Pillole di esperienza

In questo post iniziamo a trattare un argomento più complesso, ma anche molto più interessante :-), in quanto iniziamo a capire meglio, oltre che ad usare questo strumento dal punto di vista tecnico, come farlo rendere al meglio. Iniziamo ad introdurre alcuni concetti che stanno alla base dell’uso di un Wiki e che aiutano a migliorare la vita. 😀

Alcune precisazioni

Prima di affrontare questo argomento, occorre fare alcune precisazioni. L’argomento trattato può essere facilmente esteso a qualsiasi WIKI, senza alcuna difficoltà, in quanto si tratta di indicazioni che vanno bene per tutti. Il WIKI è uno strumento, e come tale deve essere trattato.

In aggiunta, un WIKI non è uno strumento che vive di vita propria. Deve essere curato costantemente, occorre sempre verificarne pagine e contenuti. Un WIKI Necessita di costante intervento umano, altrimenti non serve assolutamente a nulla. Diventa un banale contenitore di informazioni e ogni utente dovrà perdere tempo nel reperire le stesse.

E’ come se mettiamo degli oggetti in una grande scatola e l’unico sistema per accedere alla scatola è buco dove a malapena entra una mano. Se vogliamo prendere uno degli oggetti dobbiamo infilare la mano e, alla cieca, cercare di prendere l’oggetto che vogliamo. Non ha assolutamente senso.

A cosa serve un Wiki?

Un Wiki è uno Strumento che aiuta ad organizzare le informazioni, in modo efficiente e semplice. Il vantaggio di usare un wiki è che il sistema di organizzazione delle informazioni è molto flessibile e si basa sulla collaborazione degli stessi utenti, il cui obbiettivo non è solo la scrittura e fruizione delle informazioni, ma anche il costante miglioramento delle stesse.

Molto spesso si da per scontato che, una volta adottato un WIKI, tutti i problemi sulla documentazione siano stati superati. Errore numero 1 – Siamo appena all’inizio :-).

Tuttavia, una volta che è stato avviato, nei modi e nei tempi corretti, abbiamo a disposizione uno strumento che ci può semplificare la vita di tutti i giorni. Questo richiede uno sforzo iniziale molto forte, ma se ben fatto il risultato ripaga molto delle fatiche che sono sostenute nella fase iniziale di redazione e tutte le modifiche/estensioni successive sono poi di facile esecuzione.

Wiki come punto centrale

Inserire le informazioni solo su WIKI è un vantaggio enorme. Questo significa che le stesse sono presenti solo li, non sono duplicate o la duplicazione è ridotta al minimo possibile, e, molto importante, sono tutte collegate tra di loro, fornendo un filo logico di lettura e consentendo agli utenti di poterle visionare senza grandi problemi.

Il vantaggio di una centralizzazione è evidente: avere un unico punto dove far risiedere le informazioni riduce la possibilità di errore (non dobbiamo andare a cercare le informazioni a destra e manca) ed aumenta la produttività. Se l’informazione è sul WIKI, questa sarà ricercata li e non su mail o file system o chissà che altro.

In organizzazioni molto strutturate, molto spesso, sono dotati di complessi portali e sistemi farraginosi il cui obbiettivo è la centralità delle informazioni. Molto spesso questo non è vero, in quanto si tratta di soluzioni molto rigide, studiate per una necessità particolare e, come sempre accade, questa necessità non può essere facilmente adattata ai cambiamenti.

Un WIKI è una soluzione tra le più flessibili, in quanto le rigidità dei portali praticamente non esistono. Occorre che gli utenti sfruttino il più possibile questa flessibilità a proprio vantaggio. Il non farlo causa dei grossi problemi in fasi successive, quando si fruisce della informazione stessa. Come scrivevo prima, scrivere delle pagine alla rinfusa, non aiuta affatto, occorre che ci sia uno schema e che le informazioni siano collegate.

Facilità di uso

Le informazioni su WIKI devono essere organizzate in maniera semplice e devono essere fruibili altrettanto facilmente. Di conseguenza, in base alle esigenze aziendali, queste devono essere organizzate, collegate, referenziate in maniera opportuna. Più lo schema adottato è semplice, più è semplice fruirne. Maggiore caos nelle informazioni, maggiore caos nella ricerca, maggiore caos nel reperire le informazioni. Allora non ha alcun senso creare delle pagine su di un WIKI, sperando che gli utenti facciano da soli. Essere utenti non significa essere macchine.

