Usiamo Confluence

In questo post andremo ad esaminare come possiamo utilizzare Confluence nell’ambito di un progetto, chiudendo quanto iniziato in questo post e continuato in questo post.

Come possiamo usarlo?

Possiamo usare Confluence per classificare i vari asset in uso, documentare in maniera completa tutti gli interventi e/o indicare pregi/difetti degli stessi. Quello che è possibile fare è creare uno space dedicato, in cui andremo a creare le varie pagine di dettaglio.

Lo Space presenterà una pagina Home, in cui sarà riportato un quadro riassuntivo dei vari asset. Sfruttando le Page Properties riusciamo a creare delle pagine di dettaglio, che possiamo raggruppare come già visto nelle schede clienti.

In questo modo possiamo avere delle schede tecniche, utili per il supporto, che consentono di poter migliorare il lavoro. Si può, in questo modo, arrivare a gestire meglio l’assegnazione delle risorse. Ad esempio, se un capo cantiere ha la necessità di un portatile, quando è in cantiere, non ha senso assegnargli un notebook normale, ma conviene assegnargli un notebook che possa reggere gli urti, che possa sopportare le sollecitazioni, etc.

Se il responsabile degli asset dispone di tutte queste informazioni, riesce a fare meglio il proprio lavoro. 🙂

Andiamo in dettaglio e verifichiamo come possiamo realizzare queste schede.

Scheda Asset

Una scheda asset, sicuramente, dovrà contenere le informazioni del dispositivo, con tutte le caratteristiche del prodotto, quante riparazioni/interventi ha subito, a quante persone è stato assegnato, etc.

Sfruttiamo le Page Properties per avere tutte queste informazioni, come mostrato nella figura sottostante

Allo stesso modo, possiamo collegare anche le ISSUE create dal Service Desk, per creare una cronostoria delle segnalazioni aperte (vedi figura precedente). Successivamente, possiamo anche visualizzare la ISSUE dell’Asset, usando le apposite Macro. Sulla pagina principale, possiamo invece avere un quadro situazione. Abbiamo un unico punto in cui contenere tutte le informazioni, tutti i drivers del pc o notebook, informazioni sul server, etc etc.

In questo modo si ha la possibilità di avere una scheda del server, notebook, computer, etc.; in cui l’amministratore deve gestire, arrivando ad avere il controllo completo dell’Asset dell’azienda.

Grafici

Possiamo poi utilizzare Gliffy per arrivare ad avere dei grafici, come già visto, da utilizzare per capire come potersi muovere per eseguire operazioni, manutenzioni, azioni, etc.

La  seguente immagine può aiutare a comprenderne le potenzialità 🙂

Allo stesso modo, come già mostrato nel post precedentemente pubblicato, possiamo sfruttarlo per creare grafici di flussi di lavoro e tutto ciò che può tornare utile per poter gestire il nostro ASSET, comprensivo della localizzazione dell’asset. A tale scopo, potrebbe tornare utile anche il seguente addon.

Conclusioni

Abbiamo concluso, con questo post, l’argomento ASSET. Questo ovviamente  non esaurisce l’argomento e sicuramente, con le nuove funzionalità che la Atlassian metterà in campo, riusciremo ad estendere il tutto.

Tabelle su Confluence

In questo post andremo ad eseguire la prova su strada dell’addon, presentato nel post precedente.

Iniziamo

Installiamo, sul nostro Confluence di test, l’addon, come sempre in maniera molto semplice.

Al termine della fase di installazione, l’addon è già disponibile 🙂

Adesso possiamo iniziare ad usare l’addon. Creiamo una nuova pagina e aggiungiamo la macro che viene messa a disposizione. Una apposita macro è selezionabile, come mostrato in figura:

quindi possiamo iniziare a impostare i parametri della macro stessa

Quindi inseriamo la tabella, sfruttando tutte le potenzialità che lo stesso Confluence mette a disposizione 🙂

Il risultato è il seguente:

In questo esempio ho impostato:

• Ordinamento iniziale sulla seconda colonna
• numerazione delle righe

Conclusione

Abbiamo un valido addon per rappresentare dei dati in maniera molto semplice e con funzionalità che, le normali tabelle Confluence, non mette a disposizione.

