Prosegue il nostro percorso alla scoperta delle potenzialità dei tools Atlassian dopo il secondo webinar dedicato all’integrazione di Confluence e Jira con altri strumenti Cloud (Dropbox, Google Drive e One Drive) e alla presentazione dell’utilissimo add-on Meetical per sincronizzare gli appuntamenti del calendario di Office 365/Google Calendar con le pagine di Confluence.

Nel nostro terzo appuntamento di Mercoledì 8 Luglio alle ore 13:00 mostreremo un uso alternativo di Jira Service Desk, ovvero non solo come un sistema di ticketing per supporto IT ma anche come un vero e proprio tool di comunicazione con i customer (sia interni che esterni).

Attraverso un’analisi delle funzionalità basiche di Jira Service Desk e l’utilizzo di utilissimi add-ons, andremo a vedere come implementare una live chat senza la necessità di aprire un ticket, come tradurre le richieste dei clienti in un’altra lingua, come verificare l’andamento dei ticket in modo più dettagliato, come gestire i ticket provenienti dalla stessa organizzazione e molto altro.

Ti aspettiamo Mercoledì 8 Luglio, ore 13:00!

Registrati qui: https://zoom.us/webinar/register/WN_y8KnywO2Rauz9d33pSWV-A

In questo post andremo ad esaminare un addon per l’ambiente cloud, che ci permette di poter gestire al meglio le informazioni del customer. Andiamo a curiosare come gli Umarell Bolognesi

Subito al dunque

Questo addon ci permette di poter disporre di informazioni aggiuntive, nella segnalazione aperta tramite JSD, del customer. In particolare, come mostrato dalla seguente immagine:

Se esaminiamo nel dettaglio questa nuova sezione, notiamo quanto segue:

• hai la possibilità di visionare le richieste dello stesso customer
• hai la possibilità di poter visionare le richieste della stessa organization del customer
• vedere le richieste che sono state condivise con altre organizzazioni

Abbiamo anche una ulteriore possibilità:

Possiamo inserire delle note sul customer .

Interessante

Questo addon è molto interessante. L’aggiunta di queste informazioni permette agli agenti di poter migliorare il proprio lavoro, verificare subito le indicazioni che sono state inoltrate dal customer. In aggiunta permette di inserire delle note sullo stesso. Ultimo, ma non ultimo, l’addon è free (al momento in cui viene redatto il post, l’addon è free).

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del marketplace.

In questo post andiamo a testare questo addon, che ci permette di poter personalizzare in maniera molto spinta PORTAL. Andiamo a curiosare

Installazione

Come sempre, partiamo dalla installazione dell’addon. Anche in questo caso, allego una GIF che mostra come avviene l’installazione.

Abbiamo una installazione guidata e semplice. Passiamo alla fase successiva.

Configurazione

Procediamo con la configurazione. In questo caso, abbiamo che, subito dopo la installazione, selezionando il tasto Get Started, andiamo subito nel vivo delle funzioni dell’addon e, come vedremo dalla seguente GIF, siamo guidati nella fase di configurazione del PORTAL.

La procedura di configurazione è totalmente guidata e semplice. Possiamo subito selezionare il progetto che vogliamo personalizzare e, in maniera molto semplice e guidata, possiamo impostare la configurazione.

Nella GIF ho selezionato un template presente e sono poi andato a vedere quali opzioni permetteva:

• colore
• Layout (in questo caso ho scelto San Francisco come immagine di fondo)
• Tipo di Card
• etc.

Il tutto con pochissimi click.

Una volta scelto il template, possiamo anche personalizzare i singoli componenti, oltre che aggiungere nuove schede ed altri elementi.

Test

Completiamo la prova con il test. Ovvero, andiamo a provare questa nuova configurazione e per questi ci avvaliamo di una …..nuova GIF.

Dal test si evince che il template sostituisce in maniera egregia quasi tutte le componenti di PORTAL. L’unica parte che rimane con la grafica solita è la lista delle segnalazioni.

