In questo post andremo ad esaminare un addon molto interessante, in cui vediamo come gestire al meglio le Retrospettive dei nostri sviluppi, o anche delle sole operazioni. Se vi ricordate, ne avevo parlato anche in altri miei post in passato, dove indicavo come questa caratteristica come una operazione fondamentale da usare anche per analizzare i problemi e impostare delle risoluzioni.

In questo caso vediamo come poter gestire questa fase direttamente sotto Jira, senza dover saltare come dei canguri da Jira a Confluence e viceversa.

Infatti, se riusciamo a rimanere nella stessa pagina (o sempre nello stesso applicativo), siamo sicuramente favoriti e non perdiamo il filo del discorso. Entriamo in modalità esplorazione, come moderni Alchimisti.

Presentazioni doverose

Cerchiamo in questo paragrafo di introdurre il concetto di Retrospettiva: Prima di usare questo addon dobbiamo prima introdurre questo concetto per mostrarne poi il funzionamento. Andiamo quindi alla definizione.

In questo caso mi permetto di citare il seguente sito: Kambanize; e la seguente pagina, dove ho trovato una spiegazione semplice e chiara della definizione di Retrospettiva e di tutti i concetti ad esso collegati: I miei più sinceri complimenti per lo splendido lavoro fatto.

Come funziona l’addon e che cosa offre agli utenti di Jira?

L’addon mette a disposizione una serie di strumenti, interni a Jira, per poter realizzare la Retrospettiva in maniera semplice. Ricordiamo, seguendo quello che vi ho consigliato di leggere, che la retrospettiva è un momento il Team si ferma e riflette sugli ultimi sviluppi eseguiti. Questa fase è importante perché serve pr riflettere su cosa è andato bene e cosa male; cosa migliorare e cosa mantenere e cosa non mantenere.

La modalità scelta dall’addon consiste nello spezzare la retrospettiva nelle seguenti fasi:

1. Selezionare il Team che deve eseguire la selezione e il modello di retrospettiva che vogliamo operare. Per modello si intende la costruzione di una …. Kanban dove è possibile inserire delle colonne che rappresentano i vari punti (di forza, di debolezza, da chiarire, miglioramenti, etc);
2. Una fase di Brainstorming, dove si vanno a riportare nelle varie sezioni, come se si trattasse di card di una kanban (siamo già abbastanza abituati a queste fasi grazie alla facilità di uso di Jira). In questa fase andiamo a costruire l’elenco dei punti da esaminare…. e li andiamo ad esternare tutti.
3. Una fase di analisi e raggruppamento di queste card, in modo da catalogare questi punti da discutere con il Team. Diciamo che in queste prime fasi servono per preparare gli argomenti di discussione che devono essere derivati dalla esperienza diretta dello sviluppo…. ma non solo.
4. Gli argomenti indicati nelle Card possono essere votati, in questa fase successiva, per poter essere selezionati e avere solo gli argomenti chiave, secondo quanto tutti i partecipanti alla retrospettiva pensano e ritengono opportuni.
5. Ultima fase la discussione delle Card votate e, conseguenza, creazione delle azioni da intraprendere per poter migliorare ulteriormente i risultati.che possono sfociare in un insieme di issue Jira che possono essere assegnate alle persone del team affinché si occupino di implementare quelle azioni.

Alcune considerazioni

Nelle mie indicazioni ovvero quelle che ho indicato nella parte di introduttiva del post, ho scritto che la Retrospettiva può essere anche usata per capire se l’operazione che abbiamo eseguita (qualunque essa sia) deve essere rivista per migliorarla, mantenerla così, rimuoverla. Ovvero possiamo usare questo sistema anche per fare retrospettiva NON legate allo sviluppo software. Di conseguenza questo addon è usabile anche in altre situazioni. La faccenda si fa interessante.

Una anteprima dell’addon

Come sempre andiamo a visionare in anteprima alcune funzionalità dell’addon mostrando degli screenshot che sono messi a disposizione dagli autori stessi dell’addon. La prima cosa che dobbiamo eseguire è attivare l’addon per il progetto. Infatti, come ben sappiamo, tutti gli utenti possono potenzialmente usare gli addon installati, ma non sempre questo è conveniente. Di conseguenza molti produttori inseriscono la possibilità di limitare l’utilizzo. Durante il test andremo a vedere come procedere.

Possiamo scegliere il template di schema che possiamo usare per poter creare la Retrospettiva. Altro fatto importante è la possibilità di poter creare e gestirci il nostro proprio template. Questo lo teniamo d’acconto: La possibilità di poterci personalizzare il tutto, ci permette una discreta libertà, e questo lo voglio sfruttare a nostro vantaggio.

Selezionato il nostro template, Possiamo iniziare a creare le nostre retrospettive sfruttando lo schema che abbiamo.

Tutte le fasi della Retrospettiva sono ben chiare e marcate. Di conseguenza anche chi le esegue per la prima volta non si confonde, ma anzi viene guidato.

Con pochi click le azioni diventano issue di Jira. e subito le persone possono iniziare a lavorare a come migliorare il proprio lavoro. Il vantaggio è sotto gli occhi di tutti. Una persona che lavora nel migliorare il proprio lavoro lo fa con uno spirito migliore.

Conclusione e una ulteriore considerazione

Il giudizio iniziale che abbiamo sull’addon è sicuramente ottimo. Le funzioni Out-of-the-box ci mettono a disposizione solo una possibilità per eseguire una retrospettiva su Jira: Usare Confluence per generare delle pagine dedicate all’argomento, collegare tali pagine alle issue di Jira. In questo caso l’addon ci mette a disposizione una serie di funzionalità che ci aiutano a automatizzare delle procedure che ci portano ad eseguire la Retrospettiva in maniera molto più semplificata e sopratutto ….. strutturata.

