In questo post affrontiamo un argomento interessante, inerente le Regole di Automazione. Già recentemente abbiamo parlato, in questo post, di come la gestione dei limiti di queste regole cambiano dal prossimo primo novembre. Vediamo in questo caso come sopperire ad una necessità, ovvero come possiamo aggiungere un link ad una Pagina di Confluence ad una issue, direttamente da Regola di automazione.

Andiamo con ordine

Vogliamo associare ad una issue, quella che ha causato l’esecuzione della nostra regola, una pagina di Confluence ben precisa. Una cosa che notiamo subito è che non abbiamo a disposizione una azione specifica attraverso le Automazioni. DI conseguenza siamo leggermente frustrati. La domanda sorge spontanea. Come possiamo fare??

Abbiamo una soluzione

Ebbene si. Possiamo sfruttare una delle azioni che meglio si adegua per poter agganciare una pagina ad una issue. In particolare possiamo sfruttare questa azione:

Da questa azione possiamo fare ua cosa molto semplice: Chiamare una API di Atlassian e agganciare la pagina alla issue. ma vediamo quale è la API che andiamo a richiamare.

https://yourdomain.atlassian.net/rest/confluenceIssueLink/1/confluence?issueId={{issue.id}}&pageUrl={{createdPage.url}}

Questa è la chiamata alla API che ci interessa

Quello che occorre fare è impostare i parametri che ci servono e successivamente applicarli tramite la regola.

Il risultato è il seguente:

Conclusione

Questo è molto interessante. Possiamo agganciare una pagina Confluence alla nostre issue in maniera veramente semplice. Ci sono degli accorgimenti da tenere presente quando si utilizzano delle API, ma ne parleremo in maniera più approfondita in separata sede. Si tratta di una sorpresa. Rimaniamo in contatto.

Reference

Un ringraziamento a tutti i partecipanti a questa discussione della Atlassian Community, dove è stato chiarito questo punto e che ha permesso di poter scrivere questo articolo in Italica Lingua.

In questo post andremo ad analizzare come possiamo rendere le pagine di Confluence più belle e cercheremo di costruire alcuni esempi per mostrare come possiamo gestire al meglio queste soluzioni.

Confluence, non ha bisogno di presentazioni

Conosciamo tutti il valore di Confluence, anche se non sempre riusciamo a valorizzarlo al meglio. Quasi sempre lo utilizziamo come un contenitore delle nostre informazioni, ma spesso e volentieri ci offre tantissimo di più.

Ho speso molte parole in vari articoli in cui ho indicato le potenzialità di Confluence come ECM (Enterprise Content Management), dove ho indicato le possibilità che Confluence offre per poter gestire al meglio i contenuti.

Adesso ci proponiamo l’obiettivo di portarci un gradino più avanti, cercando di capire come possiamo aggiungere elementi di grafica e come poterli sfruttare al meglio

Cosa abbiamo a disposizione?

Abbiamo esplorato e collaudato un addon che ci permette di aggiungere elementi grafici e componenti che ci permettono di renderlo molto carino e interessante. Sto parlando di Macrosuite della Caelor.

Questo addon ci permette di inserire degli elementi grafici alle nostre pagine e non solo:

Osserviamo che possiamo inserire degli elementi che ci permettono di trasformare le nostre pagine e renderle molto più belle ed interessanti. Questo ci permette di scatenare la nostra fantasia

Abbiamo a disposizione delle procedure che ci aiutano nella modifica ed impostazione delle pagine, anche se non siamo dei grafici. Questo ci aiuta notevolmente nella gestione di queste pagine, semplificandoci il lavoro.

Interessante, ma è l’unico?

No. Non è l’unico e nei prossimi post andremo anche ad esaminare altri addon che offrono funzioni simili. Il nostro obiettivo non è quello di proporre LA soluzione unica (non serve a niente). Non esiste. Mettiamolo bene in conto. Ci serve sempre capire la soluzione che meglio si adegua alla situazione che stiamo esaminando. Solo così riusciamo a risolvere le necessità dei clienti.

Conclusioni

Abbiamo un addon molto interessante che ci aiuterebbe nella gestione delle pagine. Ho in mente un test molto interessante per saggiarne le potenzialità. Nel prossimo articolo proverò vedere come si comporta.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili nella pagina del Marketplace.

