In questo post andremo a riportare la traduzione dell’articolo su Meetical in cui l’autore Lukas Gotter spiega tutti le caratteristiche di successo che hanno portato alla implementazione di una app Unica e indispensabile nel lavoro di tutti i giorni.

Prologo

Meetical for Confluence ha vinto il Grand Prize di Atlassian’s Codegeist 2020 competition – Siete curiosi di sapere quali caratteristiche ci hanno portato al primo posto?

In questo articolo, mi focalizzerò sulle 5 caratteristiche principali che abbiamo sviluppato per l’Atlassian Codegeist 2020. In aggiunta, Imparerai anche la gestione delle riunioni come una disciplina che aiuterà il tuo team a sbloccare il suo vero potenziale, senza rimanere bloccato in riunioni improduttive. La nostra missione a Meetical.io è quella di aiutarvi ad avere successo con le riunioni, e renderle efficaci in modo che voi e il vostro team rimaniate fortemente allineati e sia gli ingegneri che i manager abbiano tempo per fare un lavoro altamente prezioso e strategico!

Una breve cronostoria

Forse l’avete già sentito, abbiamo una notizia eccitante!

La nostra App – Meetical for Confluence Cloud – è il vincitore del Grand Price di Atlassian Codegeist 2020 Hackathon! Leggi l’annuncio ufficiale di Atlassian qui.

La competizione è durata 2 mesi e ha visto più di 1400 partecipanti da tutto il mondo con oltre 300 proposte. Meetical si è impegnata al 100% e ne è valsa la pena per tutti i giorni e le notti e le settimane e i mesi di lavoro.

Siamo entusiasti. Una nuova era di Meetical è iniziata, e vogliamo che tu ne faccia parte!

Continua a leggere e scopri le 5 nuove caratteristiche che trasformano Confluence – lo strumento numero 1 per la collaborazione in team e il wiki aziendale – in una soluzione completa per la gestione delle riunioni sia per piccole che per grandi aziende.

Sono molto orgoglioso e grato per questo, è un risultato straordinario, per tutto il team che si è riunito per fare questo e per me a livello personale come fondatore e CEO di Meetical.

Meetical Meetings ti aiuta a preparare, documentare e rivedere velocemente le minute ed i verbali delle riunioni

L’App Meetical per Confluence Cloud è stata rilasciata poche settimane prima dell’inizio dell’Hackathon.

L’App si integra con Google Calendar e Microsoft Outlook Calendar e permette di creare verbali di riunione totalmente collegate con i dati degli appuntamenti del calendario.

• L’uso dell’App Meetical permette una migliore preparazione delle riunioni perché una pagina Confluence è sempre pronta e basta solo un click da parte vostra e del vostro Team per lanciare idee e contribuire all’ordine del giorno.
• Inoltre, la preparazione di una pagina per l’ordine del giorno è parte dello stesso processo quando si crea l’invito alla riunione stessa. Questo fa risparmiare tempo, ma è anche un ottimo promemoria per chi indice la riunione e per preparare tale pagina e raccogliere tutti input.
• Ultimo ma non meno importante, l’invito generato nel calendario e la pagina della del verbale della riunione sono collegati, rendendo facile trovare le note relative alla riunione prima, durante e dopo la riunione stessa.

Meetical porta le note della riunione più vicino, dove devono essere: Agli inviti alla riunione sul tuo calendario.

Meetical viene fornito con una profonda integrazione del calendario e per creare note di riunione e trovare qualsiasi nota di riunione associata a un evento è possibile utilizzare:

• L’estensione Confluence Chrome Extension  per Meetical (Google Calendar)
• Outlook Calendar Add-in per Meetical (Microsoft 365)
• La nuova visualizzazione integrata del Calendario e dell’Agenda di Confluence che vi mostrerò qui.

Ora diamo un’occhiata ad alcune delle nuove funzionalità che abbiamo sviluppato per la competizione hackathon

Le cinque nuove caratteristiche principali grazie alle quali Meetical è stata votate come n. 1 nel Codegeist 2020

Le seguenti caratteristiche erano tra i nostri punti forti e hanno convinto la giuria Atlassian.

La cosa migliore: tutte le nuove caratteristiche sono basate sul feedback dei clienti, attentamente elaborate e pronte per la produzione. Puoi iniziare a usarle oggi su Confluence Cloud!

Caratteristica #1 – Un calendario integrato in Confluence per gestire le riunioni

Il primo punto di forza era un elemento del backlog a lungo termine. Il punto di forza di Meetical è sicuramente la profonda integrazione del calendario con un’estensione Chrome di Confluence, così come un Addon per il calendario di Outlook.

Gli addon del calendario sono ottimi, ma a volte se stai lavorando in Confluence e non vuoi tornare al tuo calendario. Oppure, semplicemente non vuoi ulteriori addon per qualsiasi motivo.

Il nuovo Calendario delle Riunioni di Confluence integrato è il nostro primo punto di forza!

• Vedi tutte le tue riunioni in una bella vista settimanale o dell’agenda.
• Crea una pagina Confluence per qualsiasi riunione, senza cambiare strumento.
• Trova le note delle riunioni passate molto più velocemente

Caratteristica #2 – Nuovi template di verbali di riunione su Confluence

I template di pagina di riunione sono sia un modo incredibile per preparare le riunioni più velocemente, ma anche per mostrare per cosa Meetical può essere usato. Onestamente, la maggior parte di questo viene dai nostri primi clienti, che trovano sempre nuovi modi su come usare Meetical per le loro riunioni.

