Conosciamo tutti l’annoso problema della centralizzazione della documentazione aziendale e siamo tutti consapevoli di quanto succede ogni giorno: Migliaia di documenti sono emessi e condivisi dalle varie aziende a clienti o altre aziende.
Non ci riferiamo solo alla gestione della documentazione interna, ma alla documentazione che dalla azienda viene veicolata verso l’esterno. Ci stiamo riferendo ai requisiti funzionali, ai contratti, ai preventivi, etc.
In tutti i casi sappiamo che mantenere le versioni aggiornate è una impresa titanica. Non è la prima volta che un cliente ci approva una versione vecchia del contratto o del preventivo, con clausole non revisionate, oppure ci contesta una vecchia versione perché la nuova non è stata recapitata correttamente oppure è finita in SPAM. Molte aziende sono schiave delle email oppure si basano su tale repository per mantenere il versionamento dei documenti.
Sappiamo quanto frustante sia questa situazione, quanto tempo perdiamo nel rintracciare le versioni e come gestire il tutto.

Soluzioni
Le moderne aziende hanno cercato soluzioni di tutti i generi. Anche sfruttando soluzioni basate su MS Sharepoint, dove i documenti erano centralizzati. Questa piattaforma permette sicuramente la centralizzazione, ma non sempre tutte le necessità o aspettative risultavano coperte.
Tutte le aziende dispongono di Microsoft Office 365, in particolare riguardo i permessi per poter accedere al documento. Provo a chiarire, anche facendo seguito alla mia esperienza diretta con vari clienti.
Molto spesso, trattandosi di documenti sensibili, non sempre le policy aziendali permettono una condivisione in maniera molto semplice e, purtroppo, si ricade nella stessa situazione delle email. In alcuni casi la semplice condivisione è impossibile (lo posso affermare anche in seguito alla mia esperienza personale). In un caso per distribuire un semplice documento di analisi sono ricaduto nel tunnel delle email.

Anche in Artigiano Del Software abbiamo sofferto di questo problema. Inizialmente anche noi utilizzavamo le mail per inviare e ricevere preventivi e contratti dai vari fornitori/clienti e, come descritto in precedenza, avevamo anche noi molta confusione relativamente alla versione finale dei documenti. In aggiunta, quando condividavamo un documento di analisi, si scatenava un forum di discussione da cui non se ne usciva assolutamente.
Tuttavia non siamo stati con le mani in mano e ci siamo ingegnati forte delle nostre conoscenze… in particolare sui prodotti Atlassian. Abbiamo confrontato tutte le conoscenze che abbiamo ed esaminato tutte le soluzioni possibili.

Il primo passo è stato formalizzare le necessità, al fine di identificare le possibili soluzioni.
- Possibilità di condividere il documento sia ad una singola persona che ad un gruppo di persone
- Il documento deve essere in copia unica.
- Devo aver la possibilità di verificare se il documento è stato letto dal destinatario
- Il destinatario deve avere la possibilità di interagire: Commenti o modifiche
- Il destinatario deve avere la possibilità di stamparlo (se necessario: Ricordiamoci che non tutti sono attirati dal digitale)
Successivamente abbiamo espolorato le soluzioni che l’ecosistema Atlassian metteva a disposizione. Le sorprese erano dietro l’angolo.
Prima dell’avvento del Cloud
Prima dell’avvento del Cloud di Atlassian, le soluzioni erano pochissime. Mi permetto di citare lo storico ShareIT della Comala. E’ stato il primo addon per il mondo Confluence che permetteva di poter eseguire la condivisione di una pagina Confluence verso gli utenti esterni. Questo addon è stato adesso ritirato e non è più disponibile.

Sul Cloud invece, non vi erano molte possibilità, ma le sorprese erano dietro l’angolo. Come moderni Alchimisti, stavamo per scoprire la nostra pietra filosofale.
External Share for Confluence
Dopo diversi mesi di ricerche e di tentativi, abbiamo identificato e finalmente deciso di usare Confluence ed una App che rispondeva perfettamente alle necessità ed alla complessità della gestione dei documenti. Il tutto su Cloud.
Stiamo parlando External Share for Confluence della Warsaw Dynamics.