Ma mi permetto una riflessione. Ad un primo esame queste funzioni potrebbero anche essere usate con un altro obiettivo. Mi spiego meglio. Sapete che non sempre uso ciò che Jira mette a disposizione con modalità standard. Cerco sempre di sfruttare ciò che viene messo a disposizione anche per fare altre operazioni e coprire altre necessità. Perché no? Le funzionalità non esistono solo per una possibilità, ma per tutte le possibilità che la nostra fantasia ci mette a disposizione. Per questa ragione voglio provare, durante la fase di test, a tentare anche un uso non proprio canonico dell’addon. Proviamo.

Reference

Maggiori informazioni sono disponibili alla pagina del Marketplace.

I questo post andremo ad esaminare e verificare il funzionamento di un nuovo addon dedicato alla integrazione tra i sistemi nell’ecosistem Atlassian. Parliamo di GetInt

Presentazioni

Sono sempre doverose e riguardano una soluzione che intendo portare avanti sempre e comunque per cercare di fornire al lettore tutte le informazioni di cui abbisogna. Quando voglio descrivere un addon, voglio assolutissimamente voglio, anche presentare gli autori dell’addon, non per chissà quale motivo, ma per far vedere che dietro a questi logo e software ci sono delle persone fantastiche e che si fanno in quattro per cercare di arrivare ad ottenere risultati spettacolari. Per questo motivo ci tengo a ringraziare Jacek Wizmur-Szymczak, che continuo a ringraziare per avermi mostrato questo splendido addon, quali meraviglie è possibile realizzare e farlo sopratutto in maniera semplice.

Di cosa si occupa?

L’addon permette tante possibilità, non ultima di mettere in comunicazione la nostra istanza Cloud con altri servizi cloud. Le possibilità che l’addon offre sono spettacolari ed in questo caso voglio descrivere un caso di uso che mi sono trovato ad affrontare nei mesi passati e che permette di poter fare tante belle cose.

In particolare l’addon permette di poter collegare Jira Cloud con diversi servizi Cloud e non solo. Se diamo una occhiata a questa imagine, possiamo avere una idea di che cosa è possibile fare con questi servizi 🙂

Queste integrazioni ci permettono in ventaglio di possibilità ed oggi ne voglio descrivere una in particolare: Voglio descrivere cosa ho realizzato per un mio lavoro. Ovviamente mi limito ad una descrizione della funzione senza raccontare altri dettagli, garantendo la privacy del mio cliente.

Caro Lettore, mettiti comodo e lasciati guidare in questo viaggio che ti propongo alla scoperta di un importante addon.

Cosa ho realizzato

In questo post voglio mostrare come sia possibile far dialogare Jira Cloud con Gitlab Cloud. Il nostro obiettivo è permettere una sincronizzazione tra le issue di Jira e le issue di Gitlab Cloud. Vogliamo mostrare che questa operazione è assolutamente possibile grazie all’addon di GetInt. Vediamo come.

La richiesta, in questo caso, era la seguente:

Vogliamo mantenere separati i gruppi di lavoro. Gli sviluppatori devono lavorare solo ed esclusivamente su GitLab Cloud mentre il management deve lavorare su Jira Cloud. L’obiettivo è che le issue di Jira siano riportate in Gitlab e viceversa. Mantenendo la sincronizzazione, possiamo garantire il lavoro di entrambi i gruppi: Management e Developers.

Richiesta ricevuta

Questo implica che sia eseguita una sincronizzazione tra i due sistemi in modo che tutte le variazioni impostate da una parte siano riportate dall’altra. Chiariamo quali operazioni devono essere garantite

• Creazione di una issue in un sistema deve scatenare la creazione nell’altro
• l’aggiornamento di una issue in un sistema deve scatenare la modfica nell’altro

La soluzione adottata

In questo caso, dopo lunga e ponderata analisi, abbiamo scelto di usare GetInt per impostare questa sincronizzazione. Abbiamo esaminato diverse soluzioni ma questa è risultata la più adatta in questa circostanza. Cerchiamo di dare delle indicazioni generali per aiutare a capire come è stata operata tale scelta

L’addon presenta una interfaccia semplice e diretta. Anche per coloro che non sono esperti sviluppatori, ma power user, possono usarlo facilmente. Questo permette di poter aprirsi ad una platea di utenti ben più ampia.

L’addon permette anche di controllare l’andamento della sincronizzazione e mette a disposizone una apposita Dashboard lato Jira per comprendere meglio quello che sta facendo.

La configurazione che ci permette questo addon, ci offre una buona scelta:

Andiamo adesso nel dettaglio della configurazione.

Colleghiamo GitLab Cloud a Jira.

La configurazione richiede che l’addon sia in grado di collegarsi con GitLab. Per fare questo occorre impostare una connessione. QUindi prima selezioniamo GitLab (il logo ci aiuta nella scelta)

Fatto ciò, andiamo a configurare la connessione e seguiamo la autocomposizione

Basta seguire tutti i passi, ottenendo senza alcuna difficoltà la connessione a GitLab. Passiamo a Jira (ovvero diciamo all’addon che la seconda connesione è Jira stesso).

A questo punto abbiamo anche qui una scelta da operare. Dobbiamo indicare che stiamo andando a connetterci con l’istanza locale (local)

Indicando Local, attiviamo le altre opzioni di configurazioni:

Possiamo scegliere il progetto di Jira che sarà oggetto della sincronizzazione, cui possiamo aggiungere anche un JQL per selezionare le issue da sincronizzare.

