Una Novità: My Requests Extension per Jira Service Desk

Continua la nostra esplorazione negli addon di Service Desk. In questo caso andiamo ad esplorare gli addon per Service Desk e scopriamo quali nuove funzionalità sono disponibili.

Subito al dunque

Questo addon permette di fare una cosa molto semplice: estendere la vista My Requests con ulteriori informazioni. Non vi ricoda qualcosa? 

Abbiamo avuto il modo di analizzare un altro addon che permetteva di poter eseguire la personalizzazione di PORTAL, che abbiamo presentato in questo post e testato in questo altro.

VEdiamo nel dettaglio che cosa offre questo addon 🙂

Customizable columns on My Request page

Possiamo personalizzare la lista delle nostre richieste

Extended filters and sorting on My Requests page

Possiamo anche personalizzare i filtri (caratteristica mooooooooolto interessante) 🙂

Global configuration to secure sensitive data

In aggiunta abbiamo una configurazione che si presenta molto intuitiva. 

Conclusione

Abbiamo un addon molto interessante perchè risponde ad una esigenza che molti utilizzatori Jira Service Desk hanno espresso. Non vedo l’ora di provarlo 🙂

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili nella pagina del marketplace.

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ECM – Enterprise Content Management #2

In questo post approfondiamo i concetti espressi in precedenza su questo post, e proveremo a configurare il nostro Confluence in modo da renderlo operativo nella gestione dei nostri …. contenuti.

enterprise content management (ECM) illustration

Tutto al suo posto 

Risultati immagini per confusione

Affrontiamo il primo passo: vediamo di quali strumenti abbiamo bisogno, per trasformare il nostro Confluence nello strumento di cui abbiamo bisogno, che andremo a prelevare a piene mani dal marketplace.

Di cosa abbiamo bisogno?

Per avere sempre a disposizione la stessa alberatura di pagine, un primo suggerimento che fornisco è quello di utilizzare il Copy Space, per le nostre istanze server, che permette di copiare una alberatura completa in modo da …. replicarla.

Questo addon permette di replicare, copiando, una alberatura. Un piccolo commento: Anche se non è supportato, è tra i più usati :). 

Di conseguenza, per rispettare l’obbiettivo di creare degli space che presentano delle particolari alberature, a seconda della situazione, che possiamo tenere solo per gli amministratori dei contenuti, e poi da li generiamo i vari Space di cui abbiamo bisogno.

Per il cloud …

… possiamo utilizzare degli altri addons che ci mettono a disposizione la stessa operazione. Ne cito due per fare degli ulteriori esempi:

The Copy Space AddOn gives you real time feedback of the progress of your job.
Space Tree Creator (copy space)

Altre possibilità

Abbiamo anche altre possibilità, che il marketplace ci offre e abbiamo anche esaminato nelle versioni passate: Si tratta dello Yoikee Creator Templates by Mind Mapping, che permette  poter generare anche dei template basate su mappe mentali e da li creare dei i nostri Space.

You can import and reuse mind maps to structure your spaces or keeping on using your favourite mind mapping tools.
Un possibile altro esempio

Attraverso questo addon abbiamo la possibilità di creare dei template e da li arrivare a generare degli Space come meglio desideriamo .

Ma siamo sicuri che non abbiamo altre alternative?

Ovviamente no. Mi permetto anche di citare un altro addon, di cui abbiamo parlato, che permette, oltre alla operazione di copia degli Space, di amministrare facilmente il nostro Confluence Server. Sto parlando di Space Admin della Decadis.

Copy, delete and rename pages, page trees or spaces. Move pages with drag & drop or set a new homepage for a space. Publish spaces & pages. Copy templates and attachments via drag & drop. Convert blog posts to pages.
Questa è la maschera di gestione del contenuto degli Space

Questo addon permette di poter gestire ed amministrare facilmente le nostre istanze di Confluence con pochi click. Infatti mette a disposizione una interfaccia semplice e completa per gestire ogni singola funzione.

Conclusioni

Abbiamo elencato alcuni esempi di come possiamo creare i nostri Space in modo da poter mettere le informazioni tutto in ordine.  Nei prossimi post andremo a vedere come organzzare le pagine e come gestire al meglio i template.

