Permission

In questo post andremo ad esaminare come gestire le permission. Vedremo che cosa sono, come si gestiscono e a che livello.

Diamo una definizione

Sotto questo termine, si intende fondamentalmente la visibilità che andiamo a forniamo ai contenuti di Confluence. Per Contenuti si intende:

• Sito (ovvero l’intero Confluence)
• Space
• Pagine

Confluence consente di poter assegnare delle Permission ai seguenti livelli:

Global

Si tratta delle permission che si possono fornire a livello di intero Confluence. SI tratta di permission GENERALI. Facciamo notare che viene sempre fornita una distinzione nelle seguenti classi di utenti:

• Gruppi;
• Utente singolo;
• accesso anonimo (inteso come accesso a Confluence senza loggarsi);

per tutte le permission.

 

Dalla figura precedente, possiamo vedere quali Permission possiamo assegnare. La prima, e più importante in quanto stabilisce anche il numero di utenti utilizzati e quindi la licenza (ed i soldi da pagare), è la can use. Tenetela sempre presente e controllatela 🙂

Seguono le permission che consentono di poter:

• Attach file to user profile, che consente di poter allegare file al profilo utente. AL momento soppiantata dalla possibilità di poter creare dei Personal Space.
• Personal Space, che consente di poter creare degli Space personali, dove ogni utente può inserire le proprie informazioni e che può gestire a suo uso e consumo. Dedicheremo un post a questo argomento molto importante 😀
• Create Space(s), che consente di poter creare degli space
• Confluence Administrator, che consente l’accesso alla console di amministrazione
• System Administrator,  che consente l’abilitazione, nella console di amministrazione, di poter accedere a particolari funzionalità che sono normalmente precluse agli utenti amministratori. Fare riferimento alla sezione reference, dove ho riportato la manualistica con le indicazioni delle differenze di quali operazioni sono consentite nei due ruoli.

Nella versione server, il ruolo System Administrator è assegnato al gruppo Administrator. Nella versione onDemand, non abbiamo questo, ma solitamente viene impostata questa distinzione.

La seguente figura riporta le stesse indicazioni ma per gli utenti e per l’accesso anonimo.

Space

In questo caso, viene data la possibilità di poter gestire le permission relative al singolo Space. Qui troveremo le azioni che è possibile eseguire SOLO A LIVELLO DI INTERO SPACE. Solo gli utenti/gruppi che sono stati precedentemente indicati come Space Administrator, possono manipolare tali permission. Anche in questo caso abbiamo la distinzione nelle tre tipologie di utenze, come indicato in precedenza.

Vediamo nel dettaglio che cosa possiamo fare:

• View, possibilità di poter consentire l’accesso;
• Pages, possibilità di creare/modificare/cancellare pagine nello space. Abbiamo la distinzione in due possibilità: Add, per aggiunta/modifica; Delete, per cancellazione;
• Blog, possibilità di poter creare/modificare/cancellare blog post (fondamentalmente pagine di Confluence, ma visibili solo attraverso la sezione Blog Post dello Space).  Abbiamo la distinzione in due possibilità: Add, per aggiunta/modifica; Delete, per cancellazione;
• Comments, possibilità di poter aggiungere/modificare/cancellare commenti alla pagina.  Abbiamo la distinzione in due possibilità: Add, per aggiunta/modifica; Delete, per cancellazione;
• Attachments, possibilità di poter aggiungere (tenendo conto della versione) e rimuovere gli space.  Abbiamo la distinzione in due possibilità: Add, per aggiunta/modifica; Delete, per cancellazione;
• Restrictions, possibilità di poter impostare/rimuovere le restrizioni alla pagina (che vedremo nel dettaglio di seguito). In questo caso abbiamo una unica opzione;
• Mail, possibilità di poter cancellare le email che sono state riportate nello space (Vedi sezione riferimenti)
• Space, possibilità di esportare lo space (Export) o di amministrarlo (Admin).

Da notare che, dalla console di amministrazione di Confluence è possibile definire quali permission di default deve possedere uno Space appena creato. Questo è possi- bile attraverso la sezione Space Permission, presente nella console di amministra- zione. Da qui possiamo impostare quali configurazioni di Default possiede uno Space appena creato. Sta poi all’amministratore impostare le configurazioni particolari da assegnare allo Space appena generato.

