{"id":95956,"date":"2021-11-04T22:49:31","date_gmt":"2021-11-04T21:49:31","guid":{"rendered":"https:\/\/artigianodelsoftware.it\/blog\/?p=95956"},"modified":"2021-11-04T22:49:33","modified_gmt":"2021-11-04T21:49:33","slug":"external-share-for-confluence","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/artigianodelsoftware.it\/blog\/2021\/11\/04\/external-share-for-confluence\/","title":{"rendered":"External share for Confluence"},"content":{"rendered":"
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Continua la traduzione degli articoli dal Blog di Old Street Solutions nella nostra Italica lingua. Cercheremo come sempre di riportare tutti i concetti che sono stati riportati nell’articolo originario nella nostra meravigliosa lingua.<\/p>\n\n\n\n

L’articolo di questo post ci introduce le ultime novit\u00e0 su di un addon che ben conosciamo ed apprezziamo: External Share for Confluence<\/em><\/strong>. Come Artigiano Del Software, gi\u00e0 utilizziamo questo addon per condividere le informazioni e le offerte per i vari clienti. <\/p>\n\n\n\n

Oggi, grazie a Christopher Berry<\/a>, Nerd reo confesso (come lui stesso dichiara), approfondiamo l’argomento. <\/p>\n\n\n\n

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L’autore dell’articolo originario: Fonte: Old street Solutions. <\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n
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Fonte: Old Street Solutiions<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n

Molte delle organizzazioni che incontriamo utilizzano Word, Google, Adobe, SharePoint e vari altri strumenti per creare, documentare ed archiviare i loro contratti di vendita e legali. Molti di questi strumenti non si integrano tra loro, mettendo i team e i loro dati in silos, che generano ritardi e repliche nel processo di gestione dei contratti.<\/p>\n\n\n\n

Con cos\u00ec tante pi\u00f9 persone che ora lavorano in remoto, i silos stanno diventando pi\u00f9 difficili da mantenere. Un numero crescente di organizzazioni sta cercando di centralizzare i propri dati e ottenere un’unica fonte da cui reperire le informazioni<\/a> , al fine di ridurre la confusione e la scarsa qualit\u00e0 dei dati che derivano dall’avere team distribuiti sparsi tra fusi orari, che lavorano tutti su informazioni diverse. E lo fanno spostando tutti i loro dipendenti su un’unica piattaforma per la gestione dei documenti.<\/p>\n\n\n\n

Le organizzazioni che gi\u00e0 utilizzano Jira per la gestione del lavoro, i progetti e le richieste di servizi\/IT guardano naturalmente a Confluence, la piattaforma gemella di Jira, come mezzo per stipulare e gestire i contratti. Forse Jira Service Management gioca gi\u00e0 un ruolo nel tuo processo di gestione dei contratti, ad esempio usi i ticket per convincere altri team, come quelli legali o finanziari, a rivedere le dichiarazioni di lavoro (SOW) dai fornitori.<\/p>\n\n\n\n

In questo articolo parleremo del motivo per cui Confluence sta diventando un caso d’uso cos\u00ec importante e popolare per la gestione dei contratti e di come sfruttare insieme la potenza di Confluence e Jira per trasformare il tuo processo di gestione dei contratti in una macchina ben oliata.<\/p>\n\n\n\n

Utilizzo delle pagine di Confluence per stipulare e lavorare sui contratti<\/h2>\n\n\n\n

Confluence \u00e8 una piattaforma intuitiva e di facile utilizzo per la creazione e la collaborazione sui documenti. Viene fornito con molte delle funzionalit\u00e0 che ti aspetteresti da un elaboratore di testi, come la formattazione di base del testo e la possibilit\u00e0 di modificare il colore e l’allineamento del testo e aggiungere immagini, tabelle, collegamenti ed elenchi puntati. Soprattutto per la collaborazione sui contratti, puoi eseguire modifiche collaborative dal vivo come in Google Documenti o dare suggerimenti sulle modifiche utilizzando i commenti in linea.<\/p>\n\n\n\n

Tuttavia, Confluence in realt\u00e0 ha pi\u00f9 in comune con i costruttori di siti Web come WordPress che con i tradizionali editor di testo come Word, e c’\u00e8 molta pi\u00f9 automazione coinvolta. Le pagine Confluence sono dotate di macro opzionali che ti consentono di inserire tutti i tipi di contenuto dinamico. Ad esempio, se inserisci la macro Sommario, questa elencher\u00e0 tutte le intestazioni della tua pagina come link cliccabili. La macro Roadmap Planner consente di inserire una rappresentazione visiva di una sequenza temporale, quindi per un SOW potrebbe trattarsi di una sequenza temporale del progetto o di una rappresentazione delle fasi del progetto. E la macro Rapporti attivit\u00e0 viene utilizzata per tenere traccia dell’avanzamento degli elementi di azione aperti in una pagina, quindi potrebbe essere utilizzata per tenere traccia delle modifiche in sospeso a un contratto.<\/p>\n\n\n\n