Per il resto, l’operatività non cambia: abbiamo come sempre un sito web molto semplice e diretto, dove gli operatori non si perdono, ma vanno diritti al dunque.

L’apertura delle segnalazioni è pilotato dal click di una scheda.

I parametri da imputare sono i medesimi e non cambiano, ma si innestano nella nuova grafica.

…. e su Mobile?

Andiamo ad approfondire come si comporta su Mobile questo addon :-). Per tale test mi avvalgo del supporto di un ipod e di Firefox come browser

Il risultato non ci delude. Abbiamo la possibilità di poter utilizzare al meglio il nostro PORTAL senza perdere in qualità e dettaglio

Conclusione

Molto molto molto molto interessante. Aspettative tutte rispettate, anche se non abbiamo la nuova grafica per la parte della lista delle richieste, non possiamo che essere MOLTO soddisfatti.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili presso la pagina del marketplace.

In questo post andiamo ad approfondire un argomento che da sempre di appassione: la personalizzazione di PORTAL.

PORTAL

Nato come sito web molto molto semplificato e semplice, PORTAL nel corso del tempo si è evoluto, cercando di mantenere la semplicità di utilizzo, ma permettendo un minimo di personalizzazione anche in base al gusto della azienda che adotta service desk.

Questo addon permette di poter personalizzare il sito PORTAL delle nostre istanze server/onpremise (al momento in cui scrivo questo post, non è disponibile la versione per DataCenter)

Possibile personalizzare diverse caratteristiche, come le card dove andare a inserire le informazioni

Il risultato che otteniamo è notevole

Conclusione

Molto molto molto interessante. Possiamo arrivare ad una personalizzazione del PORTAL che ci permette di creare un sito molto accattivante, senza pregiudicarne la semplicità. Sono molto curioso di provarlo, ma questa volta voglio metterlo alla prova anche dalal interfaccia mobile. 😛

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili presso la pagina del marketplace.

In questo post andiamo ad esaminare le ultime novità su Service Desk, provandole direttamente sul campo. Esploriamo 🙂

Abbiamo delle novità sul Layout grafico di PORTAL, per la versione CLOUD di Jira Service Desk. Dalla precedente immagine vediamo come è stata modificata e migliorata. Abbiamo un banner grafico e la possibilità di avere delle opzioni con una grafica maggiore, senza rinunciare alla semplicità di PORTAL.

Vediamo come possiamo creare la nostra soluzione, andando a personalizzare il nostro progetto. Partiamo dalle opzioni di personalizzazione. Questa è la prima immagine che ci si presenta:

Da qui vediamo già delle novità:

• il banner, non presente nelle precedenti versioni
• Icone migliorate

Se esaminiamo le opzioni di configurazione, questo è quello che vediamo:

Da li possiamo scegliere come migliorare e personalizzare la grafica. Il risultato che otteniamo è il seguente:

dove ho inserito una immagine della Bellissima Bologna 🙂 ed un logo con il San Petronio 🙂

Conclusioni

Abbiamo una bella novità per il Jira Service Desk. Un miglioramento del layout grafico senza rinunciare alla semplicità di PORTAL.

Reference

Maggiori informazioni sul post del blog ufficiale Atlassian 🙂

Continua la nostra esplorazione negli addon di Service Desk. In questo caso andiamo ad esplorare gli addon per Service Desk e scopriamo quali nuove funzionalità sono disponibili.

Subito al dunque

Questo addon permette di fare una cosa molto semplice: estendere la vista My Requests con ulteriori informazioni. Non vi ricoda qualcosa? 

Abbiamo avuto il modo di analizzare un altro addon che permetteva di poter eseguire la personalizzazione di PORTAL, che abbiamo presentato in questo post e testato in questo altro.

VEdiamo nel dettaglio che cosa offre questo addon 🙂

Possiamo personalizzare la lista delle nostre richieste

Possiamo anche personalizzare i filtri (caratteristica mooooooooolto interessante) 🙂

In aggiunta abbiamo una configurazione che si presenta molto intuitiva. 