Una volta selezionato sorgente e destinazione, procediamo con la configurazione della operazioni di sincronizzazioni. In questo caso occorre stabilire che cosa sincronizzare nel dettaglio. Di seguito la sincronizzazione che abbiamo impostato ….

che prevede questo dettaglio …

Una volta terminata l’intera configurazione, siamo pronti alla nostra prima sincronizzazione

Test dell’addon

Partiamo dal creare una issue su Jira

e questo è quello che vediamo su Gitlab

Questa è la dashboard dell’addon

Ma non è finita. Possiamo avere a disposizione una ulteriore infromazione dalla Dashbord….. IL LOG….. Non abbiamo che una sola parola: SPETTACOLO

Le immagini precedenti ci forniscono un buon esempio di dashboard necessarie per poter avere sempre sotto controllo tutto. Ribadisco: SPETTACOLO

CONCLUSIONE

L’immagine che ho inserito in precedenza, esprime molto bene il mio giudizio. Questo addon è molto interessante e molto semplice da usare. ed conseguenza lo consiglio a tutti. Sono riuscito ad ottenere una buona integrazione tra i due prodotti seguendo i pochi e semplici passi che l’addon mette a disposizione e consentendo di poter gestire al meglio il passaggio delle informazioni. La presenza di Dashboard di controllo e di un LOG (Alleluja) ci aiuta nel controllare quello che succede e capire eventuali problematiche.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili dal Marketplace e dal sito ufficiale.

Su Jira siamo abituati a tenere sotto controllo le nostre issue usando Board e Dashboard. In alcuni casi mi è capitato di dover usare anche delle altre visualizzazioni, non utlima anche la visualizzazione Calendario.

Come vediamo dalla seguente immagine:

non abbiamo una evidenza di una scadenza delle issue, a meno di non entrare nel dettaglio di ogni singola issue. Non è proponibile una soluzione del genere. Di conseguenza abbiamo bisogno di una soluzione differente.

Si, lo so: Sono fissato in una maniera a dir poco unica, ma abbiamo questa possibilità per poter gestire date e calendario anche attraverso WBS Gantt Chart. Tuttavia non ci siamo ancora. In alcuni casi abbiamo uno strumento che è sovradosato e di conseguenza non abbiamo la possibilità di poter gestire delle situazioni appropriate. Quindi ??? la soluzione sono gli addon che permettono di poter gestire i calendari e permettono di poter visualizzare le issue sul calendario. Oggi andiamo ad esaminare un addon che ci permette di poter ottenere questa visualizzazione.

Presentazioni doverose

Oggi esaminiamo Calendar for Jira, un addon che ci permette di poter visualizzare le nostre issue usando una vista Calendario. Questa visualizzazione non è propriamente nativa su Jira (a meno di non usare progetti Business o Jira Work Management)

Se abbiamo a disposizione un progetto Jira Software, abbiamo già un problema. Non lo possiamo avere di default (almeno non adesso). Se infatti andiamo a vedere cosa possiamo aggiungere come caratteristiche, come mostrato dalle seguenti immagini:

Non abbiamo a disposizione tale visualizzazione di Default. Per contro abbiamo un addon molto interessante da vedere che ci permette di poter gestire al meglio questa situazione. Esaminiamolo nel dettaglio.

Subito al dunque

L’addon ci mette a disposizione una visualizzazione Calendario da poter usare come riteniamo più opportuno

Possiamo anche eseguire una sottoscrizione con un Calendario ad hoc, per integrarlo con gli appuntamenti, ma come mostrato dalla seguente immagine:

possiamo esportare il nostro calendario in formato CSV. Questo potrebbe essere utile quando lo vogliamo usare per determinate elaborazioni su Excel.

Interessante, ma che cosa offre questo addon?

Per poter rispondere a questa domanda, lo devo provare. Di conseguenza procediamo con la installazione: Come ogni articolo, ci facciao aiutare dalle seguenti GIF animate, che ci permettono di esaminare le varie operazioni.

Configurazione generale

Questo addon presenta una sua configurazione generale, che andiamo ad esaminare con la seguente GIF:

ma andiamo con ordine. Nella sezione dei Settings possiao scegliere se attivare questa visualizzazione per tutti i progetti oppure solo per alcuni.

Da qui scegliamo se limitare o meno l’utilizzo dell’addon. Il mio suggerimento, come sempre, è il medesimo: DIPENDE sempre da quello che vogliamo fare. Se non limitiamo, il menù Calendario sarà disponibile per tutti i progetti (nel nostro test va bene così, anche perché ne voglio saggiare il comportamento)

Nella sezione Default calendars andiamo ad inserire i calendari di default, come mostrato in figura:

Si tratta di calendari che devono essere disponibili per alcuni gruppi. Dalla manualistica (ho visto che anche loro utilizzano le GIF animate per descrivere delle operazioni: BRAVISSIMI) sono citati esempi come il calendario per il gruppo Marketing. La fantasia la possiamo scatenare.

Nella sezione Export gestiamo le esportazioni in CSV

Ultima, ma non ultima, la sezione di Service Management Calendars, che permette di poter gestire i calendari anche a livello di Customers

Test test test test ed ancora test

Procediamo con il test dell’addon e verifichiamo che cosa possiamo fare. A tale scopo, ho predisposto dei progetti di prova opportunamente configurati ed ho creato due calendari per gestire le issue di tali progetti. Si tratta di un progetto di Service Management e di un progetto Software. I calendari sono stati creati nella sezione dedicata dell’addon

Ho impostato i calendari in modo che siano usate, come date di inizio e fine lavori, le date di Start Date e Due Date. Questa visualizzazione permette di poter vedere l’impegno dei vari task riportati su Calendario e permette di avere una idea deli vari impegni di cui dobbiamo tenere presente. Usando il mouse possiamo modificare la pianificazione dal calendario.

