In questo post andremo a visionare come possiamo aiutare gli utenti che vogliono migrare da Trello a Jira, fornendo loro alcuni suggerimenti per poter identificare le funzionalità di Trello che possono essere presenti su Jira,
Premessa
Questo articolo è un aiuto a tutti i tecnici che si stanno occupando di eseguire delle migrazioni dati da Trello a Jira. L’obbiettivo è di fornire una serie di consigli per far si che gli utenti Trello abbiano a disposizione le stesse funzionalità e interfacce che avevano su Trello e, qualora non sia possibile, mettere a disposizione delle interfacce che rispondano alla stessa funzionalità.
Catteristiche Specifiche
Se siete utenti di Trello, avete la possibilità di poter gestire delle board in cui raggruppate delle … board di Trello. Questa caratteristica permette di poter raggruppare i lavori in modo da poterli reperire in maniera più semplice.
Questa funzionalità è sicuramente utile quando gestite più progetti, in quanto raggruppiamo il tutto in una visione di insieme, e questo ci aiuta nella gestione.
Quando però passiamo su Jira, non abbiamo a disposizione questa funzionalità. Dobbiamo cambiare il nostro stile di vita basandoci principalmente su Dashboards…
Possiamo rimediare
Se migriamo le board e le card Trello su Jira non riusciamo ad avere questa visualizzazione, ma un addon ci permette di avere qualcosa di meglio.
Se sfruttiamo Profields di Deiser, abbiamo a disposizione una maschera di ricerca che ci permette di poter sopperire a questa funzionalità di Trello e di fare qualcosa di più. Esaminiamola:
come mostrato in figura, possiamo vedere i progetti che ci servono, grazie anche al PQL, un linguaggio di interrogazione inventato apposta per eseguire delle interrogazioni sui progetti.
Grazie a questo meraviglioso Addon, possiamo classificare i progetti. Se infatti definiamo un nuovo campo a livello di progetto, possiamo usarlo per impostare la tipologia di progetto, un raggruppamento o similare, per poter selezionare i progetti che ci servono.
Una volta aggiunto tale campo al Layout di progetto che ci interessa, possiamo selezionare facilmente il tutto, come mostrato dalla seguente GIF.
Ho assegnato ad un progetto una particolare categoria. Quindi sono andato nella maschera di ricerca e… il gioco è fatto.
Conclusione
In questo post abbiamo mostrato come si può sostituire, con una certa linearità e semplicità, attraverso Profields di Deiser. Questo permette di ridurre al minimo il trauma degli utenti quando passano da un sistema all’altro, riducend anche lo stress che può essere causato dal passaggio.
Torniamo ad affrontare un tema molto importante per Confluence e per la documentazione. SI tratta di una serie di post in cui parleremo di come gestire Confluence al meglio e di come questo può essere visto come un ECM – Enterprise Content Management.
Cosa significa ECM?
Al di la della semplice sigla, quello che vogliamo esprimere in questo post è quello che sta dietro questa sigla, i concetti che stanno dietro. Partiamo con un piccolo aiuto al sito di Atlassian, che ci fornisce una prima definizione di ECM, come mostrato nella immagine seguente:
Cosa riportato nel sito Atlassian
Adesso cerchiamo di esprimere gli stessi concetti in italiano, aiutando meglio la comprensione del lettore 🙂
Sotto il cappello di ECM abbiamo un sistema di gestione documentale che supporta i processi aziendali e decisionali. I software ECM sono organizzati in maniera tale che tutte le informazioni siano facilmente accessibili. Non vi ricorda qualosa?? 🙂 In aggiunta sono presenti una serie di strumenti che permettono di organizzare meglio le informazioni al fine di renderle meglio fruibili :D. RIPETO: Non vi ricorda qualcosa?
Percorso di lettura
Si tratta di un concetto che ho espresso in diversi post di questo blog, in particolare in questo post, oltre che in questo altro post, dove ho espresso questo concetto di Percorso di lettura, importante nella organizzazione della informazione. Come ricordo sempre, ‘buttare’ l’informazione in pagine alla rinfusa non risolve il problema, ma ne crea sicuramente di nuovi. Le informazioni devono essere sempre collegate. Questo significa che non dobbiamo inserire delle informazioni dove capita, ma occorre dare un ordine, rispettarlo e cercare sempre di posizionare le medesime informazioni nello stesso posto.
