Organizziamo al meglio le riunioni su Confluence

Organizziamo al meglio le riunioni su Confluence

Confluence, come descritto in vari post di questo blog, permette di poter gestire al meglio le informazioni e consente anche di:

  • condividerle al meglio, sia con il gruppo di lavoro che con utenti esterni
  • mettere a disposizione dei quadri riassuntivi del lavoro, attraverso addon che ci aiutano nella vita di tutti i giorni
  • Leggere database esterni e rappresentare queste informazioni in modo da presentarle ai vari settori aziendali.

La vera potenza di Confluence e di avere a disposizione una serie di addon che permettono, come un Lego, di poter costruire una soluzione taylor-made che permetta di rispondere a pieno alle esigenze dei vari utenti.

In questo post vogliamo introdurre un nuovo addon, che ci permette di poter migliorare la nostra produttività quando dobbiamo organizzare e gestire al meglio le nostre riunioni.

Quanto dovrebbe durare un meeting? Il problema delle riunioni ...
Le riunioni

Cosa possiamo fare ad oggi?

Ad oggi, Confluence ci mette a disposizione dei template di pagine ben costruiti e ci permette di poter specializzare questi template a nostro piacimento, ma siamo sempre vincolati ad operazioni manuali e di conseguenza possiamo anche ….. dimenticarci delle cose.

Stanchi per problemi di memoria e deficit di attenzione
Non possiamo ricordarci tutto.

Meetical ci da una mano

Per fortuna abbiamo a disposizione un addon che ci aiuta nella gestione e nella organizzazione delle nostre riunioni. Meetical Meetings for Confluence.

Questo addon, interfacciandosi con il nostro calendario, ci permette di poter organizzare al meglio le nostre riunioni, predisponendo e gestendo le pagine delle minute di riunione.

A key feature of Meetical is to avoid manually creating and copying Meeting information to Confluence. For any calendar event you can quickly create+link a page. Directly from your calendar or from a new calendar view...
Uno schema di massima che descrive il funzionamento

Questo addon ci permette di poter organizzare i verbali delle riunioni e di raccoglierli nella stessa alberatura

All meeting info and the page title is automatically updated when changes occur. Recurring meetings get grouped under a customizable report page.
La alberatura risulta facilmente configurabile

Abbiamo a disposizione una nuova area dove sono riassunti tutti i nostri appuntamenti e da dove possiamo, come ulteriore punto, gestire i nostri appuntamenti, le minute dei verbali etc.

The new Meeting Calendar View to view and create meeting pages.
Menuu molto comodo per gestire le riunioni su Confluence

Attraverso opportuni meccanismi, sono messi a disposizione i link diretti alle pagine dei verbali

Link the calendar event with the meeting page quickly and give your participants direct access to prepare, make contribution and find meeting minutes and results fast.
Avere un link diretto aiuta

Quando si parla di calendario di solito si usa associarlo a Google Calendar, ma questo addon ci permette di poter utilizzare anche Office 365

Use the Microsoft Outlook Add-In for Outlook Desktop + Web. Save time and create meeting pages without context switching to Confluence.
Integrazione da non sottovalutare

Ultimo ma non ultimo, abbiamo la possibilità di poter specializzare il template del verbale delle riunioni con macro che l’addon mette a disposizione

Meetical allows you to create your own custom Meeting Templates. Use our Meeting Macros to provide different templates for operational, tactical, strategic and philosophical meeting types. :)
Macro ad hoc

Conclusione

Questo addon ci permette di poter automatizzare la gestione dei verbali delle riunioni in maniera semplice e rapida. In una frase: Meetical ci semplifica la vita. Attraverso macro opportunamente sviluppate, è possibile gestire dei template che permettono di costruire delle minute di verbale molto complesse attraverso pochi passi.. Non vedo l’ora di provarlo.

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del marketplace.

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Bando Smart Working Regione Lombardia – 4.500.000,00 Euro in voucher dal 2 Aprile 2020

Smart Working – La misurazione dei risultati nel lavoro agile

In questa situazione di grave emergenza sanitaria, condividiamo l’interessante Bando della Regione Lombardia che si aprirà Giovedì 2 Aprile 2020 alle ore 12:00 che mette a disposizione 4.500.000,00 Euro di voucher a fondo perduto per le aziende con una o più sedi operative in Regione Lombardia e con un minimo di 3 dipendenti che vogliono implementare progetti di Smart Working.

