Confluence, come descritto in vari post di questo blog, permette di poter gestire al meglio le informazioni e consente anche di:
condividerle al meglio, sia con il gruppo di lavoro che con utenti esterni
mettere a disposizione dei quadri riassuntivi del lavoro, attraverso addon che ci aiutano nella vita di tutti i giorni
Leggere database esterni e rappresentare queste informazioni in modo da presentarle ai vari settori aziendali.
La vera potenza di Confluence e di avere a disposizione una serie di addon che permettono, come un Lego, di poter costruire una soluzione taylor-made che permetta di rispondere a pieno alle esigenze dei vari utenti.
In questo post vogliamo introdurre un nuovo addon, che ci permette di poter migliorare la nostra produttività quando dobbiamo organizzare e gestire al meglio le nostre riunioni.
Le riunioni
Cosa possiamo fare ad oggi?
Ad oggi, Confluence ci mette a disposizione dei template di pagine ben costruiti e ci permette di poter specializzare questi template a nostro piacimento, ma siamo sempre vincolati ad operazioni manuali e di conseguenza possiamo anche ….. dimenticarci delle cose.
Non possiamo ricordarci tutto.
Meetical ci da una mano
Per fortuna abbiamo a disposizione un addon che ci aiuta nella gestione e nella organizzazione delle nostre riunioni. Meetical Meetings for Confluence.
Questo addon, interfacciandosi con il nostro calendario, ci permette di poter organizzare al meglio le nostre riunioni, predisponendo e gestendo le pagine delle minute di riunione.
Uno schema di massima che descrive il funzionamento
Questo addon ci permette di poter organizzare i verbali delle riunioni e di raccoglierli nella stessa alberatura
La alberatura risulta facilmente configurabile
Abbiamo a disposizione una nuova area dove sono riassunti tutti i nostri appuntamenti e da dove possiamo, come ulteriore punto, gestire i nostri appuntamenti, le minute dei verbali etc.
Menuu molto comodo per gestire le riunioni su Confluence
Attraverso opportuni meccanismi, sono messi a disposizione i link diretti alle pagine dei verbali
Avere un link diretto aiuta
Quando si parla di calendario di solito si usa associarlo a Google Calendar, ma questo addon ci permette di poter utilizzare anche Office 365
Integrazione da non sottovalutare
Ultimo ma non ultimo, abbiamo la possibilità di poter specializzare il template del verbale delle riunioni con macro che l’addon mette a disposizione
Macro ad hoc
Conclusione
Questo addon ci permette di poter automatizzare la gestione dei verbali delle riunioni in maniera semplice e rapida. In una frase: Meetical ci semplifica la vita. Attraverso macro opportunamente sviluppate, è possibile gestire dei template che permettono di costruire delle minute di verbale molto complesse attraverso pochi passi.. Non vedo l’ora di provarlo.
In questa situazione di grave emergenza sanitaria, condividiamo l’interessante Bando della Regione Lombardia che si aprirà Giovedì 2 Aprile 2020 alle ore 12:00 che mette a disposizione 4.500.000,00 Euro di voucher a fondo perduto per le aziende con una o più sedi operative in Regione Lombardia e con un minimo di 3 dipendenti che vogliono implementare progetti di Smart Working.
Oltre alle attività di consulenza per la redazione del regolamento aziendale e degli accordi individuali, il voucher può coprire anche l’acquisto di software e attività di formazione per l’utilizzo dei nuovi strumenti digitali.
La riteniamo un’ottima occasione per tutte le aziende che vogliono implementare i prodotti Atlassian, i digital tools per eccellenza del remote working, con particolare attenzione a Confluence, Jira e Jira Service Desk.
In questo post andremo ad esaminare un addon che ci aiuta nella nella gestione dei Task definiti su Confluence. Indaghiamo 😀
Indagine in corso
Subito al dunque
Conosciamo la possibilità di poter creare dei task sulle pagine di Confluence e questo è molto utile. Tuttavia, siamo ancora esseri umani, e di conseguenza cosa succede? Ci perdiamo i nostri task.
