Le ore da Consuntivare facilmente….. con Jira

Un questo post affrontiamo un problema pratico. Tutto lavoriamo e tutti dobbimo consuntivare le ore che dedichiamo al cliente, al software interno, al programma etc.

Questa annosa questione è sempre dietro l’angolo e ogni azienda si è sviluppata la propria soluzione. Purtroppo, non sempre le soluzioni adottate sono funzionali o perfette per il contesto, ma sono spesso soluzioni che rimangono in uso solo perché (purtroppo è la nuda e cruda verità) chi ha sviluppato la soluzione non lavora più in azienda e chi è rimasto non sa come è stata costruita e/o modificarla. Risultato non la si cambia.

In altre situazioni invece si preferisce mantenere un sistema rigido di tracciatura e di compilazione completamente anacronistica per altre ragioni (che possono essere più o meno condivisibili), ma che molto spesso mettono le persone di fronte a dei malfunzionamenti o problemi.

Redacción Comercial | Instituto Bios de Educación a Distancia
A volte le ore si segnano manualmente su di un foglio di carta…..

Vediamo una possibile soluzione

In questo post vediamo come poter gestire la consuntivazione delle ore cercando di sfruttare le opzioni standard (oppure out-of-the-box) e aggiungendo solo poche funzionalità esterne (addon) e in questo caso cercando anche di usare degli addon gratuiti..

In Jira questa funzionalità è nativa. Non dobbiamo impazzire a cercare l’informazione.

Su istanza server abbiamo a disposizione la possibiltà di eseguire una stima del lavoro e di caricare le ore effettivamente dedicate al task che ci è stato assegnato. Abbiamo a disposizioni diverse possibilità (stiamo parlando delle funzioni out-of-the-box)

Maschera per inserire i dati del tempo da computare

Mentre nelle istanze cloud abbiamo una piccola differenza, ma nella pratica abbiamo le stesse informazioni

La screen view della istanza cloud, con evidenziato il campo del time tracking

La seguente GIF mostra come funziona il caricamento delle informazioni

Come carichiamo le ore in Jira Cloud

Siamo a metà del guado

Interagendo sempre con Jira, le persone hanno la possibilità di caricare i dati all’interno di Jira e possiamo anche visionarli e rivederli e correggerli. Ma questo è solo la prima parte del lavoro. I dati vanno rivisti e aggregati come servono e poi …. usati bene.

Come definire il budget di una campagna pubblicitaria | Agenzia P
I dati vanno raccolti adeguatamente

Nel out-of-the-box abbiamo poche risorse a disposizione. Possiamo principalmente esportare su Excel, ma non è la soluzione migliore.

Per fortuna abbiamo il Marletplace che ci viene incontro, con ulteriori strumenti

Per i server consiglio, senza indugio, EazyBI. In questa pagina della documentazione ufficiale del produttore dell’addon, viene data una spiegazione molto semplice e diretta. Il risultato non è affatto male 😀

Una tabella molto interessante

questo ovviamente è solo uno dei possibili risultati che si possono ottenere con questo addon. Mi permetto di citare i seguenti articoli del Blog di Deiser, che ho avuto il piacere di scrivere, che permettono di poter fare delle operazioni molto interessanti

Consiglio la lettura di questi articoli per aumentare la conoscenza di questo addon, ma altri articoli interessanti sono presenti in questo fantastico blog, che fornisce sempre articoli interessanti.

Ottimo, e per il Cloud?

Abbiamo delle altre possibilità, gratuite (al momento in cui viene scritto il post, gli addon citati sono gratuiti), che permettono di poter avere un quadro di insieme delle ore consuntivate,

Abbiamo a disposizione Team Worklog Reports Lite che ci permette di realizzare delle viste personalizzate del worklog caricato dagli utenti

Detailed user report of each work log entered, minute by minute
Vista dettagliata

con la possibilità di poter filtrare facilmente.

Flexible filtering and group by
Abbiamo delle autocomposizioni per selezionare i dati

Attraverso Time To Invoice – Worklog reports abbiamo una interfaccia più semplice e di facile utilizzo

💵
Interfaccia semplice

In questo caso abbiamo una interfaccia più semplice e un sistema per filtrare i dati molto basico.

