In questo post riprendiamo la nostra attività di recensione di addon, sempre alla ricerca della funzionalità che, come sempre accade, ci serve e non troviamo. 🙂 Oggi andiamo ad esaminare un addon che arriva dalla Scozia 😀
Campi Custom & Jira Service Desk
Il team scozzese della New Verve ci propone un addon che permete di poter superare un limite: poter aggiornare i campi custom in base a determinate condizioni o trigger, bypassando la JSDSERVER-4258.
Come vediamo dalle seguenti immagini:
possiamo eseguire l’aggiornamento di un campo custom attraverso le regole di Jira Service Desk.
Possiamo scegliere facilmente i campi da gestire e ….
…. impostare il nuovo valore in maniera molto semplice.
Spettacolo 🙂
Come anticipato, abbiamo un addon che ci mette a disposizione una funzionalità non indifferente. Non vedo l’ora di provarlo.
Smart attachments per Confluence – Le ultime novità…. sotto test
In passato abbiamo avuto il piacere di esaminare un addon molto interessante, che ci permette di gestire gli allegati alle nostre issues Jira e lo abbiamo testato scoprendo come ci aiuta nella gestione delle versioni degli stessi sempre su Jira . In questo post andremo a testare un nuovo addon per Confluence, rilasciato recentemente per Confluence, cercando di saggiarne le potenzialità e analizzandolo nel dettaglio.
Questo addon permette di poter gestire gli allegati in maniera molto semplice e sopratutto MENO COMPLICATA rispetto alla gestione standard di Confluence. In particolare abbiamo a disposizione una sezione dedicata, come mostrato nella figura sottostante
che ci permette di accedere ad una sezione INTERAMENTE dedicata alla gestione degli allegati.
Fantastico. Lo proviamo subito
Partiamo come sempre dalla installazione, andando a cercare questo addon nella sezione dedicata di Confluence.
Selezioniamo Free trialper attivare la procedura di installazione ….
Selezioniamo Accept & install per attivare l’installazione ….
Passiamo alla configurazione
Configurazione
Con somma gioia, NON ABBIAMO CONFIGURAZIONI GLOBALI O PARTICOLARI DA GESTIRE. Viene infatti riportata l’indicazione:
The Smart Attachments for Confluence app is using Google Analytics for tracking key events. This collected data will help us to better understand how the app is used and what operations are used mostly. Event Analytics
Questo addon si serve di Google Analitycs per tracciare gli eventi chiave. Possiamo scegliere di fornirli o meno, come mostrato in figura.
Configutrazione
Test test ed ancora test
Una volta installato mi sono subito collegato alla Dashboard e suboto mi ha proposto di configurare il Google Analitycs, come mostrato in figura
Il primo messaggio che viene visualizzato
La prima cosa che notiamo nella Dashboard è la presenza di una nuova opzione. Infatti se andiamo a vedere la home page di qualsiasi Space
Lo Space di prova creato
abbiamo una nuova opzione
La nuova funzionalità
che ci permette di poter accedere alle nuove funzioni di gestione degli allegati. Andiamo a curiosare :). Quando selezioniamo la nuova opzione , come mostrato in figura
Dashboard generale senza folder
da qui possiamo gestire il tutto in maniera molto agevole. Come primo passo andiamo a creare un folder
Creazione folder
Dashboard generale
A questo punto, andiamo a caricare alcuni file come test. Nella seguente figura ….
Maschera di caricamento
… con un semplice drag ‘n’ drop oppure browse carichiamo diversi file . La seguente figura mostra il risultato.
Risultato caricamento
che ci mostra il risultato del caricamento che abbiamo eseguito, e ci permette di poter accedere direttamente ai files.
