ECM – Enterprise Content Management

Torniamo ad affrontare un tema molto importante per Confluence e per la documentazione. SI tratta di una serie di post in cui parleremo di come gestire Confluence al meglio e di come questo può essere visto come un  ECM – Enterprise Content Management

enterprise content management (ECM) illustration

Cosa significa ECM?

Al di la della semplice sigla, quello che vogliamo esprimere in questo post è quello che sta dietro questa sigla, i concetti che stanno dietro. Partiamo con un piccolo aiuto al sito di Atlassian, che ci fornisce una prima definizione di ECM, come mostrato nella immagine seguente:

image.png
Cosa riportato nel sito Atlassian

Adesso cerchiamo di esprimere gli stessi concetti in italiano, aiutando meglio la comprensione del lettore 🙂

Sotto il cappello di ECM abbiamo un sistema di gestione documentale che supporta i processi aziendali e decisionali. I software ECM sono organizzati in maniera tale che tutte le informazioni siano facilmente accessibili. Non vi ricorda qualosa?? 🙂 In aggiunta sono presenti una serie di strumenti che permettono di organizzare meglio le informazioni al fine di renderle meglio fruibili :D. RIPETO: Non vi ricorda qualcosa? 

Percorso di lettura

Si tratta di un concetto che ho espresso in diversi post di questo blog, in particolare in questo post, oltre che in questo altro post, dove ho espresso questo concetto di Percorso di lettura, importante nella organizzazione della informazione. Come ricordo sempre, ‘buttare’ l’informazione in pagine alla rinfusa non risolve il problema, ma ne crea sicuramente di nuovi. Le informazioni devono essere sempre collegate. Questo significa che non dobbiamo inserire delle informazioni dove capita, ma occorre dare un ordine, rispettarlo e cercare sempre di posizionare le medesime informazioni nello stesso posto.

Risultati immagini per percorso

Se impostiamo le pagine seguendo il percorso di lettura, saremmo sempre in grado di trovare sempre la nostra informazione. Vediamo come arrivarci e, nei prossimi post, proveremo a dare un esempio pratico.

Tutto in ordine: sempre!

Un ECM ci mette a disposizione anche gli strumenti per avere sempre tutto in perfetto ordine. A tale scopo mi rifaccio alla storia, in particolare ad una conferenza di un noto storico italiano, durante la quale citò alcune curiosità che mi permettono di chiarire meglio. Questo esempio lo uso sempre quando spiego sempre Confluence ai miei studenti :).

testudo1.jpg
Testugine romana

Parliamo dei legionari romani. Potevano prestare servizio in qualsiasi parte del territorio dell’Impero Romano, ma potevano contare su di una cosa molto importante. Tutto era sempre nello stesso posto.

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Legionario Romano

L’organizzazione era tutto nell’esercito romano. Proprio questo, con un preciso addestramento, rendeva il legionario un combattente perfetto. In qualsiasi situazione sapeva sempre dove si trovavano le armi, dove doveva dormire, dove si mangiava, dove recarsi per i turni di guardia e …. cosa fare per costruire il castrum. Anche se non ricordiamo le lezioni di storia, sappiamo che proprio grazie a questa caratteristica, i Romani hanno dominato il mondo allora conosciuto.

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Resti di un Accampamento Romano a Masada

Applichiamo l’esempio 

Applichiamo l’esempio ad ECM usando gli strumenti Atlassian e, ovviamente, andiamo a vedere come Confluence e i vari addons ci permettono di avere il nostro ECM.

