Continuiamo l’esplorazione di questo addon che la Ricksoft ci mette a disposizione per gli utenti di Confluence. Si tratta di un addon che permette di poter eseguire la sincronizzazione di due Space.
Un diagramma riassuntivo (Fonte: RickSoft)
Cosa permette l’addon?
Permette di avere più Space con gli stessi contenuti sincronizzati. Questa funzionalità è sicuramente utile per aver rispondere a diverse situazioni, quali ad esempio:
Una pagina sincronizzata con più pagine in più spazi
Sincronizzazione Space nella stessa istanza o su più istanze
Non solo il corpo della pagina, ma anche titolo della pagina, allegati, etc possono essere sincronizzati
Il corpo della pagina può includere contenuti arbitrari come tabelle, menzioni, macro, etc
Lo stato di sincronizzazione della pagina (Fonte Ricksoft)
L’addon permette di poter vedere lo stato di sincronizzazione delle pagine nei vari Space coinvolti, come mostrato nella precedente immagine.
I passi della sincronizzazione (Fonte Ricksoft)
Semplici passi per eseguire la sincronizzazione. Questo aiuta molto anche per gli utenti non tecnici che devono gestire queste pagine.
Conclusione
Si tratta di un addon che aggiunge una funzionalità non indifferente. Gli utilizzi possono essere;
possiamo avere uno Space da usare per condividere le informazioni per i consulenti esterni, senza dover condividere tutto lo space
possiamo specializzare questa condivisione combinando l’uso di questo addon con altri già trattati in questo blog per avere una situazione ottimale per le nostre esigenze. 🙂
Sarebbe possibile creare un ambiente di test dove scrivere le nostre bozze di documentazione e, successivamente usare questo addon per pubblicarlo nello Space disponibile per tutti gli utenti.
In questo post andremo a riportare la traduzione dell’articolo su Meetical in cui l’autore Lukas Gotter spiega tutti le caratteristiche di successo che hanno portato alla implementazione di una app Unica e indispensabile nel lavoro di tutti i giorni.
Prologo
Meetical for Confluence ha vinto il Grand Prize di Atlassian’s Codegeist 2020 competition – Siete curiosi di sapere quali caratteristiche ci hanno portato al primo posto?
In questo articolo, mi focalizzerò sulle 5 caratteristiche principali che abbiamo sviluppato per l’Atlassian Codegeist 2020. In aggiunta, Imparerai anche la gestione delle riunioni come una disciplina che aiuterà il tuo team a sbloccare il suo vero potenziale, senza rimanere bloccato in riunioni improduttive. La nostra missione a Meetical.io è quella di aiutarvi ad avere successo con le riunioni, e renderle efficaci in modo che voi e il vostro team rimaniate fortemente allineati e sia gli ingegneri che i manager abbiano tempo per fare un lavoro altamente prezioso e strategico!
Una breve cronostoria
Forse l’avete già sentito, abbiamo una notizia eccitante!
La nostra App – Meetical for Confluence Cloud – è il vincitore del Grand Price di Atlassian Codegeist 2020 Hackathon! Leggi l’annuncio ufficiale di Atlassian qui.
La competizione è durata 2 mesi e ha visto più di 1400 partecipanti da tutto il mondo con oltre 300 proposte. Meetical si è impegnata al 100% e ne è valsa la pena per tutti i giorni e le notti e le settimane e i mesi di lavoro.
Siamo entusiasti. Una nuova era di Meetical è iniziata, e vogliamo che tu ne faccia parte!
Continua a leggere e scopri le 5 nuove caratteristiche che trasformano Confluence – lo strumento numero 1 per la collaborazione in team e il wiki aziendale – in una soluzione completa per la gestione delle riunioni sia per piccole che per grandi aziende.
Sono molto orgoglioso e grato per questo, è un risultato straordinario, per tutto il team che si è riunito per fare questo e per me a livello personale come fondatore e CEO di Meetical.
Meetical Meetings ti aiuta a preparare, documentare e rivedere velocemente le minute ed i verbali delle riunioni
L’App Meetical per Confluence Cloud è stata rilasciata poche settimane prima dell’inizio dell’Hackathon.
L’App si integra con Google Calendar e Microsoft Outlook Calendar e permette di creare verbali di riunione totalmente collegate con i dati degli appuntamenti del calendario.
L’uso dell’App Meetical permette una migliore preparazione delle riunioni perché una pagina Confluence è sempre pronta e basta solo un click da parte vostra e del vostro Team per lanciare idee e contribuire all’ordine del giorno.
Inoltre, la preparazione di una pagina per l’ordine del giorno è parte dello stesso processo quando si crea l’invito alla riunione stessa. Questo fa risparmiare tempo, ma è anche un ottimo promemoria per chi indice la riunione e per preparare tale pagina e raccogliere tutti input.
Ultimo ma non meno importante, l’invito generato nel calendario e la pagina della del verbale della riunione sono collegati, rendendo facile trovare le note relative alla riunione prima, durante e dopo la riunione stessa.
Meetical porta le note della riunione più vicino, dove devono essere: Agli inviti alla riunione sul tuo calendario.
Meetical viene fornito con una profonda integrazione del calendario e per creare note di riunione e trovare qualsiasi nota di riunione associata a un evento è possibile utilizzare:
La nuova visualizzazione integrata del Calendario e dell’Agenda di Confluence che vi mostrerò qui.
Ora diamo un’occhiata ad alcune delle nuove funzionalità che abbiamo sviluppato per la competizione hackathon
Le cinque nuove caratteristiche principali grazie alle quali Meetical è stata votate come n. 1 nel Codegeist 2020
Le seguenti caratteristiche erano tra i nostri punti forti e hanno convinto la giuria Atlassian.
La cosa migliore: tutte le nuove caratteristiche sono basate sul feedback dei clienti, attentamente elaborate e pronte per la produzione. Puoi iniziare a usarle oggi su Confluence Cloud!
Caratteristica #1 – Un calendario integrato in Confluence per gestire le riunioni
Il primo punto di forza era un elemento del backlog a lungo termine. Il punto di forza di Meetical è sicuramente la profonda integrazione del calendario con un’estensione Chrome di Confluence, così come un Addon per il calendario di Outlook.