Prova su strada

In questo post andremo a verificare le potenzialità dell’addon Flag Content, presentato su questo post.

Iniziamo

Installiamo il nostro addon sulla nostra versione server (deve essere almeno una 5.7.X). Non è al momento disponibile la versione per cloud (al momento in cui viene redatto l’articolo).

giusto qualche istante per completare l’installazione

e finalmente abbiamo a disposizione quanto ci serve 🙂

Possiamo iniziare ad usare subito l’addon. Andiamo su di una pagina del nostro Confluence, come quella utilizzata per testare un altro addon (TO DO: Inserire il link dopo la pubblicazione)

Notiamo in basso a sinistra la Flag, che richiama la nuova funzionalità. Se lo andiamo a selezionare:

attiviamo la nuova funzionalità. Qui possiamo inserire il commento generale della pagina

Inserito il flag, abbiamo l’indicazione, sempre in basso a sinistra. Possiamo vedere il commento inserito nella sezione di amministrazione dello space, nella sezione Add-ons.

Da qui possiamo gestire questi flag ed amministrarli in maniera molto semplice.

Possiamo anche inserire il flag sui commenti. Infatti, come mostrato nella figura seguente, abbiamo a disposizione il link al flag in basso, a fianco degli altri comandi.

Se andiamo a selezionare uno di questi link:

Se diamo submit, abbiamo il seguente risultato.

Ottimo addon, ma i tipi di flag? Sono Costanti?

Non esattamente. L’addon è stato progettato con criterio e consente di poter configurare i tipi di flag o di personalizzarli n base alle proprie esigenze.

Nella sezione di amministrazione, come mostrato in figura, abbiamo la possibilità di creare nuove voci, attivare e disattivarne di esistenti :-).

In aggiunta, abbiamo che le modifiche e le aggiunte di flag sono riportate nelle notifiche di Administrator, come mostrato in figura:

Conclusioni

L’addon si è rivelato molto interessante. Fornisce un aiuto a chi deve amministrare un Confluence e deve eseguire una moderazione del contenuto di commenti e pagine. Al momento l’addon è disponibile per la sola versione Server, ma sono sicuro che una prossima versione cloud sarà messa a disposizione.

Tabelle su Confluence

In questo post andremo ad esaminare un addon specifico per disegnare tabelle su Confluence.

Esaminiamo l’addon

Questo Addon gratuito (al momento in cui l’articolo viene redatto), disponibile solo per le installazioni server, consente di poter disegnare delle tabelle sulle nostre pagine Confluence con caratteristiche particolari, non sempre presenti nelle tabelle standard di Confluence.

Andiamo ad esaminarle in dettaglio.

Row number

Prima del rilascio della versione 5.9.0, come indicato nel seguente post, questo addon consente di poter impostare il row number sulle tabelle.

Ordinamento iniziale

Viene consentito di poter impostare un ordinamento iniziale sulla tabella. Come mostrato in figura, è stato impostato l’ordinamento sulla colonna 2.

Scroll con colonne bloccate

Viene consentito di poter eseguire un blocco delle colonne e di poter eseguire lo scroll delle stesse, come mostrato in figura.

Totali di colonna

Viene data la possibilità di poter dare i totali delle colonne.

Completo funzionamento su Mobile

Funzionamento completo anche sulla versione mobile.

Conclusioni

Abbiamo un addon molto interessante. Nei prossimi post andremo a eseguire la solita prova su strada per poter verificare le potenzialità ed i limiti.

Prova su strada

In questo post andremo a saggiare le potenzialità di questo addon, descritto in questo post.

Procediamo

Dopo l’installazione, come sempre semplice e velore, come mostrato nelle due figure successive che mostrano l’installazione della licenza trial:

Terminata l’installazione, possiamo procedere.