Se poniamo le informazioni nello stesso ordine, posizione e organizzazione, abbiamo l’innegabile vantaggio di non impazzire quando si cercano le informazioni. 

vigano.jpg

Per dare un ordine occorre decidere i seguenti punti:

  • Le pagine devono essere organizzate allo stesso modo:
    • Titolo parlante;
    • Un sommario in cima, per dare subito indicazioni al lettore delle informazioni della pagina
    • Delle sezioni ben definite, dove il lettore può trovare subito ciò che interessa;
  • Usare in maniera quasi maniacale dei Template, per avere sempre le pagine organizzate allo stesso modo;
  • Fare in modo che le pagine non contengono TROPPE informazioni: Non dobbiamo scrivere un trattato in 20 volumi, ma trattare solo le informazioni che servono.  
  • Dare sempre la medesima gerarchia alle pagine. Punto importantissimo. Se diamo la stessa gerarchia, mettiamo le informazioni nello stesso punto e … suspense, troviamo tutto. 🙂
  •  Aggiungiamo un ultimo concetto. Se l’informazione è comune, allora questa deve essere organizzata a se stante, affinchè possa essere referenziata dove serve. Vantaggio? abbiamo questa informazione solo una volta e non l’abbiamo replicata all’infinito. Deve essere aggiornata una sola volta e…. suspense, viene subito recepita nelle varie parti. Svantaggio? se la pagina viene rimossa, abbiamo diversi link da correggere, ma questo accade con una frequenza molto più bassa.

Vedremo nei prossimi post ulteriori consigli in merito.

Che risultato otteniamo?

Quando leggeremo una pagina qualsiasi del nostro Confluence, sapremo sempre dove reperire le informazioni subito.  

Se abbiamo una gerarchia di pagine, sappiamo ancora una volta, dove leggere le informazioni e sopratutto sappiamo dove andare a posizionare le nuove informazioni. 

Risultati immagini per trovare

Se abbiamo una informazione comune, non la replichiamo in 123456789,80 versioni differenti, ma una sola versione da referenziare. La modifica è subito disponibile per tutti.

Risultati immagini per advantage

In un sistema ECM, le informazioni sono liberamente fruibili, ma questo non significa che lo stesso sistema permetta di poter impostare delle limitazioni, per gruppi o utenti singoli. IN questo modo possiamo anche regolare chi legge cosa 🙂

Conclusioni

Abbiamo dato una prima spolverata a questi concetti. Nei prossimi post andremo ad esaminarli meglio, con esempi e tenteremo anche di descrivere dei casi di uso. Stay tuned. 🙂

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Diamo della formattazione alle nostre pagine Confluence Cloud

In questo post andiamo ad esaminare un addon per Confluence Cloud, che ci permette di poter manipolare meglio la formattazione delle nostre pagine, mettendo a disposizione una serie di macro per poterci aiutare in questo compito.

Macro Toolbox (HTML, Tabs, Expand)

Questo addonci permette di:

  • Aggiungere HTML alle nostre pagine 
Securely embed HTML into your Confluence page
  • Aggiungere delle sezioni con dei TAB 
Organise content in horizontal or vertical tabs
  • Mettere a disposizione opportune macro di Expand/collapse 
Organise content into easy to read headings

Interessante…. lo provo subito

Possiamo dare una discreta formattazione alle nostre pagine del nostro Confluence Cloud e non voglio lasciarmi scappare questa opportunità. Andiamo a cercare subito questo addon ed installiamolo 🙂

Procediamo con l’installazione,selezionando Free trial

…. accettiamo il fatto che i dati saranno memorizzati nel server del produttore dell’addon, e di conseguenza, andiamo a proseguire selezionando Accept & install

Attendiamo che si aggiorni la sottoscrizione dell’abbonamento, aggiungendo il pagamento di questo nuovo addon ….

Procediamo subito con il test 🙂 Modifico una delle mie pagine :), quella relativa ai miei KB, andando ad inserire codice HTML:

Come possiamo vedere, abbiamo un’altra possibilità di poter inserire del codice HTML all’interno delle nostre pagine Confluence. Ma non è la sola cosa che possiamo fare. Come mostrato dalle seguenti figure:

Con due semplici macro, possiamo organizzare il contenuto di una pagina con dei TAB molo carini e semplici. Notevole come risultato.