Questa App permetteva le seguenti operazioni
Condivisione
Possiamo condividere le nostre pagine di Confluence in maniera semplice ed intuitiva. Pochi click ci permettono di poter configurate tantissime opzioni ma sopratutto di poter gestire al meglio le informazioni che vogliamo condividere. Questo ci permette di avere sempre una unica copia del documento sempre sotto controllo e sopratutto possiamo sempre e comunque monitorare le versioni.
Protezione
Un semplice meccanismo ci permette di. poter attivare sia SSO che protezione della condivisione con Password. In questo modo possiamo tutelare il contenuto che andiamo a condividere, ma non solo: Possiamo anche indicare una scadenza limitando il più possibile le fighe di notizie.
Interazione
Chi riceve le informazioni può interagire con gli autori del documento in qualsiasi momento, sia attraverso commenti che attraverso la modifica stessa del documento. La App ci permette di poter far modificare il documento anche a chi lo riceve. In aggiunta, riusciamo anche a verificare se il documento è stato letto oppure no.
Forti di queste indicazioni, abbiamo deciso di adottarlo.
Introduzione in azienda
Abbiamo deciso di eseguire l’adozione in maniera graduale, dopo un primo momento di sperimentazione, dove abbiamo eseguito dei test su dei clienti campione. In questa prima fase abbiamo testato la App rimanendo piacevolmente meravigliati e sopratutto mantenendo un controllo delle informazioni, dei documenti che prima non disponevamo. Le problematiche che prima abbiamo patito erano, grazie alla App, sparite.
Questo ha richiesto anche una nuova organizzazione interna del Confluence aziendale di Artigiano del Software.
Abbiamo quindi deciso di configurarci in questo modo:
- Unico space dedicato ai clienti
- Modelli specifici da usare per generare i documenti verso i clienti
- Numerazione della documentazione
Abbiamo scelto di usare un unico Space, opportunamente configurato, dove possiamo raccogliere tutti i documenti dei vari clienti. Questo ci permette di poter avere tutta la documentazione sotto un unico cappello. Lo ricordavo anche nei miei articoli precedenti, quando segnalavo l’esempio dei legionari romani i quali, grazie al loro addestramento e all’alta standardizzazione dell’esercito romano, sapevano esattamente cosa fare e dove posizionare le attrezzature, le armi etc.

L’utilizzo di modelli specifici, ci permette di standardizzare le richieste: Non dobbiamo inventare la ruota ogni volta, ma dobbiamo assicurarci che ci siano le informazioni di dettaglio che sono relative al lavoro in questione. L’esempio di come abbiamo organizzato sia lo Space che i documenti lo abbiamo anche presentato in un webinar che abbiamo tenuto con DGProlink.
La numerazione ci permette di poter rintracciare velocemente, anche se devo riconoscere in questa sede, che utilizzando Atlassian Intelligence o Rovo la ricerca delle informazioni è rapida e semplice.
Risultati?
Il primo risultato è stato centralizzare i documenti: Non ci perdiamo più nessuna informazione. Riusciamo a rintracciare velocemente ma soprautto la condivisione delle informazioni con i clienti e semplice e rapida.
I clienti possono interagire velocemente con i documenti e abbiamo la possibilità di poter verificare eventuali operazioni e richieste degli stessi clienti.
Sfruttiamo la potenza di Confluence per gestire le versioni, la sicurezza della App per proteggere tali documenti e condividerli solo verso i clienti. Una nuova luce ci illuminava il cammino.

Quali possibilità abbiamo a disposizione?
La App ci permette diverse possibilità che andiamo ad evidenziare.

Riusciamo a condividere diverse informazioni della pagina di Confluence. La precedente immagine ci permette di poter scegliere che cosa condividere.

Nella sezione Security possiamo definire una data di scadenza della condivisione. Abbiamo così la sicurezza che la condivisione non rimanga attiva per troppo tempo e riusciamo a garantire la sicurezza. Possiamo anche inserire una password (la possiamo scegliere noi o generare un automatico).

La funzionalità principe, che personalmente adoro, è quella che permette di poter visualizzare chi ha letto la pagina. L’immagine precedente ci da una idea (ho preso spunto da una pagina che ho condiviso con un mio cliente: IN questo caso non si trattava di un preventivo o di un contratto, ma di una pagina in cui spiegavo una funzionalità di Confluence che avevo condiviso con un cliente. Questa funzione mi permette di capire se il documento è stato esaminato, quando etc. I clienti non hanno più scuse 😀
Conclusioni
L’utilizzo di questa App ci ha permesso di migliorare le procedure interne ad Artigiano Del Software. L’utilizzo congiunto con Confluence permette di poter gestire al meglio la comunicazione verso clienti. Riusciamo a centralizzare la gestione dei documenti, riducendo la possibilità di errore. L’interazione con il cliente è sempre garantita così come il monitoraggio della pagina.

