Come usare Jira Service Desk per gestire un sito di recruitment

Uno spunto interessante

In questo post andremo a proporre una idea di come JIRA e JIRA SERVICE DESK siano usabili come strumenti per gestire il recruitment.

 

Parleremo di ….

… come Jira Service Desk può essere utilizzato per tracciare meglio il processo di reclutamento di un nuovo dipendente.  In questo modo si sfruttano le potenzialità di Jira, del suo Workflow e del sistema di notifica, combinato con il Jira Service Desk per realizzare una cosa F O N D A M E N T A L E: La comunicazione con i candidati.

Infatti uno dei problemi maggiori che tutti lamentano sono, da una parte e dall’altra, e proprio la comunicazione tra chi cerca lavoro e chi cerca candidati.

I primi lamentano di non sapere nulla da chi li ha cercati. I secondi lamentano di non avere tempo di poter comunicare con tutti coloro che si sono candidati. Il tempo di solito non aiuta nessuno dei due.

Premesso che siamo umani, da ambo le parti, credo che sarebbe utile per coloro che cercano candidati di disporre di uno strumento che permetta di poter gestire la comunicazione in maniera semplice, ordinata ed efficiente. Questo in modo da poter ridurre al minimo i disagi.

Come Jira Service Desk può aiutare?

Jira Service Desk aiuta sicuramente attraverso la sua maturata esperienza. Il disporre di un portale, PORTAL appunto, che permette di poter gestire in maniera efficiente la comunicazione con i clienti di una azienda, permette di poter gestire anche la comunicazione verso i candidati.

In questo modo le candidature sono riconducibili a delle issue Jira e, di conseguenza, possiamo gestirle con opportuni workflow. In aggiunta, si mette a disposizione dei recruiter uno strumento che permette di poter meglio visionare e selezionare le informazioni degli utenti, e di contattarli al meglio.

Opportuni messaggi automatici possono essere impostati per rispondere in maniera opportuna ai candidati e, di conseguenza, possiamo meglio gestire il tutto, ricercare le Candidature/issue migliori e, cosa importante, ricostruire la storia di una selezione per una specifica ricerca, dato che Jira, come tutti i prodotti Atlassian, si salva tutta la storia 🙂

Come configuriamo il tutto?

Potremmo definire dei progetti Jira per area specifica, un tipo Issue Candidatura e delle opportune parametrizzazioni che ci possono aiutare nel definire meglio una candidatura.

Specifici campi personalizzati, ci possono aiutare a classificare meglio una candidatura. Si potrebbe pensare di definire delle issue type particolari anche per candidatura:

  • IT: Candidatura per sviluppatore Java/PlSQL/C++ etc
  • Legal: Candidatura per avvocati/legali e personale esperto in legge
  • Finance: Candidatura per responsabili di amministrazione/ufficio paghe etc.

Qui la nostra fantasia è il solo limite.

Potremmo anche definire dei progetti specifici in base alle aree o alle aziende clienti o ad altra caratteristica di cui necessitiamo.

In aggiunta, abbiamo a disposizione tutta la reportistica di cui abbiamo bisogno.

grazie proprio a Service Desk ed a tutti gli addon di cui dispone :-), riuscendo a tracciare un singolo percorso di selezione e verificando come lo si può migliorare.

Conclusione

Jira Service Desk può essere utilizzato senza problemi nella gestione di una selezione di personale. I vantaggi sono molteplici. Abbiamo uno strumento che ci semplifica la comunicazione e di conseguenza:

  • chi si candida dispone dei mezzi per comunicare con i recruiter
  • i recruiter hanno i mezzi per rispondere in maniera più agevole
  • Esiste un mezzo per comunicare e quindi le scuse per non avere risposte sono assai più ridotte.

 

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Gestione particolare delle mail su JIRA

Gestione delle email su JIRA

IN questo post andremo a visionare una app (faccio ancora fatica ad abituarmi: Per me sono ancora addon) che ci aiuta nella gestione delle email.

Che cosa offre questa app?

Questa App permette di estendere la gestione delle mail di Jira e consente di poter gestire meglio il flusso delle stesse.

Permette di avere una gestione molto più agevole anche degli utenti NON Jira e consente di definire dei template di email per meglio gestire il tutto

template che sono gestiti in maniera molto semplice con apposita procedura integrata

In aggiunta permette anche di intercettare degli eventi a livello di listener di workflow e permette di integrare delle ulteriori operazioni

 

Conclusioni

Una App per Jira che permette di semplificare la vita e permette di poter gerstire meglio la situazione. Non vedo l’ora di provarlo e verificare sul campo che cosa permette effettivamente di fare.

