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Mettiamo in ordine i commenti sui nostri progetti JSM

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Riprendiamo un argomento di cui abbiamo parlato qualche mese fà. In particolare parliamo di Comment Toolkit for Jira, che ci permette diverse operazioni. Andiamo ad analizzarlo e capiamo quali possibilità abbiamo a disposizione.

Iniziamo ad esplorare in dettaglio questo addon

Le presentazioni

Partiamo sempre con le presentazioni. Andiamo ad esaminare quale/i funzionalità sono messe a disposizione e lo scenario che andiamo a trattare.

Lo scenario che andiamo a trattare è quello di progetti Jira Service Management. Parliamo di Service Management dove siamo chiamati a gestire i rapporti con i nostri clienti e che normalmente ci riempie di commenti e di richieste.

In questo caso abbiamo dei ticket che sono molto articolati e che molto spesso sono abbastanza complessi. Questo ci costringe a comunicare con il cliente e i ticket sono ricchissimi sia di commenti che di dati.

Siamo in una situazione di difficoltà e di continuo confronto

La presenza di Ticket complessi ci costringe a delle analisi e della fatica, in particolare nella eventualità in cui si debba riprendere il ticket perché il cliente ci chiede dei supplementi di indagine. Questo richiede uno sforzo non indifferente.

Calma calma, abbiamo una soluzione

Come possiamo agire

Secondo il mio modesto parere, abbiamo due possibilità, dipendendo dal profilo cloud di cui disponiamo:

Profilo Free e Standard

Dobbiamo esaminare manualmente tutti i commenti e i dati presenti sul ticket, perdendo una montagna di tempo e ricostruendo lentamente tutta la storia.

Profilo Premium ed Enterprise

In questi profili siamo avvantaggiati perché disponiamo di Atlassian Intelligence. Questo ci permette di disporre di una funzione di semplificazione e riassunto di tutta la storia del ticket. In questo modo siamo in grado come agenti di riprendere i discorsi e ricostruire la storia anche se non abbiamo gestito in prima persona il ticket.

Questo ci costringerebbe a passare sempre al profilo PREMIUM, come minimo, anche se…… non è detto.

Abbiamo un addon che ci viene in soccorso

Fonte: Marketplace

Questo addon ci mette a disposizione delle funzioni molto interessantI: Possiamo classificare i commenti

Fonte: Marketplace

L’addon aggiunge una nuova TAB nella sezione dove troviamo i commenti, la cronologia etc, dove troviamo una UI che ci permette di mostrarci i commenti e le etichette che vi sono stati associati.

Fonte: Marketplace

Aggiungere delle etichette ai commenti è solo la prima parte. Una volta che li inseriamo, possiamo anche eseguire delle ricerche su tali commenti.

Fonte: Marketplace

Qui vado in brodo di giuggiole: Possiamo avere una funzione JQL che ci permette di poter ricercare i nostri ticket classificati con opportuna etichetta. Sapete che significa questo? possiamo fare delle statistiche che possiamo poi rappresentare con qualsiasi addon che ci aiuta nella rappresentazione dei dati, quali Custom chart for Jira, etc.

Fantastico, lo provo subito

Lo installo su di un mio ambiente di prova e verifico immediatamente come si comporta dal vivo e a colori.


Procediamo con l’installazione, esattamente come siamo abituati

Diamo la prima buona notizia: Non abbiamo configurazione generale.

Iniziamo ad usarlo

La prima cosa che notiamo è la presenza della apposita sezione

Vediamo dove referenziare l’addon

Una volta selezionato, abbiamo a disposizione l’interfaccia che ci permette di poter gestire il tutto, come mostriamo nella GIF riportata di seguito.

Esempio di uso

Notiamo che possiamo:

  • assegnare una etichetta
  • Filtrare per etichetta
  • Filtrare per tutte le etichette

Interessante

Esatto, questo è interessante. Possiamo gestire in maniera semplice la classificazione dei commenti ed evidenziare quelli che risultano più importanti.

Possiamo filtrarli e selezionarli.

Possiamo ricercare quelli più importanti e usarli per rianalizzare i punti salienti del ticket.

Maschera di ricerca dispoonibile

Ma non solo. Qui inizio a fare uso della mia fantasia. Sarebbe molto interessante se fosse possibile estrarre tali commenti per poi realizzare un report oppure una semplice estrazione su CSV o PDF, per:

  • cliente
  • uso interno
  • etc.

questo ci permetterebbe di poter gestire delle cose molto interessanti. Approfitto di questo articolo per segnalarlo agli autori dell’addon come suggerimento (ovviamente si tratta di un suggerimento dettato dalla mia esperienza che permetterebbe di ottenere degli utilizzi interessanti).

Una cosa che. notiamo subito è la velocità di reazione dell’addon. Infatti, se controlliamo la GIF che ho allegato, possiamo vedere questa reattività. Mi sono preso la briga di controllare il funzionamento anche su altri profili, quali free e premium (Non dispongo, al momento, del profilo enterprise). La reattività è ottima.

Siamo ancora all’inizio e questo addon ci riserverà delle grandi sorprese.

Conclusioni

Abbiamo visto un addon molto interessante. Possiamo usarlo per classificare i commenti di un ticket e poi usare tali commenti per rileggere i punti salienti dello stesso.

Questo ci consente di poter riprendere le redini dei vari ticket anche a distanza di mesi in quanto ci mette a disposizione la possibilità di concentrarci sui commenti effettivi. Il poterli marcare usando delle etichette ci permette di mantenere l’intera storia ma di evidenziare solo ciò che è interessante.

