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Classifichiamo gli allegati

In questo post cercheremo di fornire una ipotesi di come poter organizzare gli allegati presenti in una pagina o in uno space

La situazione e la seguente:

  • abbiamo dei file
  • vogliamo classificarli
  • una volta classificati, vogliamo organizzare questi allegati in maniera semplice, in modo da poterli rendere fruibili e poterli visualizzare anche in modalità differenti.

Facciamo un esempio

Supponiamo di avere delle fatture e di volerle organizzare in modo opportuno.

Una possibile soluzione potrebbe essere la seguente:

  • Creiamo uno space per gestire le fatture;
  • Sfruttiamo le pagine dello space come contenitore dei documenti: alleghiamo le fatture ad una pagina in particolare
  • ogni pagina conterrà i documenti di una determinata tipologia (ad es. le fatture di un cliente o le fatture per le forniture aziendali, le fatture per la manutenzione delle auto aziendali, etc);
  • Per ogni documento sfruttiamo la funzionalità delle versioni. In questo modo possiamo tracciare la storia di ogni singolo documento. Se ad esempio la fattura viene modificata (causa errore di scrittura, errore nella determinazione, altro, possiamo tracciare il tutto);
  • associamo una etichetta ad ogni documento allegato. In questo modo forniamo una ulteriore classificazione dei documenti;
  • completiamo il tutto, compilando i commenti.

Un lavoro certosino

Adesso che abbiamo fatto questo lavoro, abbiamo a disposizione i dati per poter visualizzare, come ci fa più comodo, le informazioni che ci servono.

Possiamo rappresentare tutte queste informazioni sfruttando le macro degli allegati e visualizzarli usando l’estensione e le etichette per visualizzarli. Il risultato e abbastanza efficace.

Alternative?

Una seconda soluzione consiste nell’usare l’addon Attachments Display Plugin, un plugin simile a quello fornito dalla Atlassian, ma con qualche caratteristica in più, ovvero:

attach

 

  • Filtrare gli allegati che si possono essere caricati, per estensione
  • Possibilità di visualizzare meglio l’elenco degli allegati
  • Possibilità di selezionare quali campi della griglia degli allegati visualizzare

Si tratta di un plugin che estende il funzionamento standard di Confluence.

Conclusioni

Abbiamo visto un possibile utilizzo degli allegati, per poter gestire una situazione per organizzare delle informazioni, in questo caso di contabilità, che possono semplificare la vita lavorativa. Ovviamente si tratta di un esempio, una ipotesi. Con l’uso e la pratica si può migliorare e adeguare meglio per le proprie necessità. Non escludo che, nei prossimi mesi, sia messo sul market della Atlassian, un opportuno addon che riesca a fornire una particolare trattazione degli allegato 🙂

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