Ma non è l’unica possibilità. Abbiamo anche la possibilità, proprio per la configurazione che viene messa a disposizione, di poter condividere questo calendario con i customer. La seguente GIF ci mostra da dove è possibile visualizzare questo menù:

Conclusione

Abbiamo esaminato una possibile soluzione di come poter gestire una visualizzazione Calendario da applicare ai nostri progetti. Questa soluzione ci permette di poter gestire al meglio tale visualizzazione permettendo anche di generare calendari comuni a diversi gruppi di utenti, ma anche di poter facilmente gestire un calendario per i nostri customers. Lo abbiamo visto all’opera e ne abbiamo saggiato le possbilità. Lascio ai lettori dell’articolo un discrto numero di informazioni. Spero che siano utili per poter usare al meglio questo addon e permettergli di poter migliorare il proprio lavoro attraverso delle indicazioni aggiuntive.

Reference

Maggiori informazioni son disponibili alla pagina del Marketplace.

In questo post riassumiamo una presentazione di un addon molto interessante. Si tratta di: Timetracker – Time Tracking & Reporting.

Ringraziamenti

Mi permetto di ringraziare Attila Bordás per la ottima presentazione e, importantissimo, per la pazienza delle 1567,15 domande che gli ho rivolto. Ogni volta che essmino questi addon sempre vado a controllare dove è possibile usarli e come sopratutto usarli.

Subito al sodo

Questo addon permette di poter gestire il Worklog in maniera semplice e sopratutto immediata. L’obiettivo è quello di inserirsi nelle funzioni standard e arrivare ad una integrazione che aiuti gli utenti senza complicare la vita. Questo aspetto è molto importante e ci tengo a sottolinearlo, perché avere un addon che ci aiuta a semplificare le procedure standard oppure le estende ma utilizza i dati standard senza ramificarsi come un Virus, ci permette di:

• mantenere i dati organizzati sempre allo stesso modo e nelle stesse tabelle: Alcuni addon tengono a sostituirsi allo standard e di conseguenza, se un domani lo abbandoniamo (a prescindere dal motivo) richiamo di perderci dei dati oppure non sappiamo come poterli recuperare.
• Ci aiuta nello scrivere il Worklog, permettendo di poter scegliere come eseguire l’inserimento, ovvero:

  • Standard: 4h 30m
  • Ore: 4,5
  • Da-A: ora di inizio, ora di fine.

Come possiamo osservare dalla seguente immagine:

l’addon mette a disposizione una sua sezione per la visualizzazione ed il caricamento dei Worklog dell’utente, come mostrato dalla seguente immagine:

abbiamo una sezione che estende il caricamento delle ore lavorate permettendo di poter specificare il tutto come ci risulta più comodo (le ore lavorate effettive oppure dalle ore alle ore, come un cartellino).

Cosa importante, Abbiamo a disposizione anche lo standard

Come osserviamo, abbiamo le stesse ore loggate sia lato addon che dallo standard.

Interessante, che altro?

L’addon mette a disposizione anche una serie di funzioni per semplificare il caricamento dei Worklog, come mostrato in figura

Abbiamo a disposizione una vista Calendario per poter facilmente vedere le operazioni che abbiamo eseguito e ricostruire facilmente le nostre attività, ma allo stesso modo abbiamo a disposizione una vista Timeline

dove abbiamo un altro modo di poter visionare il dettaglio delle nostre attività. Ultima ma non ultima, abbiamo la possibilità di poter generare reportistica, come mostrato in figura:

Conclusione

Questo addon mette a disposizione una serie di funzionalità molto interessanti ed utili. Non blocca le funzionalità standard ma le estende aggiungendo quello che manca e permettendo di poter gestire in maniera più agevole il caricamento del Worklog. Nei prossimi post andremo a collaudare l’addon e ne saggeremo le possibilità.

Reference

Maggiori informazioni son opresenti alla pagina del Marketplace.

Prosegue, caro lettore, l’analisi degli addon che permettono di poter implementare una integrazione tra diversi Progetti di Jira Cloud. In questo articolo andiamo ad esaminare questo addon della Elements che permette di poter eseguire diverse operazioni interessanti e di automatizzare delle operazioni. Ci aiuta a rendere semplice la nostra vita lavorativa su Jira.

Entriamo in modalità Esplorazione e andiamo a curiosare.

Presentazioni doverose: Piacere Elements Copy & Sync.

Come sempre introduciamo questo addon, le funzioni che mette a disposizione e cosa permette di fare. Poi andiamo a vedere che cosa si può fare con queste funzioni a disposizione. Ragioniamo sempre come se questi addon di mettono a disposizione delle armi e noi le andiamo ad usare 😀

Oggi presentiamo un addon che ci permette. di integrare diversi progetti nell’ambito della nostra istanza di Jira e ci consente di poter eseguire anche delle operazioni di :

• sincronizzazione di issue da un progetto ad un’altro
• copie / clonazioni di issue da un progetto ad un’altro
• definire delle regole (recipe o ricette) che ci permettono di pilotare queste operazioni ….
• …. oppure di sfruttare le transazioni di stato per poter eseguirle

Una Ricetta per tutto

Il titolo può sembrare riduttivo, ma in realtà si tratta del nome del processo che andiamo a impostare per avere le nostre sincronizzazioni/clonazioni/semplificazione.

Il vantaggio. di questo addon è che ci permette di creare queste regole in maniera semplice e con pochi click, senza dover ammattire e senza scrivere tonnellate di codice. Questo fa si che l’addon sia usabile da tutti gli utenti che dispongono dei diritti di Jira Administrator.

La facilità di utilizzo ci permette di poterci sbizzarrire nel creare e nostre regole e nel realizzare le nostre composizioni. Come possiamo osservare, le operazioni possibili sono semplici e rapide. nulla di complicato e di conseguenza abbiamo semplicità Molto spesso gli utenti dei prodotti Atlassian non sono sviluppatori, ma seplici appassionati che vogliono avere a disposizione uno strumento che li aiuti a svolgere il proprio lavoro in maniera semplice e senza stravolgimenti. Addon come questo sono assolutamente fantastici.

