Uno strumento importante
In questo post spiegheremo l’importanza di uno Starter Kit in una azienda e spiegheremo come poterlo realizzare attraverso Confluence.
A cosa serve?
Uno Starter Kit consiste in un insieme di informazioni base che servono ai neo-assunti di una azienda per iniziare a lavorare. Un esempio di Starter Kit:
- Modulistica varia: Richiesta ferie e permessi, richiesta rimborso spese; Documenti da consegnare alla amministrazione, quali: IBAN per i pagamenti stipendi, etc;
- Documenti di policy aziendale;
- Programmi di uso aziendale (SAP, Time report, etc);
- Piani di emergenza per evacuazione ufficio;
- Organigramma aziendale: In questo modo il neoassunto conosce colleghi e responsabili;
- Varie ed eventuali, necessarie a far capire al neoassunto come funziona l’azienda.
Uno Starter Kit è fondamentale. Provate ad immaginare il tempo che risparmia la persona nel capire come funziona l’azienda, come muoversi al suo interno, etc
Usiamo Confluence
Vediamo come usare Confluence per realizzarlo. 🙂
Possiamo utilizzare uno Space ad hoc, dove inseriamo tutte le sezioni che servono per impostare le informazioni. Nella Home page, impostiamo una presentazione dell’azienda, in modo da rendere meno spiacevole l’impatto del neo assunto. In questa pagina, riportiamo tutte le sezioni che riteniamo necessarie, quali:
- Una pagina, e relative sottopagine, che spiegano quali sono i primi passi che deve eseguire il neoassunto, guidandolo nel mare di informazioni in cui deve navigare
- Una pagina, e relative sottopagine, in cui viene riportata la modulistica di cui ogni dipendente deve usare per svolgere il lavoro di tutti i giorni
- Una pagina, e relative sottopagine, in cui è presente il compendio di tutte le policy aziendali
- Una pagina, e relative sottopagine, dedicate alle convenzioni aziendali
- Una pagina, e relative sottopagine, dedicate a altri argomenti, di uso interno alla azienda, che consentono di poter informare il neoassunto su particolari procedure.
- (Se Confluence viene utilizzato già da tempo) Pagine del progetto/progetti a cui il neoassunto andrà a lavorare.
Vantaggi
Salta subito all’occhio che il vantaggio principale è di avere tutte le informazioni in un unico posto, manutenute costantemente e, sopratutto per la modulistica, con il controllo delle versioni della stessa. In aggiunta, lo Space, può essere sempre referenziato per reperire le informazioni: Per quanto una persona disponga di una buona memoria, la memoria di un essere umano non è infinita :-).
In aggiunta, il neoassunto non deve diventare matto per capire come funziona l’azienda, non si sente abbandonato e dispone di uno strumento che gli consente di essere introdotto in azienda.
Svantaggi
Le pagine devono essere manutenute costantemente. Ma questo è uno svantaggio relativo, in confronto al vantaggio di aver una persona ben introdotta in tempi brevi in azienda.
Conclusioni
Confluence si presta benissimo nella implementazione dello Starter Kit. Si presta facilmente alla realizzazione e manutenzione dello stesso e, per fornire un ulteriore vantaggio, diventa il cuore nevralgico dell’azienda. Un unico punto dove risiedono le informazioni, senza confondere le persone e senza causare stress nella gestione delle stesse.
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