In questo post riprendiamo la nostra attività di recensione di addon, sempre alla ricerca della funzionalità che, come sempre accade, ci serve e non troviamo. 🙂 Oggi andiamo a testare un addon che arriva dalla Scozia 😀
Installazione
Partiamo come sempre dalla fase di installazione, andando a cercare l’addon nella apposita sezione di Jira 🙂
Scheda dell’addon
Selezioniamo Install per attivare il processo di instalazione. Ricordiamo che, trattandosi di un addon gratuito, l’installazione sarà più semplice.
Configurazione
Continuiamo con la configurazione. Andiamo a settare la nostra regola. Come prima cosa andiamo a verficare che cosa possiamo realizzare.
Ci posizioniamo nella sezione Automation e da li andiamo a … giocare
Come possiamo osservare dalla precedente immagine, possiamo andare a settare un campo custom in presenza di un determinato evento :).
Passiamo alla azione ed andiamo a settare una regola per settare un campo custom quando andiamo a risolvere una issue.
Test
Procediamo con il test. Nella seguente GIF si vede il risultato
In questo test abbiamo simulato una lavorazione di una issue e, dopo avercela assegnata, abbiamo modificato lo stato fino alla risoluzione della stessa. In precedenza il campo AREA non era assegnato (infatti non era visualizzato). Dopo la risoluzione, il campo viene visualizzato con il valore assegnato.
Conclusione
Questo addon permette di poter risolvere un problema molto serio, che la Atlassian ha lasciato indietro anche per dedicarsi agli sviluppi maggiori. Dobbiamo ringraziare la Scozzese New Verve se abbiamo la risoluzione di questa anomalia, che ci permette di poter superare queste limitazioni che, per quanto sembrano stupide, spesso sono quelle che ci bloccano e non ci mandano avanti.
Sono addon molto importanti. Il primo ci permette di poter gestire un workflow di approvazione delle nostre pagine. Possiamo creare il Workflow che ci serve ed impostarlo come desideriamo.
Il secondo ci permette di poter condividere delle pagine a chiunque e ….. condividere le informazioni con chiunque. I possibili utilizzi sono tantissimi e permettono scenari fantastici.
Ma non è tutto
Possiamo adesso creare il nostro Workflow in maniera visuale.
Abbiamo quindi a disposizione la stessa funzionalità che abbiamo a disposizione su Jira 😀
Abbiamo a disposizione Workflow Lite, permette di poter gestire un semplice Workflow.
Comala Approval for Confluence permette di disporre della funzionalità di approvazione direttamente sulla nostra istanza Cloud o Server di Confluence.
Conclusione
Nei prossimi post andremo ad esaminare attentamente questi addon e cercheremo di saggiarne le potenzialità.
ECM – Enterprise Content Management #3
Approfondiamo ancora l’argomento per capire come organizzare adesso l’elemento base di Confluence. La Pagina 🙂
La precedente immagine mostra un esempio molto classico di pagina. La trovate anche nella manualistica e/o nel blog di Atlassian.
L’obbiettivo di questo post e di mostrare come possiamo organizzare queste pagine e che strumenti abbiamo a disposizione per realizzare questa funzione.
Una pagina in ordine
Nei precedenti post abbiamo visto come organizzare le varie pagine, ma adesso andiamo ad esaminare il contenuto delle pagine. Il nostro obbiettivo è quello di avere a disposizione le informazioni in ordine e di semplice comprensione.
Un esempio di possibile pagina è il seguente:
Esempio di una pagina ordinata
In questo post andremo ad esaminare come creare una pagina ben organizzata e di semplice realizzazione e comprensione.
Ogni cosa al suo posto
Così come posizionare le varie pagine ci permette di avere le informazioni esattamente dove ci servono, avere una pagina chiara e ordinata ci permette, una volta raggiunta la pagina che ci serve, di reperire l’informazione tanto cercata. Analizziamola:
Una intestazione ci aiuta a capire dove siamo arrivati. Aggiungendo una semplice e breve descrizione, possiamo avere già la prima informazione utile: ciò che cerchiamo si trova in questa pagina.
Organizziamo il testo inserendo delle sezioni semplici ed autoesplicative. Come possiamo vedere dalla precedente figura, dove ho riportato un esempio di un sito che ho realizzato sfruttando Confluence.
In questo caso, quello che è stato realizzato è di utilizzare un layout a tre colonne, dove:
nella prima colonna trova posto il titolo della sezione.
nella seconda colonna abbiamo l’informazione vera e propria. Come possiamo vedere non è grandissima: Abbiamo solo ciò che interessa e a sua volta può risultare divisa in più sottosezioni
la terza colonna è quella che riassume quali informazioni sono presenti
Quali vantaggi ci offre una simile soluzione? semplice. Un titolo esplicativo ci aiuta nella ricerca. Il contenuto della terza colonna, ci spiega il contenuto della sezione.