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Creiamo il nostro workflow…. in Confluence

In questo post vedremo le ultime evoluzioni di un addon che abbiamo già analizzato in passato.  Curiosiamo insieme 🙂

Ultime novità

Conosciamo il prodotto e le sue potenzialità. Conosciamo perfettamente le sue potenzialità e adesso, con le ultime novità, abbiamo una funzionalità che rende questo prodotto …. unico 🙂 Un editor grafico WYSIWYG 

Questo editor ci permette di disegnare il Workflow di cui abbiamo bisogno, esattamente come avviene con Jira.

Questo rende più semplice la costruzione di un workflow nonchè la sua gestione. 

Conclusioni

Abbiamo delle grandi novità su questo fronte. Non vedo l’ora di provarlo dal vivo :). Nei prossimi post cercheremo di collaudarlo.

Reference

Maggiori informazioni sono presenti nel seguente link, e nella relativa documentazione.

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Monitoriamo le nostre pagine Confluence Cloud – Test Addon

In questo post andremo ad testare  questo addon, che permette di poter monitorare le nostre pagine Confluence Cloud. Andiamo a curiosare 😛

Installazione

Partiamo dalla lista degli addon per installare questo addon. Partiamo come sempre dalla ricerca dell’addon 

Selezioniamo Free trial, per attivare la procedura di installazione, come siamo già abituati

Selezioniamo Accept & install, quindi ….

Una volta completata l’installazione, dato che si tratta di un addon cloud, in questo caso, procediamo con le procedure per la sottoscrizione dell’abbonamento 🙂

A questo punto abbiamo completato le operazioni e procediamo con la fase successiva.

Configurazione

Con somma gioia, scopriamo che questo addon non dispone di alcuna form di configurazione 🙂

Risultati immagini per gioia

Passiamo alla fase di test

Test

La prima cosa che notiamo, andando a sbirciare nelle pagine, è la presenza di una sezione Space Timeline

Se lo andiamo a selezionare, andiamo ad attivare l’addon. La prima cosa che ci appare è una richiesta, sempre dell’addon, che ci richiede quali informazioni vogliamo andare a visualizzare:

Se selezioniamo la seconda opzione, andiamo ad attivare una sezione in cui possiamo eseguire una query CQL per richiedere delle pagine particolari

Una volta selezionato l’insieme delle pagine da analizzare, il risultato è il seguente:

Risultato dove ho depurato i miei dati

Come possiamo vedere, ci viene proposto un diagramma in cui abbiamo rappresentate le nostre pagine e come si sono evolute.

Conclusioni

Questo addon ci permette di eseguire un controllo sulle pagine. Possiamo usarlo per verificare le modifiche che sono state eseguite in determinate pagine, al fine di determinare se modificarle o rimuoverle in quanto non più utili o monitorare il lavoro di un gruppo di lavoro, per verificare se è in difficoltà o meno nella redazione dei documenti.

Reference

Maggiori informazioni sono presenti nella pagina del Marketplace.

 

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Trello & Google Slide – Unione perfetta

Continua la nostra esplorazione su Trello e sui suoi addon. In questo caso andiamo a verificare come integrare le slide di Google in Trello .

Ispirazione

Questo post è stato ispirato da questo post, del blog di Trello, che descrive (in lingua inglese) e che cerco di spiegare in Italiano 🙂

Unione perfetta

In questo caso andiamo a unire le potenzialità di Google con la semplicità di come Trello organizza i task.

How to make a Google Slides out of a Trello card

Con Trello andiamo ad organizzare i nostri task in maniera semplice. Come mostrato nella precedente immagine e nella successiva:

Si tratta della mia Board principale della mia istanza di Trello. Sappiamo che tramite google possiamo realizzare delle presentazioni come spiegato in questo post blog di Google.

What a Trello card looks like as a Google Slide

La grafica è quella di Powerpoint, che già conosciamo e che siamo abituati ad usare, ma abbiamo l’innegabile vantaggio che è …. on line, quindi sempre disponibile se abbiamo una connessione ad internet. 

La seguente GIF aiuta a capire meglio come funziona il relativo Power-up di Trello.

Trello&Slides.gif

Possiamo richiamare direttamente il Google Slides direttamente da Trello, grazie al Power-up Installato. Vediamo come 🙂

Installazione di una Power-up

Completiamo il post andando a spiegare come installare il tutto nel nostro Trello, arrivando ad usarlo. Selezioniamo il menù per identificare la funzione per installare il Power-up, come mostrato in figura:

Selezioniamo Power-up ….
… andiamo a cercare google
…. troviamo Google Drive … selezioniamo add
… nuova voce accanto al menù di Trello: Selezioniamolo ….
… Selezioniamo Slides ….
… andiamo ad autorizzare l’accesso ….
… Confermiamo il tutto ….
…. diamogli il tempo di dare l’autorizzazione ….
… siamo pronti. Andiamo a generare le nostre slide  e…. SUSPENSE ,….
… ecco la nostra presentazione

Conclusione

Trello si conferma sempre più interessate. Abbiamo la possibilità di avere, on line, tutte le funzionalità per poter lavorare praticamente dove vogliamo e come vogliamo. Nei prossimi post andremo ad esaminare altri addon. 

