Organizziamo al meglio le riunioni su Confluence

Organizziamo al meglio le riunioni su Confluence

Confluence, come descritto in vari post di questo blog, permette di poter gestire al meglio le informazioni e consente anche di:

  • condividerle al meglio, sia con il gruppo di lavoro che con utenti esterni
  • mettere a disposizione dei quadri riassuntivi del lavoro, attraverso addon che ci aiutano nella vita di tutti i giorni
  • Leggere database esterni e rappresentare queste informazioni in modo da presentarle ai vari settori aziendali.

La vera potenza di Confluence e di avere a disposizione una serie di addon che permettono, come un Lego, di poter costruire una soluzione taylor-made che permetta di rispondere a pieno alle esigenze dei vari utenti.

In questo post vogliamo introdurre un nuovo addon, che ci permette di poter migliorare la nostra produttività quando dobbiamo organizzare e gestire al meglio le nostre riunioni.

Quanto dovrebbe durare un meeting? Il problema delle riunioni ...
Le riunioni

Cosa possiamo fare ad oggi?

Ad oggi, Confluence ci mette a disposizione dei template di pagine ben costruiti e ci permette di poter specializzare questi template a nostro piacimento, ma siamo sempre vincolati ad operazioni manuali e di conseguenza possiamo anche ….. dimenticarci delle cose.

Stanchi per problemi di memoria e deficit di attenzione
Non possiamo ricordarci tutto.

Meetical ci da una mano

Per fortuna abbiamo a disposizione un addon che ci aiuta nella gestione e nella organizzazione delle nostre riunioni. Meetical Meetings for Confluence.

Questo addon, interfacciandosi con il nostro calendario, ci permette di poter organizzare al meglio le nostre riunioni, predisponendo e gestendo le pagine delle minute di riunione.

A key feature of Meetical is to avoid manually creating and copying Meeting information to Confluence. For any calendar event you can quickly create+link a page. Directly from your calendar or from a new calendar view...
Uno schema di massima che descrive il funzionamento

Questo addon ci permette di poter organizzare i verbali delle riunioni e di raccoglierli nella stessa alberatura

All meeting info and the page title is automatically updated when changes occur. Recurring meetings get grouped under a customizable report page.
La alberatura risulta facilmente configurabile

Abbiamo a disposizione una nuova area dove sono riassunti tutti i nostri appuntamenti e da dove possiamo, come ulteriore punto, gestire i nostri appuntamenti, le minute dei verbali etc.

The new Meeting Calendar View to view and create meeting pages.
Menuu molto comodo per gestire le riunioni su Confluence

Attraverso opportuni meccanismi, sono messi a disposizione i link diretti alle pagine dei verbali

Link the calendar event with the meeting page quickly and give your participants direct access to prepare, make contribution and find meeting minutes and results fast.
Avere un link diretto aiuta

Quando si parla di calendario di solito si usa associarlo a Google Calendar, ma questo addon ci permette di poter utilizzare anche Office 365

Use the Microsoft Outlook Add-In for Outlook Desktop + Web. Save time and create meeting pages without context switching to Confluence.
Integrazione da non sottovalutare

Ultimo ma non ultimo, abbiamo la possibilità di poter specializzare il template del verbale delle riunioni con macro che l’addon mette a disposizione

Meetical allows you to create your own custom Meeting Templates. Use our Meeting Macros to provide different templates for operational, tactical, strategic and philosophical meeting types. :)
Macro ad hoc

Conclusione

Questo addon ci permette di poter automatizzare la gestione dei verbali delle riunioni in maniera semplice e rapida. In una frase: Meetical ci semplifica la vita. Attraverso macro opportunamente sviluppate, è possibile gestire dei template che permettono di costruire delle minute di verbale molto complesse attraverso pochi passi.. Non vedo l’ora di provarlo.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del marketplace.

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