Un esempio di task definiti
Questo addon permette di poter aggiungere delle notifiche per far si che ci aiuti nel ricordare i vari task
Configurazioni facili e semplicemente UMANE
Le configurazioni sono abbastanza semplici, a differenza di quanto ricordati dal bell’articolo che ha scritto l’amico Francesco Borchetta, che ci mostra come disabilitare le notifiche su Confluence.
In aggiunta possiamo personalizzare il template
Come personalizziamo il template
Conclusione
Abbiamo un addon molto molto interessante. Gestire in maniera umana le notifiche su Confluence è una bellissima novità e non vedo l’ora di provarlo.
Nei precedenti post del blog abbiamo affrontato il problema della traduzione su Confluence, ovvero come mettere a disposizione dei contenuti e degli strumenti per poter tradurre in maniera sicura questi contenuti in altra lingua.
Fino ad ora abbiamo analizzato addons ed apps che lavorano su Server. Vediamo in questo caso quali possibilità sono disponibili per il Cloud.
Cosa abbiamo a disposizione
Come evidenziato in questo POST di Linkedin, abbiamo a disposizione un addon per il cloud che ci mette a disposizione la possibilità di eseguire delle traduzioni.
Ogni pagina dispone di un bottone che permette di eseguire la traduzione del testo della pagina. Questa funzionalità funziona solo con DEEPL pro.
Viene data la possibilità di poter salvare una copia in una nuova pagina in un’altra lingua.
Viene data la possibilità di mostrare tutte le possibili traduzioni della pagina.
Conclusioni
Iniziamo a vedere sempre di più addon per il Cloud e sopratutto funzionalità molto molto interessati. Non vedo l’ora di provare questo addon.
Come non mai, la Stiltsoft ci sorprende con effetti speciali, distribuendo con uan velocità incredibile degli addon per Cloud non indifferenti. In questo post cercherò di elecarli e descriverli, in modo da poter dare una idea ben chiara ai lettori del blog. Andiamo in esplorazione
Ma prima di iniziare …
…. ancora un grazie alla Stiltsoft per il grande contributo che mette a disposizione a noi utenti e non posso che ricordare con piacere l’incontro che abbiamo avuto al Summit di Vienna con Irina, con l’augurio che una volta terminata l’emergenza del coronavirus, ci si possa riunire davanti ad una birra a festeggiare tutti insieme 🙂
Iniziamo
Il primo addon che voglio citare è Issue Worksheet for Jira Cloud, ovvero un addon che permette di poter gestire le issue Jira come un foglio excel. Infatti, dalla immagine seguente
vediamo una prima anteprima di cosa è possibile fare con questo addon :-).
Possiamo interagire in maniera diretta e veloce sulle varie issue. Se come utenti abbiamo maggiore familiarità con Excel, questo addon può essere un valido aiuto per introdurci alle spettacolari funzionalità di Jira. Questo è un primo utilizzo che vedo subito applicato,
Ma questo addon può anche essere visto cone un valido aiuto e semplificazione per gestire delle operazioni di modifica bulk, utilissima per arrivare alla gestione rapida e veloce delle issue. La modifica dei vari campi è molto più agevole.
Il giudizio finale non può che essere uno solo: S P E T T A C O L O 😀
Non vedo l’ora di testarlo sul campo e saggiarne tutte le potenzialità.
Che altro?
Già nei giorni scorsi, avevo recensito con estremo piacere un addon molto interessante. Si tratta di Find Attachment for Jira. H apprezzato fortemente questo addon perchè permette di poter gestire al meglio gli allegati presenti nelle varie issue e permette di gestirle e sopratutto (non indifferente) ritrovare degli allegati che erano spariti in una dimensione parallela.
In questo caso, per le startup o le piccole aziende che iniziano i primi passi, avere a disposizione questi prodotti e ad un prezzo basso o gratuite, è un grande vantaggio. GRAZIE
Ultimo ma non ultimo, non posso che annunciare con estrema gioia la disponibilità di Smart Attachments for Jira 📁🤩👍 per il Cloud.
Questa è una notizia importantissima per tutti noi utenti. Avere a disposizione uno strumento che ci permette di poter gestire al meglio i nostri allegati delle pagine meglio di certi altri strumenti, è IMPORTANTISSIMO 😀
La console di amministrazione che viene offerta agli utenti, a prima vista, è semplice e permette un gran numero di funzioni.
Ammetto che sono stra-curioso e non vedo l’ora di provarlo e saggiarne le potenzialità.
Conclusioni
Tenete sempre d’occhio la Stiltsoft. In questo momento sta sfornando a getto continuo una serie di addons non indifferenti.
Approfondiamo, in questo post, questo nuovo addon di MrAddon, che ci permette di poter rappresentare le nostre issue di progetto su di un oggetto calendar che possiamo facilmente posizionare su di una dashboard .
Interessante, come funziona?
Questo addon Open Source (al momento in cui scrivo, l’addon è Open source ed il codice è liberamemte scaricabile da GitHub)
Seguendo le agevoli istruzioni riportate qui, nella manualistica di MrAddon, possiamo installare questo addon ed utilizzarlo al meglio 😀
In questo caso, non possiamo seguire le istruzioni classiche per installare (ovvero dalle procedure dal marketplace), ma dobbiamo salvare il JAR file e successivamente passarlo a Jira affinchè sia installato manualmente, come mostrato dalla seguente figura
Una volta installato, troviamo subito il gadget nella nostra lista dei gadget disponibili
Il risultato è eccezionale
Conclusioni
Abbiamo scoperto un addon molto carino. Ci permette di poter tenere sotto controllo le issue che sono in scadenza, e di monitorarle tenendo conto del colore che è associata allo stato. Di conseguenza abbiamo a disposizione un colpo d’occhio sulle issue molto molto carine.
In questo post torniamo ad affrontare un argomento molto importante: Le traduzioni della documentazioni e come possiamo avere a disposizione su Confluence.
Riprendiamo l’argomento
Avevamo iniziato a parlare di traduzione in questo post, dove abbiamo descritto come poter tradurre diverse componenti di Jira per aiutare gli amministratori di Jira nella traduzione di bottoni, checkbox, etc.
Oggi come oggi, le lingue sono entrate nel lavoro di tutti i giorni perchè le aziendedi oggi hanno la necessità di comunicare in diverse lingue. Gli scenari sono diventati questi: Società italiana, software factory in Romania o Portogallo o Spagna e controllo qualità in Germania.
Utilizzare Jira e Confluence permette di coordinarsi e condividere le informazioni. Jira ci permette di poter sincronizzare il gruppo di lavoro, ovunque nel mondo, mentre Confluence permette di gestire la documentazione di lavoro. Il tutto solitamente nella lingua Inglese, che adesso è la lingua franca a livello mondiale. Il problema sorge nei seguenti ambiti:
condivisione di manualistica con persone di uno specifico paese (ad esempio quando si vuole condividere la manualistica di un software in una altra lingua)
Condivisione di alcune documentazioni con una rete di vendita di un altro paese (ad esempio la rete di vendita in Germania di un prodotto Italiano).
Condivisione di documenti da altra lingua (ad esempio la traduzione Italiana di documenti in altra lingua quali atti legali, documentazione del paese in cui si vuole vendere il/i prodotto/i, etc).
Comunicare con tutte queste lingue non è affatto facile. Non basta una traduzione letterale della frase. Anzi: questa potrebbe essere causa di problemi perché le lingue non sono come i linguaggi di programmazione, ma sono un argomento molto complesso.
Ho esperienza diretta con la lingua Portoghese e non sempre la traduzione letterale ha senso nella lingua in cui si vuole tradurre . In aggiunta posso affermare che alcuni termini, che possono essere utilizzati senza problemi in Portogallo, in Brasile potrebbero causare un problema non da poco, e viceversa. Questo ovviamente. non aiuta moltissimo.
