Domande & Risposte

Proseguiamo quanto iniziato in questo post su confluence e su Jira. Altre domande e risposte su Confluence 🙂

Quando conviene utilizzare Questions?

Questions è uno strumento molto importante, utile come ho evidenziato in questo post. La risposta alla domanda è : SEMPRE. Il motivo è da ricercarsi nel fatto che questo strumento è molto valido per condividere la conoscenza e l’esperienza in ambito aziendale. In questo modo la conoscenza è distribuita e non si disperde.

E’ un modo per aiutare i colleghi dell’azienda a risolvere problematiche cui non sempre affrontano ma è anche un modo per salvare la propria esperienza e far si che si possa riutilzzare.

Come integriamo Confluence con Google?

Atlassian mette a disposizione gli strumenti per poter eseguire l’integrazione con Google Apps, in maniera semplice e veloce, come ho evidenziato in questo post. In aggiunta esistono una serie di addon che si occupano della integrazione :-). Di alcuni ho già parlato, di altri ne tratterò nei prossimi post 🙂

Come usare HTML su Confluence Cloud?

La Atlassian ha disabilitato di default l’addon per la gestione dell’HTML nelle pagine di Confluence Cloud. Il motivo principale è per garantire la sicurezza. Possiamo però eseguire una integrazione dell’HTML utilizzando l’addon CYO Create-Your-Own, che consente una buona integrazione di pagine HTML esterne. Nel mio post, ho evidenziato come può essere utilizzato per integrare i fogli elettronici di Google.

Conclusioni

Rispondo volentieri ad altre domande che mi sono pervenute. Spero che anche queste possano essere utili per poter svolgere il proprio lavoro su Confluence.

Domande & Risposte

In questo post, sperimentiamo un nuovo modo di affrontare alcuni problemi o quesiti che mi sono stati posti in diversi ambiti. Spero che questo possa aiutare i visitatori del blog in modo da migliorare l’utilizzo di Confluence e che possa aiutarli nel loro lavoro

Conviene uno space unico per team di sviluppo o tanti Space per progetto?

La risposta è molto semplice. Dipende 🙂

Se si vuole operare una soluzione molto ordinata, conviene la seconda. Attraverso l’uso di template di space, dove si configura la struttura in modo tale da avere una organizzazione molto precisa e semplice, possiamo replicare gli space all’inverosimile e senza alcuna limitazione. In questo modo, i progetti sono ben ordinati, ogniuno al loro posto, con le connessioni ai relativi progetti su JIRA, e con la struttura comune che li contraddistingue. Inoltre, l’utilizzo dell’addon Yoikee Creator Templates, già descritto in questo post ed in questo post, aiuta a semplificare il lavoro di configurazione dello space.

L’unico svantaggio che abbiamo è nella configurazione dei privilegi, relativi all’accesso ai vari space. Dato che non si dispone di una gestione centralizzata delle permission, dobbiamo cercare di ovviare gestendo bene i gruppi.

Se il gruppo di lavoro è molto ridotto o se il gruppo di lavoro è composto da un esercito di un …. uomo solo, allora la soluzione di unico space va benissimo. In questo caso, non vedo la necessità di complicare l’organizzazione del lavoro con multispace. In questo caso, un solo space aiuta a mantenere l’ordine che serve. Teniamoci sempre il più semplice possibile 🙂

Conviene incentivare l’uso dei Personal Space?

Come indicato in questo mio post, l’obbiettivo di questi space è quello di creare lo spazio personale e riservato degli utenti, dedicato esclusivamente a loro e …. dove è possibile tenere i propri appunti sempre a disposizione o per condividere informazioni riservate solo ad alcune persone.

Possiamo usarlo come una sorta di repository interno e personale. Possiamo usarlo anche per sperimentare: Confluence, proprio per la sua natura, coinvolge gli utenti in modo da poter sfruttare tutte le funzionalità offerte e metterle a disposizione di tutti gli utenti. Quindi la risposta alla domanda è SI :-D.

Confluence Cloud o Server?

La scelta in questo caso è abbastanza semplice. Confluence Cloud va benissimo per professionisti, privati e piccole organizzazioni, per cui non si supera il numero di 25 persone.

Il Cloud è la soluzione ideale in questo caso. Nessun server da tenere acceso, niente corrente da pagare, sistemisti di turno, controlli, upgrade, etc. Tutto viene garantito da Atlassian ed il servizio, ve lo garantisco, merita molta attenzione.

Di contro, non tutti gli addon sono disponibili sul cloud, ma senza essere troppo arrogante, direi che almeno un buon 90% delle funzionalità sono garantite anche sul cloud.