Conclusione

Abbiamo scoperto un addon molto interessante, semplice e importante, in quanto ci permette di poter aggiungere della formattazione anche alla nostra istanza cloud, che come sappiamo sono sempre molto più limitate rispetto alle versioni server. Sono sicuro che le prossime versioni saranno cariche di interessanti novità.

Reference

Maggiori informazioni sono disponibili presso la pagina del marketplace.

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Monitoriamo le nostre pagine Confluence Cloud

In questo post andremo ad analizzare questo addon, che permette di poter monitorare le nostre pagine Confluence Cloud. Andiamo a curiosare 😛

Subito al dunque

Questo addon ci permette di poter visualizzare le nostre pagine attraverso una Timeline

You can see information about pages visually in a timeline format, fully zoomable, like creation date, last modified date, and number of edits. Further information is available by hovering over the info icon.​

Questo genere di visualizzazione ci permette di poter gestire una serie di operazioni quali: Commenti:

Now that you see your pages organized properly, what can you do about the results? Plenty actually! Select​ multiple pages and add labels, move, delete, add comments, or export links for easy page management.

ma non solo :P. Possiamo, selezionando un insieme di pagine:

  • Aggiungere una etichetta
  • Cancellare pagime
  • Spostare delle pagine
  • Esportare tutte le pagine selezionate come una lista di link

Fantastico. Che altro?

Attraveso l’uso di CQL possiamo specializzare anche la selezione delle pagine da visualizzare:

CQL is a really advanced way to filter pages, but it's not so easy to use. However, thanks to the built in CQL query builder​, it's easy to filter the pages according to your desired criteria.

e quindi possiamo selezionare, allo stesso modo, le pagine da analizzare.

Conclusioni

Non vedo l’ora di collaudare questo addon 🙂 Sono veramente curioso

Reference

Maggiori informazioni sono presenti nella pagina del Marketplace.

 

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Utilizzo di Metadata per Confluence

In questo post andremo ad analizzare un addon della Communardo, addon per Confluence, che abbiamo avuto modo di analizzare e che ci ha fornito spunti per vari utilizzi. In questo caso descrivo nella italica lingua quello che è espresso nell’articolo in inglese, aggiungendo alcune considerazioni.

Ispirazione

Questo post è stato ispirato da questo articolo della Communardo, dove viene descritto come realizzare un newsfeed personalizzato in Confluence. 

Subito al Dunque

Nell’articolo, Christina Schantin della Communardo spiega come l’utilizzo di due addon della stessa azienda possono concorrere a realizzare un newsfeed e di integrarlo su Confluence. 

In particolare come l’addon User Profile ed il Metadata possono concorrere a far si che utenti diversi possano vedere, nella pagina di overview, le informazioni che servono a loro in base ai loro uffici di competenza.

Easily adjust the location
Uffici di competenza evidenziati per profilo

Questa informazione viene inserita estendendo il profilo utente di Confluence, tramite l’addon User Profile . 

Add additional fields
La nuova informazione inserita nel profilo.

A questo punto andiamo a definire un link tra il profilo utente e i metadati, aggiungendo un metadato che è in qualche modo legato al nuovo campo del profilo.

Add new metadata field

I due addon sono stati ovviamente realizzati per far si che questa infomazione sia veicoalta dal profilo alle pagine.

A questo punto viene definito dove gli utenti vanno a reperire le informazioni personalizzate, sfruttando sempre l’addon Metadata:

Use the Metadata Overview Macro
Dettaglio della macro da utilizzare.

Conclusioni

Questo articolo della Communardo fornisce un esempio pratico molto molto interessante. Si tratta di una situazione reale in cui gli utenti accedono, in prima battuta, alle informazioni di cui abbisognano. 

Così facendo, gli utenti vanno subito a controllare le informazioni principali, senza essere affogati dalle informazioni di tutti gli utenti. Abbiamo un miglioramento nelle comunicazioni non indifferente.

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Esprimiamo al meglio le nostre sensazioni su Confluence

IN questo post andremo ad analizzare questo addon per Confluence che estende una delle funzionalità standard, permettendo di avere a disposizione molte più emoicons. Andiamo a curiosare.

Esprimiamo meglio le reazioni

Come esposto nel proprio blog, questo addon estende lo standard permettendo di poter esprimere meglio e proprie sensazioni nelle pagine di COnfluence

Queste trovano posto in basso alla pagina:

ma anche nei commenti

e sopratutto, questo addon è gratuito (al momento in cui riporto questo post, l’addon è gratuito).

Lo proviamo

Partiamo subito dalla installazione dell’addon e verifichiamo subito come funziona. Cerchiamo l’addon tra quelli disponibili

Selezioniam Install  per procedere con l’installazione ….

Accettiamo i termini di licenza …

Non abbiamo alcuna configurazione generale da gestire e di conseguenza procediamo subito all’uso 😀

Dalla precedente immagine viene evidenzata la presenza dei tasti Add Reactions che permette di poter aggiungere le nostre reazioni. I risultati sono i seguenti

Possiamo quindi aggiungere delle emoicons differenti, come mostrato dalla figura successiva:

Conclusioni

Abbiamo un addon free che aggiunge un aspetto social e che permette di poter esprimere meglio quanto riportato nelle pagine. SI tratta di un aspetto social che ci aiuta ad ingentilire le pagine, che non devono essere considerate come mere e semplici pagine di documentazioni, ma le rende anche più appetibili. 

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del blog del produttore ed alla pagina del marketplace.

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Nuovo Layout per Jira Cloud – Test addon

In questo post andremo a testare questo addon e vedremo dal vivo questa nuova grafica di Jira Cloud. A tale scopo andremo ad usare le nostre istanze di test cloud.

Installazione

Partiamo come sempre dalla installazione, cercando il nostro addon da installare. Rispetto alle altre installazioni, teniamo presente che sarà più semplice dato che l’addon è ancora in beta ed è free (al momento in cui viene redatto il post, questo è lo stato dell’addon).

Selezioniamo il tasto Install e procediamo ….

Accettiamo le condizioni ….

Configurazione

Proseguiamo con la configurazione che,al momento, non è necessaria: Non abbiamo alcuna configurazione globale 🙂

Risultati immagini per felicità

Passiamo al test

Test

Iniziamo la nostra sessione di test andando a verificare come viene modificata la visualizzazione delle issue. Ci posizioniamo su di una issue qualsiasi:

Notiamo la presenza, in alto a destra, di un tasto FDS Edit, che ci permette di attivare la nuova visualizzazione.  Questo è il risultato:

Per meglio chiarire il funzionamento, ho prepatato questa GIF che ci da un ulteriore aiuto:

Conclusione

UN primo passo ma un primo grande risultato. Abbiamo un addon che ci permette di poter personalizzare la visualizzazione e permette di semplificare anche le informazioni mostrando solo l’essenziale. Il primo giudizio è assolutamente POSITIVO. Attendo i prossimi sviluppi e sono molto sicuro che i prossimi rilasci produrranno dei risultati non indifferenti.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del Marketplace.

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Copiamo uno Space da un Confluence ad un’altro

In questo post andremo a visionare un addon che permette di copiare uno Space da una instanza ad un’altra. Iniziamo a curiosare.

Le presentazioni

Iniziamo subito con l’introdurre l’addon, ovvero: Gaia Space Importer.  

