continua la nostra indagine sugli addon per Confluence. Anche in questo caso andiamo ad esaminare il lavoro che la Giapponese Ricksoft mette a disposizione di noi utenti.
Un esempio di ciò che l’addon offre
Un tocco di Excel su Confluence
Non siamo nuovi ad addon di questo genere, che aggiungono Excel a Confluence. In questo caso, l’addon ci permette di poter inserire un foglio Excel allì’interno delle nostre pagine di Confluence, con tutte le funzionalità di cui necessitiamo
Un esempio di Pivot Table
Dalla precedente immagine abbiamo a disposizione la possibilità di poter gestire delle Pivot Table. Non male. Provate ad immaginare un insieme di situazioni in cui possiamo inserire un foglio excel, dove possiamo inserire:
calcoli
Tabelle Pivot
Report
Un esempio di preventivo
Nella precedente immagine abbiamo un esempio di come possiamo impostare un preventivo. Un semplice esempio di come possiamo arricchire le nostre pagine.
Un esempio di dashboard
Conclusione
Un altro addon interessante che abbiamo a dispozione per le nostre pagine. Non vedo l’ora di provarlo.
In questo post andiamo a curiosare sul lavoro che la Giapponese Ricksoft. Andiamo a vedere come possiamo estendere la visualizzazione delle Roadmap per migliorare la qualità delle nostre pagine di Confluence. Andiamo a curiosare
In principio era la Roadmap
Come sappiamo, Confluence mette a disposizione una macro per poter creare delle Roadmap per poter tracciare, anche indicativamente, le fasi di progetto. Come utenti di Confluence la conosciamo e le abbiamo apprezzate. Ne abbiamo parlato ampiamente nelle pagine di questo Blog.
Un esempio di come la Roadmap viene usata in Confluence
Si tratta di un sistema molto semplice per tracciare una Roadmap delle attività e condividerle con gli utenti del nostro Confluence.
Un altro esempio di Roadmap
Ma adesso abbiamo una novità
Grazie a Ricksoft abbiamo a disposizione una nuova funzionalità che ci permette di poter gestire delle Roadmap. In questo caso, le nuove macro che sono state messe a disposizione permettono di poter tracciare delle attività in maniera molto più completa e …. soddisfacente.
Nuove funzionalità a disposizione
Dalle immagini vediamo che sono disponibili una serie di nuove possibilità nel disegnare la nostra Roadmap. La grafica che abbiamo a disposizione è molto simile a WBS Gantt Chart e questo ci favorisce. Abbiamo già sperimentato in varie occasioni WBS e siamo sempre rimasti soddisfatti delle sue capacità.
La versatilità che ci offre
Dalla precedente immagine vediamo che questo addon ci permette di poter tracciare un quadro delle attività molto completo e con dovizia di particolari.
Conclusione
Abbiamo un addon molto interessante da esaminare. E’ già nella mia lista degli addon da collaudare (ed è una lista molto lunga). Non vedo l’ora di saggiarne le potenzialità
Atlassian App disponibili gratuitamente per i piccoli Team
Una buona notizia
Oggi diamo una buona notizia per tutti gli utenti dei prodotti Atlassian, in particolare per i Team piccoli, fino a 10 utenti. Abbiamo a disposizione un congruno insieme di addon gratuiti per Team fino a 10 utenti
Un primo insieme di addon
Altri addon disponibili
Abbiamo a disposizione un insieme molto limitato, come possiamo vedere 😛
Dalla GIF vediamo tantissime apps/addons
Questo è sicuramente un grande aiuto per tutti i team che devono iniziare a lavorare e che hanno necessità di disporre di tools che permettono di crescere e di fare tantissime cose. Si tratta di un aiuto importante che si somma alla possibilità di avere un applicativo di Project management gratuito, un sistema di gestione della documentazione gratuito.
Per maggiori informazioni, fate riferimento al seguente link .
Una questione di visibilità – Test addon
In questo post andiamo a testare e saggiare le capacità di questo addon. Vediamo che cosa è capace di fare e cosa ci offre
Set explorer_mode = ON
Installazione
Come sempre partiamo dalla installazione dell’addon. Usiamo il nostro ambiente di test. La seguente GIF ci fornisce tutti i dettagli della installazione:
Come installiamo l’addon
Configurazione generale
Abbiamo una buona notizia: non abbiamo una configurazione generale. Abbiamo invece un aiuto nella gestione delle pagine perché abbiamo una sezione che ci aiuta e ci da la documentazione:
La sezione che ci aiuta e ci spiega come usare le nuove macro
Test dell’addon.
