Novità di JIRA Service Desk

In questo post proseguiamo il giro di prova delle nuove versioni, dato dal rilascio di JIRA 7. Come per i precedenti post pubblicati, ovvero:

• JIRA CORE e seguenti
• JIRA Software e seguenti

e proseguiamo quanto iniziato nel post dedicato a JIRA Service Desk.

cercando di segnalare differenze, punti di attenzione e novità della nuova versione.

Test test test test test test

Partiamo dalla nostra versione installata di JIRA Service desk e cerchiamo di capire le differenze con le precedenti versioni installate 😀

La prima cosa che vedremo, alla installazione, è la seguente:

In questa schermata ci viene chiesto cosa vogliamo scegliere come sistema di Service Desk. In particolare ci viene chiesto quale possibile opzione di Service Desk si vuole impostare, per eseguire il proprio lavoro. Le possibilità sono:

• IT Service Desk
• Basic Service Desk

Queste due opzioni sono fondamentalmente delle autocomposizioni, che consentono di poter generare in auto-magico 😛 un progetto di Service desk. In questa guida cercheremo anche di capire come poter configurare da zero il tutto.

Se selezioniamo la prima opzione, il risultato che otteniamo è il seguente:

Vediamo quindi che abbiamo sempre e comunque JIRA Service Desk ci aiuta. Possiamo anche dire che non la vogliamo. In alto a destra della precedente immagine, vediamo un bellissimo Dismiss this guide. Il risultato che otteniamo è indicato nella seguente immagine:

ovvero della schermata della gestione del progetto. Come si può notare, abbiamo sempre un aiuto (come mostra la popup in alto a destra della immagine).

Una piccola precisazione

E’ bene fare questa precisazione. Per il Service Desk  abbiamo due tipologie di utenti:

• Agenti
• Utenti

Gli Utenti…. producono le segnalazioni. E’ il loro mestiere. :-D. Gli Agenti sono gli utenti JIRA che si occupano di gestire le segnalazioni e rendono la vita degli utenti… migliore :-D.

Ma esiste una buona notizia, che è sempre bene specificare. La LICENZA si paga solo per numero di AGENTI. Gli utenti possono essere INFINITI. 

Confrontiamo i prodotti

Le tipologie di progetti … aumentano, come possiamo vedere nella seguente immagine:

Abbiamo l’introduzione della tipologia Service Desk. Nella immagine precedente abbiamo a disposizione il progetto generato dalla autocomposizione, di tipo Service Desk. Questo conferma, quanto riportato nel precedente post (TO DO: INSERIRE LINK). Possiamo creare le seguenti tipologie di progetto.

Da quanto vediamo, possiamo creare gli stessi progetti di JIRA CORE e di JIRA SERVICE DESK, come mostrato nella figura seguente:

Infatti, se andiamo ad esaminare le applicazioni presenti, possiamo vedere che:

ovvero che è presente sia JIRA Service Desk che JIRA CORE. Abbiamo la conferma che JIRA CORE è la base su cui si appoggia il JIRA Service desk.

Utenti ed Agenti

Come possiamo vedere quanti Agenti e quanti Utenti abbiamo a disposizione? lo possiamo vedere anche sezione User Management. 

dove possiamo vedere due agenti e un utente JIRA, un utente di portale. Infatti, questo utente DEMO riesce solo ad accedere al portal, ma non ad altro. Anche se gli passiamo direttamente la URL per accedere ad una ISSUE, questa viene  subito reindirizzata alla URL del portal, come mostrato dalla seguente immagine.

e può vedere solo la form della issue per gli utenti:

mentre un agente riesce ad accedere alla issue nel dettaglio

Conclusioni

Concludiamo questa seconda parte. Nei prossimi post completeremo l’analisi di JIRA Service Desk.

Novità di JIRA Service Desk

In questo post completiamo il giro di prova delle nuove versioni, dato dal rilascio di JIRA 7. Come per i precedenti post pubblicati, ovvero:

• JIRA CORE e seguenti
• JIRA Software e seguenti

cercando di segnalare differenze, punti di attenzione e novità della nuova versione.

