Alcune considerazioni su JIRA Service Desk e le mail

JIRA Service Desk e le mail

In questo post cercheremo di fare il punto della situazione su di un argomento complesso e richiesto di JIRA Service Desk (o JSD): La gestione delle issue attraverso le mail 🙂

Premesse: la gestione della mail

JSD permette di poter gestire le varie segnalazioni anche attraverso l’utilizzo di una email, come riportato nella documentazione (in inglese) ufficiale di Atlassian.

Questo canale di comunicazione può benissimo essere utilizzato per gestire le segnalazioni dei clienti. Infatti, estende una funzionalità già presente su JIRA, e che ho già avuto modo di utilizzare agli arbori della mia esperienza sui prodotti Atlassian: generare delle issue/commentare delle issue preesistenti via email, configurando un mail handler, come mostrato in figura.

L’attuale versione server (al momento in cui ho iniziato ad analizzare il problema ho fatto riferimento alla versione 3.2.6), permette un minimo di customizzazione, mentre la versione cloud (al momento in cui ho iniziato ad analizzare il problema ho fatto riferimento alla versione 3.3.0) aumenta le possibilità di personalizzare la gestione delle mail, consentendo di poter gestire dei modelli di email a seconda delle informazioni. La mail può essere sia del server aziendale, che messa a disposizione dal cloud stesso (nel caso di cloud, abbiamo già tutto configurato).

Una volta configurato il tutto, basta solo inviare una mail su tale account ed il gioco è fatto: la segnalazione di Service Desk è creata e gestita.

Quali operazioni sono consentite?

Le operazioni consentite sono le seguenti:

  • Creazione di nuova issue. In questo caso, l’oggetto della mail diventa il titolo della issue mentre il corpo della mail diventa la descrizione della issue vera e propria;
  • Inserimento di un commento ad una issue preesistente. In questo caso, il corpo della mail viene
  • Cambiare lo stato della issue alla ricezione della mail. Sfruttando le regole di automazione, è possibile far cambiare lo stato della issue automaticamente.

Che altro?

Tutte queste operazioni sono possibili tenendo conto del fatto che, nella email inviata e ricevuto dal JSD, dobbiamo avere a disposizione sempre e comunque la KEY-NUMERO della issue JIRA.

In assenza di issue JIRA, l’engine usato potrebbe non riuscire a riconoscere la issue e, come conseguenza, generare una nuova issue. Questo è un punto di attenzione da tenere sempre sotto osservazione.

Fino a qui tutto normale ma….

Anche se abbiamo rispettato tutte le regole, JSD potrebbe non rispondere ancora correttamente. Si potrebbe avere una situazione in cui nonostante tutto il sistema non funziona correttamente, generando issue come non mai, rischiando di moltiplicare la mole di lavoro.

Abbiamo infatti la segnalazione su JIRA Server (Segnalazione che è stata risolta con la versione server 3.3.0) e sul corrispettivo JIRA Cloud, quest’ultima risolta (risolta con largo anticipo rispetto alla versione server) e attualmente disponibile nelle installazioni in hosting.

Queste segnalazioni ci dicono, in soldoni, che anche se seguiamo tutte le accortezze, possiamo avere delle issue duplicate, nonostante la presenza della nostra KEY-NUMERO della issue JIRA.

Al momento la situazione dovrebbe essere risolta sulla versione server, ma si forniscono le seguenti raccomandazioni per una migliore risoluzione ed evitare delle situazioni borderline:

  • evitare che, quando si inoltra delle mail in cui, oltre alla mail che viene letta da JSD, siano presenti delle altre email (ad esempio si inoltra la mail per aprire la segnalazione a JSD[at]supportojsd-demo.it, supponendo che sia la email configurata, e ad altre due email in cc, quando le altre email in cc rispondono, allora può succedere che queste siano considerate come nuove segnalazioni.
  • consentire la possibilità di poter eseguire l’aggiunta di utenti su JSD (che non inficiano sulla licenza del sistema).
  • aggiungere come partecipant tutti gli utenti che possono partecipare alla discussione, per evitare che un invio accidentale di una mail possa generare nuove issues.

