In questo post andremo ad esaminare un addon che ci permette di poter estrarre i dati dal Cloud in modo da permetterci di poter eseguire delle interrogazioni mirate.

Una premessa importante

Chi lavora con il Cloud sa perfettamente che quando vogliamo eseguire delle interrogazioni sui dati, la risposta è sempre una. Il seguente memo ce lo spiega

Sul Cloud non abbiamo alcuna possibilità: Ci è precluso l’accesso al database interno. Di conseguenza non possiamo fare nulla per lanciare query… almeno fino ad ora.

Abbiamo una soluzione

Inventato da Bob Swift ma adesso sotto il controllo della Appfire, abbiamo un addon che ci aiuta in tal senso, fornendoci la possibilità di costruire un simil-database su cui poter eseguire le nostre interrogazioni.

Questo addon è nato con l’obiettivo di ricostruire un database simile, rispetto a quello che avevamo a disposizione con la versione onPremise, e permettere agli utenti cloud di riuscire a ricostruire delle query ed interrogazioni.

Come possiamo vedere dalla precedente immagine, riusciamo a ricostruire sia i dati della parte standard, compresi i campi custom. Dalla documentazione dell’addon abbiamo a disposizione anche uno schema dati che ci spiega come ricostruire le relazioni tra le varie tabelle:

Possiamo, attraverso questo addon, ricostruire un simil-database (non è proprio il database effettivo: Teniamolo sempre a mente).

L’addon al momento permette di poter estrarre i dati direttamente su di un database Postgresql. Questo ci limita un pò i movimenti, ma non più di tanto. Se in azienda abbiamo uno standard che ci impone l’utilizzo di altre tipologie di Database (ad esempio: In azienda si usano database MS SQL Server). Tuttavia, usando dei server Linux, il problema viene risolto.

Punti di attenzione

Dobbiamo però tenere sempre a mente alcuni punti di attenzione. Ricordiamoci sempre che il nostro Cloud Atlassian è prevalentemente una macchina virtuale localizzata su Internet e di conseguenza abbiamo:

• Il nostro cloud deve poter accedere al database e di conseguenza questo deve essere raggiungibile da internet
• Essendo raggiungibile da internet, occorre che questo database sia gestito in maniera opportuna.
• Non possiamo esporre direttamente i nostri database verso internet
• Il database da usare deve essere un database che viene immediatamente blindato o svuotato non appena viene compilato

Come si può vedere non si tratta di semplici raccomandazioni, ma di punti di attenzione molto importanti. Se non li rispettiamo abbiamo dei problemi abbastanza seri.

Di conseguenza abbiamo molto da considerare.

La mia esperienza

Ho avuto modo di collaudare questo addon direttamente presso un mio cliente e posso dire che l’addon lavora in maniera egregia. Nel senso che i dati estratti sono effettivamente il clone dei dati. Ma vorrei fare alcune ulteriori considerazioni.

Abbiamo principalmente i dati dello standard

Non ci facciamo illusioni. Non riusciamo a disporre di tutti i dati come nel caso delle nostre installazioni onPremise. Infatti quando possibile, si accedeva anche ai dati degli addon semplicemente andando a leggere le tabelle con prefisso AO%, come riportato in questa documentazione ufficiale Atlassian.

In questo caso l’addon ricostruisce, con buona approssimazione, le informazioni standard e attraverso opportune query, riusciamo a leggere le informazioni che ci servono.

Solo alcuni addon sono disponibili

L’addon riesce a leggere i dati di alcuni addon, come TEMPO TIMESHEET, ma una cosa che ho notato è che le informazioni che sono scaricate sono sotto forma di un JSON che deve essere ‘lavorate’ per poter estrarre i dati che servono.

Possibile eseguire backup totali ed incrementali

E’ possibile eseguire entrambe le modalità. Nel mio caso, potrebbe essere utile eseguire un primo backup generale e poi tutti i backup incrementali. Questo aiuterebbe notevolmente

Conclusioni

Abbiamo un addon interessante ma che deve essere usato con tutti i crismi del caso. Possiamo estrarre i dati che ci interessano e fare le statistiche personalizzate del caso, anche se in ultima istanza suggerisco di appoggiarsi ad appositi tools che permettono di poter portare le informazioni di Jira su PowerBI o QLIK e consentono di gestire le statistiche molto meglio che con un semplice database da rimettere in piedi.

Come sempre riporto le mie indicazioni perché, questo sicuramente lo avrete compreso leggendo i miei post, che è sempre meglio avere più possibilità che solo una possibilità. La libertà di scelta è una arma molto potente che intendo sempre sfruttare e mettere a disposizione, anche quando eseguo le mie consulenze.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del Marketplace.

Uso congiunto di Addons

In questo post andremo ad affrontare un argomento molto interessante : come usiamo in manieta congiunta più addons. Si tratta di una questione molto importante in quanto, in determinati ambiti/necessità, si vuole utilizzare due funzionalità di due addon differenti 🙂

Giusto per chiarire …

…. questo articolo è stato ispirato da un articolo molto bello, riportato da Rui Rodrigues e pubblicato nel blog della Xpand. L’obbiettivo di questo mio post è di riportare, in Italiano, quanto indicato. Si tratta di un Guest Post di Ihor Uksta della iDalko Software Developer ,Atlassian Platinum Solution Partner in Belgio.

Come sempre si tratta di una missione impossibile, ma la affrontiamo con coraggio e cerchiamo di riportare quanto descritto nell’originario, aggiungendo anche una serie di commenti necessari per chiarire o per meglio aiutare nella comprensione.

Iniziamo con le presentazioni

In questo post mostreremo come usare in maniera congiunta due addon molto interessanti. Il primo lo conosciamo molto bene e si tratta di Xporter. Lo abbiamo presentato e testato già in passato e, come tutti gli addon molto interessanti, ne seguiamo sempre tutte le evoluzioni 😀

Il secondo, non meno importante, è Table Grid, che permette di estendere Jira con funzionalità molto interessanti, che adesso andiamo a presentare:

Dalla precedente figura, vediamo che permette di poter inserire delle griglie che, sempre basandoci su quanti vediamo, possiamo inserire delle informazioni come le nostre spese e avere anche dei campi si totali/subtotali etc.

Permette di aggiungere dei campi speciali, come sequence, checkbox radio button, listbox fisse o dinamiche.

Permette di avere delle liste a cascata: i valori che trovi nelle liste successive sono conseguenza dei valori scelti nella lista precedente.

Come possiamo vedere si tratta di un addon molto interessante: lo testeremo  ben bene nei prossimi post.

 

Come possiamo usarli insieme?

Entriamo nel vivo di questo post 🙂 . Il Table Grid, permette di gestire dei campi Table, come abbiamo visto in precedenza. Si tratta si una  Driving Table, una opzione di Table Grid, che permette di inserire delle tabelle nelle issue. Nella figura seguente:

si tratta della tabella etichettata come Developer Rate.  Configuriamo questa tabella come segue, come mostrato in figura:

Una piccola digressione sulla configurazione, che richiede una spiegazione molto più dettagliata.

Spieghiamo le seguenti proprietà:

• gd.columns – stabilisce la lista, separata da virgole, delle colonne
• gd.tablename – Stabilisce il nome della tabella
• gd.ds – Il nostro datasource. Nell’esempio di tratta di Jira stesso.

For the first column, we’ll define the type ‘userlist’. It means that all your Jira users will be listed in a column. Afterwards, we can limit them to only one group ‘developers’, and set it as ‘required’ when inserting a row to the table.

Tutte le proprietà definite nell’esempio sono reperibili al seguente indirizzo.

Dettagliamo meglio le caratteristiche per definire una singola colonna:

col.developer.type=userlist
col.developer.required=truecol.developer.allow.roles = developers
col.developer.formatUser={username}
col.developer.autocomplete=truecol.rate=Rate
col.rate.type=number

(Vi rimando al test che eseguirò per un dettaglio più completo delle singole proprietà di una tabella, con tutte le spiegazioni: oramai vi ho abituato molto bene).

Andiamo adesso a definire un nuovo campo, per meglio mostrare il funzionamento di questo uso congiunto

andiamo a definire il valore di default

con la seguente configurazione.

gd.columns=developer,totalhours,startdate,enddate,salary
gd.tablename=teaminfo
gd.ds=jiracol.developer=Developer
col.developer.type=userlist
col.developer.required=true
col.developer.allow.groups = developers
col.developer.formatUser={username}
col.developer.autocomplete=true
col.developer.width=150col.totalhours=Hours Spent
col.totalhours.type = number
col.totalhours.formula = queries:value(‘jira’, “SELECT timeworked FROM worklog where created >=  ‘” + {startdate} + “‘ and updated <= ‘” + {enddate} + “‘ and author = ‘” +{developer} + “‘”) / 3600
col.totalhours.width= 120
col.totalhours.formatNumber = #.## h
col.totalhours.summary = sumcol.startdate=From
col.startdate.type=date
col.startdate.defaultDate = -1wcol.enddate=Till
col.enddate.type=date
col.enddate.defaultDate = +1dcol.salary=Salary
col.salary.type= number
col.salary.formatNumber = #.## $
col.salary.formula = queries:value(‘jira’, “SELECT rate FROM developer_rate_d2 where developer = ‘” + {developer} + “‘”) * {totalhours}
col.salary.summary = sum

Come possiamo osservare, si tratta di una configurazione che permette di definrie anche campi calcolati, interrogazioni al datasource definito, etc.

Terminata la configurazione, ed inserito il nuovo campo nelle opportune screen del progetto, possiamo sfruttare subito queste nuove informazioni

come mostrato in figura, ed arrivare a generare il report del team report issue, in maniera semplice e rapida.

ottenendo il seguente risultato

 

Adesso che abbiamo i dati …. Report

Passiamo subito al report. Qui entra in gioco Xporter che, come già indicato nei precedenti post, permette di definire il template da utilizzare

utilizzando i metatag tra {}. Quindi configuriamo il template:

Sempre nella fase di configurazione, andiamo a definire dove il template sarà disponibile, ovvero se lo sarà su esportazione, su bulk function, workflow post-functions, etc.

Manteniamoci sul semplice e andiamo ad usarlo solo nella fase di esportazione semplice della issue

ottenendo il seguente risultato:

Giudizio?

Una sola parola: S P E T T A C O L O. Abbiamo utilizzato la combinazione di due addon per generare un risultato spettacolare. Questo significa che possiamo generare dei report che permettono di riassumere tutta una serie di lavori in maniera ….. SEMPLICE. Non male come risultato.

 

Che altro?

Possiamo aggiungere diverse altre caratteristiche:

 

Table Grid Editor

• Datasource nell’esempio leggeva da Jira, ma potrebbe essere configurato per leggere i dati da un database separato ed incrociare i dati;
• Issue values placeholders to be used in formulas or SQL queries (issue id, assignee, etc.).
• Possiamo inserire dati dinamici da altri campi
• Il campo custom Table Grid Reader, che è in sola lettura, può essere compilato con query SQL.
• Campi custo Multi-Level Cascade , i quali hanno  drop-down dinamici popolati attraverso query SQL i quali potrebbero avere delle dipendenze tra di loro. Questo è anche compatibile con Service Desk.
• Java and Rest API sempre diponibili.

Xporter

• Esportare in formato PDF, XLSX, PNG, DOC, CSV ed altri ancora.
• Esportare altre informazioni quali linked issues, sub-tasks, commenti, worklogs, allegati ed altro ancora.
• Generare documentazione basata su un insieme di più issue.
• Creare ed inviare documenti via mail verso un file server.
• Post-functions to trigger export event on issue transitions.

Come potete vedere abbiamo tantissime possibilità di espandere questo esempio al fine di coprire le nostre necessità.

 

Conclusioni

Abbiamo visto un uso congiunto di due addon e di come ci possono aiutare nella vita di tutti i giorni. Nei prossimi post cercheremo di mostrare molto più nel dettaglio altri utilizzi congiunti 🙂

 

Reference

Vi riporto l’articolo originario della portoghese XPand, che potete reperire al seguente indirizzo.

 

Exporter

In questo post andremo a vedere quali sono le ultime novità su Exporter per Jira Server, rilasciato da Deiser.

 

 

Subito al dunque

Le modifiche riguardano al momento la parte Server (la cloud sarà trattata in un altro post). La prima modifica che andiamo ad evidenziare riguarda la possibilità di esportare in PDF

oltre alle altre possibilità che l’addon mette a disposizione. In aggiunta è possibile anche esportare nel formato XLSX.

Nella versione Trial è possibile esportare tutte le issue che si vuole, ma alcuni dati sono offuscati. Infine, sono state migliorate le performance della App 🙂

Che altro?

Sono stati corretti dei bug fix , come indicato nella pagina delle Release Notes.

 

Conclusioni

Sempre novità da Deiser e dai suoi addons. Manteniamo alta l’attenzione per capire come su evolveranno nei prossimi mesi.

 

Xporter for JIRA

In questo post procediamo con il test di questo mirabolante e spettacolare addon.

Test

Nel precedente post abbiamo dedicato abbastanza tempo ad installazione e configurazione. Adesso passiamo al test :-). primo passo andiamo a creare il nostro Template.

Template

La generazione non presenta difficoltà particolare. Semplicemente andiamo a costruire un esempio basico e da li procediamo a memorizzarlo sul server FTP che abbiamo configurato nel nostro esempio.

Per questo test andiamo ad usare un template che la stessa Xpand mette a disposizione nel suo Store:

Da quello che vediamo, il template non p che un semplice documento WORD (formato DOCX) che ci permette di impostare il formato che vogliamo. Basta semplicemente riportare dei TAG nei campi che si vogliono visualizzare (abbiamo la lista completa nella documentazione) ed il gioco è fatto.

Lo carichiamo nella nostra istanza di JIRA:

Il template è stato memorizzato senza problemi :-). Se selezioniamo la nostra issue di test (in questo caso provo a stampare la issue relativa al mio Asset management personale.

e questo è il risultato 🙂

Non male come risultato :-). Se poi vogliamo anche esportare le informazioni su di un set di issues, il procedimento è il medesimo :-). Cerchiamo le nostre issue da stampare, con il JQL, come mostrato in figura:

Selezioniamo il menù Xporter for JIRA e procediamo con i wizard:

Selezioniamo il nostro template (anche in questo caso ne ho selezionato uno di quelli standard che la Xpand mette a disposizione nel proprio store).

Lasciamo lavorare le procedure di esportazione ….

… fino a quando non ci mettono a disposizione il risultato finale 😀

Lo scarichiamo ottenendo questo risultato:

 

Possibili usi alternativi 🙂

Il solo test ci fa venire in mente una serie di utilizzi di questo addon. Infatti, se utilizziamo JIRA per gestire delle risorse, possiamo anche utilizzare questo addon per costruire la documentazione dei vari asset :-).

Possiamo anche creare la documentazione tecnica da consegnare al cliente, in cui diamo tutte le indicazioni di test eseguite, come documentazione per la qualità :-).

Possiamo anche creare dei report per fornire un dettaglio delle attività per i nostri clienti, con tutte le informazioni che servono, da allegare alle fatture.

Per il resto, lasciamoci guidare dalla fantasia :-D.

Conclusioni

Si conclude il test di questo interessante addon, test dove abbiamo visto come poter esportare una documentazione o una lista di issue.

Xporter for JIRA

In questo post andiamo a testare questo mirabolante e spettacolare addon.

Installazione

Andiamo ad installare la versione Cloud. Ricordiamo sempre che l’installazione sotto Cloud presenta qualche piccola differenza e cerchiamo sempre di ricordarcela.

Partiamo sempre dalla fase di ricerca dello stesso, attraverso la procedura di amministrazione di JIRA.

Selezioniamo il tasto Free trial, e procediamo con l’installazione dell’addon.

Accettiamo le licenze e gli user agreement per poter procedere con la procedura di setup …..

… che esegue il download e installazione di tutto ….

… terminata l’installazione, si procede con la sottoscrizione (si aggiungono dei soldini da pagare: lo so 😛 ) ….

… ed una volta terminata questa fase ….

… si aggiorna la licenza …..

… che richiede qualche istante ma al termine di questa fase, siamo pronti per poter iniziare a lavorare con il nostro addon.

Configurazione

Passiamo alla fase di configurazione, molto importante: cerchiamo di non trascurarla :-). La prima cosa che notiamo è che nella sezione degli addon sono comparsi dei menu, che ci aiutano nella composizione della nostra configurazione. Curiosiamo bene :-D.

Global Settings

Come dice lo stesso nome, questa sezione descrive le configurazioni generali del nostro addon. Definiamo il formato di output selezionato, come eseguire i salti pagina (per componenti, per issue, etc), per applicare l’addon per tutti i progetti o meno, etc etc etc.

Manage Templates

In questa sezione gestiamo in nostri template da usare per le nostre …. esportazioni.

Template Store

Sezione dove possiamo acquistare i vari template.

Permission Schemes

Possiamo anche definire dei permission scheme per il nostro addon.

Possiamo definire quali operazioni possiamo eseguire e per quale progetto

Possiamo definire diverse permission, un pò per tutte le stagioni 🙂

Manage Servers

Si tratta di un opzione per la versione Cloud. Dato che quest’ultimo non mette a disposizione uno storage, dove memorizziamo i template? Xporter mette a disposizione la possibilitrà di poter reperire i template da un server FTP o da un server Confluence.

La definizione non è difficilissima: Pochi semplici parametri e definiamo tutto.

 

Documentation

Abbiamo sempre a disposizione la documentazione in ogni momento.

 

Test

Ci concentriamo sui test nel prossimo post 🙂

 

Xporter for JIRA

In questo post andiamo ad esaminare uno degli addon più interessanti che ho visto al summit 2017 :-). Si tratta di Xporter for JIRA dei bravissimi XPand 🙂

SI tratta di una società portoghese che ha realizzato grandi addon e che permette di realizzare dei report ad hoc e personalizzati per le nostre issue. Ho avuto il piacere di incontrarli e di potermi confrontare con loro 🙂

Un grazie a tutti per le spiegazioni, per il grande lavoro e professionalità che avete sempre avete dimostrato

Um grande abraço para todos 🙂

Subito in dettaglio

Grazie a questo addon, abbiamo la possibilità di poter creare dei template, direttamente sotto Word o similare, dove andiamo a settare tutte le nostre informazioni.

usando dei semplici metatag, come mostrato in figura, costruiamo il nostro report per il cliente, con tutte le informazioni di cui disponiamo, ottenendo la nostra scheda tecnica. Il risultato ci lascia senza parole

riportando una scheda tecnica pronta per essere inserita nella documentazione del cliente 😀

Abbiamo la possibilità di poter estrarre le informazioni direttamente dalla scheda della nostra issue, senza dover richiamare altre schermate o funzionalità.

Abbiamo una ottima integrazione con il menà Export  presente nella sezione dei filtri, andando a completare la funzionalità standard con quanto serve: Una estrazione perfetta con le informazioni che ci servono 😀

Completa il tutto una pagina di amministrazione semplice, chiara e utilissima

ed anche la disponibilità di template direttamente dal marketplace

Conclusioni

Non riesco a smettere di pensare quante e quali soluzioni mi permette di realizzare questo addon, mettendo a disposizione le funzioni che mancavano per completare JIRA e renderlo lo strumento per le aziende.

Reference

Maggiori informazioni sono presenti nella pagina del marketplace. Un semplice appunto: L’addon è disponibile anche per la versione cloud.

 

Ultime novità

In questo post andremo ad analizzare le ultime novità su Exporter 2.0 per JIRA. Avevamo già analizzato questo addon nei nostri precedenti post, in particolare su questo primo post e su questo secondo post.

Subito al sodo

Disponibile sia per le installazioni server che su cloud, l’addon permette di:

• Esportare sia su CVS che su Excel 
• esportare oltre 1000 issues 
• esportare informazioni aggiuntive, quali commenti e transazioni 
• Importare le esportazioni precedentemente eseguite

Conclusioni

Abbiamo un addon che ci permette di poter essere usato per poter gestire diverse cose e che presenta caratteristiche interessanti. Continuiamo a tenerlo sotto controllo: sono sicuro che ci riserverà grandi sorprese. Come indicato nel seguente post, ho avuto occasione di potermi confrontare con le persone di Deiser ed ho imparato tantissime novità.

Reference

Maggiori informazioni sono presenti nella pagina del marketplace e nel sito del produttore: Deiser.

Prova su strada

In questo post andremo a vedere la prova dell’addon descritto in questo post. Questo post sarà propedeutico per un altro, completamente dedicato ad una migrazione vera e propria.

Installiamo

La prima operazione è sempre l’installazione. Guardiamo sempre come viene eseguita, per tenere sempre a mente tutte le operazioni che sono eseguite.

Selezioniamo una licenza Trial e procediamo :-). La prima operazione è quella di download

La barra di avanzamento ci avvisa sulle operazioni in corso

Quindi si procede con la fase di installazione.

Al termine della installazione, come sempre, si deve procedere al rilascio della licenza Trial. Basta fornire le credenziali e abbiamo il rilascio della licenza.

Si comunica con il sito della Atlassian e….

… la licenza è pronta.

 

Test Test Test Test Test

Procediamo con la nostra prova. La prima cosa da fare è sempre controllare la configurazione. Deve diventare una abitudine, un modo di procedere semplice che ci aiuta sempre ogni giorno.

Nel nostro caso caso, non abbiamo alcuna sezione di configurazione. Questo lo rende molto più semplice.

Passiamo quindi subito all’utilizzo, andando subito al sodo. Per poter usare il tutto, ci posizioniamo sulla schermata delle Issue, come indicato nella figura successiva:

Se andiamo a vedere le opzioni Export (si intende il menù Export in alto, a fianco di Share e Tools.

Le opzioni che sono messe a disposizione sono le seguenti:

• Estrazione commenti, in formato Excel
• Estrazione transazioni, in formato Excel
• Estrazione di TUTTO, in formato CVS.

Possiamo sia eseguire l’estrazione di tutto che del singolo al momento evidenziato.

Applico il tutto ad un progetto di test, che ho utilizzato quando ho trattato l’addon MapIt. I risultati sono i seguenti:

Su Transazioni e su Commenti trovate gli esempi, mentre su ALL trovate l’esempio (in formato Excel) di quanto esportato.

Come si può osservare, quello che otteniamo è un file che possiamo poi usare per i nostri scopi. In aggiunta possiamo anche … importare :-). Vediamo come reperire l’informazione.

Ma prima, alcune considerazioni prima di procedere:

• Non cerchiamo di importare due volte lo stesso CSV. Ricordarsi sempre che gli ID non possono essere duplicati e, come conseguenza, prestare massima attenzione.
• Includere i campi sopra elencati, per evitare gli errori in fase di importazione.

Come indicato nella immagine precedente, possiamo sfruttare la funzione standard JIRA CSV file import wizard, per eseguire l’importazione. Questo perché l’addon mette a disposizione un formato completamente compatibile con la funzionalità standard.

Seguendo sempre le indicazioni della documentazione.

Conclusioni

Abbiamo visto quali funzionalità offre questo addon. Possiamo fare tantissime cose interessanti. Nei prossimi post andremo a sfruttare questa funzionalità per arrivare a realizzare una migrazione verso JIRA 7.

Precisazioni

Per eseguire il test, ho utilizzato JIRA versione 6.3.11#6341. Di conseguenza potremmo avere delle schermate video che potrebbero risultare strane. Semplicemente si tratta di una versione un più vecchia :-), che mi serve anche per dei test di migrazione.

 

Exporter issue per JIRA CLOUD

In questo post andremo ad esaminare un addon molto imortante per JIRA. Si tratta di Exporter issue per JIRA CLOUD.

Di cosa si occupa?

Fondamentalmente si occupa di esportare/importare le Issue dei nostri progetti presenti sulle istanze di JIRA CLOUD. In questo modo abbiamo un ulteriore strumento che aiuta nella nostra gestione es amministrazione dei nostri progetti.

Consente di eseguire delle esportazioni su formato CVS e permette di poter successivamente reimportare il tutto sia sulle nostre istanze Cloud, che nelle nostre istanze Server. Questo diventa quindi un valido strumento per le migrazioni 🙂

Il formato con cui viene eseguita l’esportazione è simile a quello che la stessa Atlassian mette a disposizione di JIRA. Quindi non abbiamo stravolgimenti che ci fanno ammattire, ma uno strumento che ci aiuta e ci mette a disposizione le informazioni esattamente come ci aspettiamo.

Possiamo anche vedere il transaction log, come mostrato in figura. L’esportazione risulta decisamente completa.

Considerazioni

Faccio alcune considerazioni sull’addon. Si tratta di un addon che colpisce nel punto giusto: le migrazioni e le esportazioni dati da e per i prodotti della Atlassian sono sempre stati una croce ed una delizia di ogni amministratore dei prodotti della Atlassian.

Avere a disposizione uno strumento completo che permette di poter, aggiungo io Finalmente, trattare l’argomento in maniera semplice e senza dover ammattire, è un vantaggio enorme.

Conclusioni

Abbiamo visionato un addon che ci aiuta nel nostro lavoro. Nei prossimi post andremo a fare le prove su campo di questo addon. Tenteremo di migrare un JIRA e ne valuteremo le potenzialità, limiti e prestazioni.

Reference

• Video che spiega il funzionamento dell’addon
• Articolo di un blog che presenta e spiega (in inglese) l’addon.

Continua la traduzione degli articoli dal Blog di Old Street Solutions nella nostra Italica lingua. Cercheremo come sempre di riportare tutti i concetti che sono stati riportati nell’articolo originario nella nostra meravigliosa lingua.

L’articolo di questo post ci introduce le ultime novità su di un addon che ben conosciamo ed apprezziamo: External Share for Confluence. Come Artigiano Del Software, già utilizziamo questo addon per condividere le informazioni e le offerte per i vari clienti.

Oggi, grazie a Christopher Berry, Nerd reo confesso (come lui stesso dichiara), approfondiamo l’argomento.

Molte delle organizzazioni che incontriamo utilizzano Word, Google, Adobe, SharePoint e vari altri strumenti per creare, documentare ed archiviare i loro contratti di vendita e legali. Molti di questi strumenti non si integrano tra loro, mettendo i team e i loro dati in silos, che generano ritardi e repliche nel processo di gestione dei contratti.

Con così tante più persone che ora lavorano in remoto, i silos stanno diventando più difficili da mantenere. Un numero crescente di organizzazioni sta cercando di centralizzare i propri dati e ottenere un’unica fonte da cui reperire le informazioni , al fine di ridurre la confusione e la scarsa qualità dei dati che derivano dall’avere team distribuiti sparsi tra fusi orari, che lavorano tutti su informazioni diverse. E lo fanno spostando tutti i loro dipendenti su un’unica piattaforma per la gestione dei documenti.

Le organizzazioni che già utilizzano Jira per la gestione del lavoro, i progetti e le richieste di servizi/IT guardano naturalmente a Confluence, la piattaforma gemella di Jira, come mezzo per stipulare e gestire i contratti. Forse Jira Service Management gioca già un ruolo nel tuo processo di gestione dei contratti, ad esempio usi i ticket per convincere altri team, come quelli legali o finanziari, a rivedere le dichiarazioni di lavoro (SOW) dai fornitori.

In questo articolo parleremo del motivo per cui Confluence sta diventando un caso d’uso così importante e popolare per la gestione dei contratti e di come sfruttare insieme la potenza di Confluence e Jira per trasformare il tuo processo di gestione dei contratti in una macchina ben oliata.

Utilizzo delle pagine di Confluence per stipulare e lavorare sui contratti

Confluence è una piattaforma intuitiva e di facile utilizzo per la creazione e la collaborazione sui documenti. Viene fornito con molte delle funzionalità che ti aspetteresti da un elaboratore di testi, come la formattazione di base del testo e la possibilità di modificare il colore e l’allineamento del testo e aggiungere immagini, tabelle, collegamenti ed elenchi puntati. Soprattutto per la collaborazione sui contratti, puoi eseguire modifiche collaborative dal vivo come in Google Documenti o dare suggerimenti sulle modifiche utilizzando i commenti in linea.

Tuttavia, Confluence in realtà ha più in comune con i costruttori di siti Web come WordPress che con i tradizionali editor di testo come Word, e c’è molta più automazione coinvolta. Le pagine Confluence sono dotate di macro opzionali che ti consentono di inserire tutti i tipi di contenuto dinamico. Ad esempio, se inserisci la macro Sommario, questa elencherà tutte le intestazioni della tua pagina come link cliccabili. La macro Roadmap Planner consente di inserire una rappresentazione visiva di una sequenza temporale, quindi per un SOW potrebbe trattarsi di una sequenza temporale del progetto o di una rappresentazione delle fasi del progetto. E la macro Rapporti attività viene utilizzata per tenere traccia dell’avanzamento degli elementi di azione aperti in una pagina, quindi potrebbe essere utilizzata per tenere traccia delle modifiche in sospeso a un contratto.

A differenza della maggior parte dei word processor, le pagine di Confluence sono preformattate. Non offre deliberatamente opzioni per il paragrafo e l’interlinea, né il tipo e la dimensione del carattere a parte i tipi di testo del paragrafo e dell’intestazione. Questi potrebbero essere visti come limitazioni, ma è perché è progettato per essere un repository di documentazione a livello aziendale, con tutti i documenti in esso contenuti che hanno un aspetto simile. Il cielo non voglia che tu abbia qualcuno che fa tutta la sua documentazione con spaziatura doppia in Times New Roman, un altro che scrive tutto con spaziatura singola in Comic Sans. *brivido*

Un altro grande vantaggio di Confluence rispetto alla maggior parte degli editor di testo è che tutte le modifiche vengono registrate automaticamente. Non è necessario attivare la funzione “Rileva modifiche” come in Word. Devi semplicemente modificare il testo e chiunque ci lavori sopra sarà in grado di vedere esattamente cosa hai cambiato e quando.

Quando si tratta di creare e lavorare sui contratti, tuttavia, il più grande vantaggio di Confluence rispetto agli editor di testo come Word sono i modelli.

Il potere dei modelli di contratto in Confluence

Certo, vi sento dire – ehm, Word ha dei modelli! Esatto, lo fa. Sia in Word che in Confluence, puoi scrivere un bellissimo contratto di vendita o legale e salvarlo come modello. Ma Confluence è molto più potente quando si tratta di crearli, e questo è dovuto alle variabili di pagina.

Le variabili di pagina sono un’opzione quando crei un modello su Confluence Cloud e su Confluence Data Center/Server . Su Server e Data Center hai la possibilità di aggiungere un campo di testo. Su Cloud hai la possibilità di aggiungere un campo di testo, un campo di testo su più righe o un elenco. Non c’è molta differenza tra il campo di testo e il campo di testo multilinea; definire il numero di righe o colonne influisce solo sulla dimensione della casella che ti danno, ma puoi inserire tutto il testo che vuoi in entrambi. Lo scopo della casella di testo multiriga è semplicemente quello di dare un’indicazione di quanto si dovrebbe scrivere.

Pertanto, quando crei un modello di contratto, puoi aggiungere variabili di testo per i nomi delle parti, le date, le quantità, i prezzi e qualsiasi altro termine e definizione che potrebbe cambiare tra i contratti. Puoi quindi popolare questi campi di testo quando crei la pagina Confluence e la variabile inserirà il testo. E poiché è una variabile, significa che puoi riutilizzarla in tutto il documento ma devi compilarla solo una volta.

Ci sono, al momento della scrittura, alcuni problemi con le variabili di testo native in quanto non puoi semplicemente selezionare le variabili che hai già creato da un elenco per riutilizzarle. Devi copiare/incollare manualmente la variabile dove vuoi. Vedi la discussione della community Atlassian qui: Inserimento di variabili esistenti nel modello di spazio .

Con un modello di contratto Word, dovresti inserire manualmente il testo in tutti i punti che desideri. Non c’è modo di automatizzarlo come in Confluence. A volte è necessario regolare la formattazione per fare spazio anche al nuovo testo.

Sebbene l’utilizzo delle variabili di testo in Confluence sia molto più rapido ed efficiente rispetto all’inserimento di testo in Word, potrebbero essere più dinamiche. Il problema con le variabili di testo in Confluence nativo è che una volta creata la pagina, la variabile viene semplicemente sostituita con il testo. Come in, smette di essere una variabile. Non puoi cambiarlo o modificarlo in seguito. Dovresti usare trova e sostituisci e aggiornare manualmente ogni parte di testo, proprio come faresti in Word.

È qui che torna utile il componente aggiuntivo Confluence Live Input Macros (LIM). LIM incorpora letteralmente la variabile nella pagina. In altre parole, rimane una variabile anche dopo aver creato la pagina. Quindi, se vuoi cambiare il testo, puoi farlo e l’intero contratto si aggiornerà con il nuovo testo. Ancora meglio, non è necessario essere in modalità di modifica della pagina per farlo. Una volta creata la pagina, è possibile modificare le variabili in modalità di visualizzazione. Ciò rende più rapida la creazione di nuovi contratti e più facile per gli utenti che potrebbero non avere familiarità con Confluence o che non hanno bisogno di apportare modifiche alla pagina oltre ai campi LIM.

Inoltre, Live Input Macros include molte più variabili rispetto a Confluence nativo. Oltre al testo, puoi aggiungere caselle di controllo; raccoglitori di date; menu a discesa singoli, multipli ea cascata per qualsiasi valore predefinito; tasti della radio; e selettori di stato. È possibile, ad esempio, utilizzare i menu a discesa per i tipi di contratto e i selettori di stato per fornire uno stato visivo del contratto.

Collaborazione su contratti con soggetti esterni

La creazione di contratti in Confluence comporterà la collaborazione con altri team e in effetti con altre parti del contratto. È probabile che altre parti del contratto non abbiano accesso alla tua istanza di Confluence.

Questo ti lascia con alcune opzioni. Dai loro l’accesso acquistando loro una licenza e configurando i permessi in modo che possano vedere solo il contratto che è rilevante per loro (l’opzione costosa). Oppure devi esportare il contratto su un’altra piattaforma e inviarlo via email in un formato diverso (opzione inefficiente).

La maggior parte delle persone sceglie la seconda opzione, ma il problema è che stai solo creando un altro silo. E lo scopo di trasferire tutti a Confluence per la gestione dei contratti è eliminare i silos.

C’è, tuttavia, una terza opzione, ed è un altro componente aggiuntivo di Confluence: External Share for Confluence . Ciò ti consente di creare un collegamento sicuro a una pagina Confluence in pochi clic, che puoi condividere con chi vuoi. Questi collegamenti hanno URL univoci di 16 caratteri con limiti di tempo facoltativi e password per una protezione aggiuntiva. Sebbene siano di sola lettura per impedire che le tue pagine Confluence vengano modificate esternamente, puoi consentire agli utenti esterni di aggiungere commenti per le modifiche suggerite, nonché allegati in caso di necessità. Ciò consente di continuare la collaborazione sui contratti all’interno di Confluence anziché su qualche altra piattaforma, ma senza le spese e le complicazioni dell’aggiunta di nuove licenze.

Una funzionalità aggiunta di recente di External Share for Confluence è la possibilità di condividere le pagine Confluence solo con utenti esterni selezionati , utenti che devono avere un account External Share for Confluence per visualizzare la pagina. Poiché i contratti spesso contengono informazioni personali e commerciali sensibili, la funzione Utenti selezionati funge da ulteriore livello di protezione quando condividi i tuoi contratti con parti esterne.

Utilizzo di Confluence E Jira per gestire i contratti

Mentre Confluence può diventare il luogo in cui vengono elaborati e archiviati tutti i tuoi contratti, Jira può diventare il luogo in cui tieni traccia del lavoro svolto su di essi. Jira è bravissimo a contenere oggetti che rappresentano attività specifiche e a permetterti di tenere traccia dello stato di quell’attività. Ad esempio, Jira supporta campi personalizzati in cui è possibile definire elementi come il rinnovo del contratto e le date di scadenza e ricordare ai team di agire.

Collegare le pagine di Confluence ai problemi di Jira è semplicissimo e può essere fatto automaticamente . Ti consente di tenere traccia dello stato dei tuoi contratti in Jira e anche di fare alcuni rapporti su di essi. Puoi guardare il numero di contratti in corso, in fase di revisione o completati, tipi e valori di contratto, contratti per regione, date di scadenza, assegnatario ecc. Puoi anche creare una dashboard Jira per segnalare tutti i tuoi contratti e ci sono aggiunte -on disponibili in modo da poter personalizzare le dashboard e renderli più facili da gestire .

In effetti, Confluence funge da spazio di lavoro collaborativo e repository e mantiene una traccia di “verifica” delle modifiche, mentre Jira funge da tracker dello stato per comprendere il livello di completamento di ciascun contratto.

Altri componenti aggiuntivi che potrebbero aiutare

La maggior parte dei team finisce per utilizzare almeno un componente aggiuntivo per aiutarli a gestire i contratti in Confluence. Oltre alle app sopra menzionate, eccone alcune altre:

• Comala Document Management ti consente di gestire i cicli di vita dei tuoi contratti direttamente dalla tua pagina Confluence e di avere approvazioni e revisioni come parte del processo.
• Brikit BlueprintMaker è una solida opzione di modello/modello che consente modelli che creano più di una pagina alla volta, o anche un intero spazio Confluence. Tuttavia, gli utenti in genere hanno bisogno di esperienza di codifica e le variabili smettono ancora di essere variabili una volta importate, proprio come Confluence nativo (ma a differenza delle macro di input dal vivo).
• Approval path for Confluence ti consente di creare processi di approvazione personalizzati per ottenere la revisione e la firma dei contratti all’interno anziché all’esterno di Confluence. Gli approvatori possono anche essere esterni, senza un account Confluence.
• La maggior parte dei team che abbiamo incontrato che gestiscono i contratti in Confluence usa Scroll Exporter per esportare i contratti una volta completati se hanno bisogno di visualizzarli al di fuori di Confluence o di archiviarne una copia altrove.

Conclusione

Confluence è una piattaforma sempre più popolare per la gestione dei contratti e un’ottima scelta se desideri centralizzare i tuoi processi e riunire tutti i tuoi team sotto un unico ombrello. Ciò è dovuto alle capacità collaborative e ai livelli di automazione che offre accanto agli editor tradizionali e ai suoi collegamenti con Jira, che molti team stanno già utilizzando. E mentre Confluence funziona già in modo più potente della maggior parte dei word processor, rimangono delle lacune. Lacune che possono essere facilmente colmate da componenti aggiuntivi Atlassian come Live Input Macros e External Share , che semplificano la modifica, l’aggiornamento e la collaborazione dei contratti.

Reference

Riportiamo in questa sezione i link a:

• Articolo Originario
• Sito ufficiale Old Street Solutions