Oltre alle attività di consulenza per la redazione del regolamento aziendale e degli accordi individuali, il voucher può coprire anche l’acquisto di software e attività di formazione per l’utilizzo dei nuovi strumenti digitali.

Smart working: cos'è, come funziona per aziende e PA - Inside ...

La riteniamo un’ottima occasione per tutte le aziende che vogliono implementare i prodotti Atlassian, i digital tools per eccellenza del remote working, con particolare attenzione a Confluence, Jira e Jira Service Desk.

Per informazioni su come partecipare al Bando e sui valori del voucher, cliccate sul seguente link https://www.fse.regione.lombardia.it/wps/portal/PROUE/FSE/Bandi/DettaglioBando/Agevolazioni/avviso-adozione-piani-aziendali-smart-working.

Per la consulenza del mondo Atlassian, siamo a vostra disposizione 😉

M*

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Task reminder per Confluence

In questo post andremo ad esaminare un addon che ci aiuta nella nella gestione dei Task definiti su Confluence. Indaghiamo 😀

Indagine in corso

Subito al dunque

Conosciamo la possibilità di poter creare dei task sulle pagine di Confluence e questo è molto utile. Tuttavia, siamo ancora esseri umani, e di conseguenza cosa succede? Ci perdiamo i nostri task.

Example reminder email
Un esempio di task definiti

Questo addon permette di poter aggiungere delle notifiche per far si che ci aiuti nel ricordare i vari task

Task Reminder settings
Configurazioni facili e semplicemente UMANE

Le configurazioni sono abbastanza semplici, a differenza di quanto ricordati dal bell’articolo che ha scritto l’amico Francesco Borchetta, che ci mostra come disabilitare le notifiche su Confluence.

In aggiunta possiamo personalizzare il template

Task Reminder email template
Come personalizziamo il template

Conclusione

Abbiamo un addon molto molto interessante. Gestire in maniera umana le notifiche su Confluence è una bellissima novità e non vedo l’ora di provarlo.

Reference

Maggiori informazioni alla pagina del Marketplace.

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Sulle traduzioni: Cosa abbiamo a disposizione su Cloud?

Nei precedenti post del blog abbiamo affrontato il problema della traduzione su Confluence, ovvero come mettere a disposizione dei contenuti e degli strumenti per poter tradurre in maniera sicura questi contenuti in altra lingua.

Fino ad ora abbiamo analizzato addons ed apps che lavorano su Server. Vediamo in questo caso quali possibilità sono disponibili per il Cloud.

Cosa abbiamo a disposizione

Come evidenziato in questo POST di Linkedin, abbiamo a disposizione un addon per il cloud che ci mette a disposizione la possibilità di eseguire delle traduzioni.

Each page will have a button for translation.
Click the 'Translate page' button to translate the page.
Only works with a deepL Pro 'DeepL API' subscription

Ogni pagina dispone di un bottone che permette di eseguire la traduzione del testo della pagina. Questa funzionalità funziona solo con DEEPL pro.

Source language will be selected automatically.
Select the desired language.
Click on 'Save as new page'

Viene data la possibilità di poter salvare una copia in una nuova pagina in un’altra lingua.

All translations for the current page are shown in a dialog.

Viene data la possibilità di mostrare tutte le possibili traduzioni della pagina.

Conclusioni

Iniziamo a vedere sempre di più addon per il Cloud e sopratutto funzionalità molto molto interessati. Non vedo l’ora di provare questo addon.

Reference

Maggiori dettagli sono presenti nella pagina del marketplace.

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Un aiuto per le traduzione II – Altra soluzione possibile

Approfondiamo l’argomento delle traduzioni e verifichiamo quali altre possibilità abbiamo a disposizione. Esploriamo.

Immagine correlata

Dove eravamo rimasti

In questo post avevamo esaminato un altro addon che permetteva di eseguire delle traduzioni automatiche di pagine di Confluence, attraverso l’uso di traduttori automatici. Questa è una soluzione, ma il marketplace ci mette a disposizione diverse altre opzioni. Curiosiamo

La svizzera bitvoodoo ci mette a disposizione un addon gratuito (al momento in cui scrivo questo post, l’addon risulta gratuito), che ci permette di mostrare lo stesso contenuto in diverse lingue

Use the language macros to have the same content but in different languages displayed on one page in Confluence. Users see content only in their chosen language, set in the user's settings.

