Pianificare in Confluence

In questo post descriveremo la macro Roadmap Planner, una macro che sicuramente fornirà un aiuto a tutti coloro che vogliono eseguire delle pianificazioni.

Una breve descrizione

Il nuovo anno comincia con una piccola sorpresa per gli utenti di Confluence Cloud. La Atlassian ha deciso di mettere a disposizione degli utenti questa macro, con l’obbiettivo di mettere a disposizione dei vari gruppi di lavoro, un sistema molto semplice e di facile apprendimento,  per poter eseguire delle pianificazioni. Si tratta del Confluence Roadmap plugin.

Con questa semplice macro è possibile creare delle semplici roadmap, da poter condividere con l’intero gruppo di lavoro.

Con dei semplici drag & drop, è possibile modificare e aggiustare la roadmap.

In aggiunta, è possibile legare, le varie timeline, alle pagine di confluence.

Conclusioni

Questo strumento è sicuramente utile per gli utenti Confluence. Aiuta gli utenti nell’eseguire una pianificazione senza dover fare uso di software particolari. Questa macro può sicuramente essere un valido aiuto. Nei prossimi post sarà affrontata una prova su strada dell’addon :-).

Un addon utile ed interessante

In questo post, descriveremo un addon per Confluence Cloud, che consente di poter criptare dei testi in maniera semplice, integrato con Confluence.

Descriviamo il funzionamento

L’installazione è molto semplice e non richiede particolari attenzioni. Nei precedenti post, ho avuto modo di descrivere la facilità di utilizzo della procedura di installazione. La Atlassian ha fatto un ottimo lavoro 🙂

Questo addon non mette a disposizione delle macro, ma semplicemente viene messa a disposizione una voce di menù, da dove poter eseguire la criptazione di un testo: vSecure. 

Selezionando la voce di menù, viene mostrata una window, dove poter eseguire la trasformezione. Banalmente, per eseguire la cifratura, inserire il testo, inserire la password (in doppia copia), ed il gioco e fatto.

A questo punto, possiamo inserire i testi, ben protetti e con la sicurezza che non saranno decodificati. Di seguito un esempio di frase cifrata 🙂

Questa è la frase sopra riportata… opportunamente cifrata.

Attenzione

Fare attenzione a non dimenticare la password usata per criptare 😛

Conclusioni

Abbiamo visto come poter inserire dei testi cifrati all’interno di Confluence cloud, in maniera molto semplice e gratuita 😀 (al momento in cui il post viene scritto la situazione è quella descritta).

Un semplice esempio di uso

Mostreremo, in questo post, come creare una semplice scheda carburanti o una scheda molto semplice. Si tratta di un semplice utilizzo di Confluence, ma posso assicurare che si tratta di un ottimo sistema per avere le informazioni sempre disponibili, in un unico punto e con la possibilità di poter elaborare queste informazioni.

Di cosa abbiamo bisogno

Per realizzare questo semplice esempio, faremo uso di:

• CYO Create-Your-Own, un addon per Confluence Cloud che consente di poter integrare Confluence con diversi componenti quali: video, grafici interattivi, Google Spreadsheet e tanti altri.
• Google Spreadsheet (o Fogli, per la versione italiana).

Iniziamo

Una volta installato l’addon, seguendo i semplici passi che la procedura di installazione mette a disposizione, iniziamo a lavorare sull’Addon 🙂

In questo primo esempio, proveremo ad integrare un semplice foglio di lavoro di Google, opportunamente predisposto, come mostrato in figura:

Semplicemente, procediamo inserendo la macro CYO – Create-Your-Own Custom Macro nella pagina. Per mia comodità, mi appoggerò ad un Panel.

La configurazione della macro è abbastanza semplice. Selezionando con il mouse la macro, possiamo entrare nella agevole autocomposizione della macro:

dove possiamo selezionare il modulo che vogliamo inserire. Selezionando l’opzione Create, viene aperto il sito web dell’addon, da dove possiamo impostare il modulo che vogliamo generare, come mostrato in figura:

Da qui andiamo ad eseguire il collegamento impostando il link al nostro foglio, creato in precedenza. Il risultato è veramente notevole:

Abbiamo integrato, senza problemi il foglio su Confluence e, con grande meraviglia, possiamo anche interagire con i dati. Possiamo anche andare a modificare i dati stessi senza alcun problema :-), come mostrato in figura.