Sono sicuro che questo addon ci riserverà delle sorprese relativamente a come gestire e classificare i nostri ticket. Rimaniamo in attesa delle prossime novità da parte del produttore.

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Gestiamo le gerarchie su Jira: Vediamo un nuovo Addon che ci aiuta

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Oggi affrontiamo un argomento molto importante: Gerarchie su Jira. Da sempre argomento importante e sempre richiesto, sopratutto nelle varie consulenze che ho tenuto con i miei clienti, le richieste erano sempre le stesse. In alcuni casi mi hanno richiesto di poter avere delle gerarchie con più di 15 livelli.

Entriamo in modalità esplorazione ed esaminiamo meglio questo addon:

Set explore-mode = ON

Cosa abbiamo a disposizione oggi su Jira

Come sempre, il primo passo è capire che cosa offre lo standard di Jira, quali funzionalità abbiamo a disposizione e come possiamo usarle a nostro favore. In questo caso dobbiamo fare una distinzione in base ai vari profili cloud, abbiamo le seguenti situazioni:

Profilo Free & Standard

In entrambi i profili abbiamo a disposizione una semplice gerarchia:

  • Epic
  • Issue in Epic
  • Subtask

Profilo Premium & Enterprise

Dal profilo PREMIUM in su, possiamo andare a configurare la gerarchia, configurando i livelli superiori della gerarchia.

Possiamo quindi arrivare a creare una situazione del genere:

Notiamo i seguenti limiti:

  • non possiamo gestire e modificare la gerarchia dei livelli inferiori. NON POSSIAMO AGGIUNGERE LIVELLI SOTTO I SUBTASK
  • La configurazione disponibile da PREMIUM ci permette di poter gestire e creare gerarchie superiodi alle Epic, ma potrebbe risultare complicato

La seguente immagine ci mostra una configurazione di più gerarchie:

Notiamo subito come sia difficile capire come sono organizzate le gerarchie causa una mescolanza delle stesse. Mi ricordo bene i primi tempi che usavo questa configurazione che facevo una ottima confusione. Adesso riesco a leggere senza alcun problema.

Un suggerimento che fornisco ad Atlassian è quello di mettere a disposizione una configurazione e scheme. Questa infatti permetterebbe di raggiungere un buon livello di visualizzazione e fornirebbe la chiarezza necessaria per tutti gli utenti, senza lasciare alcun dubbio.

Come possiamo procedere

Abbiamo diverse alternative da poter usare, ma tutte prevedono l’utilizzo di addons, alcuni anche importanti dal punto di vista del costo…. fino ad ora. Nei giorni scorsi ho avuto la grande opportunità di poter vedere in azione in azione e sono rimasto colpito dalle possibilità che offre.

Sto parlando di Links Explorer Traceability & Hierarchy

Fonte: Marketplace Atlassian

Questo addon permette di poter gestire le gerarchie in maniera indipendente, semplicemente basandoci sull’impostare una Issue Link tra i vari task/ticket/epiche.

Questa operazione viene eseguita anche da altri addon, che permettono di rappresentare le relazioni tra le varie issue ion maniera molto semplice. In questo caso Link Explorer permette di estremizzare questo concetto per poter raggiungere livelli di gerarchie molto avanzati.

Fonte: Marketplace Atlassian

Una possibilità che offre l’addon è quella di poter vedere, attraverso una apposita sezione, l’intera gerarchia partendo da un qualsiasi issue.

Fonte: Marketplace Atlassian

Possiamo anche disporre di varie viste per poter visualizzare queste relazioni, anche come mostrato dalla precedente figura. Questo ci permette di poter visualizzare le issue in una gerarchia.

Fonte: Marketplace Atlassian

La precedente vista può essere specializzata in quanto possiamo vedere la gerarchia per tipologia di issue, ma anche per issue link, come la precedente immagine.

Interessante addon

Le funzionalità espresse da questo addon ci permettono di scatenare la nostra fantasia ma sopratutto di capire come poterlo applicare nei vari scenari che ho avuto modo di vedere tra i vari clienti che ho avuto modo di esaminare.

La gerarchia è uno di questi utilizzi. Possiamo infatti superare il limite che la funzionalità standard di Jira di mette a disposizione e creare TUTTI i livelli che vogliamo, senza alcuna limitazione. Infatti, basta creare un link opportuno e l’addon ci permette di visualizzarlo, rappresentarlo e renderlo fruibile, come mostrato nelle precedenti immagini.

Lo ribadiamo e lo ricordiamo meglio: L’addon ci permette di poter visualizzare TUTTA la gerarchia che parte da una issue.

Ma non solo.

Una volta che questa gerarchia è disponibile, possiamo anche estrarla e gestirla su file CSV os u markdown.

Fonte: Marketplace Atlassian

Ma che altro utilizzo fare?

Sapete bene che il mio cervello non si ferma mai. Anzi: Cerco sempre di vedere oltre rispetto all’utilizzo convenzionale. Un possibile altro utilizzo di questo addon può essere anche il seguente: In ambito JSM, possiamo usare le issue link per poter aumentare la classificazione dei nostri Ticket di supporto. Tuttavia, senza questo addon, non abbiamo molte possibilità di poter esaminare tutte le relazioni, ma solo il primo livello.

Un esempio di quello che offre lo standard.