In questo post andremo ad esaminare come possiamo gestire una sincronizzazione di Space, sia nella stessa istanza, che su istanze differenti. Andiamo in modalità esplorativa

Introduzione dello scenario

Lo scenario che mi piacerebbe implementare serve nel caso di problemi che si possono presentare nella istanza di produzione. Se abbiamo a disposizione una istanza, minore con un numero inferiore di utenti, possiamo avere un backup sempre pronto all’uso che ci permette di poter ripristinare in tempi brevi l’operatività, permettendoci poi di ripristinare tutti gli aggiornamenti nel caso di riattivazione dell’ambiente di produzione.

Questo articolo rientra in un insieme di studi che sono nati dopo che ho pubblicato questo articolo, visto che sono stato uno dei fortunati a ricevere questa situazione. Per questo motivo voglio avere delle alternative da poter ottenere un esempio di Disaster Recovery anche per le nostre istanze Atlassian Cloud.

Come possiamo eseguire questa operazione?

Analizzando il Marketplace, operazione che eseguiamo quotidianamente, identifichiamo il seguente addon che ci permette di eseguire la sincronizzazione di due space relativi a due istanze Cloud differenti.

In questo caso abbiamo un addon che ci può aiutare.

Andiamo ad esaminarlo.

Che cosa offre l’addon

L’addon permette di eseguire una sincronizzazione da uno Space all’altro, nell’ambito di una stessa istanza, ma anche su istanze differenti. Questa funzionalità ci permette di poter creare degli scenari non indifferenti, permettendo di creare degli ambienti di Disaster Recovery, ma non solo. possiamo anche sfruttare questa funzionalità anche in scenari in cui dobbiamo gestire l’approvazione dei contenuti. Le idee scorrono potenti 🙂

Il seguente schema riassume il funzionamento e ci permette di capire come ragiona l’addon

Osserviamo che la sincronizzazione, una volta impostata, è bidirezionale, di conseguenza qualsiasi operazione eseguita in uno degli Space viene immediatamente riverberata sugli altri. Non solo. Oltre alla sincronizzazione completa dello Space, abbiamo anche la sincronizzazione della singola pagina, come vediamo dalla seguente figura:

dove vediamo tutti i collegamenti impostati e abbiamo la possibilità di poter sincronizzare anche le singole pagine. La stessa interfaccia ci permette di capire se abbiamo eseguito l’aggiornamento della pagina o meno.

La configurazione non risulta impossibile, sempre guardando le schermate che sono presenti sul Marketplace. Viene fatto uso di Token per rendere sicura la sincronizzazione.

Convinto subito: Lo provo.

Iniziamo quindi a Installare l’addon. Come sempre ci serviamo di una GIF animata per vedere come eseguire l’installazione dell’addon.

Nota Bene – Lo installo ovviamente su due istanze per poi anche provare la sincronizzazione tra due istanze cloud differenti.

Andiamo ad analizzare subito la configurazione generale, cui accediamo dal menù Apps

Che ci mostra l’elenco degli space disponibili e ci fornisce il link diretto alla configurazione, che ci permette di poter accedere alla configurazione diretta dell’addon che è presente nelle configurazioni dei singoli Space

Se selezioniamo Edit sync settings veniamo reindirizzati alla pagina di configurazione vera e propria.

La configurazione di una sincronizzazione non richiede tantissimo. Semplicemente definiamo una sincronizzazione in quello che è lo Space sorgente. Da questo andiamo a scaricare il Token (è un file JMT), che andremo a caricare nella configurazione dello Space Destinazione.

A questo punto ho creato prima una sincronizzazione tra due Space di una stessa istanza e successivamente una sincronizzazione tra due istanze. A tale scopo ho due istanze Cloud dedicate allo scopo che ho preparato per un test che è diventato questo Case Study. Mi sono quindi limitato a configurare e a verificare

Ho scelto questi Space perché presentavano delle informazioni differenti ed ho verificato come si comportavano.

Come possiamo vedere dalla GIF animata, l’esecuzione è molto semplice e non abbiamo molti output. Lo stesso LOG non ha dato alcun risultato e non abbiamo nulla da vedere dopo. Questo è un punto importante.

Anche l’esecuzione della parte multiistanza non presenta molti problemi:

Vediamo che il risultato mostrato è il medesimo.

Andando ad analizzare il tutto, vediamo che le operazioni hanno sincronizzato le pagine, ma ho notato una cosa: La Homepage degli Space non viene sincronizzata.

Infatti Il mio space ‘sorgente’ ha questa homepage

Osserviamo che per la Homepage non abbiamo a disposizione alcun menù che ci mostra lo stato della sincronizzazione. Mentre per le altre pagine abbiamo tale funzione disponibile.

