Case Study – Come integrare due istanze Jira Cloud

Prefazione


Iniziamo una serie di articoli il cui obbiettivo è di riassumere in un Case Study, l’esperienza raccolta nel risolvere un problema o nel coprire una necessità di un cliente.

In questo Case Study voglio raccontare come è stato possibile eseguire l’integrazione di due istanze Jira Cloud differenti, al fine di consentire il passaggio delle segnalazioni da una istanza all’altra. Questa comunicazione doveva sottostare ad un insieme di condizioni molto forti in quanto le due istanze erano usate da aziende differenti e di conseguenza nessuna delle aziende doveva essere in grado di poter visionare il contenuto dell’altra istanza Cloud.

Trattandosi di un argomento interessante cercheremo di svilupparlo facendo si che siano riportati tutti i ragionamenti che sono stati eseguiti per arrivare alla scelta definitiva ed alla risoluzione che ha fornito la soluzione, a giudizio di tutte le parti coinvolte, che meglio rispondeva alle esigenze.

Caro lettore, ti ringrazio fin da adesso per il tempo che dedicherai alla lettura e ogni tuo commento sarà il benvenuto.

Scenario


Partiamo subito descrivendo lo scenario che mi sono trovato davanti e quali condizioni dovevano essere rispettate per poter eseguire questa integrazione.

Il mio cliente aveva appaltato alcune parti del proprio Help desk a due fornitori. Questi avevano implementato tali funzionalità usando le proprie istanze Jira Cloud, che usavano anche per gestire altri Help Desk di altri loro clienti. E’ sorta la necessità di potere seguire uno scambio di segnalazioni in quanto poteva capitare che chi richiedeva l’intervento di un software/applicativo che è gestito dall’Help desk del secondo fornitore e viceversa.

Ogni fornitore recepiva le segnalazioni nei propri progetti di Service Management e li gestiva in maniera indipendente l’uno dall’altro. Non erano presenti punti di contatto. In aggiunta, le due istanze venivano usate anche per altri obbiettivi e di conseguenza era stato sollevato il problema di:

  • sicurezza delle informazioni: ambo le parti chiedevano che fosse inoltrata solo la segnalazione in questione mentre tutte le altre informazioni rimanessero riservate.
  • Istanze separate: Le istanze dovevano comunque continuare a lavorare come se nulla fosse. Le segnalazioni provenienti da altre fonti dovevano essere comunque indipendenti dalle segnalazioni di questa integrazione.
  • Sincronizzazione: Le segnalazioni che sono oggetto della integrazione tra i due sistemi cloud, dovevano essere sincronizzate in modo da permettere ad ambo le parti di essere sempre aggiornati sulle modifiche.
  • Semplicità: La configurazione non doveva risultate complicata o di difficile interpretazione.

Lo scenario si presentava abbastanza complicato e di non facile risoluzione, ma la sfida era molto interessante e non ci siamo arresi. Abbiamo iniziato con le analisi e ci siamo fin da subito impegnati nella risoluzione del problema.

Cosa avevamo a disposizione


Anche le due istanze non presentavano caratteristiche particolari:

  • Non avevano Addon particolari installati, anzi in un caso era usata la versione cosiddetta out-of-the-box, ovvero la versione base di Jira.
  • Disponevano di vari progetti che erano in capo ad altri clienti e solo uno. di essi doveva essere coinvolto nella sincronizzazione
  • Disponevano di flussi di lavoro completamente differenti e che dovevano non essere toccati: la sincronizzazione si doveva innestare nei flussi esistenti.

Jira è un grande software ma le funzioni standard non permettono di mettere in comunicazione due istanze diverse. Di conseguenza dobbiamo rivolgerci al Marketplace per capire che cosa è stato sviluppato e messo a disposizione, un insieme di funzionalità che noi abbiamo a disposizione e che molte aziende non conoscono o non hanno. il tempo di conoscere.

Cosa offre il Marketplace


I produttori del marketplace hanno fatto un grande lavoro mettendo a disposizione un insieme di funzionalità che completano in maniera egregia Jira. La conoscenza che ho sviluppato in tutti questi anni di utilizzo, mi ha permesso di fare una rapida ricerca e cernita dei possibili addon da poter usare.