L’installazione Server conviene per le organizzazioni più grandi, con un numero di utenti maggiore, per cui non è un problema disporre di server dove installare Confluence, dove le necessità sono maggiori e dove anche personalizzare è una necessità non indifferente 🙂

Conclusioni

Abbiamo esaminato tre domande relative a Confluence. Spero che le risposte possano essere utili. Nei prossimi post esamineremo altre domande e problematiche.

Google Apps

In questo post parleremo della integrazione tra le Google Apps e Atlassian Cloud.

Una piccola novità

Come riportato nel Blog ufficiale di Atlassian, anche per Conflunce Cloud è stato reso possibile integrarlo con le Google apps. Viene data la possibilità di poter eseguire le login a Confluence cloud attraverso una unica login

Vantaggi

Una unica login per poter accedere ad un insieme consistente di servizi, non ultimo la possibilità di poter usare Confluence cloud :-).

Consiglio

Rimane comunque valido un consiglio, che ho sempre dato quando si fa uso di queste integrazioni. Mantenete sempre una utenza administrator non collegata a queste utenze di Google Apps.  😉 In questo modo, in caso di qualche disservizio o problema, una porta di accesso sarà sempre disponibile.

Riferimenti

Manalistica: Fare riferimento a questa pagina, per la gestione, ed a questa pagina per la configurazione del Confluence Cloud.

Chiamate REST

In questo post, iniziamo ad affrontare un tema molto importante, che riguarda come poter utilizzare le chiamate REST per poter programmare i vari prodotti della Atlassian. Si tratta del primo di tanti post che saranno dedicati all’argomento.

Un pò di definizioni

Partiamo fornendo alcune definizioni, che saranno utili per chiarire un pò di cose. La definizione di REST può essere reperita a questo link, da fonte WIKIPEDIA. Un altro esempio che consiglio è anche questo link, dove trovare alcuni esempi e definizioni. Altra definizione importante è quella di JSON, ovvero di un sistema di interscambio dei dati molto adatto per queste architetture.

Fondamentalmente, REST indica una architettura utilizzata per lo scambio di informazioni, per andare direttamente al dunque :-).

I vari prodotti della Atlassian, quali Confluence e JIRA, mettono a disposizione un insieme di API, già preconfezionate, attraverso il quale scambiare/reperire informazioni dai vari prodotti.

Iniziamo …

Vediamo adesso come partire per sfruttare queste informazioni. Iniziamo subito con un esempio pratico, che utilizza Confluence, per meglio chiarire il tutto. Per richiamare le API occorre sfruttare una URL come il seguente esempio:

http://192.168.114.140:8090/confluence/rest/api/XXXXXXXXX

dove XXXXXXXXX rappresenta la api che si vuole richiamare.

Ovviamente, si tratta di un esempio di URL che ho ricavato dalla mia installazione di test. Se andiamo ad usare una api molto semplice, quale CONTENT, che restituisce il contenuto del nostro Confluence, questo è il risultato:

Lanciando la API, senza fornire alcun parametro, quello che otteniamo è un JSON, che rappresenta il contenuto del nostro Confluence. Se iniziamo a raffinare la chiamata, passando uno dei parametri quale l’ID:

http://192.168.114.140:8090/confluence/rest/api/content/884738?status

Quello che otteniamo è il contenuto della seguente pagina:

che avevo creato per mostrare un esempio di page properties :-).

Quindi?

Quello che otteniamo è un grande risultato. A questo punto si apre un ventaglio di opportunità. Possiamo a questo punto leggere/scrivere tutta una serie di informazioni sul nostro Confluence, semplicemente sfruttando queste API. In questo modo si possono realizzare nuove funzionalità per tutti gli strumenti della Atlassian.

Conclusioni

Abbiamo visto, in questo post, in primo esempio di come poter accedere a queste api, di quali cose sono necessarie conoscere per poterle utilizzare e che risultati forniscono. Nei prossimi post Esamineremo degli esempi di utilizzo e di come poter utilizzare e chiamate REST per realizzare delle nuove funzionalità.

Miglioriamo la produttività

Proseguiamo, con questo post, l’elenco dei consigli per migliorare la produttività degli utenti.

No email storm

Quante volte abbiamo modificato una pagina e, immancabilmente, ci si è scordato di togliere il flag di notify watchers? Direi quasi sempre :-). Il risultato? Una montagna di email per correggere anche solo una piccola parte della pagina o un semplice errore di digitazione.

In aiuto di questa dimenticanza ci viene in soccorso questo addon, che sa a sostituire il flag con un più agevole tasto salva E notifica, come mostrato nella seguente figura.