Proviamo ad usare l’addon. Abbiamo a disposizione delle macro che ci permettono di inserire dei contenuti da visualizzare/nascondere in base ad alcuni parametri
Il risultato è il seguente:
La macro Show If
I risultati sono i seguenti:
Un esempio di utilizzo , dove ho inserito una macro che autorizza solo il mio utente a visualizzare un contenuto
Ciò che vede un altro utente che non è autorizzato
Ciò che vede il mio utente che è autorizzato.
Conclusione
Possiamo definire una pagina in cui il contenuto è variabile in base all’utenza. Alcune sezioni possono essere visualizzate solo per alcune utente, mentre altre visualizzano solo le sezioni comuni. In questo modo possiamo nascondere delle informazioni che sono visibili soltanto a noi. Lo scenario potrebbe essere il seguente: viene creata una unica documentazione ma gli utenti esterni vedono solo alcune parti, mentre gli sviluppatori vedono anche informazioni nascoste.
External share for Confluence
Continua la traduzione degli articoli dal Blog di Old Street Solutions nella nostra Italica lingua. Cercheremo come sempre di riportare tutti i concetti che sono stati riportati nell’articolo originario nella nostra meravigliosa lingua.
L’articolo di questo post ci introduce le ultime novità su di un addon che ben conosciamo ed apprezziamo: External Share for Confluence. Come Artigiano Del Software, già utilizziamo questo addon per condividere le informazioni e le offerte per i vari clienti.
Oggi, grazie a Christopher Berry, Nerd reo confesso (come lui stesso dichiara), approfondiamo l’argomento.
L’autore dell’articolo originario: Fonte: Old street Solutions.
Fonte: Old Street Solutiions
Molte delle organizzazioni che incontriamo utilizzano Word, Google, Adobe, SharePoint e vari altri strumenti per creare, documentare ed archiviare i loro contratti di vendita e legali. Molti di questi strumenti non si integrano tra loro, mettendo i team e i loro dati in silos, che generano ritardi e repliche nel processo di gestione dei contratti.
Con così tante più persone che ora lavorano in remoto, i silos stanno diventando più difficili da mantenere. Un numero crescente di organizzazioni sta cercando di centralizzare i propri dati e ottenere un’unica fonte da cui reperire le informazioni , al fine di ridurre la confusione e la scarsa qualità dei dati che derivano dall’avere team distribuiti sparsi tra fusi orari, che lavorano tutti su informazioni diverse. E lo fanno spostando tutti i loro dipendenti su un’unica piattaforma per la gestione dei documenti.
Le organizzazioni che già utilizzano Jira per la gestione del lavoro, i progetti e le richieste di servizi/IT guardano naturalmente a Confluence, la piattaforma gemella di Jira, come mezzo per stipulare e gestire i contratti. Forse Jira Service Management gioca già un ruolo nel tuo processo di gestione dei contratti, ad esempio usi i ticket per convincere altri team, come quelli legali o finanziari, a rivedere le dichiarazioni di lavoro (SOW) dai fornitori.
In questo articolo parleremo del motivo per cui Confluence sta diventando un caso d’uso così importante e popolare per la gestione dei contratti e di come sfruttare insieme la potenza di Confluence e Jira per trasformare il tuo processo di gestione dei contratti in una macchina ben oliata.
Utilizzo delle pagine di Confluence per stipulare e lavorare sui contratti
Confluence è una piattaforma intuitiva e di facile utilizzo per la creazione e la collaborazione sui documenti. Viene fornito con molte delle funzionalità che ti aspetteresti da un elaboratore di testi, come la formattazione di base del testo e la possibilità di modificare il colore e l’allineamento del testo e aggiungere immagini, tabelle, collegamenti ed elenchi puntati. Soprattutto per la collaborazione sui contratti, puoi eseguire modifiche collaborative dal vivo come in Google Documenti o dare suggerimenti sulle modifiche utilizzando i commenti in linea.