Se impostiamo le pagine seguendo il percorso di lettura, saremmo sempre in grado di trovare sempre la nostra informazione. Vediamo come arrivarci e, nei prossimi post, proveremo a dare un esempio pratico.
Tutto in ordine: sempre!
Un ECM ci mette a disposizione anche gli strumenti per avere sempre tutto in perfetto ordine. A tale scopo mi rifaccio alla storia, in particolare ad una conferenza di un noto storico italiano, durante la quale citò alcune curiosità che mi permettono di chiarire meglio. Questo esempio lo uso sempre quando spiego sempre Confluence ai miei studenti :).
Testugine romana
Parliamo dei legionari romani. Potevano prestare servizio in qualsiasi parte del territorio dell’Impero Romano, ma potevano contare su di una cosa molto importante. Tutto era sempre nello stesso posto.
Legionario Romano
L’organizzazione era tutto nell’esercito romano. Proprio questo, con un preciso addestramento, rendeva il legionario un combattente perfetto. In qualsiasi situazione sapeva sempre dove si trovavano le armi, dove doveva dormire, dove si mangiava, dove recarsi per i turni di guardia e …. cosa fare per costruire il castrum. Anche se non ricordiamo le lezioni di storia, sappiamo che proprio grazie a questa caratteristica, i Romani hanno dominato il mondo allora conosciuto.
Resti di un Accampamento Romano a Masada
Applichiamo l’esempio
Applichiamo l’esempio ad ECM usando gli strumenti Atlassian e, ovviamente, andiamo a vedere come Confluence e i vari addons ci permettono di avere il nostro ECM.
Se poniamo le informazioni nello stesso ordine, posizione e organizzazione, abbiamo l’innegabile vantaggio di non impazzire quando si cercano le informazioni.
Per dare un ordine occorre decidere i seguenti punti:
Le pagine devono essere organizzate allo stesso modo:
Titolo parlante;
Un sommario in cima, per dare subito indicazioni al lettore delle informazioni della pagina
Delle sezioni ben definite, dove il lettore può trovare subito ciò che interessa;
Usare in maniera quasi maniacale dei Template, per avere sempre le pagine organizzate allo stesso modo;
Fare in modo che le pagine non contengono TROPPE informazioni: Non dobbiamo scrivere un trattato in 20 volumi, ma trattare solo le informazioni che servono.
Dare sempre la medesima gerarchia alle pagine. Punto importantissimo. Se diamo la stessa gerarchia, mettiamo le informazioni nello stesso punto e … suspense, troviamo tutto. 🙂
Aggiungiamo un ultimo concetto. Se l’informazione è comune, allora questa deve essere organizzata a se stante, affinchè possa essere referenziata dove serve. Vantaggio? abbiamo questa informazione solo una volta e non l’abbiamo replicata all’infinito. Deve essere aggiornata una sola volta e…. suspense, viene subito recepita nelle varie parti. Svantaggio? se la pagina viene rimossa, abbiamo diversi link da correggere, ma questo accade con una frequenza molto più bassa.
Vedremo nei prossimi post ulteriori consigli in merito.
Che risultato otteniamo?
Quando leggeremo una pagina qualsiasi del nostro Confluence, sapremo sempre dove reperire le informazioni subito.
Se abbiamo una gerarchia di pagine, sappiamo ancora una volta, dove leggere le informazioni e sopratutto sappiamo dove andare a posizionare le nuove informazioni.
Se abbiamo una informazione comune, non la replichiamo in 123456789,80 versioni differenti, ma una sola versione da referenziare. La modifica è subito disponibile per tutti.
In un sistema ECM, le informazioni sono liberamente fruibili, ma questo non significa che lo stesso sistema permetta di poter impostare delle limitazioni, per gruppi o utenti singoli. IN questo modo possiamo anche regolare chi legge cosa 🙂
Conclusioni
Abbiamo dato una prima spolverata a questi concetti. Nei prossimi post andremo ad esaminarli meglio, con esempi e tenteremo anche di descrivere dei casi di uso. Stay tuned. 🙂
In questo post andremo ad analizzare un addon della Communardo, addon per Confluence, che abbiamo avuto modo di analizzare e che ci ha fornito spunti per vari utilizzi. In questo caso descrivo nella italica lingua quello che è espresso nell’articolo in inglese, aggiungendo alcune considerazioni.