Gli addon del calendario sono ottimi, ma a volte se stai lavorando in Confluence e non vuoi tornare al tuo calendario. Oppure, semplicemente non vuoi ulteriori addon per qualsiasi motivo.
Il nuovo Calendario delle Riunioni di Confluence integrato è il nostro primo punto di forza!
Vedi tutte le tue riunioni in una bella vista settimanale o dell’agenda.
Crea una pagina Confluence per qualsiasi riunione, senza cambiare strumento.
Trova le note delle riunioni passate molto più velocemente
il nuovo Calendario di Confluence integrato per trovare e creare verbali di riunioneLa nuova Vista Agenda per facilitatori di riunioni esperti che preparano riunioni per un mese interoCreare le pagine di Confluence dedicate al verbale di una riunione partendo da un qualsiasi evento del calendarioUna pagina di esempio, popolata automaticamente da Meetical a partire dalle informazioni che hai già nel tuo calendario
Caratteristica #2 – Nuovi template di verbali di riunione su Confluence
I template di pagina di riunione sono sia un modo incredibile per preparare le riunioni più velocemente, ma anche per mostrare per cosa Meetical può essere usato. Onestamente, la maggior parte di questo viene dai nostri primi clienti, che trovano sempre nuovi modi su come usare Meetical per le loro riunioni.
I nuovi template per le riunioni di Confluence sono i seguenti:
Team update meeting template
Questo Template di riunione è ispirato alla riunione settimanale del Partner Atlassian Swarmit di tutti i consulenti Atlassian. Qui l’obiettivo è quello di scrivere prima gli Highlights, in modo da non perdere nulla di importante, anche quelli che sono in vacanza o non possono partecipare di persona. Un effetto collaterale di questo è che tale riunione può perfettamente avvenire in modo asincrono. Se è ben preparato, un breve giro di 3 minuti ciascuno, per coinvolgere tutti, può già soddisfare l’obiettivo: rimanere allineati, scambiare intuizioni chiave, e rimanere impegnati all’interno del team. Particolarmente prezioso se i partecipanti lavorano su un progetto abbastanza diverso e non si scambiano regolarmente argomenti operativi quotidiani.
I team update meeting tenmplate sono stati ispirati da un team di consulenza IT di Swarmit. Grazie Anja per aver collaborato a questo!
Tactical meeting template
Quanto spesso avete la sensazione che le vostre riunioni operative siano più che altro un consiglio di stato?
Non dovrebbe essere così.
Le riunioni operative, come l’aggiornamento del team, o gli standup giornalieri dovrebbero essere usati per scambiarsi le informazioni l’un l’altro, invece di fare rapporto a un team lead o a un manager.
Tuttavia, quando si fa rapporto e si tiene traccia dei progressi sulle cose tattiche? È qui che entra in gioco questi template per Confluence!
Ispirato alle retrospettive agili, alle riunioni tattiche di Holocrazy, e alle riunioni tattiche come descritto nel leggendario libro “Death by meeting” di Patrick Lencioni.
La versione Meetical della riunione tattica è strutturata come segue:
Si inizia con un giro di luci molto breve per attivare tutti i partecipanti. La ricerca dimostra che se i partecipanti in un giro di introduzione dicono solo una parola, sono più attivi per tutta la riunione. Gli Scrum Master lo sanno, ecco perché abbiamo un “set the stage” nelle Retrospettive agili.
Poi, si rivedono le metriche chiave più importanti e le azioni in corso in soli 5 minuti. Idealmente riempito prima della riunione o in tempo reale. Evitare lunghe discussioni qui, e passare rapidamente all’Agenda. Creare e riempire questi dati in anticipo aiuta molto a mantenere il ritmo. Questo è anche il punto in cui il nostro Meetical per Confluence App torna utile, in quanto una nuova pagina può essere facilmente creata e collegata all’evento del calendario in anticipo – o come vedremo, tale pagina può essere creata automaticamente alcuni giorni prima che la riunione sia programmata.
Avanti – ora è effettivamente il momento dell’elemento più importante di questa riunione: L’Agenda just-in-time. Sulla base delle informazioni e dei dati freschi, tutti i partecipanti creano o completano l’agenda. Ecco qualche altro suggerimento:
Permettere sia nuovi punti al volo che usare questa pagina per proporre argomenti in anticipo.
Concedere 5 minuti di silenzio durante la riunione, dove ognuno scrive i suoi argomenti più importanti (max 1-3, a
seconda delle dimensioni del gruppo).
Votate le voci per definire l’ordine in cui discutere gli argomenti.
Discutere gli argomenti e registrate i risultati chiave, le azioni e le decisioni.
Tactical Meeting Template per Confluence Cloud
Quando nelle riunioni tattiche sorgono argomenti strategici – idee e intuizioni che mettono in discussione iniziative tattiche o direzioni strategiche, evitate di discuterli, invece, spostateli in un “parcheggio strategico”, e fate in modo che il leader della riunione segua la prossima riunione strategica. Se necessario, tale riunione deve avvenire immediatamente dopo la riunione tattica. Il che ci porta al prossimo Template:
strategy meeting template
Le riunioni strategiche aiutano a rafforzare gli obiettivi più grandi per l’organizzazione. Aiutano i dipartimenti a sentirsi responsabili dei progressi. Coinvolgere e allineare tutti nel team e prendere decisioni informate.
Il successo di una riunione strategica è determinato da questi aspetti chiave:
Definire gli argomenti e le domande il più chiaramente possibile in anticipo.
Assicurarsi che i partecipanti abbiano abbastanza tempo per prepararsi.
Non aspettare la riunione per iniziare a pensare e aggiungere alla pagina Confluence, ma se lo facessi… Richiedi o programma una sessione di silenzio di 10 minuti in cui i partecipanti raccolgono dati e leggono materiale di supporto. Le riunioni in silenzio sono state dimostrate uno strumento efficace sia da Jeff Bezos, CEO di Amazon, sia dal Prof. Steve Rogelberg, esperto di riunioni e autore del libro “The surprising science of meetings” (consigliato!).