Conclusioni
Abbiamo a disposizione uno strumento fantastico che ci permette di poter gestire Confluence come se si trattasse di un file server. Possiamo gestire i nostri allegati in maniera molto semplice. IN aggiunta, l’interfaccia offerta dall’addon è molto semplice ed agevole. Ho in mente una montagna di possibili applicazioni di questo addon. Stay Tuned 🙂
Una Novità: My Requests Extension per Jira Service Desk
Continua la nostra esplorazione negli addon di Service Desk. In questo caso andiamo ad esplorare gli addon per Service Desk e scopriamo quali nuove funzionalità sono disponibili.
Subito al dunque
Questo addon permette di fare una cosa molto semplice: estendere la vista My Requests con ulteriori informazioni. Non vi ricoda qualcosa?
Abbiamo avuto il modo di analizzare un altro addon che permetteva di poter eseguire la personalizzazione di PORTAL, che abbiamo presentato in questo post e testato in questo altro.
VEdiamo nel dettaglio che cosa offre questo addon 🙂
Possiamo personalizzare la lista delle nostre richieste
Possiamo anche personalizzare i filtri (caratteristica mooooooooolto interessante) 🙂
In aggiunta abbiamo una configurazione che si presenta molto intuitiva.
Conclusione
Abbiamo un addon molto interessante perchè risponde ad una esigenza che molti utilizzatori Jira Service Desk hanno espresso. Non vedo l’ora di provarlo 🙂
In questo post approfondiamo i concetti espressi in precedenza su questo post, e proveremo a configurare il nostro Confluence in modo da renderlo operativo nella gestione dei nostri …. contenuti.
Tutto al suo posto
Affrontiamo il primo passo: vediamo di quali strumenti abbiamo bisogno, per trasformare il nostro Confluence nello strumento di cui abbiamo bisogno, che andremo a prelevare a piene mani dal marketplace.
Di cosa abbiamo bisogno?
Per avere sempre a disposizione la stessa alberatura di pagine, un primo suggerimento che fornisco è quello di utilizzare il Copy Space, per le nostre istanze server, che permette di copiare una alberatura completa in modo da …. replicarla.
Questo addon permette di replicare, copiando, una alberatura. Un piccolo commento: Anche se non è supportato, è tra i più usati :).
Di conseguenza, per rispettare l’obbiettivo di creare degli space che presentano delle particolari alberature, a seconda della situazione, che possiamo tenere solo per gli amministratori dei contenuti, e poi da li generiamo i vari Space di cui abbiamo bisogno.
Per il cloud …
… possiamo utilizzare degli altri addons che ci mettono a disposizione la stessa operazione. Ne cito due per fare degli ulteriori esempi:
Attraverso questo addon abbiamo la possibilità di creare dei template e da li arrivare a generare degli Space come meglio desideriamo .
Ma siamo sicuri che non abbiamo altre alternative?
Ovviamente no. Mi permetto anche di citare un altro addon, di cui abbiamo parlato, che permette, oltre alla operazione di copia degli Space, di amministrare facilmente il nostro Confluence Server. Sto parlando di Space Admin della Decadis.
Questa è la maschera di gestione del contenuto degli Space
Questo addon permette di poter gestire ed amministrare facilmente le nostre istanze di Confluence con pochi click. Infatti mette a disposizione una interfaccia semplice e completa per gestire ogni singola funzione.
Conclusioni
Abbiamo elencato alcuni esempi di come possiamo creare i nostri Space in modo da poter mettere le informazioni tutto in ordine. Nei prossimi post andremo a vedere come organzzare le pagine e come gestire al meglio i template.
Creiamo il nostro workflow…. in Confluence
In questo post vedremo le ultime evoluzioni di un addon che abbiamo già analizzato in passato. Curiosiamo insieme 🙂
Ultime novità
Conosciamo il prodotto e le sue potenzialità. Conosciamo perfettamente le sue potenzialità e adesso, con le ultime novità, abbiamo una funzionalità che rende questo prodotto …. unico 🙂 Un editor grafico WYSIWYG
Questo editor ci permette di disegnare il Workflow di cui abbiamo bisogno, esattamente come avviene con Jira.