L’addon mette a disposizione delle macro dove riportare lo stesso testo ma nelle diverse lingue richieste. In questo caso non abbiamo un sistema automatico di traduzione, ma dobbiamo riportare il testo che ci serve per le lingue richieste.

Use the Pagetitle macro to display the page title in the user's selected language.

Abbiamo un buon insieme di lingue gestite dall’addon+

No matter which language you are using in Confluence - we have you covered.

In questo caso abbiamo la possibilità di poter inserire dei contenuti in lingua, predisponendoli e con le traduzioni che riteniamo più opportune. Il risultato è che ogni singola traduzione non si modificherà, mentre con le traduzioni automatiche potrebbero cambiare. Questa è una altra possibile soluzione che abbiamo a disposizione.

Interessante, che altro?

Abbiamo ancora una soluzione possibile, che ci viene messa a disposizione dalla //SEIBERT/MEDIA, che permette di poter eseguire una traduzione delle pagine. Si tratta del seguente addon:

Offer additional benefit to your readers

che permette con semplici configurazioni di poter avere a disposizione delle pagine in più lingue.

Conclusioni

Come abbiamo visto, il marketplace ci mette a disposizione una serie di strumenti per gestire il multilingua su Confluence. Nei prossimi post andremo ad esaminare questi addon cercando di saggiarne le potenzialità dal vivo.

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Estendiamo le funzioni di Jira con un semplice sistema Documentale.

Continuiamo la nostra esplorazione degli addon per Jira. Andiamo a curiosare su di uno che permette di aggiundere la funzione documentale. Curiosiamo

Immagine correlata

Subito al dunque

Questo addon aggiunge delle funzionalità espressamente dedicate alla gestione dei documenti all’interno di Jira, un argomento abbastanza importante.

Risultati immagini per studioso

Infatti le issue di qualsiasi progetto sono sempre piene di informazioni e sopratutto di allegati: Screenshots, codice, query, e chi più ne ha ne metta.

Molto spesso andiamo a memorizzare questi allegati per poi ritrovarli e molto spesso riutilizzarli. Il più semplice caso di uso è dato da un supporto tecnico. SI memorizzano queste informazioni sulla issue per poi …. riportarli sulla documentazione. Magari prima di memorizzare la documentazione su Confluence, lasciamo tutto su Jira e poi, quando vogliamo ricercare questi documenti …. PANICO

Immagine correlata

Soluzione

Abbiamo già avuto modo di vedere una soluzione per l’ambiente Cloud, dove la StiltSoft ha messo a disposizione una bellissima soluzione (per me che sono utente cloud, è ideale).

Per l’ambiente server/datacenter, questo addon ci mette a disposizione una soluzione.

The "Documents" tab of a project displaying the folders and documents of that project. Tree Navigation Panel, List View and Details Panel showing the preview and metadata of a PDF document.

Come vediamo dalla precedente immagine, questo addon ci permette di poter gestire in maniera semplice e veloce i documenti.

Dashboard gadgets showing the activity related to Documents.

Abbiamo anche la possibilità di aggiungere questa funzionalità nelle nostre Dashboard.

The Documents tab of a project with Tree Navigation panel, Icons View and Details Panel enabled.

Abbiamo anche la possibilità di poter visualizzare i documenti allo stesso livello dei nostri Folders/Cartelle. Questo rende la gestione degli allegati molto …. semplice e familiare.

Adding a document of type "File". It consists in a file that you upload, plus data about that file (Title, Description, Revision Number, etc).

Anche la funzionalità di caricamento dei file è stata adeguata di conseguenza.

Conclusione

Questo addon presenta delle caratteristiche interessanti. La gestione degli allegati è importante e questo addon permette di semplificarci la vita. Non male :-). L’ho aggiunto alla mia Test List ed in questo periodo l’ho allungata notevolmente e spero di testarla in tempi brevi 😀

Immagine correlata

Reference

Maggiori informazioni sono reperibili dalla pagina del Marketplace.