Un primo passo è quello di dotare le pagine di una determinata gerarchia e, successivamente, collegare le pagine in maniera da poterle …. navigare. Avere delle pagine con la semplice informazione, ma letteralmente buttata alla rinfusa, serve a nulla. Avere delle pagine con informazioni e collegate tra di loro, dove un utente può, partendo da una determinata informazione, risalire alle altre, questo si che è un vantaggio non indifferente ed il modo di gestire un wiki. Sul come fare, abbiamo tutti gli strumenti del caso 🙂

Il secondo passo è aggiornare costantemente queste informazioni. Mantenere delle informazioni statiche, non ha molto senso. Aggiornarle costantemente ha il suo vantaggio. Per aggiornarle si intende sia estendere le informazioni presenti nella pagina, sia estendere la rete di collegamenti tra pagine.

Evitiamo le mode

Altro punto fondamentale: Non si usa un wiki solo perchè l’azienda concorrente lo usa e fa affari d’oro. Lo si usa per migliorare l’azienda, dare un valore aggiunto, ridurre la complessità e arrivare prima degli altri ai propri obbiettivi. Discorsi del tipo: loro lo usano e vanno benissimo; non servono a nulla: Errore numero 2. :-).

Uno strumento deve essere adottato in azienda solo se serve, no perché va di moda. Le mode passano. Le metodologie valide rimangono ed i risultati si vedono.

Percorso di Lettura

Altra caratteristica importante per un WIKI, riguarda come si può eseguire la lettura delle pagine. Questo è un concetto molto importante. Ogni pagina deve essere inserita in un opportuno percorso di lettura, attraverso il quale l’utente naviga alla ricerca delle sue informazioni.

Questo significa che la pagina del WIKI non è scollegata, ma è connessa con altre pagine. L’utente deve poter reperire questa pagina principalmente attraverso la navigazione di pagine. La ricerca deve essere l’ultima possibilità di reperire le informazioni, e non la normalità. Se ogni informazione viene reperita solo attraverso la ricerca, allora questo non va bene.

Facciamo un esempio. Supponiamo di avere un applicativo, cui abbiamo realizzato delle personalizzazioni per determinati clienti. Se, ad esempio, dobbiamo cercare una determinata personalizzazione, questa deve essere reperita attraverso:

• la pagina del cliente. Da li deve essere possibile poter risalire alla personalizzazione. Se questa è comune a più clienti, allora si deve poter risalire dalle pagine dei clienti coinvolti.
• la pagina dell’applicativo. Dalle indicazioni generali deve essere possibile risalire al particolare sviluppo operato.
• la pagina delle personalizzazioni. Dalle indicazioni riassuntive delle personalizzazioni, deve poter essere possibile risalire alla informazione particolare del o dei clienti coinvolti.

Se non abbiamo molti elementi, allora conviene cercare per la ricerca.

Come descritto, prima di arrivare a cercare attraverso la maschera di ricerca, siamo transitati dalle pagine principali di altre informazioni, tentando una navigazione che ci porti a quello che stiamo cercando. Questo è l’utilizzo

Conclusione

Siamo giunti al termine di questo primo post, dedicato ai concetti fondamentali di un WIKI. Nei prossimi, cercheremo di fornire ulteriori approfondimenti che aiutino gli utenti (utilizzatori e scrittori) a fare meglio il proprio lavoro.

UserProfile

In questo post andremo a vedere una alternativa alla macro standard Userprofile. Si tratta dell’addon della Communardo.

UserProfile: Cosa è?

La UserProfile Macro è una funzionalità che consente di poter visualizzare una scheda riassuntiva degli utenti, come mostrato nella figura successiva.

Questa funzionalità è sicuramente utile, quando in fase di redazione delle pagine di progetto, si realizza la sezione del team di lavoro. Con questo semplice accorgimento, abbiamo nome e cognome di chi si occupa di una determinata mansione, programma, autore; come mostrato in figura:

Questa funzionalità può essere anche utile quando, nella redazione di verbali, si inserisce l’immagine dei partecipanti. Una immagine vale più di 1000 parole.

Alternative?

Abbiamo un addon che mette a disposizione una macro simile, ma con caratteristiche in più. Si tratta di User Profiles for Confluence della Communardo. Ho avuto il piacere di sperimentare questo addon qualche anno fa, rimanendone piacevolmente soddisfatto. Andiamo in dettaglio:

Questo addon consente di poter aggiungere delle informazioni aggiuntive al profilo. Queste informazioni possono essere legate anche al sistema LDAP, con possibilità di sincronizzazione, come mostrato in figura:

e come si può notare, il sistema di creazione e sistemazione dei campi è molto semplice ed intuitivo.

