{"id":97261,"date":"2025-01-13T19:11:17","date_gmt":"2025-01-13T18:11:17","guid":{"rendered":"https:\/\/artigianodelsoftware.it\/blog\/?p=97261"},"modified":"2025-01-13T19:11:19","modified_gmt":"2025-01-13T18:11:19","slug":"centralizziamo-la-documentazione-aziendale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/artigianodelsoftware.it\/blog\/2025\/01\/13\/centralizziamo-la-documentazione-aziendale\/","title":{"rendered":"Centralizziamo la documentazione aziendale"},"content":{"rendered":"
\"image_pdf\"<\/a><\/a><\/div>\n

Conosciamo tutti l’annoso problema della centralizzazione della documentazione aziendale e siamo tutti consapevoli di quanto succede ogni giorno: Migliaia di documenti sono emessi e condivisi dalle varie aziende a clienti o altre aziende. <\/p>\n\n\n\n

Non ci riferiamo solo alla gestione della documentazione interna, ma alla documentazione che dalla azienda viene veicolata verso l’esterno. Ci stiamo riferendo ai requisiti funzionali, ai contratti, ai preventivi, etc.<\/p>\n\n\n\n

In tutti i casi sappiamo che mantenere le versioni aggiornate \u00e8 una impresa titanica. Non \u00e8 la prima volta che un cliente ci approva una versione vecchia del contratto o del preventivo, con clausole non revisionate, oppure ci contesta una vecchia versione perch\u00e9 la nuova non \u00e8 stata recapitata correttamente oppure \u00e8 finita in SPAM. Molte aziende sono schiave delle email oppure si basano su tale repository per mantenere il versionamento dei documenti. <\/p>\n\n\n\n

Sappiamo quanto frustante sia questa situazione, quanto tempo perdiamo nel rintracciare le versioni e come gestire il tutto.<\/p>\n\n\n\n

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Soluzioni<\/h2>\n\n\n\n

Le moderne aziende hanno cercato soluzioni di tutti i generi. Anche sfruttando soluzioni basate su MS Sharepoint<\/strong>, dove i documenti erano centralizzati. Questa piattaforma permette sicuramente la centralizzazione, ma non sempre tutte le necessit\u00e0 o aspettative risultavano coperte. <\/p>\n\n\n\n

Tutte le aziende dispongono di Microsoft Office 365, in particolare riguardo i permessi per poter accedere al documento. Provo a chiarire, anche facendo seguito alla mia esperienza diretta con vari clienti.<\/p>\n\n\n\n

Molto spesso, trattandosi di documenti sensibili, non sempre le policy aziendali permettono una condivisione in maniera molto semplice e, purtroppo, si ricade nella stessa situazione delle email. In alcuni casi la semplice condivisione \u00e8 impossibile (lo posso affermare anche in seguito alla mia esperienza personale). In un caso per distribuire un semplice documento di analisi sono ricaduto nel tunnel delle email. <\/p>\n\n\n\n

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Anche in Artigiano Del Software<\/strong> abbiamo sofferto di questo problema. Inizialmente anche noi utilizzavamo le mail per inviare e ricevere preventivi e contratti dai vari fornitori\/clienti e, come descritto in precedenza, avevamo anche noi molta confusione relativamente alla versione finale dei documenti. In aggiunta, quando condividavamo un documento di analisi, si scatenava un forum di discussione da cui non se ne usciva assolutamente.<\/p>\n\n\n\n

Tuttavia non siamo stati con le mani in mano e ci siamo ingegnati forte delle nostre conoscenze… in particolare sui prodotti Atlassian. Abbiamo confrontato tutte le conoscenze che abbiamo ed esaminato tutte le soluzioni possibili.<\/p>\n\n\n\n

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Abbiamo discusso a lungo per la introduzione degli applicativi.<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Il primo passo \u00e8 stato formalizzare le necessit\u00e0, al fine di identificare le possibili soluzioni.<\/p>\n\n\n\n

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  • Possibilit\u00e0 di condividere il documento sia ad una singola persona che ad un gruppo di persone<\/li>\n\n\n\n
  • Il documento deve essere in copia unica.<\/li>\n\n\n\n
  • Devo aver la possibilit\u00e0 di verificare se il documento \u00e8 stato letto dal destinatario<\/li>\n\n\n\n
  • Il destinatario deve avere la possibilit\u00e0 di interagire: Commenti o modifiche<\/li>\n\n\n\n
  • Il destinatario deve avere la possibilit\u00e0 di stamparlo (se necessario: Ricordiamoci che non tutti sono attirati dal digitale)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    Successivamente abbiamo espolorato le soluzioni che l’ecosistema Atlassian metteva a disposizione. Le sorprese erano dietro l’angolo.<\/p>\n\n\n\n

