Permission

In questo post andremo ad esaminare come gestire le permission. Vedremo che cosa sono, come si gestiscono e a che livello.

Diamo una definizione

Sotto questo termine, si intende fondamentalmente la visibilità che andiamo a forniamo ai contenuti di Confluence. Per Contenuti si intende:

• Sito (ovvero l’intero Confluence)
• Space
• Pagine

Confluence consente di poter assegnare delle Permission ai seguenti livelli:

Global

Si tratta delle permission che si possono fornire a livello di intero Confluence. SI tratta di permission GENERALI. Facciamo notare che viene sempre fornita una distinzione nelle seguenti classi di utenti:

• Gruppi;
• Utente singolo;
• accesso anonimo (inteso come accesso a Confluence senza loggarsi);

per tutte le permission.

Dalla figura precedente, possiamo vedere quali Permission possiamo assegnare. La prima, e più importante in quanto stabilisce anche il numero di utenti utilizzati e quindi la licenza (ed i soldi da pagare), è la can use. Tenetela sempre presente e controllatela 🙂

Seguono le permission che consentono di poter:

• Attach file to user profile, che consente di poter allegare file al profilo utente. AL momento soppiantata dalla possibilità di poter creare dei Personal Space.
• Personal Space, che consente di poter creare degli Space personali, dove ogni utente può inserire le proprie informazioni e che può gestire a suo uso e consumo. Dedicheremo un post a questo argomento molto importante 😀
• Create Space(s), che consente di poter creare degli space
• Confluence Administrator, che consente l’accesso alla console di amministrazione
• System Administrator,  che consente l’abilitazione, nella console di amministrazione, di poter accedere a particolari funzionalità che sono normalmente precluse agli utenti amministratori. Fare riferimento alla sezione reference, dove ho riportato la manualistica con le indicazioni delle differenze di quali operazioni sono consentite nei due ruoli.

Nella versione server, il ruolo System Administrator è assegnato al gruppo Administrator. Nella versione onDemand, non abbiamo questo, ma solitamente viene impostata questa distinzione.

La seguente figura riporta le stesse indicazioni ma per gli utenti e per l’accesso anonimo.

Space

In questo caso, viene data la possibilità di poter gestire le permission relative al singolo Space. Qui troveremo le azioni che è possibile eseguire SOLO A LIVELLO DI INTERO SPACE. Solo gli utenti/gruppi che sono stati precedentemente indicati come Space Administrator, possono manipolare tali permission. Anche in questo caso abbiamo la distinzione nelle tre tipologie di utenze, come indicato in precedenza.

Vediamo nel dettaglio che cosa possiamo fare:

• View, possibilità di poter consentire l’accesso;
• Pages, possibilità di creare/modificare/cancellare pagine nello space. Abbiamo la distinzione in due possibilità: Add, per aggiunta/modifica; Delete, per cancellazione;
• Blog, possibilità di poter creare/modificare/cancellare blog post (fondamentalmente pagine di Confluence, ma visibili solo attraverso la sezione Blog Post dello Space).  Abbiamo la distinzione in due possibilità: Add, per aggiunta/modifica; Delete, per cancellazione;
• Comments, possibilità di poter aggiungere/modificare/cancellare commenti alla pagina.  Abbiamo la distinzione in due possibilità: Add, per aggiunta/modifica; Delete, per cancellazione;
• Attachments, possibilità di poter aggiungere (tenendo conto della versione) e rimuovere gli space.  Abbiamo la distinzione in due possibilità: Add, per aggiunta/modifica; Delete, per cancellazione;
• Restrictions, possibilità di poter impostare/rimuovere le restrizioni alla pagina (che vedremo nel dettaglio di seguito). In questo caso abbiamo una unica opzione;
• Mail, possibilità di poter cancellare le email che sono state riportate nello space (Vedi sezione riferimenti)
• Space, possibilità di esportare lo space (Export) o di amministrarlo (Admin).

Da notare che, dalla console di amministrazione di Confluence è possibile definire quali permission di default deve possedere uno Space appena creato. Questo è possi- bile attraverso la sezione Space Permission, presente nella console di amministra- zione. Da qui possiamo impostare quali configurazioni di Default possiede uno Space appena creato. Sta poi all’amministratore impostare le configurazioni particolari da assegnare allo Space appena generato.