Il template è altrimenti fortemente basato su Strategic plan template integrato di Confluence.
Un altro template che abbiamo, è ispirato dal primo cliente in assoluto che abbiamo avuto sul Cloud, la società canadese localcoin, che è sempre una vera fonte di ispirazione. Grazie Kayla e Tristan! I nuovi utenti possono scoprire il Template di riunione esecutiva provando la nostra App!
A proposito di template. Meetical da la possibilità di utilizzare i propri template personalizzati. Questo è incredibile perché puoi adattare la soluzione esattamente a ciò di cui hai bisogno. Una limitazione fino ad oggi era che si poteva usare solo una macro panoramica. Mettere la data, il titolo o l’elenco dei partecipanti dove si voleva non era possibile.
Ecco perché abbiamo implementato nuove macro!
Caratteristica #3: Più di 8 macro di riunioni di Confluence
Ora puoi usare queste macro sui tuoi modelli e sulle singole pagine per personalizzare ulteriormente le tue note di riunione!
Una vista panoramica delle Macro che Meetical mette a disposizione su Confluence
Ma ora torniamo ai nuovi template di riunione integrati.
Passiamo dalla strategia del team e dell’azienda a un punto di vista più individuale. Dove i singoli dipendenti hanno la possibilità di essere allenati e sostenuti? Un tipo di meeting per questo è il trendy meeting 1-on-1
The new 1-on-1 meeting template for Confluence
Francamente parlando, non vedevo riunioni 1-on-1 su Confluence fino a quando Enrique Fernandez di Bluelabs non l’ha proposto. Infatti, è uno dei suoi principali casi d’uso e come lui, come Engineering Manager di Bluelabs, controlla regolarmente i suoi rapporti diretti per rafforzare il rapporto personale e per seguire gli obiettivi di performance. Per le aziende remote-first companies come BlueLabs, questi tipi di incontri sono particolarmente preziosi. – Teaser: Rimanete sintonizzati per una prossima intervista e una storia di successo per portare più intuizioni su questo.
Il Template è separato in un kick-off, che ha lo scopo di iniziare una discussione libera e personale su quasi tutto.
La seconda parte è focalizzata su una revisione degli obiettivi a breve e medio termine, così come la discussione di qualsiasi altro argomento che entrambe le parti trovano rilevante da discutere in un incontro 1-on-1.
vediamo come 1-on-1 meeting template è strutturato in Confluence
Il template di riunione Confluence per gli incontri 1-on-1 contiene anche alcune domande ispiratrici come
Cosa hai imparato dall’ultima volta che ci siamo incontrati?
Cosa è successo di divertente ed eccitante l’ultima volta?
Quali sono i nostri obiettivi attuali / come stiamo andando rispetto ad essi? (entrambi)
Cosa posso fare meglio o diversamente come coach/manager per sostenerti?
Se potessi cambiare una cosa del tuo lavoro oggi, cosa cambieresti?
Questo è un buon inizio e aiuterà a mantenere un ottimo rapporto tra coach e coachee (sì, ci sono 2 “e” per coachee, la persona che viene allenata).
Quali sono le vostre domande preferite per i 1-on-1?
Il prossimo passo della nostra lista di template è la Scrum Review e altri template Agile, quindi rimanete sintonizzati e iscrivetevi alla nostra Newsletter per gli aggiornamenti!
E per quanto riguarda i permessi e la sicurezza di Confluence Meeting Notes? Per ogni riunione ricorrente, Meetical creerà una pagina padre, che raggruppa automaticamente le riunioni e aiuta a mantenere le cose organizzate in Confluence.
Avere una pagina padre per le riunioni ricorrenti ti permette anche di definire i permessi su quelle pagine padre, in modo che – nel caso di un 1 contro 1 – solo i due partecipanti possono vedere e modificare quelle pagine di riunione.
Quindi, che dire dei permessi e della sicurezza?
Confluence porta sicurezza e permessi di livello aziendale superiore ai tu verbali di riunione
Confluence (Standard Edition) ti permette di impostare i permessi su un intero spazio o su qualsiasi pagina. Questo ti permette di mantenere le note private nel tuo spazio personale, così come limitare gli 1-on-1 per essere accessibili solo alle piattaforme di riunione. Lo stesso vale per le riunioni strategiche riservate. Tuttavia, Confluence è pensato per essere aperto, per far fluire la conoscenza e renderla accessibile, quindi usa queste caratteristiche solo quando è veramente necessario.
Ogni riunione ricorrente viene automaticamente raggruppata sotto una pagina principale.
E per le riunioni ricorrenti, abbiamo aggiunto un’altra incredibile caratteristica di spicco: Automatizza completamente la creazione di pagine per le riunioni ricorrenti in Confluence!
Caratteristica #4: Creare automaticamente i verbali delle riunioni
Questa caratteristica sarà un cambiamento nel modo di gestire le riunioni su Confluence. Per l’hackathon, siamo andati oltre e abbiamo implementato l’automazione delle riunioni! Anche se creare una pagina con Meetical per qualsiasi riunione ricorrente è solo una questione di 1 o 2 clic, il problema principale è che è necessario impostare un promemoria per farlo al momento giusto.
Ora, con questa funzione di automazione per Confluence, puoi liberare la tua mente e lasciare che i nostri programmatori lavorino per te.
Per attivare la funzione di automazione, crea la prima pagina della riunione dal nuovo Calendario o dall’Estensione Chrome di Confluence, o dall’Add-in del Calendario di Outlook. Poi, vai alla pagina madre della riunione che contiene una panoramica della serie di riunioni. In quella pagina panoramica, vedrai l’opzione “Automatizza la creazione della pagina”.
Attiva la funzione, imposta il numero di giorni in anticipo per creare le pagine e sei pronto a partire. Meetical creerà la pagina e la collegherà nella descrizione dell’evento. Questo farà in modo che tu e tutti i partecipanti abbiano accesso immediato alla pagina per aggiungere elementi dell’agenda e idee velocemente, così come trovare i risultati più velocemente.