Questo consente agli utenti di migliorare la propria produttività e di evitare il proliferare di un numero immane di email. In questo modo, se dobbiamo operare una revisione minore, quale può essere il correggere un errore di battitura, lo possiamo fare senza dover avvisare tutti gli utenti. Si tratta di un discreto risparmio di email, ma soprattutto di un risparmio di … false segnalazioni agli utenti che seguono le modifiche alla pagina.

Conclusioni

Abbiamo un semplice addon che, aggiungendo un semplice tasto, arriva a semplificare e migliorare il lavoro degli utenti. Rimaniamo in attesa di nuovi addon 🙂

Altri addons per Confluence

Proseguiamo in questo post, quanto già affrontato in passato. Continuiamo ad esaminare altri addon per Confluence.

CQL Search

Si tratta di un addon che estende la funzione di ricerca, attraverso un opportuno metalinguaggio, e che consente di poter eseguire interrogazioni ad hoc per ricercare pagine ed informazioni.

Un apposito metalinguaggio simil-SQL, consente di poter eseguire le interrogazioni.

Una apposita macro viene messa a disposizione dell’addon, al fine di predisporre opportune pagine

L’addon è gratuito (al momento in cui viene redatto l’articolo).

Lucidchart app

Esaminamo adesso un valido addon che consente di aggiungere e gestire diagrammi, file visio e grafici per la versione Cloud.

Opportuni strumenti consentono di poter importare file da Visio e di costruire facilmente grafici nelle pagine di Confluence

Conclusioni

Abbiamo visto altri due addon per la versione Cloud di Confluence, molto interessanti ed utili. Rimaniamo in attesa di nuove sorprese 🙂

Riferimenti

Marketplace : CQL Search e Lucidchart for Confluence Cloud.

Addon per Confluence

Esaminiamo in questo post un addon per Confluece, completando quanto riportato in questo post.

Andiamo nel dettaglio

Questo addon consente di poter allegare files da postazioni remote, attraverso URL o eseguendo un file browsing, come le normali funzionalità di Confluence.

Dovendo gestire degli allegati remoti, viene garantita una sincronizzazione degli stessi.

L’addon si integra totalmente con le macro esistenti, facilitando l’uso dello stesso agli utenti

Conclusioni

Abbiamo a disposizione un addon che ci consente di estendere le funzioni di Confluence, consentendo di poter allegare anche file remoti senza doverli necessariamente allegare su Confluence stesso, ma gestendoli come se lo fossero, e con la stessa facilità.

Reference

Maggiori informazioni sull’addon sono reperibili qui.

Prosegue il viaggio

Proseguiamo, in questo post, quanto iniziato dal primo e secondo post su JIRA Service Desk. Verdremo come configurare ed usare le SLA, la repostistica. Quindi spiegheremo un semplice esempio di che cosa succede, da quando si apre un ticket a quando lo si risolve.

 Terminologia

Diamo la definizione di alcuni termini, per meglio chiarire alcuni concetti.

Iniziamo con il termine SLA, ovvero Service Level Agreement. Vi rimando al link precedente per una definizione ufficiale. Si tratta degli indicatori della qualità del servizio. JIRA Service Desk consente di poterli configurare attraverso le proprie pagine di amministrazione, nonché di monitotarle attraverso opportuni strumenti 🙂

Configurazione

Accedendo alla dashboard di gestione, possiamo impostare le configurazioni. Se selezioniamo il TAB SLA, accediamo alla definizione delle metriche.

Selezionando New Metric è possibile inserire una nuova metrica, configurarla in modo abbastanza semplice. Vediamo come.

Una volta selezionato New Metric, possiamo impostare quale nome assegnare alla metrica (nella immagine precedente, ho scelto di chiamarla Esempio SLA, ma utilizzate il nome che vi è più comodo.

Fatto ciò, occorre selezionare quali stati del task JIRA sono indicati per fare, letteralmente, partire l’orologio che conta le tempistiche della SLA.  Una volta impostato tutti i parametri, selezioniamo Create e la nuoa SLA è creata.

Il sistema richiederà qualche istante, per eseguire il ricalcolo (vedi figura precedente), per controllare se esistono delle richieste che in qualche modo si riferiscono alla nuova metrica.

Prossimo passo?

Dopo aver configurato le metriche, vediamo come utilizzarle per generare dei report e vedere a questo punto il risultato della nuova metrica. Per fare ciò , basta semplicemente collegarsi alla sezione Reports e creare un nuovo report basato sulla metrica che abbiamo creato.

Selezioniamo New Report e procediamo con la creazione del nuovo report, semplicemente accedendo alla autocomposizione che ci aiuta nella generazione.

Selezioniamo Add Series e aggiungiamo tutte le informazioni per generare il nuovo report.

Fatto ciò, Questo è il risultato:

Conclusione

Abbiamo visto un esempio di come definire un nuovo SLA e come costruire un report basato su di esso. Nei prossimi passi vedremo altre funzionalità di questo prodotto.

