ECM – Enterprise Content Management

Torniamo ad affrontare un tema molto importante per Confluence e per la documentazione. SI tratta di una serie di post in cui parleremo di come gestire Confluence al meglio e di come questo può essere visto come un  ECM – Enterprise Content Management

enterprise content management (ECM) illustration

Cosa significa ECM?

Al di la della semplice sigla, quello che vogliamo esprimere in questo post è quello che sta dietro questa sigla, i concetti che stanno dietro. Partiamo con un piccolo aiuto al sito di Atlassian, che ci fornisce una prima definizione di ECM, come mostrato nella immagine seguente:

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Cosa riportato nel sito Atlassian

Adesso cerchiamo di esprimere gli stessi concetti in italiano, aiutando meglio la comprensione del lettore 🙂

Sotto il cappello di ECM abbiamo un sistema di gestione documentale che supporta i processi aziendali e decisionali. I software ECM sono organizzati in maniera tale che tutte le informazioni siano facilmente accessibili. Non vi ricorda qualosa?? 🙂 In aggiunta sono presenti una serie di strumenti che permettono di organizzare meglio le informazioni al fine di renderle meglio fruibili :D. RIPETO: Non vi ricorda qualcosa? 

Percorso di lettura

Si tratta di un concetto che ho espresso in diversi post di questo blog, in particolare in questo post, oltre che in questo altro post, dove ho espresso questo concetto di Percorso di lettura, importante nella organizzazione della informazione. Come ricordo sempre, ‘buttare’ l’informazione in pagine alla rinfusa non risolve il problema, ma ne crea sicuramente di nuovi. Le informazioni devono essere sempre collegate. Questo significa che non dobbiamo inserire delle informazioni dove capita, ma occorre dare un ordine, rispettarlo e cercare sempre di posizionare le medesime informazioni nello stesso posto.

Risultati immagini per percorso

Se impostiamo le pagine seguendo il percorso di lettura, saremmo sempre in grado di trovare sempre la nostra informazione. Vediamo come arrivarci e, nei prossimi post, proveremo a dare un esempio pratico.

Tutto in ordine: sempre!

Un ECM ci mette a disposizione anche gli strumenti per avere sempre tutto in perfetto ordine. A tale scopo mi rifaccio alla storia, in particolare ad una conferenza di un noto storico italiano, durante la quale citò alcune curiosità che mi permettono di chiarire meglio. Questo esempio lo uso sempre quando spiego sempre Confluence ai miei studenti :).

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Testugine romana

Parliamo dei legionari romani. Potevano prestare servizio in qualsiasi parte del territorio dell’Impero Romano, ma potevano contare su di una cosa molto importante. Tutto era sempre nello stesso posto.

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Legionario Romano

L’organizzazione era tutto nell’esercito romano. Proprio questo, con un preciso addestramento, rendeva il legionario un combattente perfetto. In qualsiasi situazione sapeva sempre dove si trovavano le armi, dove doveva dormire, dove si mangiava, dove recarsi per i turni di guardia e …. cosa fare per costruire il castrum. Anche se non ricordiamo le lezioni di storia, sappiamo che proprio grazie a questa caratteristica, i Romani hanno dominato il mondo allora conosciuto.

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Resti di un Accampamento Romano a Masada

Applichiamo l’esempio 

Applichiamo l’esempio ad ECM usando gli strumenti Atlassian e, ovviamente, andiamo a vedere come Confluence e i vari addons ci permettono di avere il nostro ECM.

Se poniamo le informazioni nello stesso ordine, posizione e organizzazione, abbiamo l’innegabile vantaggio di non impazzire quando si cercano le informazioni. 

vigano.jpg

Per dare un ordine occorre decidere i seguenti punti:

  • Le pagine devono essere organizzate allo stesso modo:
    • Titolo parlante;
    • Un sommario in cima, per dare subito indicazioni al lettore delle informazioni della pagina
    • Delle sezioni ben definite, dove il lettore può trovare subito ciò che interessa;
  • Usare in maniera quasi maniacale dei Template, per avere sempre le pagine organizzate allo stesso modo;
  • Fare in modo che le pagine non contengono TROPPE informazioni: Non dobbiamo scrivere un trattato in 20 volumi, ma trattare solo le informazioni che servono.  
  • Dare sempre la medesima gerarchia alle pagine. Punto importantissimo. Se diamo la stessa gerarchia, mettiamo le informazioni nello stesso punto e … suspense, troviamo tutto. 🙂
  •  Aggiungiamo un ultimo concetto. Se l’informazione è comune, allora questa deve essere organizzata a se stante, affinchè possa essere referenziata dove serve. Vantaggio? abbiamo questa informazione solo una volta e non l’abbiamo replicata all’infinito. Deve essere aggiornata una sola volta e…. suspense, viene subito recepita nelle varie parti. Svantaggio? se la pagina viene rimossa, abbiamo diversi link da correggere, ma questo accade con una frequenza molto più bassa.

Vedremo nei prossimi post ulteriori consigli in merito.

Che risultato otteniamo?

Quando leggeremo una pagina qualsiasi del nostro Confluence, sapremo sempre dove reperire le informazioni subito.  

Se abbiamo una gerarchia di pagine, sappiamo ancora una volta, dove leggere le informazioni e sopratutto sappiamo dove andare a posizionare le nuove informazioni. 

Risultati immagini per trovare

Se abbiamo una informazione comune, non la replichiamo in 123456789,80 versioni differenti, ma una sola versione da referenziare. La modifica è subito disponibile per tutti.

Risultati immagini per advantage

In un sistema ECM, le informazioni sono liberamente fruibili, ma questo non significa che lo stesso sistema permetta di poter impostare delle limitazioni, per gruppi o utenti singoli. IN questo modo possiamo anche regolare chi legge cosa 🙂

Conclusioni

Abbiamo dato una prima spolverata a questi concetti. Nei prossimi post andremo ad esaminarli meglio, con esempi e tenteremo anche di descrivere dei casi di uso. Stay tuned. 🙂

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Diamo della formattazione alle nostre pagine Confluence Cloud

In questo post andiamo ad esaminare un addon per Confluence Cloud, che ci permette di poter manipolare meglio la formattazione delle nostre pagine, mettendo a disposizione una serie di macro per poterci aiutare in questo compito.

Macro Toolbox (HTML, Tabs, Expand)

Questo addonci permette di:

  • Aggiungere HTML alle nostre pagine 
Securely embed HTML into your Confluence page
  • Aggiungere delle sezioni con dei TAB 
Organise content in horizontal or vertical tabs
  • Mettere a disposizione opportune macro di Expand/collapse 
Organise content into easy to read headings

Interessante…. lo provo subito

Possiamo dare una discreta formattazione alle nostre pagine del nostro Confluence Cloud e non voglio lasciarmi scappare questa opportunità. Andiamo a cercare subito questo addon ed installiamolo 🙂

Procediamo con l’installazione,selezionando Free trial

…. accettiamo il fatto che i dati saranno memorizzati nel server del produttore dell’addon, e di conseguenza, andiamo a proseguire selezionando Accept & install

Attendiamo che si aggiorni la sottoscrizione dell’abbonamento, aggiungendo il pagamento di questo nuovo addon ….

Procediamo subito con il test 🙂 Modifico una delle mie pagine :), quella relativa ai miei KB, andando ad inserire codice HTML:

Come possiamo vedere, abbiamo un’altra possibilità di poter inserire del codice HTML all’interno delle nostre pagine Confluence. Ma non è la sola cosa che possiamo fare. Come mostrato dalle seguenti figure:

Con due semplici macro, possiamo organizzare il contenuto di una pagina con dei TAB molo carini e semplici. Notevole come risultato.

Conclusione

Abbiamo scoperto un addon molto interessante, semplice e importante, in quanto ci permette di poter aggiungere della formattazione anche alla nostra istanza cloud, che come sappiamo sono sempre molto più limitate rispetto alle versioni server. Sono sicuro che le prossime versioni saranno cariche di interessanti novità.

Reference

Maggiori informazioni sono disponibili presso la pagina del marketplace.