Ma ho anche conoscenza di espressioni simili anche con la lingua Inglese (differenze tra Inglese Americano e Inglese UK), che causano lo stesso effetto…. indesiderato. La traduzione deve essere sempre eseguita con determinati criteri e non deve essere presa a cuor leggero.
Confluence è uno ottimo strumento per realizzare e condividere la documentazione aziendale, a vari livelli e con tantissime possibilità. Nei vari post di questo blog ho descritto come può aiutarci e negli articoli che ho dedicato ad ECM ho evidenziato come questi prodotti possono essere utilizzati per realizzare un ECM – Enterprise Content Management, sfruttando diversi addon che completano le funzioni di Confluence in maniera egregia.
Tuttavia, le funzioni out-of-the-box di Confluence non sono molto agevoli per il lavoro di traduzioni di pagine o altro….. ma gli addon ci danno una mano 🙂
Su Confluence abbiamo un primo aiuto, che ci permette di aggiungere una funzione di traduzione, basandoci sui traduttori automatici e sui loro servizi (anche questo blog si serve di questi). Si tratta di un addon, della svizzera EPS che mette a disposizione tali funzionalità, che si appoggiano su traduttori automatici, e ci permettono di tradurre i contenuti delle pagine di Confluence.
I traduttori automatici
Già da diversi anni sono disponibili sul mercato diversi tool quali Google Translate e DeepL, che forniscono un valido aiuto nella traduzione. Questi tool ci permettono di tradurre delle frasi o dei testi più complessi in maniera semplice, ma prestiamo attenzione.
Questo articolo del Blog di Paolo Attivissimo fornisce un grande aiuto nel comparare i due strumenti e come funzionano, mostrandone diversi aspetti. Non è l’unico articolo in cui si parla di traduzioni e vi consiglio di leggerli: le informazioni che Paolo Attivissimo mette a disposizione sono molto utili :-).
Anche questo blog si serve di un addon WordPress che permette di poterlo tradurre e, da quanto mi hanno riferito alcuni lettori esteri, sembra valido, ma come sempre cerco di prestare attenzione a come scrivo, usando frasi semplici. In questo modo la traduzione dovrebbe risultare abbastanza sicura, o almeno lo spero.
Come funziona questo addon?
Questo addon mette a disposizione una funzione dedicata, su ogni pagina.
Un semplice click ci permette di tradurre una pagina facilmente, appoggiandosi ai sistemi di traduzione automatica, ma non solo.
Possiamo anche correggere la traduzione, eliminando eventuali errori eseguiti dal sistema di traduzione automatica, non necessariamente commessi per errori di programma: un programma al momento non riesce a tradurre il tono ironico, un modo di dire tipico di una determinata regione o città, etc.
Abbiamo a disposizione diverse lingue gestite. La configurazione generale risulta molto semplice da usare.
Ultima ma non ultima, possiamo anche tradurre i testi all’interno di grafici di Draw.io, e questo ci aiuta parecchio.
Conclusione
Abbiamo affrontato un argomento importante e abbiamo mostrato una prima soluzione. Nei prossimi post proveremo ad approfondire questo argomento testando l’addon e verificando se esistono anche altre soluzioni. Come sempre cerchiamo di capire come possiamo sopperire alle nostre necessità sfruttando diverse possibilità e, grazie alla grande varietà di addon che il marketplace offre, abbiamo sempre grandi possibilità.
In questo post andremo a testare un addon appena rilasciato dalla Stiltsoft, addon che ha attirato la nostra attenzione: Find attachments for Jira Cloud
Subito al dunque
Questo addon permette di poter gestire in maniera semplice gli allegati delle varie issue.
Gli allegati delle varie issue sono sempre un punto abbastanza ostico e avere a disposizione uno strumento per poterli gestire al meglio è sempre ben accetta.
Lo provo subito
Partiamo come sempre dalla installazione e, come siamo abituati da un pò, usiamo una GIF per poter mostrare come funziona il tutto.
Configurazione
Questo addon non prevede una configurazione molto complicata. Anche in questo caso ci serviamo di una GIF per aiutarci.