Si tratta di semplici accortezze che dovrebbero ridurre al minimo i duplicati. Non posso garantire in assoluto che si eliminano definitivamente, ma cerca di ridurle ad un numero accettabile e gestibile.

Conclusione

Con questo post iniziamo una serie dedicata a descrivere situazioni in cui possiamo avere dei problemi e come possiamo eventualmente ridurli al minimo accettabile. Cercheremo di trovare soluzioni tali da …. aiutare il più possibile.

Likes(0)Dislikes(0)

Upraise – Ultime novità

Aggiornamenti ed ultime novità

In questo post andremo a segnalare gli ultimi aggiornamenti e le novità su Upraise

 

Migliorata la gestione degli accessi

La gestione degli accessi è stata migliorata, attraverso l’uso dei gruppi di JIRA. Nell’istante in cui viene eseguito l’upgrade alle nuove versioni, viene anche eseguita una prima configurazione. Successivamente gli utenti possono specializzarla di conseguenza 🙂

 

Condivisione migliorata

E’ possibile adesso condividere gli Objective tra i vari Team.  Questo implica la relativa gestione dei permessi e di eseguire questa operazione.

In aggiunta risulta anche possibile clonare, muovere e caricare Objective da un ciclo all’all’altro. L’operatività risulta migliorata.

 

Esportazione

Abbiamo la possibilità di esportare i nostri OKR in Excel, per poterli condividere via mail.

Bug Fix

Ultime ma non ultime, sono state corrette alcune features che davano dei problemi su Oracle.

 

Conclusioni

Si tratta di un prodotto vivo e che occorre sempre tenere sotto controllo. Nei prossimi post cercheremo di analizzare le caratteristiche di questo prodotto.

 

Reference

maggiori informazioni, in lingua inglese, sono presenti nella documentazione ufficiale del prodotto.

Likes(0)Dislikes(0)

Allarmi e segnalazioni

Un piccolo suggerimento

In questo post andremo a vedere una funzionalità standard che può risultare utilissima nella gestione dei nostri task/progetti. Le sottoscrizioni dei filtri.

Di cosa si tratta?

Semplicemente sfruttiamo le nostre interrogazioni JQL verso le issue JIRA. Da qui andiamo ad identificare quelle issue che ci interessano e lo facciamo semplicemente sfrittando la potenza del JQL.

UNa volta fatto ciò, possiamo farci inoltrare da JIRA stesso una email attraverso le Sottoscrizioni, ovvero la possibilità di far eseguire, tramite uno schedulatore, le interrogaziomni che ci servono e da li ricavarci le informazioni utili direttamente in posta. In questo modo abbiamo ciò che ci serve senza dover ogni volta andare a ripetere le interrogzioni ogni 5 minuti.

Vantaggi

Possiamo introdurre un controllo che verifica la presenza di situazioni anomale e farci inoltrare un email ogni qual volta sia necessario. Di conseguenza abbiamo un Akert praticamente gratuito da parte di JIRA.

Svantaggi

Potremmo aver bisogno di una query JQL piuttosto complicata, e questo potrebbe richiedere l’uso di addons che aggiungono delle funzioni adhoc oppure di avere lo scriptrunner per JIRA, che permette di creare delle funzioni particolari di cui avremmo bisogno.

Nel complesso potremmo non avere bisogno di cose troppo particolari e lo standard ci tornerebbe abbastanza comodo.

Conclusioni

ABbiamo visto un semplice Tip che ci permette di avere un Alert sfruttando il più possibile le funzionalità standard. Nei prossimi post andremo ad esaminare come potremmo estendere / migliorare questo truchetto 🙂

Likes(0)Dislikes(0)

Page break per la stampa in PDF con Confluence

Per aiutare la esportazione in PDF

In questo post andiamo ad analizzare un addon che ci permette di poter migliorare l’esportazione e stampa in PDF.

Di cosa si tratta

Nel dettaglio di tratta di sfruttare le User Macro, per le istanze server, in cui possiamo definire delle funzioni che non sono presenti su Confluence per poterci aiutare. In particolare possiamo definire ina interruzione id pagina in maniera molto semplice:

ovvero andiamo a definire una interruzione di pagina andando ad inserire un tag HTML direttamente sulla pagina attraverso questa macro.

