In questo post continuiamo la serie dei trucchi per poter risolvere delle situazioni di emergenza. In questo caso ci occupiamo di gestire una situazione che molto spesso viene chiesta dai miei clienti e che, grazie ad una intuizione, mi ha fatto scoprire una possibile soluzione che oggi condivido.
Un altro piccolo barbatrucco
La necessità
Come posso inserire un link alla mia documentazione, sul PORTAL di Jira Service Management, in modo da poter far accedere il cliente direttamente alla documentazione?
Atavica domanda
Necessità espressa da diversi clienti
La risposta ufficiale
Lato Service Desk (prima) e Service Management (adesso) lavora a stretto contatto con Confluence che grazie alla funzionalità di KB che viene messa a disposizione, possiamo condividere con i clienti tutti i documenti di cui abbiamo bisogno.
Un semplice esempio di come fruire della documentazione KB da PORTAL
L’obbiezione
Alcuni clienti obbiettano che hanno scelto di non installare Confluence perché hanno già una solo soluzione in essere e che questa è più che sufficiente. Oppure dispongono di altra soluzione che non si può integrare direttamente con Jira ma che permette di avere. a disposizione un link diretto alla documentazione.
Mi oppongo 😀
Il compromesso barbatrucco
Sfruttiamo una piccola caratteristica che presenta PORTAL. Come mostrato dalla seguente GIF:
Vediamo come impostare un link alla documentazione
In questo esempio mostriamo il dettaglio. Se aggiungiamo, nel sottotitolo del PORTAL del progetto, possiamo aggiungere dei link e, anche senza inserire codici particolari, sono immediatamente convertiti in link che ci reindirizzano sui siti indicati.
Conclusione
Si tratta di un compromesso, ovviamente, ma questo ci permette di poter inserire dei link quando non abbiamo a disposizione Confluence.
Habemus Gruppo Atlassian Community espressamente dedicato a tutti coloro che parlano Italiano.
Atlassian in Italiano
Possiamo finalmente chiarirci i nostri dubbi sui prodotti Atlassian usando la nostra meravigliosa Lingua. Possibile accedere a gruppo attraverso il seguente link.
Abbiamo trattato le notifiche su Jira, verificando come sia importante configurarlo e definirlo bene, al fine di evitare che diventi un problema e si trasformi in un sistema di SPAM.
Vediamo adesso come andare a gestire le notifiche di Confluence. Curiosiamo
Subito al dunque
La prima cosa che notiamo è che non abbiamo una sezione vera e propria nei menù di amministrazione di Confluence.
Su Jira in realtà abbiamo una dedicata e possiamo anche creare degli scheme particolari.
Perfetto. Come configuriamo?
La risposta sta dove meno ci si aspetta. Dobbiamo andare a spulciare i vari moduli di un ….. addon di sistema. Quindi andiamo nella sezione di Manage Apps
Dalla immagine vediamo l’addon di sistema da analizzare: Confluence Content Notification Plugin.
Lo andiamo a cercare negli addon di sistema e poi , come mostrato dalla seguente GIF:
per gestire le varie notifiche basta andare nella sezione dei moduli e da li andare a disabilitare / abilitare dove serve 🙂
In questo caso non abbiamo delle maschere vere e proprie, ma abbiamo dei moduli che si occupano di questa operazione.
Fantastico, ma per il Cloud?
Purtroppo questa possibilità non è vera per il Cloud. Come possiamo vedere dalla seguente GIF:
questa operazione è impossibile. Sappiamo e lo abbiamo già detto in alcuni post: Alcune operazioni su Cloud abbiamo dei blocchi ad alcune funzionalità. Questa è una di quelle.
Conclusione
Questo è un piccolo trucco da tenere a mente quando, nel caso in cui abbiamo Confluence che assume il ruolo di SPAM MANAGER, inizia a inviare mail a tutti gli utenti, possiamo ridurlo a più miti consigli.