Il fatto di avere a disposizione più possibilità ci permette di poter scegliere la soluzione che maggiormente si adatta alle nostre esigenze.

Conclusioni

Abbiamo visto ch e Jira ci può aiutare sia nella gestione del caricamento del dato, che nella visualizzazione e rappresentazione. Nei prossimi post andremo a fare degli approfondimenti sui report e su che cosa ci può aiutare a rappresentare le informazioni. Questo sicuramente ci aiuta nel lavoro.

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Novità sul fronte JQL.

Sono sempre stato sensibile al JQL, ma per ovvi motivi. Dopo aver pubblicato un libro sull’argomento

ed ho anche avuto il privilegio di parlarne ad un webinar della WebGentle

Link diretto al video su youtube

Ma non è tutto ….

Ovviamente non è mai abbastanza. Infatti, una volta presa l’abitudine di usare JQL in Jira, sia sulle dashboard che nei filtri che nelle subscription, possiamo essere sicuri che andremo a cercare altre funzioni da poter utilizzare per poter estrarre i dati che ci interessano.

Parlo per mia esperienza e, sicuri del detto:

L’appetito vien mangiando

andiamo ad esaminare un altro addon che ci permette di poter aggiungere nuove frecce alla nostra faretra.

Faretre showroom | Rikybow
Sempre meglio avere molte frecce da usare

Enhanced Search (JQL & Subqueries)

Questo addon della Adaptavist permette di poter eseguire delle ricerche mirate attraverso l’introduzione di nuove funzioni JQL, che permettono di poter affinare le ricerche delle issue dei nostri progetti

Use the dedicated Enhanced Search screen to create Enhanced Search Queries and save them as Enhanced Filters. The Query Builder lets you pick from any of the Enhanced Functions, so you don't have to refer to the docs.
Query Builder, la novità che questo addon mette a disposizione

Dalla pagina del marketplace sono riportare le nuove funzioni che vengono messe a disposizione dall’addon:

➡️ Functions

  • dateCompare
  • subtasksOf
  • parentsOf
  • linkedIssuesOf
  • epicsOf
  • issuesInEpics
  • inSprint
  • nextSprint
  • previousSprint
  • issueFieldMatch
  • and more!

➡️ Keywords

  • numberOfSubtasks
  • numberOfLinks
  • numberOfAttachments
  • numberOfComments
  • and many more!

Conclusioni

Queste funzioni permettono di poter ricavare delle issue facilmente e aiutano tutti gli utenti di Jira, dallo sviluppatore al Project Manager o anche il semplice fruitore di Jira, a identificare le issue che gli servono e permettono anche di poter gestire delle situazioni che, in precedenza, facevamo fatica a gestire. Non vedo l’ora di saggiare le potenzialità di questo addon CLOUD.

Mi permetto di sottolineare che nell’ultimo periodo abbiamo avuto una costante fioritura di addon per l’ambiente Cloud, che ci permette di poter fare un ventaglio di operazioni non indifferente. Sono sicuro che quanto prima, quanto offerto dall’ambiente Server/onPremise/Data Center sarà sicuramente offerto anche dal Cloud.

Reference

Maggiori informazioni sono disponibili presso la pagina del Marketplace.

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Un altro addon dalla Deviniti – Test addon

In questi post saggiamo le potenzialità di un addon molto molto interessante. Context Issues for Jira

Questa immagine ha l'attributo alt vuoto; il nome del file è image.jpeg
test in corso

Installazione

Partiamo come sempre dalla installazione. La seguente GIF ci aiuta a capire come eseguire l’installazione

vediamo come installiamo su Cloud una app

Configurazione

Non abbiamo una configurazione generale. Questo significa che non abbiamo da dettagliare altre informazioni. Passiamo direttamente alla fase di test dell’addon.

Trasmettere la gioia della salvezza | riforma.it
Questo significa che l’addon è semplice.

Test

Chiudiamo con il test. La prima cosa che notiamo è la presenza di un nuovo campo aggiuntivo.

