Una bella novità per Confluence

 

Fino ad oggi abbiamo visto degli Addon di Confluence che aggiungono funzionalità particolari. Tuttavia, Confluence non presentava ancora una caratteristica molto importante: La centralità. Molte operazioni sono abbastanza dispersive e localizzate solo in determinati punti. La gestione dei watch è una di esse.

Che cosa significa?

Se un utente vuole essere avvisato delle modifiche di una pagina, per un particolare motivo, si serve dei watch. Ma se un ipotetico domani, volesse rivedere quali pagine seguire, manualmente e singola pagina per singola pagina, deve operare le modifiche di cui abbisogna. In aggiunta non ha una indicazione centralizzata di quali pagine sta seguendo. Quindi, se vuole gestire quali pagine non seguire, deve farlo navigando pagina per pagina. Risultato: alla fine di tutto, non toglierà il watch su tutte le pagine, dovendo intervenire anche in fasi successive.

Adesso esiste la soluzione

Watch Remover è la soluzione al problema :-). Fondamentalmente, l’addon mette a disposizione una pagina unica per gestire tutti i watch di un utente.

Dalla sezione del Profilo utente, viene aggiunto un nuovo link, che da accesso al relativo pannello di controllo, come mostrato in figura:

Da tale pannello di controllo, l’utente dispone di un quadro completo della sua situazione. Può, a questo punto, gestire tutte le pagine per cui ha indicato il watch e rimuoverle qualora non più necessario.

Soluzione Centralizzata

Un grande vantaggio è la gestione centralizzata della funzione watch. Finalmente è possibile gestire in un colpo solo, tutte queste informazioni.

Il prezzo??

Il vantaggio ancora più grande è che l’addon è GRATIS :-). Ma la cosa più importante è che l’addon è rilasciato da una azienda Italiana, mostrando che i prodotti della Atlassian non sono usati solo per un ristretto gruppo di aziende estere :-). Si tratta di un addon molto importante, in quanto è il primo che centralizza le funzionalità base di Confluence.

Prova dell’addon

L’uso è molto semplice. Come descritto dalle immagini sopra riportate, si accede alle funzionalità dal profilo utente e da li si ha il quadro completo di tutti i watch dell’utente. Da li, con pochi e semplici click del mouse, si riesce a rimuovere i vari watch impostati. Il tutto senza saltare da una pagina all’altra, ma rimanendo in una pagina che riassume tutte le informazioni che servono.

Conclusioni

Ottimo addon. Ne consiglio l’utilizzo. Migliora la produttività e il modo di gestire il proprio lavoro.

Iniziamo una prima serie di post dedicati a questo argomento: Creare delle form in Confluence. Il nostro obbiettivo è quello di poter aggiunge questa funzionalità. In questo primo post cercheremo di capire se è possibile una operazione del genere e che benefici è possibile raggiungere.

Perché aggiungere delle forms?

Aggiungere questa funzionalità in Confluence è sicuramente utile. Provate a pensare di avere un sistema Wiki centrale per l’azienda, dove sono gestire tutte le informazioni. Avere la possibilità di poter gestire  delle form, consente di poter estendere le funzionalità del sistema centrale e di poterlo interfacciare con altri sistemi o di aiutare nella gestione delle informazioni, centralizzandone il punto di accesso (inserimento/consultazione). In questo modo Confluence diventa un sistema in grado non solo di memorizzare pagine wiki, ma anche di poterle inserire informazioni in maniera interattiva.

Come aggiungiamo la funzionalità?

Tra i vari addon del marketplace, è disponibile il ConfiForms Plugin, che rende possibile estendere Confluence, al fine di poter aggiungere le Forms. Il seguente video ne fornisce una semplice demo del funzionamento dello stesso.

https://www.youtube.com/watch?v=zgxYliF1eFU

Considerazioni preliminari

Dal video si evince che è possibile visualizzare, editare e rimuovere le informazioni in maniera molto semplice. Tutte le macro e le funzionalità, messe a disposizione dall’addon, sono state realizzate in maniera molto semplice e seguono lo standard Confluence. Non è necessario disporre di conoscenze di programmazione per poter impostare una form, data la semplicità di utilizzo e la possibilità di poter sfruttare le autocomposizioni. L’impostazione dei parametri delle macro è molto semplice e veloce.

