Evoluzione continua ….

…. lo avevamo segnalato anche nel precedente post, in cui si evidenziavano le ultime novità sul prodotto.

Che news ?

Abbiamo adesso la possibilità di poter collegare i contatti alla vendita

avendo così le informazioni subito disponibili e sotto occhio.

In aggiunta possiamo anche eseguire delle esportazioni delle nostre Sales.

dove abbiamo la possibilità di poter scegliere quali sales esportare.

Conclusioni

Conferme su conferme: Atlas CRM è l’addon da tenere sotto controllo. Sono sicurissimo che ci riserverà ancora sorprese.

Reference

Maggiori informazioni le trovate sul blog della Avisi.

Configurazione

Annuntio Vobis Gaudium Magnum … NON HABEMUS configurazione particolare per l’addon. Possiamo subito iniziare ad usare l’addon 😀

Test

Procediamo con il test. Anche in questo caso andiamo a generare uno space ad hoc e andiamo ad inserire i vari elementi in questo space.

Iniziamo a modificare la pagina, inserendo diverse macro, come mostrato in figura:

Per l’elenco puntato, possiamo scegliere diversi stili, come mostrato nella figura seguente:

Il risultato finale è il seguete:

Il messaggio di warning è un messaggio come quelli che lo stesso Confluence genera. Possiamo anche chiuderlo come un messaggio qualsiasi:

Conclusioni

Posso concludere questo test con la seguente parola: C A R I N O O O O O :-). L’addon mette a disposizione una serie di macro non indifferenti, che permette di poter generare delle pagine cariche di grafica e stile. Lo consiglio per tutti coloro che vogliono mettere su delle pagine con caratteristiche non indifferenti.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del marketplace.

Composition per Confluence

In questo post andremo a testare questo addon, cercando di capire che cosa offre e che possibilità di mette a disposizione.

Installazione

Partiamo come sempre dalla fase di installazione dell’addon. Andiamo innanzitutto a cercare il nostro addon nella maschera di ricerca vera e propria:

Selezioniamo, come oramai siamo abituati, Free trial …

… accettiamo i termini di licenza ed attiviamo la procedura di installazione dell’addon …

… una volta completata la procedura di installazione, lasciamo che si attivi la fase di generazione della licenza trial …

… lasciamo che si reindirizzi nella sezione di generazione della licenza ….

…. quindi lasciamo che si memorizzi sul server ….

… ed attendiamo che si concluda l’intera fase mostrando il messaggio di addon pronto all’uso 🙂

Configurazione

Annuntio Vobis Gaudium Magnum … NON HABEMUS configurazione particolare per l’addon. Possiamo subito iniziare ad usare l’addon 😀

Test

Predisponiamo uno space in cui andare a fare tutte le prove che vogliamo. Il nome dello space come sempre rispecchia la nostra fantasia 😀

Impostiamo subito una serie di macro, che ci aiutino nel migliorare il contenuto della pagina stessa:

e questo è il risultato 🙂

Conclusione

Abbiamo uno strumento mooooooooolto carino, semplice e di facile utilizzo. Permette a tutti di poter generare delle pagine Confluence molto ricche di contenuto e semplici da usare.

Reference

Maggiori informazioni sull’addon sono presenti nella pagina del marketplace.

Gestione fatture e vendite aziendali

In questo post andremo a vedere come Jira, combinato con alcuni addon e prodotti della Atlassian, può aiutare nella gestione delle vendite aziendali, della fatturazione di una azienda, indipendentemente dalla quantità di fatture che si debbano gestire.

In particolare cercheremo di analizzare ed evidenziare come, lavorando in perfetta sinergia, questi strumenti ci consentono di:

• monitorare in ogni momento ogni singola parte del processo di gestione delle vendite;
• monitorare il ciclo di vita di ogni fattura, verificandone lo stato;
• eseguire delle interrogazioni mirate;
• reportistica per avere una foto della situazione;
• contattare velocemente i referenti di ogni singola area e segnalare tempestivamente di intervenire laddove necessario (nel nostro caso, JIRA ci permette di referenziare direttamentechi di dovere);
• realizzare grafici ed avere delle Dashboard che permettano di avere la fotografia della situazione.

Di cosa abbiamo bisogno?