Crea automaticamente pagine per riunioni ricorrenti con alcuni giorni di anticipo
Con l’automazione in atto, è davvero il momento di chiedersi: Facciamo troppe riunioni?
Uno dei punti chiave di Meetical è quello di rendere le riunioni efficaci. Infatti, con la pratica migliore di avere una pagina Confluence per ogni riunione, favoriamo le riunioni asincrone (un termine di fantasia per dire “collaboriamo e ci prepariamo, e se necessario, eseguiamo una riunione per allinearci e bere un caffè insieme”).
Quindi il prossimo passo logico per l’App Meetical è quello di aiutarvi a fare in modo che le vostre riunioni siano efficaci e coinvolgenti. Altrimenti, la missione della nostra azienda non sarà compiuta.
Caratteristica #5: Valutiamo la Riunione
Le ricerche dimostrano che i leader delle riunioni hanno un’opinione irrealistica e distorta sul fatto che una riunione sia stata efficace, coinvolgente o necessaria – dal punto di vista dei partecipanti. Ecco perché è molto importante avere un feedback sulle vostre riunioni. La nostra macro di valutazione delle riunioni è il primo passo per rivedere regolarmente le prestazioni delle riunioni.
È possibile scegliere tra 3 diversi tipi di valutazioni.
diversi modi di usare la nuova macro di valutazione per Confluence
Questi sono stati i punti salienti delle nuove funzionalità di Meetical che hanno convinto la giuria di Atlassian Cogegeist 2020 a scegliere Meetical come vincitore del gran premio.
Speriamo che le nuove caratteristiche vi piacciano!
Ora, che mi dici di te, come gestisci le riunioni nella tua azienda?
Hai già provato Meetical per Confluence Cloud o qualsiasi altro strumento di gestione delle riunioni?
Molte aziende soffrono per le cattive riunioni, e nel peggiore dei casi falliscono, perdendo dipendenti chiave e bloccando sia gli ingegneri a fare capolavori tecnici che i manager a fare lavoro strategico! Proprio come nella storia del libro di Patrick Lencioni “Death by meeting”.
Uno strumento di gestione delle riunioni come Meetical per Confluence vi aiuterà notevolmente a mantenere il vostro team allineato e impegnato.
L’approccio unico di Meetical è che – dato che usi già Confluence come tua suite di collaborazione – ottieni una soluzione completa di gestione delle riunioni attualmente per solo circa 1$ per utente al mese (più utenti, più basso è il prezzo). Questa offerta è da 4 a 5 volte inferiore a quello che spendereste per i prodotti della concorrenza, la maggior parte degli strumenti aggiuntivi, isolati e separati.
Fondamentalmente, con Confluence & Meetical si ottiene il miglior wiki di squadra e strumento di collaborazione con migliaia di applicazioni aggiuntive là fuori, più Meetical, la pluripremiata App di gestione delle riunioni.
Perché introdurre un altro strumento separato se puoi avere la gestione delle riunioni perfettamente integrata nei tuoi calendari e Confluence?
“Questo è uno strumento che ci sta aiutando a scalare facilmente con i nostri strumenti esistenti. (…) Ed è così veloce da usare, questo è il bello. (…) Raccomanderei Meetical a chiunque usi Confluence e Jira e voglia tenere una registrazione delle riunioni chiave”.
Tanya Fraser di Croomo
Con Meetical, Confluence Meeting Notes diventa più potente e facile e vi aiuterà a rendere le vostre riunioni efficaci, coinvolgenti, e si spera anche molto divertenti!
Novità per Jira e Confluence da Old Street Solutions
Le nuove funzionalità
Old Street Solutions, di cui siamo Partner, ha appena rilasciato la versione 4.3.16 per Custom Chart for Jira e per Custom Chart for Confluence con tante nuove ed interessanti novità. Abbiamo tradotto un loro articolo in Italiano per aiutare i tanti lettori Italiani nell’esaminare ed apprezzare quali novità sono state offerte da questi magnifici prodotti.
Più calcoli, più risultati
La funzione di calcolo è stata decisamente migliorata! Se avete già utilizzato questa funzionalità, sapete quindi come utilizzare l’operazione di COUNT (conteggio) o calcolare la somma (SUM) oppure il calcolo della media (AVERAGE) di campi numerici come Story Points o Costi.
Molti customer hanno più volte sostituito i reports nativi di Jira come Time to Resolution oppure Average Age con le versioni di Custom Charts. Con la nuova versione 4.3.16 potete calcolare:
Tempo fino ad una specifica data
Tempo a partire da una specifica data
Tempo tra due date
Time to resolution
Bisogna semplicemente utilizzare il campo date o date-time in Jira per calcolare ad esempio quanto tempo manca alla risoluzione di un’attività oppure da quanto tempo l’attività è stata creata.
Un esempio di calcolo
Un altro esempio di calcolo
L’opzione “time to resolution” può permettere di includere od escludere nel conteggio issue non risolte. In questo modo se avete issue risolte di recente ma avete una lista di issue ancora in stallo, potete decidere se includerle o meno nella vostra chart.
Un altro esempio di questa nuova funzionalità
Controllare la durata e il time to resolution è essenziale per molti team, specialmente team in Jira Service Management. Con Custom Charts, questi report sono facilissimi da creare e vi permettono di visualizzare meglio come sta lavorando il vostro team.
Più opzioni avanzate di Simple Search per super user
Cari super user di Simple Search, questa release è per voi! Il gadget Simple Search offre alcune opzioni avanzate di customizzazione e riesce a soddisfare molte richieste.
Con questa release, potrete:
Riutilizzare filtri salvati esistenti aggiungendo un bottone di filtro semplice alla vostra Simple Search
Scrivere la vostra query in JQL (Jira Query Language) e aggiungere un bottone JQL alla vostra Simple Search
Aggiungere un filtro dropdown con selezione multipla che permetta agli utenti di selezionare i filtri salvati esistenti
Aggiungere una descrizione alla vostra Simple Search, come avete fatto nella Custom Charts
Filtrare per currentUser() oppure selezionare gli utenti
Aggiungendo i Filtri Salvati e il bottone JQL, puoi costruire query complesse utilizzando la Simple Search, visualizzando unicamente un singolo bottone per i tuoi end users.