Viene consentito di memorizzare diversi tipi di dati: date, numeri, stringhe, immagini. Ordinamento, filtro delle informazioni sono operazioni semplici e veloci.

I dati risultano risiedere in locale, sul server dove è installato Confluence.Non tutte le aziende, sopratutto in Italia, vedono di buon occhio il cloud e questo sicuramente farà loro piacere.

I dati non sono comunque memorizzati su di un database, ma su file di metadati. Questo potrebbe essere uno svantaggio nel caso in cui si voglia utilizzare queste informazioni all’esterno di Confluence. Occorre comunque valutare se e come si possa fruire dei dati, al fine di inviarli verso altri sistemi o inglobarli su di un flusso.

Al momento l’addon è disponibile solo per la versione su download. Per la versione onDemand,si dovrà al momento attendere, ma come ho fatto notare su post precedenti, non diamo nulla per scontato :-). Lasciamo lavorare i produttori dell’addon e sicuramente ci sorprenderanno.

Giudizio preliminare

Il giudizio preliminare sull’addon non può che essere positivo :-). La possibilità di poter disporre di form e di poter gestire le informazioni è sicuramente ottima. Da una prima analisi, si evince che l’utilizzo è molto intuitivo e che non sono richiesti particolari skill per poter realizzare delle form in confluence.

Prossimo passo

Prossimo passo sarà quello di eseguire un test dell’addon, in modo da verificare in prima persona, che cosa è possibile realizzare con tali funzionalità, fino a dove ci si può spingere e con che risultati, che saranno pubblicati nei prossimi post.

Voglio segnalare un Addon molto interessante per Confluence. Si tratta di Yoikee Creator, Mind Mapping. Si tratta di un Addon che consente di poter ….. disegnare uno space, definire un template di space e di copiarlo all’infinito.

Le macro che sono messe a disposizione, consentono di poter disegnare come sarà organizzato lo space, creando un mind mapping, attraverso l’utilizzo di una interfaccia grafica molto gradevole e ben fatta.

Dallo schema, come mostrato nella figura precedente, è possibile generare uno space dove ogni singolo elemento dello schema diventa una pagina.

Quali possibilità di utilizzo?

Gli utilizzi che si possono fare di questo addon sono molteplici. Primo di tutto, si ha la possibilità di poter disegnare dei template di space, attraverso strumenti grafici molto agevoli, e di poterli replicare all’infinito. Penso a scenari in cui si abbia la necessità di dover generare dei template di space (space con la documentazione di progetto creati secondo un determinato schema).

Facilità nella generazione degli stessi. Non di deve disporre di uno space template e poi utilizzare l’addon copy space per generare le copie.

Si riesce, inoltre, a organizzare facilmente e velocemente l’informazione ed il modo con cui leggerla (quale percorso deve seguire il fruitore dello space per poter reperire l’informazione).

Conclusione

Sicuramente uno degli addon indispensabili per chi realizza documentazione tecnica e non, ma anche per il PM che deve organizzare la documentazione di progetto, seguendo uno schema ben preciso e senza avere la preoccupazione di dover perdere delle ore a predisporre lo schema dati.

L’addon è al momento disponibile sono per le installazioni in locali e non per le installazioni onDemand, ma non escludo che molto presto sarà disponibile anche loro.

In questo post sarà fornito un esempio di come realizzare, attraverso l’utilizzo combinato di Confluence e Jira,  una buona gestione delle risorse riusabili in uso presso una azienda. Si rimanda al seguente post blog, dove viene fornita una prima indicazione di come sia possibile utilizzare Jira e Team Calendar.

Per risorse riusabili si intende:

• automezzi aziendali (macchine/furgoni);
• pc notebook
• borse di attrezzi
• sale riunioni
• carte di credito aziendali
• etc

Nel post sarà mostrato un esempio di utilizzo di Confluence e Jira, al fine di realizzare la gestione di sale riunioni. Il concetto può essere tranquillamente esteso anche ad altre risorse.