Installazione

Partiamo da questo punto e successivamente andiamo ad eseguire i confronti con le altre versioni dei prodotti.

La prima cosa che notiamo è che l’installazione non cambia, rispetto alle precedenti. Questo è sicuramente è un vantaggio :-). Non dobbiamo imparare nulla di nuovo e non dobbiamo prendere accorgimenti speciali.

Di conseguenza, come già citato nel post di JIRA Software, vi rimando al post di installazione su JIRA CORE per qualsiasi dettaglio, ovvero i seguenti post:

• Parte 1
• Parte 2

Conclusioni

Come per il post di JIRA Software, mi fermo qui e suggerisco di ripassare i post sopra citati o di leggerli per la prima volta. Nei prossimi post andremo ad esaminare l’uso e le novità.

Prova su strada

Passiamo alla prova su strada: proviamo i fogli elettronici della Valiantys su cloud.

Installazione

Ricerchiamo, nella apposita sezione di amministrazione degli Addon, il nostro addon, come mostrato in figura:

Selezioniamo Free Trial, e procediamo con l’installazione della Trial sul nostro ambiente di test cloud 🙂

Accettiamo le impostazioni e le richieste della Valiantys, quindi procediamo con l’installazione …

… con il download ed installazione dell’addon sulla nostra istanza cloud ….

… una volta completata l’installazione, si procede con la generazione (in questo caso) della licenza trial …

… ed una volta che la licenza è stata generata, l’addon è a nostra completa disposizione 🙂

Test test test test test test

L’addon mette a disposizione una macro, come per la versione server già mostrata in questo post.

Il risultato è il seguente:

Come osserviamo, abbiamo un foglio elettronico perfettamente integrato all’interno del nostro Confluence 🙂

L’editazione e la gestione viene eseguita attraverso l’addon (che come abbiamo già indicato in altri post, non è altro che un sito web che mette a disposizione le funzionalità per poter usare questi fogli).

Conclusioni

Abbiamo un sistema che porta i fogli elettronici all’interno del nostro Confluence cloud, ci consente di poterli lavorare in maniera semplice ed intuitiva. Questo estende le possibili soluzioni che si hanno a disposizione per poter gestire fogli elettronici.

Ho riscontrato qualche difetto (che sono sicuro sarà abbastanza presto corretto/eliminato dalla Valiantys):

• Nel caso di inserimento dei dati su foglio vuoto, quando si conferma l’editazione e si ritorna alla pagina confluence, ho notato che non sempre viene eseguito un refresh al fine di mostrare le ultime informazioni.
• Il link alla pagina di documentazione non è attivo. Probabile che debba essere aggiornato o che ci siano alcuni problemucci.

Un aggiornamento

In questo post andiamo a completare quanto riportato in questo post.

Fogli elettronici anche per il cloud

La Valiantys ha finalmente rilasciato la versione Cloud del suo addon :-). Abbiamo quindi la possibilità di integrare Fogli elettronici su Confluence 🙂

Una buona notizia

Aumenta la scelta delle possibilità di poter avere a disposizione fogli excel sulla versione cloud.

Conclusioni

Nei prossimi post andremo a testare questa nuova versione sul nostro cloud 🙂

Esaminiamo JIRA Software

In questo post andiamo a completare il giro di prova su strada. Abbiamo già eseguito una installazione su di una nostra macchina virtuale. Andiamo quindi a completare l’opera.

Test test test test test test

Iniziamo, come prima cosa a collegarci sul nostro JIRA SOFTWARE e vedere che cosa ci offre subito :-). Eseguiamo la Login nella nostra installazione di prova:

Osserviamo subito che la dashboard è la medesima di JIRA CORE: non notiamo alcuna differenza.

Notiamo invece che possiamo selezionare due tipologie di progetti:

• Software, ovvero i progetti dedicati allo sviluppo di software;
• Business, ovvero i progetti non di sviluppo software (i medesimi di JIRA CORE).