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Ancora novità dalla Stiltsoft

Come non mai, la Stiltsoft ci sorprende con effetti speciali, distribuendo con uan velocità incredibile degli addon per Cloud non indifferenti. In questo post cercherò di elecarli e descriverli, in modo da poter dare una idea ben chiara ai lettori del blog. Andiamo in esplorazione

Ma prima di iniziare …

…. ancora un grazie alla Stiltsoft per il grande contributo che mette a disposizione a noi utenti e non posso che ricordare con piacere l’incontro che abbiamo avuto al Summit di Vienna con Irina, con l’augurio che una volta terminata l’emergenza del coronavirus, ci si possa riunire davanti ad una birra a festeggiare tutti insieme 🙂

Iniziamo

Il primo addon che voglio citare è Issue Worksheet for Jira Cloud, ovvero un addon che permette di poter gestire le issue Jira come un foglio excel. Infatti, dalla immagine seguente

Generate a list of tasks against specific JQL criteria and update task summaries and assignees inline

vediamo una prima anteprima di cosa è possibile fare con questo addon :-).

While planning a new sprint or grooming the backlog, update issue types, set priority or change the current status

Possiamo interagire in maniera diretta e veloce sulle varie issue. Se come utenti abbiamo maggiore familiarità con Excel, questo addon può essere un valido aiuto per introdurci alle spettacolari funzionalità di Jira. Questo è un primo utilizzo che vedo subito applicato,

Ma questo addon può anche essere visto cone un valido aiuto e semplificazione per gestire delle operazioni di modifica bulk, utilissima per arrivare alla gestione rapida e veloce delle issue. La modifica dei vari campi è molto più agevole.

Plan your team work and set deadlines for tasks to accomplish tasks on time and avoid project delivery delays

Il giudizio finale non può che essere uno solo: S P E T T A C O L O 😀

Risultato immagini per salti di gioia

Non vedo l’ora di testarlo sul campo e saggiarne tutte le potenzialità.

Che altro?

Già nei giorni scorsi, avevo recensito con estremo piacere un addon molto interessante. Si tratta di Find Attachment for Jira. H apprezzato fortemente questo addon perchè permette di poter gestire al meglio gli allegati presenti nelle varie issue e permette di gestirle e sopratutto (non indifferente) ritrovare degli allegati che erano spariti in una dimensione parallela.

Risultato immagini per soluzione

In questo caso, per le startup o le piccole aziende che iniziano i primi passi, avere a disposizione questi prodotti e ad un prezzo basso o gratuite, è un grande vantaggio. GRAZIE

Risultato immagini per grazie

Maggiori informazioni sono reperibili alla pagina del marketplace 😀

Non basta. Che altro?

Ultimo ma non ultimo, non posso che annunciare con estrema gioia la disponibilità di Smart Attachments for Jira 📁🤩👍 per il Cloud.

Tag your documents and files with one or multiple labels and quickly locate the required file in issues

Questa è una notizia importantissima per tutti noi utenti. Avere a disposizione uno strumento che ci permette di poter gestire al meglio i nostri allegati delle pagine meglio di certi altri strumenti, è IMPORTANTISSIMO 😀

Apply filtration by labels to exclude the unnecessary documents and work with the necessary files only

La console di amministrazione che viene offerta agli utenti, a prima vista, è semplice e permette un gran numero di funzioni.

Group your documents and attachments against specific labels and view sets of files united by labels

Ammetto che sono stra-curioso e non vedo l’ora di provarlo e saggiarne le potenzialità.

Conclusioni

Tenete sempre d’occhio la Stiltsoft. In questo momento sta sfornando a getto continuo una serie di addons non indifferenti.

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Il lavoro al tempo del CoronaVirus – Un pò di appunti liberi

Risultato immagini per coronavirus

Sono oramai passati diversi giorni da quando i Governo Italiano ha emanato il decreto che ci obbligava ad una quarantena generalizzata in tutta Italia.

Nonostante ciò, l’Artigiano non si è fermato assolutamente, anzi. Il lavoro continua e procede su vari clienti, senza mai fermarsi.

In questi giorni convulsi, si impara a gestire il flusso di lavoro modello tsunami, ovvero ondate di lavoro impossibili da gestire, videoconferenze a qualsiasi ora del giorno e della notte e configurazioni VPN a tutto spiano.

Risultato immagini per fatica

anche se alla fine della giornata, almeno durate i primi giorni di clausura semi-volontaria, questo era lo stato in cui mi trovavo

Risultato immagini per fatica

Il primo passo

Il primo passo è stato quello di attrezzarsi una postazione opportunamente illuminata e con tutto ciò che serve. In aggiunta ho due pc sempre accesi.

La mia postazione di lavoro oggi

In questo modo è possibile seguire più attività quasi in contemporanea ed intervenire al momento opportuno dove segue.