Principalmente questo addon ha la sola necessità di eseguire una reindicizzazione dei dati.
Test
Passiamo al test. La prima cosa che andiamo a notare è la presenza di una nuova voce nella barra laterale della dashboard del singolo progetto.
Se lo selezioniamo, attiviamo le funzioni dell’addon….
I nomi del file sono stati omessi…. si tratta della mia istanza di lavoro 😉
…. visualizziamo i TUTTI (e ripeto TUTTI) gli allegati del progetto. In questo modo possiamo gestirli facilmente e rintracciarli. Se li dobbiamo cercare senza questa funzionalità ….. non è così semplice
In aggiunta, questa nuova funzionalità, ci fornisce anche una classificazione del tipo di allegato e link diretti sia allo stesso allegato che alla issue.
Conclusione
Questo addon è un grande aiuto per coloro che lavorano molto con gli allegati nelle issue. Sappiamo benissimo che allegare file alla issue è un valido aiuto, ma sappiamo anche che rintracciarlo è una impresa titanica.
In questo post ci prefiggiamo uno scopo molto difficile e di non facile spiegazione, ovvero come applicare i principi della metodologia AGILE al SINGOLO. Ovvero, quando si è freelance o banalmente dei Liberi Professionisti.
In questo caso vogliamo vedere come possiamo, anche se il TEAM è formato da una singola persona, migliorare la nostra vita lavorativa sfruttando i principi dell’AGILE.
Set Esplorazione mode = ON
Stato iniziale
Essendo Freelance, possiamo affermare con estrema sicurezza che non possiamo ricoprire tutti i ruoli che si hanno a disposizione nella metodologia Agile. Non possiamo usufruire di questa situazione e di conseguenza, anche se ricopriamo i ruoli in diversi momenti della giornata, non possiamo sfruttare i vantaggi che ci può offrire.
Ragionando vediamo che la metodologia mette a disposizione non solo ruoli, ma ci mette a disposizione (come dice il nome stesso) una metodologia, un modo di ragionare e di mettere in ordine le cose.
La prima cosa da fare è dotarsi di uno o più strumenti che ci permettono di organizzarci e di mettere ordine. A tale scopo, i prodotti Atlassian, nella versione Cloud, sono sicuramente quelli che meglio possono aiutare., perchè ci mettono a disposizione tutto ciò che ci serve:
Confluence, per memorizzare la nostra documentazione
Jira, per memorizzare le nostre attività.
L’essere cloud ci favorisce, in quanto, letteralmente, basta avere una connessione internet per poter accedere e vedere i dati, i file che sono memorizzati. In aggiunta, l’uso di un TABLET o di un Cellulare, laddove possibile, per gestire le varie informazioni di cui abbiamo bisogno.
Questo ci favorisce nel reperire le informazioni ovunque ci troviamo. L’essere Freelance ci porta ad essere sempre in movimento: Letteralmente inseguiamo i clienti. DI conseguenza abbiamo bisogno di poter montare il nostro ufficio …. ovunque.
La nostra fonte di ispirazione
L’ho citato negli articoli di ECM, oltre che nei vari corsi su Confluence che svolgo nelle varie aziende. l’Accampamento Romano. Vi propongo un semplice esempio pratico.
La citazione non è mia, ma è presa in prestito da un famoso storico italiano. Un Legionario Romano, poteva trovarsi in qualsiasi parte dell’Impero, ma :
sapeva dove era la mensa
sapeva dove si trovava l’armeria
dove prestare servizio
dove iniziava e smontava il turno di guardia
come andare in battaglia
Di conseguenza il primo consiglio: ESSERE ORDINATO E SFRUTTARE TUTTI GLI STRUMENTI DI CUI ABBIAMO BISOGNO AL MEGLIO.
Prima di tutto
Organizziamo le nostre attività su Jira, sfruttando un progetto Jira, dove:
ogni singola issue rappresenta una specifica attività. Di conseguenza, se sfruttiamo una opportuna configurazione delle issue type, possiamo classificarcele.