I nuovi template per le riunioni di Confluence sono i seguenti:

Team update meeting template

Questo Template di riunione è ispirato alla riunione settimanale del Partner Atlassian Swarmit di tutti i consulenti Atlassian. Qui l’obiettivo è quello di scrivere prima gli Highlights, in modo da non perdere nulla di importante, anche quelli che sono in vacanza o non possono partecipare di persona. Un effetto collaterale di questo è che tale riunione può perfettamente avvenire in modo asincrono. Se è ben preparato, un breve giro di 3 minuti ciascuno, per coinvolgere tutti, può già soddisfare l’obiettivo: rimanere allineati, scambiare intuizioni chiave, e rimanere impegnati all’interno del team. Particolarmente prezioso se i partecipanti lavorano su un progetto abbastanza diverso e non si scambiano regolarmente argomenti operativi quotidiani.

Tactical meeting template

Quanto spesso avete la sensazione che le vostre riunioni operative siano più che altro un consiglio di stato?

Non dovrebbe essere così.

Le riunioni operative, come l’aggiornamento del team, o gli standup giornalieri dovrebbero essere usati per scambiarsi le informazioni l’un l’altro, invece di fare rapporto a un team lead o a un manager.

Tuttavia, quando si fa rapporto e si tiene traccia dei progressi sulle cose tattiche? È qui che entra in gioco questi template per Confluence!

Ispirato alle retrospettive agili, alle riunioni tattiche di Holocrazy, e alle riunioni tattiche come descritto nel leggendario libro “Death by meeting” di Patrick Lencioni.

La versione Meetical della riunione tattica è strutturata come segue:

• Si inizia con un giro di luci molto breve per attivare tutti i partecipanti. La ricerca dimostra che se i partecipanti in un giro di introduzione dicono solo una parola, sono più attivi per tutta la riunione. Gli Scrum Master lo sanno, ecco perché abbiamo un “set the stage” nelle Retrospettive agili.

• Poi, si rivedono le metriche chiave più importanti e le azioni in corso in soli 5 minuti. Idealmente riempito prima della riunione o in tempo reale. Evitare lunghe discussioni qui, e passare rapidamente all’Agenda. Creare e riempire questi dati in anticipo aiuta molto a mantenere il ritmo. Questo è anche il punto in cui il nostro Meetical per Confluence App torna utile, in quanto una nuova pagina può essere facilmente creata e collegata all’evento del calendario in anticipo – o come vedremo, tale pagina può essere creata automaticamente alcuni giorni prima che la riunione sia programmata.

• Avanti – ora è effettivamente il momento dell’elemento più importante di questa riunione: L’Agenda just-in-time. Sulla base delle informazioni e dei dati freschi, tutti i partecipanti creano o completano l’agenda. Ecco qualche altro suggerimento:

• Permettere sia nuovi punti al volo che usare questa pagina per proporre argomenti in anticipo.
• Concedere 5 minuti di silenzio durante la riunione, dove ognuno scrive i suoi argomenti più importanti (max 1-3, a
• seconda delle dimensioni del gruppo).
• Votate le voci per definire l’ordine in cui discutere gli argomenti.
• Discutere gli argomenti e registrate i risultati chiave, le azioni e le decisioni.

Quando nelle riunioni tattiche sorgono argomenti strategici – idee e intuizioni che mettono in discussione iniziative tattiche o direzioni strategiche, evitate di discuterli, invece, spostateli in un “parcheggio strategico”, e fate in modo che il leader della riunione segua la prossima riunione strategica. Se necessario, tale riunione deve avvenire immediatamente dopo la riunione tattica. Il che ci porta al prossimo Template:

strategy meeting template

Le riunioni strategiche aiutano a rafforzare gli obiettivi più grandi per l’organizzazione. Aiutano i dipartimenti a sentirsi responsabili dei progressi. Coinvolgere e allineare tutti nel team e prendere decisioni informate.

Il successo di una riunione strategica è determinato da questi aspetti chiave:

• Definire gli argomenti e le domande il più chiaramente possibile in anticipo.

• Assicurarsi che i partecipanti abbiano abbastanza tempo per prepararsi.

• Non aspettare la riunione per iniziare a pensare e aggiungere alla pagina Confluence, ma se lo facessi… Richiedi o programma una sessione di silenzio di 10 minuti in cui i partecipanti raccolgono dati e leggono materiale di supporto. Le riunioni in silenzio sono state dimostrate uno strumento efficace sia da Jeff Bezos, CEO di Amazon, sia dal Prof. Steve Rogelberg, esperto di riunioni e autore del libro “The surprising science of meetings” (consigliato!).

Il template è altrimenti fortemente basato su Strategic plan template integrato di Confluence.

Un altro template che abbiamo, è ispirato dal primo cliente in assoluto che abbiamo avuto sul Cloud, la società canadese localcoin, che è sempre una vera fonte di ispirazione. Grazie Kayla e Tristan! I nuovi utenti possono scoprire il Template di riunione esecutiva provando la nostra App!

A proposito di template. Meetical da la possibilità di utilizzare i propri template personalizzati. Questo è incredibile perché puoi adattare la soluzione esattamente a ciò di cui hai bisogno. Una limitazione fino ad oggi era che si poteva usare solo una macro panoramica. Mettere la data, il titolo o l’elenco dei partecipanti dove si voleva non era possibile.

Ecco perché abbiamo implementato nuove macro!

Caratteristica #3: Più di 8 macro di riunioni di Confluence

Ora puoi usare queste macro sui tuoi modelli e sulle singole pagine per personalizzare ulteriormente le tue note di riunione!