Ispirazione
Questo post è stato ispirato da questo articolo della Communardo, dove viene descritto come realizzare un newsfeed personalizzato in Confluence.
Subito al Dunque
Nell’articolo, Christina Schantin della Communardo spiega come l’utilizzo di due addon della stessa azienda possono concorrere a realizzare un newsfeed e di integrarlo su Confluence.
In particolare come l’addon User Profile ed il Metadata possono concorrere a far si che utenti diversi possano vedere, nella pagina di overview, le informazioni che servono a loro in base ai loro uffici di competenza.
Uffici di competenza evidenziati per profilo
Questa informazione viene inserita estendendo il profilo utente di Confluence, tramite l’addon User Profile .
La nuova informazione inserita nel profilo.
A questo punto andiamo a definire un link tra il profilo utente e i metadati, aggiungendo un metadato che è in qualche modo legato al nuovo campo del profilo.
I due addon sono stati ovviamente realizzati per far si che questa infomazione sia veicoalta dal profilo alle pagine.
A questo punto viene definito dove gli utenti vanno a reperire le informazioni personalizzate, sfruttando sempre l’addon Metadata:
Dettaglio della macro da utilizzare.
Conclusioni
Questo articolo della Communardo fornisce un esempio pratico molto molto interessante. Si tratta di una situazione reale in cui gli utenti accedono, in prima battuta, alle informazioni di cui abbisognano.
Così facendo, gli utenti vanno subito a controllare le informazioni principali, senza essere affogati dalle informazioni di tutti gli utenti. Abbiamo un miglioramento nelle comunicazioni non indifferente.
IN questo post andiamo ad indagare su Trello e di come ci può aiutare nella gestione del lavoro.
Ispirazione
Questo post è stato ispirato andando a curiosare sul blog di Trello, fonte di grande ispirazione, in particolare dal seguente articolo, che reputo molto interessate.
Uso di più Board con Trello
Abbiamo già visto in questo blog, come Trello ci aiuta nel nostro lavoro, utilizzando semplicemente pochi click e consentendoci di creare delle board, simili alle kanban board, per organizzarci il lavoro. In questo post, vi avevo mostrato come ho utilizzato Trello per scrivere un libro che poi ho pubblicato con grande soddisfazione.
Quello che mostriamo qui in questo post è come andare a far comunicare le varie Board di Trello in modo da gestire meglio le varie attività.
Scenario
Nell’articolo di Trello, l’autore parla di una situazione in cui abbiamo una Board delle varie attività ed una dedicata alla scrittura di un libro. Ma la situazione che possiamo avere è quella di una board per un diverso argomento.
Con Trello possiamo ottenere questo risultato: Possiamo collegare le due board e possiamo eseguire lo switch
In questo modo abbiamo la possibilità di poter avere sempre tutte le informazioni sott’occhio, ma non solo …..
Ovvero?
Possiamo creare delle schede con i link alla board che interessa. Infatti come possiamo vedere dalla seguente immagine
La mia board di lavoro
Ho aggiunto una nuova colonna, con i collegamenti diretti alle altre mie Board
Abbiamo aggiunto a questa scheda un link alla board di scrittura del libro JQL per Tutti.
La board della scrittura del libro.
In questo modo possiamo avere una Board unica da cui reperire tutte le nostre Board dedicate 🙂
Conclusioni
Abbiamo uno strumento semplice e sempre versatile. Continueremo ad esaminarlo per proporre sempre consigli di uso
In questo post vediamo come eseguire questa semplice operazione.
Nel dettaglio
Per quanto banale, quando cerchiamo di eseguire questa operazione, quello che andiamo a notare è …. che l’opzione non esiste.
Lo stesso lo notiamo se entriamo nel dettaglio della Card
Quindi come cancelliamo?
Possiamo ovviamente cancellare, semplicemente serve seguire una semplice procedura. Come primo passo andiamo a selezionare la Archiviazione di una card
Una volta che abbiamo archiviato la card, quello che succede è che, come per magia, quello che appare è il tasto di cancellazione
Se lo andiamo a selezionare, questo è il risultato:
Ci avvisa che se confermiamo la cancellazione, non possiamo più recuperare il dato, come è giusto che sia. Se confermiamo quello che otteniamo è che la Card è stata …. rimossa
Conclusioni
Un semplice e banale barbatrucco, ma che di sicuro risulterà utile.