Macro ad hoc permettono di poter rappresentare i profili in differenti maniere, ovvero:

• tabellare, ovvero come una tabella, dove sono specificate le informazioni richieste;
• treeview, indicando anche una sorta di gerarchie;
• avanzato, ovvero comprendente tutte le informazioni, comprese quelle nuove

In aggiunta, viene fornito anche un People Directory esteso:

permettendo di poter disporre di un vero e proprio elenco telefonico. Quando lo installai, questa funzionalità non era ancora disponibile, ma a suo tempo inviai una richiesta per realizzarla :-). Adesso è disponibile.

Anche l’operazione di ricerca è stata estesa, in modo da poter comprendere anche la ricerca di …. profili. Si tratta di un lavoro eccezionale.

Conclusioni

Abbiamo esaminato una funzionalità molto importante, dal punto di vista grafico, che permette di inserire la propria…faccia su Confluence :-). Abbiamo anche visto un esempio di addon, che mette a disposizione delle ulteriori macro parallele alla funzionalità standard, che consentono di poter aggiungere valore alle nostre pagine Confluence. Al momento, l’addon è disponibile solo per le installazioni server, ma non disperiamo. Come già notato in precedenti post, questo addon potrebbe essere presto disponibile.

Contenuti, Contenuti, Contenuti

In questo post andremo a vedere come possiamo stampare su PDF le pagine del nostro Confluence. Primo di una serie, in questo post andremo a fare una presentazione delle possibilità esistenti.

Come portare i contenuti su PDF?

Cerchiamo di dare una risposta a questa semplice domanda.

Abbiamo diverse possibilità, a seconda del nostro portafoglio, delle possibilità e delle potenzialità. Il primo sistema che abbiamo a disposizione è quello di stampare la pagina web su PDF (Opzione nativa su Chrome), sfruttando sia quello che il Browser offre che prodotti di terze parti, che ci creano delle stampanti virtuali che svolgono questa mansione.

Tuttavia, quello che potremmo ottenere, non sempre risulta di nostro gradimento: impaginazione non proprio perfetta, oppure riservarci delle sorprese e…. dover ricominciare da capo.

Altra alternativa è la funzionalità nativa di Confluence, come mostrato in figura:

Si tratta di una funzionalità nativa, messa a disposizione sia della versione server che della versione cloud, che consente di poter eseguire una esportazione, in formato PDF, della pagina correntemente visualizzata. Tuttavia il risultato potrebbe essere il medesimo e l’espressione del nostro viso potrebbe non mutare 🙂

L’operazione è possibile, sia per una singola pagina, che per un intero space/porzioni di space:

Infatti questa modalità ha necessità di essere opportunamente configurata. Ciò deve essere eseguito nella sezione di amministrazione: da COG menù selezioniamo General Configuration, quindi nel pannello di amministrazione cerchiamo la sezione LOOK AND FEEL:

abbiamo due sezioni dedicate alla configurazione:

• PDF Layout
• PDF Stylesheet

Il primo è interamente dedicato alla definizione del layout, dove andiamo a definire:

• Titolo della pagina
• Header
• Footer

Il secondo consente di poter impostare un foglio di stile CSS da impostare per determinare lo stile del PDF.

Alternative?

Abbiamo valide alternative alle funzionalità standard di Confluence. Si tratta di un addon molto valido, ovvero Scroll PDF Exporter. Sviluppato dalla K15t Software GmbH, mette a disposizione una serie di funzionalità che semplificano notevolmente la vita dei redattori di documenti. Questo addon è al momento disponibile solo per le installazioni Server, ma confidiamo che funzionalità analoghe saranno presto disponibili su installazioni cloud.

Viene data la possibilità di poter definire degli export scheme  personalizzati, in maniera molto semplice, come siamo già abituati.

Semplici autocomposizioni consentono agli utenti, anche non espertissimi, di poter configurare un export scheme senza alcuna fatica e con pochi click del mouse.

Un addon molto completo e ben semplice, che consente di poter creare, dato un Confluence, un manuale in pochissimi click.

Altre alternative?

Abbiamo anche altre alternative, magari meno cool, ma andiamole a vedere. Sono sicuro che saranno molto interessanti 🙂

Iniziamo con PDF Macros for Confluence. Si tratta di un addon che mette a disposizione le seguenti macro, al fine di consentire l’esportazione su PDF delle pagine di Confluence:

• PDF Pagebreak: Per forzare le interruzioni di pagina
• PDF Landscape: Mostrare il risultato della pagina in Landscape.
• PDF Hidden Content: Nascondere il contenuto in fase di esportazione
• Hide in Web View: Mostrare il contenuto solo su esportazione
• Current Date and Time: Mostrare data e ora sulle pagine

Addon gratuito (al momento in cui viene scritto questo post), è una valida alternativa per predisporre delle pagine di Confluence, al fine di creare delle sezioni che diventino della manualistica.