Preparata la ricetta, decidiamo noi quando attivare il tutto.

Fantastico, ma come usiamo la ricetta?

Niente di più semplice. Basta semplicemente posizionarsi sulla issue che intendiamo trattare e, attraverso il menù della issue ….

… possiamo attivare la nostra ricetta e da li procedere seguendo la autocomposizione. Questa è una delle modalità con cui possiamo interagire.

In aggiunta possiamo lavorare sulle Postfunction del nostro Workflow, per poter automatizzare le varie ricette. Questo sistema ci aiuta a semplificare ulteriormente la vita lavorativa permettendoci di poter eseguire queste ricette automaticamente e avere le nostre issue sempre complete e compilate. Come possiamo osservare dalla seguente figura:

… pilotare attraverso il passaggio di stato le varie operazioni di sincronizzazione e copia. Ma non solo…. e qui viene la cosa bella

Questo è un aspetto importantissimo. Da quando Atlassian ha introdotto le automation su Jira Cloud, questo ha permesso di poter eseguire tantissime operazioni in maniera semplice e rapida. In questo modo possiamo sfruttare la potenza delle Automation (ed in particolare delle Webhook) e realizzare facilmente le sincronizzazioni delle nostre issue.

Molto interessante

Questo addon ci permette di implementare delle azioni interessanti, ma adesso iniziamo ad esaminare quando possiamo usarlo e perché. Teniamo sempre a mente il vantaggio del Marketplace, ovvero quello di avere a disposizione lo strumento giusto quando serve.

Quello che possiamo fare con queste ricette è sicuramente implementare delle operazioni di copia e sincronizzazione issue nell’ambito della stessa istanza cloud. Questo ci permette di avere delle ricette che possiamo usare in molto modi, ovvero:

• Manualmente, nel caso in cui l’utente deve decidere di volta in volta quando eseguire la clonazione/sincronizzazione della issue
• Automaticamente, quando ade esempio si verificano determinate condizioni che tramite una regola di automation ci aiuta. a tracciare, la eseguiamo

Il nostro giudizio è…..

La Meetical l’ha fatta grossa. No, non mi fraintendete: Non si tratta di una marachella, ma si tratta di un nuovo addon che ci aiuta ancora di più nella gestione quotidiana dei nostri task e rafforza ulteriormente la relazione che abbiamo tra Jira e Confluence

Subito al dunque

Si tratta di un nuovo addon, vincitore della CodeGeist 2022. Meetical non è nuova a queste sorprese e anche questa volta ci ha messo a disposizione un addon che ci aiuta tantissimo, vincendo proprio il CodeGeist 2020 con Meetical, l’addon che permette di realizzare i meetings notes / verbali e minute delle riunioni in maniera semplice, diretta e (importantissimo) FACILE.

Vediamo oggi quale novità di mostra Meetical con questa nuova Vittoria 😀

Lo scenario che vado a descrivere non è nuovo e sicuramente molti di voi ci si rivedranno. Molto spesso i Project Manager devono tenere sotto controllo sia i task su Jira che i Task che Confluence mette a disposizione. Questi ultimi sono abbastanza difficili da monitorare. Lo standard ci mette a disposizione solo pochi strumenti e tutti su Confluence.

Su Confluence non abbiamo molte scelte e abbiamo a disposizione tutta una serie di interfacce che ci permettono di poter gestire la situazione.

Di conseguenza il PM che deve gestire questi task non ha molte scelte:

• Trasformare questi task in altrettanti task di Jira
• Salterellare come non mai tra Jira e Confluence.
• Impazzire secondo le normali normative di lavoro folle 😛

….. fino ad ora

Adesso grazie alla applicazione che la Meetical ci mette a disposizione, abbiamo la possibilità di poter gestire tutti questi TASK in un unico punto, ovvero abbiamo adesso la possibilitò di poter avere tutto sotto controllo nelle nostre dashboard di Jira.

Questo addon ci permette di poter mettere in comunicazione Confluence Task su Jira in maniera semplice e consente di poter riportare tali risultati su di una daskboard come riportato nella seguente immagine.

La precedente immagine mostra come possiamo collegare i task di Confluence. erenderli disponibili su Jira. Da li possiamo interagire direttamente con tali task e lavorare da un unico punto. Il Salto tra più applicativi lo rimandiamo ad altra data 😀

Abbiamo anche la possibilità di poter visualizzare i nostri task anche in modalità Calendario. Non posso proprio trattenermi: SPETTACOLO :-D. Ma le sorprese non sono finite;

Questo farà sicuramente andare in disibilio i PM: Habemus Report e statistiche. Possiamo anche visualizzare tutte queste informazioni ed avere delle statistiche, avendo la possibilità di poter gestire immediatamente situazioni anomale.

Il tutto viene messo a disposizione grazie anche ai Gadgets, ovvero alla componentistica che l’addon mette a disposizione e che, come vesiamo dalla seguente immagine:

possiamo gestire sempre facilmente.

Gestire tali task direttamente dalla Dashboard non ha assolutamente prezzo.

Conclusione

Non può che essere positiva. Finalmente abbiamo l’applicazione del principio del Punto Unico, ovvero della possibilità di poter gestire diverse funzioni in un unico punto, senza impazzire e senza che sia necessario saltare. da un punto all’altro.

Il Project Manager non impazzisce nel gestire il proprio lavoro e il lavoro, del suo personale, ma anzi, ha la possibilità di poter gestire il tutto facilmente e bene. Con somma soddisfazione di tutti. Il mio giudizio non lascia dubbio alcuno:

Non vedo l’ora di provarlo e saggiare tutte le potenzialità.