IN questo post andremo ad analizzare questo addon per Confluence che estende una delle funzionalità standard, permettendo di avere a disposizione molte più emoicons. Andiamo a curiosare.
Esprimiamo meglio le reazioni
Come esposto nel proprio blog, questo addon estende lo standard permettendo di poter esprimere meglio e proprie sensazioni nelle pagine di COnfluence
Queste trovano posto in basso alla pagina:
ma anche nei commenti
e sopratutto, questo addon è gratuito (al momento in cui riporto questo post, l’addon è gratuito).
Lo proviamo
Partiamo subito dalla installazione dell’addon e verifichiamo subito come funziona. Cerchiamo l’addon tra quelli disponibili
Selezioniam Install per procedere con l’installazione ….
Accettiamo i termini di licenza …
Non abbiamo alcuna configurazione generale da gestire e di conseguenza procediamo subito all’uso 😀
Dalla precedente immagine viene evidenzata la presenza dei tasti Add Reactionsche permette di poter aggiungere le nostre reazioni. I risultati sono i seguenti
Possiamo quindi aggiungere delle emoicons differenti, come mostrato dalla figura successiva:
Conclusioni
Abbiamo un addon free che aggiunge un aspetto social e che permette di poter esprimere meglio quanto riportato nelle pagine. SI tratta di un aspetto social che ci aiuta ad ingentilire le pagine, che non devono essere considerate come mere e semplici pagine di documentazioni, ma le rende anche più appetibili.
In questo post andiamo ad approfondire l’utilizzo di Trello, andando ad analizzare un post del blog di Trello, che ci ispira nello scrivere.
In questo post andremo ad analizzare che cosa è un Workflow e come lo possiamo implementare su Trello per migliorare la nostra produttività.
Ma prima di iniziare….
… diamo la definizione di Workflow. Vi descrivo esattamente quello che solitamente descrivo ai miei studenti durante i miei corsi di Jira:
Con il termine Workflow su JIRA si intende l’insieme degli stati e delle transazioni che una Issue può assumere nell’ambito di un progetto JIRA. JIRA nasce con la funzionalità di Workflow preesistente e consente di creare delle personalizzazioni.
Generalizzando la definizione, un Workflow è semplicemente la sequenza di stati e delle transazioni che descrivono il processo di lavoro che vogliamo implementare. Ovviamente questo lavoro può essere qualsiasi, dall’organizzare le nostre vacanze, al nostro lavoro, allo scrivere il nostro libro, come abbiamo riportato in questo post 🙂
Il risultato è il seguente 🙂
Copertian del primo libro Artigiano 🙂
Adesso, sempre lasciandoci ispirare dal post de blog Trello, cerchiamo di dare ulteriore impulso a questa implementazione e verifichiamo che altro possiamo fare.
TO DO List
Un primo esempio di workflow è dato da una semplice TO DO List dove andiamo ad implementare delle colonne:
TO DO, dove andiamo ad inserire le azioni da fare
IN PROGRESS, dove inseriamo le azioni in corso di realizzazione
DONE, dove inseriamo quanto concluso
Come mostrato dalla seguente figura:
possiamo implementare facilmente il tutto senza problemi, abbellendo anche il nostro desktop con una immagine di nostro gusto. Esattamente come avevo fatto per implementare la fase di scrittura libro
Fantastico, ma che altro?
Possiamo anche sbizarrirci anche con l’Agile, come mostrato in figura;
andando ad implementare le colonne del nostro AGILE (Scrum / Kanban / Scrumban et similaria).
Fondamentalmente andiamo a definire i vari step del nostro Workflow definendo le colonne del nostro dashboard Trello. IN questo modo abbiamo la sequenza di step che ci serve per definire il workflow. Quindi , spostando le varie card, andiamo ad avanzare i task (le card).
Conclusioni
Trello si presta egregiamente nella definizione di semplici e facili da usare Workflow per il lavoro di tutti i giorni, ma non solo. Nei prossimi post andremo ad analizzare altre possibilità e quali sono state le novità che sono emerse al Summit.