Prerequisiti

Per realizzare quanto indicato, si deve disporre di:

• Confluence, dove è stato installato il Team Calendar
• Jira, dove è stato installato il Jira Service Desk

Il primo sarà utilizzato prevalentemente per la visualizzazione, su apposite pagine della allocazione delle risorse riusabili.

Il secondo sarà utilizzato prevalentemente per gestire tutte le richieste, il Workflow di avanzamento delle stesse e l’indicazione dei vari dati.

Passo 1 – Configurazione

Il primo passo è configurare i due applicativi affinché possano comunicare. Questo link  fornisce le indicazioni. Il secondo passo è quello di creare un Service Desk su Jira. Questo lo si ottiene attivando la relativa autocomposizione dal menù Service Desk , come mostrato nella figura sottostante.

Selezionare New Service Desk Project, quindi specificare i parametri del progetto (nome progetto e chiave).

Il Service Desk sarà quindi generato.

Fondamentalmente, questo crea un progetto sotto Jira, impostandolo in maniera opportuna affinché possa essere utilizzato per gestire delle richieste. L’unica differenza, in questo caso,  è che queste richieste dovranno:

• presentare un periodo temporale (data/ora inizio e data/ora termine);
• presentare degli attributi, che danno la possibilità di poter identificare la risorsa riusabile. Nel nostro esempio, si tratta del numero della sala riunione ;

Fatto ciò, arriva la parte più difficile: Eventuale configurazione del Workflow, qualora siano necessarie ulteriori stati aggiuntivi nella sequenza di approvazione, oltre che aggiungere dei campi alle segnalazioni, affinché diano la possibilità di poter impostare le informazioni aggiuntive che sono necessarie per la gestione della risorsa riusabile. In questo esempio sarà utilizzato un Workflow standard, generato dalle procedure di autocomposizione, fornendo i dati i riferimenti alla manualistica Atlassian per poter eseguire le modifiche.

L’aggiunta dei nuovi campi non è particolarmente problematica. Basta semplicemente andare in configurazione del progetto, associato al Jira Service Desk precedentemente creato (nel nostro esempio progetto Sale riunioni, chiave SR).

Selezionare la sezione di amministrazione:

quindi modificare il tipo di Issue Type per il Service Desk, creando un tipo opportuno di Issue. L’autocomposizione imposta alcuni tipi di issue. Dal Menù Action , in alto a destra, selezionare Edit Issue e procedere con la generazione del nuovo tipo: Reserve Meeting Room . Selezionare Add Issue Type . Questo attiverà la funzione che genera il nuovo tipo:

mostrado l’autocomposizione:

Deve trattarsi di un Standard Issue Type. Fatto ciò, lo selezioniamo come il tipo di default di Issue da generare.

Fatto ciò, da qui in avanti possiamo impostiare il workflow.

Sempre dalla schermata delle Issue Type attivare, come mostrato in figura:

dove si accede alla pagina di gestione del workflow. Selezionare il tasto EDIT per eseguire l’editing del workflow

Si segnala il seguente link, per avere maggiori informazioni su come lavorare con il workflow di Jira.

A questo punto, inseriamo dei campi custom, nella issue, in modo da poter gestire le informazioni che ci identificano, in maniera univoca, le risorse riusabili. Nel nostro caso si tratta del nome delle sale riunioni, della data/ora di inizio della riunione e data/ora termine della stessa.

Selezionare la sezione Fields quindi editare i campi della Issue selezionando Actions –> Edit fields .

Selezionare la sezione Custom Fields, quindi procedere con l’aggiunta dei seguenti campi:

• Sale Riunioni
• Inizio Riunione
• Termine Riunione

Mentre gli ultimi due campi devono essere configurati come DateTime, il primo campo deve essere configurato affinché fornisca i dati da una lista ben definita:

Come ultimo passo, occorre indicare quali campi deve compilare l’utente in fase di richiesta. Questo viene eseguito attraverso la configurazione del portale del Service Desk. Dal menù Service Desk –> Sale Riunione accedere alla pagina di gestione delle varie richieste.