Page

In questo caso andiamo ad impostare quali operazioni possono essere eseguite sulla singola pagina dello space. Si tratta dell’entità minima che possiamo andare a trattare. Richiamiamo la funzione attraverso il menù Tools (Rif. al seguente post se utilizzate una delle ultime versioni di Confluence)

Quindi si accede alla funzionalità

Le uniche operazioni che possiamo eseguire sono le seguenti:

• Viewing restricted to, ovvero consentire la sola visualizzazione a utenti/gruppi specificati.
• Editing restricted to, ovvero consentire la modifica a utenti/gruppi specificati

 Conclusioni

In questo post abbiamo esaminato una funzione molto importante di Confluence, che ci consente di poter amministrare il sistema e di poterlo gestire al meglio per i nostri utenti. Anche se al momento la funzionalità è alquanto distribuita nelle varie sezioni di confluence, iniziano ad essere distribuiti degli addons che centralizzano queste funzioni, come il seguente addon, che rappresenta un primo passo. Attendiamo i prossimi sviluppi. .

Reference

Consiglio di leggere la manualistica della Atlassian, completa e molto chiara ma, ahimè, in inglese, sulle permission. Per la parte delle email associate ad uno space, consiglio la seguente pagina della manualista Atlassian.

Classifichiamo gli allegati

In questo post cercheremo di fornire una ipotesi di come poter organizzare gli allegati presenti in una pagina o in uno space

La situazione e la seguente:

• abbiamo dei file
• vogliamo classificarli
• una volta classificati, vogliamo organizzare questi allegati in maniera semplice, in modo da poterli rendere fruibili e poterli visualizzare anche in modalità differenti.

Facciamo un esempio

Supponiamo di avere delle fatture e di volerle organizzare in modo opportuno.

Una possibile soluzione potrebbe essere la seguente:

• Creiamo uno space per gestire le fatture;
• Sfruttiamo le pagine dello space come contenitore dei documenti: alleghiamo le fatture ad una pagina in particolare
• ogni pagina conterrà i documenti di una determinata tipologia (ad es. le fatture di un cliente o le fatture per le forniture aziendali, le fatture per la manutenzione delle auto aziendali, etc);
• Per ogni documento sfruttiamo la funzionalità delle versioni. In questo modo possiamo tracciare la storia di ogni singolo documento. Se ad esempio la fattura viene modificata (causa errore di scrittura, errore nella determinazione, altro, possiamo tracciare il tutto);
• associamo una etichetta ad ogni documento allegato. In questo modo forniamo una ulteriore classificazione dei documenti;
• completiamo il tutto, compilando i commenti.

Un lavoro certosino

Adesso che abbiamo fatto questo lavoro, abbiamo a disposizione i dati per poter visualizzare, come ci fa più comodo, le informazioni che ci servono.

Possiamo rappresentare tutte queste informazioni sfruttando le macro degli allegati e visualizzarli usando l’estensione e le etichette per visualizzarli. Il risultato e abbastanza efficace.

Alternative?

Una seconda soluzione consiste nell’usare l’addon Attachments Display Plugin, un plugin simile a quello fornito dalla Atlassian, ma con qualche caratteristica in più, ovvero:

• Filtrare gli allegati che si possono essere caricati, per estensione
• Possibilità di visualizzare meglio l’elenco degli allegati
• Possibilità di selezionare quali campi della griglia degli allegati visualizzare

Si tratta di un plugin che estende il funzionamento standard di Confluence.

Conclusioni

Abbiamo visto un possibile utilizzo degli allegati, per poter gestire una situazione per organizzare delle informazioni, in questo caso di contabilità, che possono semplificare la vita lavorativa. Ovviamente si tratta di un esempio, una ipotesi. Con l’uso e la pratica si può migliorare e adeguare meglio per le proprie necessità. Non escludo che, nei prossimi mesi, sia messo sul market della Atlassian, un opportuno addon che riesca a fornire una particolare trattazione degli allegato 🙂

Q&A – Condividiamo la conoscenza

In questo post voglio fornire un semplice esempio di come si può utilizzare l’addon Q&A Questions, della Atlassian, per realizzare un sistema per condividere la conoscenza.