Fondamentalmente, quello che possiamo fare è generare e gestire progetti come siamo abituati, avendo a disposizione, in questa installazione di JIRA, la Board Agile. Infatti, se creiamo un progetto ex-novo, quello che andiamo a vedere è:

a differenza di JIRA CORE, che prevede quanto segue:

Andiamo a gestire, oltre alle stesse tipologie di JIRA CORE , anche le tipologie di progetti dedicate allo sviluppo Software. Se andiamo a selezionare il progetto di tipo KANBAN, come mostrato dalla figura siccessiva, viene indicato il workflow necessario.

Procedendo con la normale procedura, assegniamo il nome al progetto e…..

…. questo viene creato. In questo caso, la board agile kanban viene subito proposta all’utente, in modo da metterlo in condizione di poter svolgere la propria attività.

A questo punto, si può procedere con lo sviluppo del software, second la metodologia kanban 🙂

Funzionalità disponibili?

Sono presenti le funzionalità che lo stesso JIRA CORE presenta, con l’aggiunta della Board AGILE. Sono presenti altre tipologie di Issue, come mostrato in figura:

Ricordiamoci che è sempre possibile creare delle nuove issue type, in base alle nostre esigenze, come per il JIRA CORE.

Faccio notare una cosa. Diamo una occhiata alla seguente immagine:

Possiamo osservare che su JIRA SOFTWARE è presente anche JIRA CORE. Questo vuol dire che JIRA SOFTWARE estende JIRA CORE. In aggiunta abbiamo che JIRA Service Desk,  che estende a sua volta JIRA SOFTWARE. Queste informazioni sono presenti nella sezione SYSTEM (COG menù) -> Application.

La configurazione di un progetto è identica sia per JIRA CORE che per JIRA SOFTWARE.

Conclusioni

Abbiamo visto JIRA SOFTWARE in azione. Abbiamo visionato alcune differenze con JIRA CORE, cercando di aiutare gli utenti ad usare entrambe le versioni, cercando anche di identificare le differenze tra le due installazioni, cosa che sicuramente aiuta gli utenti e gli amministratori nell’uso di tutti i giorni.

JIRA Software

In questo post, come per i casi prececenti, andremo ad esaminare come eseguire l’installazione di JIRA Software, esaminandone tutti gli aspetti.

Premessa

Come per quanto riportato in questo post, e successivi, le indicazioni da seguire sono le medesime. Occorre sempre tenere d’acconto le stesse considerazioni. Unica variante, rispetto a quanto indicato nel post, consiste nel fatto che installiamo questa versione solo se abbiamo la necessità di un JIRA che ci supporti nello sviluppo di software. Infatti, questa installazione ci mette a disposizione una serie di strumenti dedicati allo sviluppo software.

A differenza della installazione JIRA CORE, abbiamo a disposizione fin da subito le BOARD AGILE, per agevolare lo sviluppo software, tutto già incluso nella installazione, oltre che tutta una serie di strumentazioni che ci agevolano in questo obbiettivo.

Installazione & Configurazione

Che cosa cambia rispetto a quanto descritto per JIRA CORE? Assolutamente nulla :-). L’installazione viene eseguita seguendo gli stessi passi e avendo a disposizione le stesse accortezze già descritte nel post. Di conseguenza, vi rimando al post di installazione su JIRA CORE per qualsiasi dettaglio, ovvero ai seguenti post:

• Parte 1
• Parte 2

Conclusioni

Concludiamo questo post, dove abbiamo specificato una prima parte. Suggerisco ai lettori di ripassare quanto riportato nei post citati, dedicati a JIRA CORE, prima di passare alle fasi successive.

eLearning con i prodotti Atlassian #2

In questo post, proseguiamo quanto iniziato nel seguente post, dove abbiamo iniziato a discutere ed analizzare come i prodotti della Atlassian possono essere usati per poter realizzare sistemi di eLearning.

Proseguiamo con JIRA

Andiamo avanti e cerchiamo di capire che cosa si può realizzare con JIRA. Per le sue peculiarità, e come indicato nel mio precedente post, JIRA può essere utilizzato per creare dei compiti da assegnare alla persona. Vediamo come.