Selezionare Customer Portal , in modo da impostare quali richieste può generare un utente. Quindi impostare le possibili richieste, accertandosi di specificare, nell’ambito della richiesta, i campi che devono essere valorizzati:

A questo punto possiamo iniziare a mettere a disposizione degli utenti la possibilità di poter richiedere l’utilizzo delle sale riunioni.

Passo 2 – Utilizziamo il tutto

Iniziamo ad usare il sistema per riservare le sale riunioni.

Dal menù Service Desk –> Nuova richiesta si entra nella pagina di selezione:

dove troviamo il link alla funzione per creare la richiesta. Doppio click su Accesso sala riunione per impostare i campi della richiesta, come mostrato nella seguente figura:

Confermando il tutto, la richiesta inizia il suo iter. Da Jira  possibile esaminare tutte le varie fasi, come se si trattasse di normali issue Jira. Dal portale di gestione Service Desk, il responsabile del progetto accetterà o meno la richiesta. Il sistema di gestione delle mail si occuperà di avvisare gli utenti dell’accettazione o meno della richiesta stessa.

Come rendiamo visibile agli utenti il tutto??

Adesso, possiamo pubblicare, su di una pagina di apposito space o sullo space pubblico, una macro che pubblica su di un Calendar, dedicato a questo scopo, queste informazioni. Nel post blog  pubblicato in passato, è possibile vedere come poter collegare Team Calendar a Jira. Seguendo le semplici istruzioni, questo è il risultato che otteniamo:

Conclusioni

Ecco un buon esempio di come poter utilizzare Confluence e Jira per poter gestire delle risorse riusabili. Tuttavia, proprio dall’ultima immagine, notiamo un piccolo difetto: Non possiamo visualizzare tutti i nuovi campi aggiunti. Infatti non riusciamo a vedere di che sala riunioni si tratta: occorre entrare nel dettaglio della Issue per poterla vedere. Tuttavia è un buon inizio per arrivare ad avere una prima gestione, centralizzata, delle risorse riusabili.

La configurazione non è proprio agevole, ma una volta impostata, gli utenti possono usare lo strumento senza nessuna difficoltà, in maniera semplice con pochi click.

Rimaniamo in attesa di ulteriori sviluppi sui vari componenti indicati. Sono sicuro che la Atlassian saprà sicuramente stupire. Fino a qualche anno fa, Jira non conosceva neanche il concetto di risorsa, mentre con l’introduzione del Jira Service Desk, ha finalmente introdotto un concetto indispensabile nelle aziende.

Referenze e letture varie

Si suggerisce la lettura dei seguenti link come ulteriore approfondimento:

• Gestione delle ferie – Link
• Uso combinato Team Calendar – Jira – Link

Uso dei template….

Atlassian consiglia molto l’uso di template, ma, con grande sorpresa, non è al momento possibile applicarli ai blog post. Di conseguenza, se si volesse creare dei post secondo determinati standard, schema, grafica, immagini, etc; occorre generarli a mano.

Almeno così sembra. 😉

Esiste una richiesta di poter generare i blog post da template. Non solo…. 🙂 Nascosta tra le righe ho trovato le indicazioni di un addon che consente di poter generare un blog post da un template.

Come si può vedere dalla immagine seguente:

si tratta di una Macro che, aggiunta in qualsiasi parte del template, consente di poter trasformare la nuova pagina, generata dal template, in un blog post.

Una volta che la pagina è stata generata, la macro segnala l’operazione e indica che la pagina creata può essere rimossa

Conclusioni….

Si tratta di un primo passo molto importante per colmare una delle funzionalità di Confluence, indispensabili per coloro che lo utilizzano quotidianamente. Si tratta comunque di una prima forma embrionale (non è infatti disponibile per la versione onDemand), che necessita di affinamenti e di ulteriori lavori, ma sono sicuro che in breve tempo è destinata a crescere e a diventare parte delle funzionalità standard di Confluence.