Tuttavia, Confluence in realtà ha più in comune con i costruttori di siti Web come WordPress che con i tradizionali editor di testo come Word, e c’è molta più automazione coinvolta. Le pagine Confluence sono dotate di macro opzionali che ti consentono di inserire tutti i tipi di contenuto dinamico. Ad esempio, se inserisci la macro Sommario, questa elencherà tutte le intestazioni della tua pagina come link cliccabili. La macro Roadmap Planner consente di inserire una rappresentazione visiva di una sequenza temporale, quindi per un SOW potrebbe trattarsi di una sequenza temporale del progetto o di una rappresentazione delle fasi del progetto. E la macro Rapporti attività viene utilizzata per tenere traccia dell’avanzamento degli elementi di azione aperti in una pagina, quindi potrebbe essere utilizzata per tenere traccia delle modifiche in sospeso a un contratto.
A differenza della maggior parte dei word processor, le pagine di Confluence sono preformattate. Non offre deliberatamente opzioni per il paragrafo e l’interlinea, né il tipo e la dimensione del carattere a parte i tipi di testo del paragrafo e dell’intestazione. Questi potrebbero essere visti come limitazioni, ma è perché è progettato per essere un repository di documentazione a livello aziendale, con tutti i documenti in esso contenuti che hanno un aspetto simile. Il cielo non voglia che tu abbia qualcuno che fa tutta la sua documentazione con spaziatura doppia in Times New Roman, un altro che scrive tutto con spaziatura singola in Comic Sans. *brivido*
Un altro grande vantaggio di Confluence rispetto alla maggior parte degli editor di testo è che tutte le modifiche vengono registrate automaticamente. Non è necessario attivare la funzione “Rileva modifiche” come in Word. Devi semplicemente modificare il testo e chiunque ci lavori sopra sarà in grado di vedere esattamente cosa hai cambiato e quando.
Quando si tratta di creare e lavorare sui contratti, tuttavia, il più grande vantaggio di Confluence rispetto agli editor di testo come Word sono i modelli.
Il potere dei modelli di contratto in Confluence
Certo, vi sento dire – ehm, Word ha dei modelli! Esatto, lo fa. Sia in Word che in Confluence, puoi scrivere un bellissimo contratto di vendita o legale e salvarlo come modello. Ma Confluence è molto più potente quando si tratta di crearli, e questo è dovuto alle variabili di pagina.
Le variabili di pagina sono un’opzione quando crei un modello su Confluence Cloud e su Confluence Data Center/Server . Su Server e Data Center hai la possibilità di aggiungere un campo di testo. Su Cloud hai la possibilità di aggiungere un campo di testo, un campo di testo su più righe o un elenco. Non c’è molta differenza tra il campo di testo e il campo di testo multilinea; definire il numero di righe o colonne influisce solo sulla dimensione della casella che ti danno, ma puoi inserire tutto il testo che vuoi in entrambi. Lo scopo della casella di testo multiriga è semplicemente quello di dare un’indicazione di quanto si dovrebbe scrivere.
Pertanto, quando crei un modello di contratto, puoi aggiungere variabili di testo per i nomi delle parti, le date, le quantità, i prezzi e qualsiasi altro termine e definizione che potrebbe cambiare tra i contratti. Puoi quindi popolare questi campi di testo quando crei la pagina Confluence e la variabile inserirà il testo. E poiché è una variabile, significa che puoi riutilizzarla in tutto il documento ma devi compilarla solo una volta.
Ci sono, al momento della scrittura, alcuni problemi con le variabili di testo native in quanto non puoi semplicemente selezionare le variabili che hai già creato da un elenco per riutilizzarle. Devi copiare/incollare manualmente la variabile dove vuoi. Vedi la discussione della community Atlassian qui: Inserimento di variabili esistenti nel modello di spazio .
Con un modello di contratto Word, dovresti inserire manualmente il testo in tutti i punti che desideri. Non c’è modo di automatizzarlo come in Confluence. A volte è necessario regolare la formattazione per fare spazio anche al nuovo testo.