Gli strumenti di cui abbiamo bisogno sono pochi e semplici. Non richiedono grandi presentazioni dato che sono già stati trattati in questo blog:

• JIRA Software + JIRA Service Desk che rappresentano il nostro motore
• Atlas CRM per la gestione del cliente e dei referenti dello stesso
• XPorter for JIRA per generare delle esportazioni, documenti basati su template
• EazyBI per generare la reportistica, grafici, et.
• Ultimo, ma non ultimo, Confluence 🙂

Ogni singolo componente svolgerà una funzione ben specifica e, combinandole in maniera opportuna, si arriva ad avere la nostra soluzione.

Andiamo in profondità

Iniziamo ad analizzare ogni singola componente per capire che funzioni va a coprire e successivamente attacchiamo ogni singolo pezzo per arrivare alla soluzione che ci interessa.

Iniziamo da Jira CORE e Jira Service Desk. Si tratta del nostro core del motore. Sfrutteremo tutte le funzioni base di JIRA per andare a rappresentare le nostre entità. Forti di quanto abbiamo descritto per la gestione dell’Asset management, di cui abbiamo già parlato in passato. Possiamo infatti trasformare la issue di Jira in quasi qualsiasi cosa. Nel nostro caso andiamo a trasformare le issue in :

• Fattura: Andiamo ad estendere i dati già presenti, aggiungendo tutte le informazioni che servono, aggiungendo i campi che servono per il calcolo e per descrivere le varie voci di una fattura. 
• Vendite: Stesso discorso. Estendiamo i dati già presenti. 
• In aggiunta ai punti precedenti, possiamo anche definire degli issue type, che ci possono maggiormente aiutare nel definire meglio le varie entità e tutti i campi custom che ci servono. Potrebbe essere (qui abbiamo la prima variante) aggiungiamo nuovi tipi di dati che ci possono aiutare, o in alternativa possiamo aggiungere Elements, per avere delle tabelle da allegare alle issue, al posto dei subtask  
• Opportuni Workflow, dove andiamo a definire il flusso di lavoro delle varie entità. Possiamo definire flussi differenti anche per diverse tipologie di issue. Sfruttiamo questa possibilità 🙂

Questa è la prima parte 😛

Ma come ci può aiutare Jira Service Desk?

Le caratteristiche indicate in precedenza sono la base (e quindi ce le mette a disposizione JIRA Core), ma la domanda sorge spontanea: Come ci aiuta Jira Service Desk? Può essere utilizzato per gestire e tracciare (sopratutto questo) le richieste dei clienti: Serve la copia di una fattura? mandi una richiesta. Devi annullare una fattura? stesso discorso. Devi modificare (aumentare o diminuire) una vendita, perchè ti sei accorto di un errore? stesso discorso. In questo caso ti aiuta a tracciare tutte le richieste che sono di corredo, senza merdere alcuna traccia.

Ricordiamoci sempre della possibilità di collegare le issue tra di loro o di … generare delle issue collegate direttamente. Sfruttiamo tutte le possibilità che questi strumenti ci mettono a disposizione.

Atlas CRM

Questo addon completa le funzioni di Jira, per quanto riguarda la gestione dei dati del Cliente, dei contatti del cliente e delle vendite.

Abbiamo già avuto modo di verificare il funzionamento di questo addon, avendo anche la possibilità di poter testare delle nuove funzionalità ancora in BETA, ma riuscendo a carpire quali potenzialità quale addon mette a disposizione. Possiamo gestire un vero e porprio CRM , dove alla issue andiamo a indicare le informazioni del cliente.

Questo significa che, quando andiamo a utilizzare le issue per gestire le nostre fatture, oltre ai campi custom gli andiamo a inserire anche le informazioni del cliente e dei contatti del cliente. Siamo poi in grado di gestire e visualizzare successivamente tutte le issue/fatture/vendite che fanno capo ad un singolo cliente, come mostrato dalle seguenti figure:

XPorter for JIRA

Questo addon va a coprire altre necessità. Come abbiamo avuto modo di descrivere in questo articolo, Xporter ci permette di eseguire delle esportazioni mirate delle informazioni delle issue, permettendo anche la generazione di documenti.