Ma ora torniamo ai nuovi template di riunione integrati.

Passiamo dalla strategia del team e dell’azienda a un punto di vista più individuale. Dove i singoli dipendenti hanno la possibilità di essere allenati e sostenuti? Un tipo di meeting per questo è il trendy meeting 1-on-1

The new 1-on-1 meeting template for Confluence

Francamente parlando, non vedevo riunioni 1-on-1 su Confluence fino a quando Enrique Fernandez di Bluelabs non l’ha proposto. Infatti, è uno dei suoi principali casi d’uso e come lui, come Engineering Manager di Bluelabs, controlla regolarmente i suoi rapporti diretti per rafforzare il rapporto personale e per seguire gli obiettivi di performance. Per le aziende remote-first companies come BlueLabs, questi tipi di incontri sono particolarmente preziosi. – Teaser: Rimanete sintonizzati per una prossima intervista e una storia di successo per portare più intuizioni su questo.

Il Template è separato in un kick-off, che ha lo scopo di iniziare una discussione libera e personale su quasi tutto.

La seconda parte è focalizzata su una revisione degli obiettivi a breve e medio termine, così come la discussione di qualsiasi altro argomento che entrambe le parti trovano rilevante da discutere in un incontro 1-on-1.

Il template di riunione Confluence per gli incontri 1-on-1 contiene anche alcune domande ispiratrici come

• Cosa hai imparato dall’ultima volta che ci siamo incontrati?
• Cosa è successo di divertente ed eccitante l’ultima volta?
• Quali sono i nostri obiettivi attuali / come stiamo andando rispetto ad essi? (entrambi)
• Cosa posso fare meglio o diversamente come coach/manager per sostenerti?
• Se potessi cambiare una cosa del tuo lavoro oggi, cosa cambieresti?
• Questo è un buon inizio e aiuterà a mantenere un ottimo rapporto tra coach e coachee (sì, ci sono 2 “e” per coachee, la persona che viene allenata).

Quali sono le vostre domande preferite per i 1-on-1?

Il prossimo passo della nostra lista di template è la Scrum Review e altri template Agile, quindi rimanete sintonizzati e iscrivetevi alla nostra Newsletter per gli aggiornamenti!

E per quanto riguarda i permessi e la sicurezza di Confluence Meeting Notes?
Per ogni riunione ricorrente, Meetical creerà una pagina padre, che raggruppa automaticamente le riunioni e aiuta a mantenere le cose organizzate in Confluence.

Avere una pagina padre per le riunioni ricorrenti ti permette anche di definire i permessi su quelle pagine padre, in modo che – nel caso di un 1 contro 1 – solo i due partecipanti possono vedere e modificare quelle pagine di riunione.

Quindi, che dire dei permessi e della sicurezza?

Confluence porta sicurezza e permessi di livello aziendale superiore ai tu verbali di riunione

Confluence (Standard Edition) ti permette di impostare i permessi su un intero spazio o su qualsiasi pagina. Questo ti permette di mantenere le note private nel tuo spazio personale, così come limitare gli 1-on-1 per essere accessibili solo alle piattaforme di riunione. Lo stesso vale per le riunioni strategiche riservate. Tuttavia, Confluence è pensato per essere aperto, per far fluire la conoscenza e renderla accessibile, quindi usa queste caratteristiche solo quando è veramente necessario.

Ogni riunione ricorrente viene automaticamente raggruppata sotto una pagina principale.

E per le riunioni ricorrenti, abbiamo aggiunto un’altra incredibile caratteristica di spicco: Automatizza completamente la creazione di pagine per le riunioni ricorrenti in Confluence!

Caratteristica #4: Creare automaticamente i verbali delle riunioni

Questa caratteristica sarà un cambiamento nel modo di gestire le riunioni su Confluence. Per l’hackathon, siamo andati oltre e abbiamo implementato l’automazione delle riunioni! Anche se creare una pagina con Meetical per qualsiasi riunione ricorrente è solo una questione di 1 o 2 clic, il problema principale è che è necessario impostare un promemoria per farlo al momento giusto.

Ora, con questa funzione di automazione per Confluence, puoi liberare la tua mente e lasciare che i nostri programmatori lavorino per te.

Per attivare la funzione di automazione, crea la prima pagina della riunione dal nuovo Calendario o dall’Estensione Chrome di Confluence, o dall’Add-in del Calendario di Outlook. Poi, vai alla pagina madre della riunione che contiene una panoramica della serie di riunioni. In quella pagina panoramica, vedrai l’opzione “Automatizza la creazione della pagina”.

Attiva la funzione, imposta il numero di giorni in anticipo per creare le pagine e sei pronto a partire. Meetical creerà la pagina e la collegherà nella descrizione dell’evento. Questo farà in modo che tu e tutti i partecipanti abbiano accesso immediato alla pagina per aggiungere elementi dell’agenda e idee velocemente, così come trovare i risultati più velocemente.

Con l’automazione in atto, è davvero il momento di chiedersi: Facciamo troppe riunioni?

Uno dei punti chiave di Meetical è quello di rendere le riunioni efficaci. Infatti, con la pratica migliore di avere una pagina Confluence per ogni riunione, favoriamo le riunioni asincrone (un termine di fantasia per dire “collaboriamo e ci prepariamo, e se necessario, eseguiamo una riunione per allinearci e bere un caffè insieme”).

Quindi il prossimo passo logico per l’App Meetical è quello di aiutarvi a fare in modo che le vostre riunioni siano efficaci e coinvolgenti. Altrimenti, la missione della nostra azienda non sarà compiuta.