Dettaglio del nuovo campo

Osserviamo subito che questo campo ci restituisce il risultato di una query JQL. Possiamo infatti selezionare le informazioni che ci servono. Nella GIF precedente, mostro anche come è possibile anche andare a gestire e modificare il JQL per arrivare a estrarre i dati che mi interessano, andando ad affinare la ricerca.

Quando selezioniamo una issue per la prima volta, abbiamo il seguente valore impostato:

project = $current order by priority DESC

Successivamente possiamo modificarla e portarla al JQL che più ci aggrada e serve per la questione. Come conseguenza abbiamo a disposizione un addon che ci permette di rintracciare le issue che possono essere collegate tra di loro.

Immaginate che i diversi attori che interagiscono con le issue del progetto, possono eseguire una prima analisi dei dati e possono identificare facilmente tutte le issue che possono tornare utili per i propri obbiettivi, il tutto senza muoversi dalla issue su cui si sta lavorando.

Conclusioni

Abbiamo esaminato un addon interessante. Le funzioni sono ancora basiche, ma si tratta di un buon inizio. Si tratta di un addon molto interessante e che promette di essere arricchito con nuove funzionalità. Sono sicuro che quanto prima dovrò occuparmene

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili sulla pagina del Marketplace.

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Un altro addon dalla deviniti

In questo post andiamo ad analizzare un nuovo addon della Deviniti. Siamo sempre rimasti piacevolmente sorpresi dai loro lavori e oggi sono sicuro che non deluderà

Analisi in corso

Subito al dunque

Questo addon ci permette di poter visionare le issue similari direttamente dalla vista della issue. Praticamente ci permette di poter vedere

glance with tiles and results
Direttamente dalla issue, una vista ad hoc con la lista delle issue simili

In aggiunta abbiamo la possibilità di personalizzare la ricerca con il JQL. Ho una forte sensibilità sul JQL (come potete immaginare)

glance with JQL
Il JQL – La nostra arma segreta sempre

Sono ripetitivo, ma lo sono a fin di bene. Il JQL è l abase di tutto su Jira e di conseguenza invito tutti a leggere il mio libro:

Un suggerimento fornito dagli autori: Questo addon è un ottimo aiuto per gli Agenti di Jira Service Desk. Infatti permette di poter definire un JQL che aiuta nel rintracciare delle issue dello stesso contesto/autore/similare.

search results with tickets
Un grande aiuto.

Conclusione

Il primo giudizio è semplice: SPETTACOLO :-D. Questo addon mette a disposizione delle ottime funzionalità ed una marcia in più da non sottovaltare. Non vedo l’ora di provarlo

Reference

Maggiori informazioni sulla pagina del Marketplace.

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I prodotti Atlassian lavorano solo per la gestione Software? Dico di no

Molti sono convinti che i prodotti Atlassian sono esclusivo uso per lo sviluppo software. La gestione che si integra con la metodologia AGILE, l’uso di versioni e componenti non fa che alimentare questa ipotesi. Ma sarà vero?

In questo post cercherò di dare ulteriori risposte, anche raccogliendo tutti i miei interventi, dove ho trattato l’argomento e cercato di spiegare, senza mai stancarmi, che i prodotti Atlassian sono …. per TUTTI.

Al via il contest delle scuole sull'esplorazione e sulla scoperta  scientifica - Bergamo News
Set esplorazione-mode = ON

Da dove partiamo?

Iniziamo dalla mia prima esperienza con i sistemi Wiki. Avevo iniziato ad usare Dokuwiki, validissimo wiki, per gestire un primo sistema di documentazione e di Giornale di Bordo, come lo chiamavo io

DELIUS-KLASING Giornale di bordo per barche a motore solo 14,90 € SVB |  Attrezzatura nautica
Un sistema per catalogare le attività giornaliere

Il mio obbiettivo era di avere una classificazione delle varie attività e, con questo sistema che non mi stancherò mai di consigliare, sono riuscito a catalogare e risolvere una quantità abbastanza consistente di problematiche.

Interessante, ma…..

Nel lontano 2014 iniziavo ad avere le prime evidenze di tutto ciò. Semplicemente rintracciavo un post del blog Atlassian dove si discuteva di come si potesse gestire le proprie ferie usando Jira Service Desk e Confluence.