L’addon ci permette di poter superare questo limite perché ci permette di poter esplorare e navigare dal task in cui ci troviamo fino all’ultimo task collegato, permettendo di identificare delle relazioni che prima non eravamo in grado di vedere.

Si tratta chiaramente di un sistema che sto collaudando su alcuni clienti, il cui obiettivo è quello di aiutare gli agenti e responsabili del Service Management ad eseguire delle operazioni di retrospettiva dei ticket gestiti, per poter analizzare le richieste che arrivano e migliorare la reattività identificando eventuali problematiche che possono essere in atto.

Questo addon mi aiuta in questa fase di esplorazione. Come ho anche ricordato su di un post di Linkedin, senza gli strumenti giusti non si va da nessuna parte.

Siamo ancora alla fase di sperimentazione e non saprei dire se queste cose saranno utili per tutti gli scenari, ma solo sperimentando e provando quotidianamente si può arrivare ad una dimostrazione effettiva.

Studiamo sempre nuove soluzioni.

Se infatti lasciamo i ticket come entità a se stante, mai vedremo queste situazioni. Anzi: corriamo il rischio di trovarci sempre annodati e bloccati in situazioni poco piacevoli.

Conclusioni

Abbiamo un addon molto interessante. Oltre agli usi convenzionali, abbiamo anche la possibilità di poterli utilizzare per anche per creare delle situazioni in cui possiamo poi eseguire delle analisi e delle indagini sui vari ticket.

Possiamo usare questo addon per collegare e per generare delle gerarchie tra ticket. Possiamo anche usarli per mettere in relazione dei ticket ed identificare situazioni anomale e correggerle.

Tuttavia sono sicuro che questo addon ci riserverà delle piacevoli sorprese.

Ringraziamenti

Ringrazio le persone di Optimizory per la presentazione e per avermi mostrato quali capacità dispone questo addon. Grazie.

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Centralizziamo la documentazione aziendale

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Conosciamo tutti l’annoso problema della centralizzazione della documentazione aziendale e siamo tutti consapevoli di quanto succede ogni giorno: Migliaia di documenti sono emessi e condivisi dalle varie aziende a clienti o altre aziende.

Non ci riferiamo solo alla gestione della documentazione interna, ma alla documentazione che dalla azienda viene veicolata verso l’esterno. Ci stiamo riferendo ai requisiti funzionali, ai contratti, ai preventivi, etc.

In tutti i casi sappiamo che mantenere le versioni aggiornate è una impresa titanica. Non è la prima volta che un cliente ci approva una versione vecchia del contratto o del preventivo, con clausole non revisionate, oppure ci contesta una vecchia versione perché la nuova non è stata recapitata correttamente oppure è finita in SPAM. Molte aziende sono schiave delle email oppure si basano su tale repository per mantenere il versionamento dei documenti.

Sappiamo quanto frustante sia questa situazione, quanto tempo perdiamo nel rintracciare le versioni e come gestire il tutto.

Soluzioni

Le moderne aziende hanno cercato soluzioni di tutti i generi. Anche sfruttando soluzioni basate su MS Sharepoint, dove i documenti erano centralizzati. Questa piattaforma permette sicuramente la centralizzazione, ma non sempre tutte le necessità o aspettative risultavano coperte.

Tutte le aziende dispongono di Microsoft Office 365, in particolare riguardo i permessi per poter accedere al documento. Provo a chiarire, anche facendo seguito alla mia esperienza diretta con vari clienti.

Molto spesso, trattandosi di documenti sensibili, non sempre le policy aziendali permettono una condivisione in maniera molto semplice e, purtroppo, si ricade nella stessa situazione delle email. In alcuni casi la semplice condivisione è impossibile (lo posso affermare anche in seguito alla mia esperienza personale). In un caso per distribuire un semplice documento di analisi sono ricaduto nel tunnel delle email.

Anche in Artigiano Del Software abbiamo sofferto di questo problema. Inizialmente anche noi utilizzavamo le mail per inviare e ricevere preventivi e contratti dai vari fornitori/clienti e, come descritto in precedenza, avevamo anche noi molta confusione relativamente alla versione finale dei documenti. In aggiunta, quando condividavamo un documento di analisi, si scatenava un forum di discussione da cui non se ne usciva assolutamente.

Tuttavia non siamo stati con le mani in mano e ci siamo ingegnati forte delle nostre conoscenze… in particolare sui prodotti Atlassian. Abbiamo confrontato tutte le conoscenze che abbiamo ed esaminato tutte le soluzioni possibili.

Abbiamo discusso a lungo per la introduzione degli applicativi.

Il primo passo è stato formalizzare le necessità, al fine di identificare le possibili soluzioni.

  • Possibilità di condividere il documento sia ad una singola persona che ad un gruppo di persone
  • Il documento deve essere in copia unica.
  • Devo aver la possibilità di verificare se il documento è stato letto dal destinatario
  • Il destinatario deve avere la possibilità di interagire: Commenti o modifiche
  • Il destinatario deve avere la possibilità di stamparlo (se necessario: Ricordiamoci che non tutti sono attirati dal digitale)

Successivamente abbiamo espolorato le soluzioni che l’ecosistema Atlassian metteva a disposizione. Le sorprese erano dietro l’angolo.

Prima dell’avvento del Cloud

Prima dell’avvento del Cloud di Atlassian, le soluzioni erano pochissime. Mi permetto di citare lo storico ShareIT della Comala. E’ stato il primo addon per il mondo Confluence che permetteva di poter eseguire la condivisione di una pagina Confluence verso gli utenti esterni. Questo addon è stato adesso ritirato e non è più disponibile.