Questo è il primo passo
Avere delle pagine ben organizzate è sempre ottimo, ma Confluence ci aiuta in ogni occasione a mantenere questa organizzazione, attraverso funzioni quali:
Macro, che ci possono aiutare a …. raccogliere le informazioni che servono e che sono sparse su varie pagine in una unica pagina.
Caratteristiche, quali le Page Properties per aggiungere delle informazioni alle pagine.
Aggiungere anche altre caratteristiche per creare :
Grafici
Griglie di dati
immagini e video.
Il Template ci aiuta a tenere sempre in ordine le informazioni. Una volta che abbiamo definito il modello di pagina, possiamo replicarlo all’infinito. Ricordate il principio del sempre in ordine? Ricordate i Legionari Romani?
Testugine romana
se manteniamo lo stesso ordine sulle pagine, abbiamo maggiori possiblità di rendere le informazioni chiare fin da subito.
Altra cosa importante: NON DUPLICATE I CONTENUTI. Cercate sempre di avere una copia unica. Esempio: Se una azienda sviluppa dei software basandosi su di un determinato Framework/libreria, la documentazione relativa deve essere dedicata ad uno space ben definito, il quale può essere referenziato facilmente dagli altri.
Infatti, se saranno eseguiti degli aggiornamenti di pagine, in automatico la nuova versione sarà già disponibili a tutte le pagine che la referenziano.
Ovviamente, se cambiamo l’organizzazione delle pagine, occorre rivedere anche le pagine che referenziano le pagine riorganizzate. Al momento in cui scrivo, non conosco addon che permettono una riorganizzazione massiva delle pagine, ma posso suggerire alcuni addon che permettono di poter vedere l’utilizzo delle pagine.
in questo modo possiamo subito avvisare chi di dovere affinchè possa eseguire gli aggiornamento delle pagine modificate.
Un esempio di statistica
Dashboard ed informazioni
Possiamo anche trasformare Confluence in un ottimo Front End da cui mostrare informazioni di vario genere. Possiamo anche utilizzarlo per distribuire informazioni ai nostri utenti, interni o esterni.
Attraverso ShareIt, in addon della Comalatech, abbiamo la possibilità di poter condividere delle pagine verso utenti esterni.
Abbiamo terminato questa prima panoramica di Confluence come sistema di ECM, di come ci può aiutare nella realizzazione di documentazione in maniera semplice e chiara, sfruttando tutte le sue funzionalità base e, grazie anche ai produttori di Addon, di altre funzionalità che completano e rendono unico Confluence. Nei prossimi post andremo ad esaminare degli esempi reali e pratici che chiariscono ancora meglio come Confluence sia il candidato ideale tra i vari ECM esistenti sul mercato.
Un nuovo Addon dalla Scozia
In questo post riprendiamo la nostra attività di recensione di addon, sempre alla ricerca della funzionalità che, come sempre accade, ci serve e non troviamo. 🙂 Oggi andiamo ad esaminare un addon che arriva dalla Scozia 😀
Campi Custom & Jira Service Desk
Il team scozzese della New Verve ci propone un addon che permete di poter superare un limite: poter aggiornare i campi custom in base a determinate condizioni o trigger, bypassando la JSDSERVER-4258.
Come vediamo dalle seguenti immagini:
possiamo eseguire l’aggiornamento di un campo custom attraverso le regole di Jira Service Desk.
Possiamo scegliere facilmente i campi da gestire e ….
…. impostare il nuovo valore in maniera molto semplice.
Spettacolo 🙂
Come anticipato, abbiamo un addon che ci mette a disposizione una funzionalità non indifferente. Non vedo l’ora di provarlo.
Smart attachments per Confluence – Le ultime novità…. sotto test
In passato abbiamo avuto il piacere di esaminare un addon molto interessante, che ci permette di gestire gli allegati alle nostre issues Jira e lo abbiamo testato scoprendo come ci aiuta nella gestione delle versioni degli stessi sempre su Jira . In questo post andremo a testare un nuovo addon per Confluence, rilasciato recentemente per Confluence, cercando di saggiarne le potenzialità e analizzandolo nel dettaglio.
Questo addon permette di poter gestire gli allegati in maniera molto semplice e sopratutto MENO COMPLICATA rispetto alla gestione standard di Confluence. In particolare abbiamo a disposizione una sezione dedicata, come mostrato nella figura sottostante
che ci permette di accedere ad una sezione INTERAMENTE dedicata alla gestione degli allegati.