Caratteristica #5: Valutiamo la Riunione

Le ricerche dimostrano che i leader delle riunioni hanno un’opinione irrealistica e distorta sul fatto che una riunione sia stata efficace, coinvolgente o necessaria – dal punto di vista dei partecipanti. Ecco perché è molto importante avere un feedback sulle vostre riunioni. La nostra macro di valutazione delle riunioni è il primo passo per rivedere regolarmente le prestazioni delle riunioni.

È possibile scegliere tra 3 diversi tipi di valutazioni.

Questi sono stati i punti salienti delle nuove funzionalità di Meetical che hanno convinto la giuria di Atlassian Cogegeist 2020 a scegliere Meetical come vincitore del gran premio.

Speriamo che le nuove caratteristiche vi piacciano!

Ora, che mi dici di te, come gestisci le riunioni nella tua azienda?

Hai già provato Meetical per Confluence Cloud o qualsiasi altro strumento di gestione delle riunioni?

Molte aziende soffrono per le cattive riunioni, e nel peggiore dei casi falliscono, perdendo dipendenti chiave e bloccando sia gli ingegneri a fare capolavori tecnici che i manager a fare lavoro strategico! Proprio come nella storia del libro di Patrick Lencioni “Death by meeting”.

Uno strumento di gestione delle riunioni come Meetical per Confluence vi aiuterà notevolmente a mantenere il vostro team allineato e impegnato.

L’approccio unico di Meetical è che – dato che usi già Confluence come tua suite di collaborazione – ottieni una soluzione completa di gestione delle riunioni attualmente per solo circa 1$ per utente al mese (più utenti, più basso è il prezzo). Questa offerta è da 4 a 5 volte inferiore a quello che spendereste per i prodotti della concorrenza, la maggior parte degli strumenti aggiuntivi, isolati e separati.

Fondamentalmente, con Confluence & Meetical si ottiene il miglior wiki di squadra e strumento di collaborazione con migliaia di applicazioni aggiuntive là fuori, più Meetical, la pluripremiata App di gestione delle riunioni.

Perché introdurre un altro strumento separato se puoi avere la gestione delle riunioni perfettamente integrata nei tuoi calendari e Confluence?

“Questo è uno strumento che ci sta aiutando a scalare facilmente con i nostri strumenti esistenti. (…) Ed è così veloce da usare, questo è il bello. (…) Raccomanderei Meetical a chiunque usi Confluence e Jira e voglia tenere una registrazione delle riunioni chiave”.

Tanya Fraser di Croomo

Con Meetical, Confluence Meeting Notes diventa più potente e facile e vi aiuterà a rendere le vostre riunioni efficaci, coinvolgenti, e si spera anche molto divertenti!

Ora è il momento di provare e darci un feedback!

• Installa Meetical per Confluence Cloud dal Marketplace Atlassian e provalo gratuitamente per 30 giorni.

Se sei interessato a una demo personale e all’introduzione di Meetical per la tua azienda, contattami, sarò disponibile per questo.

Grazie per aver letto, ogni feedback è apprezzato!

Cordialmente,

Lukas Gotter

P.S.: Per essere sempre aggiornato sulle ultime novità di Meetical, iscriviti alla nostra newsletter.

Reference

Articolo originale dell’autore

In questo post voglio introdurre una piccola novità nell’ecosistema Atlassian. Ovviamente non stiamo parlando del famoso film, con Jean Reno, ma di una nuova squadra che si affaccia con una bella sopresa. Si tratta della Ronin Pixel

Chi sono?

Lasciate che vi presenti i nuovi Ronin:

Sono professionisti che già da tempo lavorano nel campo delle App / Addon Atlassian e sono preparatissimi nel campo. Si sono uniti per portare un importante contributo nel campo degli addon Atlassian. Andiamo a curiosare meglio 😀

Numeri e Dashboard

Il contributo che i Ronin mettono a disposizione una ulteriore alternativa che permette di poter visualizzare i dati e le statistiche di Jira

L’Addon mette a disposizione una serie di funzionalità che permette di rappresentare le diverse situazioni e visualizzare i dati di cui abbiamo bisogno

Di seguito un esempio di cosa abbiamo a disposizione sul Cloud di Atlassian

Fantastico. Che altro?

Le sorprese non sono finite. E’ infatti possibile condividere con utenti esterni queste informazioni. Questa funzione è estremamente importante nel caso in cui si voglia condividere le informazioni con i propri clienti. Questa è una delle funzionalità Must Have che gli Addon devono sempre possedere.

Conclusioni

Il lavoro dei nuovi Ronin è sicuramente una ottima e gradita novità che si affaccia nell’ecosistema Atlassian e che ci permette di poter creare delle dashboard che permettono di riassumere informazioni importanti. La possibilità di poter condividere è sicuramente una funzionalità in più. Non vedo l’ora di provarlo per saggiarne le possibilità.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili nella pagina del Marketplace.

Presentiamo un primo riassunto di questo primo ciclo di webinar, un esperimento che non possiamo che definire una esperienza molto interessante e positiva e che ci ha sicuramente insegnato molto.

Esperienza formativa

Questa esperienza ci ha insegnato molte cose e ci ha permesso di affinare tante capacità. La preparazione di base, gli incontri, i confronti e gli scontri non hanno fatto altro che formarci ed affinare i rapporti tra noi.

Abbiamo imparato a presentare, presentarci ed esporre le nostre conoscenze con l’obbiettivo di migliorarci il più possibile. Ringraziamo un utente che ci ha seguito e che ci ha messo a disposizione alcune immagini di alcuni dei webinar che abbiamo seguito.