Conclusioni

Abbiamo un piccolo barbatrucco che ci può aiutare nella redazione della nostra documentazione.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili in questa pagina dedicata della documentazione Atlassian.

Likes(0)Dislikes(0)

EasyBI – Test addon

EasyBI – proviamolo

In questo post andremo ad testare questo addon particolarmente interessante. Approfitto per segnalare che a fine maggio si terranno gli EazyBI Days, dove saranno presentate le ultime novità di questo prodotto :-). Ho avuto il piacere di confrontarmi con loro durante il Summit Atlassian di Barcellona, di inizio maggio, ed è stata una occasione unica per confrontarsi e capire che cosa sia possibile fare con questi strumenti meravigliosi.

Installazione

Partiamo come sempre dalla installazione. In questo caso ci concentriamo sulla installazione per la versione Cloud che, come già sappiamo, presenta delle piccole differenze, ma non è affatto difficile da eseguire.

 

 

Configurazione

Proseguiamo la nostra esplorazione andando a vedere la configurazione dell’addon. Iniziamo dicendo che l’addon mette a disposizione una sezione dedicata che permette di configurare e definire tutto ciò che serve per le nostre analisi dei dati.

(questo ovviamente è l’esempio del mio account 🙂 )

Da li abbiamo le opzioni per poter:

  • Definire le nostre sorgenti dati (Source Data)
  • Impostare le nostre query (Analyze)
  • Creare le nostre Dashboard, per condividere le informazioni 🙂

Andiamo ad esaminare ogni singola opzione 🙂

Possiamo definire tutte le sorgenti dati, a partire dai nostri progetti JIRA, come possiamo vedere dalla immagine precedente, alle sorgenti dati vere e proprie come database.

Vediamo, come mostrato in figura, che la versione cloud permette di connettersi a diverse fonti, tra le quali anche database. Se lo scegliamo, possiamo scegliere le seguenti fonti:

Questo non è affatto male 😉

Una volta definite le fonti dati, possiamo creare le nostre interrogazioni, il tutto in maniera totalmente visuale 🙂

Da questo punto in avanti andiamo a testare il tutto 🙂

Test

Una volta definite le nostre interrogazioni, possiamo usarle sia nella dashboard di JIRA, da dove possiamo visionare direttamente i nostri dati, come possiamo vedere facilmente.

Una delle possibilità offerte da questi prodotti è quella di pubblicare questi report anche su Confluence, in maniera abbastanza semplice e diretta. Utilizzando un apposito Addon per l’ambiente cloud, è possibile arrivare a pubblicare i report nelle pagine.

L’aggiunta viene eseguita in maniera semplicissima, come mostrato in figura:

Aggiungendo l’addon Dashboard o Report, ed impostando quale report andare a visualizzare:

otteniamo il risultato atteso. Nel nostro caso, abbiamo installato l’addon (in maniera simile a quanto descritto in precedenza) ed il risultato è stato il seguente:

Quindi con pochissimo sforzo abbiamo pubblicato le nostre statistiche direttamente su Confluence molto semplicemente.

Conclusioni

Statistiche, dati, BI tutto all’interno di JIRA e dei prodotti Atlassian. Questo addon è una sorpresa dietro l’altra. bbiamo a disposizione tutto ciò che ci serve per poter arrivare a gestire i nostri dati direttamente dove serve.

Reference

Maggiori dettagli sono reperibili alla pagina del marketplace.

Likes(0)Dislikes(0)

Xporter for JIRA – Testiamo la versione Cloud – Parte 2

Xporter for JIRA

In questo post procediamo con il test di questo mirabolante e spettacolare addon.

Test

Nel precedente post abbiamo dedicato abbastanza tempo ad installazione e configurazione. Adesso passiamo al test :-). primo passo andiamo a creare il nostro Template.

Template

La generazione non presenta difficoltà particolare. Semplicemente andiamo a costruire un esempio basico e da li procediamo a memorizzarlo sul server FTP che abbiamo configurato nel nostro esempio.