Questo significa che potete utilizzare delle potenti opzioni di filtro, senza rendere il processo troppo complesso per quegli utenti che non hanno familiarità con lo strumento.
Qui vediamo come costruire la nostra interrogazione
Nell’immagine sopra potete vedere come con solo pochi bottoni posso selezionare una query lunga e complessa. Costruite subito la vostra Simple Search e poi organizzate la dashboard esattamente come volete!
Dark mode on!
Attratti dal lato oscuro? Adesso potete farlo! Il Dark Mode può essere finalmente abilitato nei gadget Custom Charts e Simple Search sia in Jira che in Confluence, cambiando lo schema colori in modo che il testo appaia in bianco oppure griglio con lo sfondo scuro.
Il Dark Mode riduce la luce emessa dallo schermo mantenendo sempre il contrasto con il testo per garantire la visibilità delle parole. Purtroppo Jira non ha a disposizione l’opzione Dark Mode ma grazie al Dark Mode per la Custom Charts le dashboard siano decisamente più leggibili.
Qui vediamo come funziona il Dark Mode
… e come reagisce quando mostra i grafici
Altre piccole interessanti novità!
Sono state aggiunte anche delle piccole potenti funzionalità per migliorare ancora di più l’esperienza con Custom Charts.
Potete:
Raggruppare le issues per ore utilizzando il campo data
Visualizzare un totale nel tuo Tile Charts
Selezionare i numeri in diversi formati in modo che i team internazionali possano visualizzare i dati nel modo migliore per loro
Attenzione Spoiler! Dashboard condivisibili e Templates stanno arrivando!
Fate sempre attenzione alle prossime release di Custom Charts! Ci saranno dei frameworks basici così non dovete sempre costruire la vostra Chart da zero. Potete anche salvare i vostri template, a livello globale oppure privato. In questo modo potete salvare il template più adatto alle vostre esigenze ed utilizzarlo quando ne avrete bisogno.
Old Street sta anche lavorando sulla funzionalità delle Shared Dashboard che sarà disponibile nei prossimi mesi. In questo modo, potrete inizialmente condividere le vostre Custom Charts con i clienti direttamente nel portale di Jira Service Management. Attualmente potete solo creare una chart su una pagina Confluence e poi collegarla al JSM portal e poi condividerla. Con lo Shared Dashboard potete evitare questo passaggio e condividere Jira charts e reports direttamente attraverso il portale.
Potrete quindi condividere la vostra dashboard Custom Charts con non-Jira users dovuque essi siano. In questo modo potete condividere una dashboard Live in un’email ad uno stakeholder (invece di uno screenshot statico) o visualizzarlo su un website – ad esempio la vostra intranet aziendale. Potete ad esempio visualizzarla sulla vostra intranet home screen per costantemente tenere informati e motivati i remote worker al posto di una Jira wallboard in ufficio.
Reference
Articolo originario dal Blog di Old Street Solutions. Potete trovare maggiori informazioni sui prodotti della Old Street Solutions ai seguenti link:
In questo post andremo ad analizzare un addon che ci permette di poter definire dei contenuti che siano visualizzati in base a diversi parametri, quali:
gruppo di appartenenza, utenza et similaria 😉
macro che permettono di nascondere o visualizzare dei contenuti se, verificate determinate condizioni
Andiamo ad esplorare
Parliamo di ….
…. Visibility for Confluence della ServiceRocket. Questo addon permette, per le nostre istanze Cloud di Confluence, di riuscire ad avere una unica pagina con tutte le informazioni che servono ma, solo alcuni vedranno tutto il contenuto mentre gli altri potranno vedere solo una quota. Il vantaggio è subito visibile. Se esaminiamo la seguente pagina:
Cosa vede un utente ….
abbiamo un risultato, mentre se un altro utente legge la stessa pagina di Confluence, come la seguente figura:
… e cosa vede un altro utente
Le possibilità sono sicuramente chiare: Immaginiamo lo scenario in cui dobbiamo condividere la manualistica di un applicativo e che alcune funzioni di questo siano disponibili solo per una determinata categoria di utenti. Una altra categoria ha una visibilità ‘ridotta’ . Di conseguenza, basta definire una pagina unica con dei contenuti nascosti per risolvere i nostri problemi.
Interessante
Questo addon si rivela molto interessante. Nei prossimi post proveremo ad eseguire dei test per capire come impostare i contenuto in modo dinamico e che risultati possiamo raggiungere con questo addon
Nella vita aziendale una discreta quota è strettamente dedicato alle riunioni. Queste sono un tormento necessario in quanto si tratta di momenti indispensabili per sincronizzare i lavori e definire i requisiti, etc. Nel periodo del Covid, causa di forza maggiore, le riunioni la fanno da padrone.
Meetical, come ho avuto modo di verificare in prima persona e come ho descritto in diversi post in questo blog, aiuta gli utenti nella gestione, semplificandone la gestione.
Un esempio (Fonte meetical.io)
Una obiezione tipica
Non tutti sono d’accordo e come conseguenza si ricevono tante indicazioni in merito. Sicuramente anche voi lettori avrete sentito questa frase: Perchè acquistare Meetical quando abbiamo a disposizione Office365 e di conseguenza il servizio OneNote?
Una frase tipica
Effettivamente, il servizio è quasi sempre disponibile nelle aziende e questa obiezione non è da sottovalutare. Tuttavia, l’obbiettivo è sempre quello di arrivare a comprendere quale dei due prodotti soddisfa le necessità delle persone in azienda, quale strumento migliora la vita e quale risponde meglio.
Per questa ragione, meetical ha eseguito una analisi di confronto ed ha messo a disposizione un documento in cui riassume i punti di forza di entrambe le applicazioni. In questo post andiamo a dettagliare meglio questo confornto in modo da metterlo a disposizione degli utenti.