Conclusioni

Abbiamo visto una panoramica di questo argomento. Nei prossimi post andremo più in profondità, per meglio capire come poter sfruttare queste funzionalità.

Componiamo le funzionalità

In questo post andremo a descrivere come possiamo comporre le due funzionalità in modo da ottenere un risultato unico 🙂

L’Unione fa la forza

Per riprendere l’omonimo detto popolare, mettendo insieme queste due funzionalità, è possibile creare un mix che può risultare molto utile nell’utilizzo di tutti i giorni di Confluence. Vediamo come.

Nell’uso di tutti i giorni, può capitare di voler usare delle pagine, e relative sottopagine, come dei template per implementare delle vere e proprie Schede di informazioni, come accennato nel seguente post. Adesso vediamo come realizzare il tutto con un esempio pratico. Questo può essere realizzato sia per le versioni Server, che per le versioni Cloud, in quanto l’addon è disponibile per entrambe le installazioni :-).

Come realizziamo il tutto?

Semplice. Creiamo uno Space ad hoc, dedicato ad implementare i template. Nel nostro caso, la home di questo Space, presenterà tutti i link ai Template impostati e ci aiuterà nella gestione degli stessi, come mostrato in figura.

A questo punto, una volta selezionato il template, attiviamo l’addon e copiamo il template dove ci serve.

Puntualizzazioni

Occorre evidenziare quanto segue:

• La modifica dello Space, dedicato ai Template, non deve essere fornita a tutti gli utenti, ma solo ad utenti ben specifici. Questo al fine di evitare che si crei un caos non indifferente. L’utente medio deve limitarsi al solo utilizzo dei template. In caso, attraverso altri sistemi, sempre previsti ed attraverso opportuni sistemi, si può richiedere la creazione di nuovi template al personale autorizzato.
• Una volta copiato il template dove richiesto, l’utente dispone della massima libertà di personalizzazione. Questo significa che, se il template prevede una pagina principale e 3 sottopagine, l’utente, una volta copiato, può aggiungere nuove sottopagine/togliere sottopagine, modificare la struttura interna delle pagine.

Conclusioni

Abbiamo visto un esempio pratico di come realizzare un mix di funzionalità, con l’obbiettivo di aiutare l’utente finale nello svolgimento delle sue attività.

Appuntamenti

In questo post andremo ad esaminare come poter gestire degli appuntamenti attraverso Confluence e Team Calendar. In aggiunta, cercheremo di capire come poter automatizzare questa operazione in modo da poterla usare in diverse soluzioni.

Di cosa abbiamo bisogno?

Cercheremo di realizzare il tutto attraverso questi strumenti:

• Confluence (versione Server/Cloud)
• Team Calendar (versione Server/Cloud)

Come realizziamo il tutto?

Cerchiamo di realizzare il nostro calendario degli appuntamenti. Abbiamo diverse possibilità.

Sfruttanto l’addon Team Calendar, di cui abbiamo già parlato in vari posts, possiamo creare una pagina dedicata, dove andiamo a posizionare un calendario dedicato alla gestione degli appuntamenti.

Basta selezionare Add Event e possiamo creare l’appuntamento, indicando le varie caratteristiche dello stesso, come mostrato nella figura successiva:

Possiamo definire anche dei nuovi Event Type, a seconda delle nostre esigenze, oltre che definire dei reminder per essere avvisati per tempo.

Alternative?

Sempre attraverso Team Calendar, possiamo anche collegarci a Google Calendar, come specificato nella documentazione stessa di Team Calendar.

In questo modo abbiamo la possibilità di poter sfruttare un Calendario già in uso, attraverso Confluence, come già mostrato in altri post.

Conclusioni

Abbiamo visionato come Team Calendar possa essere utilizzato per poter gestire i nostri appuntamenti, come poterli creare e come integrarli nelle nostre pagine. Possiamo immaginare questa funzionalità in uso per migliaia di possibili utilizzi. Lasciamo correre la nostra fantasia 🙂

Approfondiamo l’argomento

In questo post andremo ad approfondire quanto già trattato nei seguenti post in materia di User Macro

• Le User Macro – Queste sconosciute
• User Macro – Primo esempio

Vediamo cosa possiamo fare

Nei precedenti post, abbiamo visto il classico esempio Hello World, croce e delizia di tutti gli sviluppatori. Questo per cercare di capire che cosa possiamo realizzare. Cerchiamo di entrare nel dettaglio.