In questo post andremo a testare un addon molto interessante. Lo esamineremo in ogni minimo dettaglio e ne saggeremo tutte le potenzialità. Lo abbiamo visionato nel seguente post e andiamo a riprenderne i passi
Installazione
Partiamo come sempre dalla installazione e ci facciamo aiutare dalla seguente GIF:
Come possiamo vedere installazione semplice
Al termine della stessa, viene richiesto, come visto , di eseguire una reindex, come mostrato dalla seguente GIF
Segniamo i vari passi e proediamo con la reindex dei campi
che ci mostra il funzionamento molto semplice dei campi.
Configurazione Generale
Abbiamo una sezione generale di configurazione da gestire, mostrata in questa immagine
Questa configurazione permette, secondo quanto riportato nella documentazione indicata, di avere una retrocompatibilità per le versioni precedenti. Se lo installiamo per la prima volta adesso, non dobbiamo fare alcuna azione. 😀
Ma allora come usiamo l’addon?
Semplicemente andando a definire un campo custom che permette di poter gestire le viste di subtask, issue in epic, etc. Vediamo come procedere esaminando passo passo come eseguire la configurazione. Come possiamo vedere dalla seguente immagine:
l’addon mette a disposizione un nuovo tipo di campo custom che ci aiuta nella definizione della nuova vista per Subtask , Linked issue e issue in Epic.
Quando passiamo alla configurazione dell’addon
Possiamo selezionare diverse opzioni per selezionare le viste che ci interessano. In particolare abbiamo già a disposizione, sfruttando diverse opzioni. La mia preferita è la JQL.
Una volta scelto il modo con cui selezioniamo le nostre issue, abbiamo la possibilità di selezionare le colonne che ci interessano.
Come possiamo vedere, abbiamo la possibilità di poter inserire tutti i campi che vogliamo, definire se abbiamo la possibilità di. poterli modificare direttamente dalla lista, che andiamo a generare.
Il risultato?
Il risultato è dei migliori. come possiamo vedere dalla seguente immagine
Abbiamo un risultato molto importante. Riusciamo a visualizzare le informazioni che ci servono e gestirle in modo semplice e veloce.
Conclusione
UN addon molto interessante ed indispensabile ogni volta che sfruttiamo le caratteristiche dei Subtask e delle Epic. Possiamo visualizzare le informazioni che servono ed esattamente come abbiamo bisogno. Ho in mente diversi utilizzi di questo addon in vari contesti e non vedo l’ora di usarlo 🙂
In questo post andremo ad esaminare una piccola curiosità, che ho incontrato durante il mio lavoro su Jira, e che vi riporto per maggiori dettagli. Andiamo in esplorazione.
Scenario
Siamo perfettamente consapevoli che esistono delle differenze tra Inglese UK e inglese USA. Ne ho parlato in un mio precedente articolo e siamo consapevoli di che cosa significa.
Tuttavia in questo caso queste difference emergono in maniera strana. Durante una fase di importazione di un progetto, utilizzando le funzioni standard out-of-the-box, ho riscontrato questo errore:
Quando ho visto questo errore sono un attimo saltato dalla sedia. “NON E’ POSSIBILE”, mi sono detto. Il campo esiste. Infatti il primo controllo eseguito ha evidenziato quanto segue:
Dopo un attimo di sgomento iniziale ho identificato il problema:
Colour in Inglese UK
Color in Inglese USA
La istanza sorgente aveva una configurazione con profilo Inglese UK mentre io avevo installato una istanza con profilo Inglese USA.
OK, come risolviamo??
Per arrivare a risolvere il problema occorre rinominare il nome del campo. Ma come possiamo modificare il nome di un campo LOCKED?
Possiamo servirci del buon caro vecchio SQL e modificare manualmente i dati sbloccando il campo, come indicato su questo articolo.
Dopo di che, possiamo agevolmente modificare il nome del campo.
In questo post andremo a visionare come possiamo aiutare gli utenti che vogliono migrare da Trello a Jira, fornendo loro alcuni suggerimenti per poter identificare le funzionalità di Trello che possono essere presenti su Jira,
Premessa
Questo articolo è un aiuto a tutti i tecnici che si stanno occupando di eseguire delle migrazioni dati da Trello a Jira. L’obbiettivo è di fornire una serie di consigli per far si che gli utenti Trello abbiano a disposizione le stesse funzionalità e interfacce che avevano su Trello e, qualora non sia possibile, mettere a disposizione delle interfacce che rispondano alla stessa funzionalità.