Andiamo a confrontare i vari punti e facciamo le nostre considerazioni
Le presentazioni prima di qualsiasi azione
Come sempre presentiamo i contendenti in modo da fornire ai lettori un quadro completo della situazione:
OneNote
Microsoft OneNote è un programma di gestione note su Internet prodotto da Microsoft e distribuito gratuitamente con licenza commerciale. È parte del pacchetto di produttività personale Microsoft Office, ed è disponibile per i sistemi operativi Windows (compresi Windows 10 Mobile e Windows Phone), macOS, iOS e Android.[1]
Fonte: Wikipedia
Meetical
Meetical è una App per Atlassian Confluence che permette di automatizzare la gestione dei verbali di riunione, integrandosi con Exchange e Google Calendar, dai quali legge le informazioni che sono presenti nei vari appuntamenti pianificati e le riporta in automatico su Confluence, semplificando il lavoro degli utenti.
Fonte: La mia esperienza diretta
Si tratta di applicativi che si integrano con le rispettive Suite di prodotti ed il cui obbiettivo è principalmente aiutare gli utenti nella gestione delle varie note. Entrambi sono indirizzati ad una platea di persone variegata (sia business che non business).
Ho avuto modo di usare entrambi gli applicativi, in diverse situazioni. Posso quindi procedere con il commentare il confronto ed aggiungere anche altre mie impressioni di uso per aiutare i lettori del blog a meglio comprendere cosa offrono i vari prodotti e come possono aiutare.
Dove Meetical è vincente
Innanzitutto, essere una App (o Addon) di Confluence permette di sfruttare a pieno tutte le caratteristiche e funzionalità di Confluence, quali:
notifiche e mentions
template di pagine e facilità di uso
condivisone delle pagine
gestione dei task
Su OneNote non sono disponibili le mentions, mentre sono native in Confluence e sono usabili da Meetical. Altre funzionalità quali i template e la possibilità di poter scegliere gli space (quindi organizzare facilmente i verbali delle riunioni) sono disponibili su Confluence e ci permettono di semplificarci la vita, mentre su OneNote non le abbiamo, e dobbiamo impostare tutto manualmente.
Altra funzionalità importante è la possibilità di poter gestire dei meeting ricorrenti, anche questa funzione già disponibile su Meetical e risulta automatizzata.
Azione vincente
Altra caratteristica vincente è la possibilità di Meetical di poterci agganciare sia ad Exchange di Microsoft e Google Calendar. La versatilità e avere più possibilità ci permette di poter scegliere. Questo collegamento permette di identificare velocemente le persone coinvolte nella riunione e di poterle subito riportare nelle pagine di Confluence, mentre su OneNote non abbiamo queste funzionalità, ma sono un semplice foglio bianco su cui ognuno imposta il proprio standard, le proprie note personali etc.
In particolare invitiamo i lettori dell’articolo a consultare questo link, dove sono riportate le indicazioni dell’addin per Outlook.
Porto Carico (Cit. da Il Commissario Montalbano). Meetical permette anche di generare dei verbali direttamente da Exchange o da Google Calendar.
L’interfaccia di Google Calendar offerta da Meetical (Fonte meetical.io)
Altra caratteristica vincente: Meetical si appoggia alla funzionalità di gestione dei Task (nativa su Confluence) che può essere pienamente sfruttata dalla App per realizzare dei template di verbali di riunione molto semplici, pratici ed intuitivi. La seguente immagine mostra un esempio.
Un esempio di task presenti in una pagina di Confluence
Il risultato che vedremo su Meetical non è affatto da sottovalutare:
Non dimentichiamo che essere una App che si appoggia su Confluence, ci permette di ereditare tutte le potenzialità del prodotto in un colpo solo e questo è un aspetto che non dobbiamo mai dimenticare 😉
Dove OneNote è vincente
Un punto importante a favore di OneNote è invece la possibilità di poter disporre di una maggiore e più versatile interoperabilità sfruttando i vari dspositivi (cellulare, tablet, notebook, etc) rispetto a Meetical .
Siamo ormai ben abituati ad usare questi strumenti per lavorare
In questo caso, Confluence non sempre presenta una buona UI. Nel corso degli anni ho avuto conferma che la app mobile non sempre risulta intuitiva. Per azioni di consultazione soddisfa perfettamente le indicazioni, mentre se si devono eseguire operazioni, non è semplicissimo.
Inoltre abbiamo la possibilità di poter fare dei disegni molto semplici all’interno delle pagine di OneNote. Caratteristica che non abbiamo su Confluence (ma che possiamo aggiungere con altre App che il marketplace ci mette a disposizione).
Un esempio di disegno
Caratteristiche comuni
Entrambi gli applicativi offrono la possibilità di poter modificare contemporaneamente i verbali delle riunioni (concurrent edit).
Abbiamo la possibilità di poter gestire una gerarchia in entrambi i prodotti e di conseguenza possiamo organizzare l’informazione come ci serve, anche se Meetical ha automatizzato questa organizzazione per semplificare il lavoro.
Entrambi tracciano le modifiche delle pagine e permettono la condivisione con utenti esterni. Ultima ma non ultima, la ricerca è disponibile e molto precisa in entrambi i casi.
I punti in comune
Risultato Confronto
Viene il momento di tirare le fila e di arrivare al dunque. Abbiamo OneNote ottimo per prendere delle note personali e con la possibilità di ricerca lo rendono molto semplice da usare, ma la mancanza di una gestione di Template, di macro, di aggiungere nuove funzioni e di renderlo uno strumento completo.
D’altra parte abbiamo Meetical, che integrandosi perfettamente con Confluence, con Exchange e con Google Calendar, lo rendono uno strumento completo.
Non possiamo che proclamare Meetical vincitore di questa gara virtuale.
Vincitore
Siamo alla seconda App realizzata con Forge
Non è passato molto tempo che ho recensito la prima App realizzata con Forge… che la seconda si materializza. Non posso che complimentarmi con la Lively Apps per questo mirabolante risultato.
Una bellissima novità
Subito al dunque
Questo nuovo addon ci permette di poter visualizzare delle statistiche sulla nostra istanza Cloud di Confluence.