In questo post vedremo un utilizzo diverso di Confluence. Vedremo come lo si può utilizzare come repository di Curriculum aziendali o Curriculum in generale, cercando di sfruttare il più possibile le funzionalità standard o, dove possibile, aggiungendo addon per far si che lo si possa sfruttare al meglio :-).

Sfruttiamo le funzionalità standard

Senza aggiungere addon, sfruttando al massimo le funzioni standard (quindi con la possibilità di poterle utilizzare anche nella versione onDemand), è pensabile di far sfruttare i Personal Space (ovvero gli space generati a livello di utente), in modo che ogni utente si possa creare il proprio CV, costruendo una pagina basata su di un Template opportunamente costruito.

Ogni utente si crea il proprio Personal Space, vi aggiunge una pagina CV, attraverso il Template opportuno, ed il gioco è fatto.  Si rende necessario che i vari utenti assegnino le permission di lettura della pagina CV al gruppo Confluence-Administrator,  in modo da consentire la ricerca e la visualizzazione della pagina agli amministratori e agli utenti dell’ufficio gestione del personale.

La ricerca di personale interno può essere agevolmente fatta attraverso la funzione di ricerca di Confluence.

Vantaggi/Svantaggi

I vantaggi di questa configurazione sono che:

• Le informazioni del CV sono visibili al solo utente e al gruppo dell’ufficio gestione del personale
• Soluzione applicabile sia alla versione installata su server locale che su installazione onDemand (no Addon installato)
• Soluzione molto semplice
• Incentiva l’uso di Confluence, da parte dei singoli utenti. Il Personal Space può essere usato anche come repository personale dell’utente, per inserire dcumenti vari e tenere un Blog con le proprie attività documentate.

Gli svantaggi sono:

• Necessità di intervento del singolo utente
• Non è una soluzione centralizzata

Sempre sfruttando le funzionalità standard…

Sempre sfruttando le potenzialità standard, è possibile creare uno Space ad hoc, dedicato alla gestione dei CV del personale, dove memorizzare i vari CV come allegati. Il come organizzare questo space può dipendere da come è organizzata l’azienda. Si può ricostruire l’organizzazione aziendale come pagine nello space ed allegare i CV nelle singole pagine. Questo è un possibile esempio.

I CV possono essere memorizzati in formato PDF o WORD. In questo modo si implementa una gestione centralizzata. L’accesso e l’utilizzo dello space si può limitare ai soli utenti facenti capo all’ufficio personale, agli amministratori e a nessun altro (Oppure fornirla al gruppo dei capi progetto per ricercare gli skills di cui necessitano). Questi ultimi si occuperanno della sola amministrazione dello space. La ricerca può essere sempre eseguita attraverso la funzione di ricerca di Confluence, che consente anche di poter ricercare all’interno dei file.

Vantaggi/Svantaggi

I vantaggi di questa configurazione sono che:

• Soluzione Centralizzata
• Tenere la storia dei CV, in quanto Confluence gestisce il versionamento dei documenti
• Possibilità di poter tenere anche i CV di potenziali candidati e/o aggiungere ulteriori informazioni
• Possibilità di poter sfruttare meglio Confluence, per poter tracciare il processo di selezione di nuovi candidati

In questa soluzione non ci sono molti svantaggi, in quanto occorre manutenere le varie informazioni ed i vari file all’interno dello space, sfruttando il versionamento dei documenti (Per attivarlo, occorre memorizzare le nuove versioni con lo stesso nome dei file già caricati), manutenere le pagine con le informazioni sui processi di selezione, etc.

Questa potrebbe essere una buona soluzione, abbastanza semplice e di rapida implementazione. Si tratta di arrivare a standardizzare il formato dei CV, della nomenclatura dei file da allegare. Quindi un buon compromesso.