Catteristiche Specifiche
Se siete utenti di Trello, avete la possibilità di poter gestire delle board in cui raggruppate delle … board di Trello. Questa caratteristica permette di poter raggruppare i lavori in modo da poterli reperire in maniera più semplice.
Questa funzionalità è sicuramente utile quando gestite più progetti, in quanto raggruppiamo il tutto in una visione di insieme, e questo ci aiuta nella gestione.
Quando però passiamo su Jira, non abbiamo a disposizione questa funzionalità. Dobbiamo cambiare il nostro stile di vita basandoci principalmente su Dashboards…
Possiamo rimediare
Se migriamo le board e le card Trello su Jira non riusciamo ad avere questa visualizzazione, ma un addon ci permette di avere qualcosa di meglio.
Se sfruttiamo Profields di Deiser, abbiamo a disposizione una maschera di ricerca che ci permette di poter sopperire a questa funzionalità di Trello e di fare qualcosa di più. Esaminiamola:
come mostrato in figura, possiamo vedere i progetti che ci servono, grazie anche al PQL, un linguaggio di interrogazione inventato apposta per eseguire delle interrogazioni sui progetti.
Grazie a questo meraviglioso Addon, possiamo classificare i progetti. Se infatti definiamo un nuovo campo a livello di progetto, possiamo usarlo per impostare la tipologia di progetto, un raggruppamento o similare, per poter selezionare i progetti che ci servono.
Una volta aggiunto tale campo al Layout di progetto che ci interessa, possiamo selezionare facilmente il tutto, come mostrato dalla seguente GIF.
Ho assegnato ad un progetto una particolare categoria. Quindi sono andato nella maschera di ricerca e… il gioco è fatto.
Conclusione
In questo post abbiamo mostrato come si può sostituire, con una certa linearità e semplicità, attraverso Profields di Deiser. Questo permette di ridurre al minimo il trauma degli utenti quando passano da un sistema all’altro, riducend anche lo stress che può essere causato dal passaggio.
Torniamo ad affrontare un tema molto importante per Confluence e per la documentazione. SI tratta di una serie di post in cui parleremo di come gestire Confluence al meglio e di come questo può essere visto come un ECM – Enterprise Content Management.
Cosa significa ECM?
Al di la della semplice sigla, quello che vogliamo esprimere in questo post è quello che sta dietro questa sigla, i concetti che stanno dietro. Partiamo con un piccolo aiuto al sito di Atlassian, che ci fornisce una prima definizione di ECM, come mostrato nella immagine seguente:
Cosa riportato nel sito Atlassian
Adesso cerchiamo di esprimere gli stessi concetti in italiano, aiutando meglio la comprensione del lettore 🙂
Sotto il cappello di ECM abbiamo un sistema di gestione documentale che supporta i processi aziendali e decisionali. I software ECM sono organizzati in maniera tale che tutte le informazioni siano facilmente accessibili. Non vi ricorda qualosa?? 🙂 In aggiunta sono presenti una serie di strumenti che permettono di organizzare meglio le informazioni al fine di renderle meglio fruibili :D. RIPETO: Non vi ricorda qualcosa?
Percorso di lettura
Si tratta di un concetto che ho espresso in diversi post di questo blog, in particolare in questo post, oltre che in questo altro post, dove ho espresso questo concetto di Percorso di lettura, importante nella organizzazione della informazione. Come ricordo sempre, ‘buttare’ l’informazione in pagine alla rinfusa non risolve il problema, ma ne crea sicuramente di nuovi. Le informazioni devono essere sempre collegate. Questo significa che non dobbiamo inserire delle informazioni dove capita, ma occorre dare un ordine, rispettarlo e cercare sempre di posizionare le medesime informazioni nello stesso posto.
Se impostiamo le pagine seguendo il percorso di lettura, saremmo sempre in grado di trovare sempre la nostra informazione. Vediamo come arrivarci e, nei prossimi post, proveremo a dare un esempio pratico.
Tutto in ordine: sempre!
Un ECM ci mette a disposizione anche gli strumenti per avere sempre tutto in perfetto ordine. A tale scopo mi rifaccio alla storia, in particolare ad una conferenza di un noto storico italiano, durante la quale citò alcune curiosità che mi permettono di chiarire meglio. Questo esempio lo uso sempre quando spiego sempre Confluence ai miei studenti :).
