Un altro piccolo tips

Un altro consiglio

In questo post riporto quando indicato nel seguente articolo, che ritengo essere un ottimo consiglio per JIRA e che riporto volentieri a tutti gli utenti, sperando che sia di aiuto nella gestione di tutti i giorni.

Di cosa si tratta

Indichiamo un modo per raggruppare gli allegati in modo da renderli molto più …. leggibili e trattabili, come mostrato in figura:

 

Interessante, come lo realizziamo?

Semplice. Definiamo un nuovo campo di tipo Text Field (multi-line), come mostrato in figura:

Definiamo il render del campo, attraverso la relativa field configuration, il render del campo, di tipo Wiki Style Render, come mostrato nella figura sottostante:

Il risultato è visibile nella seguente GIF, dove è presente un esempio di come realizzarlo.

Conclusioni

SI tratta di un esempio di come possiamo realizzare un sistema per riorganizzare gli allegati sotto JIRA. Ringrazio l’autore del post per il consiglio, che riporto volentieri in lingua italiana e che spero risulti utile a tutti gli utenti.

 

Reference

L’articolo originario è presente al seguente link.

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Un piccolo suggerimento per JIRA Server

Un piccolo suggerimento

In questo post andremo a vedere un semplice trucco, per JIRA Server, che ci permette di poter resettare una password …. quando siamo in emergenza.

Scenario

Nel caso in cui non ricordiamo la password di una determinata utenza, e non riusciamo a resettarla attraverso le operazioni standard (non abbiamo il server di posta configurato), siamo un pò nei guai. Se poi si tratta della utenza di amministrazione, siamo parecchio nei guai.

 

Come rimediamo?

Se abbiamo a disposizione JIRA Server, quello che possiamo fare è seguire le indicazioni riportate in questo articolo ufficiale, in cui andiamo a metter mano al database, cercando di prestare la massima attenzione.

ATTENZIONE

Lo so. Sono ripetitivo, ma lo faccio a fin di bene. Quando mettere mano a database, assicuratevi di andare esattamente dove volete intervenire, non toccare le altre parti e …. fare sempre dei backup

Intervento

Se volete resettare la password del vostro utente XXXX, occorre eseguire il seguente SQL, dove possiamo eseguire il reset della password.

update cwd_user set credential=’uQieO/1CGMUIXXftw3ynrsaYLShI+GTcPS4LdUGWbIusFvHPfUzD7CZvms6yMMvA8I7FViHVEqr6Mj4pCLKAFQ==’ where user_name=’XXXX’;

Questo codice permette di resettare la password a sphere, permettendoci di accedere e, successivamente, andare a eseguire il reset con le normali procedure.

 

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Alcune considerazioni su JIRA Service Desk e le mail

JIRA Service Desk e le mail

In questo post cercheremo di fare il punto della situazione su di un argomento complesso e richiesto di JIRA Service Desk (o JSD): La gestione delle issue attraverso le mail 🙂

Premesse: la gestione della mail

JSD permette di poter gestire le varie segnalazioni anche attraverso l’utilizzo di una email, come riportato nella documentazione (in inglese) ufficiale di Atlassian.

Questo canale di comunicazione può benissimo essere utilizzato per gestire le segnalazioni dei clienti. Infatti, estende una funzionalità già presente su JIRA, e che ho già avuto modo di utilizzare agli arbori della mia esperienza sui prodotti Atlassian: generare delle issue/commentare delle issue preesistenti via email, configurando un mail handler, come mostrato in figura.

L’attuale versione server (al momento in cui ho iniziato ad analizzare il problema ho fatto riferimento alla versione 3.2.6), permette un minimo di customizzazione, mentre la versione cloud (al momento in cui ho iniziato ad analizzare il problema ho fatto riferimento alla versione 3.3.0) aumenta le possibilità di personalizzare la gestione delle mail, consentendo di poter gestire dei modelli di email a seconda delle informazioni. La mail può essere sia del server aziendale, che messa a disposizione dal cloud stesso (nel caso di cloud, abbiamo già tutto configurato).

Una volta configurato il tutto, basta solo inviare una mail su tale account ed il gioco è fatto: la segnalazione di Service Desk è creata e gestita.

Quali operazioni sono consentite?

Le operazioni consentite sono le seguenti:

  • Creazione di nuova issue. In questo caso, l’oggetto della mail diventa il titolo della issue mentre il corpo della mail diventa la descrizione della issue vera e propria;
  • Inserimento di un commento ad una issue preesistente. In questo caso, il corpo della mail viene
  • Cambiare lo stato della issue alla ricezione della mail. Sfruttando le regole di automazione, è possibile far cambiare lo stato della issue automaticamente.

Che altro?

Tutte queste operazioni sono possibili tenendo conto del fatto che, nella email inviata e ricevuto dal JSD, dobbiamo avere a disposizione sempre e comunque la KEY-NUMERO della issue JIRA.

In assenza di issue JIRA, l’engine usato potrebbe non riuscire a riconoscere la issue e, come conseguenza, generare una nuova issue. Questo è un punto di attenzione da tenere sempre sotto osservazione.

Fino a qui tutto normale ma….

Anche se abbiamo rispettato tutte le regole, JSD potrebbe non rispondere ancora correttamente. Si potrebbe avere una situazione in cui nonostante tutto il sistema non funziona correttamente, generando issue come non mai, rischiando di moltiplicare la mole di lavoro.

Abbiamo infatti la segnalazione su JIRA Server (Segnalazione che è stata risolta con la versione server 3.3.0) e sul corrispettivo JIRA Cloud, quest’ultima risolta (risolta con largo anticipo rispetto alla versione server) e attualmente disponibile nelle installazioni in hosting.

Queste segnalazioni ci dicono, in soldoni, che anche se seguiamo tutte le accortezze, possiamo avere delle issue duplicate, nonostante la presenza della nostra KEY-NUMERO della issue JIRA.

Al momento la situazione dovrebbe essere risolta sulla versione server, ma si forniscono le seguenti raccomandazioni per una migliore risoluzione ed evitare delle situazioni borderline:

  • evitare che, quando si inoltra delle mail in cui, oltre alla mail che viene letta da JSD, siano presenti delle altre email (ad esempio si inoltra la mail per aprire la segnalazione a JSD[at]supportojsd-demo.it, supponendo che sia la email configurata, e ad altre due email in cc, quando le altre email in cc rispondono, allora può succedere che queste siano considerate come nuove segnalazioni.
  • consentire la possibilità di poter eseguire l’aggiunta di utenti su JSD (che non inficiano sulla licenza del sistema).
  • aggiungere come partecipant tutti gli utenti che possono partecipare alla discussione, per evitare che un invio accidentale di una mail possa generare nuove issues.

Si tratta di semplici accortezze che dovrebbero ridurre al minimo i duplicati. Non posso garantire in assoluto che si eliminano definitivamente, ma cerca di ridurle ad un numero accettabile e gestibile.

Conclusione

Con questo post iniziamo una serie dedicata a descrivere situazioni in cui possiamo avere dei problemi e come possiamo eventualmente ridurli al minimo accettabile. Cercheremo di trovare soluzioni tali da …. aiutare il più possibile.

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Allarmi e segnalazioni

Un piccolo suggerimento

In questo post andremo a vedere una funzionalità standard che può risultare utilissima nella gestione dei nostri task/progetti. Le sottoscrizioni dei filtri.

Di cosa si tratta?

Semplicemente sfruttiamo le nostre interrogazioni JQL verso le issue JIRA. Da qui andiamo ad identificare quelle issue che ci interessano e lo facciamo semplicemente sfrittando la potenza del JQL.

UNa volta fatto ciò, possiamo farci inoltrare da JIRA stesso una email attraverso le Sottoscrizioni, ovvero la possibilità di far eseguire, tramite uno schedulatore, le interrogaziomni che ci servono e da li ricavarci le informazioni utili direttamente in posta. In questo modo abbiamo ciò che ci serve senza dover ogni volta andare a ripetere le interrogzioni ogni 5 minuti.

Vantaggi

Possiamo introdurre un controllo che verifica la presenza di situazioni anomale e farci inoltrare un email ogni qual volta sia necessario. Di conseguenza abbiamo un Akert praticamente gratuito da parte di JIRA.

Svantaggi

Potremmo aver bisogno di una query JQL piuttosto complicata, e questo potrebbe richiedere l’uso di addons che aggiungono delle funzioni adhoc oppure di avere lo scriptrunner per JIRA, che permette di creare delle funzioni particolari di cui avremmo bisogno.

Nel complesso potremmo non avere bisogno di cose troppo particolari e lo standard ci tornerebbe abbastanza comodo.

Conclusioni

ABbiamo visto un semplice Tip che ci permette di avere un Alert sfruttando il più possibile le funzionalità standard. Nei prossimi post andremo ad esaminare come potremmo estendere / migliorare questo truchetto 🙂

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Page break per la stampa in PDF con Confluence

Per aiutare la esportazione in PDF

In questo post andiamo ad analizzare un addon che ci permette di poter migliorare l’esportazione e stampa in PDF.

Di cosa si tratta

Nel dettaglio di tratta di sfruttare le User Macro, per le istanze server, in cui possiamo definire delle funzioni che non sono presenti su Confluence per poterci aiutare. In particolare possiamo definire ina interruzione id pagina in maniera molto semplice:

ovvero andiamo a definire una interruzione di pagina andando ad inserire un tag HTML direttamente sulla pagina attraverso questa macro.

Conclusioni

Abbiamo un piccolo barbatrucco che ci può aiutare nella redazione della nostra documentazione.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili in questa pagina dedicata della documentazione Atlassian.

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EasyBI – Test addon

EasyBI – proviamolo

In questo post andremo ad testare questo addon particolarmente interessante. Approfitto per segnalare che a fine maggio si terranno gli EazyBI Days, dove saranno presentate le ultime novità di questo prodotto :-). Ho avuto il piacere di confrontarmi con loro durante il Summit Atlassian di Barcellona, di inizio maggio, ed è stata una occasione unica per confrontarsi e capire che cosa sia possibile fare con questi strumenti meravigliosi.

Installazione

Partiamo come sempre dalla installazione. In questo caso ci concentriamo sulla installazione per la versione Cloud che, come già sappiamo, presenta delle piccole differenze, ma non è affatto difficile da eseguire.

 

 

Configurazione

Proseguiamo la nostra esplorazione andando a vedere la configurazione dell’addon. Iniziamo dicendo che l’addon mette a disposizione una sezione dedicata che permette di configurare e definire tutto ciò che serve per le nostre analisi dei dati.

(questo ovviamente è l’esempio del mio account 🙂 )

Da li abbiamo le opzioni per poter:

  • Definire le nostre sorgenti dati (Source Data)
  • Impostare le nostre query (Analyze)
  • Creare le nostre Dashboard, per condividere le informazioni 🙂

Andiamo ad esaminare ogni singola opzione 🙂

Possiamo definire tutte le sorgenti dati, a partire dai nostri progetti JIRA, come possiamo vedere dalla immagine precedente, alle sorgenti dati vere e proprie come database.

Vediamo, come mostrato in figura, che la versione cloud permette di connettersi a diverse fonti, tra le quali anche database. Se lo scegliamo, possiamo scegliere le seguenti fonti:

Questo non è affatto male 😉

Una volta definite le fonti dati, possiamo creare le nostre interrogazioni, il tutto in maniera totalmente visuale 🙂

Da questo punto in avanti andiamo a testare il tutto 🙂

Test

Una volta definite le nostre interrogazioni, possiamo usarle sia nella dashboard di JIRA, da dove possiamo visionare direttamente i nostri dati, come possiamo vedere facilmente.

Una delle possibilità offerte da questi prodotti è quella di pubblicare questi report anche su Confluence, in maniera abbastanza semplice e diretta. Utilizzando un apposito Addon per l’ambiente cloud, è possibile arrivare a pubblicare i report nelle pagine.

L’aggiunta viene eseguita in maniera semplicissima, come mostrato in figura:

Aggiungendo l’addon Dashboard o Report, ed impostando quale report andare a visualizzare:

otteniamo il risultato atteso. Nel nostro caso, abbiamo installato l’addon (in maniera simile a quanto descritto in precedenza) ed il risultato è stato il seguente:

Quindi con pochissimo sforzo abbiamo pubblicato le nostre statistiche direttamente su Confluence molto semplicemente.

Conclusioni

Statistiche, dati, BI tutto all’interno di JIRA e dei prodotti Atlassian. Questo addon è una sorpresa dietro l’altra. bbiamo a disposizione tutto ciò che ci serve per poter arrivare a gestire i nostri dati direttamente dove serve.

Reference

Maggiori dettagli sono reperibili alla pagina del marketplace.

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Come vediamo la definizione dei campi custom in JIRA Cloud o Server?

Piccolo barbatrucco

In questo post andiamo ad analizzare un piccolo trucco per vedere la definizione dei campi sotto JIRA Cloud.

Di cosa si tratta

Vi sarà capitato sicuramente, lavorando con un addon, viene restituito un messaggio di errore del tipo:

customfield_10006": "XXXXXXXXXX is required.

e non abbiamo la più pallida idea di come identificarli. Infatti, se andiamo nella definizione dei campi non abbiamo notizie del customfield_10006Tips direttamente dalla documentazione Atlassian. Come possiamo fare ad identificarli? Semplice. Ci viene in aiuto questo .

Per identificare i campi custom e non, identificando anche l’ID, possiamo semplicemente andare a richiamare:

https://<Your-JIRA-URL>/rest/api/2/field

ed il risultato è semplicemente questo:

ovvero un test che ho eseguito in una istallazione server locale, che utilizzo per mio test. Se lo eseguo su di una installazione cloud …. il risultato è il medesimo e abbiamo a disposizione tutti i campi, compresi i custom, come mostrato in figura:

 

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JIRA Service Desk – Come collaborare al meglio

Un approfondimento

In questo post andremo ad approfondire alcuni aspetti di collaborazione tra utenti, agenti di JIRA Service Desk e sviluppatori.

Un piccolo recap….

In precedenti post abbiamo visto come si è evoluto JIRA Service Desk, che adesso andiamo a riassumere:

  • Agenti, che si occupano di gestire le richieste
  • Utenti, che si occupano di creare le richieste
  • Partecipant, ovvero un utente o un agente o un utente JIRA di altri progetti (lo sviluppatore o altro ruolo)

Questo ultimo è la nostra arma segreta, perchè ci permette di aggiungere persone alla segnalazione, in modo da consentirgli di poter leggere la segnalazione e di consentirgli di partecipare attivamente alla segnalazione.

Tenete sempre presente che tutti i prodotti della Atlassian si basano sempre sulla collaboration ed in questo articolo andremo a vedere come un Agente può richiedere l’aiuto di più soggetti per arrivare a risolvere la segnalazione dell’utente

Un caso di uso

Proseguiamo nella nostra esplorazione, analizzando e spiegando meglio questa situazione.

L’agente, quando riceve una segnalazione, può chiedere il supporto di uno sviluppatore o di un altro utente JIRA e una prima operazione che può eseguire è quella di inserire un nuovo partecipant, ovvero coinvolgere un utente nella risoluzione chiedendo delle informazioni particolari. Questo si può realizzare semplicemente con un click, direttamente dal task jira, quando si entra nel dettaglio della segnalazione.

Oppure possiamo anche inserire direttamente un commento interno, in cui andiamo a referenziare un utente, nel nostro caso potrebbe essere uno sviluppatore, cui chiediamo un supplemento di spiegazioni. le mentions ci aiutano tantissimo 😀

Un’altra possibilità è quella di aprire una segnalazione direttamente al progetto di manutenzione/sviluppo utilizzando l’apposita funzione, che permette di creare una issue collegata alla nostra di Service Desk..

In questo modo lo sviluppatore dispone già della segnalazione originaria, da cui ricava tutto ciò che gli serve, e può già lavorare alla risoluzione della stessa.

Conclusioni

Vediamo come nei prodotti Atlassian la collaborazione è sempre al centro di tutto. Non averemo mai persone sole contro gli utenti cattivi, ma delle squadre, dei team che si occupano di gestire le situazioni.

Reference

Maggiori informazioni sono presenti nel seguente articolo su JIRA Service Desk, da cui ho preso spunto per costruire questo articolo.

 

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Bulk edit in JIRA – Modifiche multiple

Un pò di manualistica

In questo post andremo a vedere un pò di manualistica, che non fa mai male. In questo caso andiamo a spulciare nella manualista per capire come possiamo eseguire una BULK edit in JIRA 🙂

In cosa consiste

JIRA permette di eseguire una operazione di modifica/editazione multipla (Bulk edit appunto) delle issues. Questa operazione è sicuramente ottima quando si deve eseguire delle operazione che impatta più issue.  Se le dovessimo eseguire singolarmente…. aiuto

Ma prima di tutto

occorre sapere che questa opzione deve essere attivata. Andare quindi nelle permissions del progetto e … attivarle. L’attivazione è comandata dalle Global Permission (le trovate sotto le pagine di amministrazione, sezione System).  Da li andiamo a trovare la nostra bella opzione e…. forniamo le grant necessarie per poter avere  l’opzione disponibile.

Dalla figura vediamo come possiamo settare chi può usufruire della funzionalità.

Una volta configurata?

Possiamo fare tante bellissime cose 🙂

che adesso andiamo ad esaminare in dettaglio:

  • Eseguire una transazione per un insieme di issues
  • Cancellazione, modifica e spostamento di un insieme di issues
  • Modificare il Watch di issues

Operazioni che, se eseguite una per volta, ci fanno invecchiare istantaneamente.

Come usiamo il tutto?

Bellissima domanda. Prima dobbiamo cercare il nostro insieme di issues da … trattare. Quindi andiamo ad applicare l’opzione che vogliamo :-), come mostrato nella seguente figura.