La prima illuminazione

E’ stato il primo esempio di come questi prodotti potessero risultare versatili. Nel 2015 facevo la conoscenza di un libro che ha cambiato la mia vita. Sto parlando del libro di Dan Radigan, dove ho ampiamente discusso in questo post e che mi ha portato a realizzare la traduzione Italiana di questo libro.

Seconda illuminazione

Non sarebbero passati molti anni prima che la stessa Atlassian mi chiedesse uno speech all’Atlassian TEAM Tour Italiano, con tappe a Milano e Firenze. Si tratta di una esperienza memorabile.

Foto con gli altri Speakers

Dell’evento di Milano conservo ancora un video del mio intervento

Video di Youtube del mio intervento

Non solo…

La mia esperienza è andata oltre e nel 2018 ho iniziato a gestire sia le mie spese che le mie fatture (della mia attività di freelance) direttamente sotto Jira.

Ho avuto modo di parlarne in quetsa mia presentazione di JQL ospite della WebGentle: dove ho avo modo di parlare di come il JQL è la base di tutto il lavoro di Jira. Il seguente video di youtube riassume l’intervento che con Maria Luisa abbiamo avuto lo scorso Giugno:

il JQL è la nostra arma segreta, ma ne parleremo più avanti

Interessante quello che mostravo in questa presentazione, ovvero come si può gestire il proprio parco fatture direttamente sotto Jira

Un esempio di come gestire le nostre fatture

oltre che le nostre spese 🙂

Un esempio di come tenere tutto sotto controllo

Ma la prova principe è …..

come Sothebys utilizza i prodotti Atlassian per gestire il proprio business, come ha raccontato proprio durante l’Atlassian Summit del 2015

ideo è facilmente reperibile su youtube 😀

Ne ho anche parlato ad ACE Boston

dove ho avuto modo di parlarne e spero che a breve sia disponibile il video dell’incontro.

Questa immagine ha l'attributo alt vuoto; il nome del file è Schermata-2020-08-25-alle-23.17.44-1024x647.png
Gli Speaker dell’evento

Conclusione

Ribadire il concetto che occorre mantenere la mente aperta e che non bisogna solo fermarsi alla superficialità. Approfondite sempre e cercate sempre di esplorare nuove possibilità. I prodotti Atlassian sono e rimangono Versatili.

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CRM su Jira Cloud

In questo post andremo ad analizzare un nuovo addon della Scozzese New Verve ci mostra come aggiungere nuove funzionalità alla nostra istanza Cloud di Jira. Andiamo a curiosare ed esplorare.

Al via il contest delle scuole sull'esplorazione e sulla scoperta  scientifica - Bergamo News
Set esplorazione-mode = ON

Un pò di storia

Non siamo nuovi a questo genere di funzionalità in Jira. Già nei post passati abbiamo descritto altri Addon che trasformano la nostra istanza Jira in un sistema di CRM.

CRM Software: cos'è e perché può aiutare la tua PMI | Italiaonline
CRM per gestire i propri clienti

Ho già avuto modo di descrivere altri addon che permettono queste funzionalità e già da diversi anni faccio uso di uno di questi: Atlas CRM. Ho anche esplorato gli aggiornamenti. Ma come sempre dico, il Marketplace è una fonte di tantissime sorprese e la New Verve ci propone un addon molto interessante: Crumbs – simple CRM for Jira

Subito al dunque

Questo addon può essere riassunto con una sola parola: Semplicità. Questo addon introduce delle nuove funzionalità che permette di poter gestire i clienti, ma aggiunge ache nuove funzionalità che permette di poter gestire (su Jira Service Desk) le organizzazione.

Central customer data repository
Gestione semplice dei customer

Possiamo gestire facilmente le informazioni dei customer

Easy info capture & editing
La scheda del customer

e le possiamo facilmente associare queste ifnormazioni alle nostre issue.

In-context customer info
Informazioni del customer facilmente reperibili

Conclusioni

Sono molto curioso di questo addon e non vedo l’ora di provarlo. Sono molto curioso di provarlo ed esaminarlo.

