In questo post andremo a trattare un argomento molto particolare. Cerchiamo di descrivere lo scenario.
Scenario
NON FUNZIONA. Queste due parole ce le dicono quasi sempre i nostri utenti ogni volta senza specificare nulla. Ma non solo. Quando noi usiamo il software solitamente funziona mentre quando i nostri utenti …. NON FUNZIONA.
Una soluzione
Nei mesi scorsi avevamo visto una prima soluzione. Si tratta della serie di addons SU per i prodotti Atlassian. Allego il link per l’addon Confluence.
Adesso abbiamo a disposizione …
… una ulteriore possibilità, per Confluence. Abbiamo un nuovo addon da esaminare. Trasformiamoci in lupi mannari
In questo post andremo ad esamianre questo addon particolre, che ci da una marcia in più: permetterci di poter gestire al meglio la collaborazione con i nostri collaboratori esterni.
Questo addon estende le funzioni di Confluence permettendo di poter creare degli ‘Space’ particolari, che permettono di:
gestire la protezione dei dati (rispettando la recente GDPR)
gestire le possibili permission e restrizioni alle pagine di questi space
gestire utenti ‘esterni’ alla nostra istanza di Confluence
Questa ultima caratteristica è interessantissima 😀
Come Cosa Chi?
Esattamente. Questo addon fornisce la risposta a diverse esigenze di tanti ma tanti clienti che sempre chiedono di poter gestire al meglio le pagine di Confluence, gestendo le permission/restrizioni al meglio.
Come mostrato dalla precedente immagine, vediamo una nuova tipologia di Space.
La configurazione sembra molto molto semplice. Così come la gestione dei ruoli/permission per questa nuova tipologia di Space
La stessa sezione di amministrazione dello space viene estesa con queste nuove funzionalità
La gestione degli utenti che possono accedere a questo nuovo Space viene anche gestita all’interno della sezione di amministrazione dello Space
Caratteristica anche questa MOLTO MOLTO IMPORTANTE, perchè permette di delegare determinate operazioni direttamente all’amministratore dello Space.
Solo un commento finale
S P E T T A C O L O 🙂 Non abbiamo altro da aggiungere se non che non vediamo l’ora di analizzare e testare questo addon.
In questo post andremo a testare un addon che ci permette di poter aggiungere delle formule su appositi campi delle nostre issue.
Installazione
Partiamo come sempre dalla installazione del nostro addon, come abbiamo già fatto in altri post. Andiamo a cercare questo addon dalla sezione dedicata di Jira
Selezioniamo Free trial per attivare la procedura di installazione
Accettiamo i termini di utilizzo dell’addon….
Otteniamo la licenza
Siamo adesso pronti per gestire l’addon . Procediamo con la configurazione generale.
Configurazione
Questo addon mette a disposizione una serie di nuovi campi custom.
Una volta aggiunto il nuovo campo, possiamo configurare questo nuovo campo utilizzando delle agevoli autocomposizioni, come mostrato dalla seguente GIF
Come possiamo vedere, abbiamo a disposizione un metodo semplice per ricavarci le nostre formule, lasciandoci guidare. Il tutto con pochi semplici click.
Passiamo al test.
Test
Completiamo il nostro tour con il test vero e proprio. Abbiamo definito un esempio di calcolo, dove calcoliamo la moltiplicazione di due semplici campi numerici:
A questo punto, il seguemte GIF mostra il funzionamento. Creiamo una segnalazione, impostando i due campi, dopo di che andiamo a vedere il risultato.
Conclusioni
Abbiamo testato un addon non indifferente. Possiamo definire dei campi calcolati ed utilizzarli in qualsiasi ambito. Immaginate un calcolo del costo del lavoro e di quanto possiamo fatturare per questo lavoro. Ma questo è solo l’inizio. Possiamo scatenare la fantasia per calcolare qualsiasi cosa. Ho in mente tantissimi scenari di possibili utilizzi.
IN questo post andremo ad esaminare un semplice addon che ci aiuta nella gestione delle permission. Curiosiamo
Un piccolo aiuto ….