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ECM – Enterprise Content Management

Torniamo ad affrontare un tema molto importante per Confluence e per la documentazione. SI tratta di una serie di post in cui parleremo di come gestire Confluence al meglio e di come questo può essere visto come un  ECM – Enterprise Content Management

enterprise content management (ECM) illustration

Cosa significa ECM?

Al di la della semplice sigla, quello che vogliamo esprimere in questo post è quello che sta dietro questa sigla, i concetti che stanno dietro. Partiamo con un piccolo aiuto al sito di Atlassian, che ci fornisce una prima definizione di ECM, come mostrato nella immagine seguente:

image.png
Cosa riportato nel sito Atlassian

Adesso cerchiamo di esprimere gli stessi concetti in italiano, aiutando meglio la comprensione del lettore 🙂

Sotto il cappello di ECM abbiamo un sistema di gestione documentale che supporta i processi aziendali e decisionali. I software ECM sono organizzati in maniera tale che tutte le informazioni siano facilmente accessibili. Non vi ricorda qualosa?? 🙂 In aggiunta sono presenti una serie di strumenti che permettono di organizzare meglio le informazioni al fine di renderle meglio fruibili :D. RIPETO: Non vi ricorda qualcosa? 

Percorso di lettura

Si tratta di un concetto che ho espresso in diversi post di questo blog, in particolare in questo post, oltre che in questo altro post, dove ho espresso questo concetto di Percorso di lettura, importante nella organizzazione della informazione. Come ricordo sempre, ‘buttare’ l’informazione in pagine alla rinfusa non risolve il problema, ma ne crea sicuramente di nuovi. Le informazioni devono essere sempre collegate. Questo significa che non dobbiamo inserire delle informazioni dove capita, ma occorre dare un ordine, rispettarlo e cercare sempre di posizionare le medesime informazioni nello stesso posto.

Risultati immagini per percorso

Se impostiamo le pagine seguendo il percorso di lettura, saremmo sempre in grado di trovare sempre la nostra informazione. Vediamo come arrivarci e, nei prossimi post, proveremo a dare un esempio pratico.

Tutto in ordine: sempre!

Un ECM ci mette a disposizione anche gli strumenti per avere sempre tutto in perfetto ordine. A tale scopo mi rifaccio alla storia, in particolare ad una conferenza di un noto storico italiano, durante la quale citò alcune curiosità che mi permettono di chiarire meglio. Questo esempio lo uso sempre quando spiego sempre Confluence ai miei studenti :).

testudo1.jpg
Testugine romana

Parliamo dei legionari romani. Potevano prestare servizio in qualsiasi parte del territorio dell’Impero Romano, ma potevano contare su di una cosa molto importante. Tutto era sempre nello stesso posto.

images.jpeg
Legionario Romano

L’organizzazione era tutto nell’esercito romano. Proprio questo, con un preciso addestramento, rendeva il legionario un combattente perfetto. In qualsiasi situazione sapeva sempre dove si trovavano le armi, dove doveva dormire, dove si mangiava, dove recarsi per i turni di guardia e …. cosa fare per costruire il castrum. Anche se non ricordiamo le lezioni di storia, sappiamo che proprio grazie a questa caratteristica, i Romani hanno dominato il mondo allora conosciuto.

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Resti di un Accampamento Romano a Masada

Applichiamo l’esempio 

Applichiamo l’esempio ad ECM usando gli strumenti Atlassian e, ovviamente, andiamo a vedere come Confluence e i vari addons ci permettono di avere il nostro ECM.