    Prima dell’avvento del Cloud<\/h2>\n\n\n\n

    Prima dell’avvento del Cloud di Atlassian, le soluzioni erano pochissime. Mi permetto di citare lo storico ShareIT della Comala. E’ stato il primo addon per il mondo Confluence che permetteva di poter eseguire la condivisione di una pagina Confluence verso gli utenti esterni. Questo addon \u00e8 stato adesso ritirato e non \u00e8 pi\u00f9 disponibile. <\/p>\n\n\n\n

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    Lo studio \u00e8 stato molto completo<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

    Sul Cloud invece, non vi erano molte possibilit\u00e0, ma le sorprese erano dietro l’angolo. Come moderni Alchimisti, stavamo per scoprire la nostra pietra filosofale. <\/p>\n\n\n\n

    External Share for Confluence<\/h2>\n\n\n\n

    Dopo diversi mesi di ricerche e di tentativi, abbiamo identificato e finalmente deciso di usare Confluence ed una App che rispondeva perfettamente alle necessit\u00e0 ed alla complessit\u00e0 della gestione dei documenti. Il tutto su Cloud.<\/p>\n\n\n\n

    Stiamo parlando External Share for Confluence<\/strong> della Warsaw Dynamics<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

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    Questa App permetteva le seguenti operazioni<\/p>\n\n\n\n

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    Condivisione<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

    Possiamo condividere le nostre pagine di Confluence in maniera semplice ed intuitiva. Pochi click ci permettono di poter configurate tantissime opzioni ma sopratutto di poter gestire al meglio le informazioni che vogliamo condividere. Questo ci permette di avere sempre una unica copia del documento sempre sotto controllo e sopratutto possiamo sempre e comunque monitorare le versioni.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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    Protezione<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

    Un semplice meccanismo ci permette di. poter attivare sia SSO che protezione della condivisione con Password. In questo modo possiamo tutelare il contenuto che andiamo a condividere, ma non solo: Possiamo anche indicare una scadenza limitando il pi\u00f9 possibile le fighe di notizie.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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    Interazione<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

    Chi riceve le informazioni pu\u00f2 interagire con gli autori del documento in qualsiasi momento, sia attraverso commenti che attraverso la modifica stessa del documento. La App ci permette di poter far modificare il documento anche a chi lo riceve. In aggiunta, riusciamo anche a verificare se il documento \u00e8 stato letto oppure no.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

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    Forti di queste indicazioni, abbiamo deciso di adottarlo. <\/p>\n\n\n\n

    Introduzione in azienda<\/h2>\n\n\n\n

    Abbiamo deciso di eseguire l’adozione in maniera graduale, dopo un primo momento di sperimentazione, dove abbiamo eseguito dei test su dei clienti campione. In questa prima fase abbiamo testato la App rimanendo piacevolmente meravigliati e sopratutto mantenendo un controllo delle informazioni, dei documenti che prima non disponevamo. Le problematiche che prima abbiamo patito erano, grazie alla App, sparite.<\/p>\n\n\n\n

    Questo ha richiesto anche una nuova organizzazione interna del Confluence aziendale di Artigiano del Software. <\/p>\n\n\n\n

    Abbiamo quindi deciso di configurarci in questo modo: <\/p>\n\n\n\n

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    • Unico space dedicato ai clienti<\/li>\n\n\n\n
    • Modelli specifici da usare per generare i documenti verso i clienti<\/li>\n\n\n\n
    • Numerazione della documentazione<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

      Abbiamo scelto di usare un unico Space, opportunamente configurato, dove possiamo raccogliere tutti i documenti dei vari clienti. Questo ci permette di poter avere tutta la documentazione sotto un unico cappello. Lo ricordavo anche nei miei articoli precedenti, quando segnalavo l’esempio dei legionari romani i quali, grazie al loro addestramento e all’alta standardizzazione dell’esercito romano, sapevano esattamente cosa fare e dove posizionare le attrezzature, le armi etc.<\/p>\n\n\n\n

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      L’utilizzo di modelli specifici, ci permette di standardizzare le richieste: Non dobbiamo inventare la ruota ogni volta, ma dobbiamo assicurarci che ci siano le informazioni di dettaglio che sono relative al lavoro in questione. L’esempio di come abbiamo organizzato sia lo Space che i documenti lo abbiamo anche presentato in un webinar che abbiamo tenuto con DGProlink. <\/p>\n\n\n\n

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