Parametri

Possiamo gestire dei parametri nelle User Macro? La risposta è si :-).  Si tratta dei parametri, cui siamo oramai abituati, che normalmente vengono chiesti quando andiamo ad eseguire l’editing della macro stessa.

Possiamo definirli come:

## @param MYNAME:title=MY TITLE|type=MY TYPE|desc=MY DESCRIPTION|required=true|multiple=true|default=MY DEFAULT VALUE

ovvero come:

• ## – Serve per identificare questa sezione di definizione di parametri e di caratteristiche della User Macro.
• @param<nome> – Definisce il parametro. Utilizzando il prefisso @param, tutto ciò che si trova subito dopo sarà considerato come il nome del patametr
• attributi – possiamo definire una serie di attributi, quali:
  • Titolo
  • Tipo del parametro, che può assumere un valore tra i seguenti:
    • boolean  (Booleano)
    • enum (per definire degli insiemi di possibili valori)
    • string (Stringa generica)
    • confluence-content (per consentire di poter referenziare dei contenuti di Confluence stesso, quali blog post o pagine)
    • username (per consentire di poter selezionare degli utenti)
    • spacekey (per consentire di poter selezionare degli space)
    • date (data)
    • int (numerico)
    • percentage  (trattato come una stringa. Sembra sia utilizzato per definire delle percentuali di utilizzo o per indicare tipo, ad esempio, quanti post blog visualizzare)

La User Macro può anche non presentare dei parametri. Basta, semplicemente, indicarlo come segue:

## @noparams

Oggetti disponibili

Vediamo quali oggetti abbiamo a disposizione per poter eseguire le nostre elaborazioni.

• $body – il corpo della macro, come indicato nei post precedenti.
• $param<nome> – il parametro definito.
• $config – Si tratta dell’oggetto bootstrapManager di Confluence, che restituisce diverse proprietà di Confluence che possiamo utilizzare.
• $space – oggetto Space, dove viene richiamata la Macro. Tramite questo oggetto possiamo richiamare diverse informazioni, quali pagine, blog post, etc.
• $renderContext – Si tratta delle informazioni restituite dall’oggetto PageContext.
• $content – Si tratta delle informazioni restituite dall’oggetto ContentEntity.

Maggiori ragguagli sono disponibili nella sezione developer della Atlassian.

Prossimi passi?

Nei prossimi passi, andremo ad approfondire un altro esempio

Reference

• Manualistica
• Pagina Developer

Workflow – Alternative

In questo post mostreremo come poter realizzare un semplice Workflow su Confluence, senza far ricorso all’addon dedicato, e sfruttando delle alternative ben precise.

Perchè non usare l’addon?

L’addon potrebbe non essere una scelta percorribile oppure potrebbe non essere disponibile, in quanto disponiamo di una installazione Cloud e vogliamo sfruttarla. Le motivazioni potrebbero essere qualsiasi.

Vediamo come implementare una alternativa.

Di cosa abbiamo bisogno?

Mettiamoci nell’ottica di utilizzare solo le funzionalità standard al fine di riuscire a ottenere un Workflow. In articolare ci concentriamo sulle seguenti funzionalità:

• Page Properties
• Templates
• Tasks e le @Mentions, o attraverso la gestione dei task per il cloud.
• Messaggistica, che Confluence mette a disposizione degli utenti e che, attraverso le @Mentions, consente di poter vedere quali task ci sono stati assegnati.

Dettaglio

Abbiamo un insieme di funzioni che ci consentono di poter creare un Workflow primordiale, ma efficace. Adesso andiamo a metterle insieme per realizzare questo nostro Workflow…. artigianale 🙂

Come prima cosa, abbiamo bisogno che esistano due Space ben distinti:

• Uno con le informazioni pubblicate e pubbliche, dove sono riportate le pagine da mettere a disposizione degli utenti (Space PUBBLICO)
• Uno con le pagine da modificare, ed a disposizione degli utenti che si occupano di pubblicare queste pagine (SPACE PRIVATO).

