Continuiamo il viaggio

Proseguiamo, in questo post, l’esempio di uso di JIRA Service Desk, mostrando come eseguire la configurazione del Customer Portal.

Customer Portal

Il Customer Portal è la porta di accesso degli utenti verso il Service Desk. Da esso, i vari customer possono veicolare le richieste o andare a visionare le richieste che hanno inviato ai vari agenti.

La configurazione viene eseguita dalla dashboard principale del Service Desk. Solo gli amministratori possono eseguire questa operazione.

Selezionando Settings -> Channel: Portal Settings, si accede alla sezione di gestione dello stesso, come mostrato nella figura successiva. Da qui, possiamo impostare tutte le modifiche di cui necessitiamo.

Possiamo impostare il nome del Portale (ArtigianoDelSoftware Support e trasformarlo come meglio crediamo), inserire un testo introduttivo ad hoc, inserire un logo.

Altra cosa, possiamo anche modificare lo schema di colori, andando a selezionare (come indicato in figura soprastante) JIRA Service Desk Configuration Page. Questo ci reindirizzerà alla pagina di configurazione

dove possiamo … giocare con la grafica del nostro Customer Portal, rendendolo anche più piacevole per gli utenti.

Come ulteriore configurazione, possiamo inserire anche un link al Knowledge Base, semplicemente andando a inserire l’opzione presene sul menù

In questo caso, saranno considerate le Application Link configurate su JIRA. In questo esempio abbiamo il link a Confluence, e di conseguenza sarà più agevole impostare il tutto. Infatti, se selezioniamo Confluence, sarà richiesto quale space dello stesso sarà usato per le ricerche di KB:

Prossimi Passi

Nel prossimo post, andremo ad impostare le caratteristiche del Service Desk, quali le SLA che deve avere, quali metriche leggere, etc.

Ulteriore esempio di uso

Proseguiamo la serie di post in cui mostriamo, in maniera molto semplice, come poter utilizzare Confluence e JIRA, in situazioni non attinenti alla IT o all’informatica in generale. L’obbiettivo è di mostrare come poter utilizzare degli strumenti per poter migliorare il proprio lavoro e la propria produttività.

In questo caso mostreremo come poter utilizzare utilizzare Confluence e JIRA per la gestione di una classe di stutendi, al fine di poter migliorare l’interazionetra insegnante e studenti e avere dei riferimenti per lo studio.

Di cosa abbiamo bisogno

In questo esempio, quello di cui abbiamo bisogno è:

• Confluence;
• Team Calendar, per Confluence;
• Questions, per Confluence;
• JIRA;

Andiamo nel dettaglio e vediamo come andremo ad utilizzare questi strumenti.

Confluence

Confluence è il repository dove saranno memorizzate le seguenti informazioni:

• Le schede degli studenti. Su di un apposito space, visibile solo agli insegnanti, saranno riportate le schede personali degli studenti. Sulle schede personali saranno riportate tutte le indicazioni che ogni singolo insegnante vuole apporre sullo studente. Caratteristiche, risultati di compiti, difficoltà riscontrate ed azioni intraprese dal docente per aiutare lo studente a superare tali difficoltà. In questo modo, si coordina il lavoro degli insegnanti e si ha una maggiore cura degli studenti.

• Lezioni, tesine, articoli, riferimenti, documenti etc etc, possono trovare posto su determinati space. Una possibile soluzione potrebbe essere quella di destinare le informazioni di ogni singola materia su appositi Space (Es. Matematica, Fisica, Informatica, Storia, Inglese, o lingue straniere etc), dove gli insegnanti inseriscono il materiale didattico. Vista la flessibilità di Confluence, è possibile anche allegare documenti (Word, Pdf, etc), immagini e link su internet, che possono fungere da ulteriori risorse per gli studenti. Questo materiale può anche essere utilizzato per creare delle pagine che fungeranno da lezioni vere e proprie, sfruttando la flessibilità che Confluence stesso mette a disposizione.

• Personal Space per insegnanti e studenti. La funzionalità di Personal Space, che Confluence mette a disposizione, può risultare utile per studenti ed insegnanti per memorizzare i propri appunti, idee, tesine, materiale vario, etc. Lo spazio è riservato e la privacy è garantita per entrambi i soggetti.