Uso di ADDONS…

Esiste anche la possibilità di poter utilizzare degli addons per poter creare dei CV. Possibili soluzioni possono essere implementate attraverso lo User Profile Plugin della Communardo. Si tratta di un plugin che consente di poter estendere le proprietà di un profilo utente. In questo modo si possono aggiungere ulteriori informazioni che, ogni singolo utente potrebbe completare, aggiungendo i propri skills e le proprie competenze.

Esiste poi la possibilità, attraverso le macro che l’addon mette a disposizione, di creare una pagina che riporti una fotografia delle competenze dei vari dipendenti dell’azienda, oltre che a creare degli elenchi telefonici di qualità :-).

Al momento questo Addon non è usabile nella versione onDemand di Confluence.

Alterativa possibile a questo addon è il Resume Editor, un addon specifico, che necessita di un proprio database MySQL esterno, sul quale creare i varo CV.

Conclusioni

Abbiamo appena visto come poter utilizzare Confluence non come semplice repository di documenti, ma come repository di CV, sfruttando le sole funzionalità base o estendendole con ulteriori addon. Nei prossimi post cercheremo di vedere ulteriori utilizzi.

Accesso a DB Esterni….

In questo post esamineremo un Addon Confluence, al momento ancora in Beta, che consente di poter accedere a database attraverso Atlassian Confluence onDemand. Si tratta di SQL Connector (Al momento in cui scrivo, è ancora in Beta).

Attraverso questo addon è possibile eseguire interrogazioni verso database esterni, a patto che:

• Il database sia accedibile da remoto;
• Tipo di RDBMS utilizzabile:
  • Oracle
  • MS Sql Server
  • MySQL
  • Postgresql

Per questo post, ho fatto uso di un DB MySQL, messo a disposizione da un hosting gratuito: db4free. Questo hosting consente, attraverso un semplice form di registrazione, di disporre di un piccolo DB MySQL , ottimo per il test :-).

Una volta definito l’accesso al DB MySQL (vi assicuro molto semplice, che non necessita di alcuna spiegazione supplementare), è possibile definire l’accesso per Confluence, seguendo i seguenti passi:

Configurazione

Una volta installato l’addon, selezionare il Cog menù Addons, e ricercare l’SQL Addon. Quindi selezionare il tasto Configure, come mostrato in figura.

Si accederà alla pagina di configurazione dell’addon. Questo richiede di configurare un Context, dove poi impostare la stringa di connessione:

La definizione di Context richiede di fornire un nome ‘umano’, che sarà poi utilizzato su Confluence, e di una KEY, simile alla definizione di KEY utilizzata da Confluence, quando si definisce uno Space. Una volta salvato, si procede alla definizione della stringa di connessione:

Il formato della stringa è quello che si utilizza con il jdbc: jdbc:driver://machine:port/database?<parameter>. Fatto ciò, si specificano Utente e Password per accedere al database specificato.

Al salvataggio, il sistema esegue un test di connessione, verificando tutti i parametri inseriti e, se tutto ok, salva il Context.

Adesso si possono definire le query, che saranno usate da Confluence, per accedere al DB, disegnare grafici, mostrare dati, etc.

Memorizzata la query, si dispone di tutte le informazioni per poter utilizzare i dati del dabatase esterno.

Utilizzo

Ho predisposto una tabella di esempio (example, giusto per usare un pò di fantasia :-D), e ho creato una pagina di prova sul mio Confluence onDemand. Il risultato che si ottiene, utilizzando la macro, che consente di poter impostare i seguenti parametri:

ovvero impostare il contesto appena definito e la query che interessa. Il risultato è il seguente:

Conclusioni

Finalmente è disponibile un sistema per poter eseguire query da poter inserire in dashboard, anche per la versione onDemand, anche se non dispone di tutte le funzionalità dell’addon SQLPlugin, messo a disposizione per la versione Download di Confluence.

Al momento è ancora in beta, ma sono sicuro che a breve disporrà di tutte le funzionalità necessarie a creare dei dashboard interattivi. Non perdetevi i prossimi post.

Affrontiamo un argomento abbastanza spinoso. Backup e Restore dei dati di Confluence e JIRA.