Avere a disposizione programmi quali Jira e Confluence aiuta nella gestione del lavoro e delle attività, oltre che a registrare quanto fatto e prendere appunti. Infatti con Jira riesco a monitorare tutte le attività oltre che a pianificarle. Con Confuence, come mostrato dalla seguente figura…..

Un esempio dei miei KB

riesco a classificare tutte le attività ed a documentarle. Non male.

Videoconferenza

La comunicazione con i clienti e colleghi viene sostituita con il telefono (al momento utilizzato ai massimi livelli) e alla videoconferenza, quali zoom, skype (anche skype for business, che personalmente detesto)

Risultato immagini per zoom
Il mio programma di videoconferenza preferito 🙂

Se devo essere sincero, ho aumentato il numero delle ore di lavoro, ma ho anche imparato a gestire meglio gli slot temporali: con questa emergenza sono stato costretto a rivedere i miei orari e quindi devo diluire tutto in maniera tale da riuscire a gestire tutte le richieste che mi arrivano quotidianamente.

Risultato immagini per lavoro multibraccia

In aggiunta, una buona macchinetta del caffe che ci supporta in questo periodo di emergenza e che mi permette di poter andare avanti . Devo però ricordarmi di fare scorta di capsule ogni 10 gg…. altrimenti non riesco.

La pausa caffè è garantitta

Conclusioni

Sarà un periodo abbastanza difficile, ma cerchiamo di tenere botta. Nella mia vita ho attraversato periodi abbastanza difficili, quali il terremoto del 2012 in Emilia Romagna ed eventi eccezionali che sono arrivati anche molto vicino a me. Non molliamo. Andrà benissimo.

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Tips & Tricks con Jira

In questo post andremo ad esaminare una piccola curiosità, che ho incontrato durante il mio lavoro su Jira, e che vi riporto per maggiori dettagli. Andiamo in esplorazione.

Scenario

Siamo perfettamente consapevoli che esistono delle differenze tra Inglese UK e inglese USA. Ne ho parlato in un mio precedente articolo e siamo consapevoli di che cosa significa.

Tuttavia in questo caso queste difference emergono in maniera strana. Durante una fase di importazione di un progetto, utilizzando le funzioni standard out-of-the-box, ho riscontrato questo errore:

Quando ho visto questo errore sono un attimo saltato dalla sedia. “NON E’ POSSIBILE”, mi sono detto. Il campo esiste. Infatti il primo controllo eseguito ha evidenziato quanto segue:

Dopo un attimo di sgomento iniziale ho identificato il problema:

  • Colour in Inglese UK
  • Color in Inglese USA

La istanza sorgente aveva una configurazione con profilo Inglese UK mentre io avevo installato una istanza con profilo Inglese USA.

OK, come risolviamo??

Per arrivare a risolvere il problema occorre rinominare il nome del campo. Ma come possiamo modificare il nome di un campo LOCKED?

Possiamo servirci del buon caro vecchio SQL e modificare manualmente i dati sbloccando il campo, come indicato su questo articolo.

Dopo di che, possiamo agevolmente modificare il nome del campo.

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Un nuovo Gadget Calendar per Jira

Approfondiamo, in questo post, questo nuovo addon di MrAddon, che ci permette di poter rappresentare le nostre issue di progetto su di un oggetto calendar che possiamo facilmente posizionare su di una dashboard .

Interessante, come funziona?

Questo addon Open Source (al momento in cui scrivo, l’addon è Open source ed il codice è liberamemte scaricabile da GitHub)

Seguendo le agevoli istruzioni riportate qui, nella manualistica di MrAddon, possiamo installare questo addon ed utilizzarlo al meglio 😀

In questo caso, non possiamo seguire le istruzioni classiche per installare (ovvero dalle procedure dal marketplace), ma dobbiamo salvare il JAR file e successivamente passarlo a Jira affinchè sia installato manualmente, come mostrato dalla seguente figura

Una volta installato, troviamo subito il gadget nella nostra lista dei gadget disponibili

Il risultato è eccezionale

Conclusioni

Abbiamo scoperto un addon molto carino. Ci permette di poter tenere sotto controllo le issue che sono in scadenza, e di monitorarle tenendo conto del colore che è associata allo stato. Di conseguenza abbiamo a disposizione un colpo d’occhio sulle issue molto molto carine.

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