Possibilità uno

UN primo esempio può essere quello di creare dei task con dei passi ben stabiliti, che servono alla persona per intraprendere (scusate se lo ripeto) il percorso di apprendimento. Questo è un concetto fondamentale, in quanto forniamo allo studente i passi da eseguire. Se li forniamo in un modo particolare, allora riusciamo ad assicurarci che lo studente abbia appreso un determinato argomento studiato.

Questo diventa un esame a tutti gli effetti.

Possibilità due

Se eseguiamo una combinazione nella gestione dello starter kit, possiamo anche pensare di realizzare l’inserimento in azienda come un insieme di passi ben definiti, quali ad esempio:

• richiesta e rilascio del badge aziendale
• richiesta della login per accesso alla rete aziendale
• richiesta, qualora necessario, del notebook o del materiale aziendale necessario per il ruolo da ricoprire
• Compilazione della documentazione aziendale
• Compilazione della documentazione contabile (INPS, enti previdenziali, assicurazioni, etc.)
• …..(altri passi sulla falsariga dei precedenti)…..

Una piccola annotazione. Questo è solo un esempio, che esprime il concetto. Provate ad immaginare questa soluzione intercalata nella Vostra realtà aziendale.

In entrambe le possibilità, occorre tenere presente che una squadra di persone dedicate, deve, in ogni caso, arrivare a controllare e validare tutto il percorso seguito dal neoassunto, esaminare i risultati ottenuti, al fine di valutare se la persona ha effettivamente studiato ed appreso le informazioni che sono alla base degli argomenti trattati. Usando questo sistema, una volta superato lo stadio iniziale, si eviteranno tutta una serie di contrattempi e di problematiche che normalmente agitano la vita del neoassunto.

Il come realizzare il tutto, si può ottenere sfruttando sia le potenzialità base di JIRA, che attraverso vari Addons, che aiutano in questa fase.

Conclusioni

Concludiamo questo argomento con questo post, dove abbiamo esaminato alcuni possibili utilizzi degli strumenti della Atlassian. Questo è ovviamente uno dei possibili. La fantasia è il solo unico limite 🙂

Starter Kit in JIRA: Una nuova ipotesi

In questo post andremo a ipotizzare un utilizzo particolare di JIRA: Come strumento per gestire lo Starter Kit di un neoassunto. Abbiamo già trattato l’argomento in questo post, dove abbiamo visto come possiamo usare Confluence per gestire lo starter kit di un neoassunto. In questa ipotesi proviamo a vedere come possiamo usare i due prodotti integrandoli.

Di cosa abbiamo bisogno

Per questa soluzione abbiamo bisogno di :

• Confluence. Sarà il nostro repository dei dati;
• JIRA CORE. Sarà la novità, che andremo a descrivere di seguito nel dettaglio. Lo useremo come workflow avanzato per far eseguire dei passi prestabiliti al neoassunto/a;
• Possiamo anche includere degli addons, per aiutarci ulteriormente. Uno di questi è QUESTIONS, che sicuramente ci può aiutare  per realizzare un minisito di conoscenza per aiutarci nel nostro lavoro.

In cosa consiste la soluzione?

Tenendo sempre a mente l’obbiettivo di mettere il neoassunto in condizione di poter essere operativo, su determinate mansioni il prima possibile, quello che si può fare, è di mettere a disposizione dei documenti in cui c’è specificato ciò che serve:

• ferie, permessi e quanto altro
• come fare per …..
• Modulistica
• organigramma
• informazioni utili sul lavoro che il neoassunto dovrà svolgere
• sito aziendale e intranet interna
• altre informazioni…

Questo lo abbiamo indicato in un nostro precedente post. Tuttavia presenta dei limiti. Anche se si legge un testo di una pagina, un documento o altro, ma poi siamo veramente sicuri che il neoassunto arriva a comprendere tutto o quanto meno …. le basi? Non per considerare i neoassunti come dei fannulloni. Tutt’altro. CI sono passato anche io e leggere dei documenti non sempre aiuta.