Sono sicuro che vi si sono accese delle lampadine nella testa :-). Dato che possiamo generare dei documenti, possiamo usare questo addon per stampare:

• le nostre fatture
• le eventuali pro-forma (per i liberi professionisti)
• documenti riassuntivi
• elenchi di informazioni
• esportazioni

Di conseguenza, non abbiamo più la necessità di dover richiamare programmi differenti. Usiamo sempre JIRA per stampare i nostri documenti, impostando il template direttamente su di un documento word e passandolo alle procedure di XPorter.

EazyBI

Sappiamo perfettamente che le statistiche sono molto importanti e che le estrazioni dati sono necessarie anche per prendere le decisioni del caso. A tale proposito, EazyBI ci aiuta tantissimo nella generazione di tali statistiche e dei risultati da analizzare.

Data la facilità di uso, possiamo definire e gestire le statistiche direttamente on the fly, e riportarle su Confluence molto molto facilmente 🙂

Confluence

Ultimo ma non ultimo, abbiamo Confluence, che ci permette di racchiudere la nostra documentazione, condividere le informazioni nell’ambito della rete aziendale …. e non solo 😀

Come descritto in altre situazioni, possiamo usare Confluence come repository unico della gestione dei documenti, creando:

• Schede tecniche dei clienti, con l’elenco delle fatture/vendite/informazioni dei clienti
• documentazione generale dell’azienda
• Starter kit/istruzioni su come fare per
• Tutto ciò che riguarda la documentazione.

Tutto qui?

Non solo. Possiamo anche sfruttare altri addon, descritti in questo blog, per costruire una soluzione unica che aiuti nello sharing delle pagine e delle informazioni. A tal proposito ci può tornare utile anche l’utilizzo di un altro addon: Comala Share it; che permette di poter condividere delle pagine Confluence anche a utenti NON confluence. Questo addon sarà poi descritto in altri post del blog.

Possiamo anche aggiungere la gestione delle versioni degli allegati su JIRA, questo per risolvere un vecchio problema che è sempre stato croce e delizia degli utilizzatori: se alleghiamo, ad una issue, due volte lo stesso file, lo troviamo due volte come se fosse un file differente. Attraverso questo addon, che stiamo analizzando, possiamo invece eseguire dei raggruppamenti tali da farci gestire meglio le versioni dei documenti. Basta solo pensare alle versioni delle fatture, preventivi ed altri documenti.

Conclusione

Chiudiamo qui questa analisi. Abbiamo mostrato come, componendo questi prodotti ed addon, facendo finta d avere a disposizione dei pezzi LEGO, possiamo comporre delle soluzioni non indifferenti. Sto in questo momento testando questa soluzione su me stesso, in modo da avere una conferma/smentita della affidabilità e utilizzabilità dei prodotti e spero a breve di pubblicare i risultati del lavoro.

Diamo un pò di stile a Confluence

In questo post andremo ad esaminare come possiamo dare … stile al nostro Confluence.

Su cosa possiamo contare

Navigando per il marketplace, abbiamo a disposizione una serie di addon che ci possono aiutare e che possono mettere a disposizione delle macro tali per cui possiamo dare dello stile. Andiamo ad esaminarli

Il primo addon che andiamo ad esaminare è Composition, della Service Rocket. Si tratta di un addon che permette di poter aggiungere una serie di elementi grafici non indifferenti, quali, come possiamo già vedere dalla immagine seguente:

banner di presentazione ed elementi per evidenziare un determinato contenuto.

Viene data la possibilità di poter evidenziare delle Card, su cui inserire tutte le informazioni che si vuole.

Abbiamo anche la possibilità di creare dei contenuto floating, per poter scrivere del testo come mostrato nella figura precedente. Permette di inserire dei tab con appositi contenuti,

Non male 🙂

Quali altre possibilità abbiamo?

Non è l’unico addon che abbiamo a disposizione: Possiamo anche contare su Content Formatting for Confluence, un addon che mette a disposizione ben 30 nuove macro per poter gestire i nostri contenuti di Confluence in tantissimi modi.

Come il precedente, abbiamo a disposizione la possibilità di inserire dei TAB, su cui andare a inserire il nostro testo.

Tooltip e messaggi sono messi a disposizione per meglio evidenziare dei contenuti

Abbiamo la possibilità di poter gestire delle tabelel RESTful , che si aggiornano automaticamente al caricamento della pagina.