Segnalo che questo addon è disponibile sia per Cloud che per Server e, di conseguenza, cercherò di testare entrambe le versioni 🙂

 

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del marletplace.

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Webnair XRay – Un riassunto delle ultime novità

Ci riproviamo nuovamente ….

In questo post cercheremo di riassumere un Webnair della Portoghese XPand-IT, in cui viene descritto XRay ed Xpand, due prodotti indispensabili per il lavoro.

  

Parleremo di ….

….. XRay usando quanto visto durante il webnair e da li cercheremo di descriverlo raccontando quanto descritto ed i punti salienti. Poi non vi lamentate se vi faccio venire la voglia di registrarvi e vedere il prossimo :-P.

Mi servirò delle slide e delle schermate che sono state usate durante il webnair, oltre ai post che ho già pubblicato. Creeremo un percorso virtuale che descrive funzionalità salienti ed i punti interessanti.

 

Partiamo

Partiamo con questo cammino virtuale con la slide di presentazione.

dove lo speaker presenta gli argomenti del webnair. Gli argomenti trattati sono molto interessanti emi permetto di citare ance il punto 6…..

…. dove viene descritto un argomento molto a cuore di coloro che eseguono i test 🙂 . Il Webnair ha descritto in maniera esaustiva e completa tutti gli aspetti dell’addon, partendo dalla configurazione (attraverso la quale l’App si adatta alle nostre esigenze) ….

E’ stata mostrata la facilità di creare i task di test e le varie parti coinvolte nella generazione/gestione dei test.

Particolare attenzione agli step dei test, che possiamo importare anche da altre fonti in maniera mooooooooooooooooooooooooooooooolto più agevole (se ci semplifichiamo la vita siamo sempre molto più contenti).

che come abbiamo visto il tutto si è stato importato velocemente e bene 🙂

Grande, ma vediamo qualcosa di interessante?

Certamente 🙂 . Durante il Webnair è stato presentato anche come utilizzare i test automatici attraverso Cucumber.

Durante il webnair è stato mostrato il funzionamento, con un semplice esempio ma efficace, sfruttando cucumber.

E la versione 3.0? che sorprese?

Una delle novità riguarda il Test Repository per il progetto

Sono stati anche introdotti degli strumenti ulteriori, per semplificare/automatizzare la vita degli sviluppatori. A tale proposito è stato mostrato come Xport introduce ulteriore valore aggiunto:

Abbiamo anche la possibilità di eseguire delle ricerche

Reports?

Possiamo rispondere solo come segue: Quanti ne vogliamo :-D.

E la integrazione con AGILE?

La abbiamo :-D.

Al termine del webnair, una esaustiva sessione delle Q&A, dove i tecnici Xpand hanno risposto a tutte le domande.

terminando il tutto con la indicazione della documentazione/esempi di uso

 

Conclusioni

Sono eventi molto ben fatti ed organizzati (si lo so: sono in inglese, ma datemi tempo e presto saranno in Italiano) e il mio suggerimento e di parteciparvi. Sono gratuiti e li potete visionare direttamente da casa vostra/ufficio. La possibilità di intervenire è garantita dal mezzo utilizzato per il webnair. Se poi potete solo vederli in parte (tutti lavoriamo e tutti sappiamo come funziona il mondo), non vi preoccupate. Il webnair viene registrato e vi arriva il link alla registrazione. Potete rivederli e riesaminarli, anche se volete ricontrollare/riesaminare una sezione particolare.

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Un aggiornamento su Elements della Valiantys

Un aggiornamento

In questo post andremo ad elencare le novità che sono state rilasciate su Elements della Valiantys.

 

Quali novità?

E’ stata aggiornata la lista delle opzioni che adesso può essere editata anche dall’amministratore del progetto, riducendo la complessità nella gestione dei parametri del progetto.

Selezionando le component del progetto, si avrà piena trasparenza su come le diverse attività di sviluppo incidono sulle User Story.

Ricordiamoci che possiamo anche eseguire delle interrogazioni via JQL per verificare la presenza o meno di record. Maggiori informazioni sono reperibili nella relativa pagina della manualistica 🙂 .

Possiamo adesso gestire le permission per consentire l’immissione solo di alcuni dati da parte di un insieme di utenti. L’esempio cui fare riferimento: Le richieste di rimborso spese non possono essere modificate da tutti, ma solo dagli utenti che le inseriscono.