Perchè usare Questions?

L’addon si presta molto bene alla realizzazione di un sito per condividere la conoscenza. In prima battuta si integra perfettamente a Confluence, sfruttandone appieno il motore di ricerca, e consentendo di poter reperire tutte le informazioni. In aggiunta consente di poter raggiungere TUTTI gli utenti del sistema e consentire di poter ricevere risposte a quesiti da TUTTI. TUTTI possono contribuire alla risposta, alla risoluzione di un problema, fornendo la loro possibile soluzione, il loro punto di vista, il loro modo di ragionare.

In questo modo è possibile costruire la conoscenza su diversi argomenti in maniera veloce. In aggiunta, la possibilità di poter contribuire, consente a tutti di poter dire la propria versione e di poter vedere problemi o questioni in maniera differente. Questo consente di poter vedere i problemi con altri occhi e trovare anche nuove soluzioni allo stesso problema.

L’organizzazione dell’addon è tale da essere scelto per realizzare la nuova versione di Answer della Atlassian, ovvero il sito dove la Atlassian stessa consente a TUTTI di poter proporre dei quesiti e a tutti di poter rispondere per poter risolvere problemi dei vari utenti nel mondo. Un forum avanzato, dove la collaboration è spinta a livelli veramente estremi.

Nel seguente post, del blog di Confluence, viene raccontata un pò la storia di Answer e viene anche mostrata la sua storia, dalla sua nascita, come semplice forum, a quello che è divenuto.

In conclusione

Q&A rappresenta un buon esempio di come si può realizzare un sito per la condivisione della conoscenza. In particolare potrebbe essere usato come base, dai membri di una organizzazione, per risolvere problemi utilizzando il contributo di tutti. Ma questo è il primo passo.

In una fase successiva, partendo dalle risoluzioni proposte e dagli spunti inseriti, occorre eseguire una operazione di analisi e redazione di opportune pagine, su Space di Confluence dedicati, in modo da darne una forma più organica.

Risultato? Con il contributo di TUTTI, si arriva ad avere:

• Nuove idee. L’intuizione di un membro del gruppo può divenire lo spunto per un nuovo progetto.
• Miglioramento. vedere le cose con occhi differenti, aiuta a capire meglio le cose e consente un miglioramento costante
• Condivisione. La conoscenza è condivisa, disponibile per tutti. Non ci sono segreti di pulcinella. Molto spesso si cerca di trattenere la conoscenza su singole persone, pensando che questo trasformi le persone in indispensabili. Questo è un errore. Il giorno che il detentore del segreto non è disponibile, l’azienda ne risente sensibilmente. Se la conoscenza è diffusa, questo non accade.

Ovviamente questo è uno dei possibili utilizzi dell’addon e di Confluence. La fantasia è l’unico limite 🙂

Indici ed altre caratteristiche

In questo post esamineremo una funzionalità molto importante, che ci consente di poter inserire dei metadati, che possono poi essere utilizzati per creare degli indici automatici. Iniziamo a parlare delle Page Properties.

Che cosa sono le page properties?

Si tratta di coppie di dati, solitamente nome proprietà e valore proprietà che sono associate ad una pagina.

Attraverso una opportuna macro, a cui è possibile aggiungere una tabella di due colonne (senza intestazioni), è possibile aggiungere questi metadati alla pagina. Quindi, attraverso altre macro, è possibile realizzare degli indici da poter poi usare in altre pagine riassuntive, come mostrato nella immagine successiva.

Quali possibili utilizzi?

Tenuto conto che l’unico limite è la fantasia, è possibile gestire un semplice workflow di documenti, chiaramente manuale e rozzo, ma valido e perfettamente funzionante.

Supponiamo che ad ogni documento siano associate delle proprietà, quali:

• Stato del documento
• Versione
• Autore
• Revisore
• Approvatore

In questo modo si avrebbe la possibilità di poter gestire lo stato di avanzamento della scrittura di un documento, semplicemente aggiornando queste informazioni.