Una esperienza che potete rivedere

In questo paragrafo mettiamo a disposizione i link alle registrazioni, che cono a disposizione per qualsiasi chiarimento.

Ringraziamenti

Un ringraziamento va a tutti coloro che ci hanno seguito e che speriamo ci continueranno a seguire nei prossimi webinar che riprenderanno dopo l’estate.

Un grazie anche ai produttori degli addon che abbiamo citato e scelto per le varie presentazioni.

• Old Street Solutions, che ringraziamo per i suoi addon per Confluence e Jira, che ci aiutano a semplificarci la vita
• Meetical, che ringraziamo che il grande lavoro svolto nella realizzazione di una soluzione che permette una gestione spettacolare delle riunioni e dei verbali. Ma sopratutto per aver vinto il CodeGeist 2020 Hackathon. Il seguente link ci racconta nel dettaglio: https://www.linkedin.com/posts/lukasgotter_this-news-is-huge-meetical-just-won-activity-6694315074183548929-0M5q
• ikuteam, Autori dell’addon di integrazione con Google drive, Dropbox migliore che abbiamo mai visto.
• Re:solution, autori di tantissimi addon, citato per un addon che permette di eseguire delle traduzioni automatiche su Jira Service desk.
• Amrut software, che ha realizzato un sistema di Chat Agente-Cliente per Service Desk non indifferente.
• Deviniti, importante produttore di Addon che, sempre per Service desk, ci mette a disposizione un addon importantissimo.
• Koncis ApS, che ci aiuta ulteriormente specializzando PORTAL e permettendo all’utente finale di poter avere a disposizione un numero di informazioni maggiore rispetto alle funzioni standard.

Sono oramai passati diversi giorni da quando i Governo Italiano ha emanato il decreto che ci obbligava ad una quarantena generalizzata in tutta Italia.

Nonostante ciò, l’Artigiano non si è fermato assolutamente, anzi. Il lavoro continua e procede su vari clienti, senza mai fermarsi.

In questi giorni convulsi, si impara a gestire il flusso di lavoro modello tsunami, ovvero ondate di lavoro impossibili da gestire, videoconferenze a qualsiasi ora del giorno e della notte e configurazioni VPN a tutto spiano.

anche se alla fine della giornata, almeno durate i primi giorni di clausura semi-volontaria, questo era lo stato in cui mi trovavo

Il primo passo

Il primo passo è stato quello di attrezzarsi una postazione opportunamente illuminata e con tutto ciò che serve. In aggiunta ho due pc sempre accesi.

In questo modo è possibile seguire più attività quasi in contemporanea ed intervenire al momento opportuno dove segue.

Avere a disposizione programmi quali Jira e Confluence aiuta nella gestione del lavoro e delle attività, oltre che a registrare quanto fatto e prendere appunti. Infatti con Jira riesco a monitorare tutte le attività oltre che a pianificarle. Con Confuence, come mostrato dalla seguente figura…..

riesco a classificare tutte le attività ed a documentarle. Non male.

Videoconferenza

La comunicazione con i clienti e colleghi viene sostituita con il telefono (al momento utilizzato ai massimi livelli) e alla videoconferenza, quali zoom, skype (anche skype for business, che personalmente detesto)

Se devo essere sincero, ho aumentato il numero delle ore di lavoro, ma ho anche imparato a gestire meglio gli slot temporali: con questa emergenza sono stato costretto a rivedere i miei orari e quindi devo diluire tutto in maniera tale da riuscire a gestire tutte le richieste che mi arrivano quotidianamente.

In aggiunta, una buona macchinetta del caffe che ci supporta in questo periodo di emergenza e che mi permette di poter andare avanti . Devo però ricordarmi di fare scorta di capsule ogni 10 gg…. altrimenti non riesco.

Conclusioni

Sarà un periodo abbastanza difficile, ma cerchiamo di tenere botta. Nella mia vita ho attraversato periodi abbastanza difficili, quali il terremoto del 2012 in Emilia Romagna ed eventi eccezionali che sono arrivati anche molto vicino a me. Non molliamo. Andrà benissimo.

IN questo post descrivo come utilizzare i prodotti Atlassian per poter avere a disposizione un pizzico di Astronomia e soddisfare una mia passione. Vediamo come ho realizzato il tutto 😀

Ci serve un addon specifico

Per avere l’astronomia presente sulla Kanban Board, ci serve un addon specifico. Si tratta del Kanban Combined WIP for Jira 

Attraverso questo addon possiamo eseguire, tra le varie funzionalità, anche quella di cambiare l’immagine di fondo della Kanban Board

Il gioco è fatto

A questo punto quello che dobbiamo fare è impostare una GIF come immagine

La scelta ricade su questa molto bella, che possiamo vedere su questo sito:

Si tratta di una bellissima GIF che ci mostra delle stelle che orbitano attorno ad un buco nero supermassivo (SAGITTARIUS-A) che si trova nel centro della via lattea. Andiamo ad impostarla nel nostro addon come immagine di sfondo e…..

… il risultato è fatto 😀

Conclusioni

In questo post abbiamo visto come una app di Jira può aiutarci a ritrovare il buonumore e aiutarci nel portare un pizzico della propria passione per l’astronomia nel proprio lavoro. 🙂

Torniamo ad affrontare un tema molto importante per Confluence e per la documentazione. SI tratta di una serie di post in cui parleremo di come gestire Confluence al meglio e di come questo può essere visto come un  ECM – Enterprise Content Management. 

Cosa significa ECM?