Premessa

Almeno una volta nella vita capiterà di dover eseguire il restore. Lo stesso accadrà anche per Confluence e JIRA, che non sono da meno. Il consiglio che dò è di preparavi a tale evento, eseguendo dei test di restore dai backup che sono stati realizzati, cercando di capire bene tutte le operazioni che devono essere eseguite e tutti i problemi che si possono presentare. Al termine delle prove, si disporrà della esperienza per poter eseguire le operazioni necessarie senza grosse difficoltà.

In questo post vedremo alcuni scenari e descriveremo come eseguire il restore dei dati, rischi e punti di attenzione.

Tipologie di backup

Esaminiamo le possibili tipologie di backup che abbiamo a disposizione.

Per tutte le installazioni (onDemand e download) messe a disposizione, possiamo eseguire un backup generale di:

• Confluence – Tutti gli space (pagine, commenti, allegati, etc), comprensivi degli utenti, sono esportati su di un unico file ZIP;
• JIRA – Tutti i progetti e gli allegati, comprensivi degli utenti, sono esportati su di unico file ZIP.

Per Confluence è possibile anche eseguire una esportazione di un singolo Space ed importarlo. Lo stesso può essere eseguito anche su JIRA, con la differenza che è possibile eseguire l’import di un singolo progetto, sempre partendo da un intero backup (Rif. alla seguente risposta su Atlassian Answer).

Per grandi installazioni, su server locali, non è conveniente eseguire delle esportazioni così indicate, in quanto i file XML risultano troppo grandi per essere gestiti. In questo caso occorre fare riferimento alla seguente pagina, dove viene specificato meglio quale strategia utilizzare per i backup e per i ripristini. Di seguito comunque indicheremo come eseguire un restore.

Una considerazione….

I dati presenti sul file ZIP possono variare da versione a versione (sia per Confluence che per JIRA) e non sempre si riesce ad importare da una versione all’altra. E’ possibile operare una workaround, come  riportato nel seguente link, ma nel caso di  evidenti differenze di versioni (es. da una versione 3.5 ad una 5.5), allora conviene procedere all’aggiornamento dei dati attraverso un upgrade del sistema Confluence o JIRA.

Possibili scenari

I principali scenari che vi si possono presentare sono:

• Restore di un sistema installato su di un server locale, sia esso il server di produzione, sia esso il server di test da utilizzare per vari scopi (test di nuovi plugin, ambiente di test per replicare eventuali malfunzionamenti, etc);
• Spostamento dei dati da un confluence ondemand ad una installazione in locale (in questo ultimo caso si vuole portare le informazioni da uno o più space verso una installazione che già contiene degli space e che risulta in uso).

Nel caso del primo scenario, nella ipotesi che si disponga di una installazione della stessa versione del backup, possiamo eseguire il ripristino come segue:

1. Riportare il file di backup su (CONFLUENCE_HOME)/restore oppure posizionarlo su apposita directory dove eseguire il restore delle informazioni. La procedura consente di poter selezionare dove prelevare il file ZIP (vedi figura successiva);
2. Accedendo alla sezione di amministrazione, sezione Import Site, selezionare quindi il file da importare, come mostrato nelle due figure successiva, per Confluence e per JIRA.

CONFLUENCE ADMINISTRATION

JIRA ADMINISTRATION

Qualora sia stata eseguita una strategia di backup differente (come indicato prima, facendo riferimento alla pagina del manuale di confluence), dove si è eseguito:

• Backup del database;
• Backup della Confluence Home (o JIRA Home)

il ripristino deve essere eseguito ripristinando entrambe le due componenti sopra indicate, a server spento. Quindi riattivare il tomcat ed attendere il riavvio, controllando tutti i messaggi che si presentano nel log. Qualora si stia predisponendo una nuova installazione, vuoi di un server di test o di altro, occorre allora modificare i puntamenti al database, presenti nel file confluence.cfg.xml, e inserire dove è stato eseguito le coordinate del database di cui si è eseguito il restore. Questa modalità può essere eseguita solo su installazioni in locale.