A differenza della maggior parte dei word processor, le pagine di Confluence sono preformattate. Non offre deliberatamente opzioni per il paragrafo e l’interlinea, n\u00e9 il tipo e la dimensione del carattere a parte i tipi di testo del paragrafo e dell’intestazione. Questi potrebbero essere visti come limitazioni, ma \u00e8 perch\u00e9 \u00e8 progettato per essere un repository di documentazione a livello aziendale, con tutti i documenti in esso contenuti che hanno un aspetto simile. Il cielo non voglia che tu abbia qualcuno che fa tutta la sua documentazione con spaziatura doppia in Times New Roman, un altro che scrive tutto con spaziatura singola in Comic Sans. *brivido*<\/p>\n\n\n\n

Un altro grande vantaggio di Confluence rispetto alla maggior parte degli editor di testo \u00e8 che tutte le modifiche vengono registrate automaticamente. Non \u00e8 necessario attivare la funzione “Rileva modifiche” come in Word. Devi semplicemente modificare il testo e chiunque ci lavori sopra sar\u00e0 in grado di vedere esattamente cosa hai cambiato e quando.<\/p>\n\n\n\n

Quando si tratta di creare e lavorare sui contratti, tuttavia, il pi\u00f9 grande vantaggio di Confluence rispetto agli editor di testo come Word sono i modelli.<\/p>\n\n\n\n

Il potere dei modelli di contratto in Confluence<\/h2>\n\n\n\n

Certo, vi sento dire \u2013 ehm, Word ha dei modelli! Esatto, lo fa. Sia in Word che in Confluence, puoi scrivere un bellissimo contratto di vendita o legale e salvarlo come modello. Ma Confluence \u00e8 molto pi\u00f9 potente quando si tratta di crearli, e questo \u00e8 dovuto alle variabili di pagina.<\/p>\n\n\n\n

Le variabili di pagina sono un’opzione quando crei un modello su Confluence Cloud<\/a> e su Confluence Data Center\/Server<\/a> . Su Server e Data Center hai la possibilit\u00e0 di aggiungere un campo di testo. Su Cloud hai la possibilit\u00e0 di aggiungere un campo di testo, un campo di testo su pi\u00f9 righe o un elenco. Non c’\u00e8 molta differenza tra il campo di testo e il campo di testo multilinea; definire il numero di righe o colonne influisce solo sulla dimensione della casella che ti danno, ma puoi inserire tutto il testo che vuoi in entrambi. Lo scopo della casella di testo multiriga \u00e8 semplicemente quello di dare un’indicazione di quanto si dovrebbe scrivere.<\/p>\n\n\n\n

Pertanto, quando crei un modello di contratto, puoi aggiungere variabili di testo per i nomi delle parti, le date, le quantit\u00e0, i prezzi e qualsiasi altro termine e definizione che potrebbe cambiare tra i contratti. Puoi quindi popolare questi campi di testo quando crei la pagina Confluence e la variabile inserir\u00e0 il testo. E poich\u00e9 \u00e8 una variabile, significa che puoi riutilizzarla in tutto il documento ma devi compilarla solo una volta.<\/p>\n\n\n\n