Una pagina riassuntiva, creata attraverso la macro Page properties report macro, consente al project manager di poter monitorare costantemente l’andamento dei vari documenti.

Un altro possibile utilizzo, potrebbe essere quello di gestire processi di selezione di personale. Proviamo a fare un esempio. Confluence potrebbe essere organizzato con uno space, dedicato a tutte le offerte di lavoro dell’azienda, dove sono presenti delle pagine principali relative alle aree organizzative e delle sottopagine con le offerte di lavoro vere e proprie.

Ad ogni sottopagina, viene associato uno stato di avanzamento, per indicare a che punto è la selezione del personale.

Quindi ogni sottopagina, dispone dei CV che sono pervenuti o dei CV che sono stati selezionati tra quelli pervenuti.

Nella sottopagina per area, abbiamo un indice in cui , il responsabile del personale, può monitorare l’andamento delle ricerche e avere a disposizione un quadro completo della situazione.

Conclusioni

Abbiamo visto una caratteristica molto importante di Confluence, che consente di poter associare delle informazioni aggiuntive alla pagina. Ho mostrato due possibili utilizzi, tra le migliaia possibili. La fantasia è il solo limite di utilizzo 🙂

Proseguiamo il nostro piccolo tour nei vari plugin di Confluence e Jira onDemand, iniziato in questo post.

Confluence

Viene data la possibilità di poter visualizzare delle formule matematiche attraverso Beautiful Math for Confluence.

Addon utile per coloro che fanno parecchio uso di formule matematiche o che devono usare LaTeX, ma non è il solo. Segnalo anche il plugin Bulk Action Tools, che rappresenta una vera sopresa :-). SI tratta di un addon che consente di centralizzare delle azioni altrimenti brigose (tipico termine bolognese che sta ad indicare azioni che richiedono molto tempo e sono noiose)

A volte non se ne intravede l’importanza, ma queste operazioni sono abbastanza noiose se si utilizzano le funzionalità standard. Questo perché tali funzionalità sono letteralmente sparse tra le varie componenti. Come già ribadito in questo post, la centralizzazione di certe operazioni è importante, sopratutto quando si riesce a semplificare la vita degli utenti rendendo le funzioni molto più agevoli :-D.

Non meno importante è la funzionalità di Copy Space. Funzione utilizzatissima nella versione server (ve lo posso assicurare).

Anche se non è meno importante del Copy Page Tree, il quale consente di poter copiare solo porzioni di space, in particolare una pagina e la sue sottopagine.

Chiudiamo questa carrellata di Addons con il Balsamiq Mockups for Confluence. Già disponibile nella versione Server, consente di poter realizzare dei mockups per qualsiasi ambito (ad es. mockups di applicazioni, schemi, semplici workflow, etc.)

JIRA

Iniziamo citando JQL Pro, un addon che consente estende, con ulteriori funzionalità, il JQL di JIRA

Proseguiamo il nostro tour citando l’addon Plain Tasks – Simple Todo Lists, un semplice addon che consente di poter semplificare la complessità di JIRA e trasformarla in un a più semplice ToDo List. Questo potrebbe essere utile per poter mettere a disposizione di utenti non avanzati, le funzionalità avanzate di JIRA.

Chiudiamo la carrellata degli addon di JIRA con Automated Log Work for JIRA. Si tratta di un addon che consente di poter automatizzare la fase di worklog. Al momento JIRA consente un inserimento manuale, mentre attraverso questo addon, è possibile automatizzare tale fase e delegare a JIRA la fase di conteggio del tempo dedicato ad ogni task.

Conclusioni

Come possiamo osservare, anche gli addon della versione Confluence/JIRA onDemand iniziano a prendere piede e comunciano a fornire funzionalità molto avanzate. Le sorprese non sono finite qui. Nei prossimi post andremo ad esaminare nel dettaglio questi addon.

Nuove Features 2.0

Prosegue, in questo post, la panoramica sulle funzionalità di JIRA Service Desk, già descritte nel primo post e proseguite nel successivo, dove è stata descritta la possibilità di poter utilizzare il JIRA Service Desk per gestire delle risorse riusabili.