Come prima cosa, dobbiamo definire un template di pagine. In questo template, la prima sezione sarà costituita da:

• Metadati del documento – Si tratta di Page properties e forniscono informazioni di dettaglio del documento. Queste sono molto utili e devono rimanere nelle pagine presenti in entrambi gli space, in quanto forniscono le indicazioni agli utenti di quanto sono recenti le informazioni.
  Sarà anche inserita una informazione fondamentale: Lo stato della pagina; che indicherà se la pagina è stata Creata, Modificata, Aggiornata, Cancellata, Pubblicata etc.
• Tasks – In questa sezione sono riportate tutte i task che sono assegnati al gruppo di lavoro, ovvero chi scrive e chi fa le revisioni al documento, chi si occupa del controllo, chi di segnalare, etc etc etc. 
• Versioni della Pagina – Consentono di capire chi ha modificato cosa e perché. Si tratta delle funzionalità standard di Confluence ed indica l’utente che ha creato la pagina, chi ha eseguito le modifiche e quando, chi l’autore delle ultime modifiche

Procediamo

Quando si crea una pagina, utilizzando un template, si crea la pagina e nei metadati si inserisce in stato DRAFT. La si completa con i dati di chi crea la pagina e, fino a quando non si è completata la redazione, si lascia in stato DRAFT.

Quando si vuole iniziare l’iter di pubblicazione, si modifica lo stato in RICHIESTA APPROVAZIONE e si inserisce un TASK, assegnandolo alla persona responsabile di tale compito.

La persona responsabile, riceverà un messaggio, dal sistema di messaggistica di Confluence

quindi procederà con la revisione e nel caso di ulteriori modifiche.

In prima battuta, andrà a modificare lo stato in modo da poter indicare che sta procedendo con il lavoro.

inserirà le sue modifiche (Nella figura seguente, la modifica riguarda l’aggiunta della sola riga del 18.07.2015, indicante la scritta MODIFICA)

Infine, creerà un ulteriore task con le modifiche da verificare alla persona che ha richiesto l’approvazione. Quindi marcherà il suo lavoro come eseguito.

La persona, cui è stata richiesta l’approvazione, riceverà un messaggio dal sistema di notifiche di Confluence.

Quando aprirà la notifica, verificherà che gli è stato assegnato un Task per approvare la modifica.

A questo punto procederà con il controllo, verificherà la modifica e alla fine approverà o meno il lavoro fatto. Al termine, quando la modifica risulterà approvata, verrà eseguito lo stesso ITER per procedere alla pubblicazione. Sarà assegnato un Task alla persona che si occupa della pubblicazione della pagina e questa procederà alla sua pubblicazione. Eseguirà la copia delle stesse, creando la nuova versione della pagina, modificherà lo stato della pagina SORGENTE in PUBBLICATO e aggiornerà di conseguenza la pagina nello Space PUBBLICO, facendo si che:

• I metadati siano congruenti e presentino tutte e informazioni richieste dagli utenti finali.
• Eliminerà i task dalla pagina dello Space PUBBLICO. Non sono necessari
• Riporterà il testo aggiornato. Non si occuperà della modifica dei commenti o di altro.
• Riporterà tutti gli allegati nella pagina, creando le versioni storiche.

Conclusione

Abbiamo visto un sistema alternativo, basato su funzionalità standard di Confluence, che consente di implementare un sistema molto semplice di Workflow. Ovviamente si tratta di un sistema che può essere implementato per realtà piccole/medie, non molto strutturate e con poche persone. Quando il numero delle persone e dei gruppi e degli space aumenta, allora conviene sicuramente volgersi a delle soluzioni molto più strutturate, non ultima, utilizzare l’addon già descritto nel precedente post.

Diagrammi, grafici e tanto altro ancora

In questo post andremo a testare l’addon Draw.io, presentato in questo post. Vedremo da vicino quali potenzialità offre.

Installiamo

Prima fase è sempre l’installazione. Dal COG menù selezioniamo la sezione degli addon e procediamo con l’installazione. Una volta accettata la EULA:

possiamo procedere con il download dell’addon

e l’installazione dello stesso 🙂

quindi otteniamo la licenza trial

Finalmente abbiamo il nostro addon installato :D.

Entriamo in azione

Una volta installato, possiamo procedere con l’utilizzo dello stesso. Basta semplicemente selezionare il tasto Create e siamo già in grado di poter creare il nostro diagramma e grafico 🙂

Selezionando Draw.io, attiviamo l’addon, che attraverso un wizard opportuno, ci consente di poter scegliere quale tipologia di diagramma o grafico vogliamo creare. In automatico ci propone anche un esempio che possiamo utilizzare come base per il nostro lavoro 🙂

Selezionato il grafico, passiamo direttamente all’editor, che come possiamo vedere è molto semplice ed intuitivo.