• Social e Collaboration. Sono le due caratteristiche che Confluence mette a disposizione, consentendo una maggiore interazione tra le parti. In aggiunta, si ha uno strumento per reperire le informazioni quando lo studente non può presentarsi alle lezioni (malattia, neve, etc). Non è più necessario telefonate per avere i compiti o recuperi straordinari. Tutte le informazioni sono contenute in un unico punto. Questa è la vera forza di Confluence. 🙂

• Comunicazioni. Essendo un sistema unico, dove confluiscono tutti gli studenti, è possibile utilizzarlo anche per le comunicazioni, come portale interno della scuola, dove sono raccolte tutte le informazioni, modulistiche, circolari, regolamenti, e tutto ciò che necessita per la vita scolastica.
• Esperienza. Può anche essere utilizzato, per le classi di informatica, per poter fare esperienza sul campo ed iniziare a toccare con mano una situazione di lavoro.

Team Calendar

Team Calendar. E’ uno strumento molto importante. Può essere usato come calendario comune, sia da insegnanti per segnare le verifiche, gli incontri con gli studenti o con i genitori, le lezioni, etc. Può anche essere utilizzato per le attività collaterali degli studenti o della scuola stessa, per indicare eventi, riunioni, incontri con associazioni studentesche, etc. La fantasia è l’unico limite 🙂

Questions

Le domande sono importanti. Servono allo studente a capire. A maggior ragione può essere utile Questions per tenerne traccia e per aumentare la conoscenza. Per le caratteristiche che possiede, Questions consente di poter creare un repository di domande che possono essere facilmente reperite dagli studenti. Non solo. L’insegnante può anche fornire risposte diverse per aiutare studenti diversi a comprendere meglio il dubbio. In questo modo si dispone di un sistema di risoluzione dei dubbi. Anche gli studenti possono rispondere alla domanda. In questo modo, l’insegnante può usare lo strumento per valutare il grado di conoscenza dello studente su di un aspetto della materia 🙂

Ma non è finita. Lo strumento può anche essere utilizzato dagli insegnanti anche per porre delle domande ai propri studenti ed essere quindi usato come strumento di verifica. La possibilità di dare un ranking alla risposta aiuta a elogiare i più meritevoli ed ad incoraggiare gli altri studenti a migliorarsi.

In aggiunta, ma non di minore importanza, essendo Confluence centrale a tutta la scuola, Questions può essere anche utilizzato da studenti che non seguono direttamente la materia della domanda. Uno studente di Fisica può leggere le risposte fornite dall’insegnante di Matematica, in quanto la risposta fornita può aiutarlo nello studio di un determinato argomento. Ma questo è solo un esempio. Ripeto: La fantasia è l’unico limite 🙂

Come si può vedere lo strumento è, più che mai, utile.

 JIRA

Gia con Confluence riusciamo ad avere un insieme di strumenti che da soli svolgono un ruolo molto importante. JIRA può essere utilizzato come ulteriore strumento per i compiti assegnati.

Sfruttando la potenza delle ISSUE JIRA è possibile che l’insegnante può creare dei TASK, che costituiscono i compiti veri e propri, e assegnargli agli studenti. Si può avere una assegnazione a singolo studente o ad un gruppo di studenti. In questo modo, l’insegnante può monitorare l’andamento dei compiti ed intervenire .

Conclusioni

In questo post è stato descritto come Confluence e JIRA possono essere utilizzati come validi strumenti di supporto nella didattica di una scuola. Ovviamente questo è solo un esempio e di possibili variazioni ce ne possono essere tantissime :-).

Altri addon

Proseguiamo la nostra panoramica sui vari addon, disponibili per la versione cloud di Confluence e JIRA.

Confluence

Iniziamo la nostra panoramica con Announcer for Confluence, un addon dedicato per la gestione degli annunci verso i vari utenti. Addon abbastanza flessibile ed utile per gestire i messaggi destinati agli utenti di Confluence.