Le nuove funzionalità sono presenti nel menù Tools, come mostrato in figura:

In particolare notiamo:

• Add/Remove watches
• Change Labels
• Bulk Move/Delete

che sono le nuove funzionalità che l’addon mette a disposizione. Se li attiviamo, abbiamo a disposizione i vari menù per poter agire sulle pagine. Se ad esempio attiviamo la prima funzionalità, viene visualizzata la seguente schermata video.

Come si vede è semplicissimo eseguire le operazioni sulla pagina/sottopagine presenti. Questo consente di poter automatizzare semplicemente operazioni altrimenti noiose e lunghe.

Conclusioni

Abbiamo un addon interessante. La prova su strada ha mostrato che ha le carte in regola per migliorare la produttività degli utenti in maniera esponenziale :-). La possibilità di poter centralizzare queste attività è sicuramente interessante.

Automatizziamo le operazioni

In questo post andremo a vedere come possiamo automatizzare alcune operazioni, analizzando il seguente addon per Confluence Cloud.

Bulk Action Tool

Si tratta di un addon molto interessante, in quanto consente di poter automatizzare azioni … ripetitive 🙂

In particolare possiamo automatizzare le operazioni su Watch

sulla gestione delle etichette

e sulla gestione delle pagine, in particolare su Move/Delete page

Alcune considerazioni

Ci terrei a soffermarmi un istante su alcune considerazioni. Questi addon sono importatissimi in quanto consentono, agli utenti, di poter velocizzare la propria operatività. Occorre tenere conto che, come già indicato in questo mio post, non sono presenti molte funzioni su ,Confluence e/o su JIRA, che consentono di centralizzare determinate operazioni. Il più delle volte occorre diventare matti per poter automatizzare il tutto.

Conclusioni

Abbiamo visto un addon interessante. Nei prossimi post, andremo ad eseguire una prova su strada, dove andremo a saggiare le potenzialità :-).

Asset manager in azienda

In questo post iniziamo a vedere come possiamo utilizzare i prodotti della Atlassian per la gestione di un ASSET Manager. Riprendiamo quanto già esposto in questo post e lo estendiamo alla luce di quanto ha riportato la Atlassian nel proprio blog. Da ciò, mi sono ispirato per cercare di trovare una versione …. lite, in modo da poterlo usare anche in realtà un pò più piccole o non tanto grandi :-). Si tratta del primo di una serie di post dedicati all’argomento.

Di cosa abbiamo bisogno

Riassumiamo brevemente quanto abbiamo bisogno:

• JIRA
• JIRA Service Desk
• Confluence
• Gliffy

JIRA  – Fornisce la struttura base su cui memorizzare le informazioni dei vari strumenti.

JIRA Service Desk – Sarà utilizzato per gestire il supporto per i vari oggetti dell’asset. Sarà prevalentemente utilizzato come supporto.

Confluence – Sarà usato per creare la documentazione di corredo per i vari oggetti dell’asset. In particolare sarà utile per documentare il tutto.

Gliffy – Sarà utilizzato per creare i grafici per descrivere meglio la situazione aziendale.

In questo primo post andremo a vedere come configurare la parte JIRA.

 JIRA – Andiamo in dettaglio

Iniziamo ad implementare l’asset manager. Il primo passo è di creare un progetto su cui andremo a creare gli oggetti. Come?? semplice :-). Le varie Issue saranno gli asset veri e propri. Es. Creeremo una issue per classificare uno specifico notebook, uno specifico server, uno specifico monitor, etc etc etc.

Negli esempi della Atlassian, viene suggerito di chiamare il progetto TAG . Si tratta di un simple tracking project, non ci serve molto di più.

Una volta creato il progetto, occorre definire le ISSUE TYPE  cui il progetto farà riferimento. Che cosa significa questo? semplicemente andiamo a definire le issue come se si trattasse dei vari componenti dell’ASSET: computer, tablet, stampanti, monitor, server, etc etc etc etc. Nel nostro esempio abbiamo definito i seguenti tipi:

Per fare questo, occorre andare nella sezione di amministrazione del progetto TAG, quindi accedere alla sezione che gestisce gli Issue Type e definire i nuovi tipi di issue, associando loro una icona opportuna:

Una volta che gli issue type sono definiti, associarli ad un opportuno insieme (nel nostro caso ASSET Issue Type), che sarà poi associato al progetto TAG (come mostrato in figura).