Questo addon procuce dei backup di singoli space e permette di poter eseguire diverse varianti di copia. Mi spiego meglio:

  • Possiamo eseguire un back dello space e successivamente eseguire un ripristino dove vogliamo:
    • Stessa instanza Confluence, specificando una KEY differente
    • Nuova instanza Confluence, con la possibilità di poter importare i dati della nostra istanza Cloud sulla nuova istanza Server 🙂
Import and copy Confluence spaces in XML format
Non notiamo complicazioni nelle sezioni di importazione
Backup spaces in XML format
Abbiamo la possibilità di usarlo come copia Space, per il nostro Confluence
Import pages, templates, blogposts, history
Abbiamo la possibilità di poter copiare diversi elementi dello space separatamente

Come evidenziato dalla ultima immagine, vediamo che possiamo importare anche elementi di uno Space separatamente. In particolare riusciamo ad arrivare a livello di :

  • pagine
  • template
  • blogpost
  • history

Conclusioni

Da questo primo sguardo vediamo delle caratteristiche interessanti. Nei prossimi post andremo ad saggiare le caratteristiche di questo addon 🙂

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del Marketplace.

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Dataview per Confluence – First look

IN questo post andremo ad esaminare un nuovo addon che ci permette di poter visualizzare e gestire dei dati nel nostro Confluence. Andiamo a curiosare.

Dataview

Si tratta di un addon che permette di poter condividere dei dati tra i vari utenti di Confluence, in maniera semplice, veloce e permette di poter iteragire in maniera molto semplice.

Create simple databases on any Confluence page
Permette di poter visualizzare le informazioni in maniera chiara e semplice
Show selected data from your master spreadsheet
Abbiamo la possibilità di selezionare le informazioni che vogliamo visualizzare
Include all the required database functionality
Abbiamo una serie di strumenti a corredo
Searching on DataView
Le ricerche sono rapide e precise
Managing Data on DataView
Possibile eseguire le editazioni dei dati tutto in Confluence

Conclusione

Non male e sono molto molto curioso di vederlo all’opera. Nei prossimi post andremo ad esaminarlo.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili presso la pagina del Marketplace.

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Lively blogs per Confluence & Template for Blog post #1

In questo post andremo ad eseguire un confronto tra due addon, cercando di arrivare a definire quando usarli al meglio, quale è indicato e per quale necessità e, cosa molto importante, come ci possono aiutare

… and the Winner is??? 

Ovviamente entrambi :D. Non sono qui per dare dei giudizi, ma per aiutare gli utenti a comprendere meglio quale addon risponde meglio alle esigenze ed alle necessità. Per questo motivo dichiaro entrambi gli addon, V I N C I T O R I di questa competizione

Installazione

Partiamo dalla fase di installazione di Lively Blog della Scandio, cercando il nostro addon dalla lista degli addon disponibili.

Selezioniamo Free trial …..

… accettiamo i termini della licenza quindi lasciamo che la procedura di installazione si completi ….

… quindi procediamo con la licenza ….

…. ed una volta generata la licenza trial, procediamo …..

… fino alla installazione 

Continuiamo installando Template for Blog della bitvoodoo

Procediamo allo stesso modo: selezioniamo Free trial, per attivare la procedura di installazione….

Passiamo adesso alla fase successiva.

Configurazioni generali

Proseguiamo con le configurazioni. Partiamo sempre dal Lively Blogs. La prima cosa che notiamo è la presenza di un nuovo menù, dedicato alla configurazione, come mostrato in figura:

Se selezioniamo Settings, andiamo a visualizzare diverse configurazioni. Andiamo a curiosare.

Si tratta di configurazioni generali. La sezione Global e Blogs Page indicano la parte in cui andiamo a settare la priorità dei blog post e quanto tempo questi sono evidenziati.

Questo addon aggiunge in Dashboard un gadget che permette di visualizzare i blog post. Di conseguenza abbiamo anche le configurazioni di questa sezione.

Se invece selezioniamo Settings, queste sono le opzioni che andiamo a visualizzare:

dove sono mostrate le categorie che possiamo assegnare ai Blog post. Qui, anche attraverso un uso dei colori, riusciamo a categorizzare ciò che viene pubblicato.

Passiamo alla configurazione generale di Template per blogs della Bitvoodoo. La prima cosa che notiamo è la presenza di un singolo menù nella sezione Configuration.