Reference

Maggiori infromazioni sono presenti nella pagina del marketplace.

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Portiamo i calcoli su Jira Cloud

L’evoluzione delle funzionalità sul cloud non conosce limiti ne si ferma. Quello che molto spesso su installazione server è pura normalità, su cloud non sempre questa operazione è possibile.

Un esempio è dato da un addon molto importante, che personalmente mi ha salvato la vita in tantissime consulenza. Sto parlando di Scriptrunner per Jira Cloud e della possibilità di poter creare dei campi calcolati, come mostrato qui.

Dalla manualistica ufficiale di Scriptrunner for Jira cloud

In questo post andremo ad esaminare quali possibilità sono adesso disponibili e li andremo a testare per saggiarne le possibilità.

Esplorazione in corso

Abacus – Calculate Jira

Questo addon permette di poter creare dei campi calcolati sulla nostra istanza di Jira Cloud

Calculate Numeric, Dat, and Duration formulas and control them using Execution Plans.
Possibilità offerte dall’addon

Ma non solo. Questa è solo una delle possibilità che offre questo addon. Possiamo anche introdurre automatismi che permettono di semplificarci la vita.

Create Execution Plans to dictate when and how your formulas will run. Use triggers to identify activating events, conditions to filter issues using JQL, and actions to specify which formulas to run or fields to update.
Execution Plan – Funzionalità da esplorare

Conclusioni

Abbiamo a disposizione un addon molto interessante, sopratutto se abbiamo la necessità di dover migrare la nostra istanza da Server a cloud, ma non solo. Cercheremo di esplorare altri possibili usi.

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ACE Boston

Il 19 Agosto 2020 ho avuto il privilegio di fare uno speech all’ACE di Boston

La locandina dal sito ufficiale

Sono stato il primo intervento ed ho parlato di come sia possibile utiilizzare i prodotti Atlassian anche in ambiti NON IT.

Ecco tutti gli autori degli interventi

E’ stata una sfida avvincente e appassionante, perché ho avuto modo di poter fare uno speech in lingua Inglese. Gli altri speaker sono stati eccezionali e sono stato molto onorato di poter fare questo intervento. Non smetterò mai di ringraziare.

Uno degli interventi

Ho ascoltato con attenzione gli altri interventi: non bisogna mai sprecare le occasioni per migliorarsi ed imparare e questa è una di quelle occasioni in cui anche semplicemente ascoltando un punto di vista differente, questo è ciò che fa crescere e migliorare.

Un intervento dedicato alla migrazione verso il Cloud

Ho ascoltato anche la passione che emanavano gli altri partecipanti allo speech, l’entusiasmo dei partecipanti. Si tratta di una cosa meravigliosa.

Una visione di insieme dei partecipanti

Sono stati presenti oltre 60 persone ed è stata una esperienza molto molto importante. Ringrazio i responsabili dell’ACE di Boston per questa grande opportunità.

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Estendiamo le funzioni di Jira con un semplice sistema Documentale – Test Addon

In questo post andiamo a testare questo addon verificando le possibilità che offre nella gestione degli allegati su Jira.

Immagine correlata

Installazione

Partiamo come sempre dalla installazione. Come sempre abbiamo preparato una GIF che ci permette di poter visionare tutte le fasi della installazione.

L’installazione come siamo abituati

Configurazione

Andiamo ad analizzare la configurazione generale dell’addon. Una volta installato il tutto, possiamo accedere direttamente alla configurazione generale dell’addon che, come mostrato dalla seguente GIF, permette di poter visionare le schermate principali:

Le pagine di configurazione generale

Abbiamo due sezioni:

  • Settings – Si tratta dei settaggi principali. In questa sezione andiamo a settare la dimensione massima dei file e le colonne (al momento sono solo quelle indicate nella configurazione e non possono essere estese) che saranno visualizzate.
  • Permissions Si tratta delle permission che possono essere date agli utenti dei vari ruoli. Dato che la sezione documentale è presente nella parte di ogni progetto, ha logica settare le permission per i singoli ruoli.