… ma un grande risultato, in quanto possiamo vedere le permission dei singoli utenti
oltre che eseguire la clonazione degli stessi
Interessante
Lo proviamo subito, procedendo senza indugio :). CI colleghiamo al nostro ambiente di test e cerchiamo immediatamente il nostro addon 🙂
Passiamo subito ad esaminare la configurazione generale, che andiamo a reperire dall’apposito menù 🙂
Una volta selezionato, questo è il risultato 🙂
Da qui possiamo accedere alle funzioni dell’addon e possiamo eseguire la visualizzazione dei permission degli utenti o copiare le permission da un utente ad un’altro.
Test
Procediamo con i test utilizzando i nostri utenti di prova
La seguente GIF, ci fornisce il risultato della esecuzione dell’addon.
Conclusioni
Abbiamo a disposizione uno strumento che ci mette a disposizione una funzione importante, in quanto ci permette di poter gestire in maniera centralizzata le permission di un utente nonchè clonarle . UN addon da tenere sotto controllo.
Reference
Maggiori informazioni sono presenti nella pagina del Marketplace.
In questo post andremo a testare questo interessante Addon. Cercheremo di saggiarne le potenzialità 🙂
Installazione
Partiamo come sempre dalla installazione. Cerchiamo l’addon nella sezione degli addon e cerchiamo l’addon da testare.
Selezioniamo Free Trial
Accettiamo le condizioni e procediamo con l’installazione
Lasciamo che la installazione si completi
Applichiamo la licenza
Siamo pronti ad usare l’addon
Configurazione
Continuiamo con la configurazione generale dell’addon. Questa ci consente di scegliere il dizionario che possiamo utilizzare e, tra le altre cose, aggiungere i termini che non sono contenuti nel dizionario che l’addon mette a disposizione.
Dalla precedente immagine possiamo vedere che :
possiamo scegliere quale dizionario applicare allo Space interessato, anche se al momento non possiamo selezionare un numero molto alto dei dizionari
Aggiungere nuovi termini ai dizionari disponibili
dizionari disponibiliHo aggiunto alcuni termini di test 🙂
Test
Procediamo con il test. Per facilitare la comprensione, ho registrato un semplice GIF, che potete vedere di seguito:
Conclusione
Abbiamo esaminato un addon molto interessante e che ci aiuta nella redazione della nostra documentazione. Per le lingue disponibili abbiamo uno strumento aggiuntivo. Non so se sarà esteso a breve con altri dizionari, ma sono abbastanza sicuro che prossimamente vedremo delle belle novità.
In questo post andremo a collaudare questo addon per saggiarne le potenzialità.
Installazione
Partiamdo come sempre dalla installazione di questo addon, andando a cercarlo nella apposita sezione che gestisce gli addon
Selezioniamo Free Trial …
Procediamo con la configurazione generale
Configurazione
Abbiamo una sezione di configurazione generale, a cui possiamo accedere direttamente sia dalla sezione di gestione degli addon:
Se vi accediamo, possiamo vedere le seguenti schermate.
Vediamo di analizzarle nel dettaglio.
Possiamo specificare quali parametri usare nella generazione dei gruppi specifici per lo Space. Di default possiamo sfruttare la KEY dello Space, in modo da identificarli meglio, oltre che ndicare dei suffissi particolari.
Possiamo o meno abilitare la ricerca degli utenti oltre che disabilitare l’addon, mostrando un apposito messaggio per gli utenti. Adesso li elenchiamo 🙂
Disponiamo di tre TAB:
Configuration, dove abbiamo il numero maggiore di opzioni
Audit Log, dove possiamo vedere il log delle operazioni che gli amministratori degli Space hanno eseguito
Operations: Questa sezione è dedicata per il fix, tra una versione particolare che presentava un bug.
Nella sezione Configuration, abbiamo le seguenti opzioni:
Group actions permitted – Attivazione delle funzioni dell’addon per gli Amministratori di Space
Space group pattern – Specifica quale pattern usare nella definizione dei gruppi attraverso l’addon
Auto Join Group – Permette anche di aggiungere gli utenti che aggiungiamo ai nostri gruppo, ad un ulteriore gruppo.
Maximum user/group process at any time – Numero di utenti/gruppo che possiamo processare
User search enabled – Abilita la ricerca degli utenti
Personal space management allowed – Estende le funzioni dell’addon anche per i personal Space
Addon deactivated – Serve per attivare/disattivare
Addon downtime message – Messaggio che viene mostrato quando l’addon è disattivato.