Le statistiche, la vera ricchezza
Questo addon ci permette di poter analizzare l’utilizzo del nostro Confluence ma, ribadisco nuovamente, è la seconda App che è stata realizzata con Forge. Questo ci incoraggia come utenti e come utilizzatori dei prodotti Atlassian perché conferma che Forge è maturo per realizzare App di valore.
Lo proviamo subito
Subito lo installiamo sulla nostra installa cloud, e la seguente GIF ci guida nella installazione
La GIF ci aiuta a capire sempre l’installazione.
Aggiungiamo che non sono necessarie altre configurazioni, ma installa ed utilizza. Sono i miei addon preferiti.
Dato che l’ho installato sul mio Confluence cloud, come sempre, ho nascosto le informazioni riservate. Ma gli effetti di questo addon sono mirabolanti. Andiamo con ordine.
Il punto di accesso alle statistiche
Accediamo alle statistiche da una nuova voce di menù, presente sulla barra laterale. Se la selezioniamo per la prima volta, l’addon ci richiede una autorizzazione per poter consentire l’accesso alla istanza
La richiesta di autorizzazione
Selezioniamo Allow access per consentire l’accesso. La schermata successiva
L’autorizzazione richiesta.
Uan volta fornite e autorizzazioni, l’addon ci restituisce le statistiche del nostro Space
I risultati
Conclusione
Questo addon è una doppia sorpresa:
secondo addon realizzato con Forge
Mi ha sorpreso con le statistiche dei miei Space che sono rimasto piacevolmente sorpreso di quanta documentazione ho realizzato con la mia istanza cloud.
Sono sicuro che le prossime versioni ci daranno ulteriori meraviglie e sorprese. Rimango in attesa delle prossime novità.
In questo post andremo ad esaminare una meravigliosa novità. Si tratta della prima App realizzata con Forge di cui proponiamo la recensione. Rilasciata da Lively Apps questa App interamente realizzata con Forge. Andiamo quindi a curiosare
Set esplorazione=ON
Una prima spiegazione si rende necessaria.
Prima di iniziare a parlare della nuova App, occorre iniziare a parlare di FORGE. Si tratta della nuova piattaforma di sviluppo per l’ambiente Cloud
Si differenzia dal sistema attualmente in suo in quanto risulta integrato con l’ambiente cloud e si prefigge l’obbiettivo di aumentare la sicurezza e la data residency degli addon, che a causa della natura stessa della attuale tecnologia. Infatti, i produttori di addon necessariamente dovevano mettere a disposizione un proprio server e questo non sempre era disponibile nello stesso paese del cliente. Adesso il problema è in fase di risoluzione 🙂
Andiamo subito a vedere questo addon
Prima occhiata
Attraverso questa App possiamo tenere sotto controllo i link e verificare subito quelli che non funzionano. Possiamo quindi rimediare molto più facilmente perché ci mette a disposizione la strumentazione . Dalla precedente immagine, vediamo che, nella sezione di amministrazione dello Space, abbiamo una nuova tab dedicata a questi link.
Edit dei link direttamente. o in bulk
Possiamo eseguire l’editing dei link direttamente da questa nuova sezione oppure in blocco.
La provo subito
Come sempre partiamo dalla installazione della applicazione, che già da tempo riassumiamo con una GIF che descrive tutte le fasi.
Vediamo l’intera fase di installazione
Andiamo subito alla parte di configurazione (non abbiamo alcuna configurazione generale dello stesso addon).
Subito all’opera
Ho creato uno space ad hoc ed ho iniziato ad usarlo. Una precisazione. La prima volta che viene utilizzata, la App richiede una autorizzazione per poter accedere ai dati (lo si vede nella seguente GIF) .
Il primo test
Con pochi click siamo riusciti a identificare tutti i link dello space e possiamo facilmente gestirli, modificarli o controllarli.
Come accediamo velocemente alla modifica dei link
Conclusioni
Sono piacevolmente sorpreso da questo addon. Un valido aiuto per la gestione dei link presenti nei nostri spazi, ma sopratutto un primo e valido esempio di come Forge si comporta sul campo e quali strumenti ci mette a disposizione.
In questo post cercheremo di dare un chiarimento ulteriore sui profili Cloud Atlassian, in modo da fornire un ulteriore aiuto agli utenti Italiani. L’articolo originale è reperibile in questo link. Iniziamo ad esplorare
Set exploreMode = ON
Quali piani abbiamo a disposizione?
Possiamo scegliere tra i seguenti piani:
Free
Standard
Premium
Enterprise
Cerchiamo di carpire le differenze e le possibilità offerte. Esploriamo 😀
Free
Piano dedicato a team fino a 10 utenti che intendono provare Confluence Cloud. Con questo profilo è possibile usare tutte le funzionalità del Cloud, a meno di:
Fino a 10 utenti
Lo storage è limitato a 2 GB
Supporto della Comunità Atlassian (sopratutto di quella Italiana) Atlassian Community
Adesso veniamo alle note dolenti. Non abbiamo a disposizione le seguenti funzionalità:
Permission: non sono personalizzabili in questo piano. Tutti possono creare, editare pagine e Space. Per i piccoli gruppi è ideale come ambiente di lavoro.
Accesso anonimo: Non è possibile impostare l’accesso anonimo.
Audit Log è presente ma non è accessibile.
L’inattività del sito è da tenere presente: dopo 120 giorni di inattività (non si deve neanche eseguire la login per entrare in questa casistica), il sito viene disattivato. Il Site Admin sarà sempre e comunque avvisato di questa disattivazione.
Standard
Piano dedicato a team fino a 10.000 utenti. Si tratta di un profilo che presenta maggiori funzionalità rispetto al precedente. Andiamo in dettaglio:
Fino a 10,000 utenti
Lo storage è limitato a 250 GB
Rispetto al profilo Free, Permissions, incluso global, space, e page permission sono disponibili
Accesso anonimo è disponibile.
Audit logs in questo profilo è disponibile.
Supporto Standard (disponibile dalle 9am–5pm da Lunedì a venerdì sempre relativamente alla propria Time zone )
Premium
Piano dedicato a chi ha maggiori esigenze rispetto al profilo STANDARD
Funzionalità Analytics
Abbiamo una Admin key per eseguire lo sblocco di determinate feature:
file storage Illimitato
Disponiamo di una infrastruttura Cloud maggiormente ottimizzata per una gestione concorrente migliorata per più di 5.000 utenti.