Usare le Component per ulteriori classifcazioni. Possiamo usarlo anche per definire i clienti. Da li possiamo anche sfruttare il JQL e le BOARD per classificare ulteriormente le issue.
I nomi delle aziende sono di fantasia, ovviamente
Sfruttare sempre il JQL, perchè ci permette di poter ricavarci le informazioni che ci servono. ma non solo 🙂
Questo primo passo ci permette di poter trovar le informazioni che ci servono senza impazzire. Non è da poco.
Che altro?
Sfruttare la possibilità di poter prendere appunti e memorizzarli nelle pagine di Confluence.
Avere a disposizione un buon sistema per prendere appunti, aiuta
In questo ci aiutano tantissimo Space e template di Pagine. Possiamo creare delle pagine con tutte le indicazioni che ci servono e poi classificarle attraverso:
metadati da associare alla pagina. In questo caso abbiamo diverse opzioni
Label, che ci aiutano a classificare le pagine
Space che possono fungere da blocchi note ben definiti.
Addon che ci permettono di poter creare dei Log Activity, come abbiamo descritto in questo Post.
Per fare ciò possiamo sfruttare un Tablet (molto più leggero di un portatile) e che ci risolve diversi problemi.
Ma questo ci permette anche di ….
… di creare delle retrospettive. Fondamentalmente si tratta di fare una analisi critica dei problemi, che si sono verificati al termine di uno sviluppo/iterazionen, cercare di sviscerare le cause e da li, arrivare a soluzioni che risolvano il problema.
Consiglio una lettura, che trovo molto interessante in quanto mette a disposizione uno specchietto molto semplice e diretto.
In questo caso, invece di realizzare queste Retrospettive dopo una iterazione, procediamo dopo diverse altre situazioni:
risoluzione di una problematica sollevata da un cliente;
contestazione sollevata da un cliente;
aver identificato delle situazioni problematiche che si presentano a cadenze regolari;
difficoltà ad acquisire un nuovo cliente o difficoltà a mantenerlo;
In questo caso si tratta di fare una cosa che i freelance fanno molta molta fatica: Fermarsi e ragionare su di un aspetto che riguarda le proprie procedure di lavoro. Eppure una cosa che ho notato per mia esperienza personale, se riesco a ragionare in queste prospettive, si riesce ad identificare delle problematiche e a risolverle.
Conclusione
Abbiamo presentato un esempio di come, alcune tecniche di AGILE, possono aiutarci nel migliorarci e rimuovere problematiche varie, mettere ordine in varie parti e, unendo l’utilizzo dei prodotti Atlassian, quello che otteniamo è un risultato vincente :-).
In questo post andiamo ad esaminare un addon particolare, che ci può aiutare e che può fare la differenza. Partelermo di un addon che permette di poter gestire al meglio i subtask dei nostri progetti. Andiamo a curiosare.
Subito al dunque
Questo addon ci permette di poter definire dei campi custom particolari, che ci permettono di poter riorganizzare:
Subtask
linked issues
in modo che ci risulta più comodo.
Da una semplice lista piatta, a dei raggruppamenti di issue differenti, attraverso i quali classificare le nostre attività o, come ho ricordato in tanti articoli di questo blog, qualunque cosa vogliamo far diventare le nostre issue 😀
Possiamo anche collegare issue che, anche se non rientrano nelle linked issue, possono presentare un contesto comune
Ci permette di avere una interfaccia personalizzabile per le linked issue/subtask
Molto molto interessante
Possiamo infatti utilizzare questo addon per classificare issue esattamente …. come vogliamo noi, non solo per Jira Core e Software, ma anche per Jira Service Desk
Ma la caratteristica più importante è sicuramente quella di poter eseguire l’editazione dei campi esposti direttamente dalla visualizzazione dettaglio delle issue
con risparmio di tempo NON indfferente
Conclusione
Una sola parola: S P E T T A C O L O. Non possiamo che essere piacevolmente impressionati da questo addon e da quello che permette di fare. Non vedo l’ora di collaudarlo per poterlo vedere in azione.
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