Selezionandolo abbiamo la configurazione generale dell’addon, che mostra tre sezioni:

  • Template
  • Enforce Template usage
  • Space Settings. 

Le seguenti immagini mostrano le varie opzioni sulle tre sezioni.

Conclusioni

Il test degli addon sarà riportato nel prossimo post. 

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Notification – Croce e delizia di Jira

In questo post cerchiamo di fare un punto della situazione su di un argomento croce e delizia di tutti noi: Le Notification.

Facciamo il punto

Partiamo descrivendo la situazione al momento in cui abbiamo installato il nostro Jira. Quello che abbiamo a disposizione lo riassumiamo come segue:

  • Jira mette a disposizione un Notification Scheme di default che impone l’invio di mail di segnalazioni per diversi eventi inerenti le issue. 
Il Default Notification Scheme del mio ambiente di laboratorio
  • Questo causa un primo email bombing di segnalazioni non indifferente. Nella mia esperienza ho visionato diverse aziende che hanno subito modificato questo schema, al fine di riuscire a ridurre questo bombardamento a dei livelli …. accettabili. L amodifica comporta la generazione di un nuovo Notification Scheme e la relativa associazione ai progetti di interesse. 
Questa è la form dove andiamo a gestire il caricamento delle regole
  • Se si crea un nuovo progetto e si utilizza lo scheme standard, senza andare ad impostare lo schema effettivo, quello che si ottiene è un effetto contrario: Si vuole far si che la mail sia solo una segnalazione, ma se si esagera, si ottiene che gli utenti butterano via le mail alla prima occasione utile, cancellandole nella peggiore delle ipotesi.

Ovviamente non si tratta di tutti i casi, ma di una buona percentuale, che purtroppo causa l’effetto di mettere in giro la nomea che Jira sia uno spammer semi-autorizzato. Conseguenza: molte aziende non vedono i vantaggi di questo prodotto e finiscono per lasciarlo stare.

Cosa possiamo fare?

Partendo dallo schema di Default, quello che possiamo fare è di identificare quelle situazioni in cui serve inviare le mail e le situazioni in cui NON si deve inviare. Possiamo gestire il tutto attraverso le funzionalità che Jira stesso mette a disposizione.

Conviene, come Best Prectice, gestire questa situazione utilizzando i ruoli nei progetti, in modo da riuscire a gestire meglio la la situazione. Mi spiego meglio: 

  • I ruoli possono essere utilizzati come dei gruppi ma riguardano molto di più la configurazione dei progetti.
  • Possiamo limitare l’invio ad un numero assai più ridotto di persone. 
Project Roles

Alternative?

Abbiamo a disposizione una serie di strumenti che ci possono aiutare nel gestire le notifiche, integrando le funzioni che abbiamo a disposizione o, se vogliamo, sostituendole. Vediamoli in dettaglio cercando di descrivere come possono esserci di aiuto/supporto agli strumenti out-of-the-box.

Notification Assistant for Jira

Grazie a Riada abbiamo a disposizione uno strumento molto interessante, per le nostre istanze Server. Si tratta di un addon che introduce la possibilità di poter inviare delle mail basandosi su JQL. 

Possiamo facilmente impostare il JQL per selezionare le nostre issue
Possiamo facilmente impostare le nostre email, dando un layout particolare
Possiamo collegarlo al nostro HipChat
Possiamo anche rivedere le nostre notifiche particolari
Un esempio di quali email possiamo ricevere

Issue type notification schemes

Grazie a Koncis, abbiamo a disposizione uno strumento che estende il notification scheme mettendo a disposizione delle funzionalità aggiuntive. Curiosiamo 🙂

Permette di poter gestire un notification scheme per issue type
L’addon si integra perfettamente, mettendo a disposizione delle maschere dedicate

Conclusione

Nei prossimi post cercheremo di fornire delle ulteriori indicazioni per aiutare nella configurazione di Jira.

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