Prefazione

---

Iniziamo una serie di articoli il cui obbiettivo è di riassumere in un Case Study, l’esperienza raccolta nel risolvere un problema o nel coprire una necessità di un cliente.

In questo Case Study voglio raccontare come è stato possibile eseguire l’integrazione di due istanze Jira Cloud differenti, al fine di consentire il passaggio delle segnalazioni da una istanza all’altra. Questa comunicazione doveva sottostare ad un insieme di condizioni molto forti in quanto le due istanze erano usate da aziende differenti e di conseguenza nessuna delle aziende doveva essere in grado di poter visionare il contenuto dell’altra istanza Cloud.

Trattandosi di un argomento interessante cercheremo di svilupparlo facendo si che siano riportati tutti i ragionamenti che sono stati eseguiti per arrivare alla scelta definitiva ed alla risoluzione che ha fornito la soluzione, a giudizio di tutte le parti coinvolte, che meglio rispondeva alle esigenze.

Caro lettore, ti ringrazio fin da adesso per il tempo che dedicherai alla lettura e ogni tuo commento sarà il benvenuto.

Scenario

---

Partiamo subito descrivendo lo scenario che mi sono trovato davanti e quali condizioni dovevano essere rispettate per poter eseguire questa integrazione.

Il mio cliente aveva appaltato alcune parti del proprio Help desk a due fornitori. Questi avevano implementato tali funzionalità usando le proprie istanze Jira Cloud, che usavano anche per gestire altri Help Desk di altri loro clienti. E’ sorta la necessità di potere seguire uno scambio di segnalazioni in quanto poteva capitare che chi richiedeva l’intervento di un software/applicativo che è gestito dall’Help desk del secondo fornitore e viceversa.

Ogni fornitore recepiva le segnalazioni nei propri progetti di Service Management e li gestiva in maniera indipendente l’uno dall’altro. Non erano presenti punti di contatto. In aggiunta, le due istanze venivano usate anche per altri obbiettivi e di conseguenza era stato sollevato il problema di:

• sicurezza delle informazioni: ambo le parti chiedevano che fosse inoltrata solo la segnalazione in questione mentre tutte le altre informazioni rimanessero riservate.
• Istanze separate: Le istanze dovevano comunque continuare a lavorare come se nulla fosse. Le segnalazioni provenienti da altre fonti dovevano essere comunque indipendenti dalle segnalazioni di questa integrazione.
• Sincronizzazione: Le segnalazioni che sono oggetto della integrazione tra i due sistemi cloud, dovevano essere sincronizzate in modo da permettere ad ambo le parti di essere sempre aggiornati sulle modifiche.
• Semplicità: La configurazione non doveva risultate complicata o di difficile interpretazione.

Lo scenario si presentava abbastanza complicato e di non facile risoluzione, ma la sfida era molto interessante e non ci siamo arresi. Abbiamo iniziato con le analisi e ci siamo fin da subito impegnati nella risoluzione del problema.

Cosa avevamo a disposizione

---

Anche le due istanze non presentavano caratteristiche particolari:

• Non avevano Addon particolari installati, anzi in un caso era usata la versione cosiddetta out-of-the-box, ovvero la versione base di Jira.
• Disponevano di vari progetti che erano in capo ad altri clienti e solo uno. di essi doveva essere coinvolto nella sincronizzazione
• Disponevano di flussi di lavoro completamente differenti e che dovevano non essere toccati: la sincronizzazione si doveva innestare nei flussi esistenti.

Jira è un grande software ma le funzioni standard non permettono di mettere in comunicazione due istanze diverse. Di conseguenza dobbiamo rivolgerci al Marketplace per capire che cosa è stato sviluppato e messo a disposizione, un insieme di funzionalità che noi abbiamo a disposizione e che molte aziende non conoscono o non hanno. il tempo di conoscere.

Cosa offre il Marketplace

---

I produttori del marketplace hanno fatto un grande lavoro mettendo a disposizione un insieme di funzionalità che completano in maniera egregia Jira. La conoscenza che ho sviluppato in tutti questi anni di utilizzo, mi ha permesso di fare una rapida ricerca e cernita dei possibili addon da poter usare.

La prima scelta mi ha portato a selezionare 4 addon, da poter proporre alle parti, per arrivare ad offrire una soluzione accettabile. Dopo diverse riunioni, alcune molto combattive e non proprio semplici, la scelta è ricaduta su questo addon:

Posso assicurare che nelle varie riunioni si è molto discusso delle caratteristiche e delle funzionalità, ma alla fine, questo addon permette di poter realizzare esattamente quanto richiedevano cliente e fornitori, rispettando le richieste e le condizioni che avevano imposto e mantenendo anche la semplicità che era richiesta anche dagli stessi fornitori, nel gestire la sincronizzazione e nel mantenere la netta separazione delle informazioni. Capisco perfettamente il significato di questa richiesta e molto spesso la causa è da ricercare nel fatto che non tutti gli utenti che utilizzano questi prodotti sono esperti oppure usare questi prodotti non è il core business di queste aziende. Avere a disposizione la semplicità oltre che mantenere una generosa dose di praticità, permette di avere l’arma vincente per risolvere tutta una serie di situazioni.

Backbone Issue Sync for Jira permette di poter eseguire la sincronizzazione di issue tra progetti sia della stessa istanza, che di istanze differenti. In questo modo è possibile anche soddisfare altre possibili situazioni, in cui magari occorre mantenere sincronizzato un progetto COPIA che sia referenziato da altri utenti o che, con l’aiuto di altre funzionalità, di cui l marketplace è ricco.

La configurazione è molto completa ma, come si ribadisce facile da impostare. Come possiamo vedere dalla seguente immagine:

Possiamo gestire in maniera chirurgica cosa sincronizzare, sotto quali condizioni (e qui interviene il JQL di cui io sono un Fan sfegatato). Possiamo decidere campi sono soggetti alla sincronizzazione, compresi i campi custom che abbiamo definito nella sezione di amministrazione di Jira, oltre che decidere se impostare dei campi con valori di default.