Proseguiamo la nostra carrellata con MSCGen for Confluence, un addon molto interessante. Consente di poter generare dei grafici, che possiamo facilmente inserire su Confluence, utilizzando un metalinguaggio ad hoc che l’addon mette a disposizione.

Concludiamo con Filepicker for Confluence, un addon che sicuramente stimolerà la fantasia di molti utenti. L’addon mette a disposizione degli utenti la possibilità di potersi connettere a sistemi quali google drive, dropbox, etc e di poter mettere a disposizione degli utenti delle macro che consentono di mostrare, alla stessa stregua delle macro sugli allegati, che cosa abbiamo sul cloud 🙂

JIRA

Iniziamo la carrellata di addon per JIRA citando Asset Management for JIRA Cloud. Si tratta di un addon, dedicato per la versione cloud, che consente di poter gestire degli asset aziendali. Si tratta sicuramente di una ottima funzionalità, che manca ancora su JIRA, anche se con altri sistemi ho mostrato come poter gestire delle risorse riusabili attraverso altre componenti 🙂

Proseguiamo con e-Reminders add-on for JIRA, un sistema per schedulare le query su JIRA con opportuna schedulazione e mettere a disposizione i risultati, via mail, ad utente specifico o ad un insieme di utenti specifici.

Possiamo vedere nella seguente immagine come sia abbastanza semplice impostare una query, sfruttando le agevoli autocomposizioni che la Atlassian ha standardizzato su tutti i prodotti 🙂

Completiamo la carrellata di addon con eazyBI for JIRA Cloud, che consente di poter generare opportuni report, dashboard e grafici per JIRA Cloud (non è disponibile per la versione Server).

Conclusioni

Continua la produzione di Addon per le versioni Cloud di Confluence e JIRA. Questo è molto positivo, in quanto mostra come si sta iniziando a diffondere la versione Cloud :-). Rimaniamo in attesa di altre sorprese.

Esempio di uso

Primo, di una miniserie di post, dedicati all’utilizzo di JIRA Service Desk. In questo post vedremo come installare e realizzare la prima configurazione dello strumento.

https://www.atlassian.com/docroot/wac/resources/wac/videos/jsd2/JSD-001.webm

Definizioni

Forniamo un pò di definizioni, che saranno utili per comprendere i vari aspetti dello strumento.

• Agent, si tratta fondamentalmente degli utenti che recepiscono le segnalazioni e che rispondono agli utenti finali;
• Customer, si tratta dell’utente finale, che inoltra le richieste vere e proprie.

Licenze

In termini di licenze, per l’utilizzo di Jira Service Desk è necessario contare il numero di Agenti, mentre è possibile disporre di un numero illimitato di Customer. La seguente pagina fornisce tutte le indicazioni del caso.

Addon

Altro concetto fondamentale, che deve essere ben chiaro, è che si tratta di un Addon per JIRA. Occorre quindi che si disponga di JIRA per poterlo usare. NON può essere utilizzato Standalone. Dal sito della Atlassian, è possibile scaricare le versioni di JIRA con già preinstallato JIRA Service Desk, ma per tutti coloro che vogliono, possono anche installarlo in un secondo momento.

Analogo discorso per le versioni Cloud. Quando si esegue l’acquisto per la prima volta, viene richiesto quale versione di intente usare. Per coloro che già dispongono ed utilizzano JIRA, basta semplicemente andare nella gestione degli Addon, quindi procedere …. all’acquisto dell’addon stesso. :-).

Primo passo – Creazione Service Desk

Una volta installato e pronto all’uso, occorre procedere alla creazione del Service Desk vero e proprio. Questa viene eseguita attraverso il menù Service Desk –> Create a Service Desk, come mostrato in figura

Viene quindi attivata l’autocomposizione, che ci aiuta nella generazione dello stesso.

Possiamo creare il Service Desk Project da zero, oppure agganciarlo ad un progetto JIRA esistente. Infatti, fondamentalmente, il Service Desk utilizza un JIRA Project per eseguire tutte le sue operazioni, estendendone le funzionalità ed aggiungendo delle Dashboard di gestione per gli Agents.

Supponiamo di creare un nuovo progetto. Forniamo seplicemente il nome del progetto e la sua chiave, come avremmo fatto ad un qualsiasi progetto.