Sebbene l’utilizzo delle variabili di testo in Confluence sia molto più rapido ed efficiente rispetto all’inserimento di testo in Word, potrebbero essere più dinamiche. Il problema con le variabili di testo in Confluence nativo è che una volta creata la pagina, la variabile viene semplicemente sostituita con il testo. Come in, smette di essere una variabile. Non puoi cambiarlo o modificarlo in seguito. Dovresti usare trova e sostituisci e aggiornare manualmente ogni parte di testo, proprio come faresti in Word.
La pagina per definire i Template: Fonte: Old Street Solutions
È qui che torna utile il componente aggiuntivo Confluence Live Input Macros (LIM). LIM incorpora letteralmente la variabile nella pagina. In altre parole, rimane una variabile anche dopo aver creato la pagina. Quindi, se vuoi cambiare il testo, puoi farlo e l’intero contratto si aggiornerà con il nuovo testo. Ancora meglio, non è necessario essere in modalità di modifica della pagina per farlo. Una volta creata la pagina, è possibile modificare le variabili in modalità di visualizzazione. Ciò rende più rapida la creazione di nuovi contratti e più facile per gli utenti che potrebbero non avere familiarità con Confluence o che non hanno bisogno di apportare modifiche alla pagina oltre ai campi LIM.
Fonte: Old Street Solutions
Inoltre, Live Input Macros include molte più variabili rispetto a Confluence nativo. Oltre al testo, puoi aggiungere caselle di controllo; raccoglitori di date; menu a discesa singoli, multipli ea cascata per qualsiasi valore predefinito; tasti della radio; e selettori di stato. È possibile, ad esempio, utilizzare i menu a discesa per i tipi di contratto e i selettori di stato per fornire uno stato visivo del contratto.
Collaborazione su contratti con soggetti esterni
La creazione di contratti in Confluence comporterà la collaborazione con altri team e in effetti con altre parti del contratto. È probabile che altre parti del contratto non abbiano accesso alla tua istanza di Confluence.
Questo ti lascia con alcune opzioni. Dai loro l’accesso acquistando loro una licenza e configurando i permessi in modo che possano vedere solo il contratto che è rilevante per loro (l’opzione costosa). Oppure devi esportare il contratto su un’altra piattaforma e inviarlo via email in un formato diverso (opzione inefficiente).
La maggior parte delle persone sceglie la seconda opzione, ma il problema è che stai solo creando un altro silo. E lo scopo di trasferire tutti a Confluence per la gestione dei contratti è eliminare i silos.
C’è, tuttavia, una terza opzione, ed è un altro componente aggiuntivo di Confluence: External Share for Confluence . Ciò ti consente di creare un collegamento sicuro a una pagina Confluence in pochi clic, che puoi condividere con chi vuoi. Questi collegamenti hanno URL univoci di 16 caratteri con limiti di tempo facoltativi e password per una protezione aggiuntiva. Sebbene siano di sola lettura per impedire che le tue pagine Confluence vengano modificate esternamente, puoi consentire agli utenti esterni di aggiungere commenti per le modifiche suggerite, nonché allegati in caso di necessità. Ciò consente di continuare la collaborazione sui contratti all’interno di Confluence anziché su qualche altra piattaforma, ma senza le spese e le complicazioni dell’aggiunta di nuove licenze.
Una funzionalità aggiunta di recente di External Share for Confluence è la possibilità di condividere le pagine Confluence solo con utenti esterni selezionati , utenti che devono avere un account External Share for Confluence per visualizzare la pagina. Poiché i contratti spesso contengono informazioni personali e commerciali sensibili, la funzione Utenti selezionati funge da ulteriore livello di protezione quando condividi i tuoi contratti con parti esterne.
Utilizzo di Confluence E Jira per gestire i contratti
Mentre Confluence può diventare il luogo in cui vengono elaborati e archiviati tutti i tuoi contratti, Jira può diventare il luogo in cui tieni traccia del lavoro svolto su di essi. Jira è bravissimo a contenere oggetti che rappresentano attività specifiche e a permetterti di tenere traccia dello stato di quell’attività. Ad esempio, Jira supporta campi personalizzati in cui è possibile definire elementi come il rinnovo del contratto e le date di scadenza e ricordare ai team di agire.