Nel nostro test, abbiamo impostato alcune opzioni molto semplici, lasciando il default. Abbiamo lasciato la possibilità di identfiicare i gruppi dello Space usando, come prefisso, la SPACEKEY.
Test
Passiamo al test. Come prima azione andiamo nella sezione di amministrazione dello Space. Da li accediamo alla sezione dedicata all’addon 🙂
Il seguente GIF permette di descrivere meglio il funzionamento dell’addon.
In questa piccola animazione, vediamo come aggiungere il nostro utente Luigi Bianchi, ad un nuovo gruppo, appositamente creato.
Conclusioni
Si tratta di un piccolo esempio, che ci mette a disposizione una grande funzione. Gli amministratori degli Space POSSONO (e lo scrivo in maiuscolo) finalmente gestire chi accede o meno ai propri dati, senza ammattire o far ammattire il povero amministratore di Jira. Diamo le funzioni alle persone che servono.
Reference
Maggiori informazioni sono reperibili sulla pagina del marketplace.
In questo post andiamo ad esaminare un addon che aggiunge alcune funzionalità che, nel lavoro di ogni giorno ci aiutano a scrivere meglio su Confluence. Andiamo a curiosare un attimo 🙂
Tutto sotto controllo
Con questo addon possiamo mantener esotto controllo quello che scriviamo e correggerlo quando sbagliamo. Anche adesso che scrivo, avrò commesso non so quanti errori di digitazione e questo addon mi sarebbe parecchio utile.
L’addon mette a disposizione una serie di funzioni che ci aiutano nel correggere quello che scriviamo, come possiamo vedere dalla precedente immagine.
Sono inoltre supportati, oltre all’Inglese, il Tedesco ed il Francese.
Conclusioni
Questo addon mette a disposizione delle funzioni interessanti. Non vedo l’ora di esaminarlo.
In questo post andiamo a verficare come un particolare addon ci permette di poter gestire meglio utenti e gruppi direttamente dalla configurazione di uno Space. Andiamo a curiosare.
Configuriamo i dati che ci servono dove serve
Questo addon ci permette di poter gestire utenti e gruppi direttamente all’interno di uno Space. Questo permette di poter delegare questa operazione direttamente all’amministratore di uno SPace, fornendo questa possibilità a chi serve veramente.
Infatti, molto spesso, gli amministratori di uno Space necessitano di questa funzione. Se occorre sempre contattare l’amministratore di Jira per eseguire queste operazioni, il povero amministratore non fa altro. Questo addon ci permette questa azione. Andiamo subito a esaminarlo.
Vediamo le immagini
La prima cosa che propone questo addon è una schermata dedicata proprio a questa operazione. Da questa schermata emerge che tutta una serie di operazioni sono adesso (suspance) POSSIBILI 🙂
Possiamo creare gruppi, associarvi degli utenti, aggiungerli, eseguire una serie di operazioni …. non indifferenti
Conclusioni
Spettacolo. Abbiamo a disposizione un addon fantastico. Nono vedo l’ora di provarlo.
Reference
Maggiori informazioni sono reperibili sulla pagina del marketplace.
Sono addon molto importanti. Il primo ci permette di poter gestire un workflow di approvazione delle nostre pagine. Possiamo creare il Workflow che ci serve ed impostarlo come desideriamo.
Il secondo ci permette di poter condividere delle pagine a chiunque e ….. condividere le informazioni con chiunque. I possibili utilizzi sono tantissimi e permettono scenari fantastici.
Ma non è tutto
Possiamo adesso creare il nostro Workflow in maniera visuale.
Abbiamo quindi a disposizione la stessa funzionalità che abbiamo a disposizione su Jira 😀
Approfondiamo ancora l’argomento per capire come organizzare adesso l’elemento base di Confluence. La Pagina 🙂
La precedente immagine mostra un esempio molto classico di pagina. La trovate anche nella manualistica e/o nel blog di Atlassian.
L’obbiettivo di questo post e di mostrare come possiamo organizzare queste pagine e che strumenti abbiamo a disposizione per realizzare questa funzione.
Una pagina in ordine
Nei precedenti post abbiamo visto come organizzare le varie pagine, ma adesso andiamo ad esaminare il contenuto delle pagine. Il nostro obbiettivo è quello di avere a disposizione le informazioni in ordine e di semplice comprensione.