Possiamo anche definire dei template, dei modelli di tali liste

come mostrato dalla precedente GIF.

Conclusioni

Una sorpresa dietro l’altra che non fa altro che confermare Elements come un Must-have apps per la nostra istanza di JIRA. Continuiamo a seguire con profondo interesse le evoluzioni di questa app.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili a questa pagina del blog della Valiantys.

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Deiser Day – Aggiornamento #2

Secondo aggiornamento

Proseguiamo il nostro aggiornamento dell’evento… in presa diretta

Proseguiamo con l’intervento di InTENSO

Abbiamo adesso gli interventi che raccontano le esperienze di utilizzo

I giudizi dei partecipanti non lascia dubbi: evento S P E T T A C O L A R E 🙂

Intervento di Claudio Ombrella

 

Un applauso per il cibo

 

Proseguiamo la twitter-diretta nei prossimi post 😀

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Deiser Day – Un primo resoconto

Deiser Day – Un primo resoconto

In questo post cercheremo di fare un resoconto di questo importante evento, che si sta svolgendo a Madrid, cercando di seguire il flusso dei vari Tweet che raccoglierò per i vari account che seguo. Con questo post inauguriamo una nuova serie in cui cercheremo di seguire e, nei limiti del possibile, dettagliare i vari eventi che si tengono in Europa ma sopratutto in Italia.

 

Di cosa si tratta?

Si tratta di uno tra i più importanti eventi Atlassian che si tiene qui in Europa. Raccoglie i più importanti produttori di Apps (o di Addons) per i prodotti Atlassian. Di alcuni di essi ci siamo già occupati di descriverli e testarli nei precedenti post :-).

L’evento si tiene al Teatro Goya:

 

Quali aziende partecipano?

Abbiamo diverse Aziende che partecipano. Di seguito l’elenco:

Autodesk

 

//SEIBERT/MEDIA

 

REFINEDWIKI

 

COMMUNARDO

 

InTENSO

 

RIADA

 

COLAMATECH

 

EAZYBI

 

Spero di non aver dimenticato altri. Nel caso sarà mia cura correggere :-).

 

Inizia l’evento ….

… con l’intervento del CEO di Deiser, Guillermo Montoya

cui spetta fare gli onori di casa 🙂

e introdurre i vari speech dell’evento 😀

seguono i vari interventi

delle aziende che partecipano a questo grande evento

e che mostrano diverse soluzioni

per le diverse necessità

anche nell’ambito universitario

 

Conclusioni

Seguiranno altri post in cui saranno presenti dettagli ed altre informazioni sull’evento 🙂

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JQL Extensions – Un aggiornamento

Estendiamo JQL di JIRA

In questo post andremo ad esaminare le ultime novità su JQL Search Extensions for JIRA .

Ringraziamento

Ringrazio gli autori per avermi segnalato gli aggiornamenti 🙂

Che novità?

Le funzioni JQL, che l’addon mette a disposizione, sono state estese, come possiamo vedere dalla email che mi hanno inviato 🙂

Sono state aggiunte nuove funzioni al JQL relative alle linked issue. Continueremo a tenere sotto occhio queste variazioni e a segnalarle 🙂

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Ancora aggiornamenti su Atlas CRM

Evoluzione continua ….

…. lo avevamo segnalato anche nel precedente post, in cui si evidenziavano le ultime novità sul prodotto.

 

Che news ?

Abbiamo adesso la possibilità di poter collegare i contatti alla vendita

avendo così le informazioni subito disponibili e sotto occhio.

In aggiunta possiamo anche eseguire delle esportazioni delle nostre Sales.

dove abbiamo la possibilità di poter scegliere quali sales esportare.

 

Conclusioni

Conferme su conferme: Atlas CRM è l’addon da tenere sotto controllo. Sono sicurissimo che ci riserverà ancora sorprese.

 

Reference

Maggiori informazioni le trovate sul blog della Avisi.

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Xray 3.0 – Un aggiornamento

Aggiorniamoci

In questo post andremo a vedere le ultime novità su Xray.

 

Subito al dunque

Non perdiamo tempo e andiamo ad esaminare subito le novità rilasciate 🙂

Rispondendo alle richieste degli utilizzatori, sono state rilasciate:

  • Ranking dei Test per i Test Plan
  • Testing Evolution/Progress, dalla vista Tests point-of-view
  • Organizzazione gerarchica dei Test
  • Ultima ma non ultima, Test Repository e Test Plan Board

Esaminiamo le novità una alla volta

Ranking dei Test

E’ stato richiesto ed è adesso operativo, come possiamo vedere dalla seguente immagine:

Attraverso il Drag ‘n’ Drop possiamo definire, a livello di Test Plan, la priorità dei test.