Ovviamente questo dipende dal codice che è stato inserito nella macro richiamata. Se vogliamo possiamo solo inserire un foglio in sola lettura.

Questo è solo l’inizio….

Ovviamente questo è solo l’inizio di tutto. Con questo addon è anche possibile aggiungere delle FORM vere e proprie nel nostro Confluence Cloud, in maniera abbastanza semplice, senza dover ricorrere a ulteriori addon specifici :-D. Mostro in anteprima il risultato. Nel prossimo post sarà mostrato come poter eseguire tale integrazione, utilizzando dei servizi online, che consentono di poter creare delle form e di poterle poi inserire all’interno dei propri siti web.

Conclusioni

L’addon indicato consente di poter eseguire delle integrazioni che non sarebbero state possibili prima, con una facilità non indifferente. Questo consente di poter estendere, molto facilmente, le funzionalità di Confluence Cloud e …. stimola la fantasia :-). Faccio i miei complimenti all’autore dell’addon, per l’ottimo lavoro svolto.

Consigli vari ed assortiti

In questo post diamo dei piccoli consigli, sfruttando alcune piccole funzionalità presenti su Confluence e JIRA.

Creare commenti/Issue Jira da testo selezionato aka PINPOINT

Possiamo creare un commento selezionando un testo della pagina corrente, in modo molto semplice. Iniziamo selezionando il testo che ci serve. Vedremo che appare un piccolo gadget sopra il testo, con due opzioni:

• Create inline comment – attraverso il quale creiamo dei commenti in cui il testo selezionato viene evidenziato

• Create Jira Issue – attraverso il quale creiamo una Issue Jira partendo dal commento selezionato.

Queste autocomposizioni possono tornare molto utili per velocizzare diverse operazioni.

Indicare il codice nei commenti JIRA

In alcune occasioni può risultare utile inserire del codice nei commenti di JIRA. Un piccolo consiglio può risultare utile, al fine di rendere il commento adeguatamente formattato. Se si inserisce il commento come mostrato di seguito:

{code}
……<codice>…..
{code}

il codice sarà visualizzato su di un riquadro e formattato adeguatamente. La seguente immagine chiarisce il risultato:

Se si vuole inserire un syntax highlighting al codice scritto, allora occorre impostare il linguaggio nel tag code, come mostrato in figura:

{code:sql}
.....<codice>.....
{code}

Elenchi puntati su commenti di JIRA

Un altro esempio di come indicare degli elenchi puntati, su commenti di JIRA, è riportato di seguito:

* esempio1
* esempio2

– esempio1
– esempio2

Il risultato del seguente esempio è il seguente:

In questo caso, il carattere * ed il carattere – vengono rappresentati come due diversi tipi di pallino per gli elenchi puntati.

E’ possibile impostare diversi livelli di elenchi puntati, utilizzando i seguenti codici:

# esempio
# controesempio
#* interno1
#* interno2
#* interno3
# altro esempio

Questo è il risultato:

Invertendo l’ordine:

* esempio
* controesempio
*# interno1
*# interno2
*# interno3
* altro esempio

Il risultato è il seguente:

Conclusioni

In questo post abbiamo visto dei piccoli consigli, molto semplici, ma che possono aiutare nel proprio lavoro di tutti i giorni :-). Nei prossimi post daremo altri piccoli consigli per formattare o usare tante piccole funzionalità di Confluence e JIRA e aiutare l’uso quotidiano 😀

Gallerie di immagini

Vedremo, in questo post, un semplice esempio di come realizzare una semplice galleria di immagine.

Di cosa abbiamo bisogno?

Quello di cui necessitiamo è:

• allegati a pagina
• Gallery Macro

Semplice no? Andiamo a vedere cosa inserire nella pagina. La seguente immagine mostra che cosa viene inserito nella pagina:

Se andiamo a visualizzare le proprietà della macro, abbiamo alcune sorprese:

Come possiamo vedere possiamo impostare le seguenti caratteristiche:

• Titolo della Gallery
• Numero di colonne con cui si vuole impostare la gallery
• Quali immagini da escludere
• Quali immagini includere
• Quali etichette, associate alle immagini, considerare
• Quali etichette, associate alle immagini, escludere
• Da quale pagina andare a selezionare le immagini allegate.