A questo punto, definiamo quali campi andremo a visualizzare nei vari screen, ovvero nelle varie schermate che sono richiamate dalle procedure di JIRA. Ad Esempio, quando creiamo una nuova issue o quando la andiamo a modificare. Andiamo a settare i campi dello screen, come mostrato in figura:

Selezionando uno qualsiasi degli screen, possiamo selezionare quali campi vogliamo impostare:

Il prossimo passo è quello di definire il Workflow  cui farà riferimento il progetto TAG. Andiamo quindi a creare un nuovo workflow, selezionando un esempio di come potrebbe essere gestito un Asset in maniera molto semplice e rapida. Chiaramente è modificabile per ogni tipo di esigenza, da quella che richiede anche la possibilità di semplificare il workflow, a quella che richiede di complicarlo per gestire delle situazioni particolari.

In questo caso, abbiamo i seguenti stati:

• Richiesta  –  L’utente fa richiesta
• Disponibile  –  L’asset è disponibile
• Assegnato  –  L’asset è stato assegnato all’utente
• Supporto  –  L’asset è sotto supporto per riparazione o manutenzione
• Dismissione  –  L’asset è obsoleto e deve essere dismesso
• Dismesso  –  L’asset è stato dismesso e può essere rimosso dal magazzino.

Una volta creato il Workflow, lo possiamo associare al progetto, attivandolo e rendendolo operativo. Il tutto molto facilmente :-).

Se abbiamo a disposizione l’addon JIRA AGILE, possiamo anche aggiungere la AGILE KanBan Board, per poter gestire, in modo visuale, la gestione degli stati :-). La seguente immagine fornisce un esempio:

Qui ho aggiunto solo alcuni esempi, per fornire una idea. Immaginatevelo con i vari asset. Per aziende molto grandi, non è proponibile utilizzare questa soluzione, ma per piccole e medie realtà, questa soluzione è assolutamente valida. In aggiunta, se si fa uso delle Componenti, possiamo anche ottenere delle visualizzazioni dedicate per tipologia di Asset :-). Basta lasciare correre la fantasia.

Conclusione

In questo primo post abbiamo visto come configurare il progetto JIRA per poter gestire i dati degli asset. Nel prossimo post andremo ad usarlo e successivamente passeremo a configurare la seconda parte: JIRA Service Desk per gestire eventuali segnalazioni a chi gestisce l’asset in azienda.

Mapit for JIRA

Oggi parliamo di un addon … interesante, che introduce una geolocalizzazione su JIRA 🙂

Andiamo in dettaglio

Questo addon consente di poter utilizzare JIRA per la gestione di progetto, o di situazioni particolari, in cui è necessario avere a disposizione una geolocalizzazione

Questo fa si che JIRA può essere utilizzato anche in situazioni NON IT, dove non è coinvolto lo sviluppo software. Possiamo anche gestire situazioni in cui, oltre a segnalare un problema, abbiamo la necessità di indicare … DOVE si trova localizzato il problema. Immaginate una situazione in cui si deve indicare esattamente dove eseguire l’intervento. Magari una situazione in cui si deve indicare che l’intervento deve essere eseguito su di uno degli uffici, negozi 🙂

Conclusioni

L’addon promette bene. Nel prossimo post andremo a fare una prova su strada per saggiarne le performance.

Tabelle dinamiche

Vediamo in questo post, un nuovo addon che promette di realizzare delle tabelle dinamiche in maniera molto semplice in Confluence.

Excellentable….

Eseguita l’installazione, su ambiente server (non è ancora disponibile per il cloud), usando il wizard con cui, oramai la Atlassian ci ha abituati, passiamo subito all’utilizzo ed alla generazione delle nostre prime tabelle.