Testugine romana
Parliamo dei legionari romani. Potevano prestare servizio in qualsiasi parte del territorio dell’Impero Romano, ma potevano contare su di una cosa molto importante. Tutto era sempre nello stesso posto.
Legionario Romano
L’organizzazione era tutto nell’esercito romano. Proprio questo, con un preciso addestramento, rendeva il legionario un combattente perfetto. In qualsiasi situazione sapeva sempre dove si trovavano le armi, dove doveva dormire, dove si mangiava, dove recarsi per i turni di guardia e …. cosa fare per costruire il castrum. Anche se non ricordiamo le lezioni di storia, sappiamo che proprio grazie a questa caratteristica, i Romani hanno dominato il mondo allora conosciuto.
Resti di un Accampamento Romano a Masada
Applichiamo l’esempio
Applichiamo l’esempio ad ECM usando gli strumenti Atlassian e, ovviamente, andiamo a vedere come Confluence e i vari addons ci permettono di avere il nostro ECM.
Se poniamo le informazioni nello stesso ordine, posizione e organizzazione, abbiamo l’innegabile vantaggio di non impazzire quando si cercano le informazioni.
Per dare un ordine occorre decidere i seguenti punti:
Le pagine devono essere organizzate allo stesso modo:
Titolo parlante;
Un sommario in cima, per dare subito indicazioni al lettore delle informazioni della pagina
Delle sezioni ben definite, dove il lettore può trovare subito ciò che interessa;
Usare in maniera quasi maniacale dei Template, per avere sempre le pagine organizzate allo stesso modo;
Fare in modo che le pagine non contengono TROPPE informazioni: Non dobbiamo scrivere un trattato in 20 volumi, ma trattare solo le informazioni che servono.
Dare sempre la medesima gerarchia alle pagine. Punto importantissimo. Se diamo la stessa gerarchia, mettiamo le informazioni nello stesso punto e … suspense, troviamo tutto. 🙂
Aggiungiamo un ultimo concetto. Se l’informazione è comune, allora questa deve essere organizzata a se stante, affinchè possa essere referenziata dove serve. Vantaggio? abbiamo questa informazione solo una volta e non l’abbiamo replicata all’infinito. Deve essere aggiornata una sola volta e…. suspense, viene subito recepita nelle varie parti. Svantaggio? se la pagina viene rimossa, abbiamo diversi link da correggere, ma questo accade con una frequenza molto più bassa.
Vedremo nei prossimi post ulteriori consigli in merito.
Che risultato otteniamo?
Quando leggeremo una pagina qualsiasi del nostro Confluence, sapremo sempre dove reperire le informazioni subito.
Se abbiamo una gerarchia di pagine, sappiamo ancora una volta, dove leggere le informazioni e sopratutto sappiamo dove andare a posizionare le nuove informazioni.
L’immagine rappresenta come, se abbiamo tutto in ordine, le cose le troviamo in un attimo.
Se abbiamo una informazione comune, non la replichiamo in 123456789,80 versioni differenti, ma una sola versione da referenziare. La modifica è subito disponibile per tutti.
In un sistema ECM, le informazioni sono liberamente fruibili, ma questo non significa che lo stesso sistema permetta di poter impostare delle limitazioni, per gruppi o utenti singoli. IN questo modo possiamo anche regolare chi legge cosa 🙂
Conclusioni
Abbiamo dato una prima spolverata a questi concetti. Nei prossimi post andremo ad esaminarli meglio, con esempi e tenteremo anche di descrivere dei casi di uso. Stay tuned. 🙂
In questo post andremo ad analizzare un addon della Communardo, addon per Confluence, che abbiamo avuto modo di analizzare e che ci ha fornito spunti per vari utilizzi. In questo caso descrivo nella italica lingua quello che è espresso nell’articolo in inglese, aggiungendo alcune considerazioni.
Ispirazione
Questo post è stato ispirato da questo articolo della Communardo, dove viene descritto come realizzare un newsfeed personalizzato in Confluence.