A questo punto, possiamo creare il nostro diagramma. Quando abbiamo terminato, lo salviamo nella pagina e questo è il risultato, prima di salvare la pagina:

e la pagina salvata

Risultati?

Notevoli. L’addon è sicuramente eccezionale, ma riserva una gradita sorpresa. Oltre alla possibilità di poter disegnare grafici e diagrammi, consente anche di poter creare dei Mockup di discreta qualità, come mostrato nel post, cui si faceva riferimento all’addon di Balsamiq. Come mostrato in figura:

abbiamo la possibilità di poter disegnare in maniera agevole questi addon. La sorpresa è graditissima. 🙂

Conclusioni

Abbiamo a disposizione un addon molto interessante, di facile utilizzo e da un costo molto competitivo, rispetto agli altri che abbiamo a disposizione del marketplace. Il giudizio non può che essere positivo.

Prova su strada dell’addon

In questo post andremo a provare Colamatech Workflow, già presentato nel post precedente.

Installiamo l’addon

Procediamo con l’installazione dell’addon, come siamo sempre abituati e con estrema facilità. Accettiamo la EULA della Comalatech, come mostrato nella seguente figura:

quindi si procede con il download dell’addon.

Al termine del download, viene eseguita l’installazione.

Si passa quindi alla registrazione della licenza. In questo caso abbiamo scelto la licenza trial per testare il prodotto.

Una volta rilasciata la licenza, l’addon è pronto per poter essere utilizzato 🙂

A questo punto, possiamo vedere che cosa l’addon mette a disposizione :-). Possiamo andare nella sezione degli addon, selezionare il nostro e, una volta che la sezione viene aperta, selezionare il tasto configure, procedendo con la configurazione dello stesso.

Configurazione

Possiamo osservare che, nella sezione delle General Configuration, abbiamo una nuova sezione disponibile, come mostrato in figura:

dove possiamo accedere alle varie opzioni che l’addon mette a disposizione. Se selezioniamo la Configuration, come indicato in precedenza, siamo rediretti nella sezione delle configurazioni dell’addon:

Nelle varie configurazioni, possiamo stabilire chi può fare cosa, a livello generale. Possiamo stabilire, ad esempio:

• Chi può creare/importare dei Workflow
• In quali Space creare i Workflow (tutti o specifici)
• Chi vede le attività del Workflow. In questo caso possiamo scegliere se gli amministratori dello Space + i Page Editors oppure tutti gli utenti
• Il comportamento degli stati delle page
• Sezione sperimentale: Abbiamo anche delle features sperimentali, che sono presenti e che possiamo attivare/disattivare.

Workflow preinstallati

Al momento della prima installazione, abbiamo a disposizione tre Workflow preinstallati

Questo aiuta sicuramente tutti gli utenti che, la prima volta, iniziano ad avvicinarsi a questo addon. Possiamo anche vedere la struttura di questi Workflow, in quanto possiamo anche editarli in maniera grafica:

oppure possiamo anche editarli attraverso un opportuno linguaggio di markup

dove fondamentalmente andiamo a impostare tutti i possibili passaggi di stato che una pagina può … subire.

Proviamo il Workflow

A questo punto, selezioniamo uno dei tre workflow e proviamo ad usarlo nel nostro ambiente di test, andando a capire come si comporta e che risultati abbiamo.

Creiamo uno Space ad hoc, dove andremo a fare tutti i nostri test

Notiamo che, proprio in alto a destra, abbiamo le indicazioni del Workflow:

Al momento non abbiamo ancora aggiunto alcun Workflow. Procediamo con l’aggiunta 🙂

aggiungiamo proprio il Workflow Simple Approval. Al momento in cui eseguiamo il tutto, viene chiesto in quale stato deve essere assegnato alle pagine preesistenti allo space. Nel nostro esempio, impostiamo che tutte le pagine risultino già approvate, come mostrato nella figura successiva

Adesso proviamo a modificare una pagina. Per questo ci affidiamo ad un utente di test ed usiamo un altro browser per l’operazione, per cercare di ricostruire il tutto.