Lo studio è stato molto completo

Sul Cloud invece, non vi erano molte possibilità, ma le sorprese erano dietro l’angolo. Come moderni Alchimisti, stavamo per scoprire la nostra pietra filosofale.

External Share for Confluence

Dopo diversi mesi di ricerche e di tentativi, abbiamo identificato e finalmente deciso di usare Confluence ed una App che rispondeva perfettamente alle necessità ed alla complessità della gestione dei documenti. Il tutto su Cloud.

Stiamo parlando External Share for Confluence della Warsaw Dynamics.

Questa App permetteva le seguenti operazioni

Condivisione

Possiamo condividere le nostre pagine di Confluence in maniera semplice ed intuitiva. Pochi click ci permettono di poter configurate tantissime opzioni ma sopratutto di poter gestire al meglio le informazioni che vogliamo condividere. Questo ci permette di avere sempre una unica copia del documento sempre sotto controllo e sopratutto possiamo sempre e comunque monitorare le versioni.

Protezione

Un semplice meccanismo ci permette di. poter attivare sia SSO che protezione della condivisione con Password. In questo modo possiamo tutelare il contenuto che andiamo a condividere, ma non solo: Possiamo anche indicare una scadenza limitando il più possibile le fighe di notizie.

Interazione

Chi riceve le informazioni può interagire con gli autori del documento in qualsiasi momento, sia attraverso commenti che attraverso la modifica stessa del documento. La App ci permette di poter far modificare il documento anche a chi lo riceve. In aggiunta, riusciamo anche a verificare se il documento è stato letto oppure no.

Forti di queste indicazioni, abbiamo deciso di adottarlo.

Introduzione in azienda

Abbiamo deciso di eseguire l’adozione in maniera graduale, dopo un primo momento di sperimentazione, dove abbiamo eseguito dei test su dei clienti campione. In questa prima fase abbiamo testato la App rimanendo piacevolmente meravigliati e sopratutto mantenendo un controllo delle informazioni, dei documenti che prima non disponevamo. Le problematiche che prima abbiamo patito erano, grazie alla App, sparite.

Questo ha richiesto anche una nuova organizzazione interna del Confluence aziendale di Artigiano del Software.

Abbiamo quindi deciso di configurarci in questo modo:

  • Unico space dedicato ai clienti
  • Modelli specifici da usare per generare i documenti verso i clienti
  • Numerazione della documentazione

Abbiamo scelto di usare un unico Space, opportunamente configurato, dove possiamo raccogliere tutti i documenti dei vari clienti. Questo ci permette di poter avere tutta la documentazione sotto un unico cappello. Lo ricordavo anche nei miei articoli precedenti, quando segnalavo l’esempio dei legionari romani i quali, grazie al loro addestramento e all’alta standardizzazione dell’esercito romano, sapevano esattamente cosa fare e dove posizionare le attrezzature, le armi etc.

L’utilizzo di modelli specifici, ci permette di standardizzare le richieste: Non dobbiamo inventare la ruota ogni volta, ma dobbiamo assicurarci che ci siano le informazioni di dettaglio che sono relative al lavoro in questione. L’esempio di come abbiamo organizzato sia lo Space che i documenti lo abbiamo anche presentato in un webinar che abbiamo tenuto con DGProlink.

La numerazione ci permette di poter rintracciare velocemente, anche se devo riconoscere in questa sede, che utilizzando Atlassian Intelligence o Rovo la ricerca delle informazioni è rapida e semplice.

Risultati?

Il primo risultato è stato centralizzare i documenti: Non ci perdiamo più nessuna informazione. Riusciamo a rintracciare velocemente ma soprautto la condivisione delle informazioni con i clienti e semplice e rapida.

I clienti possono interagire velocemente con i documenti e abbiamo la possibilità di poter verificare eventuali operazioni e richieste degli stessi clienti.

Sfruttiamo la potenza di Confluence per gestire le versioni, la sicurezza della App per proteggere tali documenti e condividerli solo verso i clienti. Una nuova luce ci illuminava il cammino.

Come moderni Alchimisti, abbiamo la nostra pietra filosofale.

Quali possibilità abbiamo a disposizione?

La App ci permette diverse possibilità che andiamo ad evidenziare.

Riusciamo a condividere diverse informazioni della pagina di Confluence. La precedente immagine ci permette di poter scegliere che cosa condividere.

Nella sezione Security possiamo definire una data di scadenza della condivisione. Abbiamo così la sicurezza che la condivisione non rimanga attiva per troppo tempo e riusciamo a garantire la sicurezza. Possiamo anche inserire una password (la possiamo scegliere noi o generare un automatico).

La funzionalità principe, che personalmente adoro, è quella che permette di poter visualizzare chi ha letto la pagina. L’immagine precedente ci da una idea (ho preso spunto da una pagina che ho condiviso con un mio cliente: IN questo caso non si trattava di un preventivo o di un contratto, ma di una pagina in cui spiegavo una funzionalità di Confluence che avevo condiviso con un cliente. Questa funzione mi permette di capire se il documento è stato esaminato, quando etc. I clienti non hanno più scuse 😀

Conclusioni

L’utilizzo di questa App ci ha permesso di migliorare le procedure interne ad Artigiano Del Software. L’utilizzo congiunto con Confluence permette di poter gestire al meglio la comunicazione verso clienti. Riusciamo a centralizzare la gestione dei documenti, riducendo la possibilità di errore. L’interazione con il cliente è sempre garantita così come il monitoraggio della pagina.