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Monitoriamo le nostre pagine Confluence Cloud

In questo post andremo ad analizzare questo addon, che permette di poter monitorare le nostre pagine Confluence Cloud. Andiamo a curiosare 😛

Subito al dunque

Questo addon ci permette di poter visualizzare le nostre pagine attraverso una Timeline

You can see information about pages visually in a timeline format, fully zoomable, like creation date, last modified date, and number of edits. Further information is available by hovering over the info icon.​

Questo genere di visualizzazione ci permette di poter gestire una serie di operazioni quali: Commenti:

Now that you see your pages organized properly, what can you do about the results? Plenty actually! Select​ multiple pages and add labels, move, delete, add comments, or export links for easy page management.

ma non solo :P. Possiamo, selezionando un insieme di pagine:

  • Aggiungere una etichetta
  • Cancellare pagime
  • Spostare delle pagine
  • Esportare tutte le pagine selezionate come una lista di link

Fantastico. Che altro?

Attraveso l’uso di CQL possiamo specializzare anche la selezione delle pagine da visualizzare:

CQL is a really advanced way to filter pages, but it's not so easy to use. However, thanks to the built in CQL query builder​, it's easy to filter the pages according to your desired criteria.

e quindi possiamo selezionare, allo stesso modo, le pagine da analizzare.

Conclusioni

Non vedo l’ora di collaudare questo addon 🙂 Sono veramente curioso

Reference

Maggiori informazioni sono presenti nella pagina del Marketplace.

 

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Utilizzo di Metadata per Confluence

In questo post andremo ad analizzare un addon della Communardo, addon per Confluence, che abbiamo avuto modo di analizzare e che ci ha fornito spunti per vari utilizzi. In questo caso descrivo nella italica lingua quello che è espresso nell’articolo in inglese, aggiungendo alcune considerazioni.

Ispirazione

Questo post è stato ispirato da questo articolo della Communardo, dove viene descritto come realizzare un newsfeed personalizzato in Confluence. 

Subito al Dunque

Nell’articolo, Christina Schantin della Communardo spiega come l’utilizzo di due addon della stessa azienda possono concorrere a realizzare un newsfeed e di integrarlo su Confluence. 

In particolare come l’addon User Profile ed il Metadata possono concorrere a far si che utenti diversi possano vedere, nella pagina di overview, le informazioni che servono a loro in base ai loro uffici di competenza.

Easily adjust the location
Uffici di competenza evidenziati per profilo

Questa informazione viene inserita estendendo il profilo utente di Confluence, tramite l’addon User Profile . 

Add additional fields
La nuova informazione inserita nel profilo.

A questo punto andiamo a definire un link tra il profilo utente e i metadati, aggiungendo un metadato che è in qualche modo legato al nuovo campo del profilo.

Add new metadata field

I due addon sono stati ovviamente realizzati per far si che questa infomazione sia veicoalta dal profilo alle pagine.

A questo punto viene definito dove gli utenti vanno a reperire le informazioni personalizzate, sfruttando sempre l’addon Metadata:

Use the Metadata Overview Macro
Dettaglio della macro da utilizzare.

Conclusioni

Questo articolo della Communardo fornisce un esempio pratico molto molto interessante. Si tratta di una situazione reale in cui gli utenti accedono, in prima battuta, alle informazioni di cui abbisognano. 

Così facendo, gli utenti vanno subito a controllare le informazioni principali, senza essere affogati dalle informazioni di tutti gli utenti. Abbiamo un miglioramento nelle comunicazioni non indifferente.

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Apps per iOS – Un aggiornamento

In questo post andremo ad esaminare quali novità abbiamo sulle applicazioni iOS. 

Ispirazione

Ho tratto ispirazione per questo post da quanto pubblicato nel blog Atlassian. Ci siamo occupati degli applicativi mobile dei prodotti Atlassian, adesso vediamo di dare, in questo post, lo stato dell’arte 🙂

Quali Apps?

Le apps che abbiamo a disposizione, e che andremo a testare sono: 

Procediamo con analizzare le app sul campo. Utilizzerò il mio account di lavoro… sbiancando le informazioni sensibili 😉 …. ovviamente.