Come mostrato dalla figura precedente, adesso lo stato della pagina è stato modificato. In aggiunta, il revisore che deve approvare la pagina, viene avvisato in diversi modi:

• Abbiamo un messaggio che ci avvisa che la pagina è stata editata da un altro utente. Questo perché eravamo ancora posizionati sulla pagina;
• Il sistema di messaggistica di Confluence è attivo (notiamo in alto a destra che abbiamo un messaggio)
• Anche l’icona dell’addon presenta un messaggio

Se selezioniamo l’icona dell’addon, abbiamo il seguente risultato:

Abbiamo la possibilità di poter operare queste azioni:

• assegnare l’operazione ad altro utente, come mostrato in figura: In questo modo, sempre sfruttando il sistema di messaggistica di Confluence (e le relative email), l’utente assegnatario sarà avvisato.
• Approvare/Rigettare il documento. In questo modo possiamo mutare lo stato del documento. Nel secondo browser, abbiamo questo messaggio: 

Conclusioni

Abbiamo visto un semplice esempio di utilizzo di questo addon, ma abbiamo mostrato solo una piccolissima parte delle sue funzionalità. Nei prossimi post, vedremo anche come poterlo calare in determinate realtà o come poter realizzare dei Workflow ad hoc per determinate situazioni.

https://marketplace.atlassian.com/plugins/com.comalatech.workflow

Workflow su Confluence

In questo post andremo ad introdurre un concetto di Workflow su Confluence.

Che cosa è un Workflow?

Come prima cosa, cerchiamo di dare una definizione di Workflow Per fare ciò, consiglio questo link, dove ho trovato una bella definizione di workflow e consiglio anche la pagina di wikipedia (in inglese, ma la consiglio).

Fondamentalmente, andando al sodo, un Workflow è il flusso di lavoro che deve essere eseguito per svolgere una determinata operazione, in ambito di un business.

Come si può introdurre il concetto di workflow su Confluence?

Spieghiamo in che modo possiamo calare questo concetto su Confluence 🙂

In ambito wiki, si ha la necessità di un Workflow quando si devono pubblicare delle pagine in cui, per evidenti motivi, le informazioni devono essere prima vagliate/approvate da un responsabile che deve accertare che tutte le informazioni presenti siano corrette.

Basti pensare ad un sistema in cui ogni pagina wiki presenta delle informazioni finanziarie di una società. Se questa pagina è visionata da un numero molto elevato di utenti, la pubblicazione di una informazione errata potrebbe scatenare problemi non indifferenti.

Quindi, in situazioni come questa, dove se viene eseguita una pubblicazione senza controllo esiste un grosso rischio, trova la sua naturale applicazione un Workflow.

Come possiamo applicare un Workflow in Confluence?

In Confluence abbiamo a disposizione un Addon che consente di poter aggiungere un Workflow su Confluence. SI tratta del Comala Workflow.

Questo addon consente di poter assegnare uno stato specifico alle pagine di uno space. In aggiunta, possiamo assegnare un Workflow specifico ad ogni singolo space.

Possiamo assegnare task specifici ad un singolo utente, come mostrato nella precedente figura. Questi riceverà una opportuna segnalazione, in modo da poter poi procedere con le operazioni richieste.

Opportune macro consentono di poter creare delle pagine, in cui riassumere gli stati assunti dalle pagine

Nei prossimi post andremo a collaudare questo addon per saggiarne le potenzialità e limiti.

Alternative?

Come prima cosa, l’addon indicato è disponibile solo per installazioni Server, mentre non è affatto disponibile per Cloud. Quindi, sorge spontanea la domanda: Esistono delle alternative?

La risposta è si, e sarà oggetto di un post dedicato esclusivamente a questo punto.

L’idea è la seguente e si basa sull’uso di funzionalità standard.

Come prima cosa, occorre disporre di due space:

• Space Pubblicato, ovvero lo space effettivamente disponibile al pubblico utenti
• Space privato, clone dello space pubblicato, dove gli autori eseguono le correzioni/modifiche/aggiunte.

Come seconda cosa, possiamo associare degli stati agli space basandoci sulle Page properties, descritte in questo mio post, e usate anche in tanti altri esempi 🙂

Come seconda cosa, utilizziamo i Tasks di Confluence, per assegnare i compiti alle persone e mandare loro delle segnalazioni, un pò come avviene con l’addon, ma facendo uso solo delle funzionalità standard.

In questo modo, ed usando un pò di organizzazione, gli utenti lavorano nello space privato, a meno di correzioni del tipo:

• errori di battitura;
• correzioni dell’ultimo minuto, etc

cambiando stato (nelle page properties) ed impostando i task su di una opportuna pagina di uno space di lavoro.

Conclusioni

Abbiamo a disposizione degli strumenti opportuni per poter impostare un Workflow su Confluence, sia come addon specifici, sia come unione di funzionalità standard che, alla fine dei giochi, possono metterci a disposizione un Workflow molto primordiale ma, nel contempo, semplice e funzionale. Questi argomenti saranno approfonditi su altri post.