La prima scelta mi ha portato a selezionare 4 addon, da poter proporre alle parti, per arrivare ad offrire una soluzione accettabile. Dopo diverse riunioni, alcune molto combattive e non proprio semplici, la scelta è ricaduta su questo addon:

Backbone Issue sync della k15t

Posso assicurare che nelle varie riunioni si è molto discusso delle caratteristiche e delle funzionalità, ma alla fine, questo addon permette di poter realizzare esattamente quanto richiedevano cliente e fornitori, rispettando le richieste e le condizioni che avevano imposto e mantenendo anche la semplicità che era richiesta anche dagli stessi fornitori, nel gestire la sincronizzazione e nel mantenere la netta separazione delle informazioni. Capisco perfettamente il significato di questa richiesta e molto spesso la causa è da ricercare nel fatto che non tutti gli utenti che utilizzano questi prodotti sono esperti oppure usare questi prodotti non è il core business di queste aziende. Avere a disposizione la semplicità oltre che mantenere una generosa dose di praticità, permette di avere l’arma vincente per risolvere tutta una serie di situazioni.

Backbone Issue Sync for Jira permette di poter eseguire la sincronizzazione di issue tra progetti sia della stessa istanza, che di istanze differenti. In questo modo è possibile anche soddisfare altre possibili situazioni, in cui magari occorre mantenere sincronizzato un progetto COPIA che sia referenziato da altri utenti o che, con l’aiuto di altre funzionalità, di cui l marketplace è ricco.

La configurazione è molto completa ma, come si ribadisce facile da impostare. Come possiamo vedere dalla seguente immagine:

Possiamo gestire in maniera chirurgica cosa sincronizzare, sotto quali condizioni (e qui interviene il JQL di cui io sono un Fan sfegatato). Possiamo decidere campi sono soggetti alla sincronizzazione, compresi i campi custom che abbiamo definito nella sezione di amministrazione di Jira, oltre che decidere se impostare dei campi con valori di default.

Possiamo anche decidere la corrispondenza degli stati del Workflow: questo ci aiuta nell’impostare le corrispondenze ed innestare correttamente un flusso di lavoro in un altro.

Commenti ed allegati possono essere sincronizzati facilmente. Nel caso dei commenti possiamo anche decidere se, nella eventualità che usiamo progetti JSM, quali commenti vanno sincronizzati ed in che direzione.

Subito al dunque


Andiamo a vedere come questo addon permette di poter rispondere le esigenze espresse. In prima battuta abbiamo che la questione sicurezza è perfettamente garantita. in quanto tutte le operazioni di sincronizzazione sono eseguite in maniera trasparente e, sopratutto, l’addon garantisce un grado di separazione molto alto tra le due istanze: da una istanza non è possibile andare a leggere le informazioni dell’altra istanza e viceversa.

In aggiunta, la sincronizzazione non deve scattare sempre, ma solo quando è necessario ovvero quando effettivamente quando l’agente si accorge che la segnalazione è di competenza dell’altro Help desk, questo deve essere in grado di poter attivare la sincronizzazione.

Vediamo nel dettaglio la configurazione che è stata impostata al fine di gestire la sincronizzazione proteggiendo le informazioni.

La sincronizzazione scatta quando…

… si imposta un particolare valore in un campo. Si è scelto di usare il campo LABELS con opportuni valori. Questo ci permette di poter pilotare l’attivazione e la disattivazione della sincronizzazione

La issue che sincronizziamo …

… sono quelle dell’help desk che vengono convertite con una issue nella istanza destinazione e viceversa. In questo caso abbiamo una configurazione come mostrato dalla seguente immagine

In questo caso abbiamo una corrispondenza multipla, in modo da far corrispondere più issue dell’help Desk ad una soltanto.

I campi che sincronizziamo …

… sono pochi e comprendono anche i campi custom

Non abbiamo alcun campo inizializzato, ma se fosse necessario nel futuro, lo possiamo fare.

Gli stato del workflow che sincronizziamo …

… non abbiamo configurazioni particolari. In questo modo gli stati sono quelli che gli agenti dei vari Help Desk sono abituati a lavorare

I commenti che sincronizziamo …

… sono solo quelli che sono intercorsi tra agente e customer. I commenti interni non sono sincronizzati perché potrebbero contenere informazioni che sono personali dell’Help Desk sorgente e di conseguenza potrebbero contenere anche informazioni riservate. In questo modo non abbiamo problemi. 🙂

Gli allegati che sincronizziamo …

… sono tutti gli allegati che sono presenti nella issue. Questi sono importanti e devono essere riportati.

Conclusione

Questo addon ha brillantemente risolto la necessità che sia i due fornitori che del mio committente hanno espresso, e la procedura di sincronizzazione è attualmente in produzione. Per mia abitudine controllo i risultati del mio lavoro e tra non molto procederò ad una piccola intervista dove cercherò di identificare i vari feedback e di capire se occorre una ulteriore modifica, o se sono stati riscontrati dei problemi di qualche genere o natura.

Approfitto per ringraziare il lettore che con molta pazienza ha seguito quello che ho raccontato. Spero di aver fornito tanti spunti interessanti che possa anche fornire utilità. Spero che questo, sia l’inizio di tanti altri articoli che possa fornire conoscenza ed aiuto sull’argomento.




External share for Confluence

Continua la traduzione degli articoli dal Blog di Old Street Solutions nella nostra Italica lingua. Cercheremo come sempre di riportare tutti i concetti che sono stati riportati nell’articolo originario nella nostra meravigliosa lingua.

L’articolo di questo post ci introduce le ultime novità su di un addon che ben conosciamo ed apprezziamo: External Share for Confluence. Come Artigiano Del Software, già utilizziamo questo addon per condividere le informazioni e le offerte per i vari clienti.

Oggi, grazie a Christopher Berry, Nerd reo confesso (come lui stesso dichiara), approfondiamo l’argomento.

L’autore dell’articolo originario: Fonte: Old street Solutions.
Immagine dell'intestazione con il titolo dell'articolo circondato da grafici e clipart di denaro
Fonte: Old Street Solutiions

Molte delle organizzazioni che incontriamo utilizzano Word, Google, Adobe, SharePoint e vari altri strumenti per creare, documentare ed archiviare i loro contratti di vendita e legali. Molti di questi strumenti non si integrano tra loro, mettendo i team e i loro dati in silos, che generano ritardi e repliche nel processo di gestione dei contratti.

Con così tante più persone che ora lavorano in remoto, i silos stanno diventando più difficili da mantenere. Un numero crescente di organizzazioni sta cercando di centralizzare i propri dati e ottenere un’unica fonte da cui reperire le informazioni , al fine di ridurre la confusione e la scarsa qualità dei dati che derivano dall’avere team distribuiti sparsi tra fusi orari, che lavorano tutti su informazioni diverse. E lo fanno spostando tutti i loro dipendenti su un’unica piattaforma per la gestione dei documenti.

Le organizzazioni che già utilizzano Jira per la gestione del lavoro, i progetti e le richieste di servizi/IT guardano naturalmente a Confluence, la piattaforma gemella di Jira, come mezzo per stipulare e gestire i contratti. Forse Jira Service Management gioca già un ruolo nel tuo processo di gestione dei contratti, ad esempio usi i ticket per convincere altri team, come quelli legali o finanziari, a rivedere le dichiarazioni di lavoro (SOW) dai fornitori.

In questo articolo parleremo del motivo per cui Confluence sta diventando un caso d’uso così importante e popolare per la gestione dei contratti e di come sfruttare insieme la potenza di Confluence e Jira per trasformare il tuo processo di gestione dei contratti in una macchina ben oliata.

Utilizzo delle pagine di Confluence per stipulare e lavorare sui contratti

Confluence è una piattaforma intuitiva e di facile utilizzo per la creazione e la collaborazione sui documenti. Viene fornito con molte delle funzionalità che ti aspetteresti da un elaboratore di testi, come la formattazione di base del testo e la possibilità di modificare il colore e l’allineamento del testo e aggiungere immagini, tabelle, collegamenti ed elenchi puntati. Soprattutto per la collaborazione sui contratti, puoi eseguire modifiche collaborative dal vivo come in Google Documenti o dare suggerimenti sulle modifiche utilizzando i commenti in linea.

Tuttavia, Confluence in realtà ha più in comune con i costruttori di siti Web come WordPress che con i tradizionali editor di testo come Word, e c’è molta più automazione coinvolta. Le pagine Confluence sono dotate di macro opzionali che ti consentono di inserire tutti i tipi di contenuto dinamico. Ad esempio, se inserisci la macro Sommario, questa elencherà tutte le intestazioni della tua pagina come link cliccabili. La macro Roadmap Planner consente di inserire una rappresentazione visiva di una sequenza temporale, quindi per un SOW potrebbe trattarsi di una sequenza temporale del progetto o di una rappresentazione delle fasi del progetto. E la macro Rapporti attività viene utilizzata per tenere traccia dell’avanzamento degli elementi di azione aperti in una pagina, quindi potrebbe essere utilizzata per tenere traccia delle modifiche in sospeso a un contratto.

A differenza della maggior parte dei word processor, le pagine di Confluence sono preformattate. Non offre deliberatamente opzioni per il paragrafo e l’interlinea, né il tipo e la dimensione del carattere a parte i tipi di testo del paragrafo e dell’intestazione. Questi potrebbero essere visti come limitazioni, ma è perché è progettato per essere un repository di documentazione a livello aziendale, con tutti i documenti in esso contenuti che hanno un aspetto simile. Il cielo non voglia che tu abbia qualcuno che fa tutta la sua documentazione con spaziatura doppia in Times New Roman, un altro che scrive tutto con spaziatura singola in Comic Sans. *brivido*

Un altro grande vantaggio di Confluence rispetto alla maggior parte degli editor di testo è che tutte le modifiche vengono registrate automaticamente. Non è necessario attivare la funzione “Rileva modifiche” come in Word. Devi semplicemente modificare il testo e chiunque ci lavori sopra sarà in grado di vedere esattamente cosa hai cambiato e quando.

Quando si tratta di creare e lavorare sui contratti, tuttavia, il più grande vantaggio di Confluence rispetto agli editor di testo come Word sono i modelli.

Il potere dei modelli di contratto in Confluence

Certo, vi sento dire – ehm, Word ha dei modelli! Esatto, lo fa. Sia in Word che in Confluence, puoi scrivere un bellissimo contratto di vendita o legale e salvarlo come modello. Ma Confluence è molto più potente quando si tratta di crearli, e questo è dovuto alle variabili di pagina.

Le variabili di pagina sono un’opzione quando crei un modello su Confluence Cloud e su Confluence Data Center/Server . Su Server e Data Center hai la possibilità di aggiungere un campo di testo. Su Cloud hai la possibilità di aggiungere un campo di testo, un campo di testo su più righe o un elenco. Non c’è molta differenza tra il campo di testo e il campo di testo multilinea; definire il numero di righe o colonne influisce solo sulla dimensione della casella che ti danno, ma puoi inserire tutto il testo che vuoi in entrambi. Lo scopo della casella di testo multiriga è semplicemente quello di dare un’indicazione di quanto si dovrebbe scrivere.

Pertanto, quando crei un modello di contratto, puoi aggiungere variabili di testo per i nomi delle parti, le date, le quantità, i prezzi e qualsiasi altro termine e definizione che potrebbe cambiare tra i contratti. Puoi quindi popolare questi campi di testo quando crei la pagina Confluence e la variabile inserirà il testo. E poiché è una variabile, significa che puoi riutilizzarla in tutto il documento ma devi compilarla solo una volta.

Ci sono, al momento della scrittura, alcuni problemi con le variabili di testo native in quanto non puoi semplicemente selezionare le variabili che hai già creato da un elenco per riutilizzarle. Devi copiare/incollare manualmente la variabile dove vuoi. Vedi la discussione della community Atlassian qui: Inserimento di variabili esistenti nel modello di spazio .

Con un modello di contratto Word, dovresti inserire manualmente il testo in tutti i punti che desideri. Non c’è modo di automatizzarlo come in Confluence. A volte è necessario regolare la formattazione per fare spazio anche al nuovo testo.

Sebbene l’utilizzo delle variabili di testo in Confluence sia molto più rapido ed efficiente rispetto all’inserimento di testo in Word, potrebbero essere più dinamiche. Il problema con le variabili di testo in Confluence nativo è che una volta creata la pagina, la variabile viene semplicemente sostituita con il testo. Come in, smette di essere una variabile. Non puoi cambiarlo o modificarlo in seguito. Dovresti usare trova e sostituisci e aggiornare manualmente ogni parte di testo, proprio come faresti in Word.

Screenshot della variabile di pagina del modello di confluenza nativa
La pagina per definire i Template: Fonte: Old Street Solutions

È qui che torna utile il componente aggiuntivo Confluence Live Input Macros (LIM). LIM incorpora letteralmente la variabile nella pagina. In altre parole, rimane una variabile anche dopo aver creato la pagina. Quindi, se vuoi cambiare il testo, puoi farlo e l’intero contratto si aggiornerà con il nuovo testo. Ancora meglio, non è necessario essere in modalità di modifica della pagina per farlo. Una volta creata la pagina, è possibile modificare le variabili in modalità di visualizzazione. Ciò rende più rapida la creazione di nuovi contratti e più facile per gli utenti che potrebbero non avere familiarità con Confluence o che non hanno bisogno di apportare modifiche alla pagina oltre ai campi LIM.

Schermata della variabile della pagina delle macro di input dal vivo
Fonte: Old Street Solutions

Inoltre, Live Input Macros include molte più variabili rispetto a Confluence nativo. Oltre al testo, puoi aggiungere caselle di controllo; raccoglitori di date; menu a discesa singoli, multipli ea cascata per qualsiasi valore predefinito; tasti della radio; e selettori di stato. È possibile, ad esempio, utilizzare i menu a discesa per i tipi di contratto e i selettori di stato per fornire uno stato visivo del contratto.

Collaborazione su contratti con soggetti esterni

La creazione di contratti in Confluence comporterà la collaborazione con altri team e in effetti con altre parti del contratto. È probabile che altre parti del contratto non abbiano accesso alla tua istanza di Confluence.

Questo ti lascia con alcune opzioni. Dai loro l’accesso acquistando loro una licenza e configurando i permessi in modo che possano vedere solo il contratto che è rilevante per loro (l’opzione costosa). Oppure devi esportare il contratto su un’altra piattaforma e inviarlo via email in un formato diverso (opzione inefficiente).

La maggior parte delle persone sceglie la seconda opzione, ma il problema è che stai solo creando un altro silo. E lo scopo di trasferire tutti a Confluence per la gestione dei contratti è eliminare i silos.

C’è, tuttavia, una terza opzione, ed è un altro componente aggiuntivo di Confluence: External Share for Confluence . Ciò ti consente di creare un collegamento sicuro a una pagina Confluence in pochi clic, che puoi condividere con chi vuoi. Questi collegamenti hanno URL univoci di 16 caratteri con limiti di tempo facoltativi e password per una protezione aggiuntiva. Sebbene siano di sola lettura per impedire che le tue pagine Confluence vengano modificate esternamente, puoi consentire agli utenti esterni di aggiungere commenti per le modifiche suggerite, nonché allegati in caso di necessità. Ciò consente di continuare la collaborazione sui contratti all’interno di Confluence anziché su qualche altra piattaforma, ma senza le spese e le complicazioni dell’aggiunta di nuove licenze.

Una funzionalità aggiunta di recente di External Share for Confluence è la possibilità di condividere le pagine Confluence solo con utenti esterni selezionati , utenti che devono avere un account External Share for Confluence per visualizzare la pagina. Poiché i contratti spesso contengono informazioni personali e commerciali sensibili, la funzione Utenti selezionati funge da ulteriore livello di protezione quando condividi i tuoi contratti con parti esterne.

Utilizzo di Confluence E Jira per gestire i contratti

Mentre Confluence può diventare il luogo in cui vengono elaborati e archiviati tutti i tuoi contratti, Jira può diventare il luogo in cui tieni traccia del lavoro svolto su di essi. Jira è bravissimo a contenere oggetti che rappresentano attività specifiche e a permetterti di tenere traccia dello stato di quell’attività. Ad esempio, Jira supporta campi personalizzati in cui è possibile definire elementi come il rinnovo del contratto e le date di scadenza e ricordare ai team di agire.

Collegare le pagine di Confluence ai problemi di Jira è semplicissimo e può essere fatto automaticamente . Ti consente di tenere traccia dello stato dei tuoi contratti in Jira e anche di fare alcuni rapporti su di essi. Puoi guardare il numero di contratti in corso, in fase di revisione o completati, tipi e valori di contratto, contratti per regione, date di scadenza, assegnatario ecc. Puoi anche creare una dashboard Jira per segnalare tutti i tuoi contratti e ci sono aggiunte -on disponibili in modo da poter personalizzare le dashboard e renderli più facili da gestire .

In effetti, Confluence funge da spazio di lavoro collaborativo e repository e mantiene una traccia di “verifica” delle modifiche, mentre Jira funge da tracker dello stato per comprendere il livello di completamento di ciascun contratto.

Altri componenti aggiuntivi che potrebbero aiutare

La maggior parte dei team finisce per utilizzare almeno un componente aggiuntivo per aiutarli a gestire i contratti in Confluence. Oltre alle app sopra menzionate, eccone alcune altre:

  • Comala Document Management ti consente di gestire i cicli di vita dei tuoi contratti direttamente dalla tua pagina Confluence e di avere approvazioni e revisioni come parte del processo.
  • Brikit BlueprintMaker è una solida opzione di modello/modello che consente modelli che creano più di una pagina alla volta, o anche un intero spazio Confluence. Tuttavia, gli utenti in genere hanno bisogno di esperienza di codifica e le variabili smettono ancora di essere variabili una volta importate, proprio come Confluence nativo (ma a differenza delle macro di input dal vivo).
  • Approval path for Confluence ti consente di creare processi di approvazione personalizzati per ottenere la revisione e la firma dei contratti all’interno anziché all’esterno di Confluence. Gli approvatori possono anche essere esterni, senza un account Confluence.
  • La maggior parte dei team che abbiamo incontrato che gestiscono i contratti in Confluence usa Scroll Exporter per esportare i contratti una volta completati se hanno bisogno di visualizzarli al di fuori di Confluence o di archiviarne una copia altrove.

Conclusione

Confluence è una piattaforma sempre più popolare per la gestione dei contratti e un’ottima scelta se desideri centralizzare i tuoi processi e riunire tutti i tuoi team sotto un unico ombrello. Ciò è dovuto alle capacità collaborative e ai livelli di automazione che offre accanto agli editor tradizionali e ai suoi collegamenti con Jira, che molti team stanno già utilizzando. E mentre Confluence funziona già in modo più potente della maggior parte dei word processor, rimangono delle lacune. Lacune che possono essere facilmente colmate da componenti aggiuntivi Atlassian come Live Input Macros e External Share , che semplificano la modifica, l’aggiornamento e la collaborazione dei contratti.

Reference

Riportiamo in questa sezione i link a:




Una bellissima sopresa da Decadis

In questo post andremo ad esaminare due addon freschi freschi, rilasciati dalla Decadis. Si tratta di due addon:


Space Tools Pro for Confluence

Timesheet Check for Jira

Ma prima ….

un ringraziamento al Team di Decadis per il grande lavoro che hanno fatto.

Il ` Della Penna Stilografica E Dell'iscrizione Del Punto Dell'iridio  Ringrazia Fotografia Stock - Immagine di fontana, ringraziamento: 113588638
Grazie

Si tratta di due addon, uno per Confluence ed uno per Jira Cloud. Si tratta di due bellissime sorprese. Andiamo a vedere da vicino le funzioni che ci offrono, in una edizione speciale dove possiamo confrontare passo passo che cosa offrono i nuovi addon.

Space Tools Pro for Confluence

Tutti gli strumenti per gestire Space e Pagine in uno strumento unico. Il coltellino svizzero (come riportato dalla pagina del marketplace) per tutte le stagioni.

Un dettaglio delle nuove opzioni messe a disposizione (Fonte Decadis – Particolare)
L’opzione di Copy pages (Fonte Decadis – Particolare)

Questo addon raccoglie in un unico punto tutte le funzionalità che sono necessarie per gestire tutte le funzioni di amministrazione di uno space e tutte le pagine contenute, senza doverci spostare da una opzione all’altra.

Timesheet Check for Jira

Questo addon permette di aggiungere una serie di funzionalità non indifferenti. Prima tra tutte permette di potersi agganciare a TEMPO Timesheet e di estendere le funzionalità in modo da aiutare le aziende a rispettare i requisiti legali e le leggi – dai periodi di riposo giornaliero alle ore di lavoro medie massime.

Un esempio delle funzioni che ci aiutano in tal senso.

L’addon permette di definire le metriche di base, come ad esempio la lunghezza dei giorni di lavoro o i periodi di riposo giornaliero. Sulla base di queste metriche, le regole sono impostate in pochi minuti per soddisfare qualsiasi regolamento o policy.

I report, splendida funzione per rappresentare i risultati

Attraverso opportuni report è possibile controllare quali regole sono state rispetatte e quali no. permettendo un controllo sempre costante,


Conclusione

Sono due addon che ci sorprendono grazie alle funzioni che mettono a disposizione di noi utenti. Spesso la versione out-of-the-box non mette proprio tutto a disposizione, ma questi addon aggiungono la funzione che risolve tutti i nostri problemi, coprendo le nostre necessità. Non. vedo l’ora di provarli.




Organizziamo al meglio le riunioni su Confluence

Confluence, come descritto in vari post di questo blog, permette di poter gestire al meglio le informazioni e consente anche di:

  • condividerle al meglio, sia con il gruppo di lavoro che con utenti esterni
  • mettere a disposizione dei quadri riassuntivi del lavoro, attraverso addon che ci aiutano nella vita di tutti i giorni
  • Leggere database esterni e rappresentare queste informazioni in modo da presentarle ai vari settori aziendali.

La vera potenza di Confluence e di avere a disposizione una serie di addon che permettono, come un Lego, di poter costruire una soluzione taylor-made che permetta di rispondere a pieno alle esigenze dei vari utenti.

In questo post vogliamo introdurre un nuovo addon, che ci permette di poter migliorare la nostra produttività quando dobbiamo organizzare e gestire al meglio le nostre riunioni.

Quanto dovrebbe durare un meeting? Il problema delle riunioni ...
Le riunioni

Cosa possiamo fare ad oggi?

Ad oggi, Confluence ci mette a disposizione dei template di pagine ben costruiti e ci permette di poter specializzare questi template a nostro piacimento, ma siamo sempre vincolati ad operazioni manuali e di conseguenza possiamo anche ….. dimenticarci delle cose.

Stanchi per problemi di memoria e deficit di attenzione
Non possiamo ricordarci tutto.

Meetical ci da una mano

Per fortuna abbiamo a disposizione un addon che ci aiuta nella gestione e nella organizzazione delle nostre riunioni. Meetical Meetings for Confluence.

Questo addon, interfacciandosi con il nostro calendario, ci permette di poter organizzare al meglio le nostre riunioni, predisponendo e gestendo le pagine delle minute di riunione.

A key feature of Meetical is to avoid manually creating and copying Meeting information to Confluence. For any calendar event you can quickly create+link a page. Directly from your calendar or from a new calendar view...
Uno schema di massima che descrive il funzionamento

Questo addon ci permette di poter organizzare i verbali delle riunioni e di raccoglierli nella stessa alberatura

All meeting info and the page title is automatically updated when changes occur. Recurring meetings get grouped under a customizable report page.
La alberatura risulta facilmente configurabile

Abbiamo a disposizione una nuova area dove sono riassunti tutti i nostri appuntamenti e da dove possiamo, come ulteriore punto, gestire i nostri appuntamenti, le minute dei verbali etc.

The new Meeting Calendar View to view and create meeting pages.
Menuu molto comodo per gestire le riunioni su Confluence

Attraverso opportuni meccanismi, sono messi a disposizione i link diretti alle pagine dei verbali

Link the calendar event with the meeting page quickly and give your participants direct access to prepare, make contribution and find meeting minutes and results fast.
Avere un link diretto aiuta

Quando si parla di calendario di solito si usa associarlo a Google Calendar, ma questo addon ci permette di poter utilizzare anche Office 365

Use the Microsoft Outlook Add-In for Outlook Desktop + Web. Save time and create meeting pages without context switching to Confluence.
Integrazione da non sottovalutare

Ultimo ma non ultimo, abbiamo la possibilità di poter specializzare il template del verbale delle riunioni con macro che l’addon mette a disposizione

Meetical allows you to create your own custom Meeting Templates. Use our Meeting Macros to provide different templates for operational, tactical, strategic and philosophical meeting types. :)
Macro ad hoc

Conclusione

Questo addon ci permette di poter automatizzare la gestione dei verbali delle riunioni in maniera semplice e rapida. In una frase: Meetical ci semplifica la vita. Attraverso macro opportunamente sviluppate, è possibile gestire dei template che permettono di costruire delle minute di verbale molto complesse attraverso pochi passi.. Non vedo l’ora di provarlo.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del marketplace.




Una bella novità – Test addon

In questo post andremo a testare questo addon della Old Street Solutions che permette di aggiungere grafici su Confluence. Andiamo a curiosare come sempre 🙂

Installazione

Partiamo come sempre dalla installazione. Sfruttiamo come sempre da una GIF che ci aiuta nel descrivere come installare l’addon.

Configurazione

Procediamo con la configurazione generale dell’addon e con somma gioia apprendiamo che non ne abbiamo…. Passiamo subito all’utilizzo.

Risultati immagini per felicità

Test

Procediamo con il test. IN questo caso andiamo a realizzare un grafico dei dati delle mie fatture di acquisto del 2018. Voglio visualizzare un grafico su questi dati, e questo è il risultato:

Si tratta delle fatture di acquisto della mia attività, spese che ho sostenuto nell’anno 2018 e che normalmente mi rappresento come una list aaggregata attraverso un altro addon: SUMUP:

Dalla precedente immagine, potete vedere come ho riclassificato le issue di un progetto in modo da poter rappresentare le mie fatture di acquisto. Adesso proviamo a sfruttare questo nuovo addon, per cercare di rappresentare in altro modo le mie spese di acquisto.

PS: I dati che vedete sono ovviamente un sottoinsieme: Ho rimosso diverse informazioni.

Per inserire i dati nelle nostre pagine Confluence, basta semplicemente aggiungere una macro, che l’addon, mette a disposizione:

Una volta selezionato, possiamo configurare la query JQL (e qui divento molto sensibile) per selezionare i dati da raffigurare

Possiamo quindi rappresentare dei dati da Jira sul nostro Confluence, usandolo come sempre come punto centrale della condivisione delle informazioni in ambito aziendale, dei progetti di Jira (siano essi progetti di sviluppo software che progetti che sono stati rimappati con altri obbiettivi).

Il risultato lo abbiamo visto nella prima immagine del test:

Conclusioni

Abbiamo visionato un addon mooooooooooolto carino. In primis, ci permette di rappresentare i dati di un progetto/di una interrogazione JQL su Confluence. Secondo, è facilissimo da usare. Lo consiglio.

Reference

Maggiori informazioni sono presenti nella pagina del Marketplace.

https://marketplace.atlassian.com/apps/1220925/custom-charts-for-jira?hosting=server&tab=overview




Una bella novità

In questo post andremo ad esaminare un nuovo addon, che ci permette di creare dei diagrammi a torta su Confluence, partendo dalle segnalazioni presenti nel nostro Jira :-). Si tratta di un addon molto interessante ed i produttori mettono a disposizione questo video su youtube per mostrarlo.

Iniziamo la prima indagine di questo addon

Subito al dunque

Disponibile sia per Cloud che per onpremise che per Datacenter (al momento in cui scrivo, questo addon è presente nelle varie versioni), questo addon ci permette diverse funzioni.

Abbiamo la possibilità di poter generare un diagramma a torta attraverso una semplice query JQL

Customize Jira pie charts in Confluence

Abbiamo diverse opzioni disponibili, come ad esempio scegliere su quale campo impostare il nostro diagramma:

Pick from a wide range of Jira fields

oltre che eseguire degli ordinamenti 🙂

Sort your pie chart segments from Big -> Small, Small -> Big, and Custom Order!

Altro particolare non trascurabile, possiamo scegliere di selezionare la macro direttamente dal menù principale

Select the Custom Charts macro directly from the drop-down selector menu

anche se rimango un grande fan delle ‘scorciatorie’ da tastiera 😀

Il risultato promette molto bene:

Professional looking pie charts

Conclusioni

Bellissimo. eccezionale e molto molto carino. Questo addon ci permette di poter mettere a disposizione dei vari utenti, una serie di grafici direttamente nelle pagine di Confluence, confermando che quest’ultimo è il punto centrale dove chiunque lavori in azienda, reperisce senza problemi tutte le informazioni.

Reference

Maggiori informazioni sono presenti nella pagina del Marketplace.




Smart attachments per Confluence – Le ultime novità…. sotto test

In passato abbiamo avuto il piacere di esaminare un addon molto interessante, che ci permette di gestire gli allegati alle nostre issues Jira e lo abbiamo testato scoprendo come ci aiuta nella gestione delle versioni degli stessi sempre su Jira  .  In questo post andremo a testare un nuovo addon per Confluence, rilasciato recentemente per Confluence, cercando di saggiarne le potenzialità e analizzandolo nel dettaglio. 

Questo addon permette di poter gestire gli allegati in maniera molto semplice e sopratutto MENO COMPLICATA rispetto alla gestione standard di Confluence. In particolare abbiamo a disposizione una sezione dedicata, come mostrato nella figura sottostante

che ci permette di accedere ad una sezione INTERAMENTE dedicata alla gestione degli allegati.

Fantastico. Lo proviamo subito

Partiamo come sempre dalla installazione, andando a cercare questo addon nella sezione dedicata di Confluence.

Selezioniamo Free trial per attivare la procedura di installazione ….

Selezioniamo Accept & install per attivare l’installazione ….

Passiamo alla configurazione

Configurazione

Con somma gioia, NON ABBIAMO CONFIGURAZIONI GLOBALI O PARTICOLARI DA GESTIRE. Viene infatti riportata l’indicazione:

The Smart Attachments for Confluence app is using Google Analytics for tracking key events. This collected data will help us to better understand how the app is used and what operations are used mostly.
Event Analytics


Questo addon si serve di Google Analitycs per tracciare gli eventi chiave. Possiamo scegliere di fornirli o meno, come mostrato in figura.

Configutrazione

Test test ed ancora test

Una volta installato mi sono subito collegato alla Dashboard e suboto mi ha proposto di configurare il Google Analitycs, come mostrato in figura

Il primo messaggio che viene visualizzato

La prima cosa che notiamo nella Dashboard è la presenza di una nuova opzione. Infatti se andiamo a vedere la home page di qualsiasi Space

Lo Space di prova creato

abbiamo una nuova opzione

La nuova funzionalità

che ci permette di poter accedere alle nuove funzioni di gestione degli allegati. Andiamo a curiosare :). Quando selezioniamo la nuova opzione , come mostrato in figura

Dashboard generale senza folder

da qui possiamo gestire il tutto in maniera molto agevole. Come primo passo andiamo a creare un folder

Creazione folder
Dashboard generale

A questo punto, andiamo a caricare alcuni file come test. Nella seguente figura ….

Maschera di caricamento

… con un semplice drag ‘n’ drop oppure browse carichiamo diversi file . La seguente figura mostra il risultato.

Risultato caricamento

che ci mostra il risultato del caricamento che abbiamo eseguito, e ci permette di poter accedere direttamente ai files.

Conclusioni

Abbiamo a disposizione uno strumento fantastico che ci permette di poter gestire Confluence come se si trattasse di un file server. Possiamo gestire i nostri allegati in maniera molto semplice. IN aggiunta, l’interfaccia offerta dall’addon è molto semplice ed agevole. Ho in mente una montagna di possibili applicazioni di questo addon. Stay Tuned 🙂

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del blog della Stiltsoft, dove viene presentato questo addon.