Fantastico. Lo proviamo subito
Partiamo come sempre dalla installazione, andando a cercare questo addon nella sezione dedicata di Confluence.
Selezioniamo Free trialper attivare la procedura di installazione ….
Selezioniamo Accept & install per attivare l’installazione ….
Passiamo alla configurazione
Configurazione
Con somma gioia, NON ABBIAMO CONFIGURAZIONI GLOBALI O PARTICOLARI DA GESTIRE. Viene infatti riportata l’indicazione:
The Smart Attachments for Confluence app is using Google Analytics for tracking key events. This collected data will help us to better understand how the app is used and what operations are used mostly. Event Analytics
Questo addon si serve di Google Analitycs per tracciare gli eventi chiave. Possiamo scegliere di fornirli o meno, come mostrato in figura.
Configutrazione
Test test ed ancora test
Una volta installato mi sono subito collegato alla Dashboard e suboto mi ha proposto di configurare il Google Analitycs, come mostrato in figura
Il primo messaggio che viene visualizzato
La prima cosa che notiamo nella Dashboard è la presenza di una nuova opzione. Infatti se andiamo a vedere la home page di qualsiasi Space
Lo Space di prova creato
abbiamo una nuova opzione
La nuova funzionalità
che ci permette di poter accedere alle nuove funzioni di gestione degli allegati. Andiamo a curiosare :). Quando selezioniamo la nuova opzione , come mostrato in figura
Dashboard generale senza folder
da qui possiamo gestire il tutto in maniera molto agevole. Come primo passo andiamo a creare un folder
Creazione folder
Dashboard generale
A questo punto, andiamo a caricare alcuni file come test. Nella seguente figura ….
Maschera di caricamento
… con un semplice drag ‘n’ drop oppure browse carichiamo diversi file . La seguente figura mostra il risultato.
Risultato caricamento
che ci mostra il risultato del caricamento che abbiamo eseguito, e ci permette di poter accedere direttamente ai files.
Conclusioni
Abbiamo a disposizione uno strumento fantastico che ci permette di poter gestire Confluence come se si trattasse di un file server. Possiamo gestire i nostri allegati in maniera molto semplice. IN aggiunta, l’interfaccia offerta dall’addon è molto semplice ed agevole. Ho in mente una montagna di possibili applicazioni di questo addon. Stay Tuned 🙂
Una Novità: My Requests Extension per Jira Service Desk
Continua la nostra esplorazione negli addon di Service Desk. In questo caso andiamo ad esplorare gli addon per Service Desk e scopriamo quali nuove funzionalità sono disponibili.
Subito al dunque
Questo addon permette di fare una cosa molto semplice: estendere la vista My Requests con ulteriori informazioni. Non vi ricoda qualcosa?
Abbiamo avuto il modo di analizzare un altro addon che permetteva di poter eseguire la personalizzazione di PORTAL, che abbiamo presentato in questo post e testato in questo altro.
VEdiamo nel dettaglio che cosa offre questo addon 🙂
Possiamo personalizzare la lista delle nostre richieste
Possiamo anche personalizzare i filtri (caratteristica mooooooooolto interessante) 🙂
In aggiunta abbiamo una configurazione che si presenta molto intuitiva.
Conclusione
Abbiamo un addon molto interessante perchè risponde ad una esigenza che molti utilizzatori Jira Service Desk hanno espresso. Non vedo l’ora di provarlo 🙂
In questo post approfondiamo i concetti espressi in precedenza su questo post, e proveremo a configurare il nostro Confluence in modo da renderlo operativo nella gestione dei nostri …. contenuti.
Tutto al suo posto
Affrontiamo il primo passo: vediamo di quali strumenti abbiamo bisogno, per trasformare il nostro Confluence nello strumento di cui abbiamo bisogno, che andremo a prelevare a piene mani dal marketplace.
Di cosa abbiamo bisogno?
Per avere sempre a disposizione la stessa alberatura di pagine, un primo suggerimento che fornisco è quello di utilizzare il Copy Space, per le nostre istanze server, che permette di copiare una alberatura completa in modo da …. replicarla.
Questo addon permette di replicare, copiando, una alberatura. Un piccolo commento: Anche se non è supportato, è tra i più usati :).
Di conseguenza, per rispettare l’obbiettivo di creare degli space che presentano delle particolari alberature, a seconda della situazione, che possiamo tenere solo per gli amministratori dei contenuti, e poi da li generiamo i vari Space di cui abbiamo bisogno.