Al termine della elaborazione, sarà presentata la dashboard generale:

Già in questa fase, il Service Desk è utilizzabile. La generazione del progetto ha già fornito una prima configurazione che, se non si richiedono ulteriori indicazioni, è già sufficiente per poter lavorare e creare il tutto. Il Customer Portal risulta così configurato:

Permettendo di poter aggiungere le prime richieste. Ovviamente siamo sono all’inizio.

Prossimi passi

Nel prossimo post, andremo ad analizzare come costruire l’interfaccia verso gli utenti finali e vedremo una prima configurazione dello stesso.

Prova di utilizzo della macro

In questo post andremo ad eseguire una prova della macro. Si tratta di una prova valida sia per la versione Server, che per la versione cloud di Confluence.

Di cosa abbiamo bisogno

Per la versione cloud, come riportato nel blog della Atlassian, la macro è già disponibile per gli utenti che già dipsongono di un Confluence. In alternativa può essere installato, facendo riferimento al seguente link. Non sono necessarie ulteriori indicazioni o componenti aggiuntive.

Prova effettiva

Mostreremo un esempio di uso. Supponiamo di voler descrivere, attraverso la macro, una roadmap per lo studio e il raggiungimento di una certificazione Oracle e di un corso di lingua. Come sarà mostrato, risulterà abbastanza semplice utilizzare la macro, senza particolari problemi.

La prima cosa da fare è di creare una pagina dedicata alle varie Roadmap. In questo modo abbiamo una sezione dedicata, abbiamo un ordine ben prefissato e nulla fuori posto 🙂

Quindi, secondo il template che abbiamo scelto o secondo il nostro gusto, inseriamo la macro Roadmap Planner. Una volta inserita, viene subito proposta la autocomposizione, che ci facilita nella costruzione della roadmap.

Questa autocomposizione può essere richiamata in qualsiasi momento, ogni volta che eseguiamo la modifica della pagina, selezionando la macro ed andando in Edit della stessa.

A questo punto, andiamo ad aggiungere le varie Bar e configuriamole

Come possiamo vedere, per ogni BAR, possiamo aggiungere delle descrizioni, collegarle a delle pagine ad hoc, su cui riportare delle descrizioni più accurate o dettagliate. Link page o Create page ci consentono di poter agganciare o creare una nuova pagina.

Dalla autocomposizione, possiamo anche settare i Marker, ovvero dei punti in cui stabiliamo una sorta di Deadline.

Nella immagine precedente, ho impostato due marker:

• Start, dove indichiamo un punto di partenza
• Verifica, dove indichiamo un punto in cui viene eseguita una verifica delle conoscenze acquisite.

Una volta terminata la configurazione, possiamo salvare la pagina e questo è il primo risultato:

Annotazioni

Possiamo modificare la roadmap solo in fase di editing ad eccezione dell’aggiunta di pagine sulle Bar. Consiglio quindi di assicurarsi di fornire le autorizzazioni a tutti gli utenti che devono modificare la roadmap.

Non è possibile eventualmente dimensionare la roadmap. Possiamo, nella eventualità di dover inserirla in una pagina dove non abbiamo spazio a sufficienza, utilizzare la macro Expand, per poter gestire meglio la situazione.

Conclusioni

Abbiamo visto un esempio di uso, valido sia per la versione Server che per la versione Cloud, di questa macro. Come indicato nel precedente post, abbiamo uno strumento valido per poter gestire una roadmap o un avanzamento lavori, in maniera molto semplice, anche se non si dispone di JIRA.

Pianificare in Confluence

In questo post descriveremo la macro Roadmap Planner, una macro che sicuramente fornirà un aiuto a tutti coloro che vogliono eseguire delle pianificazioni.

Una breve descrizione

Il nuovo anno comincia con una piccola sorpresa per gli utenti di Confluence Cloud. La Atlassian ha deciso di mettere a disposizione degli utenti questa macro, con l’obbiettivo di mettere a disposizione dei vari gruppi di lavoro, un sistema molto semplice e di facile apprendimento,  per poter eseguire delle pianificazioni. Si tratta del Confluence Roadmap plugin.