Collegare le pagine di Confluence ai problemi di Jira è semplicissimo e può essere fatto automaticamente . Ti consente di tenere traccia dello stato dei tuoi contratti in Jira e anche di fare alcuni rapporti su di essi. Puoi guardare il numero di contratti in corso, in fase di revisione o completati, tipi e valori di contratto, contratti per regione, date di scadenza, assegnatario ecc. Puoi anche creare una dashboard Jira per segnalare tutti i tuoi contratti e ci sono aggiunte -on disponibili in modo da poter personalizzare le dashboard e renderli più facili da gestire .
In effetti, Confluence funge da spazio di lavoro collaborativo e repository e mantiene una traccia di “verifica” delle modifiche, mentre Jira funge da tracker dello stato per comprendere il livello di completamento di ciascun contratto.
Altri componenti aggiuntivi che potrebbero aiutare
La maggior parte dei team finisce per utilizzare almeno un componente aggiuntivo per aiutarli a gestire i contratti in Confluence. Oltre alle app sopra menzionate, eccone alcune altre:
Comala Document Management ti consente di gestire i cicli di vita dei tuoi contratti direttamente dalla tua pagina Confluence e di avere approvazioni e revisioni come parte del processo.
Brikit BlueprintMaker è una solida opzione di modello/modello che consente modelli che creano più di una pagina alla volta, o anche un intero spazio Confluence. Tuttavia, gli utenti in genere hanno bisogno di esperienza di codifica e le variabili smettono ancora di essere variabili una volta importate, proprio come Confluence nativo (ma a differenza delle macro di input dal vivo).
Approval path for Confluence ti consente di creare processi di approvazione personalizzati per ottenere la revisione e la firma dei contratti all’interno anziché all’esterno di Confluence. Gli approvatori possono anche essere esterni, senza un account Confluence.
La maggior parte dei team che abbiamo incontrato che gestiscono i contratti in Confluence usa Scroll Exporter per esportare i contratti una volta completati se hanno bisogno di visualizzarli al di fuori di Confluence o di archiviarne una copia altrove.
Conclusione
Confluence è una piattaforma sempre più popolare per la gestione dei contratti e un’ottima scelta se desideri centralizzare i tuoi processi e riunire tutti i tuoi team sotto un unico ombrello. Ciò è dovuto alle capacità collaborative e ai livelli di automazione che offre accanto agli editor tradizionali e ai suoi collegamenti con Jira, che molti team stanno già utilizzando. E mentre Confluence funziona già in modo più potente della maggior parte dei word processor, rimangono delle lacune. Lacune che possono essere facilmente colmate da componenti aggiuntivi Atlassian come Live Input Macros e External Share , che semplificano la modifica, l’aggiornamento e la collaborazione dei contratti.
Abbiamo alcune novità su Confluence Cloud. La parte di amministrazione dello Space cambia e viene trasformata come mostrato dalla seguente figura:
Nuovo Look and Feel
Abbiamo una riorganizzazione delle varie opzioni. Non abbiamo più a disposizione delle opzioni non chiare, ma abbiamo adesso una indicazione molto più chiara e moderna.
Andando a selezionare le varie parti, come mostrato dalla seguente GIF animata
Un esempio di navigazione del nuovo look and feel
Una discreta razionalizzazione delle opzioni che non mi dispiace. Continuiamo a monitorare le ultime novità dei prodotti nei prossimi articoli.
Nuove Partnership per Artigiano Del Software
La settimana scorsa si è chiusa con due importanti novità che ci tengo a sottolineare: Si tratta di due importanti partnership che sono state concluse da Artigiano Del Software. Si tratta di due produttori di addon dell’ecosistema Atlassian molto importanti. Uno lo conoscete già, dato che abbiamo parlato più che ampiamente dei loro addon
Abbiamo parlato ampiamente dei prodotti per Jira e Confluence
Ma siamo anche diventati Partner di Exalate e dei suoi importanti prodotti.
L’annuncio della partnership con Exalate
Un grande risultato ma sicuramente un primo passo verso un cammino che porterà grandi risultati per tutti.
Meetical – Una versione gratuita finalmente disponibile
Annuntio Vobis Gaudium Magnum – Habemus Meetical Free
Abbiamo il piacere di pubblicare la traduzione di un articolo di Meetical. Ringraziamo l’intero team Meetical e Lukas Gotter per questa opportunità e per quanto ci mettono a disposizione. .Vi lascio alla traduzione. Buona lettura 🙂
Ottime notizie!