Jira

Partiamo da Jira. Quando attiviamo l’applicazione quello che vediamo qui è la maschera di login:

Come vediamo abbiamo la stessa visualizzazione del web. Inseriamo la nostra user e password (segrete 😛 )

Procediamo come 

 ed ecco il risultato 😀

Possiamo accedere alle Jira Board

ed alle issue, ma non alle Dashboard. Sono riuscito a predisporre una dashboard che mi riassume la mia attività lavorativa, ma non posso vederla sulla app mobile.

Confluence

Anche la app di Confluence presenta lo stesso layout di Jira

In questo caso possiamo avere a disposizione una dashboard, simile alla versione classica web

anche l’editazione è rimasta similare:

Conclusioni

Le apps mettono a disposizione diciamo il 90% delle funzionalità dei prodotti. Rimaniamo in attesa delle prossime evoluzioni.

Reference

Per ulteriori informazioni, fate riferimento al seguente articolo del Blog di Atlassian.

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Esprimiamo al meglio le nostre sensazioni su Confluence

IN questo post andremo ad analizzare questo addon per Confluence che estende una delle funzionalità standard, permettendo di avere a disposizione molte più emoicons. Andiamo a curiosare.

Esprimiamo meglio le reazioni

Come esposto nel proprio blog, questo addon estende lo standard permettendo di poter esprimere meglio e proprie sensazioni nelle pagine di COnfluence

Queste trovano posto in basso alla pagina:

ma anche nei commenti

e sopratutto, questo addon è gratuito (al momento in cui riporto questo post, l’addon è gratuito).

Lo proviamo

Partiamo subito dalla installazione dell’addon e verifichiamo subito come funziona. Cerchiamo l’addon tra quelli disponibili

Selezioniam Install  per procedere con l’installazione ….

Accettiamo i termini di licenza …

Non abbiamo alcuna configurazione generale da gestire e di conseguenza procediamo subito all’uso 😀

Dalla precedente immagine viene evidenzata la presenza dei tasti Add Reactions che permette di poter aggiungere le nostre reazioni. I risultati sono i seguenti

Possiamo quindi aggiungere delle emoicons differenti, come mostrato dalla figura successiva:

Conclusioni

Abbiamo un addon free che aggiunge un aspetto social e che permette di poter esprimere meglio quanto riportato nelle pagine. SI tratta di un aspetto social che ci aiuta ad ingentilire le pagine, che non devono essere considerate come mere e semplici pagine di documentazioni, ma le rende anche più appetibili. 

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del blog del produttore ed alla pagina del marketplace.

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Copiamo uno Space da un Confluence ad un’altro

In questo post andremo a visionare un addon che permette di copiare uno Space da una instanza ad un’altra. Iniziamo a curiosare.

Le presentazioni

Iniziamo subito con l’introdurre l’addon, ovvero: Gaia Space Importer.  

Questo addon procuce dei backup di singoli space e permette di poter eseguire diverse varianti di copia. Mi spiego meglio:

  • Possiamo eseguire un back dello space e successivamente eseguire un ripristino dove vogliamo:
    • Stessa instanza Confluence, specificando una KEY differente
    • Nuova instanza Confluence, con la possibilità di poter importare i dati della nostra istanza Cloud sulla nuova istanza Server 🙂
Import and copy Confluence spaces in XML format
Non notiamo complicazioni nelle sezioni di importazione
Backup spaces in XML format
Abbiamo la possibilità di usarlo come copia Space, per il nostro Confluence
Import pages, templates, blogposts, history
Abbiamo la possibilità di poter copiare diversi elementi dello space separatamente

Come evidenziato dalla ultima immagine, vediamo che possiamo importare anche elementi di uno Space separatamente. In particolare riusciamo ad arrivare a livello di :

  • pagine
  • template
  • blogpost
  • history

Conclusioni

Da questo primo sguardo vediamo delle caratteristiche interessanti. Nei prossimi post andremo ad saggiare le caratteristiche di questo addon 🙂

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del Marketplace.