Modulistica

Esamineremo, in questo post, la possibilità di poter generare o manutenere della modulistica in Confluence.

Di cosa abbiamo bisogno

Vediamo di che cosa abbiamo bisogno, per poter realizzare questa funzionalità.

• Confluence
• Scroll PDF Exporter (Facoltativo: Lo utilizzeremo per poter generare la modulistica)
• Attachments Display Plugin
• External Attachments for Confluence

Confluence

Possiamo realizzare la modulistica in tanti modi. Andiamo ad esaminare il modo più semplice 🙂

Attachments

Possiamo usare Confluence come un semplice repository di allegati. Organizziamo il tutto come segue. In uno space dedicato, creiamo tante pagine quante sono le aree interessate e, per ogniuna di queste pagine, andiamo a caricare degli allegati che saranno la nostra modulistica.

Abbiamo poi una larga scelta di possibili modi di poter organizzare questi allegati, sia sfruttando le componenti standard, già presenti in Confluence, che utilizzando anche altri sistemi per gestire gli allegati, come i seguenti addon:

• Attachments Display Plugin
• External Attachments for Confluence

Daremo una prima occhiata a questi addon, lasciandone l’analisi approfondita nei prossimi post, dove dettaglieremo le potenzialità :-).

 Template

L’uso di template aiuta notevolmente nella stesura della modulistica. In particolare, aiuta anche nella realizzazione e compilazione dei moduli. Il sistema è abbastanza semplice, in quanto la generazione dei template consente di poter preimpostare una pagina prefincata e consente, successivamente, di generare una pagina confluence che rimane a disposizione come copia ‘elettronica’ del documento.

 Vediamo gli addon

Passiamo ad esaminare singolarmente i vari addon.

Il primo, Scroll PDF Exporter, consente di poter generare, data una o più pagine confluence, un documento PDF opportunamente formatato. Opportune autocomposizioni e wizard, consentono di poter impostare il tutto:

Questo vale sia per l’esportazione delle pagine, che per la formattazione. L’addon mette a disposizione un sistema per poter definire quali caratteristiche deve possedere il documento estratto:

Come possiamo vedere dall’immagine precedente, il sistema di generazione è molto semplice.

Esattamente allo stesso modo con cui eseguire le esportazioni del documento.

Gli altri addon consentono di poter meglio organizzare gli allegati, permettendo di poter gestire anche su sistemi remoti.

Conclusioni

Abbiamo visto un nuovo esempio in cui Confluence si dimostra un valido aiuto nella gestione del lavoro di tutti i giorni.

Questions 2.0 – Ultime novità

Esaminiamo, in questo post, le ultime novità su Questions. Proseguiamo quanto riportato in questo post.

Vediamo le novità in dettaglio

Viene adesso data la possibilità di poter associare le domande a determinati Space. Questo significa che un utente può indirizzare le domande ad un gruppo di persone ben specifico le proprie domande, oppure può indirizzarle a tutti gli utenti.

Al momento è possibile scegliere solo uno Space specifico. Sono abbastanza convinto che, nei prossimo futuro, sarà possibile scegliere anche più space 🙂

Avere la possibilità di poter indirizzare le domande ad uno Space, implica che per poter leggere queste informazioni occorre disporre delle autorizzazioni per gli space. Ciononostante, viene data la possibilità, quando si ricerca, di poterle vedere nei risultati della ricerca.

La scelta di poter indirizzare la domanda ad uno space specifico, consente di poter inviare la richiesta ad un team specifico. Consente inoltre di poter creare delle banche dati di informazioni specifiche per settore, laddove necessario.

Viene comunque lasciata la possibilità di poter inviare la domanda a tutti gli utenti, come originariamente.

Conclusioni

Da una parte vedo che abbiamo la possibilità di poter creare dei posti unici di conoscenza specifica, laddove potrebbe non essere indicato il caso di avere una conoscenza distribuita. In questo caso vedo sia un vantaggio che uno svantaggio.

Come svantaggio, viene meno il principio di mettere a disposizione di TUTTI la conoscenza aziendale, che sicuramente è un aiuto valido. Questo vale anche per quelle informazioni settorializzate. Faccio un esempio. Probabile che ad un Javascript Developer non interessi il ciclo di vita di una fattura, ma potrebbe interessargli come funziona il calcolo delle ferie :-).

Come vantaggio vedo la possibilità di creare delle aree di conoscenza molto specifiche, che possono interessare solo dei piccoli team di lavoro e che magari, essendo molto specifici, potrebbe non essere conveniente diffondere oltre il gruppo di lavoro stesso.

Riferimenti

Maggiori informazioni, in inglese, sono reperibili qui.