Risultato? lo vediamo nella seguente immagine:

Se andiamo a selezionare una immagine, questo è il risultato:

Possiamo allegare le immagini su di una pagina specifica, ma possiamo usare una seconda pagina per visualizzare la gallery 🙂

Conclusioni

Abbiamo visto una potenzialità di Confluence, attraverso la quale poter realizzare una gallery di immagini in maniera semplice e veloce.

Reference

Fare riferimento a questo link per la manualistica di Confluence.

Esempio di utilizzo

In questo post vedremo un esempio di come poter gestire un lavoro basato su un monte ore. Questo è un esempio di come realizzare il tutto sfruttando i prodotti della Atlassian.

Di cosa abbiamo bisogno?

• JIRA, per tracciare le attività e i tempi di esecuzione;
• CONFLUENCE, per dettagliare le attività svolte, documentare il tutto e e fornire dei dettagli operativi

Vediamo nel dettaglio le due parti da configurare.

 JIRA

Cominciamo da JIRA. Sfruttando il concetto di TASK e SUBTASK , procediamo come segue:

• Creiamo un progetto ad hoc, per tracciare le attività del nostro cliente;
• Creiamo un TASK. Ci servirà come contenitore generale per tutte le attività che andremo a svolgere nel nostro Monte Ore;
• Creeremo una serie di SUBTASK , uno per ogni attività che andiamo ad eseguire, in cui dettaglieremo ogni singola attività svolta nell’ambito del monte ore.

Sul TASK andremo ad inserire il totale del monte ore acquistato dal cliente (Dettaglio: Sezione Time Tracking). 

Sui SUBTASK , inseriremo, sia come ore stimate (Original Estimate) che come ore effettive (Work LOG), il totale delle ore che sono state dedicate alla attività. Come sempre, inseriamo sui commenti, tutte le annotazioni che riteniamo necessarie, quali le operazioni che sono state svolte, i risultati delle analisi, etc. Nella description, inseriremo la richiesta che è stata operata da Cliente.

Risultato

Con questa configurazione, controlliamo sempre il monte ore residuo in maniera semplice. Basta semplicemente che teniamo sott’occhio il Time Tracking, del TASK  generale. Nei vari SUBTASK  abbiamo il dettaglio di ogni operazione di supporto richiesta dal cliente, con tutto ciò che ne riguarda. Con questo modo di procedere, abbiamo la possibilità di gestire il monte ore, tenere sotto controllo e documentare le attività svolte, e monitorare i tempi di reazione. In questo modo possiamo anche consigliare il cliente su come scegliere il monte ore adeguato per le sue esigenze.

Confluence

Passiamo adesso a configurare Confluence. Come prima cosa, seguendo i consigli del post (come creare una scheda del cliente in Confluence), possiamo creare una sottopagina, con le indicazioni del progetto (seguendo la stessa logica) e successivamente, nella pagina del progetto Monte Ore, indicare la cronologia delle attività dettagliate. In questo caso abbiamo diverse possibilità:

• Space, in cui inseririamo le informazioni del cliente. Qui andremo ad inserire tutte le altre informazioni;
• Blog dello space. Qui andiamo ad indichicare le attività svolte di una o più giornate. Consiglio il blog in quanto più comodo per redigere il dettaglio delle attività. Ci sono poi delle macro che consentono di poter visualizzare gli ultimi post e danno evidenza delle ultime attività.
• Dedichiamo una pagina riassuntiva per tutti i monte ore acquistati e tante sottopagine per ogni singolo monte ore acquistato. Sulla pagina principale abbiamo i riassunto di tutti i monte ore. Sulla sottopagina abbiamo il dettaglio dello specifico monteore. In questa pagina andremo ad inserire l’elenco dei SUBTASK del TASK principale, di modo da avere la situazione documentata.