Conclusione

Abbiamo diverse possibilità, per il server. Nei prossimi post andremo a provare questi addon e cerchereno di capire come poterli gestire. La parte cloud sarà invece oggetto di un nuovo post.

Page Branching per Confluence

In questo post andremo ad testare questo addon che permette di avere a disposizione degli utenti Confluence, la possibilità di poter creare delle modifiche a pagine e successivamente di poterle confermare. Sarebbe come avere un GIT della documentazione direttamente su Confluence… il tutto gratuitamente :-D. Curiosiamo un attimo 🙂

Installazione

Partiamo, come sempre, dalla fase di installazione, cercando il nostro addon nella apposita maschera di ricerca.

selezioniamo Free trial  e procediamo con l’installazione ….

fino a quando non viene visualizzato il messaggio di conclusione della installazione.

A questo punto passiamo alla fase di configurazione dell’addon.

Configurazione

Procediamo con la configurazione. Questa viene eseguita a livello di Space, dove abbiamo tutte le varie configurazioni. In particolare, nel tab Add-ons troviamo la sezione in cui possiamo attivare/disattivare l’addon e tutto ciò che serve, come mostrato in figura:

Tra le opzioni presenti, possiamo anche archiviare i branch e abbiamo la possibilità di selezionare in quale Space eseguire tale operazione. Opportune autocomposizioni ci aiutano a selezionare lo Space, come mostrato nella figura seguente, dove sono in grado di selezionare uno degli Space usati in un precedente test.

Una volta confermato, viene visualizzato il seguente messaggio:

Questo ci avvisa che sarà generata una pagina in cui poi saranno inseriti i branch come Sottopagine della stessa. Possiamo usare le restrizioni per poter limitare la visualizzazione di questa pagina. Selezioniamo Submit per procedere e …. usare le funzionalità dell’addon.

A questo punto, il tutto  abilitato e possiamo accedere alle nuove funzioni che, come mostrato in figura, sono visualizzate in alto a destra come Page Branching:

Se lo selezioniamo, vediamo che possiamo subito creare un branch, selezionando un tasto.

A questo punto passiamo al test vero e proprio.

Test

Passiamo al test. Creiamo uno Space ad hoc e usiamolo per il test. Da li procederemo con esaminare ogni singola fase di utilizzo dell’addon. Ripartiamo dalla home page dello Space e cerchiamo di creare un Branch:

Selezioniamo Create Branch ….

… assegnamo un nome al branch ….

… quindi confermiamo la creazione. Il risultato è la creazione di questa pagina Branches dove poi risiederanno tutte le pagine che saranno create….

Se selezioniamo Page Branching quello che vediamo è riassunto nella seguente immagine: Un riassunto del branch eseguito, della pagina originale e dell’ultima versione di cui è stata eseguita ma merge.

Se andiamo a leggere le stesse informazioni ma dalla pagina originale, questo è il risultato:

ovvero ci viene segnalato che abbiamo un branch in corso, chi lo ha realizzato e quale è il nome (link alla pagina generata). Se invece andiamo a leggere il contenuto della agina Braches quello che vediamo è riportato nella seguente immagine:

ovvero mette a disposizione l’elenco di tutte le pagine che sono state generate dai vari branch. Quand vogliamo eseguire il merge, quando selezioniamo tale operazione, ci viene richiesta una conferma:

ed una volta eseguita viene visualizzato il solito popup cui siamo oramai abituati, che indica la conclusione delle operazioni 🙂

e la pagina risulta a questo punto modificata con la nuova versione. Se andiamo a ricontrollare che cosa abbiamo nella pagina Braches, questo è quello che vedremo:

ovvero un elenco vuoto in quanto la versione branch è stata rimossa.

Conclusioni

Una sola parola. S P E T T A C O L O. Confermo: Abbiamo una miniera d’oro. Voglio subito mettere alla prova questo addon su scenari reali per gestire …. diverse situazioni.

Una precisazione

Faccio presente che l’addon è ancora in BETA e, di conseguenza, potrebbe non funzionare correttamente. Una cosa che ho notato, è che in preseza di space preesistenti, non risponde ancora correttamente (ho eseguito il test su di uno space già esistente ed effettivamente si avevano problemi ad attivare l’addon). Non disperate: Sono sicuro che la Scandio saprà risolvere tutti questi bugs e metterà a disposizione un addon perfettamente funzionante 🙂

Reference

Maggiori informazioni sono presenti nella pagina del Marketplace, e nel blog della Scandio. In aggiunta, il seguente video su Youtube aiuta ulteriormente a capire come funziona.