Al di la della semplice sigla, quello che vogliamo esprimere in questo post è quello che sta dietro questa sigla, i concetti che stanno dietro. Partiamo con un piccolo aiuto al sito di Atlassian, che ci fornisce una prima definizione di ECM, come mostrato nella immagine seguente:

Adesso cerchiamo di esprimere gli stessi concetti in italiano, aiutando meglio la comprensione del lettore 🙂

Sotto il cappello di ECM abbiamo un sistema di gestione documentale che supporta i processi aziendali e decisionali. I software ECM sono organizzati in maniera tale che tutte le informazioni siano facilmente accessibili. Non vi ricorda qualosa?? 🙂 In aggiunta sono presenti una serie di strumenti che permettono di organizzare meglio le informazioni al fine di renderle meglio fruibili :D. RIPETO: Non vi ricorda qualcosa? 

Percorso di lettura

Si tratta di un concetto che ho espresso in diversi post di questo blog, in particolare in questo post, oltre che in questo altro post, dove ho espresso questo concetto di Percorso di lettura, importante nella organizzazione della informazione. Come ricordo sempre, ‘buttare’ l’informazione in pagine alla rinfusa non risolve il problema, ma ne crea sicuramente di nuovi. Le informazioni devono essere sempre collegate. Questo significa che non dobbiamo inserire delle informazioni dove capita, ma occorre dare un ordine, rispettarlo e cercare sempre di posizionare le medesime informazioni nello stesso posto.

Se impostiamo le pagine seguendo il percorso di lettura, saremmo sempre in grado di trovare sempre la nostra informazione. Vediamo come arrivarci e, nei prossimi post, proveremo a dare un esempio pratico.

Tutto in ordine: sempre!

Un ECM ci mette a disposizione anche gli strumenti per avere sempre tutto in perfetto ordine. A tale scopo mi rifaccio alla storia, in particolare ad una conferenza di un noto storico italiano, durante la quale citò alcune curiosità che mi permettono di chiarire meglio. Questo esempio lo uso sempre quando spiego sempre Confluence ai miei studenti :).

Parliamo dei legionari romani. Potevano prestare servizio in qualsiasi parte del territorio dell’Impero Romano, ma potevano contare su di una cosa molto importante. Tutto era sempre nello stesso posto.

L’organizzazione era tutto nell’esercito romano. Proprio questo, con un preciso addestramento, rendeva il legionario un combattente perfetto. In qualsiasi situazione sapeva sempre dove si trovavano le armi, dove doveva dormire, dove si mangiava, dove recarsi per i turni di guardia e …. cosa fare per costruire il castrum. Anche se non ricordiamo le lezioni di storia, sappiamo che proprio grazie a questa caratteristica, i Romani hanno dominato il mondo allora conosciuto.

Applichiamo l’esempio 

Applichiamo l’esempio ad ECM usando gli strumenti Atlassian e, ovviamente, andiamo a vedere come Confluence e i vari addons ci permettono di avere il nostro ECM.

Se poniamo le informazioni nello stesso ordine, posizione e organizzazione, abbiamo l’innegabile vantaggio di non impazzire quando si cercano le informazioni. 

Per dare un ordine occorre decidere i seguenti punti:

• Le pagine devono essere organizzate allo stesso modo:
• Titolo parlante;
• Un sommario in cima, per dare subito indicazioni al lettore delle informazioni della pagina
• Delle sezioni ben definite, dove il lettore può trovare subito ciò che interessa;
• Usare in maniera quasi maniacale dei Template, per avere sempre le pagine organizzate allo stesso modo;
• Fare in modo che le pagine non contengono TROPPE informazioni: Non dobbiamo scrivere un trattato in 20 volumi, ma trattare solo le informazioni che servono.  
• Dare sempre la medesima gerarchia alle pagine. Punto importantissimo. Se diamo la stessa gerarchia, mettiamo le informazioni nello stesso punto e … suspense, troviamo tutto. 🙂
•  Aggiungiamo un ultimo concetto. Se l’informazione è comune, allora questa deve essere organizzata a se stante, affinchè possa essere referenziata dove serve. Vantaggio? abbiamo questa informazione solo una volta e non l’abbiamo replicata all’infinito. Deve essere aggiornata una sola volta e…. suspense, viene subito recepita nelle varie parti. Svantaggio? se la pagina viene rimossa, abbiamo diversi link da correggere, ma questo accade con una frequenza molto più bassa.

Vedremo nei prossimi post ulteriori consigli in merito.

Che risultato otteniamo?

Quando leggeremo una pagina qualsiasi del nostro Confluence, sapremo sempre dove reperire le informazioni subito.  

Se abbiamo una gerarchia di pagine, sappiamo ancora una volta, dove leggere le informazioni e sopratutto sappiamo dove andare a posizionare le nuove informazioni. 

Se abbiamo una informazione comune, non la replichiamo in 123456789,80 versioni differenti, ma una sola versione da referenziare. La modifica è subito disponibile per tutti.

In un sistema ECM, le informazioni sono liberamente fruibili, ma questo non significa che lo stesso sistema permetta di poter impostare delle limitazioni, per gruppi o utenti singoli. IN questo modo possiamo anche regolare chi legge cosa 🙂

Conclusioni

Abbiamo dato una prima spolverata a questi concetti. Nei prossimi post andremo ad esaminarli meglio, con esempi e tenteremo anche di descrivere dei casi di uso. Stay tuned. 🙂

In questo post andiamo ad analizzare i nuovi progetti che, su Jira Cloud, sono messi a disposizione.  Si tratta dei Next Gen Projects. 