Possiamo anche decidere la corrispondenza degli stati del Workflow: questo ci aiuta nell’impostare le corrispondenze ed innestare correttamente un flusso di lavoro in un altro.

Commenti ed allegati possono essere sincronizzati facilmente. Nel caso dei commenti possiamo anche decidere se, nella eventualità che usiamo progetti JSM, quali commenti vanno sincronizzati ed in che direzione.

Subito al dunque

---

Andiamo a vedere come questo addon permette di poter rispondere le esigenze espresse. In prima battuta abbiamo che la questione sicurezza è perfettamente garantita. in quanto tutte le operazioni di sincronizzazione sono eseguite in maniera trasparente e, sopratutto, l’addon garantisce un grado di separazione molto alto tra le due istanze: da una istanza non è possibile andare a leggere le informazioni dell’altra istanza e viceversa.

In aggiunta, la sincronizzazione non deve scattare sempre, ma solo quando è necessario ovvero quando effettivamente quando l’agente si accorge che la segnalazione è di competenza dell’altro Help desk, questo deve essere in grado di poter attivare la sincronizzazione.

Vediamo nel dettaglio la configurazione che è stata impostata al fine di gestire la sincronizzazione proteggiendo le informazioni.

La sincronizzazione scatta quando…

… si imposta un particolare valore in un campo. Si è scelto di usare il campo LABELS con opportuni valori. Questo ci permette di poter pilotare l’attivazione e la disattivazione della sincronizzazione

La issue che sincronizziamo …

… sono quelle dell’help desk che vengono convertite con una issue nella istanza destinazione e viceversa. In questo caso abbiamo una configurazione come mostrato dalla seguente immagine

In questo caso abbiamo una corrispondenza multipla, in modo da far corrispondere più issue dell’help Desk ad una soltanto.

I campi che sincronizziamo …

… sono pochi e comprendono anche i campi custom

Non abbiamo alcun campo inizializzato, ma se fosse necessario nel futuro, lo possiamo fare.

Gli stato del workflow che sincronizziamo …

… non abbiamo configurazioni particolari. In questo modo gli stati sono quelli che gli agenti dei vari Help Desk sono abituati a lavorare

I commenti che sincronizziamo …

… sono solo quelli che sono intercorsi tra agente e customer. I commenti interni non sono sincronizzati perché potrebbero contenere informazioni che sono personali dell’Help Desk sorgente e di conseguenza potrebbero contenere anche informazioni riservate. In questo modo non abbiamo problemi. 🙂

Gli allegati che sincronizziamo …

… sono tutti gli allegati che sono presenti nella issue. Questi sono importanti e devono essere riportati.

Conclusione

Questo addon ha brillantemente risolto la necessità che sia i due fornitori che del mio committente hanno espresso, e la procedura di sincronizzazione è attualmente in produzione. Per mia abitudine controllo i risultati del mio lavoro e tra non molto procederò ad una piccola intervista dove cercherò di identificare i vari feedback e di capire se occorre una ulteriore modifica, o se sono stati riscontrati dei problemi di qualche genere o natura.

Approfitto per ringraziare il lettore che con molta pazienza ha seguito quello che ho raccontato. Spero di aver fornito tanti spunti interessanti che possa anche fornire utilità. Spero che questo, sia l’inizio di tanti altri articoli che possa fornire conoscenza ed aiuto sull’argomento.

In questo post andiamo a testare e saggiare le potenzialità di questo addon. In particolare tratteremo l’addon free che, come vediamo dalla pagina del marketplace, abbiamo un numero molto alto di installazioni e di conseguenza abbiamo maggiore interesse a descriverlo. La versione PRO presenta solo (si fa per dire) funzionalità in più che andremo a dettagliare di seguito.

Installazione

Partiamo come sempre dalla installazione dell’addon. Come sempre mostriamo nella seguente GIF tutta la sequenza di operazioni che sono necessarie per poter eseguire la installazione.

proseguiamo con la configurazione generale che l’addon mette a disposizione.

Configurazione Generale

Esaminiamo la configurazione generale a livello. In questo caso accediamo direttamente dal nuovo menù presente nella sezione delle App. Se lo selezioniamo, quello che vediamo è:

Dalla prima schermata possiamo decidere su quali progetti abilitare le funzionalità. Questa possibilità ci permette di avere la funzione dove serve e non assegnata indistintamente.

La seconda opzione ci permette di poter scegliere con quale modalità usare l’addon, ovvero se in manuale o in automatico. Possiamo scegliere se si attiva o attraverso la selezione dell’apposito bottone presente su visualizzazione issue oppure se si attiva non appena viene eseguito il cambio di stato.

Questa terza opzione permette di configurare gli stati sono usati per attivare il conteggio del log work, quali disattivano il conteggio.

Questa è la prima opzione disponibile nella versione a pagamento. Indica delle opzioni che:

• Rende la descrizione obbligatoria da indicare nel Log Work
• Impostazione di restrizioni sui report che si possono generare.

Altra opzione a pagamento: In questa sezione abbiamo la lista dei campi custom che sono disponibili dalla versione a pagamento.

Con questa opzione abbiamo la possibilità di definire l’orario di lavoro aziendale e di conseguenza, l’addon ragiona, nel conteggio, usando questo calendario. Possiamo definire anche in quali orari l’addon esegue il conteggio. abbiamo quindi una valvola di controllo che ci permette di poter evitare che sia eseguito il conteggio quando …. non deve.

Ultima opzione a pagamento. Permettere l’esecuzione della app attraverso la app mobile.

Test Addon

Una volta configurato l’addon, possiamo procedere con il test. In questo caso, creiamo un progetto da usare come base di partenza per i nostri test. Abbiamo impostato la configurazione in modo da permettere il conteggio quando si prende in carico la issue e fino a quando non la si risolve o si mette in sospensione/pausa.

Riporto adesso la configurazione che ho impostato in questo esempio per poter gestire l’automatismo. Vi posso assicurare che in meno di 5 minuti ho inserito tutti i parametri, previa analisi ovviamente.

Il risultato che otteniamo con questa configurazione lo possiamo vedere attraverso la seguente GIF:

Conclusioni

Abbiamo un addon che ci aiuta nel semplificarci la vita nel calcolo delle ore che abbiamo lavorato su di un determinato task. Automatizzando questa funzione ci permette di poter raggiungere un buon risultato. In aggiunta, inserendo un blocco sul periodo temporale, impedisce. di caricare delle ore ‘mostruose’. In aggiunta possiamo comunque intervenire per correggere gli errori.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili presso la pagina del marketplace.

In questo post andiamo ad affrontare un argomento SPINOSO…. ovvero come possiamo automatizzare il Time Tracking senza ammattire e, sopratutto, senza trovare giornate intere impostate come lavorate .

Cosa abbiamo a disposizione

Lo standard (o come lo chiama Atlassian) permette solo una modalità: manuale. Come mostrato nella figura seguente, possiamo inserire manualmente sulla issue di Jira.

Questo significa che possiamo solo interagire cosi. In realtà non proprio. Abbiamo a disposizione alcune altre possibilità che possiamo sfruttare, ABbiamo a disposizione degli addon che ci permettono di poter attivare dei contatori automatici, ma li sconsiglio perchè, normalmente, ce li dimentichiamo sempre…..

Non disperiamo ma proponiamo sempre una soluzione

Il nostro obbiettivo è sempre quello di dare delle possibili soluzioni, di essere propositivi e di aiutare senza aver t imore alcuno. In questo caso abbiamo identificato un addon che ci può aiutare in questa operazione. Si tratta di: Clockwork Automated Time Tracking & Timesheets Free e Pro. Noi ci concentreremo sulla parte free, che sicuramente incontrerà maggiori consensi.

Come dice il nome dello stesso addon, ci permette di poter automatizzare il worklog basandoci sui passaggi di stato e sul tempo che intercorre tra un passaggio di stato all’altro.

Non è ovviamente l’unica funzione che l’addon mette a disposizione. Abbiamo anche altre possibilità. Possiamo anche avere dei report riassuntivi da cui ricavare molte altre informazioni:

Altra funzione interessante è la possibilità di poter esportare i nostro worklog direttamente su Excel per poter fare dei report come ci serve

Ma la funzione che ci interessa èla prima, perché ci permette di automatizzare il calcolo del worklog. Come conseguenza abbiamo un automatismo che ci aiuta in questa fase. Possiamo infatti arrivare ad aggiornare il worklog attraverso i cambio di stato.

Conclusione

Abbiamo presentato un addon molto interessante. Vedremo nel prossimo post andremo a testare questo addon e ne saggeremo le potenzialità.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del Marketplace. In questo caso abbiamo due link: uno per l’addon free ed uno per l’addon a pagamento

• Addon free
• Addon Pro a pagamento

In questo post andremo ad esaminare un addon che estende il JQL mettendo a disposizione delle funzioni non indifferenti, permettendo anche di integrarsi molto bene con le funzionalità di Jira, con vantaggi non indifferenti.

Stiamo parlando di JQL Search Extensions for Jira – the JQL extensions, un addon prodotto dalla Digital Toucan. Andiamo ad esplorare nel dettaglio che cosa offre e cosa mette a disposizione.

Lo stato attuale

Conosciamo lo stato attuale e siamo dei grandi estimatori del JQL, che ci permette di poter reperire informazioni dalle nostre Issue di Jira, permettendo di poter cercare le informazioni che ci servono sempre. Ma in alcuni casi abbiamo a che fare con delle situazioni veramente impossibili. Potrebbe darsi che la stringa da cercare sia una parola riservata e che il JQL non sia effettivamente in grado di trovare quello che cerchiamo.

In questo caso siamo abbastanza demoralizzati e preoccupati: non riusciamo a identificare le nostre issue e dobbiamo cercarle manualmente: come novelli cercatori di oro, ci rassegniamo a cercare tra le nostre issue e quai sicuramente non troveremo tutto quello che cerchiamo.

L’alternativa

abbiamo una buona alternativa. JQL Search Extensions for Jira – the JQL extensions.

Questo addon estende la lista delle funzioni JQL e ci permette di poter cercare le issue che ci servono, senza dover setacciare manualmente tutte le issue. In questo mdoo abbiamo la possibilità di arrivare subito al risultato .

Attraverso l’aggiunta di più di 50 funzioni JQL, siamo sicuri di migliorare considerevolmente queste ricerche, ma non solo. Possiamo generare dei filtri riusabili, a loro volta, che permettono di poterci poi integrare conle funzionalità standard di Jira. Pensate alla possibilità di poter generare dei filtri molto complessi e poi di usare le bulk operation per eseguire delle operazioni di aggiornamento massivo.

Ma non basta. Porto Carico … come direbbero al Commissario Montalbano. Questo addon permette di poter creare delle Dashboard, con delle altre applicazioni/addon, con tutto.

Conclusione

Abbiamo scoperto un addon che ritengo indispensabile ed importante. Non vedo l’ora di testarlo approfonditamente verificando quali possibilità offre e che cosa possiamo fare con questo addon. Sono molto curioso :-D.

Una piccola nota. Non è il solo addon che il produttore mette a disposizione. Nei prossimi post vedremo quali altri sono e cosa offrono 😉

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del Marketplace.