 Punti di attenzione

Come ho indicato prima, i file ZIP presentano anche le indicazioni degli utenti. DI conseguenza, quando si esegue il restore, occorre prestare molta attenzione. Se si vuole eseguire un restore di un backup su di una installazione già avviata (vuoi per eseguire una unificazione di sistemi diversi, una on demand ed una locale), quando si esegue una importazione dello ZIP, gli utenti vengono riportati sulla installazione in cui si esegue il restore, rimuovendo il contenuto preesistente. Se non si agisce con criterio, si rischia di fare dei danni.

In questo caso occorre operare degli accorgimenti. Nel caso di JIRA, eseguire una importazione di un singolo progetto (nel caso di più progetti, l’operazione potrebbe richiedere molto tempo: Valutare bene le operazioni in questo caso). Nel caso di Confluence, procedere ad una esportazione di singolo space e relativa importazione.

Ultime Novità su Confluence

In questo post descriveremo una delle ultime funzionalità, che Atlassian Confluence mette a disposizione nell’ultima versione. Parleremo di Tasks.

Molto del lavoro su Confluence è collaborativo e la principale necessità è la coordinazione dei gruppi di lavoro e dei vari membri del team di lavoro. Con questa nuova funzionalità, viene introdotto un nuovo meccanismo, per  assegnare dei task di lavoro ai vari membri di un team di lavoro, senza dover introdurre strumenti esterni, ma strumenti interni a Confluence stesso, sfruttando il meccanismo delle notifiche, già in uso a Confluence.

Dal proprio profilo, o dal sistema di notifiche, ogni singolo utente ha la possibilità di poter visionare i propri task. Ogni task è contraddistinto da un semplice testo, che ne descrive la richiesta, e dalla data di scadenza.

Esiste anche la possibilità di poter creare delle viste ad hoc, su pagine di Confluence, in cui visualizzare degli elenchi personalizzati. Basti pensare ai task di un determinato progetto o di un determinato gruppo di lavoro. Macro Ad hoc consentono di poter costruire delle viste personalizzate.

Questa funzionalità è disponibile dalla versione 5.5 di Confluence, mentre le versioni ondemand sono state costantemente aggiornate.

Concludendo…

Questa nuova funzionalità di sicuro aiuterà i gruppi di lavoro nel coordinarsi e nel relazionarsi, rendendo Confluence uno strumento indispensabile per la redazione di documenti di progetto, specifiche funzionali o di semplici manuali.

L’unione fa la forza

Vedremo, in questo post, come integrare Team Calendar di Confluence e JIRA, in modo da sfruttare al meglio le caratteristiche di entrambi i sistemi.

Nel precedente post, è stata fornita una prima visione di Team Calendar e delle sue potenzialità. Vediamo come poterle indirizzare meglio collegandoci a JIRA.

In prima battuta occorre che i due sistemi siano stati collegati, affinché sia possibile questa operazione. Si rimanda al seguente link per maggiori dettagli.

Fatto ciò, possiamo impostare Team Calendar affinché visualizzi, come eventi del calendario, i task di JIRA, come mostrato nella seguente figura:

Verrà proposta una form in cui si richiede di specificare la tipologia di evento:

Se viene specificato JIRA Issue Dates, la form si connetterà a JIRA e proporrà in automatico l’elenco dei progetti cui andare a leggere i dati. In alternativa è possibile sfruttare anche i filtri già salvati oppure costruirsene di propri, sfruttando il linguaggio JQL, che JIRA mette a disposizione per poter costruire delle query sulle issues.

Un esempio di evento preconfigurato è il seguente:

dove è stato impostato un filtro JQL ad hoc. Il risultato è il seguente:

In questo modo si ha una visione globale dei vari task.

Conclusioni??

Possiamo utilizzare questi strumenti per coordinare un team di sviluppo, pianificare riunioni ed eventi, visualizzare i task di progetto, coordinare diversi gruppi di lavoro e sviluppo. Le potenzialità sono infinite :-).

Nei prossimi post cercheremo di descrivere ulteriori funzionalità dei prodotti Atlassian.