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Confluence Folders – Abbiamo accesso alla Beta e abbiamo fatto una prova

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Annuntio Vobis Gaudium Magnum…. Habemus accesso alla Beta della nuova funzionalità FOLDERS di Confluence. Non abbiamo indugiato tantissimo e siamo pronti ad usare a piene mani la funizionalità.

Caricaaaaaaaaa 😀

Prima di tutto, le presentazioni

Partiamo come sempre dalle presentazioni. Come possiamo leggere dalla pagina ufficiale Atlassian, i Folders sono delle cartelle dove possiamo inserire i nostri contenuti per dare loro un ordine ed una organizzazione ben precisa. Vi ricorda qualcosa? (si lo so. Sono malizioso)

Abbiamo la possibilità di poter organizzare i nostri contenuti come vogliamo noi.

Oggi siamo riusciti ad avere accesso a tale funzionalità beta e abbiamo fatto una prova per verificare come si presenta. In questo caso abbiamo semplicemente selezionato il tasto + a fianco di Content

Il risultato ci ha sopreso, come mostrato dalla seguente immagine:

Ecco come si presenta la nuova funzione 😀

Abbiamo di conseguenza creato il nostro primo Folder. La prima domanda che sorge spontanea è la seguente: Cosa possiamo inserire all’interno del nostro Folder? La risposta ce la fornisce il tasto + presente proprio a fianco del nostro Folder

Possiamo creare gli stessi elementi che abbiamo già creato in precedenza, più altri Folder

Possiamo inserire esattamente gli stessi elementi che abbiamo a disposizione nel nostro Confluence. Possiamo quindi creare tutto ciò che ci serve ed organizzarlo come ci serve. Possiamo creare anche altri Folder gerarchicamente all’interno di altri.

Le operazioni di Drag ‘n’ Drop sono attive e le pagine che abbiamo già creato ed organizzato possono essere inserite all’interno del Folder. Non solo. Se selezioniamo il menù a tre puntini (…), abbiamo le seguenti funzioni:

ovvero le classiche funzioni che sono disponibili per gestire delle normali cartelle di un file system. Ripeto la domanda: Non vi ricorda qualcosa? Questo ci permette di poter creare delle cartelle dove possiamo inserire tutti i contenuti che vogliamo. Si tratta del primo passo che ci permette di poter sostituire Sharepoint di Microsoft con Confluence. Quello che vedo è l’unione della potenza di Confluence nel gestire i vari contenuti e la flessibilità della gestione delle cartelle per permetterci di organizzarle come ci serve.

Conclusione

Siamo all’inizio di una funzionalità che tutti noi aspettavamo. Ricordo ancora una presentazione che avevo predisposto per un mio potenziale cliente che mi chiedeva se era meglio MS Sharepoint o Confluence. Adesso, dopo l’introduzione di questa funzionalità non ho dubbi: CONFLUENCE competa le proprie funzionalità diventando un CMS completo sotto tutti gli aspetti. Sono altresì sicuro che Atlassian, nei prossimi mesi, completerà ed estenderà questa funzionalità con abbastanza opzioni da renderla indispensabile nel lavoro di tutti i giorni.

Credo che inizierò ad usarlo per organizzare la mia documentazione, in modo da creare un caso reale e fornire un esempio pratico anche quando farò le richieste per i miei clienti.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili dai seguenti link:

  • Articolo Community ufficiale Atlassian.
  • Pagina ufficiale del supporto Atlassian
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Jira Service Management – Estendiamo PORTAL

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Quando usiamo Jira Service Management, il PORTAL è il nostro biglietto da visita verso i nostri clienti, siano essi interni che esterni. Questo significa che dobbiamo curare molto sia la grafica che cosa mettiamo a disposizione.

Sapere che abbiamo a disposizione della ulteriore strumentazione da inserire su PORTAL ci torna utile, perché permette di poter potenziare come vogliamo noi. Oggi esamineremo un addon molto interessante, che ci permette di vedere alcune caratteristiche interessanti. Esploriamo.

Esplorazione

Presentiamo l’addon

Fonte: Marketplace

Parliamo di Advanced Portal Report. Questo addon mette a disposizione alcune funzioni interessanti, quali:

Fonte: Marketplace

Permette di poter visualizzare informazioni aggiuntive sulla richiesta nel PORTAL. Questo permette di avere una comunicazione migliore ai customer e permette di poter aumentare anche la fiducia. Sono favorevole alla trasparenza. Secondo me non abbiamo nulla da nascondere e mostrare i risultati produce sia il vantaggiod i aumentare la fiducia che di migliorarci costantemente.

Fonte: Marketplace

Altra funzione interessante: possiamo avere delle liste delle segnalazioni che abbiamo aperto molto più complete. Questo è importante perché la funzione standard non permette di poter eseguire tante interrogazioni ad hoc e (lo dico anche con una nota di orgoglio) possiamo anche aggiungere anche altri campi…… Aggiungo anche che è possibile esportare su CSV.

Fonte: Marketplace

L’ho tenuta per ultima, ma non è la meno importante: Possiamo avere anche la possibilità di fare delle statistiche. Sapete che cosa comporta questo? I nostri clienti possono anche rispondere al loro management direttamente usando il PORTAL per poter generare le statistiche delle loro richieste. Ma questo vale anche per i customer interni che possono generare le loro statistiche direttamente senza passare dal dipartimento IT.