Abbiamo appena lanciato una versione completamente gratuita di Meetical per Confluence!
Per quelli di voi che non conoscono Meetical, le nostre app aiutano a rendere le riunioni più produttive, a creare e condividere le note delle riunioni in modo più semplice e veloce. Collega il tuo calendario a Confluence e goditi riunioni più produttive.
Fino ad ora, gli utenti che volevano provare Meetical, dovevano avere i diritti di amministratore – o un ottimo rapporto con i loro amministratori di Confluence (che in realtà non guasta mai).
Oltre alla prova gratuita di 30 giorni che ha tutte le funzionalità e nessun limite di utilizzo, ora hai la possibilità di utilizzare una versione gratuita. E la cosa migliore è che non hai bisogno dei diritti di amministratore per iniziare.
Installa semplicemente i componenti aggiuntivi del calendario e inizia:
Ottieni la versione STANDARD di Meetical con tutte le funzionalità su Atlassian Marketplace
È davvero gratuito? Sì, tuttavia… la versione gratuita ha un limite di utilizzo e attualmente non ne include nessuno Meeting automation features. Inoltre, le pagine non sono così ricche di funzionalità come nella versione Standard, poiché senza installare l’app Confluence a fianco, non hai macro aggiuntive. – Comunque: è gratis! E puoi creare + link alle pagine delle riunioni in pochi secondi. Inoltre è bello sperimentare di persona come funziona Meetical.
Per un confronto dettagliato delle funzionalità, controlla i Prezzi cloud dalla pagina del Marketplace.
Non vedo l’ora di averti presto a bordo di Meetical e di aiutarti a rendere le tue riunioni produttive e divertenti! 😉
Buona giornata e…
… Scarica subito Meetical
Reference
Per maggiori informazioni riporto il link all’articolo originario.
Aggiornamenti da Old Street Solutions
Continuiamo a tradurre nella Italica lingua un altro articolo del blog della Old Street Solutions. Come sempre un ringraziamento ad Old Street Solutions per questa opportunità e per le nuove funzioni che sono state rilasciate.
Ma prima una piccola sorpresa: Vi introduco un video della Old Street Solutions molto particolare e carino 😉
Il Video definitivo 🙂
Di seguito la traduzione dell’articolo. Buona lettura
Ora puoi visualizzare più calcoli in un grafico personalizzato
Un esempio della nuova funzione. Fonte : Old Street Solutions
Molti utenti hanno chiesto di poter creare grafici che mostrano cose come la stima originale rispetto alla stima rimanente. Come sempre, vi abbiamo ascoltato e siamo entusiasti di annunciare che è qui. Custom chart for Jira e Custom chart for Confluence hanno ora la possibilità di visualizzare più calcoli in un singolo grafico.
Come posso usare questa nuova funzionalità?
Sono disponibili più calcoli da visualizzare nella legenda su grafici a torta, grafici a imbuto e tabelle unidimensionali. Sui grafici a torta e funnel, il grafico stesso continuerà a visualizzare il campo selezionato dal menu a discesa Calcola, ovvero il calcolo principale, indicato nella tabella con le icone del grafico accanto alle intestazioni dei calcoli principali.
La nuova funzionalità: Fonte: Old Street Solutions
Dopo aver selezionato il calcolo principale, come faresti normalmente, apri la scheda Legenda e seleziona Add column per includere ancora più informazioni nella legenda del tuo grafico. Ogni calcolo può essere rinominato usando l’icona a forma di matita e puoi scegliere di mostrare/nascondere la colonna la percentuale associata con un clic sull’icona a forma di bulbo oculare.
Per cosa posso usare questa nuova funzionalità?
Ecco alcuni dei nostri casi d’uso preferiti per questa funzione per far fluire i tuoi succhi creativi:
Original Estimate, Remaining estimate e Time Spent per visualizzare alcuni report di base sul monitoraggio del tempo utilizzando i campi di monitoraggio del tempo predefiniti di Jira.
Time Spent e story points per i team che li utilizzano per tenere traccia delle stime e registrare il worklog effettivo.
Time to Resolution e Story Points per confrontare le tue stime con il tempo impiegato per completare il lavoro.