Per il cloud …
… possiamo utilizzare degli altri addons che ci mettono a disposizione la stessa operazione. Ne cito due per fare degli ulteriori esempi:
Attraverso questo addon abbiamo la possibilità di creare dei template e da li arrivare a generare degli Space come meglio desideriamo .
Ma siamo sicuri che non abbiamo altre alternative?
Ovviamente no. Mi permetto anche di citare un altro addon, di cui abbiamo parlato, che permette, oltre alla operazione di copia degli Space, di amministrare facilmente il nostro Confluence Server. Sto parlando di Space Admin della Decadis.
Questa è la maschera di gestione del contenuto degli Space
Questo addon permette di poter gestire ed amministrare facilmente le nostre istanze di Confluence con pochi click. Infatti mette a disposizione una interfaccia semplice e completa per gestire ogni singola funzione.
Conclusioni
Abbiamo elencato alcuni esempi di come possiamo creare i nostri Space in modo da poter mettere le informazioni tutto in ordine. Nei prossimi post andremo a vedere come organzzare le pagine e come gestire al meglio i template.
ECM – Enterprise Content Management
Torniamo ad affrontare un tema molto importante per Confluence e per la documentazione. SI tratta di una serie di post in cui parleremo di come gestire Confluence al meglio e di come questo può essere visto come un ECM – Enterprise Content Management.
Cosa significa ECM?
Al di la della semplice sigla, quello che vogliamo esprimere in questo post è quello che sta dietro questa sigla, i concetti che stanno dietro. Partiamo con un piccolo aiuto al sito di Atlassian, che ci fornisce una prima definizione di ECM, come mostrato nella immagine seguente:
Cosa riportato nel sito Atlassian
Adesso cerchiamo di esprimere gli stessi concetti in italiano, aiutando meglio la comprensione del lettore 🙂
Sotto il cappello di ECM abbiamo un sistema di gestione documentale che supporta i processi aziendali e decisionali. I software ECM sono organizzati in maniera tale che tutte le informazioni siano facilmente accessibili. Non vi ricorda qualosa?? 🙂 In aggiunta sono presenti una serie di strumenti che permettono di organizzare meglio le informazioni al fine di renderle meglio fruibili :D. RIPETO: Non vi ricorda qualcosa?
Percorso di lettura
Si tratta di un concetto che ho espresso in diversi post di questo blog, in particolare in questo post, oltre che in questo altro post, dove ho espresso questo concetto di Percorso di lettura, importante nella organizzazione della informazione. Come ricordo sempre, ‘buttare’ l’informazione in pagine alla rinfusa non risolve il problema, ma ne crea sicuramente di nuovi. Le informazioni devono essere sempre collegate. Questo significa che non dobbiamo inserire delle informazioni dove capita, ma occorre dare un ordine, rispettarlo e cercare sempre di posizionare le medesime informazioni nello stesso posto.
Se impostiamo le pagine seguendo il percorso di lettura, saremmo sempre in grado di trovare sempre la nostra informazione. Vediamo come arrivarci e, nei prossimi post, proveremo a dare un esempio pratico.
Tutto in ordine: sempre!
Un ECM ci mette a disposizione anche gli strumenti per avere sempre tutto in perfetto ordine. A tale scopo mi rifaccio alla storia, in particolare ad una conferenza di un noto storico italiano, durante la quale citò alcune curiosità che mi permettono di chiarire meglio. Questo esempio lo uso sempre quando spiego sempre Confluence ai miei studenti :).
Testugine romana
Parliamo dei legionari romani. Potevano prestare servizio in qualsiasi parte del territorio dell’Impero Romano, ma potevano contare su di una cosa molto importante. Tutto era sempre nello stesso posto.
Legionario Romano
L’organizzazione era tutto nell’esercito romano. Proprio questo, con un preciso addestramento, rendeva il legionario un combattente perfetto. In qualsiasi situazione sapeva sempre dove si trovavano le armi, dove doveva dormire, dove si mangiava, dove recarsi per i turni di guardia e …. cosa fare per costruire il castrum. Anche se non ricordiamo le lezioni di storia, sappiamo che proprio grazie a questa caratteristica, i Romani hanno dominato il mondo allora conosciuto.
Resti di un Accampamento Romano a Masada
Applichiamo l’esempio
Applichiamo l’esempio ad ECM usando gli strumenti Atlassian e, ovviamente, andiamo a vedere come Confluence e i vari addons ci permettono di avere il nostro ECM.
Se poniamo le informazioni nello stesso ordine, posizione e organizzazione, abbiamo l’innegabile vantaggio di non impazzire quando si cercano le informazioni.