Per questo test andiamo ad usare un template che la stessa Xpand mette a disposizione nel suo Store:

Da quello che vediamo, il template non p che un semplice documento WORD (formato DOCX) che ci permette di impostare il formato che vogliamo. Basta semplicemente riportare dei TAG nei campi che si vogliono visualizzare (abbiamo la lista completa nella documentazione) ed il gioco è fatto.

Lo carichiamo nella nostra istanza di JIRA:

Il template è stato memorizzato senza problemi :-). Se selezioniamo la nostra issue di test (in questo caso provo a stampare la issue relativa al mio Asset management personale.

e questo è il risultato 🙂

Non male come risultato :-). Se poi vogliamo anche esportare le informazioni su di un set di issues, il procedimento è il medesimo :-). Cerchiamo le nostre issue da stampare, con il JQL, come mostrato in figura:

Selezioniamo il menù Xporter for JIRA e procediamo con i wizard:

Selezioniamo il nostro template (anche in questo caso ne ho selezionato uno di quelli standard che la Xpand mette a disposizione nel proprio store).

Lasciamo lavorare le procedure di esportazione ….

… fino a quando non ci mettono a disposizione il risultato finale 😀

Lo scarichiamo ottenendo questo risultato:

 

Possibili usi alternativi 🙂

Il solo test ci fa venire in mente una serie di utilizzi di questo addon. Infatti, se utilizziamo JIRA per gestire delle risorse, possiamo anche utilizzare questo addon per costruire la documentazione dei vari asset :-).

Possiamo anche creare la documentazione tecnica da consegnare al cliente, in cui diamo tutte le indicazioni di test eseguite, come documentazione per la qualità :-).

Possiamo anche creare dei report per fornire un dettaglio delle attività per i nostri clienti, con tutte le informazioni che servono, da allegare alle fatture.

Per il resto, lasciamoci guidare dalla fantasia :-D.

Conclusioni

Si conclude il test di questo interessante addon, test dove abbiamo visto come poter esportare una documentazione o una lista di issue.

Likes(0)Dislikes(0)

Come vediamo la definizione dei campi custom in JIRA Cloud o Server?

Piccolo barbatrucco

In questo post andiamo ad analizzare un piccolo trucco per vedere la definizione dei campi sotto JIRA Cloud.

Di cosa si tratta

Vi sarà capitato sicuramente, lavorando con un addon, viene restituito un messaggio di errore del tipo:

customfield_10006": "XXXXXXXXXX is required.

e non abbiamo la più pallida idea di come identificarli. Infatti, se andiamo nella definizione dei campi non abbiamo notizie del customfield_10006Tips direttamente dalla documentazione Atlassian. Come possiamo fare ad identificarli? Semplice. Ci viene in aiuto questo .

Per identificare i campi custom e non, identificando anche l’ID, possiamo semplicemente andare a richiamare:

https://<Your-JIRA-URL>/rest/api/2/field

ed il risultato è semplicemente questo:

ovvero un test che ho eseguito in una istallazione server locale, che utilizzo per mio test. Se lo eseguo su di una installazione cloud …. il risultato è il medesimo e abbiamo a disposizione tutti i campi, compresi i custom, come mostrato in figura:

 

Likes(0)Dislikes(0)

Bulk edit in JIRA – Modifiche multiple

Un pò di manualistica

In questo post andremo a vedere un pò di manualistica, che non fa mai male. In questo caso andiamo a spulciare nella manualista per capire come possiamo eseguire una BULK edit in JIRA 🙂

In cosa consiste

JIRA permette di eseguire una operazione di modifica/editazione multipla (Bulk edit appunto) delle issues. Questa operazione è sicuramente ottima quando si deve eseguire delle operazione che impatta più issue.  Se le dovessimo eseguire singolarmente…. aiuto

Ma prima di tutto

occorre sapere che questa opzione deve essere attivata. Andare quindi nelle permissions del progetto e … attivarle. L’attivazione è comandata dalle Global Permission (le trovate sotto le pagine di amministrazione, sezione System).  Da li andiamo a trovare la nostra bella opzione e…. forniamo le grant necessarie per poter avere  l’opzione disponibile.