Questo rende più semplice la costruzione di un workflow nonchè la sua gestione.
Conclusioni
Abbiamo delle grandi novità su questo fronte. Non vedo l’ora di provarlo dal vivo :). Nei prossimi post cercheremo di collaudarlo.
Monitoriamo le nostre pagine Confluence Cloud – Test Addon
In questo post andremo ad testare questo addon, che permette di poter monitorare le nostre pagine Confluence Cloud. Andiamo a curiosare 😛
Installazione
Partiamo dalla lista degli addon per installare questo addon. Partiamo come sempre dalla ricerca dell’addon
Selezioniamo Free trial, per attivare la procedura di installazione, come siamo già abituati
Selezioniamo Accept & install, quindi ….
Una volta completata l’installazione, dato che si tratta di un addon cloud, in questo caso, procediamo con le procedure per la sottoscrizione dell’abbonamento 🙂
A questo punto abbiamo completato le operazioni e procediamo con la fase successiva.
Configurazione
Con somma gioia, scopriamo che questo addon non dispone di alcuna form di configurazione 🙂
Passiamo alla fase di test
Test
La prima cosa che notiamo, andando a sbirciare nelle pagine, è la presenza di una sezione Space Timeline
Se lo andiamo a selezionare, andiamo ad attivare l’addon. La prima cosa che ci appare è una richiesta, sempre dell’addon, che ci richiede quali informazioni vogliamo andare a visualizzare:
Se selezioniamo la seconda opzione, andiamo ad attivare una sezione in cui possiamo eseguire una query CQL per richiedere delle pagine particolari
Una volta selezionato l’insieme delle pagine da analizzare, il risultato è il seguente:
Risultato dove ho depurato i miei dati
Come possiamo vedere, ci viene proposto un diagramma in cui abbiamo rappresentate le nostre pagine e come si sono evolute.
Conclusioni
Questo addon ci permette di eseguire un controllo sulle pagine. Possiamo usarlo per verificare le modifiche che sono state eseguite in determinate pagine, al fine di determinare se modificarle o rimuoverle in quanto non più utili o monitorare il lavoro di un gruppo di lavoro, per verificare se è in difficoltà o meno nella redazione dei documenti.
In questo caso andiamo a unire le potenzialità di Google con la semplicità di come Trello organizza i task.
Con Trello andiamo ad organizzare i nostri task in maniera semplice. Come mostrato nella precedente immagine e nella successiva:
Si tratta della mia Board principale della mia istanza di Trello. Sappiamo che tramite google possiamo realizzare delle presentazioni come spiegato in questo post blog di Google.
La grafica è quella di Powerpoint, che già conosciamo e che siamo abituati ad usare, ma abbiamo l’innegabile vantaggio che è …. on line, quindi sempre disponibile se abbiamo una connessione ad internet.
La seguente GIF aiuta a capire meglio come funziona il relativo Power-up di Trello.
Possiamo richiamare direttamente il Google Slides direttamente da Trello, grazie al Power-up Installato. Vediamo come 🙂
Installazione di una Power-up
Completiamo il post andando a spiegare come installare il tutto nel nostro Trello, arrivando ad usarlo. Selezioniamo il menù per identificare la funzione per installare il Power-up, come mostrato in figura:
Selezioniamo Power-up ….
… andiamo a cercare google…
…. troviamo Google Drive … selezioniamo add …
… nuova voce accanto al menù di Trello: Selezioniamolo ….
… Selezioniamo Slides ….
… andiamo ad autorizzare l’accesso ….
… Confermiamo il tutto ….
…. diamogli il tempo di dare l’autorizzazione ….
… siamo pronti. Andiamo a generare le nostre slide e…. SUSPENSE ,….
… ecco la nostra presentazione
Conclusione
Trello si conferma sempre più interessate. Abbiamo la possibilità di avere, on line, tutte le funzionalità per poter lavorare praticamente dove vogliamo e come vogliamo. Nei prossimi post andremo ad esaminare altri addon.