Con questa semplice macro è possibile creare delle semplici roadmap, da poter condividere con l’intero gruppo di lavoro.

Con dei semplici drag & drop, è possibile modificare e aggiustare la roadmap.

In aggiunta, è possibile legare, le varie timeline, alle pagine di confluence.

Conclusioni

Questo strumento è sicuramente utile per gli utenti Confluence. Aiuta gli utenti nell’eseguire una pianificazione senza dover fare uso di software particolari. Questa macro può sicuramente essere un valido aiuto. Nei prossimi post sarà affrontata una prova su strada dell’addon :-).

Consigli vari ed assortiti

In questo post diamo dei piccoli consigli, sfruttando alcune piccole funzionalità presenti su Confluence e JIRA.

Creare commenti/Issue Jira da testo selezionato aka PINPOINT

Possiamo creare un commento selezionando un testo della pagina corrente, in modo molto semplice. Iniziamo selezionando il testo che ci serve. Vedremo che appare un piccolo gadget sopra il testo, con due opzioni:

• Create inline comment – attraverso il quale creiamo dei commenti in cui il testo selezionato viene evidenziato

• Create Jira Issue – attraverso il quale creiamo una Issue Jira partendo dal commento selezionato.

Queste autocomposizioni possono tornare molto utili per velocizzare diverse operazioni.

Indicare il codice nei commenti JIRA

In alcune occasioni può risultare utile inserire del codice nei commenti di JIRA. Un piccolo consiglio può risultare utile, al fine di rendere il commento adeguatamente formattato. Se si inserisce il commento come mostrato di seguito:

{code}
……<codice>…..
{code}

il codice sarà visualizzato su di un riquadro e formattato adeguatamente. La seguente immagine chiarisce il risultato:

Se si vuole inserire un syntax highlighting al codice scritto, allora occorre impostare il linguaggio nel tag code, come mostrato in figura:

{code:sql}
.....<codice>.....
{code}

Elenchi puntati su commenti di JIRA

Un altro esempio di come indicare degli elenchi puntati, su commenti di JIRA, è riportato di seguito:

* esempio1
* esempio2

– esempio1
– esempio2

Il risultato del seguente esempio è il seguente:

In questo caso, il carattere * ed il carattere – vengono rappresentati come due diversi tipi di pallino per gli elenchi puntati.

E’ possibile impostare diversi livelli di elenchi puntati, utilizzando i seguenti codici:

# esempio
# controesempio
#* interno1
#* interno2
#* interno3
# altro esempio

Questo è il risultato:

Invertendo l’ordine:

* esempio
* controesempio
*# interno1
*# interno2
*# interno3
* altro esempio

Il risultato è il seguente:

Conclusioni

In questo post abbiamo visto dei piccoli consigli, molto semplici, ma che possono aiutare nel proprio lavoro di tutti i giorni :-). Nei prossimi post daremo altri piccoli consigli per formattare o usare tante piccole funzionalità di Confluence e JIRA e aiutare l’uso quotidiano 😀

Un piccolo automatismo

Riprendiamo questo addon per il servizio Cloud, di cui avevamo accennato in questo post. Si tratta del Automated Log Work for JIRA, un semplice addon che consente di automatizzare il conteggio delle ore lavorate. Questo aiuta notevolmente nelle operazioni di tracciatura delle ore lavorate.

In questo post andremo ad analizzarne il funzionamento.

First Look

L’installazione non ha richiesto tantissimo tempo ed è totalmente automatizzata. Si tratta di seguire tutte le istruzioni. In questo esempio ho installato una free trial su di una istanza Cloud (ex onDemand).

NB: Ricordarsi, al termine della installazione, di eseguire una re-index, come ricorda il nuovo sistema di messaggistica popup, mostrato in alto a destra della figura.

Terminata l’installazione, iniziamo subito ad usare l’addon. Creiamo un task di prova ed andiamo ad esaminare che cosa possiamo fare:

Una volta creato, se andiamo nel dettaglio del task,

notiamo la presenza di due tasti che consentono di far …. contare in automatico il tempo di risoluzione di un task :-).