Una variante potrebbe essere quella di avere delle singole pagine per intervento. Questo potrebbe risultare più comodo del BLOG. Teniamo conto che, come indicato in questo post, non esiste ancora la possibilità di poter associare un TEMPLATE ad un post blog

Questo è il risultato che si può arrivare ad ottenere

 Suggerimento

Una ulteriore operazione che si può fare, è quella di mettere a disposizione degli utenti un ulteriore strumento, ovvero un Knowledge Base, ovvero uno space dove sono raccolte una sequenza di informazioni, secondo un determinato stile, che consentono di poter mettere a disposizione conoscenza

Conclusioni

Abbiamo visto, in questo post, come possiamo realizzare un sistema di gestione monte ore, sfruttando le funzionalità che Confluence e JIRA mettono a disposizione. Questo è solo uno dei tantissimi esempi di come possiamo sfruttare le potenzialità di questi prodotti e di come possiamo combinarli per ….. soddisfare le nostre necessità. Ma come sempre, questo non è altro che un punto di partenza per altre idee. La fantasia è il nostro solo limite 🙂

Atlassian Cloud

La Atlassian, nel sul blog, ha informato che sarà reso operativo il servizio di Atlassian Cloud. Con questo servizio metteranno a disposizione tutti i prodotti della Atlassian nel cloud.

Ma il servizio onDemand?

Non sparisce. Semplicemente cambia nome da onDemand a Cloud. Rendono i servizi migliori e più performanti.

Tutti coloro che dispongono del servizio onDemand vedranno semplicemente sparire l’etichetta onDemand a favore dell’etichetta Cloud, ma continueranno ad avere gli stessi servizi, con una maggiore reattività.

Maggiori raggiagli sui servizi offerti (che sono praticamente gli stessi di onDemand) alla seguente pagina di documentazione.

Conclusioni

Prepariamoci a delle belle sorprese. 🙂

Survey et similaria

Vediamo, in questo post, come poter utilizzare Confluence per poter realizzare delle Survey (aka Sondaggi). Faremo una semplice panoramica degli strumenti che Confluence mette a disposizione per poter realizzare il tutto.

Come possiamo realizzarla?

In Confluence abbiamo diversi modi per poterla realizzare. In particolare possiamo contare su alcuni addon, dedicati a tale funzionalità, che attraverso pochi click, consentono di impostare la survey e di poter visionare facilemente i risultati. Segnaliamo fin da adesso che tali operazioni sono disponibili solo per le installazioni server. Per le versioni su hosting, non e ancora possibile realizzare tale operazione, almeno per il momento :-D.

Adaptavist survey addon

La inglese Adaptavist mette a disposizione un addon, per le veraioni server.

Questo plugin consente di poter realizzare delle survey molto complesse, comprensive di molte sezioni e di sezioni collegate tra di loro (es. se si risponde a determinate domande, si può accedere a particolari sezioni).

L’addon consente una facilità di uso non indifferente, come mostrato nella immagine precedente e consente di poter letteralmente disegnare la survey, senza possedere particolari conoscenze informatiche.

Questo è sicuramente il top di tutti gli addon. :-), anche se costa molto, come mostrato nella sezione del marketplace, è sicuramente il più valido.

Quali Alternative?

Una alternativa è rappresentata dal seguente addon Survey and Vote Macros, che consente di poter generare delle survey su space.

Questo addon, gratuito per le versioni server (al momento in cui viene scritto il post), consente di poter costruire delle domande e di poter poi visionare/esportare i dati in maniera molto semplice.

Una ulteriore alternativa è rappresentata dall’addon Knowledge Base Survey Plugin, gratuito come il precedente, che consente di poter costruire delle semplici survey:

La configurazione viene impostata nelle opzioni generali dello Space:

dove si configurano le domande (numero variabile) e le risposte alle domande.

Quindi, tramite una opportuna macro, si visualizzano le domande, come mostrato nella precedente immagine.

I risultati sono sempre presenti nella pagina di amministrazione dello space.

Conclusioni

Confluence è uno strumento molto versatile, che consente di poter realizzare delle Survey e, come si può vedere, non richiede una profonda conoscenza informatica, ma attraverso procedure molto semplici consente anche ad utenti avanzati di poter creare delle pagine molto versatili.