ECM – Enterprise Content Management
Torniamo ad affrontare un tema molto importante per Confluence e per la documentazione. SI tratta di una serie di post in cui parleremo di come gestire Confluence al meglio e di come questo può essere visto come un ECM – Enterprise Content Management.
Cosa significa ECM?
Al di la della semplice sigla, quello che vogliamo esprimere in questo post è quello che sta dietro questa sigla, i concetti che stanno dietro. Partiamo con un piccolo aiuto al sito di Atlassian, che ci fornisce una prima definizione di ECM, come mostrato nella immagine seguente:
Cosa riportato nel sito Atlassian
Adesso cerchiamo di esprimere gli stessi concetti in italiano, aiutando meglio la comprensione del lettore 🙂
Sotto il cappello di ECM abbiamo un sistema di gestione documentale che supporta i processi aziendali e decisionali. I software ECM sono organizzati in maniera tale che tutte le informazioni siano facilmente accessibili. Non vi ricorda qualosa?? 🙂 In aggiunta sono presenti una serie di strumenti che permettono di organizzare meglio le informazioni al fine di renderle meglio fruibili :D. RIPETO: Non vi ricorda qualcosa?
Percorso di lettura
Si tratta di un concetto che ho espresso in diversi post di questo blog, in particolare in questo post, oltre che in questo altro post, dove ho espresso questo concetto di Percorso di lettura, importante nella organizzazione della informazione. Come ricordo sempre, ‘buttare’ l’informazione in pagine alla rinfusa non risolve il problema, ma ne crea sicuramente di nuovi. Le informazioni devono essere sempre collegate. Questo significa che non dobbiamo inserire delle informazioni dove capita, ma occorre dare un ordine, rispettarlo e cercare sempre di posizionare le medesime informazioni nello stesso posto.
Se impostiamo le pagine seguendo il percorso di lettura, saremmo sempre in grado di trovare sempre la nostra informazione. Vediamo come arrivarci e, nei prossimi post, proveremo a dare un esempio pratico.
Tutto in ordine: sempre!
Un ECM ci mette a disposizione anche gli strumenti per avere sempre tutto in perfetto ordine. A tale scopo mi rifaccio alla storia, in particolare ad una conferenza di un noto storico italiano, durante la quale citò alcune curiosità che mi permettono di chiarire meglio. Questo esempio lo uso sempre quando spiego sempre Confluence ai miei studenti :).
Testugine romana
Parliamo dei legionari romani. Potevano prestare servizio in qualsiasi parte del territorio dell’Impero Romano, ma potevano contare su di una cosa molto importante. Tutto era sempre nello stesso posto.
Legionario Romano
L’organizzazione era tutto nell’esercito romano. Proprio questo, con un preciso addestramento, rendeva il legionario un combattente perfetto. In qualsiasi situazione sapeva sempre dove si trovavano le armi, dove doveva dormire, dove si mangiava, dove recarsi per i turni di guardia e …. cosa fare per costruire il castrum. Anche se non ricordiamo le lezioni di storia, sappiamo che proprio grazie a questa caratteristica, i Romani hanno dominato il mondo allora conosciuto.
Resti di un Accampamento Romano a Masada
Applichiamo l’esempio
Applichiamo l’esempio ad ECM usando gli strumenti Atlassian e, ovviamente, andiamo a vedere come Confluence e i vari addons ci permettono di avere il nostro ECM.
Se poniamo le informazioni nello stesso ordine, posizione e organizzazione, abbiamo l’innegabile vantaggio di non impazzire quando si cercano le informazioni.