Prova dell’addon

In questo post andremo a saggiare le potenzialità dell’addon, verificando tutte le proprie caratteristiche.

Installazione

Partiamo sempre dalla installazione, cercando il nostro addon dalla maschera di ricerca.

Selezioniamo  Free trial  per attivare la procedura …

A questo punto attendiamo che si attivi la parte di gestione della licenza trial ….

.. fino a quando non terminiamo tutte le operazioni.

Passiamo alla configurazione dell’addon

Configurazione

L’addon mette a disposizione due menù aggiuntivi per richiamare la configurazione, come mostrato dalla figura successiva. Da quanto ho visto, il menù viene inserito in fondo alla lista

Selezionando la prima voce: Secure Content Administration visualizziamo la lista dei contenuti criptati.

Selezionando la seconda voce: Secure Content Audit, abbiamo una sorte di log, dove sono riportate le operazioni eseguite. Utilissimo 🙂

Passiamo al Test vero e proprio.

Test

Testiamo l’addon andando ad inserire un contenuto criptato. La prima cosa che notiamo è la presenza di nuove macro, come mostrato in figura:

Andiamo ad inserire un Secure Content Block, ovvero un blocco di infrormazioni criptato. L’addon ha specializzato la maschera della autocomposizione in modo da inserire in maniera più agevole le informazioni che servono, come mostrato in figura:

Inseriamo tutti i dati e successivamente andiamo a configurare un testo molto semplice (come mostrato dalla precedente figura). Un avolta salvata la pagina qiuesto è il risultato:

Se vogliamo decriptare il contenuto, semplicemente andiamo ad inserire la password del nostro utente . La seguente figura mostra il risultato che otteniamo

Conclusione

Abbiamo vistoi uno strumento …. interessante sotto diversi punto di vista. Le applicazioni sono molteplici e su ambiti diversissimi. Nei prossimi post probabilmente mi divertirò a descrivere come utilizzare questi addon 🙂

Reference

Maggiori informazioni sono presenti nella pagina del marketplace.

Altro Tips su JIRA Service Desk

In questo post andremo ad analizzare un semplice suggerimento per aggiungere dei partecipanti ad una issue di Service Desk…. automaticamente, non appena viene creata.

Di cosa abbiamo bisogno?

Per realizzare questa funzione, ci baseremo su di un addon che abbiamo già visto: Automation for JIRA (in questo caso andiamo ad usare la versione light, che ci è sufficiente per il nostro lavoro).

Quello che andremo a realizzare è una azione specifica, attraverso questo addon, per implementare l’azione che ci interessa. Andiamo ad analizzare i vari passi:

Prima cosa da fare è selezioanare, nel progetto Service Desk che ci interessa, la sezione Project Automation. Da li, come mostrato in figura:

andiamo quindi a generare una nuova regola, usando il template blank

quindi seguiamo la autocomposizione e impostiamo le varie parti della regola

Le condizioni che andiamo ad impostare sono: Su issue creata, come mostrata in figura:

andiamo ad eseguire l’editing della issue, andando a modificare il campo che ci interessa (ed in questo caso ci torna utile il seguente suggerimento, che abbiamo esaminato in passato)

Nella regola andiamo ad inserire il JSON da cui impostiamo il nuovo valore del campo.

Nel nostro caso, il JSON da usare è il seguente:

{
 "update": {
 "labels": [
 {
 "add": "triaged"
 },
 {
 "remove": "blocker"
 }
 ],
 "comment": [
 {
 "add": {
 "body": "Thanks for raising {{issue.key}}."
 }
 }
 ]
 },
 "fields": {
 "customfield_XXXXX": [{ "name":"utente1" }, { "name":"utente2" }, { "name":"utente3" }]
 }
}

e ci permette di eseguire l’operazione richiesta.

Alcune avvertenze

Tenete conto che la versione lite dell’addon citato consente di far eseguire solo un numero limitato di operazioni. Se superiamo tale limite, occorre acquistare l’addon non lite.