Vediamo la stessa pagina con la Dialog box sui due spazi distinti. Lo stesso risultato lo abbiamo anche quando usiamo la sincronizzazione su multistanza.

Risultato del test

Il risultato è sicuramente positivo ma ho notato alcune cose. Sono abbastanza sicuro del perché ci sia il comportamento che ho notato, ma voglio esserne sicuro e quindi lo evidenzio qui. Sono sicuro che gli autori dell’addon mi confermeranno le ipotesi.

1. La Home page dello Space non risulta inclusa nella sincronizzazione.
2. La sincronizzazione avviene copiando dallo Space origine verso lo Space destinazione
3. Non vedo i log delle operazioni, sia quando sono in esecuzione sia quando sono concluse le operazioni di sincronizzazione

La Homepage non viene sincronizzata ma ho il dubbio che, per come è organizzato Confluence, l’addon non riesca ancora ad eseguire questa operazione.

Eseguire la sincronizzazione in una direzione piuttosto che in entrambe le direzioni non lo vedo come un problema. Nello scenario che ci siamo posti come obiettivo, non è affatto un problema in quanto prima di usa una delle due istanze come Disaster Recovery e di conseguenza la sincronizzazione è in una direzione. Solo dopo può essere necessario sincronizzare nella direzione inversa in quanto, nel caso in cui la produzione non risponde, allora serve la sincronizzazione per ripristinare la produzione.

Cosa più importante sono i LOG. Il fatto che non riesca a vederli durante l’esecuzione e poi a sincronizzazione eseguita, lo vedo come un problema. Nel caso di malfunzionamento, occorre sempre capire la causa e i LOG sono fondamentali. Di conseguenza questo punto deve essere visto dai produttori dell’addon in modo da renderlo disponibile sempre e anche facilmente consultabile.

Conclusione

Il mio giudizio è sempre positivo: abbiamo un addon molto interessante, anche se non riusciamo in pieno ad implementare la soluzione del Disaster recovery. Il fatto di non riuscire a copiare per intero la pagina iniziale dello Space, non è proprio il massimo, ma non ci scoraggiamo. Abbiamo uno strumento in più da poter usare per i nostri obiettivi. Non abbiamo uno strumento che esegue perfettamente la sincronizzazione come ci aspettiamo, ma riusciamo comunque ad avere un risultato che ci si avvicina. In aggiunta ci vedo un altro possibile utilizzo: quando gestiamo una documentazione e abbiamo un processo abbastanza complesso di approvazione delle modifiche, quello che possiamo fare è usare 2 space: uno per la documentazione ufficiale e uno per redigere le modifiche. Quando la modifica viene approvata, questa viene sincronizzata con lo Space ufficiale. Quindi, questo ci deve insegnare a non abbandonare un addon se non esegue proprio quello che ci interessa, ma semplicemente lo andiamo ad applicare ad altre situazioni

Reference

Maggiori informazioni sono disponibili alla pagina del Marketplace

Confluence è il Wiki per eccellenza, ma spesso ci scontriamo con un annoso problema: Una volta che i contenuti sono stati inseriti, come possiamo arrivare ad una situazione in cui abbiamo dei percorsi di lettura o vogliamo arrivare ad avere tutti i contenuti / Pagine che sono perfettamente collegati. al punto da poter referenziare velocemente le informazioni, creando dei percorsi di lettura che aiutano gli utenti di questi Wiki Enterprise a raggiungere i loro obbiettivi.

Tuttavia non sempre siamo facilitati dalle funzioni standard (o le out-of-the-box) che ci permettono di poter realizzare questa situazione, oppure ci mette in difficoltà perchè il collegamento tra le varie pagine potrebbe risultare pesante da realizzare…. almeno fino ad ora. Indossiamo i panni del novello Indiana Jones e andiamo in esplorzione.

Una bellissima novità

Sapete che gli addon sono a mia specializzazione e diconseguenza sapete che a cadenze regolari vado ad esplorare i nuovi addon e mi sono imbattuto in questo della k15t

Questo addon permette di poter definire dei link tra le varie pagine, indicando delle relazioni tra queste.

Il risultato è interessantissimo

Lo provo subito

Mi sono subito convinto e procedo senza indugio ad installarlo sul mio ambiente di test. Ecco il risultato della installazione.

(Al momento in cui scrivo, questo addon è FREE).

Non abbiamo alcuna configurazione generale. Di conseguenza andiamo direttamente al test senza passare indugio. Dato che si tratta di una app realizzata con Forge, occorre autorizzare la app stessa ad accedere a confluence.