Per dare un ordine occorre decidere i seguenti punti:
Le pagine devono essere organizzate allo stesso modo:
Titolo parlante;
Un sommario in cima, per dare subito indicazioni al lettore delle informazioni della pagina
Delle sezioni ben definite, dove il lettore può trovare subito ciò che interessa;
Usare in maniera quasi maniacale dei Template, per avere sempre le pagine organizzate allo stesso modo;
Fare in modo che le pagine non contengono TROPPE informazioni: Non dobbiamo scrivere un trattato in 20 volumi, ma trattare solo le informazioni che servono.
Dare sempre la medesima gerarchia alle pagine. Punto importantissimo. Se diamo la stessa gerarchia, mettiamo le informazioni nello stesso punto e … suspense, troviamo tutto. 🙂
Aggiungiamo un ultimo concetto. Se l’informazione è comune, allora questa deve essere organizzata a se stante, affinchè possa essere referenziata dove serve. Vantaggio? abbiamo questa informazione solo una volta e non l’abbiamo replicata all’infinito. Deve essere aggiornata una sola volta e…. suspense, viene subito recepita nelle varie parti. Svantaggio? se la pagina viene rimossa, abbiamo diversi link da correggere, ma questo accade con una frequenza molto più bassa.
Vedremo nei prossimi post ulteriori consigli in merito.
Che risultato otteniamo?
Quando leggeremo una pagina qualsiasi del nostro Confluence, sapremo sempre dove reperire le informazioni subito.
Se abbiamo una gerarchia di pagine, sappiamo ancora una volta, dove leggere le informazioni e sopratutto sappiamo dove andare a posizionare le nuove informazioni.
L’immagine rappresenta come, se abbiamo tutto in ordine, le cose le troviamo in un attimo.
Se abbiamo una informazione comune, non la replichiamo in 123456789,80 versioni differenti, ma una sola versione da referenziare. La modifica è subito disponibile per tutti.
In un sistema ECM, le informazioni sono liberamente fruibili, ma questo non significa che lo stesso sistema permetta di poter impostare delle limitazioni, per gruppi o utenti singoli. IN questo modo possiamo anche regolare chi legge cosa 🙂
Conclusioni
Abbiamo dato una prima spolverata a questi concetti. Nei prossimi post andremo ad esaminarli meglio, con esempi e tenteremo anche di descrivere dei casi di uso. Stay tuned. 🙂
Diamo della formattazione alle nostre pagine Confluence Cloud
In questo post andiamo ad esaminare un addon per Confluence Cloud, che ci permette di poter manipolare meglio la formattazione delle nostre pagine, mettendo a disposizione una serie di macro per poterci aiutare in questo compito.
Mettere a disposizione opportune macro di Expand/collapse
Interessante…. lo provo subito
Possiamo dare una discreta formattazione alle nostre pagine del nostro Confluence Cloud e non voglio lasciarmi scappare questa opportunità. Andiamo a cercare subito questo addon ed installiamolo 🙂
Procediamo con l’installazione,selezionando Free trial …
…. accettiamo il fatto che i dati saranno memorizzati nel server del produttore dell’addon, e di conseguenza, andiamo a proseguire selezionando Accept & install.
Attendiamo che si aggiorni la sottoscrizione dell’abbonamento, aggiungendo il pagamento di questo nuovo addon ….
Procediamo subito con il test 🙂 Modifico una delle mie pagine :), quella relativa ai miei KB, andando ad inserire codice HTML:
Come possiamo vedere, abbiamo un’altra possibilità di poter inserire del codice HTML all’interno delle nostre pagine Confluence. Ma non è la sola cosa che possiamo fare. Come mostrato dalle seguenti figure:
Con due semplici macro, possiamo organizzare il contenuto di una pagina con dei TAB molo carini e semplici. Notevole come risultato.
Conclusione
Abbiamo scoperto un addon molto interessante, semplice e importante, in quanto ci permette di poter aggiungere della formattazione anche alla nostra istanza cloud, che come sappiamo sono sempre molto più limitate rispetto alle versioni server. Sono sicuro che le prossime versioni saranno cariche di interessanti novità.
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