Conclusioni

Abbiamo visto un esempio molto semplice, che ci mostra come possiamo automatizzare delle operazioni. Possiamo però sfruttare il principio per realizzare anche operazioni molto più complesse.

Reference

Potete trovare altre informazioni anche ai seguenti link:

• https://codebarrel.atlassian.net/wiki/display/AUTO4J/Advanced+fields
• https://confluence.atlassian.com/jirakb/how-to-automatically-add-request-participants-when-creating-an-issue-777026955.html

Organizzazione

In questo post cercheremo di fornire, in italiano, i consigli e le indicazioni riportate in questo blog post della refinedwiki, dove gli autori di questo ottimo addon per Confluence, che permette di poter risegnare il layout grafico, mettono in campo tutta una serie di consigli, dettati dalla loro esperienza, al fine di aiutare gli utenti a migliorare il proprio lavoro ed organizzare meglio le informazioni ed il layout grafico di Confluence.

Obbiettivo di questo post

Cercare di riportare e spiegare, meglio che posso ed in italiano, tutti i consigli che sono stati messi in campo dagli autori del blog post. Ovviamente nessuna pretesa, ma spero che questo post sia utile spunto per altre idee per i lettori del blog, cercando di allacciarmi a quanto hanno scritto ed aggiungendo i riferimenti alla manualistica del prodotto oltre che le indicazioni del caso, in modo da permettere anche a persone che non sono tecniche, di poter capire/utilizzare al meglio questo prodotto.

Nel dettaglio

Consiglio uno:

Sfruttare un componente che l’addon mette a disposizione, ovvero l’Organizer,  che consente all’Amministratore di Confluence di poter configurare Categorie, Sottocategorie e permette di poter organizzare in maniera semplice gli Space e gli argomenti da ricercare, come mostrato dalla seguente immagine.

Consiglio due:

L’addon mette a disposizione una funzione molto importante, ovvero delle shortcut attivabili da tastiera, che permettono di semplificarsi la vita. Una cosa che ricordo sempre ai miei corsi su Confluence, molto importante, è il fatto di poter scrivere dei contenuti senza mai staccare le mani dalla tastiera.

Attraverso le Keyboard shortcuts, è possibile attivare diverse opzioni, senza staccare le mani dalla tastiera, ed aumentando quindi la produttività e, cosa non da poco, semplificandosi la vita.

Consiglio tre

Nel caso in cui si voglia utilizzare l’addon in ambito intranet, si consiglia di utilizzare le categorie come pagina principale per un gruppo di lavoro o per un dipartimento. Infatti, ogni gruppo avrà le proprie categorie, ogniuna delle quali disporrà di una propria dashboard che fungerà da HOME.

Si può iniziare creando una dashboard che includa:

• page tree macro
• recent questions
• news dal team
• activity stream

Come ulteriore consiglio, per l’amministratore, conviene organizzare la categoria in base alle sottocategorie o Space importanti. Ogni cosa al suo posto.

Consiglio quattro

Altro consiglio riguarda l’organizzazione dello Space. Attraverso lo Space Layout, l’addon permette di poter personalizzare diversi aspetti del layout.

Conclusioni

In questo post ho riportato una serie di consigli, traducendoli e riportandoli in lingua italiana, dal blog degli autori dell’addon per Confluence RefinedTheme. Spero possano risultare utili per i lettori e spero riescano a dare spunto per ulteriori idee.

Un piccolo tips per migliorare la vita

In questo post ci limitiam a dare un semplice consiglio, che ci può migliorare la vita. Prendo spunto da questo articolo della community che segnalo. Li si trovano tanti spunti e tante soluzioni a molte situazioni e problemi che ci assillano ogni giorno.

Come recuperiamo gli allegati cancellati su di un Confluence Cloud?

Supponiamo di prendere, sempre su cloud, una pagina con una immagine:

Cancelliamo la pagina. Come riusciamo a recuperare il tutto? Semplice. Andiamo a nella sezione di amministrazione dello space e nella sezione Content tools. 

Andiamo ad eseguire il restore della pagina e come per magia….

ecco di nuovo l’allegato.

Conclusioni

Si tratta di un semplice esempio. Invito i lettori a consultare la Community per cercare la risoluzione dei vari problemi/consigli.