Conclusione

Abbiamo un addon molto interessante perchè risponde ad una esigenza che molti utilizzatori Jira Service Desk hanno espresso. Non vedo l’ora di provarlo 🙂

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili nella pagina del marketplace.

In questo post affrontiamo una piccola digressione su come possiamo eseguire delle personalizzazioni di PORTAL. Cercheremo di analizzare quali possibilità abbiamo a disposizione e che addons possiamo sfruttare per meglio personalizzare il tutto.

Out-of-the-box

Abbiamo già analizzato, nel blog di MrAddon, quali possibilità abbiamo a disposizione, verificando quali possibili opzioni sono già a nostra disposizione, ma queste non sono tutte sufficienti per poter soddisfare tutte le necessità di cui gli utenti abbisognano.

Il confronto l’ho operato con i vari clienti/utenti con cui mi sono interfacciato.

Che altro possiamo fare?

Iniziamo ad analizzare i vari addon, presenti nel Marketplace di Atlassian, al fine di capire che altro possiamo fare per personalizzare PORTAL

Se vogliamo dare una nuova grafica, possiamo utilizzare  Refined Sites for Jira Service Desk

L’esperienza di RefinedWiki, che ha prodotto l’addon per personalizzare il layout di Confluence, di cui abbiamo già abbondantemente parlato in vari articoli in questo blog, permette di poter modificare ed aggiornare la grafica

Possiamo vedere che PORTAL lo possiamo personalizzare parecchio 🙂

Altra personalizzazione che possiamo eseguire è quella di poter accedere anonimamente a PORTAL senza aver bisogno di eseguire alcuna LOGIN. Il tutto attraverso Anonymous Portal for Jira Service Desk

Questo addon permette di poter generare delle segnalazioni attraverso PORTAL senza avere la necessità di doversi loggare. Si tratta di una estensione di un’altra funzionalità, presente in Jira, che andiamo a personalizzare: Issue Collector.

Il seguente Video fornisce (in inglese) un dettaglio maggiore, in attesa che vi inoltri la solita recenzione in Italiano 😀

Ma torniamo alla possibilità di poter personalizzare l’output di PORTAL. Una delle richieste che maggiormente viene fornita dai clienti è la possibilità di poter visionare, tra le richieste degli utenti, dei campi che normalmente non sono visibili :). In questo caso ci appoggiamo a Ultimate Theming for Jira Service Desk

Abbiamo avuto modo di parlare di questo addon e di testarne le potenzialità. 

Possiamo anche aggiungere delle funzionalità che risolvono anche delle segnalazioni utenti (che come abbiamo già fatto notare, spesso diventano delle forche caudine cui dobbiamo passare con i nostri clienti) che ci obbligano a superare dei problemi che ancora la Atlassian non ha rilasciato.

In questo caso ci viene in aiuto Collective Issue View for Service Desk

Questo addon ci permette di superare JSD-270 e ci permette di dare visibilità, agli utenti di una stessa organizzazione, delle segnalazioni che riguardano la loro organizzazione attraverso PORTAL. 

Per concludere, possiamo andare a gestire meglio i Knowledge base, che PORTAL mette a  disposizione, attraerso un altro addon (messo a disposizione da  //SEIBERT/MEDIA, ovvero lo stesso produttore che mette a disposizione il precedente addon. 

Si tratta di  Service Desk Knowledge Base Custom Field.

Questo addon mette a disposizione un nuovo campo Custom, che permette di poter condividere degli articoli di KB direttamente nelle risposte verso il cliente, dando la possibilità di renderli disponibili non solo nella ricerca standard, ma anche nelle risposte vere verso i clienti 🙂

Conclusione

Abbiamo a disposizione molte possibilità d poter estendere il nostro PORTAL, andando dalla visualizzazione grafica alla aggiunta di nuove funzionalità, le quali spaziano tra diverse possibilità/necessità. Nei prossimi post andremo a verificare gli addon che ancora non abbiamo censito e verificheremo cosa mettono a disposizione testandoli sul campo .

Una particolarità

In questo post andremo ad esaminare una patrticolarità che ho scoperto in questi giorni, ovvero la possibilità di poter generare delle segnalazioni via PORTAL di JIra Service Desk….. in maniera Anonima 😛

Subito al dunque

L’addon permette di poter generare delle segnalazioni attraverso PORTAL senza la necessità di connettersi.  Il seguente Video

https://youtu.be/LyUaekZaxtI

fornisce una serie di spiegazioni ed alla fine… non sono riuscito a resistere ed ho subito installato l’addon .

Configurando velocemente l’addon, come mostrato in figura (occorre indicare un utente anonimo o di lavoro, che sarà poi utilizzano immagino per gestire la segnalazione)

nel mio caso ho utilizzato l’utente amministratore e, come vedete nella immagine successiva:

funziona benissimo. Non sono loggato ma riesco ad accedere al PORTAL ed a creare una segnalazione 😀

Conclusioni

Interessante. SI tratta di un addon per cui prevedo tante (ma proprio tante) applicazioni. La prova che ho eseguita è stata molto veloce, ma nei prossimi post ci sarà la prova effettiva, completa di tutto punto.

Uno spunto interessante

In questo post andremo a proporre una idea di come JIRA e JIRA SERVICE DESK siano usabili come strumenti per gestire il recruitment.

Parleremo di ….

… come Jira Service Desk può essere utilizzato per tracciare meglio il processo di reclutamento di un nuovo dipendente.  In questo modo si sfruttano le potenzialità di Jira, del suo Workflow e del sistema di notifica, combinato con il Jira Service Desk per realizzare una cosa F O N D A M E N T A L E: La comunicazione con i candidati.

Infatti uno dei problemi maggiori che tutti lamentano sono, da una parte e dall’altra, e proprio la comunicazione tra chi cerca lavoro e chi cerca candidati.

I primi lamentano di non sapere nulla da chi li ha cercati. I secondi lamentano di non avere tempo di poter comunicare con tutti coloro che si sono candidati. Il tempo di solito non aiuta nessuno dei due.

Premesso che siamo umani, da ambo le parti, credo che sarebbe utile per coloro che cercano candidati di disporre di uno strumento che permetta di poter gestire la comunicazione in maniera semplice, ordinata ed efficiente. Questo in modo da poter ridurre al minimo i disagi.

Come Jira Service Desk può aiutare?

Jira Service Desk aiuta sicuramente attraverso la sua maturata esperienza. Il disporre di un portale, PORTAL appunto, che permette di poter gestire in maniera efficiente la comunicazione con i clienti di una azienda, permette di poter gestire anche la comunicazione verso i candidati.

In questo modo le candidature sono riconducibili a delle issue Jira e, di conseguenza, possiamo gestirle con opportuni workflow. In aggiunta, si mette a disposizione dei recruiter uno strumento che permette di poter meglio visionare e selezionare le informazioni degli utenti, e di contattarli al meglio.

Opportuni messaggi automatici possono essere impostati per rispondere in maniera opportuna ai candidati e, di conseguenza, possiamo meglio gestire il tutto, ricercare le Candidature/issue migliori e, cosa importante, ricostruire la storia di una selezione per una specifica ricerca, dato che Jira, come tutti i prodotti Atlassian, si salva tutta la storia 🙂

Come configuriamo il tutto?

Potremmo definire dei progetti Jira per area specifica, un tipo Issue Candidatura e delle opportune parametrizzazioni che ci possono aiutare nel definire meglio una candidatura.

Specifici campi personalizzati, ci possono aiutare a classificare meglio una candidatura. Si potrebbe pensare di definire delle issue type particolari anche per candidatura:

• IT: Candidatura per sviluppatore Java/PlSQL/C++ etc
• Legal: Candidatura per avvocati/legali e personale esperto in legge
• Finance: Candidatura per responsabili di amministrazione/ufficio paghe etc.

Qui la nostra fantasia è il solo limite.

Potremmo anche definire dei progetti specifici in base alle aree o alle aziende clienti o ad altra caratteristica di cui necessitiamo.

In aggiunta, abbiamo a disposizione tutta la reportistica di cui abbiamo bisogno.

grazie proprio a Service Desk ed a tutti gli addon di cui dispone :-), riuscendo a tracciare un singolo percorso di selezione e verificando come lo si può migliorare.

Conclusione

Jira Service Desk può essere utilizzato senza problemi nella gestione di una selezione di personale. I vantaggi sono molteplici. Abbiamo uno strumento che ci semplifica la comunicazione e di conseguenza:

• chi si candida dispone dei mezzi per comunicare con i recruiter
• i recruiter hanno i mezzi per rispondere in maniera più agevole
• Esiste un mezzo per comunicare e quindi le scuse per non avere risposte sono assai più ridotte.

Ancora novità

In questo post proseguiamo la nostra esplorazione degli addon che permettono di personalizzare PORTAL di JIRA Service Desk.

Installazione

Partiamo come sempre dalla installazione. Ricerchiamo il nostro addon, come mostrato in figura…

… quindi selezioniamo Free trial per attivare la procedura di installazione.

Lasciamo qualche minuto alla procedura ….

… fino a quando non viene richiesta la generazione della licenza trial …

… seguiamo la procedura guidata fino a quando non ci richiede di applicare la licenza ….

… selezioniamo Apply License ….

… fino a quando non appare il messaggio che indica che l’addon è installato.

Passiamo a questo punto alla fase di configurazione.

Configurazione & Test

Proseguiamo con la configurazione, che eseguiamo direttamente dalle procedure di configurazione del singolo progetto. Di conseguenza creiamo un progetto (nome di fantasia: demo-JSD) 😛 e procediamo con la configurazione/test dell’addon. Nella seguente immagine…

… vediamo la parte di configurazione del PORTAL. Notiamo la presenza di un bottone che ci attiva le nuove funzionalità: Thee your Service Desk. Se lo selezioniamo, notiamo, come mostrato dalla seguente immagine ..

.. che sono attivate delle nuove funzioni di editazione delle sezioni. Se andiamo a curiosare tra queste nuove funzioni che sono attive, notiamo, osservando a seguente immagine…

… che possiamo anche personalizzare la vista delle segnalazioni che un utente può vedere. Abbiamo eseguito una semplice modifica, come mostrato dalla seguente figura:

dove abbiamo aggiunto i campi Created ed Updated, alla nostra lista. I campi che possiamo aggiungere sono i seguenti:

dove vediamo che non tutti i campi possono essege aggiunti alla visualizzazione, ma solo alcuni. Occorre quindi prestare attenzione su quali campi siano necessari. Se torniamo al menù principale, possiamo anche categorizzare i progetti di Service Desk abilitando le Categories, come mostrato dalla seguente figura:

Nel nostro esempio abbiamo creato una sola categoria, chiamandola MAIN, sempre con estrema fantasia, e la seguente immagine ci mostra il risultato che otteniamo:

Conclusioni

Abbiamo visto un addon che ci permette di personalizzare diversi aspetti del layout del PORTAL, per aggiungere del valore aggiunto e permettere ai vari utenti di poter avere un quadro completo della situazione. Abbiamo anche visto che non è possibile estendere la visualizzazione con tutti i campi che desideriamo. Di conseguenza occorre valutare bene se questo addon risponde alle nostre esigenze. Ma nel complesso, lo consiglio a tutti coloro che vogliono personalizzare PORTAL in maniera semplice. Sono sicuro che nel futuro i realizzatori dell’addon lo miglioreranno di sicuro 🙂

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del Marketplace.