Creiamo una nuova pagina sul nostro Confluence:

Quindi attiviamo la Macro Excellentable:

Il risultato è il seguente 🙂

A questo punto iniziamo a riempire la tabella. Possiamo inserire i dati come se avessimo uno Spreadsheet e sfruttare anche gli automatismi di Confluence.

Una volta terminato, possiamo salvare la pagina. Questo è il risultato 🙂

Che cosa possiamo fare adesso?

Una volta che la tabella è compilata, possiamo eseguire, in maniera semplice, tutte le ricerche che vogliamo

Possiamo definire il formato del contenuto delle celle

oppure definire delle formule

Conclusioni

Abbiamo a disposizione un sistema molto semplice e pratico per generare delle tabelle dati, comprensiva di formule e ricerca. Siamo ancora alla prima release, ma direi che questo addon promette di mettere a disposizione nuove e mirabolanti funzionalità. 🙂

Organizzare un LOG Diary

In questo post, andremo a vedere come organizzare un LOG Diary con Confluence, in maniera molto semplice e pratica.

Procediamo

Per la realizzazione, andiamo a sfruttare il componente BLOG di Confluence. Vediamo come 🙂

Dato che per ogni space è possibile creare un blog, il mio consiglio è il seguente:

• Se si tratta delle proprie attività, consiglio di sfruttare i Personal Space, che Confluence mette a disposizione;
• Se si tratta di attività specifiche, cui più persone possono mettere mano, allora conviene dedicare uno space dedicato, in cui raccogliere tutte le informazioni del progetto/attività.

A questo punto, una volta scelto dove posizionare il BLOG, si procede come segue. Per ogni giornata di lavoro, si genera un BLOG post, in cui andare a segnare tutto ciò che è accaduto, le attività svolte, risultato di riunioni, etc etc etc. In particolare, TUTTO 🙂

Per facilitare il tutto, conviene applicare lo stesso template a tutti i post :-), come il seguente esempio:

dove abbiamo una organizzazione molto più schematica e di semplice lettura. Infatti:

• Riassunto delle attività della giornata, consente di poter avere un quadro completo delle attività svolte, senza grossi problemi e di facile lettura. Riusciamo ad avere il quadro delle ore lavorate, dove abbiamo lavorato, senza entrare nel dettaglio. In questo caso non ci serve il dettaglio.
• Task definiti nella giornata, raccoglie tutti i task che si sono generati, a seguito di altri lavori svolti nella giornata e che devono essere svolti nei prossimi giorni. A tale proposito, ci aiuta la funzione dei task che Confluence ci mette a disposizione. 
• Nella ultima sezione, abbiamo l’esplicitazione del dettaglio delle attività vere e proprie, che sono state svolte. Qui trova posto il dettaglio di tutto, ovvero delle segnalazioni ricevute, dei task eseguiti, delle attività programmate, riunioni, link ad altre pagine, istruzioni, risoluzioni a problemi riscontrati, etc etc.

Che cosa abbiamo quindi?

Quello che otteniamo, una volta compilato, è una situazione in cui abbiamo il riassunto delle operazioni. Sfruttando le potenzialità e le funzionalità stesse di Confluence (in particolare la riocerca), abbiamo la possibilità di rintracciare facilmente i fatti di una specifica giornata, rintracciare un fatto specifico, una soluzione applicata. Il vantaggio non è indifferente.

Riassumendo:

• facilità di compilazione di consuntivi ore
• situazione sotto controllo SEMPRE
• dettaglio di attività
• tracciatura di fatti
• etc etc etc 🙂

Conclusioni

Abbiamo visto un sistema semplice per eseguire una tracciatura delle attività in Confluence, sfruttando delle funzionalità standard (sia su versione server che su versione cloud) e verificando come poter ottenere un grande vantaggio,  anche se per il momento, per la funzionalità BLOG, non esiste la possibilità di poter impostare dei template, come riportato un un mio precedente post, anche se la Atlassian sta lavorando su questa funzionalità, segnalando il crescente interesse da parte degli utilizzatori di Confluence. Attendiamo i prossimi rilasci.