon Alejandro Villalobos Vázquez, che mi ha segnalato. Un ringraziamento di cuore.

Risultati immagini per grazie

Subito al dunque

Questo addon ci permette di poter andare a visionare chi ha eseguito delle cancellazioni di issue, sia singola issue, che tramite bulk operation

Attraverso una interfaccia ad hoc, come possiamo vedere di seguito:

possiamo eseguire delle ricerche sulle cancellazioni

con ottimi risultati

Conclusioni

S P E T T A C O L O :-). Non c’è altro modo per definire questo addon. Non vedo l’ora di provarlo 😀

Reference

Maggiori informazioni alla pagina del Marketplace.

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Export Jira Dashboard in a click

In questo post andremo a segnalare una funzionalità molto interessante, che risulta molto utile nella realizzazione di documentazione. si tratta dell’addon per Jira PDF View Plugin for Jira (PDF Exporter)

Questo addon, messo a disposizione dalla Midori Global Consulting Kft., permette di poter eseguire diverse tipologie di esportazioni su PDF

Si va dalle issue alle ….. Dashboard. In questo caso la Midori Global Consulting Kft. stessa mette a disposizione un Video di Youtube in cui descrive molto bene come realizzare queste operazioni, che trovate di seguito 🙂

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Personalizziamo PORTAL per Jira Service Desk

In questo post affrontiamo una piccola digressione su come possiamo eseguire delle personalizzazioni di PORTAL. Cercheremo di analizzare quali possibilità abbiamo a disposizione e che addons possiamo sfruttare per meglio personalizzare il tutto.

Out-of-the-box

Abbiamo già analizzato, nel blog di MrAddon, quali possibilità abbiamo a disposizione, verificando quali possibili opzioni sono già a nostra disposizione, ma queste non sono tutte sufficienti per poter soddisfare tutte le necessità di cui gli utenti abbisognano.

Il confronto l’ho operato con i vari clienti/utenti con cui mi sono interfacciato.

Risultati immagini per confronto

Che altro possiamo fare?

Iniziamo ad analizzare i vari addon, presenti nel Marketplace di Atlassian, al fine di capire che altro possiamo fare per personalizzare PORTAL

Se vogliamo dare una nuova grafica, possiamo utilizzare  Refined Sites for Jira Service Desk

L’esperienza di RefinedWiki, che ha prodotto l’addon per personalizzare il layout di Confluence, di cui abbiamo già abbondantemente parlato in vari articoli in questo blog, permette di poter modificare ed aggiornare la grafica

Dettaglio dell’addon
Risultato delle modifiche che possiamo operare con PORTAL

Possiamo vedere che PORTAL lo possiamo personalizzare parecchio 🙂

Altra personalizzazione che possiamo eseguire è quella di poter accedere anonimamente a PORTAL senza aver bisogno di eseguire alcuna LOGIN. Il tutto attraverso Anonymous Portal for Jira Service Desk

Questo addon permette di poter generare delle segnalazioni attraverso PORTAL senza avere la necessità di doversi loggare. Si tratta di una estensione di un’altra funzionalità, presente in Jira, che andiamo a personalizzare: Issue Collector.

Il seguente Video fornisce (in inglese) un dettaglio maggiore, in attesa che vi inoltri la solita recenzione in Italiano 😀

Ma torniamo alla possibilità di poter personalizzare l’output di PORTAL. Una delle richieste che maggiormente viene fornita dai clienti è la possibilità di poter visionare, tra le richieste degli utenti, dei campi che normalmente non sono visibili :). In questo caso ci appoggiamo a Ultimate Theming for Jira Service Desk

​This screenshot shows additional fields (Time Spent, Priority) and a sort by Status. Note the Export (CSV) button. There are also added 3 additional search buttons: Requester, Labels and Priority.
Elenco delle richieste specializzato

Abbiamo avuto modo di parlare di questo addon e di testarne le potenzialità. 