Ci sono, al momento della scrittura, alcuni problemi con le variabili di testo native in quanto non puoi semplicemente selezionare le variabili che hai gi\u00e0 creato da un elenco per riutilizzarle. Devi copiare\/incollare manualmente la variabile dove vuoi. Vedi la discussione della community Atlassian qui: Inserimento di variabili esistenti nel modello di spazio<\/a> .<\/pre>\n\n\n\n
Con un modello di contratto Word, dovresti inserire manualmente il testo in tutti i punti che desideri. Non c’\u00e8 modo di automatizzarlo come in Confluence. A volte \u00e8 necessario regolare la formattazione per fare spazio anche al nuovo testo.<\/p>\n\n\n\n
Sebbene l’utilizzo delle variabili di testo in Confluence sia molto pi\u00f9 rapido ed efficiente rispetto all’inserimento di testo in Word, potrebbero essere pi\u00f9 dinamiche. Il problema con le variabili di testo in Confluence nativo \u00e8 che una volta creata la pagina, la variabile viene semplicemente sostituita con il testo. Come in, smette di essere una variabile. Non puoi cambiarlo o modificarlo in seguito. Dovresti usare trova e sostituisci e aggiornare manualmente ogni parte di testo, proprio come faresti in Word.<\/p>\n\n\n\n
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La pagina per definire i Template: Fonte: Old Street Solutions<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n
\u00c8 qui che torna utile il componente aggiuntivo Confluence Live Input Macros<\/a> (LIM). LIM incorpora letteralmente la variabile nella pagina. In altre parole, rimane una variabile anche dopo aver creato la pagina. Quindi, se vuoi cambiare il testo, puoi farlo e l’intero contratto si aggiorner\u00e0 con il nuovo testo. Ancora meglio, non \u00e8 necessario essere in modalit\u00e0 di modifica della pagina per farlo. Una volta creata la pagina, \u00e8 possibile modificare le variabili in modalit\u00e0 di visualizzazione. Ci\u00f2 rende pi\u00f9 rapida la creazione di nuovi contratti e pi\u00f9 facile per gli utenti che potrebbero non avere familiarit\u00e0 con Confluence o che non hanno bisogno di apportare modifiche alla pagina oltre ai campi LIM.<\/p>\n\n\n\n
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Fonte: Old Street Solutions <\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n
Inoltre, Live Input Macros include molte pi\u00f9 variabili rispetto a Confluence nativo. Oltre al testo, puoi aggiungere caselle di controllo; raccoglitori di date; menu a discesa singoli, multipli ea cascata per qualsiasi valore predefinito; tasti della radio; e selettori di stato. \u00c8 possibile, ad esempio, utilizzare i menu a discesa per i tipi di contratto e i selettori di stato per fornire uno stato visivo del contratto.<\/p>\n\n\n\n
Collaborazione su contratti con soggetti esterni<\/h2>\n\n\n\n
La creazione di contratti in Confluence comporter\u00e0 la collaborazione con altri team e in effetti con altre parti del contratto. \u00c8 probabile che altre parti del contratto non abbiano accesso alla tua istanza di Confluence.<\/p>\n\n\n\n
Questo ti lascia con alcune opzioni. Dai loro l’accesso acquistando loro una licenza e configurando i permessi in modo che possano vedere solo il contratto che \u00e8 rilevante per loro (l’opzione costosa). Oppure devi esportare il contratto su un’altra piattaforma e inviarlo via email in un formato diverso (opzione inefficiente).<\/p>\n\n\n\n
La maggior parte delle persone sceglie la seconda opzione, ma il problema \u00e8 che stai solo creando un altro silo. E lo scopo di trasferire tutti a Confluence per la gestione dei contratti \u00e8 eliminare i silos.<\/p>\n\n\n\n
C’\u00e8, tuttavia, una terza opzione, ed \u00e8 un altro componente aggiuntivo di Confluence: External Share for Confluence<\/a> . Ci\u00f2 ti consente di creare un collegamento sicuro a una pagina Confluence in pochi clic, che puoi condividere con chi vuoi. Questi collegamenti hanno URL univoci di 16 caratteri con limiti di tempo facoltativi e password per una protezione aggiuntiva. Sebbene siano di sola lettura per impedire che le tue pagine Confluence vengano modificate esternamente, puoi consentire agli utenti esterni di aggiungere commenti per le modifiche suggerite, nonch\u00e9 allegati in caso di necessit\u00e0. Ci\u00f2 consente di continuare la collaborazione sui contratti all’interno di Confluence anzich\u00e9 su qualche altra piattaforma, ma senza le spese e le complicazioni dell’aggiunta di nuove licenze.<\/p>\n\n\n\n
Una funzionalit\u00e0 aggiunta di recente di External Share for Confluence \u00e8 la possibilit\u00e0 di condividere le pagine Confluence solo<\/u> con utenti esterni selezionati<\/a> , utenti che devono avere un account External Share for Confluence per visualizzare la pagina. Poich\u00e9 i contratti spesso contengono informazioni personali e commerciali sensibili, la funzione Utenti selezionati funge da ulteriore livello di protezione quando condividi i tuoi contratti con parti esterne.<\/p>\n\n\n\n
Utilizzo di Confluence E Jira per gestire i contratti<\/h2>\n\n\n\n
Mentre Confluence pu\u00f2 diventare il luogo in cui vengono elaborati e archiviati tutti i tuoi contratti, Jira pu\u00f2 diventare il luogo in cui tieni traccia del lavoro svolto su di essi. Jira \u00e8 bravissimo a contenere oggetti che rappresentano attivit\u00e0 specifiche e a permetterti di tenere traccia dello stato di quell’attivit\u00e0. Ad esempio, Jira supporta campi personalizzati in cui \u00e8 possibile definire elementi come il rinnovo del contratto e le date di scadenza e ricordare ai team di agire.<\/p>\n\n\n\n
Collegare le pagine di Confluence ai problemi di Jira \u00e8 semplicissimo e pu\u00f2 essere fatto automaticamente<\/a> . Ti consente di tenere traccia dello stato dei tuoi contratti in Jira e anche di fare alcuni rapporti su di essi. Puoi guardare il numero di contratti in corso, in fase di revisione o completati, tipi e valori di contratto, contratti per regione, date di scadenza, assegnatario ecc. Puoi anche creare una dashboard Jira per segnalare tutti i tuoi contratti e ci sono aggiunte -on disponibili in modo da poter personalizzare le dashboard e renderli pi\u00f9 facili da gestire<\/a> .<\/p>\n\n\n\n
In effetti, Confluence funge da spazio di lavoro collaborativo e repository e mantiene una traccia di “verifica” delle modifiche, mentre Jira funge da tracker dello stato per comprendere il livello di completamento di ciascun contratto.<\/p>\n\n\n\n
Altri componenti aggiuntivi che potrebbero aiutare<\/h2>\n\n\n\n
La maggior parte dei team finisce per utilizzare almeno un componente aggiuntivo per aiutarli a gestire i contratti in Confluence. Oltre alle app sopra menzionate, eccone alcune altre:<\/p>\n\n\n\n