Tempo fino alla data di scadenza e Remaining Estimate per vedere se potrebbero esserci problemi nel completare il lavoro in tempo in base alla quantità di lavoro stimato rimanente.
In questo post presentiamo la traduzione di un articolo del blog di Old Street Solutions, di cui siamo Partner. Si tratta delle ultime novità rilasciate su Custom Chart for Jira – Reports e Custom chart for Confluence – Reports. Nella sezione Reference troverete tutti i link utili oltre al link all’articolo originale . Ringraziamo Old Street Solutions per averci permesso di tradurre l’articolo.
Morgan Folsom – Autrice dell’articolo originale.
I modelli di grafici sono finalmente una realtà
L’attesa è finita! Se utilizzi Custom chart for Jira o Custom chart for Confluence , ora hai la possibilità di creare Template di report. Esaminiamo questa nuova funzionalità e come puoi farla funzionare all’interno della tua azienda.
Cosa sono i Template di report?
Creare un report da un template di personalizzato significa che non devi iniziare da zero. I template personalizzati sono più o meno come sembrano: report preconfigurati che puoi utilizzare come base per uno nuovo. Puoi salvare i template come privati, renderli globali o utilizzare alcuni dei modelli di esempio che abbiamo fornito come punto di partenza per creare i tuoi rapporti.
I template personalizzati sono un avanzamento del vecchio metodo di riutilizzo dei grafici, che era un tipo di operazione di copia e incolla (che puoi ancora fare se lo desideri). I template si trovano in un’area dedicata dei report personalizzati e sono un “tipo di grafico” specifico.
L’utilizzo di un template mostra un report a cui sono già applicate le fantastiche personalizzazioni disponibili. Questi includono titoli, descrizioni, colori, segmenti mostrati o nascosti e tutte le impostazioni che utilizzi per rendere i tuoi report esattamente come li desideri.
Come posso utilizzare un template di report in Jira o Confluence?
Per utilizzare un modello, seleziona l’ icona Template nel selettore Tipo di grafico (vedi immagine successiva. ndt). Una volta trovato il template che desideri utilizzare, seleziona semplicemente Use template . Questo sostituirà la configurazione attuale del report con il template.
Selezione dei template
Esempio di template
Per visualizzare i template disponibili, puoi sfogliare l’elenco, utilizzare la barra a sinistra per cercare solo determinati tipi o utilizzare la barra di ricerca in alto se stai cercando template specifici per nome.
I report personalizzati vengono forniti con alcuni template di esempio inclusi nella scheda Example Template. Ma se questi non sono proprio ciò di cui hai bisogno, puoi crearne uno tuo!
Come faccio a creare e modificare un template?
Creare un template è semplice come creare il report che desideri, selezionare l’ icona Template come hai fatto sopra e fare clic su Save current chart as template . Da questa schermata è possibile selezionare un nome per il template ed il relativo tipo (privato o globale).
Quando i Template sono abilitati, tutti gli utenti possono creare template privati. Questi sono disponibili solo per l’autore e possono essere utilizzati come una libreria privata di report comuni.
Alcuni utenti saranno anche in grado di creare template globali. Questi template potranno essere visti e utilizzati da altre persone nel tuo ambiente ed è uno strumento utile per condividere le configurazioni dei report con i tuoi colleghi.
Gestione dei template
Se desideri modificare le proprietà di un template esistente, seleziona l’ icona Pencil (icona a fianco del bottone Use Template ndt) e puoi modificare il nome o il tipo di modello. (Nota: per creare o modificare modelli globali è necessaria l’autorizzazione di amministratore del modello globale, descritta di seguito nella sezione Amministrazione.)
E se decidi di voler cambiare il report stesso, apporta semplicemente le modifiche nell’editor e seleziona il pulsante arancione Replace with current chart . Questo aggiorna il report nel template con quello che è attualmente nel tuo editor.
Come amministro i Template?
Se sei un amministratore di Jira o Confluence, ci sono alcune cose da sapere sull’amministrazione dei template di report personalizzati.
Questa funzione può essere disabilitata nella tua istanza se non vuoi che sia disponibile per gli utenti. L’abilitazione/disabilitazione di questa funzione può essere eseguita nelle impostazioni dei report personalizzati, nella scheda Funzioni. Quando disabiliti i template, i grafici creati da quei template non saranno interessati. Gli utenti vedranno semplicemente il messaggio di seguito nell’editor.