Conclusione

Giudizio positivo su questo addon. Una scoperta interessante e pratica. Non vedo l’ora di provarlo. Questo addon ci mette a disposizione una serie di funzionalità utili ed interessanti. E’ bene notare che l’addon non è ancora Cloud Fortified, ma sono abbastanza sicuro che si tratta solo di una mancanza da poco e sono abbastanza sicuro che gli autori ci stiano pensando.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili presso la pagina del Marketplace.

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Parliamo della procedura di Approvazione su Jira

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Prima di iniziare …..

….. mi permetto di ringraziare nuovamente Atlassian per avermi accolto nella grande famiglia degli Atlassian Creators.

Sul processo di approvazione

Oggi affrontiamo un argomento molto interessante. Vogliamo analizzare che cosa abbiamo a disposizione per gestire tale meccanismo di approvazione. Quante volte ci siamo sentiti richiedere dai nostri superiori o dai manager di progetto la necessità di impostare tali meccanismi. In questo post mostreremo che cosa abbiamo a disposizione, partendo sempre dallo standard, ovvero dalle funzioni che la stessa Atlassian ci mette a disposizione. Successivamente andremo ad esplorare che cosa è possibile impostare con addons.

Vestiamo i panni di novelli Pedro Alvares Cabral e tentiamo di scoprire cosa abbiamo a disposizione

Cosa intendiamo per processo di Approvazione?

Per processo di approvazione intendiamo quella fase di un processo di lavorazione in cui, prima di poter procedere ad una fase successiva, occorre che questa sia approvata in maniera esplicita da un membro del gruppo di lavoro. Questa è una fase critica che deve essere gestita in maniera opportuna. Infatti necessitiamo di un sistema che ci permetta di tracciare:

  • Quando arriviamo a questa fase
  • Chi e quanti sono coinvolti nella fase di approvazione
  • Che risultati deve produrre questa fase, sia per approvazione che per rigetto.
Un WF di esempio che usiamo per spiegare il processo di approvazione in generale.

Per chi come me ha iniziato a lavorare su Jira dal 2009 (si, sono vecchio), questa fase era un vero tormento, perché l’unico sistema era quello di lavorare a livello di configurazione di Workflow per poter avere il risultato sperato, ma non sempre era gradito al cliente.

Ma per fortuna Atlassian non è rimasta a guardare e la funzione è stata poi aggiunta e resa disponibile a noi utenti. Andiamo ad esaminarla.

Cosa ci offre lo standard

E’ la nostra prima domanda. Andiamo ad esplorare questa funzione e analizziamola. La prima cosa che notiamo è che questa funzione è stata inserita solo su Jira Service Management: solo su tali categorie di progetti possiamo sfruttare questa funzione. Dalla seguente immagine vediamo dove è disponibile:

Ecco dove troviamo questa funzione: Nei Workflow

Questa funzione si attiva solo a livello di Workflow, dove è naturale che sia. IN questa funzione andiamo a selezionare diverse opzioni. In particolare abbiamo la possibilità di poter selezionare:

  • il campo da dove scegliere gli Approvatori
  • Il numero di approvatori richiesto (1, tutti, un determinato numero, etc)
  • Se si approva, quale stato portare il ticket
  • Se non si approva, quale stato portare il ticket

Le precedenti immagini descrivono che cosa gli utenti vendono quando, attivando la relativa opzione sugli stati del Workflow, configurano l’approvazione. Una cosa che andiamo a evidenziare è la presenza di due campi per gestire le approvazioni: Un campo utente singolo o insieme di utenti (NON GRUPPI) ed un campo per gruppo singolo o insieme di gruppi.

Interessante ma gli altri progetti di Jira?

Qui inizia la fase più interessante. Gli altri progetti NON hanno al momento alcuna funzionalità relativa alla approvazione. In questo caso abbiamo diverse possibilità:

Soluzione 1

Possiamo creare una issuetype dedicata ed un relativo Workflow per gestire questa situazione. In questo modo, isoliamo la fase in un punto ben preciso e la presenza del workflow opportunamente configurato, permette di poter gestire il tutto

Soluzione 2 – Addons

In questo caso mi sento di consigliare un addon molto interessante, ovvero Approval Path for Jira. Questo addon, cloud fortified, aggiunge la funzione direttamente a qualsiasi tipologia di progetto (quindi su tutto Jira), con delle UI molto interessanti:

Fonte Marketplace.

La stessa configurazione del processo di approvazione risulta semplice

Fonte Marketplace

Super, ma che altre alternative abbiamo?

Lato Addon ho verificato l’esistenza di tante altre soluzioni che sono state implementate da altri produttori. Come sempre, sono e rimangono soluzioni valide e ottime. Dipende sempre dall’obiettivo che le aziende si prefiggono e come intendono realizzarlo: La possibilità che, come sempre ribadisco, di avere un numero di scelte maggiori, ci aiuta nello scegliere e nel decidere quale di queste è implementabile per NOI.

Fonte: Ricerca marketplace Atlassian.

Ultimora

Ho il piacere di segnalare che questa funzionalità di gestione delle Approvazioni è stata resa disponibile anche per il profilo Cloud Premium, per Jira Work Management (prossimamente Jira), dove è possibile usare questa caratteristica.

Le seguenti immagini ci mostrano alcune possibilità che sono state offerte.