Page

In questo caso andiamo ad impostare quali operazioni possono essere eseguite sulla singola pagina dello space. Si tratta dell’entità minima che possiamo andare a trattare. Richiamiamo la funzione attraverso il menù Tools (Rif. al seguente post se utilizzate una delle ultime versioni di Confluence)

 

Quindi si accede alla funzionalità

Le uniche operazioni che possiamo eseguire sono le seguenti:

• Viewing restricted to, ovvero consentire la sola visualizzazione a utenti/gruppi specificati.
• Editing restricted to, ovvero consentire la modifica a utenti/gruppi specificati

 Conclusioni

In questo post abbiamo esaminato una funzione molto importante di Confluence, che ci consente di poter amministrare il sistema e di poterlo gestire al meglio per i nostri utenti. Anche se al momento la funzionalità è alquanto distribuita nelle varie sezioni di confluence, iniziano ad essere distribuiti degli addons che centralizzano queste funzioni, come il seguente addon, che rappresenta un primo passo. Attendiamo i prossimi sviluppi. .

Reference

Consiglio di leggere la manualistica della Atlassian, completa e molto chiara ma, ahimè, in inglese, sulle permission. Per la parte delle email associate ad uno space, consiglio la seguente pagina della manualista Atlassian.

 

 

 

Ancora news

Con gli ultimi rilasci, abbiamo una nuova modifica su Confluence, come già indicato dal precedente post.

Il menù TOOLS viene modificato (come grafica) è sostituito, come indicato dalla precedente immagine.

Altra modifica riguarda la parte delle notifiche:

Chi dispone della versione su hosting, si troverà già questa nuova modifica 🙂

Uno strumento importante

In questo post spiegheremo l’importanza di uno Starter Kit in una azienda e spiegheremo come poterlo realizzare attraverso Confluence.

A cosa serve?

Uno Starter Kit consiste in un insieme di informazioni base che servono ai neo-assunti di una azienda per iniziare a lavorare. Un esempio di Starter Kit:

• Modulistica varia: Richiesta ferie e permessi, richiesta rimborso spese; Documenti da consegnare alla amministrazione, quali: IBAN per i pagamenti stipendi, etc;
• Documenti di policy aziendale;
• Programmi di uso aziendale (SAP, Time report, etc);
• Piani di emergenza per evacuazione ufficio;
• Organigramma aziendale: In questo modo il neoassunto conosce colleghi e responsabili;
• Varie ed eventuali, necessarie a far capire al neoassunto come funziona l’azienda.

Uno Starter Kit è fondamentale. Provate ad immaginare il tempo che risparmia la persona nel capire come funziona l’azienda, come muoversi al suo interno, etc

Usiamo Confluence

Vediamo come usare Confluence per realizzarlo. 🙂

Possiamo utilizzare uno Space ad hoc, dove inseriamo tutte le sezioni che servono per impostare le informazioni. Nella Home page, impostiamo una presentazione dell’azienda, in modo da rendere meno spiacevole l’impatto del neo assunto. In questa pagina, riportiamo tutte le sezioni che riteniamo necessarie, quali:

• Una pagina, e relative sottopagine, che spiegano quali sono i primi passi che deve eseguire il neoassunto, guidandolo nel mare di informazioni in cui deve navigare
• Una pagina, e relative sottopagine, in cui viene riportata la modulistica di cui ogni dipendente deve usare per svolgere il lavoro di tutti i giorni
• Una pagina, e relative sottopagine, in cui è presente il compendio di tutte le policy aziendali
• Una pagina, e relative sottopagine, dedicate alle convenzioni aziendali
• Una pagina, e relative sottopagine, dedicate a altri argomenti, di uso interno alla azienda, che consentono di poter informare il neoassunto su particolari procedure.
• (Se Confluence viene utilizzato già da tempo) Pagine del progetto/progetti a cui il neoassunto andrà a lavorare.

Vantaggi

Salta subito all’occhio che il vantaggio principale è di avere tutte le informazioni in un unico posto, manutenute costantemente e, sopratutto per la modulistica, con il controllo delle versioni della stessa. In aggiunta, lo Space, può essere sempre referenziato per reperire le informazioni: Per quanto una persona disponga di una buona memoria, la memoria di un essere umano non è infinita :-).

In aggiunta, il neoassunto non deve diventare matto per capire come funziona l’azienda, non si sente abbandonato e dispone di uno strumento che gli consente di essere introdotto in azienda.

Svantaggi

Le pagine devono essere manutenute costantemente. Ma questo è uno svantaggio relativo, in confronto al vantaggio di aver una persona ben introdotta in tempi brevi in azienda.

Conclusioni

Confluence si presta benissimo nella implementazione dello Starter Kit. Si presta facilmente alla realizzazione e manutenzione dello stesso e, per fornire un ulteriore vantaggio, diventa il cuore nevralgico dell’azienda. Un unico punto dove risiedono le informazioni, senza confondere le persone e senza causare stress nella gestione delle stesse.