Subito al Dunque
Nell’articolo, Christina Schantin della Communardo spiega come l’utilizzo di due addon della stessa azienda possono concorrere a realizzare un newsfeed e di integrarlo su Confluence.
In particolare come l’addon User Profile ed il Metadata possono concorrere a far si che utenti diversi possano vedere, nella pagina di overview, le informazioni che servono a loro in base ai loro uffici di competenza.
Uffici di competenza evidenziati per profilo
Questa informazione viene inserita estendendo il profilo utente di Confluence, tramite l’addon User Profile .
La nuova informazione inserita nel profilo.
A questo punto andiamo a definire un link tra il profilo utente e i metadati, aggiungendo un metadato che è in qualche modo legato al nuovo campo del profilo.
I due addon sono stati ovviamente realizzati per far si che questa infomazione sia veicoalta dal profilo alle pagine.
A questo punto viene definito dove gli utenti vanno a reperire le informazioni personalizzate, sfruttando sempre l’addon Metadata:
Dettaglio della macro da utilizzare.
Conclusioni
Questo articolo della Communardo fornisce un esempio pratico molto molto interessante. Si tratta di una situazione reale in cui gli utenti accedono, in prima battuta, alle informazioni di cui abbisognano.
Così facendo, gli utenti vanno subito a controllare le informazioni principali, senza essere affogati dalle informazioni di tutti gli utenti. Abbiamo un miglioramento nelle comunicazioni non indifferente.
IN questo post andiamo ad indagare su Trello e di come ci può aiutare nella gestione del lavoro.
Ispirazione
Questo post è stato ispirato andando a curiosare sul blog di Trello, fonte di grande ispirazione, in particolare dal seguente articolo, che reputo molto interessate.
Uso di più Board con Trello
Abbiamo già visto in questo blog, come Trello ci aiuta nel nostro lavoro, utilizzando semplicemente pochi click e consentendoci di creare delle board, simili alle kanban board, per organizzarci il lavoro. In questo post, vi avevo mostrato come ho utilizzato Trello per scrivere un libro che poi ho pubblicato con grande soddisfazione.
Quello che mostriamo qui in questo post è come andare a far comunicare le varie Board di Trello in modo da gestire meglio le varie attività.
Scenario
Nell’articolo di Trello, l’autore parla di una situazione in cui abbiamo una Board delle varie attività ed una dedicata alla scrittura di un libro. Ma la situazione che possiamo avere è quella di una board per un diverso argomento.
Con Trello possiamo ottenere questo risultato: Possiamo collegare le due board e possiamo eseguire lo switch
In questo modo abbiamo la possibilità di poter avere sempre tutte le informazioni sott’occhio, ma non solo …..
Ovvero?
Possiamo creare delle schede con i link alla board che interessa. Infatti come possiamo vedere dalla seguente immagine
La mia board di lavoro
Ho aggiunto una nuova colonna, con i collegamenti diretti alle altre mie Board
Abbiamo aggiunto a questa scheda un link alla board di scrittura del libro JQL per Tutti.
La board della scrittura del libro.
In questo modo possiamo avere una Board unica da cui reperire tutte le nostre Board dedicate 🙂
Conclusioni
Abbiamo uno strumento semplice e sempre versatile. Continueremo ad esaminarlo per proporre sempre consigli di uso
In questo post vediamo come eseguire questa semplice operazione.
Nel dettaglio
Per quanto banale, quando cerchiamo di eseguire questa operazione, quello che andiamo a notare è …. che l’opzione non esiste.
Lo stesso lo notiamo se entriamo nel dettaglio della Card
Quindi come cancelliamo?
Possiamo ovviamente cancellare, semplicemente serve seguire una semplice procedura. Come primo passo andiamo a selezionare la Archiviazione di una card
Una volta che abbiamo archiviato la card, quello che succede è che, come per magia, quello che appare è il tasto di cancellazione
Se lo andiamo a selezionare, questo è il risultato:
Ci avvisa che se confermiamo la cancellazione, non possiamo più recuperare il dato, come è giusto che sia. Se confermiamo quello che otteniamo è che la Card è stata …. rimossa
Conclusioni
Un semplice e banale barbatrucco, ma che di sicuro risulterà utile.
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