In questo post andremo ad analizzare un addon che ci permette di poter andare a verificare una cosa molto importante…. Chi ha cancellato le nostre issue.
In questo post andremo a segnalare una funzionalità molto interessante, che risulta molto utile nella realizzazione di documentazione. si tratta dell’addon per Jira PDF View Plugin for Jira (PDF Exporter)
Questo addon, messo a disposizione dalla Midori Global Consulting Kft., permette di poter eseguire diverse tipologie di esportazioni su PDF
Si va dalle issue alle ….. Dashboard. In questo caso la Midori Global Consulting Kft. stessa mette a disposizione un Video di Youtube in cui descrive molto bene come realizzare queste operazioni, che trovate di seguito 🙂
In questo post affrontiamo una piccola digressione su come possiamo eseguire delle personalizzazioni di PORTAL. Cercheremo di analizzare quali possibilità abbiamo a disposizione e che addons possiamo sfruttare per meglio personalizzare il tutto.
Out-of-the-box
Abbiamo già analizzato, nel blog di MrAddon, quali possibilità abbiamo a disposizione, verificando quali possibili opzioni sono già a nostra disposizione, ma queste non sono tutte sufficienti per poter soddisfare tutte le necessità di cui gli utenti abbisognano.
Il confronto l’ho operato con i vari clienti/utenti con cui mi sono interfacciato.
Che altro possiamo fare?
Iniziamo ad analizzare i vari addon, presenti nel Marketplace di Atlassian, al fine di capire che altro possiamo fare per personalizzare PORTAL
L’esperienza di RefinedWiki, che ha prodotto l’addon per personalizzare il layout di Confluence, di cui abbiamo già abbondantemente parlato in vari articoli in questo blog, permette di poter modificare ed aggiornare la grafica
Dettaglio dell’addonRisultato delle modifiche che possiamo operare con PORTAL
Possiamo vedere che PORTAL lo possiamo personalizzare parecchio 🙂
Altra personalizzazione che possiamo eseguire è quella di poter accedere anonimamente a PORTAL senza aver bisogno di eseguire alcuna LOGIN. Il tutto attraverso Anonymous Portal for Jira Service Desk
Questo addon permette di poter generare delle segnalazioni attraverso PORTAL senza avere la necessità di doversi loggare. Si tratta di una estensione di un’altra funzionalità, presente in Jira, che andiamo a personalizzare: Issue Collector.
Il seguente Video fornisce (in inglese) un dettaglio maggiore, in attesa che vi inoltri la solita recenzione in Italiano 😀
Ma torniamo alla possibilità di poter personalizzare l’output di PORTAL. Una delle richieste che maggiormente viene fornita dai clienti è la possibilità di poter visionare, tra le richieste degli utenti, dei campi che normalmente non sono visibili :). In questo caso ci appoggiamo a Ultimate Theming for Jira Service Desk
Possiamo anche aggiungere delle funzionalità che risolvono anche delle segnalazioni utenti (che come abbiamo già fatto notare, spesso diventano delle forche caudine cui dobbiamo passare con i nostri clienti) che ci obbligano a superare dei problemi che ancora la Atlassian non ha rilasciato.
Questo addon ci permette di superare JSD-270 e ci permette di dare visibilità, agli utenti di una stessa organizzazione, delle segnalazioni che riguardano la loro organizzazione attraverso PORTAL.
Per concludere, possiamo andare a gestire meglio i Knowledge base, che PORTAL mette a disposizione, attraerso un altro addon (messo a disposizione da //SEIBERT/MEDIA, ovvero lo stesso produttore che mette a disposizione il precedente addon.
Questo addon mette a disposizione un nuovo campo Custom, che permette di poter condividere degli articoli di KB direttamente nelle risposte verso il cliente, dando la possibilità di renderli disponibili non solo nella ricerca standard, ma anche nelle risposte vere verso i clienti 🙂
Conclusione
Abbiamo a disposizione molte possibilità d poter estendere il nostro PORTAL, andando dalla visualizzazione grafica alla aggiunta di nuove funzionalità, le quali spaziano tra diverse possibilità/necessità. Nei prossimi post andremo a verificare gli addon che ancora non abbiamo censito e verificheremo cosa mettono a disposizione testandoli sul campo .
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