Possiamo però rendere più interessante fare altro. Aggiungiamo JIRA 🙂

Mi spiego meglio. Se aggiungiamo JIRA, possiamo creare un …. percorso ben definito che funga da addestramento per il neoassunto. Ne abbiamo già accennato in questo post, dove usavamo JIRA per poter gestire i compiti degli studenti e si metteva a disposizione dell’insegnante uno strumento per poter eseguire le verifiche. In questo modo diamo opportunità al neoassunto di capire l’azienda, in un modo semplice e, se vogliamo, divertente, insegnargli il tutto per poter imparare le procedure dell’azienda. In aggiunta, questo percorso forzato lo aiuta a meglio memorizzare il tutto :-). In aggiunta, si crea una checklist di ingresso ben strutturata.

Questo ultimo punto è molto importante. Anche se legge dei documenti, per quanto completi ben realizzati e completi, possono anche risultare asettici e di difficile apprendimento. Questo aiuta anche a creare dei percorsi mentali per arrivare a comprendere meglio le informazioni base. Creando una buona fondamenta, la persona si integra meglio nel gruppo di lavoro e nell’azienda e, non meno importante, lavora meglio.

Conclusioni

In questo post abbiamo introdotto un argomento molto interessante, dove possiamo vedere che un uso combinato di due strumenti può aiutare una azienda ad integrare i neoassunti. Questo è sicuramente importante per una azienda: Si tratta di un buon biglietto da visita 🙂 . Sicuramente un neoassunto sarà più invogliato a lavorare in una azienda dove viene …. accolto e guidato, piuttosto che da una azienda che lo isola e lo ….. fa leggere una mole infinita di documenti :-P.

Migrazione

In questo post iniziamo ad affrontare un argomento molto tosto: La MIGRAZIONE :-P. Croce e delizia di ogni sistemista, per quanto difficile, una volta tenuto d’acconto di alcuni punti cardine, possiamo affrontarla senza alcun problema. Iniziamo questo piccolo viaggio 🙂

Una piccola premessa

Prima di entrare nel dettaglio, andiamo a fare alcune elucubrazioni preliminari.

La prima cosa da tenere sempre a mente è da dove partiamo e dove arriviamo. Cercate sempre di avere sempre la situazione sotto controllo.

Come parti fondamentali, consiglio di tenere sotto controllo:

• Database utilizzato. Questo ci aiuta a capire se è compatibile con il nuovo sistema oppure no o se ci sono delle limitazioni di cui tenere conto.
  
• Sistema installato sulla nostra rete o in hosting su di un sistema cloud. Questo ci dice come possiamo reperire le informazioni. Se stiamo utilizzano un sistema server nella nostra rete, siamo molto avvantaggiati. Se ci dobbiamo interfacciare su di un sistema cloud, possiamo avere delle limitazioni.
• Usiamo un LDAP oppure no. Qui dobbiamo prestare attenzione: Se lo utilizziamo ci possono essere dei problemi a livello di licenza.
• SSO (Single Sign-On) presente?
• Mole di utenti, per capire se le nuove versioni hanno un aggravio di costo oppure no ed anche …. se abbiamo bisogno di fare pulizia. Per i prodotti Atlassian (e qui lo scrivo in maniera molto semplice) DOVETE FARE ATTENZIONE. Lo spiegherò meglio dopo, ma non possiamo cancellare a cuor leggero.

Per i prodotti Atlassian

I casi di migrazione che possiamo affrontare sono i seguenti:

• Migrazione di versione  (Ad esempio: da JIRA 6 a JIRA 7)
• Migrazione di versione e di installazione (Ad esempio: da JIRA 6 Server a JIRA 7 cloud)
• Migrazione di installazione (Ad esempio: da JIRA Cloud a JIRA Server).