Un esempio di possibile pagina è il seguente:
Esempio di una pagina ordinata
In questo post andremo ad esaminare come creare una pagina ben organizzata e di semplice realizzazione e comprensione.
Ogni cosa al suo posto
Così come posizionare le varie pagine ci permette di avere le informazioni esattamente dove ci servono, avere una pagina chiara e ordinata ci permette, una volta raggiunta la pagina che ci serve, di reperire l’informazione tanto cercata. Analizziamola:
Una intestazione ci aiuta a capire dove siamo arrivati. Aggiungendo una semplice e breve descrizione, possiamo avere già la prima informazione utile: ciò che cerchiamo si trova in questa pagina.
Organizziamo il testo inserendo delle sezioni semplici ed autoesplicative. Come possiamo vedere dalla precedente figura, dove ho riportato un esempio di un sito che ho realizzato sfruttando Confluence.
In questo caso, quello che è stato realizzato è di utilizzare un layout a tre colonne, dove:
nella prima colonna trova posto il titolo della sezione.
nella seconda colonna abbiamo l’informazione vera e propria. Come possiamo vedere non è grandissima: Abbiamo solo ciò che interessa e a sua volta può risultare divisa in più sottosezioni
la terza colonna è quella che riassume quali informazioni sono presenti
Quali vantaggi ci offre una simile soluzione? semplice. Un titolo esplicativo ci aiuta nella ricerca. Il contenuto della terza colonna, ci spiega il contenuto della sezione.
Questo è il primo passo
Avere delle pagine ben organizzate è sempre ottimo, ma Confluence ci aiuta in ogni occasione a mantenere questa organizzazione, attraverso funzioni quali:
Macro, che ci possono aiutare a …. raccogliere le informazioni che servono e che sono sparse su varie pagine in una unica pagina.
Caratteristiche, quali le Page Properties per aggiungere delle informazioni alle pagine.
Aggiungere anche altre caratteristiche per creare :
Grafici
Griglie di dati
immagini e video.
Il Template ci aiuta a tenere sempre in ordine le informazioni. Una volta che abbiamo definito il modello di pagina, possiamo replicarlo all’infinito. Ricordate il principio del sempre in ordine? Ricordate i Legionari Romani?
Testugine romana
se manteniamo lo stesso ordine sulle pagine, abbiamo maggiori possiblità di rendere le informazioni chiare fin da subito.
Altra cosa importante: NON DUPLICATE I CONTENUTI. Cercate sempre di avere una copia unica. Esempio: Se una azienda sviluppa dei software basandosi su di un determinato Framework/libreria, la documentazione relativa deve essere dedicata ad uno space ben definito, il quale può essere referenziato facilmente dagli altri.
Infatti, se saranno eseguiti degli aggiornamenti di pagine, in automatico la nuova versione sarà già disponibili a tutte le pagine che la referenziano.
Ovviamente, se cambiamo l’organizzazione delle pagine, occorre rivedere anche le pagine che referenziano le pagine riorganizzate. Al momento in cui scrivo, non conosco addon che permettono una riorganizzazione massiva delle pagine, ma posso suggerire alcuni addon che permettono di poter vedere l’utilizzo delle pagine.
in questo modo possiamo subito avvisare chi di dovere affinchè possa eseguire gli aggiornamento delle pagine modificate.
Un esempio di statistica
Dashboard ed informazioni
Possiamo anche trasformare Confluence in un ottimo Front End da cui mostrare informazioni di vario genere. Possiamo anche utilizzarlo per distribuire informazioni ai nostri utenti, interni o esterni.
Attraverso ShareIt, in addon della Comalatech, abbiamo la possibilità di poter condividere delle pagine verso utenti esterni.
Abbiamo terminato questa prima panoramica di Confluence come sistema di ECM, di come ci può aiutare nella realizzazione di documentazione in maniera semplice e chiara, sfruttando tutte le sue funzionalità base e, grazie anche ai produttori di Addon, di altre funzionalità che completano e rendono unico Confluence. Nei prossimi post andremo ad esaminare degli esempi reali e pratici che chiariscono ancora meglio come Confluence sia il candidato ideale tra i vari ECM esistenti sul mercato.
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