Se poniamo le informazioni nello stesso ordine, posizione e organizzazione, abbiamo l’innegabile vantaggio di non impazzire quando si cercano le informazioni. 

vigano.jpg

Per dare un ordine occorre decidere i seguenti punti:

  • Le pagine devono essere organizzate allo stesso modo:
    • Titolo parlante;
    • Un sommario in cima, per dare subito indicazioni al lettore delle informazioni della pagina
    • Delle sezioni ben definite, dove il lettore può trovare subito ciò che interessa;
  • Usare in maniera quasi maniacale dei Template, per avere sempre le pagine organizzate allo stesso modo;
  • Fare in modo che le pagine non contengono TROPPE informazioni: Non dobbiamo scrivere un trattato in 20 volumi, ma trattare solo le informazioni che servono.  
  • Dare sempre la medesima gerarchia alle pagine. Punto importantissimo. Se diamo la stessa gerarchia, mettiamo le informazioni nello stesso punto e … suspense, troviamo tutto. 🙂
  •  Aggiungiamo un ultimo concetto. Se l’informazione è comune, allora questa deve essere organizzata a se stante, affinchè possa essere referenziata dove serve. Vantaggio? abbiamo questa informazione solo una volta e non l’abbiamo replicata all’infinito. Deve essere aggiornata una sola volta e…. suspense, viene subito recepita nelle varie parti. Svantaggio? se la pagina viene rimossa, abbiamo diversi link da correggere, ma questo accade con una frequenza molto più bassa.

Vedremo nei prossimi post ulteriori consigli in merito.

Che risultato otteniamo?

Quando leggeremo una pagina qualsiasi del nostro Confluence, sapremo sempre dove reperire le informazioni subito.  

Se abbiamo una gerarchia di pagine, sappiamo ancora una volta, dove leggere le informazioni e sopratutto sappiamo dove andare a posizionare le nuove informazioni. 

Risultati immagini per trovare

Se abbiamo una informazione comune, non la replichiamo in 123456789,80 versioni differenti, ma una sola versione da referenziare. La modifica è subito disponibile per tutti.

Risultati immagini per advantage

In un sistema ECM, le informazioni sono liberamente fruibili, ma questo non significa che lo stesso sistema permetta di poter impostare delle limitazioni, per gruppi o utenti singoli. IN questo modo possiamo anche regolare chi legge cosa 🙂

Conclusioni

Abbiamo dato una prima spolverata a questi concetti. Nei prossimi post andremo ad esaminarli meglio, con esempi e tenteremo anche di descrivere dei casi di uso. Stay tuned. 🙂

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Diamo della formattazione alle nostre pagine Confluence Cloud

In questo post andiamo ad esaminare un addon per Confluence Cloud, che ci permette di poter manipolare meglio la formattazione delle nostre pagine, mettendo a disposizione una serie di macro per poterci aiutare in questo compito.

Macro Toolbox (HTML, Tabs, Expand)

Questo addonci permette di:

  • Aggiungere HTML alle nostre pagine 
Securely embed HTML into your Confluence page
  • Aggiungere delle sezioni con dei TAB 
Organise content in horizontal or vertical tabs
  • Mettere a disposizione opportune macro di Expand/collapse 
Organise content into easy to read headings

Interessante…. lo provo subito

Possiamo dare una discreta formattazione alle nostre pagine del nostro Confluence Cloud e non voglio lasciarmi scappare questa opportunità. Andiamo a cercare subito questo addon ed installiamolo 🙂

Procediamo con l’installazione,selezionando Free trial

…. accettiamo il fatto che i dati saranno memorizzati nel server del produttore dell’addon, e di conseguenza, andiamo a proseguire selezionando Accept & install

Attendiamo che si aggiorni la sottoscrizione dell’abbonamento, aggiungendo il pagamento di questo nuovo addon ….

Procediamo subito con il test 🙂 Modifico una delle mie pagine :), quella relativa ai miei KB, andando ad inserire codice HTML:

Come possiamo vedere, abbiamo un’altra possibilità di poter inserire del codice HTML all’interno delle nostre pagine Confluence. Ma non è la sola cosa che possiamo fare. Come mostrato dalle seguenti figure:

Con due semplici macro, possiamo organizzare il contenuto di una pagina con dei TAB molo carini e semplici. Notevole come risultato.

Conclusione

Abbiamo scoperto un addon molto interessante, semplice e importante, in quanto ci permette di poter aggiungere della formattazione anche alla nostra istanza cloud, che come sappiamo sono sempre molto più limitate rispetto alle versioni server. Sono sicuro che le prossime versioni saranno cariche di interessanti novità.

Reference

Maggiori informazioni sono disponibili presso la pagina del marketplace.