Dalla prima analisi che ho eseguito, risulta che siamo ancora all’inizio delle possibilità: Su Jira Service Management possiamo scegliere se lavorare con i Gruppi o con i Singoli utenti (con la possibilità di usare i campi ufficiali, ovvero Approvers o Approvers Group oppure altri campi custom). In questo caso siamo ancora limitati al singolo utente o alla lista di utenti. Questo è sicuramente un passo importante ma di sicuro ce ne saranno ulteriori.

Conclusione

Abbiamo visto una carrellata di possibilità che sono offerte lato Jira per arrivare a supportare le Approvazioni. Di conseguenza abbiamo un ventaglio di possibilità non indifferenti. Confido di aver fornito un ventaglio di scelte possibili tali per cui siate in grado di scegliere la soluzione che meglio si adegui al vostro interesse.

Reference

Riporto alcuni link di interesse citati in questo articolo:

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Tips & Trick – Come possiamo inserire del testo ed altro su Dashboard

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Dedico questo post a coloro che stanno iniziando ad usare Jira e che ancora fanno fatica a come ottenere dei risultati. Il mio obiettivo è quello di fornire un aiuto tale da portare a raggiungere un buon risultato.

L’immagine descrive come ci sentiamo la prima volta che andiamo a trattare un argomento che non conosciamo perfettamente

Do per scontato un punto fondamentale: Si tratta chiaramente di un suggerimento volto ad aiutare o a fornire un punto di vista differente, senza avere la pretesa di essere un insegnamento miracoloso.

In questo caso voglio consigliare come poter inserire del testo, descrizioni, link e tutto ciò che riteniamo necessario…. il tutto usando un semplice ed interessante Addon:

Fonte: Marketplace

Questo addon è interessante per vari motivi:

  • E’ prodotto da Atlassian Labs (ed è anche GRATIS)
  • E’ come avere un piccolo WORD all’interno di Jira
  • Lo possiamo usare per qualsiasi occasione: Dalla legenda per le nostre Dashboard, alla spiegazioni dei nostri report, etc.

Secondo me, se lo usate, non ne potete fare a meno.

Buon divertimento.

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Tips & Trick – Le Swimlane per le nostre BOARD

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Dedico questo post a coloro che stanno iniziando ad usare Jira e che ancora fanno fatica a come ottenere dei risultati. Il mio obiettivo è quello di fornire un aiuto tale da portare a raggiungere un buon risultato.

L’immagine descrive come ci sentiamo la prima volta che andiamo a trattare un argomento che non conosciamo perfettamente

Do per scontato un punto fondamentale: Si tratta chiaramente di un suggerimento volto ad aiutare o a fornire un punto di vista differente, senza avere la pretesa di essere un insegnamento miracoloso.

Come classificare i nostri ticket su Board

Le Kanban Board sono utilissime in tantissimi contesti e molto spesso le usiamo anche per gestire situazioni che nulla hanno a che fare con lo sviluppo software. Infatti sono molto versatili e danno tantissimo valore aggiunto.

Un esempio di kanban board

Tuttavia abbiamo un problema di visualizzazione quando il numero dei ticket aumenta. Come possiamo fare ad organizzare la Board?

Anche se avete dei dubbi, tranquilli. Vi dico che soluzione ho applicato

Le Swimline ci forniscono un aiuto molto importante, perché ci permettono di avere un sistema semplice e di facile implementazione. Andiamo a curiosare meglio:

Le possibilità che abbiamo a disposizione

Se le analizziamo, quello che vediamo è la possibilità di poter gestire una classificazione automatica per:

  • Assegnatario del ticket
  • Epiche
  • Story
  • Progetti

che ci aiuta ad eseguire una classificazione veloce per i punti indicati. In particolare, se abbiamo la necessità di avere una board multiporgetto, la possibilità di raggruppare per più progetti ci permette di avere un quadro di insieme non indifferente.

L’ultimo punto, ovvero Queries, ci permette di poter gestire tutte le situazioni generiche che si possono presentare. Infatti possiamo specializzare le varie Swimline, usando il JQL (cosa che apprezzo tantissimo) e questo ci permette di poter classificare in maniera personalizzata la nostra Board. Vediamo come.

Cosa ci viene mostrato quando selezioniamo Queries

Quando creiamo la nostra swimline ci viene chiesto quale JQL andare ad impostare

Una volta creata la Swimline questo è il risultato:

La lista delle Swimline disponibili
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Tips & Trick – Assegnazione automatica dei ticket

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Dedico questo post a coloro che stanno iniziando ad usare Jira e che ancora fanno fatica a come ottenere dei risultati. Il mio obiettivo è quello di fornire un aiuto tale da portare a raggiungere un buon risultato.

L’immagine descrive come ci sentiamo la prima volta che andiamo a trattare un argomento che non conosciamo perfettamente

Do per scontato un punto fondamentale: Si tratta chiaramente di un suggerimento volto ad aiutare o a fornire un punto di vista differente, senza avere la pretesa di essere un insegnamento miracoloso.

Assegnazione automatica utente a ticket

Nei vari casi che ho trattato, ho notato che normalmente la gestione della assegnazione automatica di un ticket, secondo diversi casi e situazioni, viene facilmente risolta facendo uso delle automation rules. Queste infatti ci permettono di poter gestire un ventaglio di situazioni molto ampie.

Tuttavia devo fare un appunto a questo: In alcuni casi ho verificato che il neofita spesso compie un abuso di automazioni portando confusione. Infatti provo a descrivere questo suggerimento andando a descrivere una situazione che ho affrontato in vari casi.