Per dare un ordine occorre decidere i seguenti punti:
Le pagine devono essere organizzate allo stesso modo:
Titolo parlante;
Un sommario in cima, per dare subito indicazioni al lettore delle informazioni della pagina
Delle sezioni ben definite, dove il lettore può trovare subito ciò che interessa;
Usare in maniera quasi maniacale dei Template, per avere sempre le pagine organizzate allo stesso modo;
Fare in modo che le pagine non contengono TROPPE informazioni: Non dobbiamo scrivere un trattato in 20 volumi, ma trattare solo le informazioni che servono.
Dare sempre la medesima gerarchia alle pagine. Punto importantissimo. Se diamo la stessa gerarchia, mettiamo le informazioni nello stesso punto e … suspense, troviamo tutto. 🙂
Aggiungiamo un ultimo concetto. Se l’informazione è comune, allora questa deve essere organizzata a se stante, affinchè possa essere referenziata dove serve. Vantaggio? abbiamo questa informazione solo una volta e non l’abbiamo replicata all’infinito. Deve essere aggiornata una sola volta e…. suspense, viene subito recepita nelle varie parti. Svantaggio? se la pagina viene rimossa, abbiamo diversi link da correggere, ma questo accade con una frequenza molto più bassa.
Vedremo nei prossimi post ulteriori consigli in merito.
Che risultato otteniamo?
Quando leggeremo una pagina qualsiasi del nostro Confluence, sapremo sempre dove reperire le informazioni subito.
Se abbiamo una gerarchia di pagine, sappiamo ancora una volta, dove leggere le informazioni e sopratutto sappiamo dove andare a posizionare le nuove informazioni.
L’immagine rappresenta come, se abbiamo tutto in ordine, le cose le troviamo in un attimo.
Se abbiamo una informazione comune, non la replichiamo in 123456789,80 versioni differenti, ma una sola versione da referenziare. La modifica è subito disponibile per tutti.
In un sistema ECM, le informazioni sono liberamente fruibili, ma questo non significa che lo stesso sistema permetta di poter impostare delle limitazioni, per gruppi o utenti singoli. IN questo modo possiamo anche regolare chi legge cosa 🙂
Conclusioni
Abbiamo dato una prima spolverata a questi concetti. Nei prossimi post andremo ad esaminarli meglio, con esempi e tenteremo anche di descrivere dei casi di uso. Stay tuned. 🙂
Monitoriamo le nostre pagine Confluence Cloud
In questo post andremo ad analizzare questo addon, che permette di poter monitorare le nostre pagine Confluence Cloud. Andiamo a curiosare 😛
Subito al dunque
Questo addon ci permette di poter visualizzare le nostre pagine attraverso una Timeline
Questo genere di visualizzazione ci permette di poter gestire una serie di operazioni quali: Commenti:
ma non solo :P. Possiamo, selezionando un insieme di pagine:
Aggiungere una etichetta
Cancellare pagime
Spostare delle pagine
Esportare tutte le pagine selezionate come una lista di link
Fantastico. Che altro?
Attraveso l’uso di CQL possiamo specializzare anche la selezione delle pagine da visualizzare:
e quindi possiamo selezionare, allo stesso modo, le pagine da analizzare.
Conclusioni
Non vedo l’ora di collaudare questo addon 🙂 Sono veramente curioso
Si tratta della ultima novità nella generazione e gestione dei progetti. Questa nuova tipologia permette agli utilizzatori del progetto di potersi gestire in perfetta autonomia.
Segnalo fin da subito che questa nuova tipologia di progetto ricalca abbastanza le stesse libertà che il buon Trello mette a disposizione.
Dalla GIF che ho allegato si vede subito la prima caratteristica: La possibilità di scegliersi da se il proprio Workflow di lavoro.
Il layout della issue è stato ridisegnata. Vedremo un layout simile quando descriveremo Jira Ops, i nuovi progetti per descrivere gli incidents 🙂
Questi Next gen project sono sicuramente delle novità non indifferenti. per questo è meglio provarli …. a piccole dosi. Possiamo abilitarli in fasi successive.
Trello colpisce ancora :D. I filtri sono stati modificati e possiamo filtrare le issue dei vari componenti del team selezionandone l’icona con il mouse. Facile no?
Anche la versione di Jira Mobile risente di queste modifiche, come mostrato nella figura precedente (si tratta della versione iOS).
In aggiunta, abbiamo un nuovo strumento per gestire le roadmap in Jira Cloud,
Conclusione
Grandi novità che ci invadono, sicuramente ereditate da Trello, che dalla sua acquisizione, ha influenzato in maniera rilevante Jira. Continueremo a seguire le ultime versioni di Jira.