Test Repository

Abbiamo la possibilità di poter definire facilmente un repository dei nostri Test, come mostrato nella seguente figura:

dove abbiamo la possibilità di raccogliere in cartelle i nostri test. Tra le possibili operazioni, segnaliamo:

  • Creare un Test Plan all’interno o aggiungerne uno esistente
  • Creare un Test Execution all’interno o aggiungerne un esistente
  • Creare un Test Set all’interno o aggiungerne uno esistente

 

Test Plan Board

E’ la board attraverso poter eseguire le nostre operazioni sul Test Plan

Punto di attenzione: La Board ha il suo proprio ranking.

 

Test evolution gadget

Viene aggiunto un utile gadget, per le nster dashboard, in cui possiamo vedere la progressione della esecuzione dei test.

Conclusione

Un grande prodotto si migliora sempre ogni giorno che passa ed Xray non fa eccezione. Continuiamo a seguire con grande interesse questo ottimo addon (dai prossimi post inizierò a definirli Apps :-P)

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Vendite aziendali e fatturazione con i prodotti Atlassian

Gestione fatture e vendite aziendali

In questo post andremo a vedere come Jira, combinato con alcuni addon e prodotti della Atlassian, può aiutare nella gestione delle vendite aziendali, della fatturazione di una azienda, indipendentemente dalla quantità di fatture che si debbano gestire.

In particolare cercheremo di analizzare ed evidenziare come, lavorando in perfetta sinergia, questi strumenti ci consentono di:

  • monitorare in ogni momento ogni singola parte del processo di gestione delle vendite;
  • monitorare il ciclo di vita di ogni fattura, verificandone lo stato;
  • eseguire delle interrogazioni mirate;
  • reportistica per avere una foto della situazione;
  • contattare velocemente i referenti di ogni singola area e segnalare tempestivamente di intervenire laddove necessario (nel nostro caso, JIRA ci permette di referenziare direttamentechi di dovere);
  • realizzare grafici ed avere delle Dashboard che permettano di avere la fotografia della situazione.

 

Di cosa abbiamo bisogno?

Gli strumenti di cui abbiamo bisogno sono pochi e semplici. Non richiedono grandi presentazioni dato che sono già stati trattati in questo blog:

Ogni singolo componente svolgerà una funzione ben specifica e, combinandole in maniera opportuna, si arriva ad avere la nostra soluzione.

Andiamo in profondità

Iniziamo ad analizzare ogni singola componente per capire che funzioni va a coprire e successivamente attacchiamo ogni singolo pezzo per arrivare alla soluzione che ci interessa.

Iniziamo da Jira CORE e Jira Service Desk. Si tratta del nostro core del motore. Sfrutteremo tutte le funzioni base di JIRA per andare a rappresentare le nostre entità. Forti di quanto abbiamo descritto per la gestione dell’Asset management, di cui abbiamo già parlato in passato. Possiamo infatti trasformare la issue di Jira in quasi qualsiasi cosa. Nel nostro caso andiamo a trasformare le issue in :

  • Fattura: Andiamo ad estendere i dati già presenti, aggiungendo tutte le informazioni che servono, aggiungendo i campi che servono per il calcolo e per descrivere le varie voci di una fattura. 
  • Vendite: Stesso discorso. Estendiamo i dati già presenti. 
  • In aggiunta ai punti precedenti, possiamo anche definire degli issue type, che ci possono maggiormente aiutare nel definire meglio le varie entità e tutti i campi custom che ci servono. Potrebbe essere (qui abbiamo la prima variante) aggiungiamo nuovi tipi di dati che ci possono aiutare, o in alternativa possiamo aggiungere Elements, per avere delle tabelle da allegare alle issue, al posto dei subtask  
  • Opportuni Workflow, dove andiamo a definire il flusso di lavoro delle varie entità. Possiamo definire flussi differenti anche per diverse tipologie di issue. Sfruttiamo questa possibilità 🙂

Questa è la prima parte 😛

Ma come ci può aiutare Jira Service Desk?