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Monitoriamo le nostre pagine Confluence Cloud

In questo post andremo ad analizzare questo addon, che permette di poter monitorare le nostre pagine Confluence Cloud. Andiamo a curiosare 😛

Subito al dunque

Questo addon ci permette di poter visualizzare le nostre pagine attraverso una Timeline

You can see information about pages visually in a timeline format, fully zoomable, like creation date, last modified date, and number of edits. Further information is available by hovering over the info icon.​

Questo genere di visualizzazione ci permette di poter gestire una serie di operazioni quali: Commenti:

Now that you see your pages organized properly, what can you do about the results? Plenty actually! Select​ multiple pages and add labels, move, delete, add comments, or export links for easy page management.

ma non solo :P. Possiamo, selezionando un insieme di pagine:

  • Aggiungere una etichetta
  • Cancellare pagime
  • Spostare delle pagine
  • Esportare tutte le pagine selezionate come una lista di link

Fantastico. Che altro?

Attraveso l’uso di CQL possiamo specializzare anche la selezione delle pagine da visualizzare:

CQL is a really advanced way to filter pages, but it's not so easy to use. However, thanks to the built in CQL query builder​, it's easy to filter the pages according to your desired criteria.

e quindi possiamo selezionare, allo stesso modo, le pagine da analizzare.

Conclusioni

Non vedo l’ora di collaudare questo addon 🙂 Sono veramente curioso

Reference

Maggiori informazioni sono presenti nella pagina del Marketplace.

 

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Utilizzo di Metadata per Confluence

In questo post andremo ad analizzare un addon della Communardo, addon per Confluence, che abbiamo avuto modo di analizzare e che ci ha fornito spunti per vari utilizzi. In questo caso descrivo nella italica lingua quello che è espresso nell’articolo in inglese, aggiungendo alcune considerazioni.

Ispirazione

Questo post è stato ispirato da questo articolo della Communardo, dove viene descritto come realizzare un newsfeed personalizzato in Confluence. 

Subito al Dunque

Nell’articolo, Christina Schantin della Communardo spiega come l’utilizzo di due addon della stessa azienda possono concorrere a realizzare un newsfeed e di integrarlo su Confluence. 

In particolare come l’addon User Profile ed il Metadata possono concorrere a far si che utenti diversi possano vedere, nella pagina di overview, le informazioni che servono a loro in base ai loro uffici di competenza.

Easily adjust the location
Uffici di competenza evidenziati per profilo

Questa informazione viene inserita estendendo il profilo utente di Confluence, tramite l’addon User Profile . 

Add additional fields
La nuova informazione inserita nel profilo.

A questo punto andiamo a definire un link tra il profilo utente e i metadati, aggiungendo un metadato che è in qualche modo legato al nuovo campo del profilo.

Add new metadata field

I due addon sono stati ovviamente realizzati per far si che questa infomazione sia veicoalta dal profilo alle pagine.

A questo punto viene definito dove gli utenti vanno a reperire le informazioni personalizzate, sfruttando sempre l’addon Metadata:

Use the Metadata Overview Macro
Dettaglio della macro da utilizzare.

Conclusioni

Questo articolo della Communardo fornisce un esempio pratico molto molto interessante. Si tratta di una situazione reale in cui gli utenti accedono, in prima battuta, alle informazioni di cui abbisognano. 

Così facendo, gli utenti vanno subito a controllare le informazioni principali, senza essere affogati dalle informazioni di tutti gli utenti. Abbiamo un miglioramento nelle comunicazioni non indifferente.

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Ancora su Trello

In questo post andremo ad esaminare altre caratteristiche di Trello. In particolare andremo a vedere come estendere le funzioni di Trello con i suoi Addon, che sono chiamati Power-Up 🙂

Power Up

Si tratta degli addon che sono messi a disposizione. Ne abbiamo veramente tantissimi, come possiamo vedere dalla seguente figura:

Repeter

In questo caso andiamo ad aggiungere una nuova funzione che permette di inserire delle card per definire dei task ripetitivi. La prima operazione da eseguire è quella di andare ad attivare il Power Up di cui abbiamo necessità

Dai settaggi di Trello andiamo a reperire l’elenco dei PowerUp e cerchiamo Card Repeter , che andiamo ad aggiungere tar le funzionalità della nostra istanza di Trello.

Una volta aggiunto, nelle nostre card abbiamo un nuovo tasto:

Nuovo Tasto Repeat

Se lo selezioniamo, otteniamo tutte le opzioni che possiamo settare le caratteristiche e con che frequenza ripetere la card

Semplice no? 😀

Conclusioni

Abbiamo visto come possiamo facilmente estendere Trello con nuove funzionalità. Nei prossimi post andremo ad esplorarle. 

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