Ispirazione

Questo post è stato ispirato da questo post del blog ufficiale di Atlassian, dove sono elencate le caratteristiche che sono introdotte 🙂

Subito al dunque

Si tratta della ultima novità nella generazione e gestione dei progetti. Questa nuova tipologia permette agli utilizzatori del progetto di potersi gestire in perfetta autonomia.

Segnalo fin da subito che questa nuova tipologia di progetto ricalca abbastanza le stesse libertà che il buon Trello mette a disposizione.

Dalla GIF che ho allegato si vede subito la prima caratteristica: La possibilità di scegliersi da se il proprio Workflow di lavoro.

Il layout della issue è stato ridisegnata. Vedremo un layout simile quando descriveremo Jira Ops, i nuovi progetti per descrivere gli incidents 🙂

Questi Next gen project sono sicuramente delle novità non indifferenti. per questo è meglio provarli …. a piccole dosi. Possiamo abilitarli in fasi successive.

Trello colpisce ancora :D. I filtri sono stati modificati e possiamo filtrare le issue dei vari componenti del team selezionandone l’icona con il mouse. Facile no?

Anche la versione di Jira Mobile risente di queste modifiche, come mostrato nella figura precedente (si tratta della versione iOS).

In aggiunta, abbiamo un nuovo strumento per gestire le roadmap in Jira Cloud, 

Conclusione

Grandi novità che ci invadono, sicuramente ereditate da Trello, che dalla sua acquisizione, ha influenzato in maniera rilevante Jira. Continueremo a seguire le ultime versioni di Jira. 

Kanban, Scrum, Scrumban, …

In questo post andremo a proseguire l’esplorazione sulla metodologia AGILE, concludendo l’introduzione di questo argomento.

Definizioni preliminari

Per alcune definizioni preliminari, vi rimando al seguente link del sito Agileway.it, dove ho trovato delle indicazioni molto ben fatte.

Kanban

Per spiegare in cosa consiste Kanban, sfruttiuamo A brief introduction to kanban, di Dan Radigan, dove il lettore viene indirizzato in un percorso abbastanza chiaro e semplice (Si tratta di un articolo in inglese, ma stiamo lavorando per rendere disponibile queste documentazioni in italiano). Cercheremo di dare una spiegazione il più semplice, ma anche il più chiaro possibile.

L’approccio Kanban bene si adatta a quelle situazioni in cui si hanno sempre delle attività continue da svolgere.

Il Product Owner scompone il lavoro in tanti piccoli task, più o meno complessi, modificando l’ordine degli stessi e inserendo in cima quelli con maggiore priorità. In questo modo è sempre possibile rischedulare il lavoro del team senza dover bloccare il lavoro del team.

Il Team di sviluppo verifica i task da eseguire, seleziona quello in cima al backlog e lo porta a compimento. Quando lo seleziona, lo sposta dalla colonna To Do alla colonna Doing. Quando lo completa, lo sposta nella colonna Done.

Quando si ha a disposizione un insieme di task completati, si procede con un rilascio del nuovo software.

Questo approccio è molto più indicato nella manutenzione che nello sviluppo di nuove applicazioni.

Scrum

A differenza della precedente, la Scrum ben si adatta allo sviluppo di un nuovo progetto. Andiamo a capire meglio:

Scrum struttura il proprio sviluppo in cicli chiamati Sprint che durano da una a quattro settimane, al termine dei quali il team di sviluppo rilascia funzionalità immediatamente testabili.

In Scrum non abbiamo una figura di Project manager che coordina il team, ma possiamo dire che il team stesso è in qualche modo auto-organizzato. Tutte le competenze per la realizzazione del progetto sono presenti in tutti i membri del team stesso. Con questo non voglio dire che il project manager non esiste in tali organizzazioni, fa solo qualcosa di differente.

Prima di iniziare i lavori, il team si riunisce e definisce i task che saranno sviluppati definendo una Sprint. Nel definirli si impegna a completarli entro la fine della stessa. Una volta definiti, questi task sono inseriti nel backlog e si iniziano i lavori.

Ogni giorno il team si confronta nello Stand-up Meeting, che deve durare non più di 15 minuti, dove deve emergere lo stato di avanzamento, problemi e criticità. Obbiettivo è di identificare subito ciò che può bloccare il lavoro del team e rimuoverlo in modo da consentire il normale svolgimento delle attività.

Al termine della sprint si rilascia ciò che è stato completato, mettendo a disposizione una funzionalità completa e testata, testabile a sua volta dal cliente.

Scrumban

Si tratta di una composizione delle due tecniche, un cui abbiamo l’unione di quanto di meglio abbiamo dai due approcci precedentemente indicati. Ho trovato, facendo delle ricerche, il seguente link per una bella immagine che descrive abbastanza bene visivamente che cosa è Scrumban, che mi sembra molto chiara e precisa. Maggiori dettagli li ho identificati qui (in inglese).

Scrumban mette insieme l’interazione continua di Kanban, aggiungendo una limitazione agli slot di task che devono essere eseguiti contemporaneamente.  In Scrumban, il gruppo di lavoro è organizzato in piccole interazioni e monitorato attraverso una board similare a Scrum e Kanban.

Si lavora solo su di un sottoinsieme di user story, che vengono scelte attraverso dei planning meeting, che hanno l’obbiettivo di predisporre delle vere e proprie Sprint. Per tenere le interazioni molto basse, Il WIP (Work in Progress) di ogni stato.

 

Kanban Vs Scrumban

La seguente immagine riassume le differenze tra Kanban e Scrumban.