 

Una volta selezionata, passiamo al wizard che ci guiderà nella operazione che vogliamo fare. La prima operazione del wizard, come mostrato dalla seguente figura:

scegliamo quali issues andiamo a trattare. Il secondo passo è il seguente:

scegliamo l’operazione da eseguire. Supponendo di selezionare Edit Issues , viene proposta una nuova form che richiede quali modifiche operare :-), come mostrato della seguente figura.

Una volta inserite le informazioni necessarie, confermiamo e operiamo le modifiche.

Conclusioni

Abbiamo visto un esempio di come poterci semplificare la vita grazie alle funzionalità di JIRA. Continueremo sempre a pubblicare articoli didattici e di aiuto per gli utenti.

Reference

Per qualsiasi altre informazioni, in inglese, fate riferimento alla pagina del manuale.

 

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Agile Board cross-progetti – Come la realizziamo? Che cosa possiamo fare?

Una breve divagazione

In questo post facciamo una breve divagazione sulle Agile Board. Cerchiamo di capire come possiamo sfruttare questo strumento  in vari ambiti e, sopratutto, vediamo come possiamo adattare alle nostre esigenze lo strumento.

Ringraziamenti

Un ringraziamento a Maria Luisa, per il lavoro che sta svolgendo con i prodotti Atlassian e che ha causato questa divagazione. 🙂

Vediamo come possiamo ….

… sfruttare la Agile Board a nostro uso e consumo. Infatti, si presta bene a diversi utilizzi, come ho già avuto modo di mostrare nel Workflow che ho già pubblicato qui nel marketplace della Atlassian, dove ho mostrato come poter utilizzare la Agile Board per tracciare il flusso delle fatture.

Un altro esempio lo trovate anche in questo post, che ho dedicato ad una ipotesi di realizzazione di Asset Management, dove anche li ho mostrato come la Agile Board trova un suo utilizzo molto naturale nel tracciare lo stato di ogni singolo asset.

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Di conseguenza ….

… forti di queste esperienze, possiamo anche ipotizzare che ci siano anche altri possibili utilizzi delle board, anche non proprio relative alla metodologia Agile.

Stato di fatto – Fotografia – Snapshot

Un utilizzo che possiamo avere della Agile Board è quello di tracciare in generale lo stato di fatto. Allo stesso modo usato negli altri esempi. Un altro esempio riguarda il post che ho dedicato alla recensione dell’addon del Kanoah CRM, dove gli autori dell’addon hanno praticamente utilizzato una board per tracciare l’andamento degli affari.

Altri utilizzi?

Lasciamo che sia la nostra fantasia a trovare altri usi :-). Possiamo anche ipotizzare che sia gestita anche per gestire i percorsi di carriera del personale di una azienda. In questo caso, le issue sono utilzzate per rappresentare il dipendente, con tutte le sue informazioni, mentre gli stati del workflow sono i gradi di avanzamento di carriera/assegnazione incarichi e chi più ne ha ne metta, sfruttando anche la potenzialità di Confluence 🙂

Un altro esempio potrebbe essere la gestione di un parco macchine di una azienda. Le issue possono essere utilizzate per rappresentare le automobili, mentre gli utenti di JIRA sono il personale che ottiene in gestione l’auto…. ma questo è solo un possibile applicazione di un utilizzo un pò più generico: ovvero gestire la assegnazione di risorse e, utilizzando anche un altro addon che abbiamo censito, per rintracciarlo a livello geografico.

Ma la board è legata ad un solo progetto?

Fondamentalmente le Board sono legate ad un progetto, anche se possiamo sfruttarle per andare a leggere le informazioni anche da issue appartenenti a diversi progetti. Occorre però tenere presente alcune piccole accortezze per arrivare a gestirle al meglio.

  1. Possiamo selezionare le issues che vogliamo, basta semplicemente impostare la JQL di cui si vuole
  2. Occorre prestare attenzione: se il filtro JQL non presenta il campo project , allora la Board potrebbe non risultare associata al progetto o fruibile dalla Dashboard del progetto, come mostrato nella immagine successiva
  3. Se vogliamo sfruttare le potenzialità della board di modificare lo stato delle issue, accertiamoci che le issue dei progetti selezionati presentino lo stesso workflow, che presentino gli stessi stati e che la Board sia configurata in maniera tale da telere conto degli stessi stati, ovvero quali stati e quale colonna etc. Se presentano WF differenti, potremmo non avere il comportamento che ci aspettiamo 🙂

Conclusioni

Abbiamo fatto una semplice digressione sull’argomento. Questo è sicuramente uno punto di partenza per altri ragionamenti che porterà sicuramente a conclusioni interessanti.

 

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