Selezionando Start Time, attiviamo il conteggio

Selezionando Stop Time, si ferma il conteggio

Il risultato è visibile sul tab Work Log:

Questo è ottenibile principalmente dalla versione Cloud. Se invece passiamo alla versione server, sono disponibili anche le seguenti opzioni:

Possibilità di configurare l’attivazione dell’addon, in modo che sia automatico o manuale, come mostrato in figura:

Se attivata la modalità automatica, quando si utilizzano le BOARD, l’attivazione/disattivazione del time tracking viene eseguita al passaggio di stato.

Conclusioni

Abbiamo visto, in questo post, l’utile addon che consente di semplificare il lavoro di uno sviluppatore, e non, in modo da poter tracciare autonomamente il proprio lavoro, senza dover ogni volta tenere traccia di quello che sta eseguendo. l’Addon è a pagamento, sia per le versioni Cloud che per le versioni server. Lo consiglio sopratutto per i team di sviluppo formati da molti elementi.

Atlassian Cloud

La Atlassian, nel sul blog, ha informato che sarà reso operativo il servizio di Atlassian Cloud. Con questo servizio metteranno a disposizione tutti i prodotti della Atlassian nel cloud.

Ma il servizio onDemand?

Non sparisce. Semplicemente cambia nome da onDemand a Cloud. Rendono i servizi migliori e più performanti.

Tutti coloro che dispongono del servizio onDemand vedranno semplicemente sparire l’etichetta onDemand a favore dell’etichetta Cloud, ma continueranno ad avere gli stessi servizi, con una maggiore reattività.

Maggiori raggiagli sui servizi offerti (che sono praticamente gli stessi di onDemand) alla seguente pagina di documentazione.

Conclusioni

Prepariamoci a delle belle sorprese. 🙂

Survey et similaria

Vediamo, in questo post, come poter utilizzare Confluence per poter realizzare delle Survey (aka Sondaggi). Faremo una semplice panoramica degli strumenti che Confluence mette a disposizione per poter realizzare il tutto.

Come possiamo realizzarla?

In Confluence abbiamo diversi modi per poterla realizzare. In particolare possiamo contare su alcuni addon, dedicati a tale funzionalità, che attraverso pochi click, consentono di impostare la survey e di poter visionare facilemente i risultati. Segnaliamo fin da adesso che tali operazioni sono disponibili solo per le installazioni server. Per le versioni su hosting, non e ancora possibile realizzare tale operazione, almeno per il momento :-D.

Adaptavist survey addon

La inglese Adaptavist mette a disposizione un addon, per le veraioni server.

Questo plugin consente di poter realizzare delle survey molto complesse, comprensive di molte sezioni e di sezioni collegate tra di loro (es. se si risponde a determinate domande, si può accedere a particolari sezioni).

L’addon consente una facilità di uso non indifferente, come mostrato nella immagine precedente e consente di poter letteralmente disegnare la survey, senza possedere particolari conoscenze informatiche.

Questo è sicuramente il top di tutti gli addon. :-), anche se costa molto, come mostrato nella sezione del marketplace, è sicuramente il più valido.

Quali Alternative?

Una alternativa è rappresentata dal seguente addon Survey and Vote Macros, che consente di poter generare delle survey su space.

Questo addon, gratuito per le versioni server (al momento in cui viene scritto il post), consente di poter costruire delle domande e di poter poi visionare/esportare i dati in maniera molto semplice.

Una ulteriore alternativa è rappresentata dall’addon Knowledge Base Survey Plugin, gratuito come il precedente, che consente di poter costruire delle semplici survey:

La configurazione viene impostata nelle opzioni generali dello Space:

dove si configurano le domande (numero variabile) e le risposte alle domande.

Quindi, tramite una opportuna macro, si visualizzano le domande, come mostrato nella precedente immagine.

I risultati sono sempre presenti nella pagina di amministrazione dello space.

Conclusioni

Confluence è uno strumento molto versatile, che consente di poter realizzare delle Survey e, come si può vedere, non richiede una profonda conoscenza informatica, ma attraverso procedure molto semplici consente anche ad utenti avanzati di poter creare delle pagine molto versatili.