Le caratteristiche indicate in precedenza sono la base (e quindi ce le mette a disposizione JIRA Core), ma la domanda sorge spontanea: Come ci aiuta Jira Service Desk? Può essere utilizzato per gestire e tracciare (sopratutto questo) le richieste dei clienti: Serve la copia di una fattura? mandi una richiesta. Devi annullare una fattura? stesso discorso. Devi modificare (aumentare o diminuire) una vendita, perchè ti sei accorto di un errore? stesso discorso. In questo caso ti aiuta a tracciare tutte le richieste che sono di corredo, senza merdere alcuna traccia.

Ricordiamoci sempre della possibilità di collegare le issue tra di loro o di … generare delle issue collegate direttamente. Sfruttiamo tutte le possibilità che questi strumenti ci mettono a disposizione.

Atlas CRM

Questo addon completa le funzioni di Jira, per quanto riguarda la gestione dei dati del Cliente, dei contatti del cliente e delle vendite.

Abbiamo già avuto modo di verificare il funzionamento di questo addon, avendo anche la possibilità di poter testare delle nuove funzionalità ancora in BETA, ma riuscendo a carpire quali potenzialità quale addon mette a disposizione. Possiamo gestire un vero e porprio CRM , dove alla issue andiamo a indicare le informazioni del cliente.

Questo significa che, quando andiamo a utilizzare le issue per gestire le nostre fatture, oltre ai campi custom gli andiamo a inserire anche le informazioni del cliente e dei contatti del cliente. Siamo poi in grado di gestire e visualizzare successivamente tutte le issue/fatture/vendite che fanno capo ad un singolo cliente, come mostrato dalle seguenti figure:

XPorter for JIRA

Questo addon va a coprire altre necessità. Come abbiamo avuto modo di descrivere in questo articolo, Xporter ci permette di eseguire delle esportazioni mirate delle informazioni delle issue, permettendo anche la generazione di documenti.

Sono sicuro che vi si sono accese delle lampadine nella testa :-). Dato che possiamo generare dei documenti, possiamo usare questo addon per stampare:

  • le nostre fatture
  • le eventuali pro-forma (per i liberi professionisti)
  • documenti riassuntivi
  • elenchi di informazioni
  • esportazioni

Di conseguenza, non abbiamo più la necessità di dover richiamare programmi differenti. Usiamo sempre JIRA per stampare i nostri documenti, impostando il template direttamente su di un documento word e passandolo alle procedure di XPorter.

 

EazyBI

Sappiamo perfettamente che le statistiche sono molto importanti e che le estrazioni dati sono necessarie anche per prendere le decisioni del caso. A tale proposito, EazyBI ci aiuta tantissimo nella generazione di tali statistiche e dei risultati da analizzare.

Data la facilità di uso, possiamo definire e gestire le statistiche direttamente on the fly, e riportarle su Confluence molto molto facilmente 🙂

Confluence

Ultimo ma non ultimo, abbiamo Confluence, che ci permette di racchiudere la nostra documentazione, condividere le informazioni nell’ambito della rete aziendale …. e non solo 😀

Come descritto in altre situazioni, possiamo usare Confluence come repository unico della gestione dei documenti, creando:

  • Schede tecniche dei clienti, con l’elenco delle fatture/vendite/informazioni dei clienti
  • documentazione generale dell’azienda
  • Starter kit/istruzioni su come fare per
  • Tutto ciò che riguarda la documentazione.

Tutto qui?

Non solo. Possiamo anche sfruttare altri addon, descritti in questo blog, per costruire una soluzione unica che aiuti nello sharing delle pagine e delle informazioni. A tal proposito ci può tornare utile anche l’utilizzo di un altro addon: Comala Share it; che permette di poter condividere delle pagine Confluence anche a utenti NON confluence. Questo addon sarà poi descritto in altri post del blog.

Possiamo anche aggiungere la gestione delle versioni degli allegati su JIRA, questo per risolvere un vecchio problema che è sempre stato croce e delizia degli utilizzatori: se alleghiamo, ad una issue, due volte lo stesso file, lo troviamo due volte come se fosse un file differente. Attraverso questo addon, che stiamo analizzando, possiamo invece eseguire dei raggruppamenti tali da farci gestire meglio le versioni dei documenti. Basta solo pensare alle versioni delle fatture, preventivi ed altri documenti.

 

Conclusione

Chiudiamo qui questa analisi. Abbiamo mostrato come, componendo questi prodotti ed addon, facendo finta d avere a disposizione dei pezzi LEGO, possiamo comporre delle soluzioni non indifferenti. Sto in questo momento testando questa soluzione su me stesso, in modo da avere una conferma/smentita della affidabilità e utilizzabilità dei prodotti e spero a breve di pubblicare i risultati del lavoro.

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