Passiamo al test vero e proprio

Test

Per accedere alla sezione di documenti del progetto, l’addon mette a disposizione un link nella dashboard del progetto stesso. A tale scopo, abbiamo creato un nuovo progetto, nel server di laboratorio, per mostrare il funzionamento di queste nuove funzionalità.

Come accediamo alla sezione dei documenti

La seguente GIF ci mostra come possiamo creare le cartelle nella sezione documentale

La creazione di cartelle è molto semplice

mentre l’aggiunta di documenti (in questo caso aggiungo semplicemente due immagini per far vedere quanto è semplice aggiungere un file)

Aggiungiamo due immagini o due file

Una volta che abbiamo dei file all’interno del sistema documentale, che cosa possiamo fare? Possiamo sicuramente collegarli ai nostri TASK, come le linked issue

Colleghiamo una delle immagini caricate

Ma non solo. Possiamo anche creare della documentazione direttamente all’interno del sistema e di Jira

Creaimo un documento Wiki e poi generiamo un PDF

Ovviamente il documento è a nostra disposizione per qualsiasi altra operazione

Un semplice esempio di modifica

Di questi documenti possiamo gestire facilmente le versioni e abbiamo libertà non indifferenti

Possiamo anche aggiungere i link a questi documenti anche nel campo description.

Aggiungiamo in maniera semplice

Concludiamo il test mostrando anche come possiamo gestire un gadget, che possiamo inserire nella dashboard di Jira, che permette di mostrare, attraverso una treeview

Pochi semplici click ed ecco il gadget all’opera

Ottimo, ma per Service Desk?

Lato Service Desk gli agenti possono condividere i documenti nei commenti e questi possono essere letti dai clienti finali, ma, al momento, questo non sostituisce il sistema di KB di Service Desk. Li abbiamo ancora Confluence Campione.

Il commento creato dall’agente
Quanto vede il cliente finale

Ma non dispero. Sono sicuro che l’azienda che produce questo addon stà già lavorando ad una funzione che mette a disposizione una KB per gli utenti di Service Desk. 🙂

Conclusione

Questo addon presenta delle caratteristiche interessanti. La gestione degli allegati è importante e questo addon permette di semplificarci la vita. Non male 🙂

Immagine correlata
Felicità

Questo addon può essere una soluzione ottimale per quelle situazioni in cui Confluence non è necessario per gestire la documentazione. In aggiunta, potrebbe anche essere usato come situazione intermedia per poter gestire una transazione verso Confluence. Tuttavia,

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili dalla pagina del Marketplace.

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Novità per Jira Cloud – Test addon

In questo post andremo ad esaminare un addon molto interessate che ci permette di poter gestire al meglio i nostri task di Jira.

L'IVASS avvia un'indagine sulla gestione dei reclami dei Broker ...

Installazione

Partiamo come sempre dalla installazione. La seguente GIF ci aiuta a capire meglio come procedere.

L’installazione non ha più segreti

Configurazione

Procediamo con la configurazione generale dell’addon e, con somma sorpresa, NON abbiamo alcuna configurazione iniziale da fare.

La gioia, il bene più grande da condividere | riforma.it
una semplificazione non indifferente

Test

Completiamo con il test passando all’utilizzo dell’addon. Anche in questo caso, ci facciamo aiutare da una GIF che ci agevola nel capire l’utilizzo:

semplice, veloce ed immediato

Una annotazione

Dalla manualistica, possiamo vedere come usarlo con la precedente versione della User experience. Nella GIF che ho caricato si vede il funzionamento con la new experience. 😀

Seconda annotazione

Come potete vedere non sono disponibili tutti i campi. Ma se volete, potete aprire una segnalazione alla Stiltsoft e chiedere di estendere l’elenco. Ma sono abbastanza sicuro che tra non molto TUTTI i campi desiderati saranno messi a disposizione 🙂

Scelta dei campi

Conclusioni

Abbiamo visto un addon molto molto molto carino, per la nostra instanza Cloud. Possiamo semplificarci la vita nel gestire un insieme abbastanza consistenze di Issue.

Reference

Maggiori informazioni sono presenti nella pagina del marketplace.

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