Supporto Premium Atlassian 24/7
Disponiamo della funzionalità delle Sandboxes, per eseguire i test di add-on/App senza dover installare direttamente sulla produzione.
Release tracks
Dettagliamo le nuove funzionalità presenti, rispetto al profilo Standard.
Si tratta di una funzionalità che ci permette di poter visionare le statistiche delle pagine della istanza Cloud, come mostrato dalla seguente immagine.
Un esempio di cosa mostra la funzione analytics (Fonte Atlassian)
Si tratta della possibilità, da parte degli Admin, di poter accedere a contenuti soggetti a restrizioni e di cui non abbiamo accesso. In questo caso, come amministratore, abbiamo a disposizione la possibilità di poter accedere a tali contenuti fruttando questa funzione.
Un esempio di come si attiva la admin key (Fonte Atlassian)
Questa nuova funzione (al momento in Beta) avvisa di tutti i cambiamenti che sono intervenuti su Confluence, Jira Software e Jira Service Management.
Enterprise
Si tratta dell’ultimo profilo disponibile. Oltre a quanto disponibile dal profilo Premium, abbiamo a disposizione la possibilità di poter determinare dove posizionare i dati delle nostre istanze Cloud. Approfondiremo questo aspetto in altri articoli.
Conclusione
Questo è il primo articolo che scrivo sull’argomento. Nei prossimi cercheremo di pubblicare ulteriori dissertazioni che spiegano come si comportano nel dettaglio i vari profili, in modo da fornire ulteriori informazioni e spunti agli utenti ed aiutarli nella scelta del profilo che meglio si adatta alle loro necessità.
Gestiamo un glossario su Confluence
Riprendiamo le nostre pubblicazioni. Questa volta vediamo come possiamo inserire e gestire un Glossario su Confluence Cloud.
Creiamo un Glossario
Una definizione prima di iniziare
Prima di iniziare a parlare dell’addon, rispondiamo ad una domanda: Cosa è un glossario. Ci facciamo aiutare da Wikipedia, che ci mette a disposizione:
Un glossario è una raccolta di termini appartenenti ad un ambito specifico e circoscritto. In alcuni casi il termine glossario è utilizzato per indicare la raccolta e relativa spiegazione dei termini desueti o specialistici utilizzati in un libro (generalmente collocato alla fine del testo).
(Fonte: Wikipedia)
Subito al dunque
Questo addon permette di trasformare Confluence Cloud in un Glossario. Possiamo generare facilmente nuove pagine con le definizioni aziendali, in maniera semplice e veloce, allegando immagini e video che, a nostro giudizio, sono necessarie.
Ciò che vedremo sul nostro Confluence Cloud una volta generate le varie voci
Possiamo anche importare le definizioni direttamente da un file CSV o da un file Excel.
Una apposita procedura ci permette di caricare i file CVS ed Excel
Possiamo anche arricchire le pagine che sono create con ulteriori informazioni
Possiamo allegare ulteriori informazioni alle pagine che sono state caricate
Sono stati aggiunti ulteriori automatismi che permettono di poter generare delle nuovi voci
Selezionando la parola interessata, si attiva la funzione di generazione delle nuove voci di Glossario
La stessa ricerca di Confluence è stata estesa, permettendo di evidenziare questi termini
Come si integra la ricerca su Confluence
Conclusione
Abbiamo un addon molto interessante. Con questo strumento estendiamo le funzioni della nostra istanza Cloud con una caratteristica molto interessante. Possiamo creare il nostro Glossario Aziendale facilmente e senza grandi intoppi. Non vedo l’ora di testarlo 😀
Presentiamo un primo riassunto di questo primo ciclo di webinar, un esperimento che non possiamo che definire una esperienza molto interessante e positiva e che ci ha sicuramente insegnato molto.
Esperienza formativa
Questa esperienza ci ha insegnato molte cose e ci ha permesso di affinare tante capacità. La preparazione di base, gli incontri, i confronti e gli scontri non hanno fatto altro che formarci ed affinare i rapporti tra noi.
Felici di aver iniziato una grande impresa all’Open di Vienna 2019
Abbiamo imparato a presentare, presentarci ed esporre le nostre conoscenze con l’obbiettivo di migliorarci il più possibile. Ringraziamo un utente che ci ha seguito e che ci ha messo a disposizione alcune immagini di alcuni dei webinar che abbiamo seguito.
Maria presenta le necessità con cui ci confrontiamo ogni giornoCon la barba post-Covid che presento i primi argomentiMarco ci presenta JiraFramcesco mentre ci descrive Confluence
Una esperienza che potete rivedere
In questo paragrafo mettiamo a disposizione i link alle registrazioni, che cono a disposizione per qualsiasi chiarimento.
Primo evento del ciclo
Secondo evento del ciclo
Terzo evento del ciclo
quarto e ultimo evento del ciclo
Ringraziamenti
Un ringraziamento va a tutti coloro che ci hanno seguito e che speriamo ci continueranno a seguire nei prossimi webinar che riprenderanno dopo l’estate.
Un grazie anche ai produttori degli addon che abbiamo citato e scelto per le varie presentazioni.
Old Street Solutions, che ringraziamo per i suoi addon per Confluence e Jira, che ci aiutano a semplificarci la vita
ikuteam, Autori dell’addon di integrazione con Google drive, Dropbox migliore che abbiamo mai visto.
Re:solution, autori di tantissimi addon, citato per un addon che permette di eseguire delle traduzioni automatiche su Jira Service desk.
Amrut software, che ha realizzato un sistema di Chat Agente-Cliente per Service Desk non indifferente.
Deviniti, importante produttore di Addon che, sempre per Service desk, ci mette a disposizione un addon importantissimo.
Koncis ApS, che ci aiuta ulteriormente specializzando PORTAL e permettendo all’utente finale di poter avere a disposizione un numero di informazioni maggiore rispetto alle funzioni standard.