Per tutte le situazioni tenere sempre a mente i seguenti punti:

• Utenti: Prestare attenzione massima. Non possiamo rimuovere un utente a cuor leggero, in quanto ogni singola operazione viene tracciata ed assegnata ad ogni utente, anche quelli non pi attivi. Quindi, quando viene fatta la migrazione, ce li ritroveremo nuovamente.
• Addons: Ci possono essere problemi di compatibilità. Per le versioni successive potremmo non avere a disposizione alcuni addon, semplicemente perché il produttore …. non ha avuto il tempo di crearlo :-). Aggiungiamo che, un piccolo dettaglio che nella mia esperienza ho riscontrato, si presenta un problema contabile: Da una certa versione gli addon possono diventare a pagamento. Questo non ci aiuta di certo. :-O.
• Cloud Vs Server: Se si passa da Server a Cloud, abbiamo un altro piccolo problema: Non tutti gli addon sono disponibili per cloud. Anche qui occorre prestare molta attenzione. Se si passa alla versione cloud, occorre essere ben coscienti che non si possono trovare tutto ciò che ci serve, ma non disperate: Il numero di addon per la versione Cloud è in aumento :-).
• JIRA 7: Dato che nella ultima pacchettizzazione abbiamo delle piccole differenze, occorre tenere presente questo fatto e capire quale è la nuova versione da installare.

Conclusioni

Concludiamo questo post con le considerazioni fornite. Nei prossimi post andremo ad esaminare un semplice esempio di migrazione.

Prova su strada

In questo post andremo a vedere la prova dell’addon descritto in questo post. Questo post sarà propedeutico per un altro, completamente dedicato ad una migrazione vera e propria.

Installiamo

La prima operazione è sempre l’installazione. Guardiamo sempre come viene eseguita, per tenere sempre a mente tutte le operazioni che sono eseguite.

Selezioniamo una licenza Trial e procediamo :-). La prima operazione è quella di download

La barra di avanzamento ci avvisa sulle operazioni in corso

Quindi si procede con la fase di installazione.

Al termine della installazione, come sempre, si deve procedere al rilascio della licenza Trial. Basta fornire le credenziali e abbiamo il rilascio della licenza.

Si comunica con il sito della Atlassian e….

… la licenza è pronta.

Test Test Test Test Test

Procediamo con la nostra prova. La prima cosa da fare è sempre controllare la configurazione. Deve diventare una abitudine, un modo di procedere semplice che ci aiuta sempre ogni giorno.

Nel nostro caso caso, non abbiamo alcuna sezione di configurazione. Questo lo rende molto più semplice.

Passiamo quindi subito all’utilizzo, andando subito al sodo. Per poter usare il tutto, ci posizioniamo sulla schermata delle Issue, come indicato nella figura successiva:

Se andiamo a vedere le opzioni Export (si intende il menù Export in alto, a fianco di Share e Tools.

Le opzioni che sono messe a disposizione sono le seguenti:

• Estrazione commenti, in formato Excel
• Estrazione transazioni, in formato Excel
• Estrazione di TUTTO, in formato CVS.

Possiamo sia eseguire l’estrazione di tutto che del singolo al momento evidenziato.

Applico il tutto ad un progetto di test, che ho utilizzato quando ho trattato l’addon MapIt. I risultati sono i seguenti:

Su Transazioni e su Commenti trovate gli esempi, mentre su ALL trovate l’esempio (in formato Excel) di quanto esportato.

Come si può osservare, quello che otteniamo è un file che possiamo poi usare per i nostri scopi. In aggiunta possiamo anche … importare :-). Vediamo come reperire l’informazione.

Ma prima, alcune considerazioni prima di procedere:

• Non cerchiamo di importare due volte lo stesso CSV. Ricordarsi sempre che gli ID non possono essere duplicati e, come conseguenza, prestare massima attenzione.
• Includere i campi sopra elencati, per evitare gli errori in fase di importazione.

Come indicato nella immagine precedente, possiamo sfruttare la funzione standard JIRA CSV file import wizard, per eseguire l’importazione. Questo perché l’addon mette a disposizione un formato completamente compatibile con la funzionalità standard.

Seguendo sempre le indicazioni della documentazione.

Conclusioni

Abbiamo visto quali funzionalità offre questo addon. Possiamo fare tantissime cose interessanti. Nei prossimi post andremo a sfruttare questa funzionalità per arrivare a realizzare una migrazione verso JIRA 7.

Precisazioni

Per eseguire il test, ho utilizzato JIRA versione 6.3.11#6341. Di conseguenza potremmo avere delle schermate video che potrebbero risultare strane. Semplicemente si tratta di una versione un più vecchia :-), che mi serve anche per dei test di migrazione.