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Dataview per Confluence – First look

IN questo post andremo ad esaminare un nuovo addon che ci permette di poter visualizzare e gestire dei dati nel nostro Confluence. Andiamo a curiosare.

Dataview

Si tratta di un addon che permette di poter condividere dei dati tra i vari utenti di Confluence, in maniera semplice, veloce e permette di poter iteragire in maniera molto semplice.

Create simple databases on any Confluence page
Permette di poter visualizzare le informazioni in maniera chiara e semplice
Show selected data from your master spreadsheet
Abbiamo la possibilità di selezionare le informazioni che vogliamo visualizzare
Include all the required database functionality
Abbiamo una serie di strumenti a corredo
Searching on DataView
Le ricerche sono rapide e precise
Managing Data on DataView
Possibile eseguire le editazioni dei dati tutto in Confluence

Conclusione

Non male e sono molto molto curioso di vederlo all’opera. Nei prossimi post andremo ad esaminarlo.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili presso la pagina del Marketplace.

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Novità su Confluence Cloud

IN questo post andremo a descrivere le ultime novità, soffermandoci su come è stata migliorata la fase di Editing di Confluence Cloud.

Toolbar che serve

Dimentichiamoci le grandi toolbar del passato. Adesso avremo a disposizione la toolbar giusta per le necessità reali

confluence-editor-image.gif

In aggiunta avremo la possibilità di poter vedere le anteprime delle macro direttamente nelle fase di editing

create content - 4.png

In aggiunta abbiamo a disposizione 4 nuovi template dedicati a focalizzare sul progetto il gruppo di lavoro

Project Plan BG.png

IN aggiunta, le emoticons sono state estese

Images + emojis.png

ed infine (ma non ultimo) il menù che ci consente di generare una issue direttamente dal testo selezionato è stato esteso

Quick insert.png

Conclusione

Sempre nuove sorprese e funzionalità. Continuiamo a monitorare e riportare le varie novità su questo blog.

Reference

Maggiori informazioni sono riportate nella seguente pagina.

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Lively blogs per Confluence & Template for Blog post #2

Proseguiamo, in questo post, il confronto tra due giganti. 

Test

Andiamo a concludere il confronto con il test dei due addon. Partiamo questa volta dal Template Blog della Bitvoodoo.  Il test sarà eseguito attraverso uno Space creato per il test.

Creiamo uno space …

…ad hoc in cui andiamo a fare sperimentazione.

adesso qui facciamo i primi test

Lively blog in action

Partiamo conLively Blog. Questo ci mette a disposizione una funzionalità nuova nel menù di una pagina

Questo ci permette di poter trasformare una pagina in un blog post. Partiamo dalla pagina 

selezioniamo la nuova funzionalità:

Selezioniamo lo space di destinazione e se vogliamo rimuovere la pagina una volta creato il blog post….

… e questo è il risultato :D… ma non è il solo risultato. L’addon mette a disposizione un elenco dei blog post nella Dashboard iniziale

permettendo di poter selezionare il post che interessa. 

Template blog in action

Partiamo con la configurazione dell’addon. Durante questa fase andiamo a definire quali template sarà possib ile usare nello Space

Una volta fatto ciò, possiamo generare un blog post direttamente dal bottone di generazione di un anuova pagina, che abbiamo modificato come segue:

Si vede il tasto Create Blog Post

Se lo selezioniamo possiamo scegliere il template che vogliamo utilizzare 

Lo selezioniamo e andiamo a generare la nostra pagina

Molto carino e pratico. Possiamo generare un blog post direttamente da un template.

Conclusione

Concludiamo questo post andando a dare le mie impressioni e indicando per quali situazioni questi addon sono indicati 🙂

Da quello che vedo, il Template Blog è sicuramente molto più utile nelle situazioni in cui si devono pubblicare molti blog post e quindi serve praticità e velocità.

Il Lively blog lo vedo come più orientato per generare delle pagine con frequenza più lasca, dove vogliamo studiare molto di più prima di pubblicare.

IN ogni caso, nomino nuovamente VINCITORI ENTRAMBI GLI ADDON 😀

Risultati immagini per the mask thanks

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