Scenario

Il mio cliente aveva creato una automazione che, al cambio di stato, assegnava in automatico il ticket alla persona che aveva cambiato lo stato. Questa azione è sicuramente valida e va benissimo, se non fosse che mi aveva segnalato che non sempre funzionava. Mi aveva quindi contattato per risolvere la situazione.

Analizzando il tutto ho verificato che questa automazione veniva chiamata troppe volte e spesso esauriva il limite massimo di automazioni al mese. Il profilo cloud usato è Standard e dopo quanto riportato in questo mio post di qualche mese fà, i limiti sono cambiati.

Anche se avete dei dubbi, tranquilli. Vi dico che soluzione ho applicato

In questo caso ho suggerito una soluzione molto semplice. Invece di far uso di una automation, semplciemente agire a livello di Workflow.

Infatti abbiamo la possibilità di sfruttare le postfunction standard e usare in particolare questa:

La postfunction

Se la sfruttiamo, quello che succede è che quando l’utente esegue la transazione, automaticamente gli assegna il Ticket. Come leggiamo dalla precedente immagine, occorre anche accertarsi che l’utente si possa assegnare il ticket e quindi il relativo permesso (sopra specificato) deve essere assegnato all’utente in questione.

Il vantaggio è quello risparmiare le automazioni sfruttando sempre e comunque azioni standard.

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Un annoso problema sui prodotti Atlassian….. con soluzione

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Parliamo di un problema che da sempre di assilla, perplime e sopratutto ci assale. Sto parlando di come bloccare la transazione di stato di un ticket quando questo deve essere bloccato fino a quando un altro ticket non è stato chiuso/risolto.

Sappiamo che si Jira non abbiamo un blocco in tal senso. Se colleghiamo due ticket, A e B, e vogliamo che non possiamo iniziare a lavorare il ticket B prima che il ticket A sia stato lavorato, non basta impostare un link tra i due ticket. Questo non BASTA!!!!

Tutto questo era vero… fino ad oggi. Ho appena scoperto un addon che permette di poter avere a disposizione questa funzionalità. Oggi andiamo ad esplorare questo nuovo addon verificando che cosa è possibile fare e che risultati possiamo ottenere.

Corriamo subito ad analizzare questo addon

Introduciamo meglio lo scenario e la necessità.

Chi ha svolto la consulenza sa perfettamente di cosa sto parlando. Tutti i clienti con cui mi sono interfacciato mi hanno chiesto questa funzionalità che spiego meglio:

Dati due ticket, A e B, se vogliamo che il ticket B sia ‘lavorabile’ ovvero sia possibile cambiare lo stato ed iniziare a lavorare su quanto richiesto, solo quando è terminata la lavorazione del task A, allora non abbiamo molte scelte, usando lo standard.

Quello che si ci aspetta normalmente è che quando si imposta una relazione block/is blocked by tra i due ticket, gli utilizzatori di Jira si aspettano questo comportamento come normale amministrazione. Invece. non è così.

Da sempre ne abbiamo provate di diverse, come consulenti, ma non sempre si raggiungeva il risultato e normalmente ci si arrendeva usando diversi altri addon che permettessero di attivare un blocco proprio in funzione degli issue link.

Un vero e proprio mal di testa.

In aggiunta riportiamo i due ticket, di Atlassian, dove viene richiesto di poter eseguire questo blocco:

https://jira.atlassian.com/browse/JRASERVER-43369 Per la versione Data Center

https://jira.atlassian.com/browse/JRACLOUD-43369 Per la versione Cloud

e vi inviatiamo a leggere i dettagli di queste segnalazioni ed i vari commenti.

Fino ad ora…..

Questo problema rappresentava un forte mal di testa che, adesso, è stato risolto da un nuovo addon che oggi presentiamo. L’ho scoperto dopo una lunga ricerca ed ho avuto modo di apprezzarlo grazie anche al seguente video:

Il video di Youtube dove è descritto il funzionamento dell’addon

Come possiamo vedere dal video che ho collegato, il funzionamento è molto semplice. Agiamo a livello di Workflow, impostando una Validazione (luogo naturale dove impostare tale blocco) dove andiamo a definire dove impostare questo BLOCCO.

Possiamo parametrizzare il tipo di Issue Link (possiamo quindi definire il nostro link custom).

Fantastico. Lo provo subito

Partiamo dalla installazione dell’addon (che al momento in cui scrivo è gratuito, free per tutti):

Il deploy della app sulla nostra istanza di prova

Passiamo quindi a configurare il nostro Workflow. Come possiamo vedere dalla seguente immagine:

La configurazione come si presenta
Come si presenta la configurazione della Validazione

Il risultato della configurazione viene mostrato dal seguente video:

I risultati della configurazione impostata

Vediamo che, fino a quando lo stato della issue bloccante non è quello conclusivo, allora la issue bloccata rimane nello stato originario. Possiamo vedere che questa situazioone permane anche se cambiamo lo stato in uno stato conclusivo.

Occorre infatti notare che abbiamo dovuto inserire la validazione sui passaggi di stato che di interessano, per far si che non sia possibile violare la regola.

Conclusioni

Una soluzione. Abbiamo una soluzione ai nostri problemi e non posso che essere contento di questo. Esprimo un ringraziamento speciale agli autori o all’autore dell’addon ringraziando per questo importante risultato.

Reference

Maggiori informazioni sono disponibili alla pagina del Marketplace.

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