Una volta autorizzata la app, possiamo sfruttare le varie operazioni.

Test test test come se non ci fosse un domani

Dal menù della pagina, possiamo richiamare la nuova funzionalità

In questa fase possiamo selezionare il tipo di link e. lpagina (che viene cercara in base al titolo della pagina)

Possiamo anche visualizzare l’elenco di questi link direttamente nelle pagine usando una macro che l’addon mette a disposizione

Conclusione

Abbiamo una arma in più per collegare le nostre pagine, le nostre informazioni in maniera molto semplice: se siamo abituati a collegare le nostre issue su Jira, lo possiamo fare allo stesso modo su Confluence. Mi permetto un suggerimento per gli autori:

• La ricerca di queste nuove connessioni, di questi link. Se fosse possibile ricercarli anche con apposite form, abbiamo quadrato il cerchio
• Aggiungere una descrizione , molto semplice, dove riportare delle annotazioni che permetterebbe di poter dare ulteriori informazioni a chi consulta la relazione. Si tratterebbe anche di un aiuto nel caso di pagine che trattano argomenti differenti ma che presentano un legame.

Vedo un utilizzo abbastanza importante di questo addon, per collegare pagine anche diverse ma che diverse non sono, e se gli autori accoglieranno le mie richieste, potremo avere un sistema veramente unico per creare la conoscenza.

In questo post andiamo a testare questo nuovo addon. Sono proprio curioso delle possibilità che ci offre.

Installazione

Partiamo come sempre dalla installazione dell’addon. Iniziamo subito proponendo una GIF per mostrare come si installa.

Configurazione

Verifichiamo la configurazione generale dell’addon. Con somma gioia scopriamo che non abbiamo una sezione di configurazione geenrale da gestire. Possiamo usare direttamente l’addon. Questo ci aiuta notevolmente nell’utilizzo.

Test

Creiamo una nuova pagina sul nostro ambiente di test e notiamo che l’addon ci mette a disposizione una nuova macro .

Se la attiviamo, veniamo subito reindirizzati su di un editor molto simile ad un altro addon. Si tratta di WBS Gantt Chart.

A questo punto possiamo creare la nostra roadmap, creare i vari task che la compongono ed assegnarla ai nostri utenti esattamente come se abbiamo WBS Gantt Char

Nella GIF sopra riportata vediamo come possiamo interagire sui vari task e pianificarli, associarli ai nostri utenti, gestire le scadenze, etc etc etc. Abbiamo le stesse potenzialità che WBS Gantt Chart ci mette a disposizione.

In aggiunta abbiamo la possibilità di poter avere una resource view, ovvero un sistema. per poter vedere come sono caricate di lavoro le persone e capire come agire per liberarle dal troppo lavoro. Esattamente come il WBS Gantt Chart. Di conseguenza, questo addon ben si presta a tutti gli utenti che già sono abituati all’utilizzo di questo addon o che vogliono imparare l’utilizzo di WBS Gantt Chart

Conclusione

abbiamo fatto una nuova piacevole scoperta. Abbiamo un nuovo modo di poter rappresentare le nostre roadmap. Il risultato che abbiamo a disposizione, una volta disegnata la roadmap è il seguente

Abbiamo uno strumento molto importante e, gratuito (al momento in cui scrivo l’articolo, l’addon risulta tale). Lo consiglio.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili presso la relativa Pagina del Marketplace.

continua la nostra indagine sugli addon per Confluence. Anche in questo caso andiamo ad esaminare il lavoro che la Giapponese Ricksoft mette a disposizione di noi utenti.

Un tocco di Excel su Confluence

Non siamo nuovi ad addon di questo genere, che aggiungono Excel a Confluence. In questo caso, l’addon ci permette di poter inserire un foglio Excel allì’interno delle nostre pagine di Confluence, con tutte le funzionalità di cui necessitiamo

Dalla precedente immagine abbiamo a disposizione la possibilità di poter gestire delle Pivot Table. Non male. Provate ad immaginare un insieme di situazioni in cui possiamo inserire un foglio excel, dove possiamo inserire:

• calcoli
• Tabelle Pivot
• Report

Nella precedente immagine abbiamo un esempio di come possiamo impostare un preventivo. Un semplice esempio di come possiamo arricchire le nostre pagine.

Conclusione

Un altro addon interessante che abbiamo a dispozione per le nostre pagine. Non vedo l’ora di provarlo.