 

Scrum Vs Scrumban

La seguente immagine riassume le differenze tra Scrum a Scrumban:

 

Conclusioni

In questo post abbiamo concluso l’introduzione alla programmazione Agile. Spero di aver fornito le basi per poter iniziare ad approfondire questi nuovi argomenti o quanto meno di aver introdotto degli argomenti interessanti.

Nei prossimi post iniziamo a calare questi concetti su JIRA SOFTWARE, verificando che cosa sia possibile realizzare e come.

Ringraziamenti

Ringraziamenti per l’aiuto a Michael Forni, che è stato un valido supporto ed aiuto nella redazione di questi articoli. Di seguito i suoi contatti:

• Twitter: @MichaelForni
• Linkedin: www.linkedin.com/in/michaelforni
• Email: michaelforni@gmail.com

Citazione

Alcune immagini ed indicazioni sono prese dal sito AgileWay.it e da altre fonti (che cito di seguito), dove ho trovato indicazioni molto utili. Lo cito con piacere e ne suggerisco la lettura dei vari articoli: ritengo siano una fonte molto importante di informazioni in italiano. Altre immagini e riferimenti sono stati presi dai seguenti siti, quali:

• kanbantool.com – per l’immagine che mette a disposizione per descrivere Scrumban e per le immagini
• www.solutionsiq.com – per le immagini di confronto tra Kanban e Scrumban e tra Scrum a Scrumban.

Un addon da esaminare

In questo post andremo ad esaminare un addon per JIRA, che permette di monitorare e di incrementare la produttività e la verifica degli obbiettivi, il tutto integrato su JIRA.

Che cosa offre questo addon?

Viene offerta la possibilità di poter fissare gli obbiettivi aziendali, dei gruppi di lavoro e dei singoli membri del gruppo, in maniera molto semplice e sempre attraverso le agevoli interfacce di JIRA.

Abbiamo la possibilità di poter inserire e richiedere Continuos Feedback di tali obbiettivi e di collegarli anche ad Issue JIRA

Abbiamo la possibilità di poter costruire delle form custom per la richieta di Feedback e di informazioni

il tutto contornato da una Dashboard che permette di tenere sempre sotto controllo la situazione.

Infine abbiamo la possibilità di poter disegnare un grafo del gruppo di lavoro.

Conclusioni

Abbiamo uno strumento che ci permette di poter tracciare gli obbiettivi e che ci aiuta nel tracciare e verificare costantemente il raggiungimento di tali obbiettivi. Nei prossimi post andremo, come sempre, a testare sul campo questo addon per saggiarne in prima persona le possibilità.

Reference

Maggiori informazioni possono essere reperite dalla pagina del marketplace e dal seguente filmato youtube

Atlassian allo SMAU Milano 2016

In questo post racconteremo la partecipazione della Atlassian allo SMAU 2016 a Milano, dettagliando anche gli interventi.

Ringraziamento

Ringraziamento speciale a Getconnected per essere stato sponsor dell’evento insieme ad Atlassian.

Grande partecipazione

Sottolineamo una grande partecipazione allo stand Atlassian. Molto interesse e tantissima curiosità sui vari prodotti della Suite ma anche dei gadgets :-D:

Particolare attenzione per i prodotti quali JIRA Service Desk e Bamboo, ma non meno per gli altri prodotti, quali Confluence, JIRA e HIpChat. Questo ci dimostra quanto sia l’interesse per le soluzioni che la Atlassian  offre e che i partner come Getconnected mettono in campo con la loro esperienza sul campo, proponendo delle soluzioni sempre più aderenti alle necessità delle aziende.

Segnaliamo con molto piacere la partecipazione di Vladimir Cavalcanti, Atlassian Partner Manager EMEA, sempre presente e molto attento a questi eventi in Italia.

Il suo contributo è stato molto importante così come le persone Getconnected, che hanno risposto a tutte le domande che sono state poste dai numerosi visitatori dello stand 🙂

Ci sono anche io… come Atlassian Evangelist 😛 , pronto a diffondere il verbo Atlassian alle masse 😀 e dare anche il mio contributo.

tutti insieme per mostrare come i prodotti della Atlassian aiutano nel lavoro di tutti i giorni e nell’affrontare le difficoltà quotidiane.

 

Laboratory

Nel corso dello SMAU, ci è anche tenuto un laboratorio dove Atlassian, Getconnected ed io, tutti insieme, abbiamo illustrato che cosa i prodotti Atlassian possono fare nell’ambito della collaboration.

Il primo intervento è stato tenuto da Vlad Cavalcanti, che ha presentato Atlassian ed ha introdotto gli argomenti che saranno presentati nel Laboratorio.

Subito dopo, Cristian ha introdotto il primo argomento: Confluence. Subito andando al sodo ha esposto in maniera chiara quali funzioni e quali potenzialità sono offerte dal prodotto. Una demo dei prodotti è stata messa a disposizione dei partecipanti da Getconnected, per consentire un test in presa diretta 🙂

Cristian ha concluso il suo intervento sottolineando come JIRA sia uno strumento indispensabile per la pianificazione e che si integra perfettamente con Confluence, passandomi il testimone e lasciandomi introdurre l’argomento successivo: JIRA e la programmazione AGILE.

Dopo una breve introduzione sono subito andato al dunque, mostrando ciò che il prodotto offre e come, sfruttando Agile, abbiamo a disposizione uno strumento molto valido :-D.

Conclusioni

Possiamo solo dire che questo è l’inizio. Atlassian vuole sempre meravigliarci con tantissime sorprese e con nuovi eventi. Stay tuned nei prossimi giorni e per il prossimo AUG – Bologna 😀