Dalla figura vediamo come possiamo settare chi può usufruire della funzionalità.

Una volta configurata?

Possiamo fare tante bellissime cose 🙂

che adesso andiamo ad esaminare in dettaglio:

  • Eseguire una transazione per un insieme di issues
  • Cancellazione, modifica e spostamento di un insieme di issues
  • Modificare il Watch di issues

Operazioni che, se eseguite una per volta, ci fanno invecchiare istantaneamente.

Come usiamo il tutto?

Bellissima domanda. Prima dobbiamo cercare il nostro insieme di issues da … trattare. Quindi andiamo ad applicare l’opzione che vogliamo :-), come mostrato nella seguente figura.

 

Una volta selezionata, passiamo al wizard che ci guiderà nella operazione che vogliamo fare. La prima operazione del wizard, come mostrato dalla seguente figura:

scegliamo quali issues andiamo a trattare. Il secondo passo è il seguente:

scegliamo l’operazione da eseguire. Supponendo di selezionare Edit Issues , viene proposta una nuova form che richiede quali modifiche operare :-), come mostrato della seguente figura.

Una volta inserite le informazioni necessarie, confermiamo e operiamo le modifiche.

Conclusioni

Abbiamo visto un esempio di come poterci semplificare la vita grazie alle funzionalità di JIRA. Continueremo sempre a pubblicare articoli didattici e di aiuto per gli utenti.

Reference

Per qualsiasi altre informazioni, in inglese, fate riferimento alla pagina del manuale.

 

Likes(0)Dislikes(0)

I Must have addon per Confluence

I must have addon per Confluence

In questo post fornisco alcune considerazioni su alcuni addon che bisogna avere per avere un Confluence che sia un valido strumento di supporto per la documentazione, ma non solo 😛

Server

Per le installazioni Server, consiglio vivamente di avere i seguenti addon:

  • Un ottimo foglio excel per Confluence, che secondo me non deve mai mancare , per dare un ordine ai propri dati ed alle proprie informazioni. 
  • Il secondo addon che mi sento di consigliare come indispensabile è Draw.io, che ho già avuto modo di descrivere in questo mio post, che permette di riportare dei grafici/grafi/diagrammi in maniera molto semplice.
  • Il terzo addon che consiglio potrebbe sembrare una baggianata, ma salva la vita e sopratutto permette a confluence di essere il grande spammer. Si tratta di No Email Storm, ovvero un addon che permette di scegliere in maniera più agevole l’invio delle notifiche per modifiche alla pagina. 
  • Altro addon che consiglio è sicuramente Confluence Source Editor, che permette di andare a leggere il sorgente delle pagine confluence, permettendo di salvarci da spiacevoli situazioni. 

Cloud

Per la versione cloud, confermo sicuramente Draw.io, come per la versione Server. Aggiungo sicuramente CYO – Create Your Own, ovvero un addon che permette di integrare spreadsheet da Google e tanti altri ancora di aspetti.

Altro addon che consiglio è sicuramente Source Editor for Confluence, che permette di agire direttamente sul codice XML della pagina confuence e che, in alcuni casi, potrebbe essere un valido sostituto per creare un template per blog post, funzionalità al momento non ancora disponibile.

Conclusioni

Si tratta di una serie di addon che, a mi giudizio, non dovrebbero mai mancare nella nostra libreria di addon per Confluence. Se qualcuno vuole dare un suggerimento, è il benvenuto.

Likes(0)Dislikes(0)

Risorse su JIRA Service Desk

Risorse per JIRA Service Desk

In questo post andremo ad integrare quanto già esposto in questo post, dove abbiamo introdotto alcune risorse per il mondo Atlassian.

eBook per JIRA Service Desk

Segnaliamo un nuovo libro dedicato interamente a JIRA Service Desk. In un momento in cui JIRA Service Desk si conferma come un o dei prodotti più interessanti nell’ambiente, arrivando ad ottenere la certificazione ITIL, come già descritto qui, questi libri sono un utile spunto per partire con questi prodotti.

Maggiori informazioni sono reperibili qui.

 

 

Likes(0)Dislikes(0)