Reference

Maggiori informazioni sono presenti nella pagina del Marketplace.

In questo post andiamo a curiosare sul lavoro che la Giapponese Ricksoft. Andiamo a vedere come possiamo estendere la visualizzazione delle Roadmap per migliorare la qualità delle nostre pagine di Confluence. Andiamo a curiosare

In principio era la Roadmap

Come sappiamo, Confluence mette a disposizione una macro per poter creare delle Roadmap per poter tracciare, anche indicativamente, le fasi di progetto. Come utenti di Confluence la conosciamo e le abbiamo apprezzate. Ne abbiamo parlato ampiamente nelle pagine di questo Blog.

Si tratta di un sistema molto semplice per tracciare una Roadmap delle attività e condividerle con gli utenti del nostro Confluence.

Ma adesso abbiamo una novità

Grazie a Ricksoft abbiamo a disposizione una nuova funzionalità che ci permette di poter gestire delle Roadmap. In questo caso, le nuove macro che sono state messe a disposizione permettono di poter tracciare delle attività in maniera molto più completa e …. soddisfacente.

Dalle immagini vediamo che sono disponibili una serie di nuove possibilità nel disegnare la nostra Roadmap. La grafica che abbiamo a disposizione è molto simile a WBS Gantt Chart e questo ci favorisce. Abbiamo già sperimentato in varie occasioni WBS e siamo sempre rimasti soddisfatti delle sue capacità.

Dalla precedente immagine vediamo che questo addon ci permette di poter tracciare un quadro delle attività molto completo e con dovizia di particolari.

Conclusione

Abbiamo un addon molto interessante da esaminare. E’ già nella mia lista degli addon da collaudare (ed è una lista molto lunga). Non vedo l’ora di saggiarne le potenzialità

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili presso la relativa Pagina del Marketplace.

Continua la traduzione degli articoli dal Blog di Old Street Solutions nella nostra Italica lingua. Cercheremo come sempre di riportare tutti i concetti che sono stati riportati nell’articolo originario nella nostra meravigliosa lingua.

L’articolo di questo post ci introduce le ultime novità su di un addon che ben conosciamo ed apprezziamo: External Share for Confluence. Come Artigiano Del Software, già utilizziamo questo addon per condividere le informazioni e le offerte per i vari clienti.

Oggi, grazie a Christopher Berry, Nerd reo confesso (come lui stesso dichiara), approfondiamo l’argomento.

Molte delle organizzazioni che incontriamo utilizzano Word, Google, Adobe, SharePoint e vari altri strumenti per creare, documentare ed archiviare i loro contratti di vendita e legali. Molti di questi strumenti non si integrano tra loro, mettendo i team e i loro dati in silos, che generano ritardi e repliche nel processo di gestione dei contratti.

Con così tante più persone che ora lavorano in remoto, i silos stanno diventando più difficili da mantenere. Un numero crescente di organizzazioni sta cercando di centralizzare i propri dati e ottenere un’unica fonte da cui reperire le informazioni , al fine di ridurre la confusione e la scarsa qualità dei dati che derivano dall’avere team distribuiti sparsi tra fusi orari, che lavorano tutti su informazioni diverse. E lo fanno spostando tutti i loro dipendenti su un’unica piattaforma per la gestione dei documenti.

Le organizzazioni che già utilizzano Jira per la gestione del lavoro, i progetti e le richieste di servizi/IT guardano naturalmente a Confluence, la piattaforma gemella di Jira, come mezzo per stipulare e gestire i contratti. Forse Jira Service Management gioca già un ruolo nel tuo processo di gestione dei contratti, ad esempio usi i ticket per convincere altri team, come quelli legali o finanziari, a rivedere le dichiarazioni di lavoro (SOW) dai fornitori.

In questo articolo parleremo del motivo per cui Confluence sta diventando un caso d’uso così importante e popolare per la gestione dei contratti e di come sfruttare insieme la potenza di Confluence e Jira per trasformare il tuo processo di gestione dei contratti in una macchina ben oliata.

Utilizzo delle pagine di Confluence per stipulare e lavorare sui contratti

Confluence è una piattaforma intuitiva e di facile utilizzo per la creazione e la collaborazione sui documenti. Viene fornito con molte delle funzionalità che ti aspetteresti da un elaboratore di testi, come la formattazione di base del testo e la possibilità di modificare il colore e l’allineamento del testo e aggiungere immagini, tabelle, collegamenti ed elenchi puntati. Soprattutto per la collaborazione sui contratti, puoi eseguire modifiche collaborative dal vivo come in Google Documenti o dare suggerimenti sulle modifiche utilizzando i commenti in linea.

Tuttavia, Confluence in realtà ha più in comune con i costruttori di siti Web come WordPress che con i tradizionali editor di testo come Word, e c’è molta più automazione coinvolta. Le pagine Confluence sono dotate di macro opzionali che ti consentono di inserire tutti i tipi di contenuto dinamico. Ad esempio, se inserisci la macro Sommario, questa elencherà tutte le intestazioni della tua pagina come link cliccabili. La macro Roadmap Planner consente di inserire una rappresentazione visiva di una sequenza temporale, quindi per un SOW potrebbe trattarsi di una sequenza temporale del progetto o di una rappresentazione delle fasi del progetto. E la macro Rapporti attività viene utilizzata per tenere traccia dell’avanzamento degli elementi di azione aperti in una pagina, quindi potrebbe essere utilizzata per tenere traccia delle modifiche in sospeso a un contratto.

A differenza della maggior parte dei word processor, le pagine di Confluence sono preformattate. Non offre deliberatamente opzioni per il paragrafo e l’interlinea, né il tipo e la dimensione del carattere a parte i tipi di testo del paragrafo e dell’intestazione. Questi potrebbero essere visti come limitazioni, ma è perché è progettato per essere un repository di documentazione a livello aziendale, con tutti i documenti in esso contenuti che hanno un aspetto simile. Il cielo non voglia che tu abbia qualcuno che fa tutta la sua documentazione con spaziatura doppia in Times New Roman, un altro che scrive tutto con spaziatura singola in Comic Sans. *brivido*

Un altro grande vantaggio di Confluence rispetto alla maggior parte degli editor di testo è che tutte le modifiche vengono registrate automaticamente. Non è necessario attivare la funzione “Rileva modifiche” come in Word. Devi semplicemente modificare il testo e chiunque ci lavori sopra sarà in grado di vedere esattamente cosa hai cambiato e quando.

Quando si tratta di creare e lavorare sui contratti, tuttavia, il più grande vantaggio di Confluence rispetto agli editor di testo come Word sono i modelli.

Il potere dei modelli di contratto in Confluence

Certo, vi sento dire – ehm, Word ha dei modelli! Esatto, lo fa. Sia in Word che in Confluence, puoi scrivere un bellissimo contratto di vendita o legale e salvarlo come modello. Ma Confluence è molto più potente quando si tratta di crearli, e questo è dovuto alle variabili di pagina.

Le variabili di pagina sono un’opzione quando crei un modello su Confluence Cloud e su Confluence Data Center/Server . Su Server e Data Center hai la possibilità di aggiungere un campo di testo. Su Cloud hai la possibilità di aggiungere un campo di testo, un campo di testo su più righe o un elenco. Non c’è molta differenza tra il campo di testo e il campo di testo multilinea; definire il numero di righe o colonne influisce solo sulla dimensione della casella che ti danno, ma puoi inserire tutto il testo che vuoi in entrambi. Lo scopo della casella di testo multiriga è semplicemente quello di dare un’indicazione di quanto si dovrebbe scrivere.

Pertanto, quando crei un modello di contratto, puoi aggiungere variabili di testo per i nomi delle parti, le date, le quantità, i prezzi e qualsiasi altro termine e definizione che potrebbe cambiare tra i contratti. Puoi quindi popolare questi campi di testo quando crei la pagina Confluence e la variabile inserirà il testo. E poiché è una variabile, significa che puoi riutilizzarla in tutto il documento ma devi compilarla solo una volta.

Ci sono, al momento della scrittura, alcuni problemi con le variabili di testo native in quanto non puoi semplicemente selezionare le variabili che hai già creato da un elenco per riutilizzarle. Devi copiare/incollare manualmente la variabile dove vuoi. Vedi la discussione della community Atlassian qui: Inserimento di variabili esistenti nel modello di spazio .

Con un modello di contratto Word, dovresti inserire manualmente il testo in tutti i punti che desideri. Non c’è modo di automatizzarlo come in Confluence. A volte è necessario regolare la formattazione per fare spazio anche al nuovo testo.

Sebbene l’utilizzo delle variabili di testo in Confluence sia molto più rapido ed efficiente rispetto all’inserimento di testo in Word, potrebbero essere più dinamiche. Il problema con le variabili di testo in Confluence nativo è che una volta creata la pagina, la variabile viene semplicemente sostituita con il testo. Come in, smette di essere una variabile. Non puoi cambiarlo o modificarlo in seguito. Dovresti usare trova e sostituisci e aggiornare manualmente ogni parte di testo, proprio come faresti in Word.

È qui che torna utile il componente aggiuntivo Confluence Live Input Macros (LIM). LIM incorpora letteralmente la variabile nella pagina. In altre parole, rimane una variabile anche dopo aver creato la pagina. Quindi, se vuoi cambiare il testo, puoi farlo e l’intero contratto si aggiornerà con il nuovo testo. Ancora meglio, non è necessario essere in modalità di modifica della pagina per farlo. Una volta creata la pagina, è possibile modificare le variabili in modalità di visualizzazione. Ciò rende più rapida la creazione di nuovi contratti e più facile per gli utenti che potrebbero non avere familiarità con Confluence o che non hanno bisogno di apportare modifiche alla pagina oltre ai campi LIM.

Inoltre, Live Input Macros include molte più variabili rispetto a Confluence nativo. Oltre al testo, puoi aggiungere caselle di controllo; raccoglitori di date; menu a discesa singoli, multipli ea cascata per qualsiasi valore predefinito; tasti della radio; e selettori di stato. È possibile, ad esempio, utilizzare i menu a discesa per i tipi di contratto e i selettori di stato per fornire uno stato visivo del contratto.

Collaborazione su contratti con soggetti esterni

La creazione di contratti in Confluence comporterà la collaborazione con altri team e in effetti con altre parti del contratto. È probabile che altre parti del contratto non abbiano accesso alla tua istanza di Confluence.

Questo ti lascia con alcune opzioni. Dai loro l’accesso acquistando loro una licenza e configurando i permessi in modo che possano vedere solo il contratto che è rilevante per loro (l’opzione costosa). Oppure devi esportare il contratto su un’altra piattaforma e inviarlo via email in un formato diverso (opzione inefficiente).

La maggior parte delle persone sceglie la seconda opzione, ma il problema è che stai solo creando un altro silo. E lo scopo di trasferire tutti a Confluence per la gestione dei contratti è eliminare i silos.

C’è, tuttavia, una terza opzione, ed è un altro componente aggiuntivo di Confluence: External Share for Confluence . Ciò ti consente di creare un collegamento sicuro a una pagina Confluence in pochi clic, che puoi condividere con chi vuoi. Questi collegamenti hanno URL univoci di 16 caratteri con limiti di tempo facoltativi e password per una protezione aggiuntiva. Sebbene siano di sola lettura per impedire che le tue pagine Confluence vengano modificate esternamente, puoi consentire agli utenti esterni di aggiungere commenti per le modifiche suggerite, nonché allegati in caso di necessità. Ciò consente di continuare la collaborazione sui contratti all’interno di Confluence anziché su qualche altra piattaforma, ma senza le spese e le complicazioni dell’aggiunta di nuove licenze.

Una funzionalità aggiunta di recente di External Share for Confluence è la possibilità di condividere le pagine Confluence solo con utenti esterni selezionati , utenti che devono avere un account External Share for Confluence per visualizzare la pagina. Poiché i contratti spesso contengono informazioni personali e commerciali sensibili, la funzione Utenti selezionati funge da ulteriore livello di protezione quando condividi i tuoi contratti con parti esterne.

Utilizzo di Confluence E Jira per gestire i contratti

Mentre Confluence può diventare il luogo in cui vengono elaborati e archiviati tutti i tuoi contratti, Jira può diventare il luogo in cui tieni traccia del lavoro svolto su di essi. Jira è bravissimo a contenere oggetti che rappresentano attività specifiche e a permetterti di tenere traccia dello stato di quell’attività. Ad esempio, Jira supporta campi personalizzati in cui è possibile definire elementi come il rinnovo del contratto e le date di scadenza e ricordare ai team di agire.

Collegare le pagine di Confluence ai problemi di Jira è semplicissimo e può essere fatto automaticamente . Ti consente di tenere traccia dello stato dei tuoi contratti in Jira e anche di fare alcuni rapporti su di essi. Puoi guardare il numero di contratti in corso, in fase di revisione o completati, tipi e valori di contratto, contratti per regione, date di scadenza, assegnatario ecc. Puoi anche creare una dashboard Jira per segnalare tutti i tuoi contratti e ci sono aggiunte -on disponibili in modo da poter personalizzare le dashboard e renderli più facili da gestire .

In effetti, Confluence funge da spazio di lavoro collaborativo e repository e mantiene una traccia di “verifica” delle modifiche, mentre Jira funge da tracker dello stato per comprendere il livello di completamento di ciascun contratto.

Altri componenti aggiuntivi che potrebbero aiutare

La maggior parte dei team finisce per utilizzare almeno un componente aggiuntivo per aiutarli a gestire i contratti in Confluence. Oltre alle app sopra menzionate, eccone alcune altre:

• Comala Document Management ti consente di gestire i cicli di vita dei tuoi contratti direttamente dalla tua pagina Confluence e di avere approvazioni e revisioni come parte del processo.
• Brikit BlueprintMaker è una solida opzione di modello/modello che consente modelli che creano più di una pagina alla volta, o anche un intero spazio Confluence. Tuttavia, gli utenti in genere hanno bisogno di esperienza di codifica e le variabili smettono ancora di essere variabili una volta importate, proprio come Confluence nativo (ma a differenza delle macro di input dal vivo).
• Approval path for Confluence ti consente di creare processi di approvazione personalizzati per ottenere la revisione e la firma dei contratti all’interno anziché all’esterno di Confluence. Gli approvatori possono anche essere esterni, senza un account Confluence.
• La maggior parte dei team che abbiamo incontrato che gestiscono i contratti in Confluence usa Scroll Exporter per esportare i contratti una volta completati se hanno bisogno di visualizzarli al di fuori di Confluence o di archiviarne una copia altrove.

Conclusione

Confluence è una piattaforma sempre più popolare per la gestione dei contratti e un’ottima scelta se desideri centralizzare i tuoi processi e riunire tutti i tuoi team sotto un unico ombrello. Ciò è dovuto alle capacità collaborative e ai livelli di automazione che offre accanto agli editor tradizionali e ai suoi collegamenti con Jira, che molti team stanno già utilizzando. E mentre Confluence funziona già in modo più potente della maggior parte dei word processor, rimangono delle lacune. Lacune che possono essere facilmente colmate da componenti aggiuntivi Atlassian come Live Input Macros e External Share , che semplificano la modifica, l’aggiornamento e la collaborazione dei contratti.

Reference

Riportiamo in questa sezione i link a:

• Articolo Originario
• Sito ufficiale Old Street Solutions

Abbiamo alcune novità su Confluence Cloud. La parte di amministrazione dello Space cambia e viene trasformata come mostrato dalla seguente figura:

Abbiamo una riorganizzazione delle varie opzioni. Non abbiamo più a disposizione delle opzioni non chiare, ma abbiamo adesso una indicazione molto più chiara e moderna.

Andando a selezionare le varie parti, come mostrato dalla seguente GIF animata

Una discreta razionalizzazione delle opzioni che non mi dispiace. Continuiamo a monitorare le ultime novità dei prodotti nei prossimi articoli.

Continuiamo l’esplorazione di questo addon che la Ricksoft ci mette a disposizione per gli utenti di Confluence. Si tratta di un addon che permette di poter eseguire la sincronizzazione di due Space.

Cosa permette l’addon?

Permette di avere più Space con gli stessi contenuti sincronizzati. Questa funzionalità è sicuramente utile per aver rispondere a diverse situazioni, quali ad esempio:

• Una pagina sincronizzata con più pagine in più spazi
• Sincronizzazione Space nella stessa istanza o su più istanze
• Non solo il corpo della pagina, ma anche titolo della pagina, allegati, etc possono essere sincronizzati
• Il corpo della pagina può includere contenuti arbitrari come tabelle, menzioni, macro, etc

L’addon permette di poter vedere lo stato di sincronizzazione delle pagine nei vari Space coinvolti, come mostrato nella precedente immagine.

Semplici passi per eseguire la sincronizzazione. Questo aiuta molto anche per gli utenti non tecnici che devono gestire queste pagine.

Conclusione

Si tratta di un addon che aggiunge una funzionalità non indifferente. Gli utilizzi possono essere;

• possiamo avere uno Space da usare per condividere le informazioni per i consulenti esterni, senza dover condividere tutto lo space
• possiamo specializzare questa condivisione combinando l’uso di questo addon con altri già trattati in questo blog per avere una situazione ottimale per le nostre esigenze. 🙂
• Sarebbe possibile creare un ambiente di test dove scrivere le nostre bozze di documentazione e, successivamente usare questo addon per pubblicarlo nello Space disponibile per tutti gli utenti.
• Usate la vostra fantasia 🙂

Reference

Maggiori informazioni sono disponibili nella pagina del marketplace.