Un passo indietro

Tramite questo Addon, si estende JIRA affinché possa divenire un sistema di Trouble Ticketing ma non solo. Attraverso l’uso di Confluence e dei suoi Addon, è possibile sfruttare JIRA per tracciare anche altri eventi e poter essere di supporto per i team di sviluppo.

Novità – Pagamento in base agli agenti

Viene rivisto il modello di pagamento in base agli utenti. Si inizia a distinguere tra tre ruoli ben distinti:

• Agenti, ovvero gli utenti che accedono al sistema e che si occupano di gestire le segnalazioni ricevute
• Clienti, ovvero coloro che inviano le segnaklazioni
• Admin, ovvero gli amministratori del sito

Il pagamento viene calcolato in base al numero di agenti (minimo 3) di cui si intende disporre. Ogni agente può gestire un numero di clienti illimitato.

Migliorato il Portale di accesso al JIRA Service Desk

Risulta migliorato il portale di accesso alle richieste. Questo non deve essere visto come un qualcosa di dedicato solo alle richieste IT (nuovo software da installare, problemi con le stampanti, etc), ma viene esteso anche ad altre problematiche/tipologie di richieste. In precedenza avevo già citato un esempio di come è possibile utilizzare questo addon per tracciare le risorse riusabili :-).

 Richieste via email

Viene migliorata e resa più semplice la funzionalità di generazione delle richieste via email. In questo modo, si facilita l’uso dello strumento anche per le persone che sono più abituate ad usare l’email. Pochi semplici passi e l’email viene configurata. JIRA dispone nativamente di questa funzionalità e l’addon consente di poterla configurare senza tanti problemi 🙂

 Migliorate le pagine di gestione

Sono state migliorate, e rese molto più semplici, le pagine di gestione e le pagine utilizzate dagli agenti per poter svolgere la propria mansione. In questo modo si aumenta e facilita la produttività degli Agenti.

Conclusioni

Un addon fenomenale. Non posso che consigliarlo per le piccole o grandi imprese che intendono crearsi un proprio sistema di Service Desk interno che, in maniera agevole e semplice, possa aiutare le persone a risolvere i piccoli e grandi problemi quotidiani.

Una piccola novità

Segnalo una piccola novità per la versione di Confluence onDemand. L’editor delle pagine è stato ristrutturato 🙂

Come si può osservare, abbiamo le seguenti novità:

• Più spazio all’area di editazione;
• Area menù più compatta
• Grafica più accattivante.

Consultando velocemente il blog Atlassian, dove sono riportate le ultime news, ho scoperto che da oggi sono in corso importanti rilasci :-D.

Nei prossimi post saranno riportate nel dettaglio le prossime novità.

Data Center Deployment

The Data Center deployment option is designed for high availability and performance at scale when hosting our applications in your own data center.

In questo modo viene presentata la versione per Datacenter, rilasciata ad inizio settembre 2014, dei seguenti prodotti:

• Confluence
• Jira
• Stash (Beta)

studiata e predisposta per funzionare in ambienti datacenter per alte prestazioni, per alto numero di utenti e mission critical.

Questa versione dei prodotti Atlassian  e stata studiata in modo da poter fornire migliori performance, mettere le aziende in condizione di fornire un servizio sempre disponibile e fornire una buona scalabilita del prodotto.

Maggiori informazioni sono raccolte nel seguente video:

https://www.youtube.com/watch?v=Va9yGtqzb14

Conclusioni

Attendiamoci nuove sorprese dalla Atlassian. Sono sicuro che a breve ci saranno ulteriori novità. 🙂

Una piccola panoramica

Affrontiamo, in questo post, una piccola panoramica di vari addon, che sono a disposizione della versione onDemand di Confluence e Jira. In questo modo, esploriamo ulteriormente quali funzionalità sono state incluse di recente e riscopriamone altre.

Confluence

Si parte da Google Maps for Confluence, che consente di poter aggiungere le Google Maps nelle pagine di Confluence, comprensiva di Street View, come mostrato nelle seguenti immagini:

Si continua per il Comala Canvas for Confluence, che consente di poter inserire delle schede (sull’esempio di Jira AGILE BOARD) su Confluence, come mostrato nelle seguenti figure.