Usiamo Confluence

In questo post, cercheremo di fornire un esempio delle potenzialità di Confluence, costruendo una scheda cliente. Questo esempio può essere usato in diversi contesti, dal semplice professionista, che vuole creare una semplice scheda riassuntiva di ogni suo cliente, alla megazienda esagerata, dove un Manager deve gestire l’elenco dei suoi clienti o progetti. I concetti e le funzionalità che possiamo sfruttare sono i medesimi.

Che cosa ci serve?

Per realizzare il tutto, abbiamo bisogno di:

• Uno space dedicato (consigliato. Vi riportiamo tutte le informazioni dei clienti. Sfrutteremo questo anche per altre informazioni)
• Loghi dei clienti (consigliato. Una immagine aiuta più di 1000 parole)
• Page Properties
• Creare una pagina specifica per ogni clienti, come pagina figlia della HOME dello Space
• Template (consigliato. In questo modo, la scheda cliente viene standardizzata e resa di facile lettura)

Usiamo la HOME dello Space per raccogliere le informazioni di tutti i clienti. Sulla singola pagina inseriamo le informazioni del cliente. Un esempio potrebbe essere questo :-), ispirandomi al mitico Will Coyote e Beep Beep

Sfruttando poi l’uso delle Page Properties, quello che possiamo ottenere è il seguente risultato:

Nota Bene
Ricordarsi che le pagine dei clienti specifici devono essere marcate con opportuna/e label/s, in modo da consentire alle macro delle Page Properties,  di selezionare correttamente le informazioni da visualizzare.

Conclusioni

Abbiamo visto un esempio di come possiamo sfruttare Confluence per realizzare delle schede clienti (o progetti o qualsiasi altro ancora). Abbiamo visto come organizzare determinate informazioni e come poterle usare al meglio, sfruttando le impostazioni standard. Quanto visto qui è usabile sia nella versione server che nella versione ondemand. Come sempre, la fantasia è il nostro unico limite 🙂

Organizziamo lo spazio privato

Mostreremo in questo post come organizzare uno spazio privato in confluence. Mostreremo come realizzare un Personal Space e come pubblicare pagine o realizzare un piccolo blog al suo interno.

Creiamo lo space

Possiamo creare il Personal Space solo se l’utenza è stata abilitata a farlo. Questo è possibile, come specificato nel seguente post, se l’utenza o il gruppo cui appartiene, dispone delle abilitazioni.

Supponendo che la nostra utenza disponga di tali permission, avremo a disposizione, nel menù disponibile nella immagine, la voce Add Personal Space… 

Come sempre, Confluence ci viene in aiuto con opportune autocomposizioni, e la generazione dello space diventa molto semplice.

Selezionando Create, possiamo a questo punto procedere con la generazione del Personal Space.

A questo punto lo Space è disponibile e possiamo iniziare ad inserire le nostre informazioni.

Cosa possiamo fare?

Possiamo usare questo Space per i nostri appunti, per avere sempre a disposizione tutte le nostre informazioni, come una sorta di Google Drive, oppure possiamo inserire determinate informazioni che poi possiamo condividere con altri utenti. Possiamo anche usare questo space per poterci solo accedere noi e condividere, solo con alcuni utenti, le informazioni che servono.

Impostando opportunamente sulle permission, possiamo limitare l’accesso allo space alle sole utenze cui si ritiene di dover dare l’accesso. Di conseguenza, alcune particolari utente potrebbero sfruttare questo sistema per poter condividere, in maniera abbastanza riservata, i documenti attraverso Confluence.

E’ infatti possibile disabilitare la visualizzazione del Personal Space anche agli utenti amministratori. Di conseguenza, è anche possibile inserire dei documenti senza che siano visionabili da altri, a meno che non sia settata una opportuna permission 🙂

Mentre l’utente vede il suo space, come mostrato nella seguente immagine che mostra un Confluence di test…

un altro utente non vedrà le pagine del Personal Space, ma solo il profilo dell’utente

 Annotazione: Possiamo escludere anche i Confluence Administrators dal poter accedere al Personal Space. Questo non è da poco 🙂

Conclusioni

Abbiamo visto come creare un Personal Space in Confluence, visionandone come possiamo usarlo per metterci i nostri dati/blog/allegati e come poi poter condividere, in maniera opportuna, le informazioni attraverso le Permission.

 Reference

Si rimanda alla manualistica di Atlassian per i dettagli del caso.