Messaggio mostrato quando i template sono disabilitati
Se riattivi i template, quelli creati in precedenza saranno nuovamente disponibili per gli utenti.
Quando i template sono abilitati, sono disponibili per tutti gli utenti della tua istanza.
Dettaglio della sezione di amministrazione
L’uso dei template globali può essere autorizzato o limitato in base alle esigenze dell’azienda da parte di utenti o gruppi ben precisi. I template di report personalizzati hanno tre livelli di autorizzazione, gestiti anche nelle impostazioni dei report personalizzati:
Autorizzazione
Global Template Viewer
Può utilizzare template globali ma non modificarli o crearli.
Global Template Administrator
Può creare, modificare, utilizzare ed eliminare tutti i template globali.
All other users
Se un utente non ha nessuno dei precedenti, sarà solo in grado di creare, modificare, utilizzare ed eliminare i propri template privati.
Dettaglio delle autorizzazioni disponibili
Se i template sono abilitati nella tua istanza Jira o Confluence, il terzo livello di autorizzazione si applica a tutti gli utenti. Potresti voler concedere a determinati utenti una o entrambe le altre due autorizzazioni, nell’interesse di una collaborazione più completa e più ampia. D’altra parte, potresti voler limitare chi può creare template globali per evitare che diventino ingombranti o riservare template globali solo a quelli creati dall’IT, per garantire un messaggio o una struttura coerente.
Suggerimenti per l’utilizzo dei template
Ora che stai lavorando con i template, ecco alcuni suggerimenti del nostro team su come farli funzionare al meglio per te.
Lascia la Sorgente vuota. Se vuoi che un template sia riutilizzabile dai team di tutta l’organizzazione, puoi lasciare il campo Source vuoto ma configurare il resto del report, quindi tutto ciò che gli utenti devono fare è collegare il loro progetto o filtro e il grafico sarà simile è stato fatto apposta per loro!
Usa la barra di ricerca. Puoi cercare tra tutti i template che puoi vedere, inclusi Privato, Esempio e Globale (in base alle autorizzazioni). Ad esempio, se stai cercando di creare un report che riporti i tipi di issue, puoi cercare “issue type” per vedere tutti i report esistenti che lo contengono nel nome.
Sii intenzionale con la denominazione del template. L’uso di nomi coerenti o un prefisso comune per team o funzione renderà la ricerca molto più semplice.
Usa la descrizione per fornire ulteriori istruzioni. Se hai un report complicato o utenti che non conoscono i report personalizzati, puoi utilizzare la descrizione per fornire alcune istruzioni o dettagli aggiuntivi ai tuoi utenti. Quando applicano il template, la descrizione può guidarli esattamente a come dovrebbe essere utilizzato/modificato il report.
Non preoccuparti di cambiare i template. Se modifichi un template, non influirà sui report creati in precedenza utilizzando il template.
Conclusione
I template di report personalizzati sono disponibili su tutte le piattaforme (Cloud, Server e Data Center) e nelle app Jira e Confluence . La creazione di template per casi d’uso comuni riduce l’amministrazione e aumenta la produttività. Significa che non è necessario ricreare manualmente report simili su dashboard uguali o diverse.
Abbiamo introdotto i template nei report personalizzati per semplificare ulteriormente l’impostazione. Volevamo un modo per ricreare facilmente singoli report e intere dashboard e ridurre il tempo impiegato per crearli. I template sono utili anche per gli utenti che non conoscono lo strumento. Invece di iniziare con una pagina vuota, ora possono iniziare con un template e adattarlo per soddisfare le loro esigenze.
Abbiamo visto le aziende utilizzare i template quando cercano di standardizzare i propri report. Ad esempio, le organizzazioni di prodotto che dispongono di dashboard separate per team o prodotti diversi possono utilizzare i template per rendere l’impostazione dei report semplice e coerente su tutta la linea. L’inserimento di nuovi team in Jira può essere difficile, ma i template consentono agli amministratori di offrire una dashboard già pronta da abbinare a qualsiasi progetto su cui lavoreranno.
Per ulteriori informazioni sui template di report personalizzati, consulta la documentazione qui:
