Dalla pagina bianca alla documentazione

Una nuova esplorazione

Con questo post iniziamo una nuova esplorazione nel mondo dei Wiki. Affrontiamo uno dei problemi maggiori nel campo: Come andiamo a redigere una documentazione che abbia un senso e che permetta, un domani, di essere  condivisibile e permetta agli utenti di avere a disposizione un percorso di lettura valido, sensato e coerente.

Da cosa partire

Avere le idee chiare

La prima cosa che occorre fare è sicuramente cercare di classificare tutte le informazioni e gli utenti che andranno a referenziarle. In questo modo abbiamo riusciamo ad avere una prima indicazione di come classificare le informazioni, in quali SPACE andare a inserirle, se abbiamo bisogno di collegare delle informazioni, etc etc etc

Questo ovviamente è solo l’inizio. Occorre studiare bene questa prima parte, per un motivo molto semplice: Inserire delle informazioni a caso su di un Wiki non ha praticamente senso. Faccio un esempio molto semplice: Se si inseriscono delle pagine a caso e queste non sono collegate tra di loro (aggiungo anche: collegate in maniera opportuna, ma nella maniera più improbabile), questo significa che abbiamo solo un caos semi-disorganizzato, che non ci aiuta minimamente nel reperire le info. Passeremo le nostre giornate a ricercare le informazioni. Lo strumento non ci aiuterà in nessun modo 🙁 e la prima reazione sarà quella di copiare le informazioni in locale sul nostro PC/tablet.

Fate sempre ordine

Occorre studiare come inserire le informazioni e come organizzarle, classificarle, collegarle. Questo ultimo punto è sicuramente il più importante in quanto anche delle belle pagine chiare e illuminanti non hanno alcun senso se non sono collegate tra di loro. Occorre mettersi in testa che l’utente non deve fare la caccia al tesoro per reperire le informazioni.

Non seguire le mode…

Molto spesso si commette l’errore che basti introdurre lo strumento in azienda o semplicemente adottarlo per risolvere tutti i problemi di documentazione, come avevo già indicato in questo post, in cui ho riportato una prima serie di considerazioni sulla documentazione su Wiki.

Se le informazioni sono collegate in maniera tale da creare dei percorsi di lettura, quello che si ottiene è una documentazione valida.

Obbiettivo di questi post

Con questa nuova serie di post, ci prefiggiamo l’obbiettivo di fornire una serie di consigli per gli utenti, inteso più come un nuovo modo di ragionare e di organizzare le informazioni che porti gli utenti ad avere a disposizione una documentazione il più possibile fruibile ed utile.

Non intendo fornire tanto delle norme rigide ed immodificabili, ma quanto una serie di consigli e di punti di attenzione che possono aiutare nella redazione della documentazione e nell’organizzazione della stessa. La vera potenzialità dei prodotti Atlassian risiede proprio nel grado di libertà che si ha a disposizione 🙂

In conclusione

Chiudiamo qui questo post introduttivo. Abbiamo ripreso quanto avevo già indicato in altri post e cerchiamo di esploderlo nei prossimi post con esempi pratici, modalità di ragionamento e, importantissimo, uso corretto della testa 🙂




Atlassian on Mobile

Atlassian on Mobile

In questo post andremo ad esaminare in che modo, i servizi e le funzionalità dei prodotti Atlassian , sono messi a disposizione attraverso applicativi Mobile o attraverso addon che permettono un moglioramento del layout mobile. Continueremo ad approfondire il discorso con degli ulteriori articoli.

 

Cosa abbiamo a disposizione oggi?

Iniziamo la nostra esplorazione navigando nel marketplace e cercando di capire cosa oggi è a disposizione degli utenti Atlassian :-), partendo dai nostri precedenti articoli dedicati a JIRA Mobile e Confluence Mobile, che permettono di portare sui nostri dispositivi tutte le funzionalità JIRA e Confluence nei nostri dispositivi, permettendo di avere sempre a disposizione tutte le informazioni che servono (anche se al momento si tratta delle sole istanze cloud).


Iniziamo questo viaggio con Refined Mobile for Confluence, un addon per il nostro Confluence Server, che ci permette, letteralmente, di dare un layout molto gradevole al nostro Confluence.

e ci permette anche di sfruttare al meglio anche gli addon principali di Confluence: Questions e Team Calendar.

 

Monitor Your Queue

Continuiamo la nostra carrellata di applicativi partendo da Pocket Desk Connector for Service Desk, un applicativo mobile (al momento in cui viene redatto il blog post, abbiamo a disposizione la versione iOS), che permette di poter andare a monitorare le nostre issue JIRA Service Desk, slegandoci dal fatto di avere un pc sempre a disposizione 🙂 …..

… e mettendo a disposizione tutte le funzionalità di cui necessitiamo, senza alcuna mancanza della versione web da PC. Possiamo verificare le nostre code e le singole segnalazioni aperte e andare a monitorarne la lavorazione oppure procedere alla lavorazione delle stesse….

 

 

…. il tutto senza rinunciare alle innovazioni che i nostri smartphone mettono a disposizione. Abbiamo a disposizione anche le notifiche push, cui siamo abituati, per ricevere le varie segnalazioni.

Passiamo alla prossima applicazione mobile: Tempo Mobile App for JIRA , ovvero la versione mobile di TEMPO per JIRA. Disponibile sia per la versione cloud che per la versione server, questa app mobile mette a disposizione una interfaccia semplice ed intuitiva, permettendo di avere a disposizione TEMPO anche sul nostro cellulare senza togliere alcuna delle funzioni base di cui abbiamo bisogno.

Sono inoltre messe a disposizione una serie di funzionalità non indifferenti, come ad esempio la possibilità di convertire gli eventi del calendario in worklogs, il tutto farcito con una buona integrazione con google calendar e Office 365.

Proseguiamo l’esplorazione con Mobile Themer for Confluence, ovvero un addon per Confluence Server che permette, andando al sodo, di poter personalizzare meglio l’interfaccia Mobile che Confluence Server mette già a disposizione.

Lo stesso logo viene riportato nel layout, cosa che il layout mobile al momento non permette. Questo addon mette a disposizione

Conclusioni

Abbiamo concluso questa prima occhiata su cosa viene messo a disposizione lato mobile su Atlassian. Nei prossimi post andremo ad approfondire l’utilizzo di queste app per capirne vantaggi/svantaggi/limiti/opportunità/etc etc :-). Stay tuned.




Approvazione documenti per Confluence Cloud

Approvazione documenti per Confluence Cloud

In questo post andremo a vedere come possiamo introdurre la funzione di approvazione documenti sulla nostra istanza cloud di Confluence, attraverso un opportuno addon.

Di quale addon abbiamo bisogno?

Si tratta del Comala Approvals for Confluence Cloud, un addon per Cloud che permette di poter inserire tale funzionalità 🙂

Abbiamo la possibilità di aggiungere un workflow di approvazione all’interno dei nostri documenti, prima della visualizzazione effettiva. Come per la versione server, aggiungiamo un workflow al nostro Confluence.

Come mostrato dalla precedente figura, possiamo aggiungere dei reviewer al nostro documento, permettendo così un controllo pre-pubblicazione dello stesso.

Una dashboard evoluta ci condente di avere sempre la situazione sotto controllo e verificare chi deve fare cosa.

Sfruttando le integrazioni con HipChat, abbiamo la possibilità di essere avvisati non solo con il sistema di messaggistica di Confluence, ma anche con lo stesso HipChat. Cosa non da poco 🙂

Conclusioni

Abbiamo dato una prima occhiata a questo addon, che ci mette a disposizione una serie di indicazioni su come possiamo introdurre un workflow di approvazione per le nostre istanze cloud di Confluence. Nei prossimi post andremo a collaudare questo addon per saggiarne le potenzialità.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili dal seguente filmato Youtube:

mentre le informazioni sull’addon sono presenti sulla seguente pagina del Marketplace della Atlassian.




Bitbucket – Proseguiamo la nostra esplorazione

Il viaggio continua

In questo post proseguiamo quanto iniziato dai seguenti post, dedicati a Bitbucket, ovvero:

Proseguiamo….

In questo post andremo ad esaminare le operazioni che sono possibili su BitBucket, che cosa possiamo fare, come possiamo usarlo una volta installato/disponiamo l’accesso.

…. parlando di GIT e BitBucket

Iniziamo l’esplorazione calando i concetti di GIT in BitBucket, e ci facciamo aiutare dai tutorial che la stessa Atlassian mette a disposizione :-), in modo da avere sempre dei validi punti di riferimento.

La prima cosa che andimo a vedere è il concetto di Repository, che non si discosta molto dal concetto di che già usiamo nei progetti di SVN o similari. In soldoni, è il punto dove andiamo a memorizzare i nostri progetti e, di conseguenza, in nostri file. La seguente immagine ci descrive molto bene quello che bitbucket ci mette a disposizione come repository.

Una volta che il repository è creato nel nostro BitBucket, possiamo caricare i file al suo interno. In aggiunta, possiamo anche far importare i nostri progetti direttamente da altri sistemi di controllo versione, senza alcuna difficoltà. Da questo momento sarà lui il nostro repository centrale dove andremo ad eseguire tutte le operazioni di merge

 

Ed una volta caricati i dati?

Una volta che i dati sono stati caricati, possiamo iniziare a lavorare eseguendo delle operazioni di Clone, ovvero per scaricare i dati sul nostro respository GIT locale e da li…. procedere con i nostri sviluppi. Occorre sempre tenere presente che, nei repository GIT locali, noi abbiamo sempre una copia completa di tutto.

Al termine dei nostri sviluppi, una volta che tutto è pronto, inizia la fase più delicata: il Merge. In questa fase andiamo a riportare le modifiche eseguite nel repository locale, sul repository master.

Questa fase è sempre molto delicata e deve essere sempre eseguita con cura, ma in questo BitBucket ci mette a disposizione diversi strumenti per aiutarci. Di conseguenza possiamo stare molto tranquilli.

Conclusioni

Fermiamo qui questa esplorazione. Nei prossimi post andremo a visionare diverse situazioni e cercheremo di analizzare nel dettaglio le varie funzionalità.




Gestiamo le fatture con JIRA CORE

Mostriamo le potenzialità

In questo post andremo ad introdurre un possibile utilizzo di JIRA CORE. Vediamo come sia possibile arrivare a gestire un sistema di fatturazione, verificando tutte le fasi ed arrivando a documentare il tutto in maniera completa. SI tratta di un possibile scenario di come possiamo sfruttare le potenzialità di questi prodotti e di altri collegabili 🙂

Fatture Elettroniche - Stop cartaceo dal 1° Gennaio 2019 — Ollsys Computer  Srl

Di cosa abbiamo bisogno?

Risparmiare sulla spesa, 5 consigli per spendere meno al supermercato -  inNaturale

Per la realizzazione di questa idea abbiamo bisogno di:

  • JIRA CORE, dove andremo a sfruttare le potenzialità che esso mette a disposizione per realizzare il nostro workflow e andremo ad implementare la gestione delle fatture.
  • Confluence, che sfrutteremo come repository di documenti e che useremo anche per visualizzare le fatture del cliente.

Non abbiamo bisogno di altro, per implementare le funzioni base, salvo poi integrare con vari addon in base ad esigenze particolari.

Come realizziamo il tutto?

Su JIRA CORE (ma possiamo anche sfruttare le altre pacchettizzazioni, se le abbiamo a disposizione) andiamo ad implementare una serie di configurazioni, come mostrato in questo post dove andiamo a spiegare come realizzare un asset management, in cui impostiamo:

  • un progetto dedicato alla creazione di issue, in cui ogni issue rappresenterà una fattura e presenterà delle caratteristiche tali da poter identificare in maniera semplice tutte le informazioni della fattura
  • Campi custom, che andranno a descrivere tutte le caratteristiche di una fattura, quali importo, IVA, ritenuta, descrizione, allegato (ovvero il PDF della fattura generata), etc.
  • Issue Type, che ci permette di identificare meglio le fatture, le note di credito, storni, etc.
  • Workflow, ad uso specifico del progetto, che descrive quali stati assume la fattura, quali ad esempio: Creata, approvata, cancellata, emessa, in attesa di pagamento, non pagata, in mora, in recupero credito; etc. (NB: Ho indicato gli stati in italiano, ma è possibile impostare gli stati come ci risulta più comodo)
  • Vari Scheme: Notification, permission, etc; per permettere la visualizzazione e la relativa autorizzazione della stessa.

Come usiamo Confluence?

Internet, ecco la Carta dei diritti e dei doveri della rete - Repubblica.it

In questo caso, possiamo sfruttare Confluence per documentare le fatture come in questa ipotesi 🙂

  • Possiamo creare la documentazione dei vari clienti/fornitori sfruttando l’organizzazione degli space. Ad esempio possiamo pensare di creare uno space per i clienti ed uno space per i fornitori. Oppure possiamo creare uno space unico dove memorizziamo tutto. Abbiamo la libertà totale.
  • Come sottopagine, possiamo generare delle pagine di anagrafica del cliente/fornitore. In questo modo sfruttiamo la libertà che Confluence ci mette a disposizione nell’impostare le informazioni come risulta più comodo
  • Attraverso l’uso di page properties, possiamo sfruttare opportune macro per rissumere i dati sulle Home page degli space e da li andarle poi a referenziare 🙂
  • Colleghiamo le issue alle pagine attraverso la JIRA Issue macro o macro simili, ovvero eseguendo delle interrogazioni su JIRA direttamente da Confluence. In questo modo colleghiamo le issue-fatture alle pagine Confluence e possiamo seguire l’andamento in tempo reale.

In questo modo riusciamo a sfruttare le potenzialità di Confluence, di essere punto centrale ed unico delle informazioni, con la potenza di JIRA e dei suoi Workflow di controllo.  Tutto va al suo posto 🙂

Tutto in ordine con un tasto – Creando Idee

In aggiunta, sfruttando queste potenzialità e il legame esistente tra Confluence e JIRA, possiamo anche realizzare delle Dashboard su Confluence, ad uso dei vari team di lavoro, che riassumono lo stato di fatto. Ad esempio, si può realizzare uno space che mostra agli addetti dell’ufficio legate quali sono le fatture che sono scadute e non sono pagate, in modo da consentire loro di poter interventire e capire che cosa è successo.

Il marketing può intervenire in modo da fornire uno sconto per incentivare i clienti che comprano troppo poco o i migliori clienti. In questo caso, sempre sfruttando Confluence e le sue capacità, si può costruire una Dashboard che mostra chi solo i clienti che spendono sotto una certa soglia o sopra una determinata soglia e, in base ai risultati, agire di conseguenza contattando direttamente il cliente e proponendo promozioni.

Soddisfazione - Cooperativa di BESSIMO

Conclusioni

In questo post abbiamo esaminato una possibile ipotesi di come possiamo sfruttare i prodotti della Atlassian per realizzare una determinata funzione aziendale, facendo notare quale che sia il grado di libertà che mettono a disposizione, sia come questi strumenti consentono di poter realizzare il tutto: La fantasia è il solo unico limite.




Artigiano del Software – Primo addon

Annuntion Vobis Gaudium Magnum ….

HABEMUS ADDON 🙂

addons-01-01

Con somma gioia segnalo che abbiamo rotto il ghiaccio, iniziando a postare i nostri primi addons. Per il momento si tratta di Workflows, ma speriamo, tra non molto, di riuscire a postare le nostre idee …. che sono tante 😀

carpenters




Confluence per Mobile

Ancora su Mobile

In questo post proseguiamo il nostro viaggio sul Mobile e Atlassian: Andiamo ad analizzare Confluence su Mobile.

Non solo Web

I prodotti Atlassian non sono solo più WEB, ma adesso entrano a pieno titolo nel mondo Mobile, sia per iOS

che per Android 🙂

mettendo a disposizione un tool nativo per i nostri Tablet e Smatrtphone e ci permettono di rimanere sempre connessi con il nostro Confluence 🙂

mettendo a disposizione una interfaccia semplice ed efficace.

Conclusione

Interessante evoluzione nel nostro percorso di esplorazione dei prodotti Atlassian. Nei prossimi post andremo a saggiare le reali potenzialità di questi prodotti.

Reference

Maggiori informazioni sono presenti nella pagina della documentazione di Confluence.




Source editor per Confluence Cloud – Una news

News interessanti

In questo post andiamo a vedere una news riguardante un addon molto interessante, che abbiamo avuto il piacere di esaminare di recente. Vediamo quali nocità in merito

Andiamo al dunque

Andando ad esaminare il codice sorgente di una pagina, relativa alla mia installazione cloud di lavoro, mi sono accorto di una piccola novità molto interessante:

source-03-01

Come si può notare dalla figura, rispetto al precedente articolo, sono state aggiunte alcune funzionalità:

  • Find/Replace, importantissima. In questo modo possiamo ricercare dei TAG e dei pattern di stringhe in maniera molto semplice.
  • Beautify, che consente di poter dare una …. forma al codice che, come si vede nella precedente immagine è molto piatta, mentre nella seguente immagine risulta meglio leggibile ed interpretabile: source-03-02
  • Preview, ovvero verificare il risultato della modifica prima di salvare, operazione prima non prevista ed altrettanto importante ed interessante.

Conclusioni

Abbiamo delle piccole modifiche che rendono questo addon unico, indispensabile per la vita di tutti i giorni. Rimaniamo in attesa delle prossime novità.

 




Aggiungiamo task ricorrenti a JIRA Cloud – Test addon

Task ricorrenti su JIRA Cloud

In questo post andiamo a provare questo prodotto, cercando di capire limiti, vantaggi e svantaggi che sono messi a disposizione.

Installazione

Partiamo come sempre dalle procedure di installazione. Dato che si tratta di una procedura su Cloud, abbiamo delle piccole differenze rispetto ad una installazione server, ma la procedura generale è la medesima.

La prima cosa è ricercare l’addon nella lista dei possibili addon e successivamente selezioniamo Trial, per iniziare la procedura di installazione…

recurring-02-01

… accettiamo i termini di licenza e procediamo con l’installazione ….

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… attendiamo che l’addon sia scaricato ed installato nella nostra istanza ….

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… operazione tutta automatizzata …

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… fase successiva, diversa dalla procedura di installazione lato server, di sottoscrizione dell’addon ….

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… che una volta terminata ci mette a disposizione il nostro addon 🙂

Configurazione

Passiamo alla fase di configurazione dell’addon, sempre molto importante: se non lo configuriamo correttamente, possiamo avere dei comportamenti anomali che ci possono far pensare che l’addon non è all’altezza e così…. sprecare una possibilità, e non vogliamo che ciò accada.

Come mostrato dalla seguente figura:

recurring-02-07

non abbiamo una pagina di configurazione vera e propria se non quella di gestione e creazione dei template di task. Da questa pagina emerge anche quanto segue:

  • Ogni 30 minuti lo schedulatore si attiva per gestire i vari processi;
  • Se una schedulazione è prevista per le 5.20 AM, il task sarà creato alle 5.30 AM.

Test addon ed ancora test

Procediamo con il test: creamo il nostro task ricorrente e vediamo come procedere. La creazione è molto semplice. Come mostrato nella figura precedente, selezioniamo Add Recurring Task per attivare il wizard di generazione:

recurring-02-08

La prima cosa che ci viene chiesta è il progetto dove eseguire la generazione, come mostrato nella precedente figura…

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… e successivamente viene chiesto quale issue type associare. Molto importante: In base all’issue type abbiamo poi quale lavorazione sarà eseguita. Fatto ciò, come mostrato dalle seguenti figure, andiamo a configurare i parametri del nuovo task che sarà creato, ovvero:

  • Nome del template
  • Ogni quanto tenmpo ripetere la schedulazione
  • Titolo da assegnare alla Issue, descrizione, etc.

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Una precisazione. Avrete notato che sono presenti dei campi che presentano la scrittaUnsupported…. Questi campi non sono al momento utilizzabili. Se qualcuno di questi ci è necessario, occorre capire se e come poter sfruttarne di altri o come poter, attraverso delle operazioni di post function del workflow, andarli a compilare.

Quanto la generazione è terminata, questo è il risultato:

recurring-02-13

Notiamo che abbiamo a disposizione delle funzionalità aggiuntive sul template e che possiamo:

  • modificarlo
  • eseguirlo adesso
  • disabilitarlo, qualora non sia temporaneamente necessario
  • rimuoverlo, qualora non più necessario

Se andiamo ad eseguirlo, per vedere come avviene la cancellazione, come mostrato dalla figura siccessiva:

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vediamo che il task viene generato e la seguente figura è il risultato di tale operazione:

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Conclusioni

Abbiamo visto come funziona questo addon. Si aprono un ventaglio di possibili utilizzi di questo addon. Lasciatevi guidare dalla vostra fantasia.




Aggiungiamo task ricorrenti a JIRA Cloud – First look

Task ricorrenti su JIRA Cloud

In questo post andiamo a dare una prima occhiata a questo prodotto, cercando di capire che cosa è possibile fare e cosa possiamo implementare.

Che funzioni sono messe a disposizione?

Never forget about your recurring tasks. Schedule issue creation and enjoy automatically created items

Questo è quanto riporta la pagina del marketplace dedicata all’addon. In sostanza, questo addon permette di generare dei task ricorrenti nella nostra istanza JIRA, quali la generazione schedulata di issue che devono essere eseguite in maniera sistematica  e ricorrente.

L’interfaccia, come mostrato nella precedente immagine, è molto semplice e intuitiva. Abbiamo subito una lista di template, che possiamo creare per generare le nostre issue ricorrenti.

Abbiamo a disposizione indicazione degli ultimi errori riscontrati, come mostrato dalla precedente figura

La maschera di creazione di un task è molto simile a quella utilizzata per poter generare una issue. Non è quindi necessaria una preparazione di chissa quale genere per poter creare un task ricorrente

Possiamo anche eseguire quando vogliamo il task, sia quando lo collaudiamo sia quando necessitiamo 🙂

Conclusioni

Questo addon mette a disposizione delle nostre istance cloud, la possibilità di poter schedulare delle attivirà ricorrenti in maniera semplice. Questo non fa altro che scatenare la nostra fantasia nell’uso di questo nuovo addon 😀

Reference

Maggiori informazioni sono presenti nella pagina del marketplace.