Citiamo anche vSecure, un semplice addon che consente di poter criptare/decriptare informazioni all’interno di pagine Confluence:

JIRA

Partiamo citando l’addon Aha! Visual Product Roadmaps, che consente di poter creare delle roadmap interattive molto belle.

Citiamo Gantt Cloud, che consente di poter generare dei grafici GANTT su Jira, come mostrato dalle seguenti figure:

Conclusioni

Non possiamo che notare con piacere che, anche per la versione onDemand, si inizia a vedere il proliferare di nuovi addon e di nuove funzionalità. Non ci resta che attendere i nuovi sviluppi. Una piccola precisazione: Non tutti gli addon che sono stati citati sono a pagamento, ma alcuni di essi sono gratuiti. Questo per sottolineare che non tutti gli addon che sono disponibili per l’onDemand sono necessariamente sempre a pagamento 🙂

Confluence + Fogli elettronici – Parte 2

In questo post, approfondiamo come poter inserire dei fogli elettronici su Confluence. Nel precedente post, abbiamo visto un ottimo addon, che consente di poter manipolare dei fogli elettronici su Confluence. Oggi vedremo quali alternative sono disponibili e come poter integrare dei fogli elettronici anche sulla versione onDemand di Confluence.

Altri possibili Addon

Analizzando il Marketplace, si trovano altri addon che consentono la possibilità di poter utilizzare dei fogli elettronici su Confluence. In particolare segnaliamo i seguenti:

1. Excel for Confluence
2. Play SQL Spreadsheet
3. CYO Create-Your-Own

1. Excel for Confluence

Rispetto all’addon mostrato nel precedente post, non abbiamo che la sola possibilità di visualizzare il contenuto di un allegato XLS, e di utilizzarli per la generazione di tabelle/grafici. Il tutto però risulta abbastanza statico. E’ possibile selezionare colonne, visualizzare i dati ma nulla di più. In aggiunta non è possibile leggere i formati successivi a Excel 2003.

Quindi, se non si necessita di eseguire una interazione continua, ma si precisa di una mera visualizzazione di dati statici, questo addon può sopperire alle esigenze degli utenti. Tuttavia, se si vuole modificare i dati, occorre aggiornare il file XLS sorgente, allegato alla pagina Confluence.

L’addon è al momento disponibile solo per la versione di download.

2. Play SQL Spreadsheet

Questo addon mette a disposizione delle funzionalità in più, rispetto al precedete, consentendo di poter anche editare le informazioni. Non si tratta di veri e propri fogli elettronici, ma più di tabelle di database che sono usabili come fogli elettronici. Viene anche consentito il copia/incolla direttamente dai fogli excel. Si consente quindi di poter operare direttamente sui dati.

A differenza del precedente addon, i dati sono memorizzati su di un database esterno. Dalla manualistica emerge che è possibile attivare una connessione distinta per space, questo per consentire una separazione delle informazioni ai soli utenti che possono accedere allo space.

Anche questo addon è utilizzabile per la sola versione di download

3. CYO – Create Your Own

Iniziamo ad analizzare un addon che consente di poter integrare gli Spreadshet di Google, su un Confluence onDemand.

Come si può vedere dall’immagine, questo addon consente di poter integrare informazioni da uno spreadsheet di Google,oltre a poter creare dei Widget HTML per poter integrare su Confluence altri componenti.

Al momento è l’unica soluzione per poter integrare fogli elettronici sulla versione ondemand di Confluence.

Altre possibilità?

Senza usare altri plugin, ma le funzionalità standard, è possibile allegare dei fogli elettronici. Una volta allegati è possibile visualizzarne il contenuto e, eseguire l’editazione degli stessi, ma occorre disporre di programmi opportuni per poter leggere i file e modificarli.

Concludendo?

Al momento, Spreadsheet for confluence risulta il miglior addon per l’integrazione dei fogli elettronici su Confluence. Non si esclude che nei prossimi mesi, siano messi a disposizione degli utenti ulteriori addon (sia per le versioni di download, che per la versione onDemand) che consentano una migliore integrazione Confluence-Fogli elettronici. Rimaniamo in attesa di nuove mirabolanti novità.