Possiamo anche aggiungere delle funzionalità che risolvono anche delle segnalazioni utenti (che come abbiamo già fatto notare, spesso diventano delle forche caudine cui dobbiamo passare con i nostri clienti) che ci obbligano a superare dei problemi che ancora la Atlassian non ha rilasciato.

In questo caso ci viene in aiuto Collective Issue View for Service Desk

​Build up the ideal structure for your special needs by assigning Jira Groups to Units. Those Units could be companies, organisations, teams, departments or whatever you want.

Questo addon ci permette di superare JSD-270 e ci permette di dare visibilità, agli utenti di una stessa organizzazione, delle segnalazioni che riguardano la loro organizzazione attraverso PORTAL. 

Per concludere, possiamo andare a gestire meglio i Knowledge base, che PORTAL mette a  disposizione, attraerso un altro addon (messo a disposizione da  //SEIBERT/MEDIA, ovvero lo stesso produttore che mette a disposizione il precedente addon. 

Si tratta di  Service Desk Knowledge Base Custom Field.

Questo addon mette a disposizione un nuovo campo Custom, che permette di poter condividere degli articoli di KB direttamente nelle risposte verso il cliente, dando la possibilità di renderli disponibili non solo nella ricerca standard, ma anche nelle risposte vere verso i clienti 🙂

Quicker and more profound Support Replies

Conclusione

Abbiamo a disposizione molte possibilità d poter estendere il nostro PORTAL, andando dalla visualizzazione grafica alla aggiunta di nuove funzionalità, le quali spaziano tra diverse possibilità/necessità. Nei prossimi post andremo a verificare gli addon che ancora non abbiamo censito e verificheremo cosa mettono a disposizione testandoli sul campo .

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Lo stato di una issue è cambiato. Chi è stato?

In questo post andremo ad analizzare un aspetto molto interessante. Cercheremo come, attraverso gli strumenti di cui disponiamo, sia stato possibile che lo stato di un Workflow sia cambiato Vediamo come

Esploriamo

La domanda che ci siamo posti non è affatto fuori luogo, ma è la classica domanda che ci si pone quando ci si trova di fronte ad un problema e dobbiamo dare delle risposte certe. Sopratutto quando ci sono di mezzo dei clienti. 

Un valido strumento è sicuramente l’Audit Log di Jira, che ci permette di poter scoprire se degli utenti hanno eseguito diverse operazioni, come possiamo vedere dalle seguenti immagini. 

Workflow modificato

Possiamo risalire alle modifiche di un workflow:

Versione iniziale
Modifica

Come possiamo vedere, abbiamo a disposizione un primo strumento non indifferente.

Ottimo, che altro?

Possiamo anche arrivare a vedere altro? Ma larisposta è si. Se andiamo sulla/e issue incriminata/e, possiamo vedere la storia. Ma se aggiungiamo il Jira Suite Utility, abbiamo un ulteriore piccolo aiuto 🙂

Dettagio dell’Addon

Quello che vediamo è l’aggiunta di un TAB nella sezione activity della issue:

Dettaglio

dove abbiamo una indicazione particolare del cambio di stato :). Abbastanza utile. In aggiunta abbiamo che Jira si salva tutte le operazoni che eseguiamo (anche se eseguiamo delle BULK, queste salvano informazioni circa quanto eseguito). Di conseguenza, armiamoci di pazienza ed andiamo a spulciare le operazioni per capire che cosa è successo. Di strumenti ne abbiamo.

Se poi citiamo nuovamente il LastLog della DecadisAG, otteniamo anche la possibilità di poter leggere le informazioni del LOG direttamente da Jira

Dettaglio

Conclusioni

Possiamo risalire a diverse azioni che sono state commesse su Jira e capire chi ha fatto cosa. Come novelli Sherlock Holmes possiamo trovare le risposte che vogliamo. 

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